it4sport GmbH LEITFADEN FÜR PHOENIX II VERSION 2.2 Version 2.2

Transkript

1 it4sport GmbH LEITFADEN FÜR PHOENIX II VERSION 2.2 Version 2.2 Stand

2 1 INHALTSVERZEICHNIS 1 Inhaltsverzeichnis Abbildungsverzeichnis Dokumentenumfang Registrierung eines neuen Benutzers Registrierung durch einen Administrator Personenverwaltung Person Person neu anlegen Adressdaten, , Telefonnummer und Co anlegen und pflegen Funktionen zuweisen und pflegen Kontakte (=Wiedervorlagen) anlegen und bearbeiten Dateien (Passbild, Unterschrift, ) hinterlegen Bemerkungen Bankverbindungen hinterlegen und pflegen Gremien einer Person ansehen Schnellverteiler einer Person ansehen Funktions-Archiv vcf-Export durchführen Einer Person eine Rolle zuweisen it4sport GmbH Seite 2 von 233

3 Seminare Wiedervorlagen Übersicht Schnellverteiler Schnellverteiler anlegen und bearbeiten Schnellverteiler verschicken Verteiler an Funktion Verteiler an Gremium Pässe Funktionenverwaltung Funktionen Funktion neu anlegen und bearbeiten Gremien Gremium neu anlegen und bearbeiten Ebenen-Übersicht Vereinsverwaltung Vereine Verein neu anlegen und bearbeiten Funktionen zuweisen und pflegen Bankverbindungen hinterlegen und pflegen Kontoarten Zuordnung anlegen und bearbeiten Freistellungsbescheid Angebote hinterlegen it4sport GmbH Seite 3 von 233

4 7.1.7 Kontakte (=Wiedervorlagen) anlegen und bearbeiten Dateien hinterlegen Gemeinschaften anlegen und pflegen Gemeinschaft-Bestätigung drucken Vereins-Karteiblatt ausgeben Vereinsmeldebogen Listen Spielstätten So finden sie die Spielstättenverwaltung Spielstätte anlegen Vereinszuordnung Spielstätte löschen Kaderpflege Kader anlegen Kader bearbeiten Kader löschen Sportler zuweisen Kader Auswertungslisten Termine Wo finde ich die Termine? Termin anlegen Termin bearbeiten it4sport GmbH Seite 4 von 233

5 9.4 Termin absagen Absage aufheben Termin löschen Seminare Seminare suchen Neue Seminare anlegen Vorhandenes Seminar kopieren Ein frisches Seminar erstellen Seminare bearbeiten Stammdaten bearbeiten Anmeldungen bearbeiten Kommunikation bearbeiten Teilnehmer kopieren Seminare löschen Seminarleiter Seminarleiter suchen Neuen Seminarleiter anlegen Seminarleiter bearbeiten Seminarleiter löschen Referenten Referenten suchen Neue Referenten anlegen it4sport GmbH Seite 5 von 233

6 Referenten bearbeiten Referenten löschen Vorträge Vorträge suchen Neue Vorträge anlegen Vorträge bearbeiten Vorträge löschen Seminararten Seminararten suchen Neue Seminararten anlegen Seminararten bearbeiten Seminararten löschen Zulassung Zulassungen suchen Neue Zulassungen anlegen Zulassungen bearbeiten Zulassungen löschen Seminarinfo Seminarinfos suchen Neue Seminarinfo anlegen Seminarinfo bearbeiten it4sport GmbH Seite 6 von 233

7 Seminarinfo löschen Archivieren Archiveintrag suchen Neue Einträge ins Archiv übernehmen Archiveintrag bearbeiten Archivierung eines Eintrags aufheben Lizenzverwaltung Lizenzen Lizenzen suchen Neue Lizenz/Lizenzinhaber anlegen Lizenzen/Lizenzinhaber bearbeiten Lizenz löschen Listen Selektieren Lizenz Sammeldruck Lizenzarten Lizenzarten neu anlegen Lizenzarten bearbeiten Lizenzarten löschen Lizenzstufen Lizenzstufen neu anlegen it4sport GmbH Seite 7 von 233

8 Lizenzstufen bearbeiten Lizenzstufen löschen System Administration Phoenix Konfiguration it4sport GmbH Seite 8 von 233

9 2 ABBILDUNGSVERZEICHNIS Abbildung 1: Phoenix II Personenverwaltung - Suche...27 Abbildung 2: Phoenix II Personenverwaltung - Neu-Suche...28 Abbildung 3: Phoenix II Personenverwaltung - Neu...28 Abbildung 4: Phoenix II Personenverwaltung - Kommunikationswege Tab...29 Abbildung 5: Phoenix II Personenverwaltung - Editor Kommunikationswege...29 Abbildung 6: Phoenix II Personenverwaltung Bearbeitungsmodus einschalten...30 Abbildung 7: Phoenix II Personenverwaltung Direkteingabe von Adressdaten...31 Abbildung 8: Phoenix II Menü - Personenverwaltung...32 Abbildung 9: Personenverwaltung Person...32 Abbildung 10: Person neu anlegen...33 Abbildung 11: Kommunikation...34 Abbildung 12: Person bearbeiten Kommunikationswege...35 Abbildung 13: Person bearbeiten - Funktionen...36 Abbildung 14: Personenverwaltung > Person...37 Abbildung 15: Personenverwaltung - "Person Bearbeiten"-Maske...37 Abbildung 16: "Person-Bearbeiten"-Maske Funktionszuweisung...38 Abbildung 17: Person bearbeiten Kontakte...39 Abbildung 18: Person bearbeiten - Dateien...40 Abbildung 19: Person bearbeiten - Detail-Übersicht mit Passbild...41 it4sport GmbH Seite 9 von 233

10 Abbildung 20: Person bearbeiten - Bemerkungen...42 Abbildung 21: Person bearbeiten - Detail-Übersicht Bemerkungen...43 Abbildung 22: Person bearbeiten - Bankverbindungen...44 Abbildung 23: Person bearbeiten Gremien...44 Abbildung 24: Person bearbeiten - Schnellverteiler...45 Abbildung 25: Person bearbeiten - Funktions-Archiv...45 Abbildung 26: Personen Suche -.vcf-export...46 Abbildung 27: Personen Suche -.vcf-export...46 Abbildung 28: Personen Suche - Person Rollen zuweisen...47 Abbildung 29: Person Rollen zuweisen...47 Abbildung 30: Personenverwaltung > Person...48 Abbildung 31: Personenverwaltung - "Person Bearbeiten"-Maske...49 Abbildung 32: "Person-Bearbeiten"-Maske Funktionszuweisung...49 Abbildung 33: Seminare...50 Abbildung 34: Wiedervorlagen Übersicht...50 Abbildung 35: Schnellverteiler Übersicht...51 Abbildung 36: neuen Schnellverteiler anlegen...52 Abbildung 37: Schnellverteiler Personen-Suche...52 Abbildung 38: Schnellverteiler verschicken...53 Abbildung 39: Verteiler an Funktion...54 it4sport GmbH Seite 10 von 233

11 Abbildung 40: Verteiler an Gremium...55 Abbildung 41: Funktionen Menü...56 Abbildung 42: Funktionen-Übersicht...56 Abbildung 43: Funktion bearbeiten...57 Abbildung 44: Gremien Übersicht...58 Abbildung 45: Gremium bearbeiten...59 Abbildung 46: Ebenen-Übersicht...60 Abbildung 47: Vereinsverwaltung...61 Abbildung 48: Vereinssuche...61 Abbildung 49: Verein Neu Anlegen...62 Abbildung 50: Verein bearbeiten - Funktionen...63 Abbildung 51: Verein bearbeiten Bankverbindungen...64 Abbildung 52: Verein bearbeiten - Kontoarten Zuordnung...64 Abbildung 53: Verein bearbeiten - Freistellungsbescheid...65 Abbildung 54: Verein bearbeiten - Angebote...66 Abbildung 55: Verein bearbeiten - Kontakte...67 Abbildung 56: Verein bearbeiten - Datei...67 Abbildung 57: Verein bearbeiten - Spielgemeinschaft...68 Abbildung 58: Verein bearbeiten Spielgemeinschaften Tab...69 Abbildung 59: Verein bearbeiten - Gemeinschaften Verein Löschen...69 it4sport GmbH Seite 11 von 233

12 Abbildung 60: Vereins-Karteiblatt herunterladen...70 Abbildung 61: Vereinsmeldebogen Bestand zurücksetzen...71 Abbildung 62: Vereinsverwaltung Listen...72 Abbildung 63: Rolle für die Spielstätten...73 Abbildung 64: Die Menüpunkte um die Spielstätten aufzurufen...73 Abbildung 65: Neuanlage einer Spielstätte...74 Abbildung 66: Eingabefelder bei Neuanlage einer Spielstätte...74 Abbildung 67: Verein Zuordnungsmodul...75 Abbildung 68: Ein neuer Verein kann angelegt werden...76 Abbildung 69: Vereinsnamen eintragen...76 Abbildung 70: Symbol zum Bearbeiten einer Vereinszuordnung...77 Abbildung 71: Symbol zum Löschen der Vereinszuordnung...77 Abbildung 72: Eine Spielstätte löschen...78 Abbildung 73: Löschung bestätigen...78 Abbildung 74: Rolle GS-Admin...79 Abbildung 75: Kaderverwaltung Kader...79 Abbildung 76: Anzeige Kader...80 Abbildung 77: Kader Bearbeitungsmaske...80 Abbildung 78: Kader bearbeiten...81 Abbildung 79: Kaderathleten...82 it4sport GmbH Seite 12 von 233

13 Abbildung 80: Kaderathlet Bearbeitungsmaske...83 Abbildung 81: Anzeige Kadersportler...84 Abbildung 82: Kadersportler löschen...84 Abbildung 83: Kader Auswertungslisten...85 Abbildung 84: Der Menüpunkt Termine...86 Abbildung 85: Vorhandene Termine...87 Abbildung 86: Termin erstellen...87 Abbildung 87: Eingabefelder beim Erstellen eines Termins...88 Abbildung 88: Termin bearbeiten...89 Abbildung 89: Felder zum Bearbeiten...89 Abbildung 90: Termin Ausnahmen bearbeiten...90 Abbildung 91: Termin speichern...90 Abbildung 92: Ausnahme speichern...91 Abbildung 93: Termin speichern...91 Abbildung 94: Einen Termin absagen...92 Abbildung 95: Hinweistext bei Absage...92 Abbildung 96: Absage aufheben...93 Abbildung 97: Einen Termin löschen...93 Abbildung 98: Löschung bestätigen...93 Abbildung 99: Rolle für das Seminar Modul...94 it4sport GmbH Seite 13 von 233

14 Abbildung 100: Menüpunkt Seminare...94 Abbildung 101: Seminar kopieren...95 Abbildung 102: Seminar - neue Seminar-Nr. eingeben...96 Abbildung 103: Seminar - frisches Seminar erstellen...96 Abbildung 104: Seminar Pflichtfelder...97 Abbildung 105: Seminar - ausgefüllte Felder...98 Abbildung 106: Seminar - Erklärungstext beim Überfahren der Schrift...99 Abbildung 107: Seminar - Lizenzarten hinzufügen...99 Abbildung 108: Seminar - Lizenzarten speichern Abbildung 109: Seminar - Kosten hinzufügen Abbildung 110: Seminar - Kosten speichern Abbildung 111: Seminar hinzufügen/speichern Abbildung 112: Seminar - Informationen Anordnung Abbildung 113: Seminar- Informationen löschen Abbildung 114: Seminar - Noten des Seminars Abbildung 115: Seminar - Noten des Seminars Abbildung 116: Seminar - Seminar Mappen Abbildung 117: Seminar - Download Abbildung 118: Seminar - Vortrag + Referent hinzufügen Abbildung 119: Seminar Anmeldungen it4sport GmbH Seite 14 von 233

15 Abbildung 120: Seminar - Anmeldungen hinzufügen Abbildung 121: Seminar - Teilnehmer suchen Abbildung 122: Seminar - Teilnehmerdaten bearbeiten Abbildung 123: Seminar - Teilnehmer zuweisen Abbildung 124: Seminar - Anmeldedetails festlegen Abbildung 125: Seminar - Bezahlungen pflegen Abbildung 126: Seminar Lizenzen Abbildung 127: Seminar - Zulassungsvoraussetzung bearbeiten Abbildung 128: Seminar - Zulassungsvoraussetzung Hinweis Abbildung 129: Seminar - Zulassungsvoraussetzung speichern Abbildung 130: Seminar - Mail senden Abbildung 131: Seminar - Warteliste/Abgesagt VB Eintrag hinzufügen Abbildung 132: Seminar - Teilnehmer suchen Abbildung 133: Seminar - Teilnehmerdaten bearbeiten Abbildung 134: Seminar - Teilnehmer zuweisen Abbildung 135: Seminar - Anmeldedetails festlegen Abbildung 136: Seminar - Bezahlungen pflegen Abbildung 137: Seminar Lizenzen Abbildung 138: Seminar - Zulassungsvoraussetzung bearbeiten Abbildung 139: Seminar - Zulassungsvoraussetzung Hinweis it4sport GmbH Seite 15 von 233

16 Abbildung 140: Seminar - Zulassungsvoraussetzung speichern Abbildung 141: Seminar - Mail senden Abbildung 142: Seminar Abmeldungen Abbildung 143: Seminar Person abmelden Abbildung 144: Seminar Abmeldedatum setzen Abbildung 145: Abmeldungen bearbeiten Abbildung 146: Seminar - Abmeldungen speichern Abbildung 147: Seminar Zahlungen Abbildung 148: Seminar - Zahlungsbemerkung speichern Abbildung 149: Seminar - Online Anmeldungen Abbildung 150: Seminar - Alle Anmeldungen übernehmen Abbildung 151: Seminar - Anmeldung übernehmen Abbildung 152: Seminar - Teilgenommen/Bestanden Abbildung 153: Seminar - Einträge speichern Abbildung 154: Seminar teilgenommen und bestanden setzen Abbildung 155: Seminar - Ausführung bestätigen Abbildung 156: Seminar - Alle haben teilgenommen und bestanden Abbildung 157: Seminar - Lizenzen prüfen Abbildung 158: Lizenzen eintragen Abbildung 159: Seminar - Lizenz verlängern it4sport GmbH Seite 16 von 233

17 Abbildung 160: Lizenz verlängern Abbildung 161: Seminar - Teilnehmer Listen Abbildung 162: Seminar Kommunikation - Versand prüfen Abbildung 163: Seminar - Seminarmappe versenden Abbildung 164: Seminar - Hinweis + Versandbestätigung Abbildung 165: Seminar - Serien Mails /Etiketten Abbildung 166: Seminar Prüfen ob Teilnehmer vorhanden sind Abbildung 167: Seminar Teilnehmer kopieren Abbildung 168: Seminar - Teilnehmer erfolgreich kopiert Abbildung 169: Seminar - kopierte Personen sind nun eingetragen Abbildung 170: Seminar - ausgefüllte Felder Abbildung 171: Seminar - Erklärungstext beim Überfahren der Schrift Abbildung 172: Seminar - Lizenzarten hinzufügen Abbildung 173: Seminar - Lizenzarten speichern Abbildung 174: Seminar - Kosten hinzufügen Abbildung 175: Seminar - Kosten speichern Abbildung 176: Seminar hinzufügen/speichern Abbildung 177: Seminar - Informationen Anordnung Abbildung 178: Seminar- Informationen löschen Abbildung 179: Seminar - Noten des Seminars it4sport GmbH Seite 17 von 233

18 Abbildung 180: Seminar - Noten des Seminars Abbildung 181: Seminar - Seminar Mappen Abbildung 182: Seminar - Download Abbildung 183: Seminar - Vortrag + Referent hinzufügen Abbildung 184: Seminar Anmeldungen Abbildung 185: Seminar - Anmeldungen hinzufügen Abbildung 186: Seminar - Teilnehmer suchen Abbildung 187: Seminar - Teilnehmerdaten bearbeiten Abbildung 188: Seminar - Teilnehmer zuweisen Abbildung 189: Seminar - Anmeldedetails festlegen Abbildung 190: Seminar - Bezahlungen pflegen Abbildung 191: Seminar Lizenzen Abbildung 192: Seminar - Zulassungsvoraussetzung bearbeiten Abbildung 193: Seminar - Zulassungsvoraussetzung Hinweis Abbildung 194: Seminar - Zulassungsvoraussetzung speichern Abbildung 195: Seminar - Mail senden Abbildung 196: Seminar - Warteliste/Abgesagt VB Eintrag hinzufügen Abbildung 197: Seminar - Teilnehmer suchen Abbildung 198: Seminar - Teilnehmerdaten bearbeiten Abbildung 199: Seminar neue Person anlegen it4sport GmbH Seite 18 von 233

19 Abbildung 200: Seminar - Teilnehmer zuweisen Abbildung 201: Seminar - Anmeldedetails festlegen Abbildung 202: Seminar - Bezahlungen pflegen Abbildung 203: Seminar Lizenzen Abbildung 204: Seminar - Zulassungsvoraussetzung bearbeiten Abbildung 205: Seminar - Zulassungsvoraussetzung Hinweis Abbildung 206: Seminar - Zulassungsvoraussetzung speichern Abbildung 207: Seminar - Mail senden Abbildung 208: Seminar Abmeldungen Abbildung 209: Seminar Person abmelden Abbildung 210: Seminar Abmeldedatum setzen Abbildung 211: Seminar - Abmeldungen bearbeiten Abbildung 212: Seminar - Abmeldungen speichern Abbildung 213: Seminar Zahlungen Abbildung 214: Seminar - Zahlungsbemerkung speichern Abbildung 215: Seminar - Online Anmeldungen Abbildung 216: Seminar - Alle Anmeldungen übernehmen Abbildung 217: Seminar - Anmeldung übernehmen Abbildung 218: Seminar - Teilgenommen/Bestanden Abbildung 219: Seminar - Einträge speichern it4sport GmbH Seite 19 von 233

20 Abbildung 220: Seminar teilgenommen und bestanden setzen Abbildung 221: Seminar - Ausführung bestätigen Abbildung 222: Seminar - Alle haben teilgenommen und bestanden Abbildung 223: Seminar - Lizenzen prüfen Abbildung 224: Lizenzen eintragen Abbildung 225: Seminar - Lizenz verlängern Abbildung 226: Lizenz verlängern Abbildung 227: Seminar - Teilnehmer Listen Abbildung 228: Seminar Kommunikation - Versand prüfen Abbildung 229: Seminar - Seminarmappe versenden Abbildung 230: Seminar - Hinweis + Versandbestätigung Abbildung 231: Seminar - Serien Mails /Etiketten Abbildung 232: Seminar Prüfen ob Teilnehmer vorhanden sind Abbildung 233: Seminar Teilnehmer kopieren Abbildung 234: Seminar - Teilnehmer erfolgreich kopiert Abbildung 235: Seminar - kopierte Personen sind nun eingetragen Abbildung 236: Seminarleiter Modul Abbildung 237: Seminarleiter Übersichtsseite Abbildung 238: Seminarleiter - Neu-Button Abbildung 239: Seminarleiter - Person suchen it4sport GmbH Seite 20 von 233

21 Abbildung 240: Seminarleiter - Vor- und Nachname eingeben Abbildung 241: Seminarleiter - gewählten Personen Datensatz benutzen Abbildung 242: Seminarleiter - neue Person anlegen Abbildung 243: Seminarleiter - Personendaten eingeben Abbildung 244: Seminarleiter - Zurück zur Person-Suchen Maske Abbildung 245: Seminarleiter - "gewählten Datensatz benutzen Abbildung 246: Seminarleiter Seminarleiter bearbeiten Abbildung 247: Seminarleiter - Person Daten bearbeiten Abbildung 248: Seminarleiter - zurück zur Übersicht Abbildung 249: Seminarleiter - Seminarleiter entfernen Abbildung 250: Seminarleiter - Löschung bestätigen Abbildung 251: Referenten suchen Abbildung 252: Neue Referenten anlegen Abbildung 253: Referent Person suchen Abbildung 254: Referent Vor- und Nachname suchen Abbildung 255: Referent - gewählten Datensatz benutzen Abbildung 256: Referent - neue Person anlegen Abbildung 257: Referent - Personendaten eingeben Abbildung 258: Referent - Zurück zur Person-Suchen Maske Abbildung 259: Referent - "gewählten Datensatz benutzen it4sport GmbH Seite 21 von 233

22 Abbildung 260: Referent Felder entsperren Abbildung 261: Referent - Seminardaten speichern Abbildung 262: Referent - Personendaten hinzufügen Abbildung 263: Referent bearbeiten Abbildung 264: Referent - Änderungen vornehmen Abbildung 265: Referent löschen Abbildung 266: Referent löschen Bestätigung Abbildung 267: Vorträge suchen Abbildung 268: Neuen Vortrage anlegen Abbildung 269: Vortrag - Personendaten hinzufügen Abbildung 270: Vortrag - Seminardaten hinzufügen Abbildung 271: Vortrag bearbeiten Abbildung 272: Vortrag - Felder freigeben Abbildung 273: Vortrag Thema/Beschreibung bearbeiten Abbildung 274: Vortrag - Seminardaten hinzufügen/bearbeiten Abbildung 275: Vorträge - Seminardaten löschen Abbildung 276: Vortrag löschen Abbildung 277: Vortrag löschen - Bestätigung Abbildung 278: Seminararten suchen Abbildung 279: Neue Seminarart anlegen it4sport GmbH Seite 22 von 233

23 Abbildung 280: Seminarart - "Neu" Maske Abbildung 281: Seminarart - Felder befüllen Abbildung 282: Seminarart bearbeiten Abbildung 283: Seminarart bearbeiten - Änderungen speichern Abbildung 284: Seminarart löschen Abbildung 285: Seminarart löschen - Bestätigung Abbildung 286: Zulassungen suchen Abbildung 287: Neue Zulassungsvoraussetzung anlegen Abbildung 288: Zulassung - neue Zulassungsvoraussetzung Abbildung 289: Zulassung - Zulassungsvoraussetzung Felder befüllen Abbildung 290: Zulassung bearbeiten Abbildung 291: Zulassung - Änderungen vornehmen Abbildung 292: Zulassung löschen Abbildung 293: Zulassung - Löschen bestätigen Abbildung 294: Seminarinfo Übersichtsseite Abbildung 295: Seminarinfo Neu-Button Abbildung 296: Seminarinfo - neue Seminarinfo anlegen Abbildung 297: Seminarinfo - Felder befüllen Abbildung 298: Seminarinfo - Bearbeiten-Button Abbildung 299: Seminarinfo löschen it4sport GmbH Seite 23 von 233

24 Abbildung 300: Seminarinfo - Löschung bestätigen Abbildung 301: Archivieren - Einträge suchen Abbildung 302: Archivieren - Neu-Button Abbildung 303: Archivieren - Archiv Eintrag bearbeiten Abbildung 304: Archivieren - Bezeichnung bearbeiten Abbildung 305: Archivieren - Archivierung aufheben Abbildung 306: Archivieren Bestätigungsfenster Abbildung 307: Lizenzen Menü Lizenzen Abbildung 308: Lizenzen suchen Abbildung 309: Neue Lizenz/Lizenzinhaber anlegen Abbildung 310: Lizenzen Person suchen Abbildung 311: Lizenzen - gewählten Datensatz benutzen Abbildung 312: Lizenzen - neue Person anlegen Abbildung 313: Lizenzen - neue Person speichern Abbildung 314: Lizenzen - zurück um eine Person auszuwählen Abbildung 315: Lizenzen - gewählten Datensatz benutzen Abbildung 316: Lizenz/Lizenzinhaber bearbeiten Abbildung 317: Lizenzinhaber bearbeiten Abbildung 318: Lizenzen bearbeiten Abbildung 319: Lizenzen - zur Person it4sport GmbH Seite 24 von 233

25 Abbildung 320: Lizenzen - aktive Lizenzen Abbildung 321: Lizenzen - Infos anzeigen Abbildung 322: Lizenz bearbeiten Abbildung 323: Lizenz löschen Abbildung 324: Lizenz löschen Abbildung 325: Lizenzbereich abmelden Abbildung 326: Lizenz drucken Abbildung 327: Lizenz löschen Abbildung 328: Lizenz Löschung bestätigen Abbildung 329: Lizenzen Menü Listen Abbildung 330: Lizenzlisten Export Abbildung 331: Lizenz - Lizenzen als gedruckt markieren Abbildung 332: Lizenzen Menü Lizenzarten Abbildung 333: Lizenzarten suchen Abbildung 334: Neue Lizenzart erstellen Abbildung 335: Lizenzarten Abbildung 336: Lizenzarten bearbeiten Abbildung 337: Lizenzarten bearbeiten - Reiter: Allgemein Abbildung 338: Lizenzarten bearbeiten - Reiter: Weitere Informationen Abbildung 339: Lizenzarten löschen it4sport GmbH Seite 25 von 233

26 Abbildung 340: Lizenzen Menü Lizenzstufen Abbildung 341: Lizenzstufe(n) suchen Abbildung 342: Neue Lizenzstufe anlegen Abbildung 343: Lizenzstufe neu anlegen Abbildung 344: Lizenzstufe neu anlegen Abbildung 345: Lizenzstufen bearbeiten Abbildung 346: Lizenzstufen bearbeiten Abbildung 347: Lizenzstufen Bearbeitung abbrechen Abbildung 348: Lizenzstufen löschen Abbildung 349: Lizenzstufen löschen Abbildung 350: Konfigurationsbereich in Phoenix II it4sport GmbH Seite 26 von 233

27 3 DOKUMENTENUMFANG Dieses Dokument soll Sie bei der Einarbeitung und Verwendung der Anwendung Phoenix II unterstützen. Im Folgenden werden die Arbeitsschritte beispielhaft erläutert. 4 REGISTRIERUNG EINES NEUEN BENUTZERS 4.1 Registrierung durch einen Administrator Verfügt ein Benutzer über die entsprechenden Rechte, kann er einen neuen Benutzer oder eine neue Person über den Administrationsbereich von Phoenix II registrieren. Dazu wählt er in der Rolle GS-Admin im Administrationsbereich den Menüpunkt Personen und im Untermenü Person aus, siehe Abbildung 1. Abbildung 1: Phoenix II Personenverwaltung - Suche Über die Neu -Schaltfläche gelangt er nun auf eine neue Seite. Hier kann zunächst der Vor- und Nachname angegeben werden, woraufhin Phoenix II nach bereits registrierten Personen mit diesem Namen sucht. it4sport GmbH Seite 27 von 233

28 Abbildung 2: Phoenix II Personenverwaltung - Neu-Suche Falls keine Person gefunden wird, kann der Benutzer die Registrierungsdaten des neu zu registrierenden Benutzers eingeben. Abbildung 3: Phoenix II Personenverwaltung - Neu Nun wird der Benutzer über die Speichern-Schaltfläche (grüne Diskette) angelegt. it4sport GmbH Seite 28 von 233

29 Es muss an dieser Stelle noch eine Adresse für den neuen Benutzer angegeben werden. Hierzu wird die Registerkarte Kommunikation ausgewählt. Abbildung 4: Phoenix II Personenverwaltung - Kommunikationswege Tab Über die Schaltfläche Kommunikationsweg hinzufügen (Plus-Symbol) kann ein neuer Kommunikationsweg zu einem Benutzer angelegt werden. Abbildung 5: Phoenix II Personenverwaltung - Editor Kommunikationswege it4sport GmbH Seite 29 von 233

30 Um eine Adresse zu hinterlegen, wird die entsprechende Art in der ausklappbaren Liste ausgewählt. Nun wird eine -Adresse eingegeben und die -Adresse über das Häkchen als Standard gekennzeichnet. Mit Klick auf das Speichern-Symbol (grüne Diskette) wird die Adresse gespeichert. Damit der neu registrierte Benutzer sich nun anmelden kann, muss er zunächst ein Passwort setzen. Dies geschieht über den Passwort vergessen -Prozess (siehe Allgemeiner Leitfaden). Ab der Version Phoenix 1.6 kann man die Standarddaten zu einer Person auch direkt ändern. Dazu muss man den Bearbeiten-Button anklicken. Abbildung 6: Phoenix II Personenverwaltung Bearbeitungsmodus einschalten Dadurch gelangt man in den Editiermodus und man kann direkt Felder wie private, geschäftliche Telefonnummer etc. direkt eingeben. it4sport GmbH Seite 30 von 233

31 Abbildung 7: Phoenix II Personenverwaltung Direkteingabe von Adressdaten Mit dem grünen Speichern-Button kann man die Daten aus dem Tab Allgemein abspeichern. it4sport GmbH Seite 31 von 233

32 5 PERSONENVERWALTUNG Je nach Rolle, mit der sich ein Benutzer anmeldet, werden in der Personenverwaltung unterschiedliche Module angezeigt. Im Folgenden werden die einzelnen Module erläutert. Abbildung 8: Phoenix II Menü - Personenverwaltung 5.1 Person In der Personenverwaltung können Personen gesucht, neu angelegt, bearbeitet werden und einiges mehr. In der Personen-Übersicht kann der Benutzer Personen nach unterschiedlichen Suchkriterien anzeigen und filtern. Im Folgenden werden einige mögliche Prozesse beschrieben. Abbildung 9: Personenverwaltung Person Person neu anlegen Im Menü Personen Person auswählen. Die Schaltfläche Neu anklicken und die Personendaten eingeben und speichern. it4sport GmbH Seite 32 von 233

33 Abbildung 10: Person neu anlegen Adressdaten, , Telefonnummer und Co anlegen und pflegen Der Benutzer wählt eine Person in der Personen-Übersicht aus und klickt auf die Schaltfläche Ansehen, alternativ ist auch Doppelklick auf die Person möglich. Er gelangt auf eine neue Maske in der die Details zu der Person angesehen und bearbeitet werden können. Das Tab Kommunikation auswählen. it4sport GmbH Seite 33 von 233

34 Abbildung 11: Kommunikation Durch Klick auf die Schaltfläche Kommunikationswege hinzufügen kann ein neuer Kommunikationsweg (Adresse, , Telefon, etc.) hinzugefügt werden. Zunächst wird die Art ausgewählt und die entsprechenden Daten eingegeben. Das Kästchen Standard wird ausgewählt, wenn es sich um die primären Kontaktdaten handelt. Kontaktdaten, die als Standard markiert sind, werden zum Beispiel bei der automatischen versendung, etc. genutzt. it4sport GmbH Seite 34 von 233

35 Abbildung 12: Person bearbeiten Kommunikationswege In der Detail-Übersicht der Person werden nur Kommunikationswege angezeigt, die als Standard markiert sind! Pro Kommunikationsart (Adresse, , Telefon, ) kann nur ein Eintrag als Standard markiert werden. Durch Klick auf die grüne Speichern-Schaltfläsche wird der Kommunikationsweg gespeichert. Mit dem Stift-Symbol kann ein Kommunikationsweg bearbeitet und mit dem roten X gelöscht werden. it4sport GmbH Seite 35 von 233

36 5.1.3 Funktionen zuweisen und pflegen Abbildung 13: Person bearbeiten - Funktionen Je nach ausgewählter Ebene stehen dem Benutzer unterschiedliche Funktionen zur Auswahl. Durch Anklicken der Schaltfläche Funktion hinzufügen kann eine neue Funktionszuordnung hinzugefügt werden. Der Benutzer wählt zunächst eine Ebene aus, je nach ausgewählter Ebene wird dann ein Verband, Bezirk, Verein, ausgewählt. Nun wählt der Benutzer eine Funktion aus und gibt die möglichen Zusatzdaten an. Mit Klick auf die grüne Speichern-Schaltflasche wird die Funktionszuordnung gespeichert. Mit dem Stift-Symbol kann eine Funktionszuordnung bearbeitet und mit dem roten X gelöscht werden Zuweisung der Rolle Vereinsaccount über die Funktion Vereinsadmin Die Zuweisung der Rolle Vereinsaccount kann über die Zuweisung der Funktion Vereinsadmin geschehen. Pro Verein kann es nur einen Vereinsadmin geben. it4sport GmbH Seite 36 von 233

37 Abbildung 14: Personenverwaltung > Person Die Zuweisung der Funktion Vereinsadmin erfolgt über Personenverwaltung Person. Nach Auswahl der gewünschten Person und Klick auf die Stift Schaltfläche oder durch Doppelklick auf das Auswahlfeld öffnet sich die Person Bearbeiten -Maske (siehe Abbildung 14). Abbildung 15: Personenverwaltung - "Person Bearbeiten"-Maske it4sport GmbH Seite 37 von 233

38 Im Tab Funktionen kann durch Klick auf das Plus (Funktion hinzufügen) eine neue Funktion hinzugefügt werden. Hier wird als Ebene Verein ausgewählt. Als Verein wird der gewünschte Verein angegeben. Als Funktion wird Vereinsadmin ausgewählt. Abbildung 16: "Person-Bearbeiten"-Maske Funktionszuweisung Zusätzlich können ein Funktion ab -Datum, ein Kommisarisch-Kennzeichen und eine zugeordnete Kommunikation angegeben werden. Durch Klick auf den Speichern-Button wird die Funktion gespeichert. Ein Klick auf das X löscht die aktuelle Zuweisung. Zum Bearbeiten einer Funktion klickt der Benutzer zunächst auf den Bearbeiten Stift und kann die Funktionszuordnung anschließend Bearbeiten. Die ausgewählte Person besitzt nun die Funktion Vereinsadmin und die Rolle Vereinsaccount Kontakte (=Wiedervorlagen) anlegen und bearbeiten Im Tab Kontakte befinden sich Wiedervorlagen oder Notizen zu Kontaktaufnahmen mit der ausgewählten Person. Der Benutzer kann diese sogenannten Kontakte hier pflegen. it4sport GmbH Seite 38 von 233

39 Abbildung 17: Person bearbeiten Kontakte Durch Klick auf Kontak hinzufügen (Plus-Button) kann ein neuer Kontakt erstellt werden. Der Benutzer gibt die gewünschten Daten ein und speichert durch Klick auf die grüne Speichern-Diskette den Kontakt. Mit dem Stift-Symbol kann ein Kontakt bearbeitet und mit dem roten X gelöscht werden Dateien (Passbild, Unterschrift, ) hinterlegen Zu einer Person können Dateien hinterlegt werden. Durch Auswahl des Tabs Datei und Anklicken der Schaltfläche Datei hinzufügen (Plus-Button) kann eine Datei hochgeladen werden. it4sport GmbH Seite 39 von 233

40 Abbildung 18: Person bearbeiten - Dateien Nach Auswahl der Dateiart und einer Datei, kann der Benutzer die Datei durch Klick auf den grünen Speichern-Button speichern. Durch Klick auf das Stift-Symbol kann eine Datei bearbeitet und durch Klick auf das rote X gelöscht werden. it4sport GmbH Seite 40 von 233

41 Abbildung 19: Person bearbeiten - Detail-Übersicht mit Passbild Ein Passbild und eine Unterschrift werden in der Detail-Übersicht der Person angezeigt. it4sport GmbH Seite 41 von 233

42 5.1.6 Bemerkungen Abbildung 20: Person bearbeiten - Bemerkungen Zu einer Person können Bemerkungen gespeichert werden, die auch in der Detail-Übersicht der Person angezeigt werden. Mit dem grünen Speichern-Button kann eine Bemerkung gespeichert werden, mit Klick auf das Stift-Symbol kann eine Bemerkung bearbeitet werden. it4sport GmbH Seite 42 von 233

43 Abbildung 21: Person bearbeiten - Detail-Übersicht Bemerkungen Die Bemerkung wird in der Detail-Übersicht der Person angezeigt Bankverbindungen hinterlegen und pflegen Im Tab Bankverbindungen können Kontodaten einer Person hinterlegt werden. it4sport GmbH Seite 43 von 233

44 Abbildung 22: Person bearbeiten - Bankverbindungen Durch Klick auf Bankverbindung hinzufügen (Plus-Button) kann eine neue Bankverbindung erstellt werden. Der Benutzer gibt alle notwendigen Daten an und speichert die Angaben durch Klick auf die grüne Speichern-Schaltfläche. Mit dem Stift-Symbol können die Angaben bearbeitet und mit dem roten X die Bankverbindung gelöscht werden Gremien einer Person ansehen Im Tab Gremien kann der Benutzer die Gremien ansehen, denen die ausgewählte Person zugeordnet ist. Abbildung 23: Person bearbeiten Gremien Schnellverteiler einer Person ansehen Im Tab Schnellverteiler kann der Benutzer die Schnellverteiler ansehen, denen die ausgewählte Person zugeordnet ist. it4sport GmbH Seite 44 von 233

45 Abbildung 24: Person bearbeiten - Schnellverteiler Funktions-Archiv Im Tab Funktionsarchiv kann der Benutzer die ehemaligen Funktionszuordnungen der ausgewählten Person ansehen, die in das Funktionsarchiv gespeichert wurden. Abbildung 25: Person bearbeiten - Funktions-Archiv vcf-Export durchführen In der Detail-Übersicht einer Person kann durch Anklicken der Schaltfläche.vcf-Export (Pfeil-Symbol) ein.vcf-export der Daten einer Person durchgeführt werden. it4sport GmbH Seite 45 von 233

46 Abbildung 26: Personen Suche -.vcf-export Hierbei werden die persönlichen Daten und die Kontaktdaten der Person in eine elektronische Visitenkarte exportiert und können so direkt in ein Mailprogramm, wie zum Beispiel Outlook, übernommen werden. In der Personen Übersicht kann ebenfalls durch Anklicken der Schaltfläche.vcf-Export (Pfeil-Symbol) ein.vcf-export ausgeführt werden. Abbildung 27: Personen Suche -.vcf-export it4sport GmbH Seite 46 von 233

47 Einer Person eine Rolle zuweisen Je nach zugeordneter Rolle besitzt eine Person unterschiedliche Rechte in der Anwendung. Die Rolle Personenaccount wird jedem Benutzer der sich an der Anmeldung registriert automatisch zugewiesen. Je nach Landesverband stehen unterschiedliche Rollen mit verschiedenen Rechten zur Verfügung. Um einer Person neue Rollen zuzuweisen, wählt der Benutzer zunächst eine Person aus und klickt auf die Schaltfläche Rollen. Abbildung 28: Personen Suche - Person Rollen zuweisen Er gelangt nun zu einer neuen Maske. Abbildung 29: Person Rollen zuweisen it4sport GmbH Seite 47 von 233

48 Der Benutzer wählt die Rollen aus, die der ausgewählten Person zugeordnet werden sollen. Durch Klick auf > werden die ausgewählten Rollen zugewiesen. Durch Klick auf < werden die ausgewählten Rollen entzogen. Zuletzt müssen die Änderungen mit dem grünen Speichern-Button gespeichert werden! Zuweisung der Rolle Vereinsaccount über die Funktion Vereinsadmin Die Zuweisung der Rolle Vereinsaccount kann über die Zuweisung der Funktion Vereinsadmin geschehen. Pro Verein kann es nur einen Vereinsadmin geben. Abbildung 30: Personenverwaltung > Person Die Zuweisung der Funktion Vereinsadmin erfolgt über Personenverwaltung Person. Nach Auswahl der gewünschten Person und Klick auf die Stift Schaltfläche oder durch Doppelklick auf das Auswahlfeld öffnet sich die Person Bearbeiten -Maske (siehe Abbildung 14). it4sport GmbH Seite 48 von 233

49 Abbildung 31: Personenverwaltung - "Person Bearbeiten"-Maske Im Tab Funktionen kann durch Klick auf das Plus (Funktion hinzufügen) eine neue Funktion hinzugefügt werden. Hier wird als Ebene Verein ausgewählt. Als Verein wird der gewünschte Verein angegeben. Als Funktion wird Vereinsadmin ausgewählt. Abbildung 32: "Person-Bearbeiten"-Maske Funktionszuweisung Zusätzlich können ein Funktion ab -Datum, ein Kommisarisch-Kennzeichen und eine zugeordnete Kommunikation angegeben werden. Durch Klick auf den Speichern-Button wird die Funktion gespeichert. Ein Klick auf das X löscht die aktuelle Zuweisung. Zum Bearbeiten einer Funktion klickt der Benutzer zunächst auf den Bearbeiten Stift und kann die Funktionszuordnung anschließend Bearbeiten. Die ausgewählte Person besitzt nun die Funktion Vereinsadmin und die Rolle Vereinsaccount. it4sport GmbH Seite 49 von 233

50 Seminare Abbildung 33: Seminare Im Tab Seminare sehen Sie alle wichtigen Infos zu den Seminaren, die für die ausgewählte Person wichtig sind. Die Abkürzungen VF steht für Vereinsfreigabe. Die Abkürzungen WL steht für Warteliste. 5.2 Wiedervorlagen Übersicht In der Wiedervorlagen Übersicht kann der Benutzer Wiedervorlagen ansehen. Die Übersicht kann nach unterschiedlichen Suchkriterien gefiltert werden. Durch Klick auf zu Person kann der Benutzer direkt zur betroffenen Person springen. Abbildung 34: Wiedervorlagen Übersicht 5.3 Schnellverteiler it4sport GmbH Seite 50 von 233

51 Im Modul Schnellverteiler können Schnellverteiler angelegt, bearbeitet und gelöscht werden. Abbildung 35: Schnellverteiler Übersicht Durch Klick auf Neu (Plus-Symbol) kann ein neuer Schnellverteiler angelegt werden. Durch Auswahl eines Schnellverteilers und Klick auf die Schaltfläche Bearbeiten (Stift-Symbol) kann ein Schnellverteiler bearbeitet werden. Durch Auswahl eines Schnellverteilers und Klick auf Löschen (rotes X) kann der Benutzer einen Schnellverteiler löschen Schnellverteiler anlegen und bearbeiten Nach Anklicken der Neu-Schaltfläche (Plus-Symbol) bzw. nach Auswahl eines vorhandenen Schnellverteilers gelangt der Benutzer auf eine neue Maske, in der er den ausgewählten Schnellverteiler bearbeiten kann. it4sport GmbH Seite 51 von 233

52 Abbildung 36: neuen Schnellverteiler anlegen Der Benutzer gibt einen Namen für den Verteiler und einen Eigentümer an und ob der Verteiler Privat oder Öffentlich ist. Zuletzt kann der Benutzer mit Hilfe der Schaltflächen Person hinzufügen und Person löschen, Personen zum Schnellverteiler hinzufügen und löschen. Durch Klick auf Person hinzufügen wird der Benutzer zu einer Personen-Suche weitergeleitet. Abbildung 37: Schnellverteiler Personen-Suche Dort wählt er eine oder mehrere Personen aus und betätigt die Auswählen-Schaltfläche. Die Änderungen am Schnellverteiler werden mit dem grünen Speichern-Button gespeichert. it4sport GmbH Seite 52 von 233

53 5.4 Schnellverteiler verschicken Im Modul Schnellverteiler verschicken kann der Benutzer einen Schnellverteiler auswählen und ihn auf verschiedene Arten exportieren. Zum Beispiel durch Ausgabe in eine Excel- Datei, in eine PDF-Liste, in eine Geburtstagsliste oder anderes. Abbildung 38: Schnellverteiler verschicken Durch Klick auf die Schaltfläche Ausgabe wird die entsprechende Liste ausgegeben. 5.5 Verteiler an Funktion Im Modul Verteiler an Funktion kann ein Benutzer eine Funktion auswählen und die Liste der Funktionsinhaber auf verschiedene Arten exportieren. Zum Beispiel durch Ausgabe in eine Excel-Datei, in eine PDF-Liste, in eine -Liste oder anderes. Durch Klick auf Ausgabe wird die entsprechende Liste ausgegeben. Zusätzlich können die Ergebnisse durch Auswahl der Ebene oder eines Vereins weiter eingeschränkt werden. it4sport GmbH Seite 53 von 233

54 Abbildung 39: Verteiler an Funktion 5.6 Verteiler an Gremium Im Modul Verteiler an Gremium kann ein Benutzer ein Gremium auswählen und die Liste der Gremienmitglieder auf verschiedene Arten exportieren. Zum Beispiel durch Ausgabe in eine Excel-Datei, in PDF-Etiketten, in eine -Liste oder anderes. Durch Klick auf Ausgabe wird die entsprechende Liste ausgegeben. it4sport GmbH Seite 54 von 233

55 Abbildung 40: Verteiler an Gremium 5.7 Pässe Je nach Landesverband werden im Pässe Modul die Pässe eines Verbandes angezeigt. Handballverbände, die das eigene PassOnline Modul nutzen, verwenden dieses Pässe Modul nicht, sondern arbeiten über das PassOnline Modul. it4sport GmbH Seite 55 von 233

56 6 FUNKTIONENVERWALTUNG Je nach Rolle, mit der sich ein Benutzer anmeldet, können in der Funktionenverwaltung unterschiedliche Module angezeigt werden. Im Folgenden werden die einzelnen Module beschrieben. Abbildung 41: Funktionen Menü 6.1 Funktionen Im Modul Funktionen können alle Funktionen gepflegt werden die in Phoenix II an verschiedenen Stellen zu Personen zugeordnet werden können. In der Übersicht kann der Benutzer mit Hilfe unterschiedlicher Such-Kriterien nach bestimmten Funktionen suchen. Abbildung 42: Funktionen-Übersicht Durch Klick auf Neu (Plus-Symbol) kann eine neue Funktion angelegt werden, durch Auswahl einer Funktion und einem Klick auf Bearbeiten (Stift-Symbol) kann eine Funktion zum Bearbeiten geöffnet werden. Durch Auswahl einer Funktion und Klick auf Löschen (rotes X), kann eine Funktion gelöscht werden. Vor dem Löschen von Funktionen, sollten keine Personen mehr dieser Funktion zugeordnet sein! it4sport GmbH Seite 56 von 233

57 6.1.1 Funktion neu anlegen und bearbeiten Bei der Neuanlage bzw. zum Bearbeiten einer Funktion gelangt der Benutzer auf eine neue Maske. Hier kann er die Details zu einer Funktion angeben oder bearbeiten. Abbildung 43: Funktion bearbeiten Der Benutzer wählt eine Ebene aus und gibt die maximale Anzahl der Funktionsträger an. 0 entspricht beliebig vielen Funktionsträger, 1 nur einem Funktionsträger, etc. Anschließend gibt der Benutzer die Bezeichnungen an, ob die Funktion ein Verbandsorgan ist, im Internet bzw. Vereinsaccount und Anschriftenverzeichnis angezeigt werden soll. Die Position an der die Funktion in der Liste auftauchen soll und eine zugehörige Rolle. Siehe zum Thema zugehörige Rolle im Kapitel Vereinsaccount Die Funktion Vereinsadmin und die Rolle Vereinsaccount. Mit Speichern wird die Funktion abgespeichert. Bei bestimmten Funktionen, wie zum Beispiel Systemfunktionen oder Funktionen, die einer Rolle zugeordnet sind, können die Daten nachträglich nicht mehr bearbeitet werden! 6.2 Gremien it4sport GmbH Seite 57 von 233

58 Im Modul Gremien können alle Gremien gepflegt werden. In der Gremien-Übersicht kann der Benutzer die Gremien mit verschiedenen Such-Kriterien filtern. Abbildung 44: Gremien Übersicht Mit Neu (Plus-Symbol) kann der Benutzer ein neues Gremium anlegen. Nach Auswahl eines Gremiums und Klick auf Bearbeiten (Stift-Symbol) kann er ein Gremium bearbeiten, durch Klick auf Löschen (rotes X) kann er ein Gremium löschen Gremium neu anlegen und bearbeiten Durch Klick auf Neu (Plus-Symbol) bzw. Bearbeiten (Stift-Symbol) gelangt der Benutzer aus der Übersicht auf eine neue Maske. Hier kann der Benutzer die Details eines Gremiums, sowie die Mitglieder des Gremiums angeben und pflegen. Der Benutzer gibt zunächst eine Bezeichnung an und kann anschließend Mitglieder des Gremiums festlegen. Zur Auswahl stehen andere Gremien, die mittels Auswahl des Gremiums und Klick auf Gremium hinzufügen hinzugefügt werden können. Weiter können Funktionsinhaber zum Gremium hinzugefügt werden, hierzu wählt der Benutzer die Funktion aus und klickt auf Funktion hinzufügen. it4sport GmbH Seite 58 von 233

59 Abbildung 45: Gremium bearbeiten Mit Löschen (rotes X) kann ein Gremium bzw. eine Funktion wieder entfernt werden. Zusätzlich kann ein Gremium-Admin festgelegt werden. Hierzu wählt der Benutzer eine Person in der Personen-Suche aus, indem er zunächst auf Suchen (Lupen-Symbol) klickt und eine Person auswählt. Anschließend klickt er auf den Button Gremien Admin. 6.3 Ebenen-Übersicht Die Ebenen-Übersicht zeigt die unterschiedlichen Ebenen an, die es im Landesverband gibt. it4sport GmbH Seite 59 von 233

60 Abbildung 46: Ebenen-Übersicht it4sport GmbH Seite 60 von 233

61 7 VEREINSVERWALTUNG In der Vereinsverwaltung können verschiedene Daten der Vereine angesehen und gepflegt werden. Unter anderem die direkten Kontaktdaten, Bankverbindungen, etc., sowie auch Spielstätten oder Ehrungen. Die einzelnen Module werden im Folgenden beschrieben. Abbildung 47: Vereinsverwaltung 7.1 Vereine Im Modul Vereine können Vereine gesucht, neu angelegt, bearbeitet werden und einiges mehr. In der Vereins-Übersicht kann der Benutzer Vereine nach unterschiedlichen Suchkriterien anzeigen und filtern. Im Folgenden werden einige mögliche Prozesse beschrieben. Abbildung 48: Vereinssuche Verein neu anlegen und bearbeiten Durch Klick auf Neu (Plus-Symbol) kann ein neuer Verein angelegt werden. Durch Auswahl eines Vereins und Klick auf Bearbeiten (Stift-Symbol) oder durch Doppelklick auf einen it4sport GmbH Seite 61 von 233

62 Verein kann ein Verein bearbeitet werden. Vereine können von den Verbänden nicht gelöscht werden, um Dateninkonsistenz zu vermeiden. Der Benutzer gelangt daraufhin auf die Detailansicht eines Vereins. Abbildung 49: Verein Neu Anlegen Hier können allgemeine Daten des Vereins eingegeben werden, wie zum Beispiel Name, Ort, Bezirk, etc. Je nach Landesverband kann sich die Maske leicht unterscheiden Funktionen zuweisen und pflegen Navigieren Sie zuerst zu dem Tab Funktionen. it4sport GmbH Seite 62 von 233

63 Abbildung 50: Verein bearbeiten - Funktionen Durch Anklicken der Schaltfläche Funktion hinzufügen kann eine neue Funktionszuordnung hinzugefügt werden. Je nach Landesverband stehen verschiedene Funktionen zur Auswahl. Als Ebene wird immer Verein vorgegeben, da es sich um Funktionen auf Vereinsebene handelt. Der Benutzer wählt in der ausklappbaren Liste eine Funktion aus, anschließend kann er mittels der Schaltfläche Suche in der Personen-Suche eine Person auswählen und die Zusatzdaten angeben. Hinweis: Es stehen nur Personen zur Auswahl, die bereits eine Funktion in diesem Verein besitzen oder über die Vereinszugehörigkeit dem Verein zugeordnet wurden. Mit Klick auf den grünen Speichern-Button wird die Funktionszuordnung gespeichert. Mit dem Stift-Symbol kann eine Funktionszuordnung bearbeitet und mit dem roten X gelöscht werden. Durch Klick auf kann der Benutzer direkt in die Detail-Übersicht einer Person springen, um sich zum Beispiel seine Kontaktdaten anzusehen. Anschließend kann er durch Klick auf Zurück wieder in die Funktionen-Übersicht des Vereins springen Bankverbindungen hinterlegen und pflegen Im Tab Bankverbindungen können Kontodaten eines Vereins hinterlegt werden. Durch Klick auf Bankverbindung hinzufügen kann eine neue Bankverbindung hinterlegt werden. Der it4sport GmbH Seite 63 von 233

64 Benutzer gibt alle notwendigen Daten an und speichert die Angaben durch Klick auf den grünen Speichern-Button. Mit dem Stift-Symbol können die Angaben bearbeitet und mit dem roten X, die Bankverbindung gelöscht werden. Abbildung 51: Verein bearbeiten Bankverbindungen Kontoarten Zuordnung anlegen und bearbeiten Für einen Verein können unterschiedliche Konten hinterlegt werden. Konten können unterschiedlichen Verwendungszwecken zugeordnet werden, wie zum Beispiel die Beitragszahlung der Mitglieder oder die Gebühren für Startpässe, etc. Abbildung 52: Verein bearbeiten - Kontoarten Zuordnung it4sport GmbH Seite 64 von 233

65 Der Benutzer wählt zunächst eine Kontoart, anschließend eine Bankverbindung und gibt zuletzt an, ob der Bankeinzug von diesem Konto erteilt oder entzogen wurde. Mit Klick auf dem grünen Speichen-Button werden die Daten gespeichert. Durch Klick auf das Stift-Symbol können die Daten bearbeitet und mit dem roten X gelöscht werden Freistellungsbescheid Im Tab Freistellungsbescheid lassen sich zusätzliche Daten eines Vereins pflegen, wie zum Beispiel die Vereinsregisternummer. Durch Klick auf den Stift-Button lassen sich die Daten bearbeiten und mit dem grünen Speichern-Button speichern. Abbildung 53: Verein bearbeiten - Freistellungsbescheid Angebote hinterlegen Im Tab Angebote können Angebote oder auch angebotene Disziplinen eines Vereins gepflegt werden. Angebote oder Disziplinen sind In der linken Liste Alle Disziplinen, sind alle Disziplinen aufgelistet, die zur Auswahl stehen. In der rechten Liste Verein bietet an, werden alle Disziplinen aufgelistet, die ein Verein anbietet. it4sport GmbH Seite 65 von 233

66 Abbildung 54: Verein bearbeiten - Angebote Durch Klick auf das Stift-Symbol lassen sich Disziplinen zuweisen. Durch Klick auf den grünen Speichern-Button werden die zugewiesenen Disziplinen gespeichert. Durch Auswahl einer oder mehrerer Disziplinen in der linken Liste und Anklicken der Schaltfläche > lassen sich Disziplinen zuweisen. Durch Anklicken einer oder mehrerer Disziplinen in der rechten Liste und Anklicken der Schaltfläche < lassen sich Disziplinen entziehen Kontakte (=Wiedervorlagen) anlegen und bearbeiten Im Tab Kontakte befinden sich Wiedervorlagen oder Notizen zu Kontaktaufnahmen mit dem ausgewählten Verein. Der Benutzer kann diese sogenannten Kontakte hier pflegen. it4sport GmbH Seite 66 von 233

67 Abbildung 55: Verein bearbeiten - Kontakte Durch Klick auf Kontakt hinzufügen (Plus-Symbol) kann ein neuer Kontakt erstellt werden. Der Benutzer gibt die gewünschten Daten ein und speichert durch Klick auf den grünen Speichern-Button den Kontakt. Mit dem Stift-Symbol kann ein Kontakt bearbeitet und mit dem roten X gelöscht werden Dateien hinterlegen Zu einem Verein können Dateien hinterlegt werden. Durch Auswahl des Tabs Datei und Anklicken der Schaltfläche Datei hinzufügen (Plus-Symbol) kann eine Datei hochgeladen werden. Abbildung 56: Verein bearbeiten - Datei it4sport GmbH Seite 67 von 233

68 Nach Auswahl der Dateiart und einer Datei, kann der Benutzer die Datei durch Klick auf den grünen Speichern-Button speichern. Durch Klick auf das Stift-Symbol kann eine Datei bearbeitet und durch Klick auf das rote X gelöscht werden Gemeinschaften anlegen und pflegen Gemeinschaften oder auch Spielgemeinschaften sind ein Zusammenschluss verschiedener Vereine, die gemeinsam Teams stellen. Abhängig vom jeweiligen Landesverband stehen sie als eigener Tab in der Detailansicht eines Vereins zur Verfügung. Gemeinschaften Mitgliedsvereine pflegen: Die Anlage einer Gemeinschaft entspricht der Anlage eines Vereins. Durch Markieren der Check-Box Spielgemeinschaft, kann der Benutzer eine Gemeinschaft als solche markieren. Hinweis: Nach einer Änderung der Checkbox Spielgemeinschaft/Gemeinschaft sollte der Verein einmal gespeichert und die Detailansicht des Vereins neu geöffnet werden! Abbildung 57: Verein bearbeiten - Spielgemeinschaft it4sport GmbH Seite 68 von 233

69 Die Mitgliedsvereine einer Spielgemeinschaft können im Tab Spielgemeinschaft bzw. Gemeinschaft durch Anklicken der Schaltfläche Verein hinzufügen (Plus-Symbol) zur Gemeinschaft hinzugefügt werden. Abbildung 58: Verein bearbeiten Spielgemeinschaften Tab Der Benutzer wählt einen Verein aus, gibt ein Mitglied ab -Datum an und die Kategorien, in denen der Verein Spieler bereitstellt (männlich, weiblich, Erwachsene, Jugendliche). Mit dem grünen Speichern-Button können Änderungen gespeichert werden, mit dem Stift- Symbol bearbeitet und mit dem roten X gelöscht werden. Beim Löschen wird der Benutzer gefragt, ob der Eintrag in das Archiv übernommen werden soll. Falls ja, wird er dazu aufgefordert ein Mitglied bis -Datum anzugeben. Abbildung 59: Verein bearbeiten - Gemeinschaften Verein Löschen Vereine Mitgliedschaften in Gemeinschaft pflegen: it4sport GmbH Seite 69 von 233

70 Handelt es sich um einen Verein, dessen Mitgliedschaft in einer Gemeinschaft gepflegt werden soll, so kann der Benutzer im Tab Spielgemeinschaft bzw. Gemeinschaft durch Anklicken der Schaltfläche Gemeinschaft hinzufügen (Plus-Symbol) eine Gemeinschaft hinzufügen. Der Benutzer wählt eine Gemeinschaft aus, gibt ein Mitglied ab -Datum an und die Kategorien, in denen der Verein Spieler bereitstellt (männlich, weiblich, Erwachsene, Jugendliche) Gemeinschaft-Bestätigung drucken Gemeinschaften benötigen eine Genehmigung des Verbandes, um offiziell bei Wettkämpfen starten zu dürfen. In der Detailansicht einer Gemeinschaft kann eine solche Bestätigung für eine Gemeinschaft erstellt werden. Durch Klick auf Druck Gemeinschaft-Bestätigung wird die Bestätigung als PDF erstellt und zum Download bereitgestellt Vereins-Karteiblatt ausgeben Das Vereins-Karteiblatt bietet einen schnellen Überblick über die Daten eines Vereins. Neben Stammdaten wie Vereinsname, Ort, Bezirk, etc. bietet es einen Überblick über Kontodaten, Lizenzen und Pässe. Zusätzlich werden Funktionsinhaber aufgelistet, die im Verein, Funktionen innehaben, wie zum Beispiel Abteilungsleiter, Vorsitzende, etc. In der Vereins-Übersicht wählt der Benutzer einen Verein aus und kann dann durch Klick auf Vereins-Karteiblatt das Vereins-Karteiblatt als PDF herunterladen. Abbildung 60: Vereins-Karteiblatt herunterladen it4sport GmbH Seite 70 von 233

71 Vereinsmeldebogen Der Vereinsmeldebogen dient zur Bestätigung der vorhandenen Funktionsträger eines Vereines. Der Vereinsmeldebestand kann im Folgejahr wieder zurückgesetzt werden. Abbildung 61: Vereinsmeldebogen Bestand zurücksetzen Mit einem Klick auf den Button Vereinsmeldebogen zurücksetzen (Pfeil-Symbol) kann der Meldebestand zurückgesetzt werden. Im nächsten Fenster wird zur Sicherheit noch einmal nachgefragt, ob Sie den Bestand wirklich zurücksetzen möchten. Damit die Daten endgültig gelöscht werden, bestätigen Sie bitte mit einem Klick auf den Button Meldebestand zurücksetzen. Mit dem Drücken auf Abbrechen wird der Vorgang abgebrochen. 7.2 Listen Um einem Landesverband einen Überblick über seine Vereine zu liefern existiert das Modul Listen. Sei es bezüglich der Übersicht der Kontaktdaten aller Vereine, zur Erstellung von Etiketten zum Versand von Briefen oder zur automatischen Generierung eines Mailverteilers an bestimmte Funktionsinhaber, etc. Der Benutzer wählt im Modul Listen eine Vereinsfunktion aus, die in der auszugebenden Liste verwendet werden soll. Anschließend wählt der Benutzer eine Art der Liste aus, eine PDF Vereinsliste, eine Excel-Liste, etc. it4sport GmbH Seite 71 von 233

72 Die Ergebnisse können nach unterschiedlichen Kriterien gefiltert bzw. eingeschränkt werden. So kann sich der Benutzer zum Beispiel alle Mitglieds-Vereine ausgeben lassen oder nur ausgetretene Vereine, etc. Durch Klick auf Ausgabe wird die entsprechende Liste ausgegeben. Abbildung 62: Vereinsverwaltung Listen 7.3 Spielstätten Sinn und Zweck der Spielstättenverwaltung in Phoenix II ist es, Spielstätten einsehbar, verwaltbar und pflegbar zu machen. Mit diesem Modul sollen insbesondere das Erstellen und die Bearbeitung der Spielstätten möglich gemacht werden und die Zuordnung der Vereine, zu den jeweiligen Spielstätten ermöglicht werden. Beim Erstellen und Bearbeiten hat man die Möglichkeit die Spielstätte detailliert zu beschreiben. Neben den Anschrift- und Kontaktdaten, kann man unter anderem auch Art der Spielstätte und Bemerkungen angeben. So kann man z.b. angeben, welche Haftmittel erlaubt und welche nicht erlaubt sind. Durch die Zuordnung hat man nicht nur den Überblick darüber, wie viele Vereine die Halle/das Feld/o.a. nutzen, sondern auch wer es nutzt. it4sport GmbH Seite 72 von 233

73 Die Daten der Spielstätten werden auch für andere Module in Phoenix II bzw. auch in Informationsportalen benötigt, eine gute Pflege und Richtigkeit der Daten ist also wichtig. Deswegen haben wir die Eingabe und Pflege dieser Daten sehr einfach gestaltet. Dieses Dokument soll Sie bei der Einarbeitung und Verwendung der Spielstättenverwaltung in Phoenix II unterstützen. Im Folgenden werden die Arbeitsschritte beispielhaft erläutert So finden sie die Spielstättenverwaltung Melden Sie sich als GS-Admin in Phoenix II unter der Ihnen bekannten Webadresse Verbandskürzel.it4sport.de ein (also z.b. hvw.itsport.de, ssv.it4sport.de, etc.). Wenn Sie sich angemeldet haben, sollten Sie sich in der Rolle GS-Admin befinden. Dies sehen Sie oben rechts in der Auswahlliste. Abbildung 63: Rolle für die Spielstätten Befinden Sie sich also in der Rolle GS-Admin und klicken Sie dann auf den Reiter Vereine, so bekommen Sie verschiedene Menü Einträge angezeigt, darunter auch den Menü Eintrag Spielstätten. Abbildung 64: Die Menüpunkte um die Spielstätten aufzurufen Wenn Sie dann auf Spielstätten klicken, bekommen Sie die vorhandenen Spielstätten für ihren Verband angezeigt. Nun können sie entweder eine neue Spielstätte anlegen oder eine vorhandene bearbeiten. Bei der Bearbeitung haben Sie dann die Möglichkeit die Zuordnung der Vereine, zu den jeweiligen Spielstätten vorzunehmen. Wie das funktioniert, wird Ihnen im Folgenden näher erklärt. Lesen Sie dazu auch Vereinszuordnung. it4sport GmbH Seite 73 von 233

74 7.3.2 Spielstätte anlegen Abbildung 65: Neuanlage einer Spielstätte Wenn Sie eine neue Spielstätte anlegen wollen, dann drücken Sie auf den Button Neu (Plus-Symbol). Eine neue Seite mit Eingabefeldern erscheint. Abbildung 66: Eingabefelder bei Neuanlage einer Spielstätte Vergeben sie bis zu drei Namen für die Spielstätte und füllen Sie die Adressdaten aus. Die Externe Nr. oder auch Hallennummer soll nur ausgefüllt werden, wenn Sie als Verband diese nutzen. Wählen Sie dann das Gebiet aus, in dem sich die Spielstätte befindet (Als Gebiet wird z.b. Bodensee-Donau, Rems-Stuttgart usw. bezeichnet). it4sport GmbH Seite 74 von 233

75 In der Auswahlliste Kennzeichnung sollten Sie die Art der Spielstätte bestimmen (Das wären z.b. Beachfeld, Rasen usw.). Das zu der Kennzeichnung vorhandene Kürzel, wird automatisch eigetragen. Eine Telefonnummer kann auch angegeben werden. Die Pflichtfelder sind: Spielfeldname 1, Straße, PLZ, Ort, Gebiet, Kennzeichnung und die Externe Nr./Hallennummer, wenn Sie diese nutzen Vereinszuordnung Neuen Verein zuordnen Jeder Spielstätte kann man natürlich auch einen Verein zuweisen. Sinn dahinter ist: Man behält die Übersicht wer und wie viele Vereine die Spielstätte nutzen. Die Zuordnung geschieht im unteren Teil der Seite. Nun sollte der Button Verein hinzufügen (Plus-Symbol) zu sehen sein. Außerdem könnten schon Vereine zugeordnet sein. Diese sehen sie in der unteren Liste. Ein Beispiel mit einem schon eingetragenen Verein sehen sie in der nächsten Abbildung. Abbildung 67: Verein Zuordnungsmodul Um einen Verein hinzuzufügen, klicken Sie bitte auf den Button Verein hinzufügen (Plus- Symbol. Es erscheint ein neuer, leerer Listeneintrag, den Sie nun bearbeiten können. it4sport GmbH Seite 75 von 233

76 Abbildung 68: Ein neuer Verein kann angelegt werden Das Eingabefeld für den Vereinsname hilft Ihnen bei der Suche und schlägt Ihnen Namen vor. Suchen Sie also nach einem Verein mit dem Namen TSV XYZ, so reicht es wenn Sie TSV in das Feld eingeben und es erscheint eine Liste mit allen Vereinen, die die Zeichenfolge TSV beinhalten (also auch TSV XYZ). Sie können nun mit dem Mauszeiger einen dieser Vorschläge auswählen und das Feld ist fertig ausgefüllt. Hier ein Beispiel wie so eine Liste mit Namensvorschlägen aussehen könnte. Abbildung 69: Vereinsnamen eintragen Die Checkbox füllen Sie nur aus, wenn das Spielfeld eine Hauptspielstätte ist, also eine Sportstätte in der Regelbetrieb für diese Sportart betrieben wird. Jetzt können Sie den Verein über den grünen Speichern-Button im rechten Bereich speichern. it4sport GmbH Seite 76 von 233

77 Vereinszuordnung bearbeiten Um die Vereinszuordnung zu bearbeiten, drücken Sie aus das Stift-Symbol auf der rechten Seite. Abbildung 70: Symbol zum Bearbeiten einer Vereinszuordnung Sie können jetzt sowohl den Haken in die Checkbox setzen bzw. den Haken entfernen, als auch den Vereinsnamen ändern Vereinszuordnung löschen Um einen Verein komplett aus der Liste zu löschen, klicken sie auf das rote X. Abbildung 71: Symbol zum Löschen der Vereinszuordnung Sie werden gefragt, ob Sie wirklich löschen wollen. Bestätigen Sie also mit Ja. it4sport GmbH Seite 77 von 233

78 7.3.4 Spielstätte löschen Die Löschung einer Spielstätte ist ganz einfach. Wie beim Bearbeiten wählt man zuerst eine Spielstätte aus. Ist eine Spielstätte ausgewählt, so klickt man auf den roten Löschen-Button. Abbildung 72: Eine Spielstätte löschen Abbildung 73: Löschung bestätigen Beim letzten Schritt müssen Sie die Löschung nur noch bestätigen. it4sport GmbH Seite 78 von 233

79 8 KADERPFLEGE 8.1 Kader anlegen Melden Sie sich als Benutzer in Phoenix II unter der Ihnen bekannten Webadresse Verbandskürzel.it4sport.de ein (also z.b. hvw.itsport.de, ssv.it4sport.de, etc.). Wenn Sie sich als normaler Benutzer angemeldet haben, sollten Sie sich in der Rolle Personenaccount befinden. Dies sehen Sie oben rechts in der Auswahlliste. Sollten Sie weitere Rollen besitzen, so können Sie hier zwischen den verschiedenen Rollen wechseln. Um die Kaderverwaltung nutzen zu können, wechseln Sie bitte in die Rolle GS-Admin. Abbildung 74: Rolle GS-Admin Befinden Sie sich also in der Rolle GS-Admin und klicken Sie dann auf den Eintrag Kader, so bekommen Sie verschiedene Menüeinträge angezeigt, darunter auch den gleichnamigen Menüeintrag Kader. Abbildung 75: Kaderverwaltung Kader Wenn Sie dann auf Kader klicken, bekommen Sie eine Liste mit allen bisher angelegten Kadern. Sie können die Ergebnisse auch filtern. Dazu haben Sie die Möglichkeit, den Bereich, das Geschlecht oder die Saison einzugeben. Mit einem Klick auf den Button Suchen (Lupen-Symbol) bestätigen Sie die Filteroptionen und eine neue Suche mit Ihren Filteroptionen wird gestartet. it4sport GmbH Seite 79 von 233

80 Abbildung 76: Anzeige Kader Sie haben oberhalb der Liste drei Buttons zur Auswahl. Mit Neu (Plus-Symbol) legen Sie einen neuen Kader an. Mit einem Klick auf Bearbeiten (Stift-Symbol, optional auch einen Doppelklick auf den Kader Ihrer Wahl) wird der ausgewählte Kader für Sie zum Bearbeiten geöffnet. Der dritte Button, Löschen (rotes X), dient dazu einen Kader zu löschen. Bitte beachten Sie aber, um einen Kader löschen zu können müssen zuerst alle Kadersportler, die diesem Kader zu geordnet sind, gelöscht werden. Wenn Sie also nun auf den Button Neu (Plus-Symbol) drücken, befinden Sie sich in der Ansicht um einen neuen Kader zu erstellen - Kaderdaten. Abbildung 77: Kader Bearbeitungsmaske Das Feld Kader Bezeichnung gibt an, um was für einen Bereich es sich handelt. In dem Feld Saison geben Sie die Saison des anzulegenden Kaders an. Das Start und Enddatum der Saison wird dann Automatisch generiert. Weiterhin haben Sie die Möglichkeit, einen Jahrgang für die zugehörigen Kadersportler zu bestimmen. Zum Schluss können Sie noch eine Bemerkung anfügen. it4sport GmbH Seite 80 von 233

81 Um Ihre Eingabe nun zu bestätigen, drücken Sie auf den grünen Speichern-Button. Die eingegebenen Daten werden nun überprüft. Sind keine Eingabefehler vorhanden, wird der Kader gespeichert. Die Seite wird aktualisiert und es erscheint neben dem Punkt Kaderdaten, ein neuer Punkt Kaderathleten. Hier können Sie nun Athleten zu dem neu angelegten Kader hinzufügen. Lesen Sie dazu das Sportler zuweisen Kapitel. 8.2 Kader bearbeiten Um einen Kader zu bearbeiten, können Sie mit einem Doppelklick den Kader öffnen. Es öffnet sich die gleiche Bearbeitungsmaske wie bei der Neuanlage. Abbildung 78: Kader bearbeiten Der Unterschied liegt darin, dass die gespeicherten Informationen des Kaders zum Bearbeiten angezeigt werden. Sie können nun den Kader bearbeiten und dann wieder auf den grünen Speichern-Button drücken. it4sport GmbH Seite 81 von 233

82 Oder Sie brechen den Vorgang ab, indem Sie den Button Zurück (neben dem Speichern- Button) drücken. Dann werden die Änderungen nicht gespeichert und Sie gelangen wieder zurück zu der Übersicht. 8.3 Kader löschen Bevor Sie einen Kader löschen können, müssen Sie alle Sportler, die dem Kader zugeordnet sind, löschen. Sind keine Sportler mehr zugewiesen, wählen Sie einen Kader aus und drücken auf den Button Löschen (rotes X). Es wird noch einmal überprüft ob wirklich keine Sportler mehr zugeordnet sind. Danach müssen Sie den Löschvorgang bestätigen. 8.4 Sportler zuweisen Nachdem Sie nun erfolgreich einen Kader angelegt haben, können ihm noch Athleten zugeordnet werden. Ein Sportler wird nicht neu erstellt, sondern aus bereits bestehenden Mitgliedern ausgewählt. Nachdem Sie den zuvor angelegten Kader gespeichert haben, wird der Menüpunkt Kaderathleten im Bearbeitungsfenster erscheinen. Dort haben Sie nun die Möglichkeit einen Athleten hinzuzufügen, zu bearbeiten oder bereits bestehende Athleten wieder zu löschen. Abbildung 79: Kaderathleten Klicken Sie also auf den Button Athlet hinzufügen (Plus-Symbol). Es erscheint ein neues Feld, in dem Sie die gewünschte Person auswählen können. Bietet Ihr Verband die Verwaltung von Pässen, können Sie zunächst eine Person anhand von deren Passdaten it4sport GmbH Seite 82 von 233

83 suchen. Wird eine Person hier nicht gefunden oder Ihr Verband bietet diese Suche nicht an, dann können Sie die Passsuche deaktivieren (wenn Ihr Verband keine Passverwaltung anbietet, dann ist die Passsuche automatisch deaktiviert). Nachdem Sie Ihre Person gefunden haben, können Sie diese auswählen und mit einem Klick auf Auswählen bestätigen. Im nächsten Schritt drücken Sie den Bearbeitungs-Button rechts, mit dem Stift-Symbol. Abbildung 80: Kaderathlet Bearbeitungsmaske Nun wird die Bearbeitungsmaske des Kadersportlers geöffnet. Hier können Sie alle Daten des Sportlers bearbeiten. Nachdem Sie alle Felder ausgefüllt haben, sowie die Felder Personalbogen und Antidopingvereinbarung bestätigt haben, können Sie den Athleten anlegen, indem Sie auf den Speichern-Button drücken. Es wird überprüft ob Ihre Eingaben stimmen beziehungsweise die Pflichtfelder ausgefüllt wurden. Beim erfolgreichen Speichern gelangen Sie auf die Kaderbearbeitungsseite zurück. Wird ein Eingabefehler gefunden, so wird dieser angezeigt. Sie können auch innerhalb der Kaderverwaltung auf den Unterpunkt Sportler klicken. Dann gelangen Sie zur Übersichtsseite der Kadersportler. Auch hier haben Sie verschiedene Filtermöglichkeiten zur Auswahl. Unter anderem können Sie hier eine Person nach Namen, Verein oder des zugeordneten Kaders suchen. Außerdem befinden sich über der Liste mit den gefundenen Athleten wieder die drei Buttons Neu, Bearbeiten und Löschen. it4sport GmbH Seite 83 von 233

84 Abbildung 81: Anzeige Kadersportler Mit einem Klick auf Neu (Plus-Symbol) oder Bearbeiten (Stift-Symbol) gelangen Sie erneut auf die Seite, um einen Kader zu bearbeiten. Sie werden in den Kader geleitet, dem der ausgewählte Athlet zugeordnet ist. Drücken Sie auf Löschen (rotes X), so wird nach einer Bestätigung der ausgewählte Sportler gelöscht. Wie bereits erwähnt müssen zunächst alle Athleten eines Kaders entfernt werden, um diesen zu löschen. Abbildung 82: Kadersportler löschen 8.5 Kader Auswertungslisten Phoenix II bietet Ihnen die Möglichkeit eine Auswertungsliste zu erstellen. Dabei haben Sie auch hier mehrere Filteroptionen, mit denen Sie die Auswertungsliste nach Ihren Wünschen erstellen können. it4sport GmbH Seite 84 von 233

85 Abbildung 83: Kader Auswertungslisten Haben Sie Ihre Kriterien ausgewählt, können Sie mit dem Drücken auf den Button Ausagbe die Liste erstellen. Es wird ein PDF-Dokument erstellt und, je nach Browser und Einstellungen, Ihnen zum Herunterladen angeboten oder direkt heruntergeladen. Das Dokument enthält dann alle Athleten zu Ihren Filterkriterien, sowie dem aktuellen Datum. Die Athleten sind nach Kader, Saison und Name der Person geordnet. it4sport GmbH Seite 85 von 233

86 9 TERMINE Sinn und Zweck des Termine Moduls in Phoenix II ist es, Termine einsehbar, verwaltbar und pflegbar zu machen. Mit diesem Modul sollen insbesondere das Erstellen, die Bearbeitung und das Exportieren der Termine möglich gemacht werden. Durch die Termine hat man nicht nur den Überblick darüber, welche Termine demnächst anstehen, man hat auch eine Übersicht welche Termine verschoben oder abgesagt wurden. Dieses Dokument soll Sie bei der Einarbeitung und Verwendung des Termin Moduls in Phoenix II unterstützen. Im Folgenden werden die Arbeitsschritte beispielhaft erläutert. 9.1 Wo finde ich die Termine? Melden Sie sich unter der Ihnen bekannten Webadresse Verbandskürzel.it4sport.de an (also z.b. hvw.itsport.de, ssv.it4sport.de, etc.). Wenn Sie sich angemeldet haben, sollten Sie sich in der Rolle GS-Admin befinden. Dies sehen Sie oben rechts in der Auswahlliste. Befinden Sie sich in der Rolle GS-Admin, dann klicken Sie dann auf den Eintrag Termine. Abbildung 84: Der Menüpunkt Termine Wenn Sie dann auf Suchen klicken, bekommen Sie die vorhandenen Termine für Ihren Verband angezeigt. it4sport GmbH Seite 86 von 233

87 Abbildung 85: Vorhandene Termine Nun können sie entweder einen neuen Termin anlegen, einen vorhandenen Termin bearbeiten oder löschen. 9.2 Termin anlegen Abbildung 86: Termin erstellen Wenn Sie einen neuen Termin anlegen wollen, dann drücken Sie auf den Button Neu (Plus-Symbol). Eine neue Seite mit Eingabefeldern erscheint. it4sport GmbH Seite 87 von 233

88 Abbildung 87: Eingabefelder beim Erstellen eines Termins Wichtig ist, dass Sie alle Felder mit einem * ausfüllen. Das sind die Pflichtfelder. Bevor Sie nicht alle Pflichtfelder ausgefüllt haben, können Sie den Termin nicht speichern. 9.3 Termin bearbeiten Um einen Termin zu bearbeiten, navigieren Sie zum Termin Modul und klicken anschließend auf Suchen. Wählen Sie nun den Termin aus, den Sie bearbeiten möchten. Wenn Sie den Termin ausgewählt haben, klicken Sie auf den Button Bearbeiten (Stift- Symbol). it4sport GmbH Seite 88 von 233

89 Abbildung 88: Termin bearbeiten Sie sollten jetzt die Eingabemaske vor sich haben, in der Sie alle Felder bearbeiten können. Abbildung 89: Felder zum Bearbeiten Wenn Sie eine Termin Ausnahme ändern wollen, dann drücken Sie oben auf den Tab Ausnahmen. Ausnahmen können nur bei Wiederholungsterminen festgelegt werden. it4sport GmbH Seite 89 von 233

90 Abbildung 90: Termin Ausnahmen bearbeiten Dort können Sie mit einem Klick auf das Stift-Symbol die Ausnahme bearbeiten. Abbildung 91: Termin speichern it4sport GmbH Seite 90 von 233

91 Zum Speichern einfach den grünen Speichern-Button anklicken. Abbildung 92: Ausnahme speichern Um den kompletten Termin zu speichern, klicken Sie im Termin-Tab unten auf den Button Speichern. Abbildung 93: Termin speichern Wichtig ist, dass Sie alle Felder mit einem * ausfüllen. Das sind die Pflichtfelder. Bevor Sie nicht alle Pflichtfelder ausgefüllt haben, können Sie den Termin nicht speichern. it4sport GmbH Seite 91 von 233

92 9.4 Termin absagen Wenn ein Termin abgesagt werden soll, dann navigieren Sie zur Übersichtsseite oder klicken einfach auf den Eintrag Termine. Klicken Sie auf Suchen oder schränken Sie die Suche durch die verfügbaren Filterkriterien ein und suchen dann. Wählen Sie nun einen Termin aus der Liste aus und klicken auf den Button Termin absagen. Abbildung 94: Einen Termin absagen Der Termin sollte jetzt am Ende der Zeile ein Symbol anzeigen, welches auf eine Absage hinweist. Wenn man mit der Maus über dieses Symbol fährt erscheint ein Hinweistext. Abbildung 95: Hinweistext bei Absage Generell werden Absagen oder Termin Ausnahmen mit so einem Symbol gekennzeichnet. 9.5 Absage aufheben Um eine Absage aufzuheben, suchen Sie im Termin-Modul nach einem Termin der abgesagt wurde und wählen ihn aus. Wenn Sie den gewünschten Termin ausgewählt haben, klicken Sie auf den Button Absage aufheben. it4sport GmbH Seite 92 von 233

93 Abbildung 96: Absage aufheben Es sollte kein Absage-Symbol und kein Hinweistext, der auf eine Absage hinweist sichtbar sein. Die Absage wurde erfolgreich aufgehoben. 9.6 Termin löschen Die Löschung eines Termins ist ganz einfach. Wie beim Absagen wählt man zuerst einen Termin aus. Ist ein Termin ausgewählt, so klickt man auf den Button Löschen. Abbildung 97: Einen Termin löschen Als letztes müssen Sie die Löschung bestätigen. Abbildung 98: Löschung bestätigen Der Termin ist nun gelöscht! it4sport GmbH Seite 93 von 233

94 10 SEMINARE Sinn und Zweck des Seminare Moduls in Phoenix II ist es, Seminare und einsehbar, verwaltbar und pflegbar zu machen. Mit diesem Modul sollen insbesondere das Erstellen, die Bearbeitung und das Kopieren der Seminare möglich gemacht werden. Dieses Kapitel soll Sie bei der Einarbeitung und Verwendung des Seminare Moduls in Phoenix II unterstützen. Im Folgenden werden die Arbeitsschritte an den verschiedenen Modulen beispielhaft erläutert. Abbildung 99: Rolle für das Seminar Modul Die Voraussetzung um die Module sehen und benutzen zu können ist: Sie müssen sich in der Rolle GS-Admin befinden. Abbildung 100: Menüpunkt Seminare Dann klicken Sie bitte auf den Menüpunkt Seminare. Unter diesem Menüpunkt sind alle nötigen Module zu finden Seminare suchen Mit dem Suchen-Button wird nach allen vorhandenen Einträgen gesucht. Mit den Filteroptionen können Sie ihre Suche weiter eingrenzen. Die Pfeile nach rechts und links blättern eine Seite vor bzw. zurück. Die Anzahl der angezeigten Ergebnisse pro Seite können mit der Zahl zwischen den Pfeilen geändert werden. Standard ist hier immer 25 Ergebnisse pro Seite Neue Seminare anlegen it4sport GmbH Seite 94 von 233

95 Es gibt zwei verschiedene Wege ein Seminar anzulegen: 1. Ein vorhandenes Seminar kopieren 2. Ein komplett neues Seminar anlegen Ein vorhandenes Seminar zu kopieren empfiehlt sich, wenn ein ähnliches schon vorhanden ist. So erspart man sich einige Eingaben. Wenn man aber zu viel anpassen muss, dann ist es besser ein komplett neues, leeres Seminar zu erstellen und alle Daten individuell einzutragen Vorhandenes Seminar kopieren Abbildung 101: Seminar kopieren Um ein vorhandenes Seminar zu kopieren und somit ein neues Seminar zu erzeugen, wählen Sie zuerst ein bestehendes Seminar aus und klicken anschließend auf dem Löschen-Button). (neben it4sport GmbH Seite 95 von 233

96 Abbildung 102: Seminar - neue Seminar-Nr. eingeben Sie werden aufgefordert eine neue Seminar-Nr. einzugeben. Geben Sie also die Seminar-Nr. ein und klicken das blaue Kopieren-Symbol neben dem Eingabefeld. Das Seminar ist nun kopiert. Suchen Sie nun das Seminar mit der neu eingegebenen Seminar-Nr. raus und wählen es aus. Gehen Sie mit dem Bearbeiten-Button (Stift-Symbol) in die Bearbeitungsmaske und passen Sie das Seminar entsprechend an. Lesen Sie dazu das Kapitel Seminare bearbeiten Ein frisches Seminar erstellen Um einen komplett neues Seminar anzulegen, klicken Sie bitte auf das Plus-Symbol. Abbildung 103: Seminar - frisches Seminar erstellen it4sport GmbH Seite 96 von 233

97 Sie sehen nun die Bearbeitungsfelder, die Sie ausfüllen können Stammdaten Seminardaten Abbildung 104: Seminar Pflichtfelder Die rot markierten Felder sind die Pflichtfelder, die Sie mindestens ausfüllen müssen! it4sport GmbH Seite 97 von 233

98 Abbildung 105: Seminar - ausgefüllte Felder Hier sehen Sie ein Beispiel, wie ein ausgefülltes Seminar aussehen kann. it4sport GmbH Seite 98 von 233

99 Abbildung 106: Seminar - Erklärungstext beim Überfahren der Schrift Wenn Sie sich nicht sicher sind, was Sie in bestimmte Felder eintragen müssen, fahren Sie mit ihrer Maus über den Text neben dem Feld. Ein Hilfstext erscheint. Nun sollte klar werden, was man in das Feld schreiben muss Lizenzarten Abbildung 107: Seminar - Lizenzarten hinzufügen Um eine neue Lizenzart anzulegen, klicken Sie bitte auf das Plus-Symbol. it4sport GmbH Seite 99 von 233

100 Sie können in der ersten Auswahlliste die Lizenzart auswählen und weitere Haken setzen. Ist das Seminar eine Fortbildung, dann haken Sie das entsprechend an. Anzahl LE beschreibt die Anzahl der Lerneinheiten. Abbildung 108: Seminar - Lizenzarten speichern Mit dem grünen Speichern-Button wird der Eintrag gespeichert Kosten Abbildung 109: Seminar - Kosten hinzufügen Um einen neue Kosteneintrag anzulegen, klicken Sie bitte auf das Plus-Symbol. it4sport GmbH Seite 100 von 233

101 Abbildung 110: Seminar - Kosten speichern Füllen Sie alle Felder aus und speichern mit dem grünen Button alles ab. Mit dem Plus-Symbol können weitere Einträge erzeugt werden Seminar-Informationen Abbildung 111: Seminar hinzufügen/speichern Um neue Seminar-Informationen anzulegen, klicken Sie bitte auf das Plus-Symbol. Der leere Eintrag sollte nun mit Ihren Daten befüllt werden. In der ersten Auswahlliste können Sie die Art der Info festlegen z.b. Anreise oder Absagen usw. it4sport GmbH Seite 101 von 233

102 Schreiben Sie in das große Textfeld die Seminar-Information oder behalten Sie die vorgeschlagene bei. Es ist nicht überall eine Vorlage hinterlegt. Um einen Platzhalter einzufügen, wählen Sie aus der 2. Auswahlliste einen aus. Um das Ergebnis des kompletten Textes nochmal zu überprüfen, klicken Sie auf den Button Vorschau. Wenn Sie zufrieden mit dem Text sind, dann speichern Sie alles mit dem grünen Speichern- Button ab. Abbildung 112: Seminar - Informationen Anordnung Mit den Auf und Ab Pfeilen können Sie die Reihenfolge ändern. Fügen Sie mit dem Plus-Button weitere Einträge hinzu, bis Sie alle Informationen erfasst haben. it4sport GmbH Seite 102 von 233

103 Abbildung 113: Seminar- Informationen löschen Um Seminar-Informationen zu löschen, klicken Sie auf den roten Löschen-Button Noten des Seminars Abbildung 114: Seminar - Noten des Seminars Um eine neue Note anzulegen, klicken Sie bitte auf das Plus-Symbol. Geben Sie dann die Werte an und speichern Sie den Eintrag mit dem grünen Speichern- Button. it4sport GmbH Seite 103 von 233

104 Abbildung 115: Seminar - Noten des Seminars Wenn Sie Einträge bearbeiten möchten, dann können Sie mit dem Bearbeiten-Button (Stift- Symbol) diesen bearbeiten und mit dem grünen Speichern-Button wieder abspeichern Seminar-Mappen Abbildung 116: Seminar - Seminar Mappen Um einen neue Seminar-Mappe anzulegen, klicken Sie bitte auf das Plus-Symbol. Beachten Sie, dass in der oberen Dropdown der Typ angegeben ist, für wen Sie die Mappe erstellen. Füllen Sie die Felder und speichern alles mit dem grünen Speichern-Button. it4sport GmbH Seite 104 von 233

105 Download Abbildung 117: Seminar - Download Um einen neuen Download anzulegen, klicken Sie bitte auf das Plus-Symbol. Wählen Sie nun Ihre Datei aus und fügen eine passende Bemerkung hinzu. Mit dem grünen Speichern-Button können Sie den angelegten Download speichern Vortrag/Referent Abbildung 118: Seminar - Vortrag + Referent hinzufügen Um einen neue Vortrag und passenden Referenten anzulegen, klicken Sie bitte auf das Plus- Symbol. Wählen Sie nun einen der Vorträge und wählen den gewünschten Referenten für den Vortrag. Den Eintrag können Sie mit dem grünen Speichern-Button speichern. it4sport GmbH Seite 105 von 233

106 Anmeldungen Abbildung 119: Seminar Anmeldungen In der Anmeldungen Ansicht stehen folgende Tabs zur Verfügung: Anmeldungen, Warteliste/Abgesagt VB, Abmeldungen, Zahlungen, Online, Teilgenommen/Bestanden, Lizenz erstellen und Lizenz verlängern Anmeldungen Abbildung 120: Seminar - Anmeldungen hinzufügen Im ersten Tab - Anmeldungen werden bis auf Anmeldung, die in der Warteliste landen alle Anmeldungen angezeigt und gepflegt. Um eine neue Anmeldung anzulegen, klicken Sie bitte auf das Plus-Symbol. it4sport GmbH Seite 106 von 233

107 Abbildung 121: Seminar - Teilnehmer suchen Suchen Sie nun nach der gewünschten Person. Dazu einfach den Nachname und Vorname eingeben. Ihnen wird eine Liste mit Personen vorgeschlagen. Falls keine Person gefunden wird oder die Person nicht im System registriert ist, dann lesen Sie bitte ab Abbildung: Seminar neue Person anlegen. Es ist die gleiche Maske mit dem Teilnehmer suchen -Feld. Wählen Sie eine Person aus den Vorschlägen aus und klicken dann auf den grünen Person zuweisen -Button. Nachdem Sie den Person zuweisen -Button geklickt haben, werden Sie zu der Seminarteilnehmer Bearbeitungsmaske weitergeleitet. it4sport GmbH Seite 107 von 233

108 Abbildung 122: Seminar - Teilnehmerdaten bearbeiten Hier können personbezogene und seminarbezogene Daten eingegeben werden. Abbildung 123: Seminar - Teilnehmer zuweisen Befüllen Sie die Felder mit den Personendaten, die Sie kennen. it4sport GmbH Seite 108 von 233

109 Abbildung 124: Seminar - Anmeldedetails festlegen Im Tab Anmeldedetails können Sie verschiedene Angaben zu einer Anmeldung machen. Füllen Sie die Felder, die auf den Teilnehmer zutreffen aus. Wenn Sie mit den Eingaben einverstanden sind, können Sie die Daten abspeichern oder im nächsten Tab weitermachen und erst später speichern. Die Daten gehen bei einem Wechsel der gelben Reiter nicht verloren. Kommen wir nun zum Reiter Bezahlung. Abbildung 125: Seminar - Bezahlungen pflegen Hier kann angegeben werden, wie die hinterlegten Kosten gezahlt werden. it4sport GmbH Seite 109 von 233

110 Wählen Sie einen entsprechenden Kostensatz und wählen rechts eine Konto bzw. eine Überweisung aus. Mit dem Plus neben der Auswahlliste können Sie den Gesamtbetrag erhöhen. Der offene, zu zahlende Betrag ist bis zur Zahlung der Gesamtbetrag. Wenn der Betrag als bezahlt verbucht wird, dann setzt sich der Betrag offen zurück. Der Bezahlt gesamt Betrag erhöht sich dem entsprechend. Abbildung 126: Seminar Lizenzen Im Tab Lizenzen werden die Lizenzen des Seminars angezeigt. Man erfährt hier die Anzahl der Lerneinheiten und ob diese übertragen werden. Außerdem kann man aus dem Screenshot lesen, dass keine Prüfung stattfindet und es eine Fortbildung ist. In diesem Tab kann nicht bearbeitet werden. Abbildung 127: Seminar - Zulassungsvoraussetzung bearbeiten it4sport GmbH Seite 110 von 233

111 Um die Zulassungsvoraussetzung zu bearbeiten, müssen Sie zuerst die Felder freigeben. Das machen Sie, indem Sie das Stift-Symbol neben der Voraussetzung anklicken. Abbildung 128: Seminar - Zulassungsvoraussetzung Hinweis Auf der linken Seite können Sie mit der Maus über das Symbol fahren um einen Hinweis anzuzeigen. Abbildung 129: Seminar - Zulassungsvoraussetzung speichern Falls der Teilnehmer die Voraussetzung erfüllt hat, in diesem Fall einen Nachweis erbracht hat, kann man die Eingereicht Checkbox anhaken und das Einreichdatum angeben. Eine Bemerkung kann auch hinzugefügt werden. Mit dem grünen Speichern-Button können Sie die Zulassungsvoraussetzung speichern. it4sport GmbH Seite 111 von 233

112 Abbildung 130: Seminar - Mail senden Im Tab Mail können Sie eine Mail an den Teilnehmer senden. Die Daten des Teilnehmers werden direkt in der Mail zusammengefasst. Sie können dann die Mail weiter anpassen und fehlende Informationen ergänzen. Mit einem Klick auf das Brief-Symbol versenden Sie die Mail Warteliste/Abgesagt VB Abbildung 131: Seminar - Warteliste/Abgesagt VB Eintrag hinzufügen Um einen neuen Warteliste/Abgesagt VB Eintrag anzulegen, klicken Sie bitte auf das Plus- Symbol. it4sport GmbH Seite 112 von 233

113 Wie bei den Anmeldungen muss hier auch eine Person ausgewählt werden. Abbildung 132: Seminar - Teilnehmer suchen Suchen Sie nun nach der gewünschten Person. Dazu einfach den Nachname und Vorname eingeben. Ihnen wird eine Liste mit Personen vorgeschlagen. Falls keine Person gefunden wird oder die Person nicht im System registriert ist, dann lesen Sie bitte ab Abbildung: Seminar neue Person anlegen. Es ist die gleiche Maske mit dem Teilnehmer suchen Feld. it4sport GmbH Seite 113 von 233

114 Wählen Sie eine Person aus den Vorschlägen aus und klicken dann auf den grünen Person zuweisen -Button. Nachdem Sie den Person zuweisen -Button geklickt haben, werden Sie zu der Seminarteilnehmer Bearbeitungsmaske weitergeleitet. Abbildung 133: Seminar - Teilnehmerdaten bearbeiten it4sport GmbH Seite 114 von 233

115 Hier können personbezogene und seminarbezogene Daten eingegeben werden. Abbildung 134: Seminar - Teilnehmer zuweisen Befüllen Sie die Felder mit den Personendaten, die Sie kennen. Abbildung 135: Seminar - Anmeldedetails festlegen Im Tab Anmeldedetails können Sie verschiedene Angaben zu einer Anmeldung machen. Füllen Sie die Felder, die auf den Teilnehmer zutreffen aus. it4sport GmbH Seite 115 von 233

116 Wenn Sie mit den Eingaben einverstanden sind, können Sie die Daten abspeichern oder im nächsten Tab weitermachen und erst später speichern. Die Daten gehen bei einem Wechsel der gelben Reiter nicht verloren. Kommen wir nun zum Reiter Bezahlung. Abbildung 136: Seminar - Bezahlungen pflegen Hier kann angegeben werden, wie die hinterlegten Kosten gezahlt werden. Wählen Sie einen entsprechenden Kostensatz und wählen rechts eine Konto bzw. eine Überweisung aus. Mit dem Plus neben der Auswahlliste können Sie den Gesamtbetrag erhöhen. Der offene, zu zahlende Betrag ist bis zur Zahlung der Gesamtbetrag. Wenn der Betrag als bezahlt verbucht wird, dann setzt sich der Betrag offen zurück. Der Bezahlt gesamt Betrag erhöht sich dem entsprechend. it4sport GmbH Seite 116 von 233

117 Abbildung 137: Seminar Lizenzen Im Tab Lizenzen werden die Lizenzen des Seminars angezeigt. Man erfährt hier die Anzahl der Lerneinheiten und ob diese übertragen werden. Außerdem kann man aus dem Screenshot lesen, dass keine Prüfung stattfindet und es eine Fortbildung ist. In diesem Tab kann nicht bearbeitet werden. Abbildung 138: Seminar - Zulassungsvoraussetzung bearbeiten Um die Zulassungsvoraussetzung zu bearbeiten, müssen Sie zuerst die Felder freigeben. Das machen Sie, indem Sie das Stift-Symbol neben der Voraussetzung anklicken. it4sport GmbH Seite 117 von 233

118 Abbildung 139: Seminar - Zulassungsvoraussetzung Hinweis Auf der linken Seite können Sie mit der Maus über das Symbol fahren um einen Hinweis anzuzeigen. Abbildung 140: Seminar - Zulassungsvoraussetzung speichern Falls der Teilnehmer die Voraussetzung erfüllt hat, in diesem Fall einen Nachweis erbracht hat, kann man die Eingereicht Checkbox anhaken und das Einreichdatum angeben. Eine Bemerkung kann auch hinzugefügt werden. Mit dem grünen Speichern-Button können Sie die Zulassungsvoraussetzung speichern. it4sport GmbH Seite 118 von 233

119 Abbildung 141: Seminar - Mail senden Im Tab Mail können Sie eine Mail an den Teilnehmer senden. Die Daten des Teilnehmers werden direkt in der Mail zusammengefasst. Sie können dann die Mail weiter anpassen und fehlende Informationen ergänzen. Mit einem Klick auf das Brief-Symbol versenden Sie die Mail Abmeldungen Abbildung 142: Seminar Abmeldungen Im Tab Abmeldungen sehen Sie die bis jetzt eingetragenen Abmeldungen. it4sport GmbH Seite 119 von 233

120 Abbildung 143: Seminar Person abmelden Abmeldungen können im Tab Anmeldungen und aus der Warteliste gesetzt werden. Hier am Beispiel der Warteliste gezeigt: Dabei müssen Sie zuerst einen Eintrag bearbeiten (mit dem Stift-Symbol). Abbildung 144: Seminar Abmeldedatum setzen Wenn die Felder nun bearbeitbar sind, müssen Sie im Feld Abmeldungen ihr Datum auswählen. Mit dem grünen Speichern-Button können Sie den Eintrag wieder speichern. it4sport GmbH Seite 120 von 233

121 Er sollte nun im Tab Abmeldungen zu sehen sein. Um einen Eintrag zu entfernen, können Sie mit dem Stift-Symbol den gewünschten Eintrag bearbeiten. Abbildung 145: Abmeldungen bearbeiten Anschließend können Sie den Eintrag mit der Checkbox Warteliste wieder zur Warteliste hinzufügen. Abbildung 146: Seminar - Abmeldungen speichern Sie können ihn auch wieder zur Anmeldeliste hinzufügen. Dazu müssen Sie einfach das Datum in das Anmeldefeld eintragen und den Eintrag mit dem grünen Speichern-Button speichern Zahlung Im Tab Zahlungen sehen Sie die bereits getätigten Zahlungen zu diesem Seminar. it4sport GmbH Seite 121 von 233

122 Abbildung 147: Seminar Zahlungen Mit dem Stift-Symbol bearbeiten Sie den ausgewählten Eintrag. Anschließend können Sie eine Bemerkung einfügen und diese mit dem grünen Speichern-Button speichern. Abbildung 148: Seminar - Zahlungsbemerkung speichern it4sport GmbH Seite 122 von 233

123 Online Abbildung 149: Seminar - Online Anmeldungen Im Tab Online werden alle Online Anmeldungen angezeigt. Diese können übernommen werden um sie zu den Anmeldungen zu verschieben. Dabei ist der Status zu beachten. Eine vom Verein nicht freigegebene Online Anmeldung muss erst freigegeben werden. Dies kann ein Vereinsadmin im Vereinsaccount Seminar Modul machen. Lesen Sie dazu den Leitfaden für Vereine. Abbildung 150: Seminar - Alle Anmeldungen übernehmen it4sport GmbH Seite 123 von 233

124 Um nun die Anmeldung zu übernehmen, können Sie alle Online Anmeldungen auf einmal übernehmen. Dazu müssen Sie oben, links den Button Alle anklicken und die Online Anmeldungen werden übernommen. Abbildung 151: Seminar - Anmeldung übernehmen Wenn Sie nur einzelne Online Anmeldungen übernehmen wollen, dann klicken Sie rechts neben dem Eintrag auf den Pfeil-Button. In diesem Beispiel wurde die Vereinsfreigabe an Mustermann, Max schon verteilt. Falls die Anmeldeliste schon voll ist, werden die Anmeldungen auf die Warteliste gesetzt. Mit dem Button zur Person holen., können Sie sich nochmal Informationen zur Person Teilgenommen/Bestanden In diesem Tab werden alle Seminaranmeldungen gelistet. Sie müssen nur noch angeben, ob die Person auch wirklich teilgenommen hat und ob das Seminar bestanden wurde. it4sport GmbH Seite 124 von 233

125 Abbildung 152: Seminar - Teilgenommen/Bestanden Dazu müssen Sie die Felder mit dem Stift-Symbol freigeben. Abbildung 153: Seminar - Einträge speichern Setzen Sie nun Ihre Haken und speichern alles mit dem grünen Speichern-Button. it4sport GmbH Seite 125 von 233

126 Abbildung 154: Seminar teilgenommen und bestanden setzen Alternativ können Sie den grünen Haken in der oberen, linken Ecke anklicken und somit alle Einträge mit teilgenommen und bestanden markieren. Abbildung 155: Seminar - Ausführung bestätigen Bestätigen Sie mit Ok! Abbildung 156: Seminar - Alle haben teilgenommen und bestanden it4sport GmbH Seite 126 von 233

127 Nun sollten alle Einträge beide Haken gesetzt haben Lizenzen erstellen Im Tab Lizenz erstellen kann man die aus den Stammdaten hinterlegten Lizenzen zuweisen. Abbildung 157: Seminar - Lizenzen prüfen Mit dem Button Prüfen wird geprüft, welche Lizenzen zu wem zugeordnet werden können. Abbildung 158: Lizenzen eintragen Wenn Personen mit grünem Status vorgeschlagen werden, können Sie mit dem Button Lizenzen eintragen die Lizenzen an diese Personen vergeben. it4sport GmbH Seite 127 von 233

128 Falls der Status auf rot steht, können die Lizenzen für diese Person nicht zugewiesen werden Lizenzen verlängern Im Tab Lizenzen verlängern kann man die vorhandenen Lizenzen der Personen verlängern. Abbildung 159: Seminar - Lizenz verlängern Mit dem Prüfen-Button kann geprüft werden, welche Lizenzen verlängert werden können. Abbildung 160: Lizenz verlängern it4sport GmbH Seite 128 von 233

129 Wenn dann Personen mit grünem Status vorhanden sind, können Sie den Lizenzen verlängern Button klicken. Danach sollten alle Lizenzen verlängert sein Kommunikation Bei der Kommunikation gibt es drei Tabs: Teilnehmer Listen, Seminar Mappe und Serien Mails/Etiketten Teilnehmer Listen Abbildung 161: Seminar - Teilnehmer Listen Im Tab Teilnehmer Listen hat man zahlreiche Auswahlmöglichkeiten zur Verfügung um eine Liste auszugeben. Wählen Sie also die gewünschten Felder aus und klicken Sie auf Ausgabe. Die Liste wird individuell nach Ihren Angaben ausgegeben. it4sport GmbH Seite 129 von 233

130 Seminar Mappe Abbildung 162: Seminar Kommunikation - Versand prüfen Im nächsten Tab Seminar Mappe können Sie Seminar Mappen an Teilnehmer, Referenten oder Seminarleiter verschicken. Geben Sie in der Text Box Ihren gewünschten Text an und wählen Sie links, an wen versendet werden soll. Klicken Sie anschließend auf Versand prüfen. it4sport GmbH Seite 130 von 233

131 Abbildung 163: Seminar - Seminarmappe versenden Nach der Prüfung können mehrere Meldungen angezeigt werden. Zuerst wird geprüft, ob Personen keine hinterlegt haben. Falls dies der Fall ist, wird dies als Meldung ausgegeben. Außerdem wird ihnen mitgeteilt, wie viele Mappen versendet werden und an wie viele Personen mit -Adresse diese Mappe(n) gehen. Wenn Sie sich sicher sind, dass Sie die Unterlagen verschicken wollen, dann klicken Sie auf den Seminarmappe versenden -Button. Abbildung 164: Seminar - Hinweis + Versandbestätigung Es werden weitere Meldungen angezeigt. In der ersten steht, welche Personen keine erhalten haben. In der 2. Meldung sollte stehen, dass der Versand erfolgreich verlaufen ist. it4sport GmbH Seite 131 von 233

132 Serien Mails/Etiketten Abbildung 165: Seminar - Serien Mails /Etiketten Im Tab Serien Mails/Etiketten können Serien Mails und Etiketten erstellt werden. Sie können hier mehrere Filter setzen und für Etiketten, weitere Ausgabe Einstellungen vornehmen. Mit dem Button Ausgabe können Sie die Etiketten/Serien Mails ausgeben. it4sport GmbH Seite 132 von 233

133 Teilnehmer kopieren Abbildung 166: Seminar Prüfen ob Teilnehmer vorhanden sind Um Teilnehmer zu kopieren, wählen Sie zuerst eine Funktionsart/Bereich aus. Wählen Sie im zweiten Schritt den Verein/Schnellverteiler/Gremium/. aus und klicken anschließend auf den Prüfen-Button. Abbildung 167: Seminar Teilnehmer kopieren it4sport GmbH Seite 133 von 233

134 Eine Meldung sollte erscheinen. Wenn keine Personen gefunden werden, können Sie auch keine kopieren. In diesem Beispiel wurden 9 Personen gefunden, die den Kriterien entsprechen. Abbildung 168: Seminar - Teilnehmer erfolgreich kopiert Sie erhalten eine Meldung, wenn die Teilnehmer erfolgreich kopiert wurden. Abbildung 169: Seminar - kopierte Personen sind nun eingetragen Die Personen sind nun im Tab Anmeldungen eingetragen Seminare bearbeiten it4sport GmbH Seite 134 von 233

135 Um ein Seminar zu bearbeiten, müssen Sie zuerst das Seminar auswählen. Klicken Sie dann auf das Stift-Symbol. Alternativ kommen Sie auch mit einem Doppelklick auf den Eintrag in die Bearbeitungsmaske Stammdaten bearbeiten Seminardaten Abbildung 170: Seminar - ausgefüllte Felder Hier sehen Sie ein Beispiel, wie ein vorhandenes Seminar aussehen kann. Die rot markierten Felder sind die Pflichtfelder, die Sie nicht leer lassen dürfen! it4sport GmbH Seite 135 von 233

136 Abbildung 171: Seminar - Erklärungstext beim Überfahren der Schrift Wenn Sie sich nicht sicher sind, was Sie in bestimmte Felder eintragen müssen, fahren Sie mit ihrer Maus über den Text neben dem Feld. Ein Hilfstext erscheint. Nun sollte klar werden, was man in das Feld schreiben muss Lizenzarten Abbildung 172: Seminar - Lizenzarten hinzufügen Um eine neue Lizenzart anzulegen, klicken Sie bitte auf das Plus-Symbol. it4sport GmbH Seite 136 von 233

137 Sie können in der ersten Auswahlliste die Lizenzart auswählen und weitere Haken setzen. Ist das Seminar eine Fortbildung, dann haken Sie das entsprechend an. Anzahl LE beschreibt die Anzahl der Lerneinheiten. Abbildung 173: Seminar - Lizenzarten speichern Mit dem grünen Speichern-Button wird der Eintrag gespeichert. Falls schon Einträge vorhanden sind können Sie mit dem Stift-Symbol ein Eintrag bearbeiten und mit dem grünen Speichern-Button wieder speichern Kosten Abbildung 174: Seminar - Kosten hinzufügen Um einen neue Kosteneintrag anzulegen, klicken Sie bitte auf das Plus-Symbol. it4sport GmbH Seite 137 von 233

138 Abbildung 175: Seminar - Kosten speichern Füllen Sie alle Felder aus und speichern mit dem grünen Button alles ab. Mit dem Plus-Symbol können weitere Einträge erzeugt werden. Wenn schon Einträge vorhanden sind, dann können Sie mit dem Bearbeiten-Button (Stift- Symbol) diesen bearbeiten und mit dem grünen Speichern-Button wieder abspeichern Seminar-Informationen Abbildung 176: Seminar hinzufügen/speichern Um neue Seminar-Informationen anzulegen, klicken Sie bitte auf das Plus-Symbol. Der leere Eintrag sollte nun mit Ihren Daten befüllt werden. In der ersten Auswahlliste können Sie die Art der Info festlegen z.b. Anreise oder Absagen usw. it4sport GmbH Seite 138 von 233

139 Schreiben Sie in das große Textfeld die Seminar-Information oder behalten Sie die vorgeschlagene bei. Es ist nicht überall eine Vorlage hinterlegt. Um einen Platzhalter einzufügen, wählen Sie aus der 2. Auswahlliste einen aus. Um das Ergebnis des kompletten Textes nochmal zu überprüfen, klicken Sie auf den Button Vorschau. Wenn Sie zufrieden mit dem Text sind, dann speichern Sie alles mit dem grünen Speichern- Button ab. Abbildung 177: Seminar - Informationen Anordnung Mit den Auf und Ab Pfeilen können Sie die Reihenfolge ändern. Fügen Sie mit dem Plus-Button weitere Einträge hinzu, bis Sie alle Informationen erfasst haben. Wenn Sie Einträge bearbeiten möchten, dann können Sie mit dem Bearbeiten-Button (Stift- Symbol) diesen bearbeiten und mit dem grünen Speichern-Button wieder abspeichern. it4sport GmbH Seite 139 von 233

140 Abbildung 178: Seminar- Informationen löschen Um Seminar-Informationen zu löschen, klicken Sie auf den roten Löschen-Button Noten des Seminars Abbildung 179: Seminar - Noten des Seminars Um eine neue Note anzulegen, klicken Sie bitte auf das Plus-Symbol. Geben Sie dann die Werte an und speichern Sie den Eintrag mit dem grünen Speichern- Button. it4sport GmbH Seite 140 von 233

141 Abbildung 180: Seminar - Noten des Seminars Wenn Sie Einträge bearbeiten möchten, dann können Sie mit dem Bearbeiten-Button (Stift- Symbol) diesen bearbeiten und mit dem grünen Speichern-Button wieder abspeichern Seminar-Mappen Abbildung 181: Seminar - Seminar Mappen Um einen neue Seminar-Mappe anzulegen, klicken Sie bitte auf das Plus-Symbol. Beachten Sie, dass in der oberen Dropdown der Typ angegeben ist, für wen Sie die Mappe erstellen. Füllen Sie die Felder und speichern alles mit dem grünen Speichern-Button. Wenn Sie Einträge bearbeiten möchten, dann können Sie mit dem Bearbeiten-Button (Stift- Symbol) diesen bearbeiten und mit dem grünen Speichern-Button wieder abspeichern. it4sport GmbH Seite 141 von 233

142 Download Abbildung 182: Seminar - Download Um einen neuen Download anzulegen, klicken Sie bitte auf das Plus-Symbol. Wählen Sie nun Ihre Datei aus und fügen eine passende Bemerkung hinzu. Mit dem grünen Speichern-Button können Sie den angelegten Download speichern. Wenn Sie Einträge bearbeiten möchten, dann können Sie mit dem Bearbeiten-Button (Stift- Symbol) diesen bearbeiten und mit dem grünen Speichern-Button wieder abspeichern Vortrag/Referent Abbildung 183: Seminar - Vortrag + Referent hinzufügen Um einen neue Vortrag und passenden Referenten anzulegen, klicken Sie bitte auf das Plus- Symbol. Wählen Sie nun einen der Vorträge und wählen den gewünschten Referenten für den Vortrag. it4sport GmbH Seite 142 von 233

143 Den Eintrag können Sie mit dem grünen Speichern-Button speichern. Wenn Sie Einträge bearbeiten möchten, dann können Sie mit dem Bearbeiten-Button (Stift- Symbol) diesen bearbeiten und mit dem grünen Speichern-Button wieder abspeichern Anmeldungen bearbeiten Abbildung 184: Seminar Anmeldungen In der Anmeldungen Ansicht stehen folgende Tabs zur Verfügung: Anmeldungen, Warteliste/Abgesagt VB, Abmeldungen, Zahlungen, Online, Teilgenommen/Bestanden, Lizenz erstellen und Lizenz verlängern Anmeldungen Abbildung 185: Seminar - Anmeldungen hinzufügen Im ersten Tab - Anmeldungen werden bis auf Anmeldung, die in der Warteliste landen alle Anmeldungen angezeigt und gepflegt. Um eine neue Anmeldung anzulegen, klicken Sie bitte auf das Plus-Symbol. it4sport GmbH Seite 143 von 233

144 Abbildung 186: Seminar - Teilnehmer suchen Suchen Sie nun nach der gewünschten Person. Dazu einfach den Nachname und Vorname eingeben. Ihnen wird eine Liste mit Personen vorgeschlagen. Falls keine Person gefunden wird oder die Person nicht im System registriert ist, dann lesen Sie bitte ab Abbildung: Seminar neue Person anlegen. Es ist die gleiche Maske mit dem Teilnehmer suchen -Feld. Wählen Sie eine Person aus den Vorschlägen aus und klicken dann auf den grünen Person zuweisen -Button. Nachdem Sie den Person zuweisen -Button geklickt haben, werden Sie zu der Seminarteilnehmer Bearbeitungsmaske weitergeleitet. it4sport GmbH Seite 144 von 233

145 Abbildung 187: Seminar - Teilnehmerdaten bearbeiten Hier können personbezogene und seminarbezogene Daten eingegeben werden. Abbildung 188: Seminar - Teilnehmer zuweisen Befüllen Sie die Felder mit den Personendaten die Sie kennen. it4sport GmbH Seite 145 von 233

146 Abbildung 189: Seminar - Anmeldedetails festlegen Im Tab Anmeldedetails können Sie verschiedene Angaben zu einer Anmeldung machen. Füllen Sie die Felder, die auf den Teilnehmer zutreffen aus. Wenn Sie mit den Eingaben einverstanden sind, können Sie die Daten abspeichern oder im nächsten Tab weitermachen und erst später speichern. Die Daten gehen bei einem Wechsel der gelben Reiter nicht verloren. Kommen wir nun zum Reiter Bezahlung. Abbildung 190: Seminar - Bezahlungen pflegen Hier kann angegeben werden, wie die hinterlegten Kosten gezahlt werden. it4sport GmbH Seite 146 von 233

147 Wählen Sie einen entsprechenden Kostensatz und wählen rechts eine Konto bzw. eine Überweisung aus. Mit dem Plus neben der Auswahlliste können Sie den Gesamtbetrag erhöhen. Der offene, zu zahlende Betrag ist bis zur Zahlung der Gesamtbetrag. Wenn der Betrag als bezahlt verbucht wird, dann setzt sich der Betrag offen zurück. Der Bezahlt gesamt Betrag erhöht sich dem entsprechend. Abbildung 191: Seminar Lizenzen Im Tab Lizenzen werden die Lizenzen des Seminars angezeigt. Man erfährt hier die Anzahl der Lerneinheiten und ob diese übertragen werden. Außerdem kann man aus dem Screenshot lesen, dass keine Prüfung stattfindet und es eine Fortbildung ist. In diesem Tab kann nicht bearbeitet werden. Der nächste Tab ist Zulassungsvoraussetzung. it4sport GmbH Seite 147 von 233

148 Abbildung 192: Seminar - Zulassungsvoraussetzung bearbeiten Um die Zulassungsvoraussetzung zu bearbeiten, müssen Sie zuerst die Felder freigeben. Das machen Sie, indem Sie das Stift-Symbol neben der Voraussetzung anklicken. Abbildung 193: Seminar - Zulassungsvoraussetzung Hinweis Auf der linken Seite können Sie mit der Maus über das Symbol fahren um einen Hinweis anzuzeigen. Abbildung 194: Seminar - Zulassungsvoraussetzung speichern it4sport GmbH Seite 148 von 233

149 Falls der Teilnehmer die Voraussetzung erfüllt hat, in diesem Fall einen Nachweis erbracht hat, kann man die Eingereicht Checkbox anhaken und das Einreichdatum angeben. Eine Bemerkung kann auch hinzugefügt werden. Mit dem grünen Speichern-Button können Sie die Zulassungsvoraussetzung speichern. Abbildung 195: Seminar - Mail senden Im Tab Mail können Sie eine Mail an den Teilnehmer senden. Die Daten des Teilnehmers werden direkt in der Mail zusammengefasst. Sie können dann die Mail weiter anpassen und fehlende Informationen ergänzen. Mit einem Klick auf das Brief-Symbol versenden Sie die Mail. it4sport GmbH Seite 149 von 233

150 Warteliste/Abgesagt VB Abbildung 196: Seminar - Warteliste/Abgesagt VB Eintrag hinzufügen Um einen neuen Warteliste/Abgesagt VB Eintrag anzulegen, klicken Sie bitte auf das Plus- Symbol. Wie bei den Anmeldungen muss hier auch eine Person ausgewählt werden. Abbildung 197: Seminar - Teilnehmer suchen Suchen Sie nun nach der gewünschten Person. Dazu einfach den Nachname und Vorname eingeben. Ihnen wird eine Liste mit Personen vorgeschlagen. Falls keine Person gefunden wird oder die Person nicht im System registriert ist, dann lesen Sie bitte ab Abbildung: Seminar neue Person anlegen. Es ist die gleiche Maske mit dem Teilnehmer suchen Feld. it4sport GmbH Seite 150 von 233

151 Wählen Sie eine Person aus den Vorschlägen aus und klicken dann auf den grünen Person zuweisen -Button. Nachdem Sie den Person zuweisen -Button geklickt haben, werden Sie zu der Seminarteilnehmer Bearbeitungsmaske weitergeleitet. Abbildung 198: Seminar - Teilnehmerdaten bearbeiten Hier können personbezogene und seminarbezogene Daten eingegeben werden. Abbildung 199: Seminar neue Person anlegen Wenn keine Personen gefunden werden oder die Person noch nicht im System hinterlegt ist, dann können Sie mit dem Plus-Symbol eine neue Person anlegen. it4sport GmbH Seite 151 von 233

152 Abbildung 200: Seminar - Teilnehmer zuweisen Befüllen Sie die Felder mit den Personendaten, die Sie kennen. Abbildung 201: Seminar - Anmeldedetails festlegen Im Tab Anmeldedetails können Sie verschiedene Angaben zu einer Anmeldung machen. Füllen Sie die Felder, die auf den Teilnehmer zutreffen aus. Wenn Sie mit den Eingaben einverstanden sind, können Sie die Daten abspeichern oder im nächsten Tab weitermachen und erst später speichern. it4sport GmbH Seite 152 von 233

153 Die Daten gehen bei einem Wechsel der gelben Reiter nicht verloren. Kommen wir nun zum Reiter Bezahlung. Abbildung 202: Seminar - Bezahlungen pflegen Hier kann angegeben werden, wie die hinterlegten Kosten gezahlt werden. Wählen Sie einen entsprechenden Kostensatz und wählen rechts eine Konto bzw. eine Überweisung aus. Mit dem Plus neben der Auswahlliste können Sie den Gesamtbetrag erhöhen. Der offene, zu zahlende Betrag ist bis zur Zahlung der Gesamtbetrag. Wenn der Betrag als bezahlt verbucht wird, dann setzt sich der Betrag offen zurück. Der Bezahlt gesamt Betrag erhöht sich dem entsprechend. it4sport GmbH Seite 153 von 233

154 Abbildung 203: Seminar Lizenzen Im Tab Lizenzen werden die Lizenzen des Seminars angezeigt. Man erfährt hier die Anzahl der Lerneinheiten und ob diese übertragen werden. Außerdem kann man aus dem Screenshot lesen, dass keine Prüfung stattfindet und es eine Fortbildung ist. In diesem Tab kann nicht bearbeitet werden. Der nächste Tab ist Zulassungsvoraussetzung. Abbildung 204: Seminar - Zulassungsvoraussetzung bearbeiten Um die Zulassungsvoraussetzung zu bearbeiten, müssen Sie zuerst die Felder freigeben. Das machen Sie, indem Sie das Stift-Symbol neben der Voraussetzung anklicken. it4sport GmbH Seite 154 von 233

155 Abbildung 205: Seminar - Zulassungsvoraussetzung Hinweis Auf der linken Seite können Sie mit der Maus über das Symbol fahren um einen Hinweis anzuzeigen. Abbildung 206: Seminar - Zulassungsvoraussetzung speichern Falls der Teilnehmer die Voraussetzung erfüllt hat, in diesem Fall einen Nachweis erbracht hat, kann man die Eingereicht Checkbox anhaken und das Einreichdatum angeben. Eine Bemerkung kann auch hinzugefügt werden. Mit dem grünen Speichern-Button können Sie die Zulassungsvoraussetzung speichern. it4sport GmbH Seite 155 von 233

156 Abbildung 207: Seminar - Mail senden Im Tab Mail können Sie eine Mail an den Teilnehmer senden. Die Daten des Teilnehmers werden direkt in der Mail zusammengefasst. Sie können dann die Mail weiter anpassen und fehlende Informationen ergänzen. Mit einem Klick auf das Brief-Symbol versenden Sie die Mail Abmeldungen Abbildung 208: Seminar Abmeldungen it4sport GmbH Seite 156 von 233

157 Im Tab Abmeldungen sehen Sie die bis jetzt eingetragenen Abmeldungen. Abbildung 209: Seminar Person abmelden Abmeldungen können im Tab Anmeldungen und aus der Warteliste gesetzt werden. Hier am Beispiel der Warteliste gezeigt: Dabei müssen Sie zuerst einen Eintrag bearbeiten (mit dem Stift-Symbol). Abbildung 210: Seminar Abmeldedatum setzen Wenn die Felder nun bearbeitbar sind, müssen Sie im Feld Abmeldungen ihr Datum auswählen. it4sport GmbH Seite 157 von 233

158 Mit dem grünen Speichern-Button können Sie den Eintrag wieder speichern. Er sollte nun im Tab Abmeldungen zu sehen sein. Um einen Eintrag zu entfernen, können Sie mit dem Stift-Symbol den gewünschten Eintrag bearbeiten. Abbildung 211: Seminar - Abmeldungen bearbeiten Anschließend können Sie den Eintrag mit der Checkbox Warteliste wieder zur Warteliste hinzufügen. Abbildung 212: Seminar - Abmeldungen speichern Sie können ihn auch wieder zur Anmeldeliste hinzufügen. Dazu müssen Sie einfach das Datum in das Anmeldefeld eintragen und den Eintrag mit dem grünen Speichern-Button speichern. it4sport GmbH Seite 158 von 233

159 Zahlung Im Tab Zahlungen sehen Sie die bereits getätigten Zahlungen zu diesem Seminar. Abbildung 213: Seminar Zahlungen Mit dem Stift-Symbol bearbeiten Sie den ausgewählten Eintrag. Anschließend können Sie eine Bemerkung einfügen und diese mit dem grünen Speichern-Button speichern. Abbildung 214: Seminar - Zahlungsbemerkung speichern it4sport GmbH Seite 159 von 233

160 Online Abbildung 215: Seminar - Online Anmeldungen Im Tab Online werden alle Online Anmeldungen angezeigt. Diese können übernommen werden um sie zu den Anmeldungen zu verschieben. Dabei ist der Status zu beachten. Eine vom Verein nicht freigegebene Online Anmeldung muss erst freigegeben werden. Dies kann ein Vereinsadmin im Vereinsaccount Seminar Modul machen. Lesen Sie dazu den Leitfaden für Vereine. Abbildung 216: Seminar - Alle Anmeldungen übernehmen it4sport GmbH Seite 160 von 233

161 Um nun die Anmeldung zu übernehmen, können Sie alle Online Anmeldungen auf einmal übernehmen. Dazu müssen Sie oben, links den Button Alle anklicken und die Online Anmeldungen werden übernommen. Abbildung 217: Seminar - Anmeldung übernehmen Wenn Sie nur einzelne Online Anmeldungen übernehmen wollen, dann klicken Sie rechts neben dem Eintrag auf den Pfeil-Button. In diesem Beispiel wurde die Vereinsfreigabe an Mustermann, Max schon verteilt. Falls die Anmeldeliste schon voll ist, werden die Anmeldungen auf die Warteliste gesetzt. Mit dem Button zur Person holen., können Sie sich nochmal Informationen zur Person Teilgenommen/Bestanden In diesem Tab werden alle Seminaranmeldungen gelistet. Sie müssen nur noch angeben, ob die Person auch wirklich teilgenommen hat und ob das Seminar bestanden wurde. it4sport GmbH Seite 161 von 233

162 Abbildung 218: Seminar - Teilgenommen/Bestanden Dazu müssen Sie die Felder mit dem Stift-Symbol freigeben. Abbildung 219: Seminar - Einträge speichern Setzen Sie nun Ihre Haken und speichern alles mit dem grünen Speichern-Button. it4sport GmbH Seite 162 von 233

163 Abbildung 220: Seminar teilgenommen und bestanden setzen Alternativ können Sie den grünen Haken in der oberen, linken Ecke anklicken und somit alle Einträge mit teilgenommen und bestanden markieren. Abbildung 221: Seminar - Ausführung bestätigen Bestätigen Sie mit Ok! Abbildung 222: Seminar - Alle haben teilgenommen und bestanden it4sport GmbH Seite 163 von 233

164 Nun sollten alle Einträge beide Haken gesetzt haben Lizenzen erstellen Im Tab Lizenz erstellen kann man die aus den Stammdaten hinterlegten Lizenzen zuweisen. Abbildung 223: Seminar - Lizenzen prüfen Mit dem Button Prüfen wird geprüft, welche Lizenzen zu wem zugeordnet werden können. Abbildung 224: Lizenzen eintragen Wenn Personen mit grünem Status vorgeschlagen werden, können Sie mit dem Button Lizenzen eintragen die Lizenzen an diese Personen vergeben. it4sport GmbH Seite 164 von 233

165 Falls der Status auf rot steht, können die Lizenzen für diese Person nicht zugewiesen werden Lizenzen verlängern Im Tab Lizenzen verlängern kann man die vorhandenen Lizenzen der Personen verlängern. Abbildung 225: Seminar - Lizenz verlängern Mit dem Prüfen-Button kann geprüft werden, welche Lizenzen verlängert werden können. Abbildung 226: Lizenz verlängern it4sport GmbH Seite 165 von 233

166 Wenn dann Personen mit grünem Status vorhanden sind, können Sie den Lizenzen verlängern Button klicken. Danach sollten alle Lizenzen verlängert sein Kommunikation bearbeiten Bei der Kommunikation gibt es drei Tabs: Teilnehmer Listen, Seminar Mappe und Serien Mails/Etiketten Teilnehmer Listen Abbildung 227: Seminar - Teilnehmer Listen Im Tab Teilnehmer Listen hat man zahlreiche Auswahlmöglichkeiten zur Verfügung um eine Liste auszugeben. Wählen Sie also die gewünschten Felder aus und klicken Sie auf Ausgabe. Die Liste wird individuell nach Ihren Angaben ausgegeben. it4sport GmbH Seite 166 von 233

167 Seminar Mappe Abbildung 228: Seminar Kommunikation - Versand prüfen Im nächsten Tab Seminar Mappe können Sie Seminar Mappen an Teilnehmer, Referenten oder Seminarleiter verschicken. Geben Sie in der Text Box Ihren gewünschten Text an und wählen Sie links, an wen versendet werden soll. Klicken Sie anschließend auf Versand prüfen. it4sport GmbH Seite 167 von 233

168 Abbildung 229: Seminar - Seminarmappe versenden Nach der Prüfung können mehrere Meldungen angezeigt werden. Zuerst wird geprüft, ob Personen keine hinterlegt haben. Falls dies der Fall ist, wird dies als Meldung ausgegeben. Außerdem wird ihnen mitgeteilt, wie viele Mappen versendet werden und an wie viele Personen mit -Adresse diese Mappe(n) gehen. Wenn Sie sich sicher sind, dass Sie die Unterlagen verschicken wollen, dann klicken Sie auf den Seminarmappe versenden -Button. Abbildung 230: Seminar - Hinweis + Versandbestätigung Es werden weitere Meldungen angezeigt. In der ersten steht, welche Personen keine erhalten haben. In der 2. Meldung sollte stehen, dass der Versand erfolgreich verlaufen ist. it4sport GmbH Seite 168 von 233

169 Serien Mails/Etiketten Abbildung 231: Seminar - Serien Mails /Etiketten Im Tab Serien Mails/Etiketten können Serien Mails und Etiketten erstellt werden. Sie können hier mehrere Filter setzen und für Etiketten, weitere Ausgabe Einstellungen vornehmen. Mit dem Button Ausgabe können Sie die Etiketten/Serien Mails ausgeben. it4sport GmbH Seite 169 von 233

170 Teilnehmer kopieren Abbildung 232: Seminar Prüfen ob Teilnehmer vorhanden sind Um einen Teilnehmer zu kopieren, wählen Sie zuerst eine Funktionsart/Bereich aus. Wählen Sie im zweiten Schritt den Verein/Schnellverteiler/Gremium/. aus und klicken anschließend auf den Prüfen-Button. Abbildung 233: Seminar Teilnehmer kopieren it4sport GmbH Seite 170 von 233

171 Eine Meldung sollte erscheinen. In diesem Beispiel wurden 9 Personen gefunden, die den Filterkriterien entsprechen. Wenn keine Personen gefunden werden, können Sie auch keine kopieren. Abbildung 234: Seminar - Teilnehmer erfolgreich kopiert Sie erhalten eine Meldung, wenn die Teilnehmer erfolgreich kopiert wurden. Abbildung 235: Seminar - kopierte Personen sind nun eingetragen Die Personen sind nun im Tab Anmeldungen eingetragen Seminare löschen it4sport GmbH Seite 171 von 233

172 Um ein Seminar zu löschen, suchen Sie zuerst das zu löschende Seminar raus und wählen es aus. Klicken Sie dann auf das rot hinterlegte X. Als Letztes müssen Sie die Löschung bestätigen Seminarleiter Das Seminarleiter Modul dient zum Verwalten der Seminarleiter. Sie werden später in anderen Modulen, wie dem Seminar Modul angezeigt. Dort muss dann jeweils ein Seminarleiter pro Seminar ausgewählt sein. Daher ist die Pflege dieser Daten wichtig. Um zu dem Modul zu kommen, klicken Sie zuerst auf Seminare und dann auf das Modul Seminarleiter. Abbildung 236: Seminarleiter Modul it4sport GmbH Seite 172 von 233

173 Seminarleiter suchen Abbildung 237: Seminarleiter Übersichtsseite Hier können Sie mit dem Lupen-Symbol alle angelegten Seminarleiter finden. Durch die Filteroptionen können Sie ihre Suche weiter eingrenzen Neuen Seminarleiter anlegen Abbildung 238: Seminarleiter - Neu-Button Um einen neue Seminarleiter anzulegen, klicken Sie bitte auf das Plus-Symbol. it4sport GmbH Seite 173 von 233

174 Abbildung 239: Seminarleiter - Person suchen Sie werden nun aufgefordert einen Vor- und Nachnamen anzugeben. Abbildung 240: Seminarleiter - Vor- und Nachname eingeben Nachdem Sie das getan haben, klicken Sie auf den Button Suchen. Abbildung 241: Seminarleiter - gewählten Personen Datensatz benutzen Wenn Personen mit dieser Namenskombination existieren, dann haben Sie die Wahl zwischen: gewählten Datensatz benutzen oder Neu anlegen. it4sport GmbH Seite 174 von 233

175 Wenn die Person, die Seminarleiter werden soll, schon im System ist und Sie sie in der Liste mit den Personen wiederfinden, dann wählen Sie die Person aus und klicken anschließend auf gewählten Datensatz benutzen. Andernfalls müssen Sie die Person neu anlegen. Abbildung 242: Seminarleiter - neue Person anlegen Dazu klicken Sie auf Neu anlegen. it4sport GmbH Seite 175 von 233

176 Abbildung 243: Seminarleiter - Personendaten eingeben Hier können Sie die Daten der Person angeben und speichern. Diese können nachträglich bearbeitet werden. it4sport GmbH Seite 176 von 233

177 Abbildung 244: Seminarleiter - Zurück zur Person-Suchen Maske Wenn Sie alle Daten hier angegeben haben, speichern Sie diese mit dem grünen Speichern- Button und klicken auf den Zurück -Pfeil (siehe Abbildung unten links). Sie werden zurück auf die Person-Suchen Maske weitergeleitet. Die neue Person sollte nach erneutem Suchen in der Liste angezeigt werden. Abbildung 245: Seminarleiter - "gewählten Datensatz benutzen it4sport GmbH Seite 177 von 233

178 Wählen Sie nun die gewünschte Person aus und klicken Sie auf gewählten Datensatz benutzen. Die Person ist nun auf der Übersichtsseite als Seminarleiter zu finden Seminarleiter bearbeiten Abbildung 246: Seminarleiter Seminarleiter bearbeiten Um eine Seminarleiter zu bearbeiten, müssen Sie zuerst die Person auswählen. Klicken Sie dann auf das Stift-Symbol. Alternativ kommen Sie auch mit einem Doppelklick auf den Eintrag in die Bearbeitungsmaske. it4sport GmbH Seite 178 von 233

179 Abbildung 247: Seminarleiter - Person Daten bearbeiten Hier können Sie, wie im Personen Modul, die Daten der Person ändern. Vorher müssen Sie allerdings die Felder zum Bearbeiten freigeben. Machen Sie nun Ihre Änderungen und klicken Sie anschließend auf den grünen Speichern- Button. it4sport GmbH Seite 179 von 233

180 Abbildung 248: Seminarleiter - zurück zur Übersicht Mit der Zurück -Pfeil (siehe Markierung) gelangen Sie wieder auf die Übersichtsseite Seminarleiter löschen Abbildung 249: Seminarleiter - Seminarleiter entfernen Um einen Seminarleiter zu löschen, suchen Sie die zu löschende Person raus und wähle Sie aus. Klicken Sie dann auf das rote hinterlegte X. it4sport GmbH Seite 180 von 233

181 Abbildung 250: Seminarleiter - Löschung bestätigen Am Ende müssen Sie nur noch mit dem Button Löschen bestätigen und der Seminarleiter wird gelöscht Referenten Referenten suchen Abbildung 251: Referenten suchen Mit dem Suchen-Button wird nach allen vorhandenen Einträgen gesucht. Mit den Filteroptionen können Sie ihre Suche weiter eingrenzen. Die Pfeile nach rechts und links, blättern eine Seite vor bzw. zurück. Die Anzahl der angezeigten Ergebnisse pro Seite können mit der Zahl zwischen den Pfeilen geändert werden. Standard ist hier immer 25 Ergebnisse pro Seite. it4sport GmbH Seite 181 von 233

182 Neue Referenten anlegen Abbildung 252: Neue Referenten anlegen Um einen neue Referenten anzulegen, klicken Sie bitte auf das Plus-Symbol. Abbildung 253: Referent Person suchen Sie werden nun aufgefordert einen Vor- und Nachnamen anzugeben. Abbildung 254: Referent Vor- und Nachname suchen Nachdem Sie das getan haben klicken Sie auf den Button Suchen. it4sport GmbH Seite 182 von 233

183 Abbildung 255: Referent - gewählten Datensatz benutzen Wenn Personen mit dieser Namenskombination existieren, dann haben Sie die Wahl zwischen: gewählten Datensatz benutzen oder Neu anlegen. Wenn die Person, die Referent werden soll, schon im System ist und Sie sie in der Liste mit den Personen wiederfinden, dann wählen Sie die Person aus und klicken anschließend auf gewählten Datensatz benutzen. Andernfalls müssen Sie die Person neu anlegen. Abbildung 256: Referent - neue Person anlegen Um das zu tun, klicken Sie auf Neu anlegen. it4sport GmbH Seite 183 von 233

184 Abbildung 257: Referent - Personendaten eingeben Hier können Sie die Daten der Person angeben und speichern. Diese können nachträglich bearbeitet werden. it4sport GmbH Seite 184 von 233

185 Abbildung 258: Referent - Zurück zur Person-Suchen Maske Wenn Sie alle Daten hier angegeben haben, speichern Sie diese mit dem grünen Speichern- Button und klicken auf den Zurück Pfeil (siehe Abbildung unten links). Sie werden zurück auf die Person-Suchen Maske weitergeleitet. Die neue Person müsste nach erneutem Suchen in der Liste angezeigt werden. Abbildung 259: Referent - "gewählten Datensatz benutzen it4sport GmbH Seite 185 von 233

186 Wählen Sie nun die gewünschte Person aus und klicken Sie auf gewählten Datensatz benutzen. Sie kommen zu der Referent-Bearbeitungsmaske. Abbildung 260: Referent Felder entsperren Hier können Sie die Personen- und Seminardaten angeben. Im Tab Personendaten können Sie den Verein und eine Bemerkung vergeben. Abbildung 261: Referent - Seminardaten speichern Im Tab Seminardaten können Sie über das Plus-Symbol Vorträge/Tätigkeiten hinzufügen. it4sport GmbH Seite 186 von 233

187 Abbildung 262: Referent - Personendaten hinzufügen Mit dem grünen Speichern-Button können Sie den kompletten Datensatz speichern Referenten bearbeiten Abbildung 263: Referent bearbeiten Um eine Referent zu bearbeiten, müssen Sie zuerst die Person auswählen. Klicken Sie dann auf das Stift-Symbol. it4sport GmbH Seite 187 von 233

188 Abbildung 264: Referent - Änderungen vornehmen Wenn Sie ihre Änderungen gemacht haben, klicken Sie auf den grünen Speichern-Button Referenten löschen Abbildung 265: Referent löschen Um eine Referenten zu löschen, suchen Sie zuerst die zu löschende Person raus und wählen Sie aus. Klicken Sie dann auf das rot hinterlegte X. it4sport GmbH Seite 188 von 233

189 Abbildung 266: Referent löschen Bestätigung Zu guter Letzt müssen Sie noch bestätigen Vorträge Vorträge suchen Abbildung 267: Vorträge suchen Mit dem Suchen-Button wird nach allen vorhandenen Einträgen gesucht. Mit den Filteroptionen können Sie ihre Suche weiter eingrenzen. Die Pfeile nach rechts und links, blättern eine Seite vor bzw. zurück. Die Anzahl der angezeigten Ergebnisse pro Seite können mit der Zahl zwischen den Pfeilen geändert werden. Standard ist hier immer 25 Ergebnisse pro Seite. it4sport GmbH Seite 189 von 233

190 Neue Vorträge anlegen Abbildung 268: Neuen Vortrage anlegen Um einen neue Vortrag anzulegen, klicken Sie bitte auf das Plus-Symbol. Abbildung 269: Vortrag - Personendaten hinzufügen Im Tab Personendaten müssen Sie dann ein Thema und eine Beschreibung für das Internet angeben. Abbildung 270: Vortrag - Seminardaten hinzufügen it4sport GmbH Seite 190 von 233

191 Im Tab Seminardaten können Sie mit dem Plus-Symbol einen neuen Referenten zuweisen. Mit der Checkbox geben Sie an ob der ausgewählte Referent der Stammreferent ist. Mit dem grünen Speichern-Button können Sie den Referenten speichern Vorträge bearbeiten Abbildung 271: Vortrag bearbeiten Um einen Vortrag zu bearbeiten, wählen Sie den Eintrag aus, den Sie bearbeiten möchten. Klicken Sie dann auf das Stift-Symbol um in die Bearbeitungsmaske zu kommen. Abbildung 272: Vortrag - Felder freigeben Hier müssen Sie zuerst die Felder zum Bearbeiten freigeben. Klicken Sie auf den markierten Stift um dies zu tun. it4sport GmbH Seite 191 von 233

192 Abbildung 273: Vortrag Thema/Beschreibung bearbeiten Ändern Sie nun die Eingaben ab, wie Sie es möchten. Wenn Sie keine anderen Änderungen vornehmen möchten, dann können Sie jederzeit mit dem grünen Speichern-Button die Änderungen speichern. Abbildung 274: Vortrag - Seminardaten hinzufügen/bearbeiten Im Tab Seminardaten können Sie noch weitere Änderungen vornehmen. Sie können mit dem Plus-Symbol weitere Referenten hinzufügen und Sie als Stammreferent markieren. Achten Sie darauf, dass es nur jeweils einen Stammreferenten geben kann. Mit den Stift-Symbolen (rechts) neben den Referenten kann der vorhandene Referent bearbeitet werden. it4sport GmbH Seite 192 von 233

193 Man kann nicht nur die Person ändern, man kann auch den Haken bei den Checkboxen setzen oder entfernen. Abbildung 275: Vorträge - Seminardaten löschen Nehmen Sie hier ihre Änderungen vor und speichern alles mit dem grünen Speichern-Button. Es muss jeder Referent, der bearbeitet wurde separat gespeichert werden. Um den kompletten Vortrag zu speichern, klicken Sie bitte auf den unteren, grünen Speichern-Button Vorträge löschen Abbildung 276: Vortrag löschen Um einen Vortrag zu löschen, suchen Sie einen Eintrag raus und wählen ihn aus. Klicken Sie dann auf das rote hinterlegte X. it4sport GmbH Seite 193 von 233

194 Abbildung 277: Vortrag löschen - Bestätigung Zuletzt müssen Sie nur noch mit Löschen bestätigen Seminararten Seminararten suchen Abbildung 278: Seminararten suchen Mit dem Suchen-Button wird nach allen vorhandenen Einträgen gesucht. Mit den Filteroptionen können Sie ihre Suche weiter eingrenzen. Die Pfeile nach rechts und links, blättern eine Seite vor bzw. zurück. Die Anzahl der angezeigten Ergebnisse pro Seite können mit der Zahl zwischen den Pfeilen geändert werden. Standard ist hier immer 25 Ergebnisse pro Seite. it4sport GmbH Seite 194 von 233

195 Neue Seminararten anlegen Abbildung 279: Neue Seminarart anlegen Um eine neue Seminarart anzulegen, klicken Sie bitte auf das Plus-Symbol. Abbildung 280: Seminarart - "Neu" Maske In der Bearbeitungsmaske können Sie nun die Bezeichnung, den Termin Bereich und die Kennzeichen angeben. it4sport GmbH Seite 195 von 233

196 Abbildung 281: Seminarart - Felder befüllen Wenn Sie alles ausgefüllt haben, klicken Sie auf den grünen Speichern-Button Seminararten bearbeiten Abbildung 282: Seminarart bearbeiten Um eine Seminarart zu bearbeiten, wählen Sie den Eintrag aus, den Sie bearbeiten möchten. Klicken Sie dann auf das Stift-Symbol um in die Bearbeitungsmaske zu kommen. it4sport GmbH Seite 196 von 233

197 Abbildung 283: Seminarart bearbeiten - Änderungen speichern Hier nehmen Sie nun Ihre Änderungen vor. Mit dem grünen Speichern-Button, speichern Sie Ihre Änderungen Seminararten löschen Abbildung 284: Seminarart löschen Um eine Seminarart zu löschen, suchen Sie einen Eintrag raus und wählen ihn aus. Klicken Sie dann auf das rote hinterlegte X. it4sport GmbH Seite 197 von 233

198 Abbildung 285: Seminarart löschen - Bestätigung Zuletzt müssen Sie nur noch mit Löschen bestätigen Zulassung Zulassungen suchen Abbildung 286: Zulassungen suchen Mit dem Suchen-Button wird nach allen vorhandenen Einträgen gesucht. Mit den Filteroptionen können Sie ihre Suche weiter eingrenzen. Die Pfeile nach rechts und links, blättern eine Seite vor bzw. zurück. Die Anzahl der angezeigten Ergebnisse pro Seite können mit der Zahl zwischen den Pfeilen geändert werden. Standard ist hier immer 25 Ergebnisse pro Seite. it4sport GmbH Seite 198 von 233

199 Neue Zulassungen anlegen Abbildung 287: Neue Zulassungsvoraussetzung anlegen Um einen neue Zulassung anzulegen, klicken Sie bitte auf den Plus-Button. Abbildung 288: Zulassung - neue Zulassungsvoraussetzung In dieser Maske müssen Sie nun die Felder befüllen. Abbildung 289: Zulassung - Zulassungsvoraussetzung Felder befüllen it4sport GmbH Seite 199 von 233

200 Mit dem grünen Speichern-Button können Sie die Zulassungsvoraussetzung speichern Zulassungen bearbeiten Abbildung 290: Zulassung bearbeiten Um eine Zulassung zu bearbeiten, müssen Sie zuerst einen Eintrag auswählen. Klicken Sie dann auf das Stift-Symbol. Alternativ kommen Sie auch mit einem Doppelklick auf den Eintrag in die Bearbeitungsmaske. Abbildung 291: Zulassung - Änderungen vornehmen In der Bearbeitungsmaske ändern Sie nun die gewünschten Felder. Mit dem grünen Speichern-Button können die Daten gespeichert werden. it4sport GmbH Seite 200 von 233

201 Zulassungen löschen Abbildung 292: Zulassung löschen Um eine Zulassung zu löschen, suchen Sie zuerst die zu löschende Zulassung raus und wählen Sie aus. Klicken Sie dann auf das rot hinterlegte X. Abbildung 293: Zulassung - Löschen bestätigen Als Letztes müssen Sie die Löschung bestätigen Seminarinfo it4sport GmbH Seite 201 von 233

202 Seminarinfos suchen Abbildung 294: Seminarinfo Übersichtsseite Mit dem Suchen-Button (Lupe) wird nach allen vorhandenen Einträgen gesucht. Mit den Filteroptionen können Sie ihre Suche weiter eingrenzen. Die Pfeile nach rechts und links, blättern eine Seite vor bzw. zurück. Die Anzahl der angezeigten Ergebnisse pro Seite können mit der Zahl zwischen den Pfeilen geändert werden. Standard ist hier immer 25 Ergebnisse pro Seite Neue Seminarinfo anlegen Abbildung 295: Seminarinfo Neu-Button Um eine neue Seminarinfo anzulegen, klicken Sie bitte auf das Plus-Symbol. it4sport GmbH Seite 202 von 233

203 Abbildung 296: Seminarinfo - neue Seminarinfo anlegen Befüllen Sie die Felder nun mit ihren Daten. Die Platzhalter können im Text Platziert werden. Mit dem Button Vorschau kann man den Text nochmal überprüfen. Abbildung 297: Seminarinfo - Felder befüllen Wenn alle Daten richtig eingetragen wurden, können sie die Seminarinfo speichern. it4sport GmbH Seite 203 von 233

204 Seminarinfo bearbeiten Abbildung 298: Seminarinfo - Bearbeiten-Button Um eine Seminarinfo zu bearbeiten, müssen Sie zuerst eine Seminarinfo auswählen. Klicken Sie dann auf das Stift-Symbol. Alternativ kommen Sie auch mit einem Doppelklick auf den Eintrag in die Bearbeitungsmaske Seminarinfo löschen Abbildung 299: Seminarinfo löschen Um eine Seminarinfo zu löschen, suchen Sie zuerst die zu löschende Info raus und wählen Sie aus. Klicken Sie dann auf das rot hinterlegte X. it4sport GmbH Seite 204 von 233

205 Abbildung 300: Seminarinfo - Löschung bestätigen Als Letztes müssen Sie die Löschung bestätigen Archivieren Archiveintrag suchen Abbildung 301: Archivieren - Einträge suchen Mit dem Suchen-Button wird nach allen vorhandenen Einträgen gesucht. Mit den Filteroptionen können Sie ihre Suche weiter eingrenzen. Die Pfeile nach rechts und links, blättern eine Seite vor bzw. zurück. Die Anzahl der angezeigten Ergebnisse pro Seite können mit der Zahl zwischen den Pfeilen geändert werden. Standard ist hier immer 25 Ergebnisse pro Seite. it4sport GmbH Seite 205 von 233

206 Neue Einträge ins Archiv übernehmen Abbildung 302: Archivieren - Neu-Button Um einen neue Archiveinträge anzulegen, klicken Sie bitte auf das Plus-Symbol Archiveintrag bearbeiten Abbildung 303: Archivieren - Archiv Eintrag bearbeiten Um einen Archiveintrag zu bearbeiten, wählen Sie den Eintrag aus, den Sie bearbeiten möchten. Klicken Sie auf das Stift-Symbol um in die Bearbeitungsmaske zu gelangen. it4sport GmbH Seite 206 von 233

207 Abbildung 304: Archivieren - Bezeichnung bearbeiten Hier ändern Sie die Bezeichnung und speichern alles mit dem grüner Speichern-Button ab Archivierung eines Eintrags aufheben Abbildung 305: Archivieren - Archivierung aufheben Um die Archivierung eines Eintrags aufzuheben, suchen Sie einen Eintrag raus und wählen ihn aus. Klicken Sie dann auf das rote hinterlegte X. it4sport GmbH Seite 207 von 233

208 Abbildung 306: Archivieren Bestätigungsfenster Bestätigen Sie dann mit Ok! it4sport GmbH Seite 208 von 233

209 11 LIZENZVERWALTUNG Mit dem Modul Lizenzen können Verbände Lizenzarten pflegen. Diese können Personen zugeordnet werden. Außerdem hat man die Möglichkeit Statistiken und Übersichten zu den Lizenzen als PDF/CSV zu exportieren. Je nach Verband können Lizenzen auch als ein PDF generiert und ausgedruckt werden. Ein Benutzer, der das Modul verwenden möchte, muss über den Menüpunkt Lizenzen zu den gewünschten Unterpunkten Lizenzen, Listen, Lizenzarten oder Lizenzstufen navigieren. Je nach Verband können hier leichte Abweichungen bezüglich der angezeigten Module und der angezeigten Daten auftreten. Dieses Kapitel soll Sie bei der Einarbeitung und Verwendung des Lizenzen Moduls in Phoenix II unterstützen. Im Folgenden werden die Arbeitsschritte an den verschiedenen Modulen beispielhaft erläutert Lizenzen Im Modul Lizenzen kann nach Lizenzinhaber gesucht werden. Auch können Lizenzinhaber neu angelegt, bearbeitet oder gelöscht werden. Das Lizenzen Modul finden Sie unter dem gleichnamigen Menüpunkt Lizenzen. Abbildung 307: Lizenzen Menü Lizenzen Lizenzen suchen Vorhandene Lizenzen können Sie mit dem Suchen-Symbol (Lupe) suchen und durch die Filteroptionen einschränken. it4sport GmbH Seite 209 von 233

210 Abbildung 308: Lizenzen suchen Neue Lizenz/Lizenzinhaber anlegen Um einen neuen Lizenzinhaber anzulegen, muss der Benutzer zur Übersicht unter Lizenzen gehen und dort den Button Neu (Plus-Symbol) betätigen. Abbildung 309: Neue Lizenz/Lizenzinhaber anlegen Zuerst muss die Person gewählt werden. Dazu muss geprüft werden, ob die Person in der Datenbank schon angelegt wurde. Der Benutzer kommt zu einer Maske, in der er den Vornamen und den Nachnamen des Lizenzinhabers eintippen muss. it4sport GmbH Seite 210 von 233

211 Abbildung 310: Lizenzen Person suchen Nachdem er den Suchen-Button betätigt hat, erscheint eine Liste mit gefundenen Einträgen. Abbildung 311: Lizenzen - gewählten Datensatz benutzen Der Benutzer kann nun entscheiden, ob er eine Person aus der Liste auswählt (Person aus Liste wählen und Button gewählten Datensatz benutzen betätigen) Abbildung 312: Lizenzen - neue Person anlegen oder wenn die Person noch nicht angelegt wurde, kann er über den Button Neu anlegen einen neuen Datensatz im Personen-Modul erzeugen. Wird kein Eintrag anhand des Vornamens und des Nachnamens gefunden, wird man direkt zur Neuanlage-Maske einer Person weitergeleitet. it4sport GmbH Seite 211 von 233

212 Abbildung 313: Lizenzen - neue Person speichern Nachdem der Benutzer (im Falle einer Neuanlage) die nötigen Daten für die Person eingegeben hat, muss der Datensatz gespeichert werden. it4sport GmbH Seite 212 von 233

213 Abbildung 314: Lizenzen - zurück um eine Person auszuwählen Danach kommt er über den Button Zurück auf die vorherige Seite zurück. Abbildung 315: Lizenzen - gewählten Datensatz benutzen Hier kann die neue Person ausgewählt werden. Mit dem Button gewählten Datensatz benutzen, kann man nun eine Lizenz zuweisen. it4sport GmbH Seite 213 von 233

214 Lizenzen/Lizenzinhaber bearbeiten Abbildung 316: Lizenz/Lizenzinhaber bearbeiten Um einen Lizenzinhaber zu bearbeiten, muss der Benutzer einen Lizenzinhaber aus der Liste wählen. Der Benutzer gelangt nun zur Detailansicht eines Lizenzinhabers. Abbildung 317: Lizenzinhaber bearbeiten it4sport GmbH Seite 214 von 233

215 Vier Reiter sind zu sehen. Die Zahl in den Klammern, steht für die Anzahl der zugeordneten Lizenzen. Abbildung 318: Lizenzen bearbeiten Tab Person Als erstes erscheint eine Maske mit Informationen zum Lizenzinhaber. Im unteren Bereich sind einige Felder die bearbeitet werden können. Durch Betätigung des Bearbeiten-Buttons (Stift-Symbol), werden die Felder zur Bearbeitung freigegeben. Wird der Button zum zweiten Mal betätigt werden die Änderungen gespeichert. Mit dem anderen, kehrt man zur Suche zurück. Abbildung 319: Lizenzen - zur Person Um die Personendaten zu ändern, kann man über den Button zur Person gehen. Man gelangt zu einer Maske, in der die Informationen der Person bearbeitet werden können Tab aktive Lizenzen Hier findet man alle aktiven Lizenzen, die einer Person zugeordnet sind. it4sport GmbH Seite 215 von 233

216 Abbildung 320: Lizenzen - aktive Lizenzen Lizenz hinzufügen Über den Button Lizenz hinzufügen (Plus-Symbol) kann der Benutzer dem Lizenzinhaber eine neue Lizenz zuordnen. Die Lizenzart kann nur geändert werden, wenn die Lizenz neu hinzugefügt wird. Nach dem speichern kann man die Lizenzart sowie den Lizenzbereich nicht mehr ändern. Das Gültigkeitsdatum wird nach Eingabe des Prüfungsdatum bzw. des Fortbildungsdatum automatisch, anhand der Lizenzartinfos, berechnet. Sollte aus irgendeinem Grund das Gültigkeitsdatum von der Berechnung abweichen, kann man das Gültigkeitsdatum manuell ändern. Abbildung 321: Lizenzen - Infos anzeigen it4sport GmbH Seite 216 von 233

217 Informationen über die Lizenzart werden angezeigt, wenn man mit der Maus über den blauen Button fährt (siehe obere Abbildung). Nachdem alle Informationen eingetragen wurden, muss die Lizenz über den grünen Speichern-Button gespeichert werden. Bei Neuanlage und auch bei Änderungen, werden der Person entsprechende Lizenzinhaber- Funktionen hinzugefügt bzw. aktualisiert Lizenz bearbeiten und löschen Lizenzen können auch nach dem Speichern bearbeitet werden oder auch über den roten Lösch-Button entfernt werden. Abbildung 322: Lizenz bearbeiten it4sport GmbH Seite 217 von 233

218 Abbildung 323: Lizenz löschen Um eine Lizenz zu löschen, kann man auch in der Lizenzsuche einen Lizenzinhaber mit der Lizenz suchen, diese markieren und den Button Löschen betätigen. Abbildung 324: Lizenz löschen it4sport GmbH Seite 218 von 233

219 Lizenzbereich abmelden Wenn eine Person den Verband verlässt, die Lizenzen aber noch aktiv sind, so kann man die Lizenzen abmelden (wenn die Option für den Verband freigeschaltet ist). Abbildung 325: Lizenzbereich abmelden Rechts neben dem Button Lizenz hinzufügen befindet sich die Funktion um Lizenzbereiche abzumelden. Der Benutzer muss einen Lizenzbereich und einen Verein wählen. Danach muss er den Button Abmelden betätigen. Nachdem die Abmeldung nochmal bestätigt wurde, werden die Lizenzen abgemeldet. Den betroffenen Lizenzen wird ein Standard Abmeldeverein zugewiesen. Sie erscheinen aber weiterhin unter aktive Lizenzen aktive Lizenzen drucken Je nach Verband können bestimmte aktive Lizenzen auch gedruckt werden. Wenn der Verband und die entsprechende Lizenz die Voraussetzungen erfüllen erscheint der Drucken- Button. it4sport GmbH Seite 219 von 233

220 Abbildung 326: Lizenz drucken Betätigt der Benutzer diesen Button, wird anhand einer Vorlage, ein entsprechendes PDF mit der Lizenz für den Lizenzinhaber erstellt und zum Download und zur Weiterverarbeitung zu Verfügung gestellt Tab ruhende Lizenzen und archivierte Lizenzen In diesen beiden Reitern befinden sich die Lizenzen, die im Feld Archiviert am ein Datum stehen haben. Das bearbeiten bzw. löschen dieser Lizenzen verhält sich genauso, wie bei den aktiven Lizenzen. it4sport GmbH Seite 220 von 233

221 Lizenz löschen Abbildung 327: Lizenz löschen Um eine Lizenz zu löschen, kann man in der Lizenzsuche einen Lizenzinhaber mit der Lizenz suchen, diese markieren und den Button Löschen (rotes X) betätigen. Abbildung 328: Lizenz Löschung bestätigen Jetzt müssen Sie nur noch die Löschung bestätigen Listen Unter dem Punkt Listen hat der Benutzer die Möglichkeit, mit Filterparametern, Auswertungslisten als PDF zu erzeugen. Das Listen Modul finden Sie unter dem übergeordneten Menüpunkt Lizenzen. Abbildung 329: Lizenzen Menü Listen it4sport GmbH Seite 221 von 233

222 Selektieren Vorhandene Lizenzinhaber können Sie mit dem Suchen-Symbol (2) suchen und die Ergebnisse durch die Filteroptionen (1) einschränken. Auch in diesem Modul kann man einen Lizenzinhaber auswählen und über den Button Bearbeiten zur Detailansicht des Lizenzinhabers kommen. Abbildung 330: Lizenzlisten Export Will der Benutzer nun ein PDF oder eine CSV-Datei erzeugen, so muss er eine Exportform (3) wählen. Über den Button Export (4) wird die Datei erzeugt. Achtung! Die PDF Dateien, werden in einem Vorschaufenster angezeigt. Im Browser muss die Einstellung Pop-up erlauben für diese Seite aktiviert sein. Folgende Exportformen stehen zu Verfügung: Liste (PDF): Alle gefilterten Lizenzinhaber, gruppiert nach den Lizenzbereichen. Etiketten (PDF): 3 x 8 Etiketten mit den Adressen der gefilterten Lizenzinhaber. Serienbrief / Export CSV: Alle gefilterten Lizenzinhaber in einer CSV Datei. it4sport GmbH Seite 222 von 233

223 Serienmail an Lizenzinhaber: Es wird das Standard-Mailprogramm (z.b. Outlook) geöffnet und eine neue Mail erzeugt. Die -Adressen der gefilterten Lizenzinhaber werden ins Empfängerfeld eingefügt. Lizenz Sammeldruck: Siehe nächstes Kapitel Lizenz Sammeldruck Wählt der Benutzer die Exportform Lizenz Sammeldruck ändern sich die Filteroptionen. Es werden nur Lizenzarten zur Selektion angezeigt, die für den Lizenzdruck konfiguriert sind. Wie oben erwähnt, kann es sein, dass je nach Verband hier keine Lizenzen für den Druck zu Verfügung stehen. Wie bei den anderen PDFs, wird über den Button Export (4) eine Vorschau mit den selektierten Lizenzinhabern angezeigt. Es werden generell nur die Lizenzen für den Sammeldruck angezeigt, die noch kein Druckdatum besitzen. Muss aus irgendeinem Grund eine Lizenz nachgedruckt werden, so kann man, wie im Punkt Aktive Lizenzen drucken beschrieben, vorgehen. Nachdem das PDF erzeugt wurde, erscheint ein weiterer Button - Lizenzen als gedruckt markieren. Betätigt man diesen Button, werden die soeben erzeugten Datensätze mit einem Druckdatum versehen und werden bei dem nächsten Sammeldruckexport ignoriert. Abbildung 331: Lizenz - Lizenzen als gedruckt markieren it4sport GmbH Seite 223 von 233

224 11.3 Lizenzarten Das Lizenzarten Modul finden Sie unter dem übergeordneten Menüpunkt Lizenzen. Abbildung 332: Lizenzen Menü Lizenzarten In diesem Modul, kann der Benutzer Lizenzarten verwalten. Er kann nach Lizenzarten suchen, Lizenzarten bearbeiten, neu anlegen oder löschen. Vorhandene Lizenzarten können Sie mit dem Suchen-Symbol (Lupe) suchen. Mit den Filteroptionen kann die Suche einschränkt werden. Abbildung 333: Lizenzarten suchen it4sport GmbH Seite 224 von 233

225 Lizenzarten neu anlegen Abbildung 334: Neue Lizenzart erstellen Um eine neue Lizenzart anzulegen, klicken Sie auf das Plus-Symbol. Abbildung 335: Lizenzarten In der Maske können Sie dann die Felder befüllen und die Lizenzart abspeichern (grüner Speichern-Button). it4sport GmbH Seite 225 von 233

226 Lizenzarten bearbeiten Abbildung 336: Lizenzarten bearbeiten Um eine Lizenzart zu bearbeiten, wähle Sie zuerst eine vorhandene Lizenzart aus und klicken anschließend auf das Stift-Symbol. Abbildung 337: Lizenzarten bearbeiten - Reiter: Allgemein Nehmen Sie nun Ihre Änderungen vor und speichern diese. it4sport GmbH Seite 226 von 233

227 Die Bearbeitungsseite ist in 2 Teile unterteilt. Den Tab Allgemein und den Tab Weitere Informationen Abbildung 338: Lizenzarten bearbeiten - Reiter: Weitere Informationen Wenn Sie die Änderungen gespeichert haben, dann werden Sie wieder auf die Übersichtseite weitergeleitet. Wenn Sie Ihre Änderungen nicht speichern wollen, dann klicken Sie auf den Zurück-Button. Dieser befindet sich neben dem grünen Speichern-Button. it4sport GmbH Seite 227 von 233

228 Lizenzarten löschen Abbildung 339: Lizenzarten löschen Um eine Lizenzart zu löschen, wähle Sie zuerst eine vorhandene Lizenzart aus und klicken anschließend auf das rote hinterlegte X (siehe Abbildung) Lizenzstufen Das Lizenzstufen Modul finden Sie unter dem übergeordneten Menüpunkt Lizenzen. Abbildung 340: Lizenzen Menü Lizenzstufen In diesem Modul, kann der Benutzer Lizenzstufen verwalten. Er kann nach Lizenzstufen suchen, bearbeiten, neu anlegen oder löschen. Es werden nur Lizenzstufen eines Lizenzbereichs angezeigt. Über die zwei Button ^ und v kann eine Lizenzstufe in ihrer Hierarchie hoch- bzw. runtergeschoben werden. it4sport GmbH Seite 228 von 233

229 Abbildung 341: Lizenzstufe(n) suchen Lizenzstufen neu anlegen Abbildung 342: Neue Lizenzstufe anlegen Um eine neue Lizenzstufe anzulegen, klicken Sie auf das Plus-Symbol. Abbildung 343: Lizenzstufe neu anlegen it4sport GmbH Seite 229 von 233

230 Eine neue Maske erscheint, in der Sie die notwendigen Daten eingeben müssen. Abbildung 344: Lizenzstufe neu anlegen Mit dem grünen Button, speichern Sie dann die Lizenzstufe Lizenzstufen bearbeiten Abbildung 345: Lizenzstufen bearbeiten Wird eine Lizenzstufe mit Doppelklick ausgewählt, gelangt man zur Detailansicht einer Lizenzstufe. Hier können Sie Ihre Änderungen vornehmen. it4sport GmbH Seite 230 von 233

231 Abbildung 346: Lizenzstufen bearbeiten Mit dem grünen Speichern-Button kann man die Änderungen übernehmen. Danach gelangt man wieder zur Übersichtsseite zurück. Abbildung 347: Lizenzstufen Bearbeitung abbrechen Über den Button Zurück gelangt man zurück zur Übersichtsseite der Lizenzstufen. Die Daten werden nicht gespeichert. it4sport GmbH Seite 231 von 233

232 Lizenzstufen löschen Abbildung 348: Lizenzstufen löschen Um eine Lizenzstufe zu löschen, muss diese gesucht und markiert werden. Über den Button Löschen wird die gewählte Lizenzstufe gelöscht. Abbildung 349: Lizenzstufen löschen Sie müssen nun Ihre Löschung bestätigen it4sport GmbH Seite 232 von 233

233 12 SYSTEM ADMINISTRATION Über die System Administration im Modul Phoenix Konfiguration können einige Einstellungen der Anwendung Phoenix II verwaltet werden Phoenix Konfiguration Die Berechtigung für dieses Modul sollte ausschließlich den Administratoren von Phoenix II vorbehalten bleiben. Es ermöglicht die Anpassung von Texten, Adressen und dem Impressum, sowie einiger anderer Konfigurationseinstellungen. Durch Auswahl eines Konfigurations-Parameters und Bearbeiten (Stift Symbol) kann ein Parameter aufgerufen und bearbeitet werden. Mit dem grünen Speichern-Button werden Änderungen gespeichert. Abbildung 350: Konfigurationsbereich in Phoenix II it4sport GmbH Seite 233 von 233