Qualifikationspass FAQ Berater/Beraterin

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1 Qualifikationspass FAQ Berater/Beraterin Inhalt Wo finde ich die Online Hilfe?... 2 Wie kann ich mein Passwort ändern?... 2 Woher weiß ich welche Felder ich befüllen muss?... 2 Wie lade ich Nachweise hoch?... 3 Wie kann ich bereits hochgeladene Nachweise löschen?... 3 Wie kann ich Datensätze löschen?... 4 Was bedeutet das graue Dokumentensymbol?... 4 Was bedeutet das rote Dokumentensymbol?... 4 Wieso kann ich eine falsche PLZ zu einer Stadt angeben?... 5 Wo kann ich die Zustimmungserklärung bzw. den Erhalt der Zugangsdaten hochladen?... 5 Wie erstelle ich Dokumente?... 5 Wie kann ich neue Zugangsdaten für den/die Kunden/Kundin erstellen?... 6 Woher weiß ich ob der/die Kunde/Kundin die Zugangsdaten bereits erhalten hat?... 7 Wie erstelle ich einen Qualifikationspass?... 8 Wie drucke ich den Qualifikationspass in A5 Format?... 9 Wann erstelle ich eine neue Version des Qualifikationspasses? Worin liegt der Unterschied zwischen den Aktionen Qualifikationspass generieren und Qualifikationspass neue Version erstellen? Woher weiß ich welche Version des Qualifikationspasses aktuell ist? Wo finde ich die alten Versionen des Qualifikationspasses? Woher weiß ich wer die letzte Änderung an der/dem Kundin/Kunden durchgeführt hat? Woher weiß ich welche Änderung an der/dem Kundin/Kunden zuletzt getätigt wurde? Wie interpretiere ich das Logbuch? Woran erkenne ich dass die/der Kundin/Kunde Einträge freigegeben hat? Wie übernehme ich freigegebene Einträge? Wie lehne ich freigegebene Einträge ab? Wie kann ich geprüfte Angaben als geprüft bzw. verifiziert markieren? Warum kann ich verifizierte Einträge nicht mehr ändern? Wie kann ich verifizierte Einträge wieder änderbar machen bzw. wie kann ich die Verifikation wieder aufheben? Woran erkenne ich, dass ein Eintrag verifiziert wurde? Ich habe etliche Einträge für die/den Kundin/Kunden erfasst, sehe sie aber nicht im erstellten Qualifikationspass. Woran liegt das? Was bedeuten die einzelnen Kenntnisstufen bei der Angabe der Sprachkenntnis bzw. wie sind diese definiert? Ich möchte einen Nachweis hochladen, finde diesen aber nicht. Woran liegt das?... 22

2 Wo finde ich die Online Hilfe? Nachdem Sie die Login Daten eingegeben haben (d.h. Benutzername und Passwort), sind in der rechten oberen Ecke vier anklickbare Symbole bzw. Buttons platziert. Durch das Betätigen des rot markierten Symbols (das Buch mit dem Fragezeichen drauf in der Abbildung 1) gelangt man zur Online Hilfe: Abbildung 1: Link zur Online Hilfe. Wie kann ich mein Passwort ändern? Nach der Eingabe der Login Daten (d.h. Benutzername und Passwort) sind in der rechten oberen Ecke vier anklickbare Symbole bzw. Buttons platziert. Durch das betätigen des linken Symbols (das rot markierte Zahnrad in Abbildung 2) gelangt man zur Passwort Ändern Maske. Abbildung 2: Link zur Passwort ändern Maske. Zunächst muss das alte Passwort eingegeben werden, danach das Neue. Das neue Passwort muss zweimal eingegeben werden. Um das neue Passwort zu speichern muss der Button Speichern betätigt werden. Abbildung 3: Eingabe des neuen Passworts. Woher weiß ich welche Felder ich befüllen muss? Pflichtfelder sind mit einem roten Stern gekennzeichnet, siehe nachfolgende Abbildung 4. In der dargestellten Maske ist das Feld DienstgeberIn ein Pflichtfeld und muss eingegeben werden. Alle anderen Felder sind keine Pflichtfelder. Seite 2

3 Abbildung 4: Das Pflichtfeld ist mit einem roten Stern gekennzeichnet. Wie lade ich Nachweise hoch? Über den Button Nachweis hochladen können Nachweise in elektronischer Form (Zeugnisse, Bestätigungen etc.) hochgeladen werden. In den Detailmasken sämtlicher Tabs (Sprachkenntnisse, Ausbildungen, Weiterbildungen, Berufspraxis, Empfohlene Bildungsschritte) ist der Button Nachweis hochladen vorhanden. Abbildung 5: Button Nachweis hochladen. Abbildung 6: Dialog Nachweis hochladen. Durch die Betätigung des Buttons Durchsuchen kann die entsprechende Datei gefunden und selektiert werden, mittels Betätigung des Buttons OK wird das selektierte File anschließend hochgeladen. Wie kann ich bereits hochgeladene Nachweise löschen? Durch das Betätigen des roten X Symbols (schwarz markiert bzw. umrandet in nachfolgender Abbildung) kann der hochgeladene Nachweis gelöscht werden. Seite 3

4 Abbildung 7: Symbol X (schwarz umrandet) zum Löschen von bereits hochgeladenen Nachweisen. Wie kann ich Datensätze löschen? In der Übersichtsmaske des Reiters (Sprachkenntnisse, Ausbildungen, Weiterbildungen, Berufspraxis, Empfohlene Bildungsschritte) sind die Datensätze aufgelistet. Mittels Betätigen des roten X Symbols können die Datensätze gelöscht werden. Abbildung 8: Symbol X (schwarz umrandet) zum Löschen von Datensätzen. Was bedeutet das graue Dokumentensymbol? Das graue Dokumentensymbol bedeutet, dass bisher kein Nachweis hochgeladen wurde. Abbildung 9: Graues Dokumentensymbol (rot umrandet). Was bedeutet das rote Dokumentensymbol? Das rote Dokumentensymbol bedeutet, dass ein Nachweis hochgeladen wurde und heruntergeladen werden kann. Abbildung 10: Rotes Dokumentensymbol (schwarz umrandet). Seite 4

5 Wieso kann ich eine falsche PLZ zu einer Stadt angeben? Im System ist keine Zugehörigkeit von Ortschaften zu den entsprechenden Postleitzahlen gespeichert. Aus diesem Grund muss auf eine korrekte Datenerfassung geachtet werden das System kann etwaige Fehler nicht automatisch erkennen. Wo kann ich die Zustimmungserklärung bzw. den Erhalt der Zugangsdaten hochladen? Im Übersichtstab gibt es den Abschnitt Unterschriebene Dokumente. Dort befinden sich die Buttons Zustimmungserklärung hochladen und Erhalt der Zugangsdaten hochladen, mittels derer die unterschriebenen Dokumente hochgeladen werden können. Abbildung 11: Buttons zum Hochladen unterschriebener Dokumente. Wie erstelle ich Dokumente? Wenn man auf eine/einen entsprechende/entsprechenden Kundin/Kunden geklickt hat, ist in der rechten oberen Ecke der Button Aktionen sichtbar. Abbildung 12: Das Aktionenmenü. Fährt man mit der Maus drüber, so kann im angezeigten Menü die Auswahl Dokument generieren selektiert werden, siehe Abbildung 13. Seite 5

6 Abbildung 13: Menüpunkt Dokument generieren. Wird diese Aktion ausgewählt, so muss anschließend der entsprechende Dokumententyp selektiert werden. Zur Auswahl stehen der Erhalt der Zugangsdaten, das Infoblatt Qualifikationspass, die Nutzungsbedingen, die Zustimmungserklärung, die Qualifikationspass Servicestellen, sowie der Laufzettel. Abbildung 14: Auswahl des entsprechenden Dokumententyps. Wie kann ich neue Zugangsdaten für den/die Kunden/Kundin erstellen? Wenn man auf eine/n entsprechende/n Kundin/Kunden geklickt hat, ist in der rechten oberen Ecke der Button Aktionen sichtbar. Seite 6

7 Abbildung 15: Das Aktionenmenü. Fährt man mit der Maus drüber, so kann im angezeigten Menü die Auswahl Zugangsdaten generieren selektiert werden, siehe Abbildung 16. Abbildung 16: Menüpunkt Neue Zugangsdaten generieren. Hat man den Menüpunkt Neue Zugangsdaten generieren betätigt, so werden die Zugangsdaten generiert. Diese können in Form eines PDF oder DOCX Dokuments heruntergeladen werden. Abbildung 17: Zugangsdaten können in PDF oder DOCX Format heruntergeladen werden. Woher weiß ich ob der/die Kunde/Kundin die Zugangsdaten bereits erhalten hat? Auf der Übersichtsseite (Tab Übersicht) ist ersichtlich, ob die Zugangsdaten ausgestellt bzw. übergeben wurden. Seite 7

8 Abbildung 18: Der/die Kunde/Kundin hat die Zugangsdaten bereits erhalten. Wie erstelle ich einen Qualifikationspass? Wenn man auf eine/n entsprechende/n Kundin/Kunden geklickt hat, ist in der rechten oberen Ecke der Button Aktionen sichtbar. Abbildung 19: Das Aktionenmenü. Hat man den Menüpunkt Qualifikationspass generieren betätigt, so werden die Zugangsdaten generiert. Diese können in Form eines PDF oder DOCX Dokuments heruntergeladen werden. Abbildung 20: Menüpunkt Qualifikationspass erstellen. Hat man den Menüpunkt Qualifikationspass generieren betätigt, so wird der Qualifikationspass erstellt. Dieser kann in PDF Format heruntergeladen werden. Seite 8

9 Abbildung 21: Qualifikationspass öffnen. Wie drucke ich den Qualifikationspass in A5 Format? Der Qualifikationspass muss in Broschürenform ausgedruckt werden. Dies wird mittels nachfolgender Schritte durchgeführt (in Abbildung 1Abbildung 22 sind die entsprechenden Einstellungsoptionen dargestellt): Dokument in Adobe Reader öffnen Menüpunkt Datei > Drucken auswählen In der Sektion Seite anpassen und Optionen den Button Broschüre betätigen Drucken Seite 9

10 Abbildung 22: Qualifikationspass in Broschürenform drucken. Wann erstelle ich eine neue Version des Qualifikationspasses? Das Erstellen einer neuen Version dient dazu, größere Änderungen als solche zu kennzeichnen. Dies liegt im Verantwortungsbereich der/des Sachbearbeiterin/Sachbearbeiters. Worin liegt der Unterschied zwischen den Aktionen Qualifikationspass generieren und Qualifikationspass neue Version erstellen? Bei der Aktion Qualifikationspass generieren wird lediglich der entsprechende Qualifikationspass aus dem aktuellen Datenbestand erstellt und zum Download angeboten. Bei der Aktion Qualifikationspass neue Version erstellen hingegen wird aus dem aktuellen Datenbestand ein Qualifikationspass generiert, mit einer Versionsnummer versehen (beginnend mit der Version 1, danach wird die Versionsnummer nach jedem Versionserstellvorgang um eins erhöht) Seite 10

11 und anschließend gespeichert. Die soeben erstellte Version des Qualifikationspasses kann auf der Übersichtsseite heruntergeladen werden. Jede weitere Änderung am Datenbestand wird nun nicht mehr zur bereits erstellten Version zugeordnet, ist also im erstellten Qualifikationspass nicht sichtbar. Woher weiß ich welche Version des Qualifikationspasses aktuell ist? Auf der Übersichtsseite kann die aktuelle Version des Qualifikationspasses abgelesen werden, siehe auch nachfolgende Abbildung 23. Abbildung 23: Aktuelle Versionsnummer des Qualifikationspasses. Wo finde ich die alten Versionen des Qualifikationspasses? Auf der Übersichtsseite können ältere Version des Qualifikationspasses abgerufen werden, siehe auch nachfolgende Abbildung 24. Seite 11

12 Abbildung 24: Bisherige Versionen des Qualifikationspasses für den Kunden Max Muster. Woher weiß ich wer die letzte Änderung an der/dem Kundin/Kunden durchgeführt hat? Auf der Übersichtsseite kann diese Information nachgeschlagen werden, siehe auch nachfolgende Abbildung 25. Abbildung 25: Information zu Erstellung und Änderung des Datensatzes. Seite 12

13 Woher weiß ich welche Änderung an der/dem Kundin/Kunden zuletzt getätigt wurde? Im Logbuch ist ersichtlich welche Änderungen an der/dem Kundin/Kunden durchgeführt wurden. In das Logbuch kann über das Aktionenmenü eingesehen werden. Abbildung 26: Das Aktionenmenü. Abbildung 27: Das Logbuch im Aktionenmenü. Nach der Selektion des Menüeintrags Logbuch gelangt man zum Logbuch der/des gewählten Kundin/Kunden. In unserem Beispiel gelangt man zum Logbuch des Kunden Carl Gustav Jung, siehe Abbildung 28. Wie interpretiere ich das Logbuch? Ist man im Logbuch zur/zum Kundin/Kunden angelangt, so findet man eine Suchmaske vor in welcher sämtliche, zur/zum Kundin/Kunden zugehörige Logeinträge aufgelistet sind, siehe Abbildung 28. Seite 13

14 Abbildung 28: Das Logbuch zum Kunden Carl Gustav Jung. In der Suchmaske kann das Objekt sowie das Zeitintervall eingestellt und als Suchparameter eingesetzt werden. Unter Objekt versteht man die/den Kundin/Kunden selbst bzw. die Teile der Kundin (bspw. die Sprachkenntnis, die Ausbildung oder die Berufspraxis der/des Kundin/Kunden). Als Zeitintervall gibt man jene Zeitspanne ein in welcher die Aktionen am Objekt durchgeführt wurden. Hier ein Beispiel: setzt man als Suchparameter das Objekt Kunde/Kundin und gibt keinen Zeitintervall an, so erhält man als Ergebnis sämtliche Aktionen welche auf dem Objekt Kunde/Kundin während der gesamten Objektlebensdauer angewendet wurden (bspw. die Erstellung der Kundin sowie darauffolgende Lesezugriffe). Setzt man als Objekt die Sprachkenntnis der/des Kundin/Kunden, und als Zeitintervall die Zeitspanne vom 04. September 2015 bis zum 04. September 2015, so erhält man als Suchergebnis sämtliche Aktionen welche sich auf die Sprachkenntnisse des Kunden Carl Gustav Jung beziehen (bspw. die Erstellung und Änderung der Sprachkenntnis) und am 04. September 2015 stattgefunden haben. Klickt man auf einen bestimmten Eintrag im Logbuch, so gelangt man zur Detailmaske des Eintrags. In der Detailmaske sind die Werte der einzelnen Attribute aufgelistet (bspw. die Sprache die angegeben wurde, das Zertifikat zur Sprachkenntnis, das Ausstellungsdatum des Zertifikats etc.). In der nachfolgenden Abbildung 29 ist die Detailmaske für das Objekt Sprachkenntnis dargestellt (für die Aktion Erstellung). Seite 14

15 Abbildung 29: Detailansicht zur Aktion Erstellung der Sprachkenntnis. Woran erkenne ich dass die/der Kundin/Kunde Einträge freigegeben hat? Auf der Übersichtsseite der/des Kundin/Kunden sind die freigegebenen Einträge im Abschnitt Freigegebene Einträge angeführt, siehe Abbildung 30. Seite 15

16 Abbildung 30: Freigegebene Einträge auf der Übersichtsseite. In der entsprechenden Maske (z.b. im Tab Ausbildungen für abgeschlossene Ausbildungen und Ausbildungsteile) sind die freigegebenen Einträge sichtbar, siehe Abbildung 31. Seite 16

17 Abbildung 31: Freigegebene Einträge im Tab Ausbildungen. Um die einzelnen Einträge zu übernehmen oder abzulehnen, muss der einzelne Datensatz bzw. Eintrag zunächst angeklickt, und danach akzeptiert oder abgewiesen werden. Wie übernehme ich freigegebene Einträge? Nachdem der freigegebene Datensatz angeklickt und geprüft wurde, kann er mittels Betätigung des Buttons Ausbildung übernehmen in den Datenbestand übernommen werden, siehe Abbildung 32. Seite 17

18 Abbildung 32: Button Ausbildung übernehmen. Wie lehne ich freigegebene Einträge ab? Nachdem der freigegebene Datensatz angeklickt und geprüft wurde, kann er mittels Betätigung des Buttons Ausbildung ablehnen abgelehnt werden, siehe Abbildung 33. Abbildung 33: Button Ausbildung ablehnen. Seite 18

19 Wie kann ich geprüfte Angaben als geprüft bzw. verifiziert markieren? Klickt man in den Einzeldatensatz, so kann der Button Verifizieren betätigt werden, siehe auch nachfolgende Abbildung 34. Abbildung 34: Button Verifizieren. Warum kann ich verifizierte Einträge nicht mehr ändern? Verifizierte Einträge sollen nicht beliebig geändert werden können (aus diesem Grund sind sie auch grau gefärbt), denn nach der Änderung könnte ja eine erneute Prüfung bzw. Verifikation notwendig sein. Darum muss, um einen verifizierten Eintrag erneut ändern zu können, die Verifikation aufgehoben werden. Wie kann ich verifizierte Einträge wieder änderbar machen bzw. wie kann ich die Verifikation wieder aufheben? Um verifizierte Einträge wieder ändern zu können, muss die Verifikation aufgehoben werden. Dieses wird mittels Betätigung des Buttons Verifikation aufheben durchgeführt, siehe auch nachfolgende Abbildung 35. Seite 19

20 Abbildung 35: Button Verifikation aufheben. Woran erkenne ich, dass ein Eintrag verifiziert wurde? Verifizierte Einträge sind mit einem grünen Häkchen markiert, siehe auch nachfolgende Abbildung 36. Abbildung 36: Verifizierter Eintrag, mit grünem Häkchen gekennzeichnet. Ich habe etliche Einträge für die/den Kundin/Kunden erfasst, sehe sie aber nicht im erstellten Qualifikationspass. Woran liegt das? In den Qualifikationspass werden nur verifizierte Einträge übernommen, sämtliche anderen Einträge werden beim Erstellen des Qualifikationspasses ignoriert. Seite 20

21 Was bedeuten die einzelnen Kenntnisstufen bei der Angabe der Sprachkenntnis bzw. wie sind diese definiert? Die grundlegenden Stufen sind folgende: Stufe A: Elementare Sprachverwendung Stufe B: Selbstständige Sprachverwendung Stufe C: Kompetente Sprachverwendung Diese können noch weiter unterteilt werden: A1 Anfänger Kann vertraute, alltägliche Ausdrücke und ganz einfache Sätze verstehen und verwenden, die auf die Befriedigung konkreter Bedürfnisse zielen. Kann sich und andere vorstellen und anderen Leuten Fragen zu ihrer Person stellen z. B. wo sie wohnen, was für Leute sie kennen oder was für Dinge sie haben und kann auf Fragen dieser Art Antwort geben. Kann sich auf einfache Art verständigen, wenn die Gesprächspartnerinnen oder Gesprächspartner langsam und deutlich sprechen und bereit sind zu helfen. A2 Grundlegende Kenntnisse Kann Sätze und häufig gebrauchte Ausdrücke verstehen, die mit Bereichen von ganz unmittelbarer Bedeutung zusammenhängen (z. B. Informationen zur Person und zur Familie, Einkaufen, Arbeit, nähere Umgebung). Kann sich in einfachen, routinemäßigen Situationen verständigen, in denen es um einen einfachen und direkten Austausch von Informationen über vertraute und geläufige Dinge geht. Kann mit einfachen Mitteln die eigene Herkunft und Ausbildung, die direkte Umgebung und Dinge im Zusammenhang mit unmittelbaren Bedürfnissen beschreiben. B1 Fortgeschrittene Sprachverwendung Kann die Hauptpunkte verstehen, wenn klare Standardsprache verwendet wird und wenn es um vertraute Dinge aus Arbeit, Schule, Freizeit usw. geht. Kann die meisten Situationen bewältigen, denen man auf Reisen im Sprachgebiet begegnet. Kann sich einfach und zusammenhängend über vertraute Themen und persönliche Interessengebiete äußern. Kann über Erfahrungen und Ereignisse berichten, Träume, Hoffnungen und Ziele beschreiben und zu Plänen und Ansichten kurze Begründungen oder Erklärungen geben. B2 Selbständige Sprachverwendung Kann die Hauptinhalte komplexer Texte zu konkreten und abstrakten Themen verstehen; versteht im eigenen Spezialgebiet auch Fachdiskussionen. Kann sich so spontan und fließend verständigen, dass ein normales Gespräch mit Muttersprachlern ohne größere Anstrengung auf beiden Seiten gut möglich ist. Kann sich zu einem breiten Themenspektrum klar und detailliert ausdrücken, einen Standpunkt zu einer aktuellen Frage erläutern und die Vor und Nachteile verschiedener Möglichkeiten angeben. Seite 21

22 C1 Fachkundige Sprachkenntnisse Kann ein breites Spektrum anspruchsvoller, längerer Texte verstehen und auch implizite Bedeutungen erfassen. Kann sich spontan und fließend ausdrücken, ohne öfter deutlich erkennbar nach Worten suchen zu müssen. Kann die Sprache im gesellschaftlichen und beruflichen Leben oder in Ausbildung und Studium wirksam und flexibel gebrauchen. Kann sich klar, strukturiert und ausführlich zu komplexen Sachverhalten äußern und dabei verschiedene Mittel zur Textverknüpfung angemessen verwenden. C2 Annähernd muttersprachliche Kenntnisse Kann praktisch alles, was er/sie liest oder hört, mühelos verstehen. Kann Informationen aus verschiedenen schriftlichen und mündlichen Quellen zusammenfassen und dabei Begründungen und Erklärungen in einer zusammenhängenden Darstellung wiedergeben. Kann sich spontan, sehr flüssig und genau ausdrücken und auch bei komplexeren Sachverhalten feinere Bedeutungsnuancen deutlich machen. Ich möchte einen Nachweis hochladen, finde diesen aber nicht. Woran liegt das? Ältere Browserversionen filtern Dateien nicht der Dateiendung entsprechend. Der vom Browser voreingestellte Filter kann manuell geändert wird, siehe nachfolgende Abbildung 37 und Abbildung 38. Abbildung 37: Voreingestellter Filter. Seite 22

23 Abbildung 38: Von der/dem Benutzerin/Benutzer geänderter Filter. Seite 23