Fit für den Jahreswechsel Check-Liste SEPA-Umstellung. So gehen Sie konkret vor. Checkliste. 1. Vorbereitung. Umstellung am besten zu erledigen bis

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1 Fit für den hreswechsel Check-Liste SEPA-Umstellung So gehen Sie konkret vor 1. Vorbereitung Benennen Sie einen SEPA-Verantwortlichen im Unternehmen. Entwickeln Sie einen individuellen Umsetzungszeitplan für Ihr Unternehmen / Ihre Verwaltung bzw. kommunales Unternehmen. Informieren Sie sich über die durch SEPA geänderten Rahmenbedingungen im Zahlungsverkehr mithilfe des Infodokuments info-db/ Das Dialogseminar online: Fit für SEPA mit DATEV finden Sie unter Vorbereitung auf SEPA auf Tipp: Setzen Sie, wenn möglich, auf eine Stichtagsumstellung. Ab diesem Termin sollten alle neuen Zahlungsdaten nur noch mit IBAN und BIC hinterlegen. Überprüfen Sie, ob Sie mit einzelnen Banken noch folgende Verfahren für Sammelüberweisungen durchführen: o DATEV-Sammelverfahren mit Begleitzettel o Sammelüberweisungen (auf Papier). Bis September / Oktober 2013 Beachten Sie, dass diese Verfahren teilweise mit der Einführung von SEPA teilweise von Kreditinstituten nicht mehr unterstützt werden. Sprechen Sie im Bedarfsfall Ihr Kreditinstitut an, ob die Verfahren mit SEPA noch möglich sind. Seite 1 von 5

2 2. Umstellung der Überweisungen auf IBAN und BIC Wandeln Sie mit Hilfe des DATEV- IBAN-Assistenten Kontonummern und BLZ in IBAN und BIC um: o DATEV Kanzlei-Rechnungswesen pro (Debitoren / Kreditoren- Stammdaten) o DATEV Mittelstand pro (Debitoren / Kreditoren-Stammdaten) o DATEV Zahlungsverkehr: o DATEV Lohn und Gehalt / DATEV LODAS (Mitarbeiterdaten) o DATEV Basis pro (Zentrale Stammdaten) o DATEV kommunal pro o DATEV Unternehmen online o DATEV Personalmanagementsystem o DATEV Reisekosten classic o DATEV Anwalt pro. Bis Oktober / November 2013 Eine Anleitung für den IBAN-Assistenten erhalten Sie im Infodokument und im Service-Video unter Umstellung auf SEPA. Tipp: Der IBAN-Assistent bietet Ihnen einen sog. Testmodus. Hier können Sie sich IBAN und BIC anzeigen lassen, ohne dass diese in die Stammdaten übernommen werden. Denken Sie auch an weitere Systeme, in denen Zahlungsdaten für Kunden / Geschäftspartner / Mitarbeiter hinterlegt sind. Tipp: Senden Sie die mit dem DATEV IBAN-Assistenten umgewandelten Zahlungsdaten zur Prüfung an Ihre Kunden / Geschäftspartner / Mitarbeiter. Bei Bedarf bis Oktober / November 2013 Bezahlen alle Ihrer Kunden per Überweisungen, haben Sie die Umstellung auf SEPA geschafft. Seite 2 von 5

3 3. SEPA-Lastschriften einführen Hinweis: Diese sind nur durchzuführen, wenn Sie bisher von Ihren Kunden im Lastschriftverfahren mit Einzugsermächtigungen bzw. Abbuchungsaufträgen Rechnungsbeträge einziehen. Machen Sie eine Aufstellung der Vorverfahren um zu ermitteln, mit welchen Kunden Sie im Lastschriftverfahren oder Abbuchungsverfahren zusammenarbeiten. Beantragen Sie eine Gläubiger-ID bei der deutschen Bundesbank über SEPA-Lastschriftmandate einholen: Das SEPA-Lastschriftmandat ermächtigt den Zahlungsempfänger, fällige Rechnungsbeträge vom Konto des zahlungspflichtigen Kunden einzuziehen. Es muss in schriftlicher Form vorliegen, und ist nur gültig mit Datum und eigenhändiger Unterschrift des Zahlungspflichtigen. Überprüfen Sie die bereits bestehenden schriftlichen Einzugsermächtigungen. Diese bleiben weiterhin gültig und können für zukünftige SEPA- Basislastschriften verwendet werden. Informieren Sie vor der ersten SEPA- Lastschrift die Kunden über die Umstellung auf SEPA! Holen Sie für bereits bestehende Abbuchungsaufträge das neue SEPA- Lastschriftmandat für die Erzeugung von SEPA-Firmenlastschriften ein. Mustervorlagen für SEPA- Lastschriftmandate finden Sie im Informationsdokument auf Für die Nutzung in DATEV Eigenorganisation compact/classic/comfort pro finden Sie die Mustervorlagen unter Service für Anwender Office- Management Fachthemen SEPA. Bitte denken Sie bei der Planung der Kundeninformationen an etwaige Widerspruchsfristen! Seite 3 von 5

4 Pre-Notfication Frist und Form festlegen: Jede SEPA-Lastschrift muss mit einer so genannten Pre-Notification dem Zahlungspflichtigen vorab angekündigt werden. Kündigen Sie diese im Fall einer Erstlastschrift 14 Tage vor der Abbuchung an. Eine Verkürzung dieser Frist ist möglich, jedoch in den AGB oder Kundenbedingungen zu hinterlegen. Die Zustellung der Pre- Notification ist per Brief, Bescheid oder Fax möglich. Tipp: Die Pre-Notification können Sie auch auf der Rechnung vermerken! Bei Folgelastschriften kann diese Mitteilung entfallen, wenn der Kunde zuvor über die Beträge und die Einzugstermine informiert wurde. Sprechen Sie mit Ihrer Bank bzgl. der Inkassovereinbarung unter SEPA und Einreichungsfristen für Erst- und Folgelastschriften. Informieren Sie, wenn noch nicht geschehen, Ihre Zahlungspflichtigen, mit denen Sie eine Einzugsermächtigung vereinbart hatten, über die Umwandlung in ein SEPA-Lastschriftmandat. Vergeben Sie für jeden Zahlungspflichtigen eine Mandatsreferenz- Nummer. Die Mandatsreferenz wird bei DATEV automatisch gebildet und in die SEPA- Mandatsverwaltung (verfügbar ab Oktober 2013) übernommen. Hinterlegen Sie die Informationen zum SEPA-Lastschriftmandat in der SEPA-Mandatsverwaltung (verfügbar ab Oktober 2013). Ziehen Sie wenn möglich von einem ausgewählten Kundenkreis erste SEPA-Lastschriften ein. Ziehen Sie Ihre SEPA-Lastschriften komplett für alle Kunden ein. Oktober / November 2013 Seite 4 von 5

5 Einheitlich europäischer Zahlungsverkehrsraum SEPA Zum ersten Februar 2014 wird der Zahlungsverkehr in Europa unter SEPA (Single Euro Payments Area) vereinheitlicht. Die EU-weit geltenden SEPA-Verfahren lösen nationale Zahlverfahren ab. Die wichtigsten Neuerungen des SEPA-Verfahrens sind: Ablösung von Kontonummer und Bankleitzahl durch IBAN (International Bank Account Number) und BIC (Bank Identifier Code) Einheitliche Überweisungsformulare für in- und ausländische Zahlungen Ablösung des Abbuchungs- / Einzugsermächtigungsverfahrens durch die SEPA-Lastschrift Neue Anforderungen an die Abwicklung im Lastschriftprozess Seite 5 von 5