Eidgenössisches Departement für Wirtschaft, Bildung und Forschung WBF Vollzugsstelle für den Zivildienst ZIVI. egov Lunch BFH

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1 egov Lunch BFH Herausforderungen und Erkenntnisse beim Aufbau medienbruchfreier Informationssysteme betrachtet anhand des Projektes ezivi bzw. der Lösung E-ZIVI Bern, 21. Mai 2015 Medienbruchfrei?! 2 1

2 Präsentatoren Thomas Baumann Nach Abschluss meiner Studien in Geschichte arbeitete ich in diversen Funktionen bei der Vollzugsstelle für den Zivildienst, wo ich bereits meinen Zivildiensteinsatz geleistet hatte. Im Jahr 2008 übernahm ich die Vertretung der Anwenderseite sowie die Rolle als stellvertretender Projektleiter ezivi. Mit der Betriebsaufnahme des Systems im Herbst 2014 wurde ich Anwendungsportfoliomanager E-ZIVI. Benjamin Hundius Seit Mitte Februar 2015 leiste ich meinen langen Zivildiensteinsatz in der Vollzugsstelle für den Zivildienst. Als Projektadministrator ezivi unterstützte ich den Gesamtprojektleiter und die Teilprojektleiter bei administrativen Tätigkeiten. Nach abgeschlossener Wirtschaftsmittelschule und anschliessendem Berufsmaturitäts-Praktikum beim Bundesamt für Strassen ASTRA, habe ich im Herbst 2012 das rechtswissenschaftliche Studium an der Uni Bern begonnen. Gustav Vögele Bin Gesamtprojektleiter ezivi in der Vollzugsstelle für den Zivildienst in Thun. Habe in dieser Tätigkeit 3 WTO Beschaffungen (eine mit Dialog gemäss Art. 26a VöB) durchgeführt. War vorher 9 Jahre in verschiedenen leitenden Funktionen für den IT Leistungserbringer WBF tätig und dabei in die Umsetzung der IKT Reform NOVE-IT involviert. Arbeitete davor überwiegend in Informatikprojekten. Wechselte nach einer industriellen und landwirtschaftlichen Ausbildung mit Abschluss Ingenieur HTL für Landwirtschaft und nach mehreren Jahren Praxistätigkeit 1988 in die Informatik. Absolvierte Ausund Weiterbildungen v.a. in den Bereichen Wirtschaftsinformatik, IT-Management, Projektmanagement und Beschaffungswesen. 3 Projektpartner 4 2

3 Projekt ezivi 5 System E-ZIVI 6 3

4 System E-ZIVI 7 Medienbrüche zu Kunden auflösen 8 4

5 Graphical user interface VS / Usability 9 Graphical user interface KS / Usability 10 5

6 Usability + Benutzerwünsche = GUI VS 11 Usability + CD Bund = GUI KS 12 6

7 Erkenntnisse Ein integriertes System mit (sehr) unterschiedlichen Benutzer/innen-Gruppen kann/muss zwei oder mehrere GUI s vorweisen. Rechtliche, organisatorische und technische Anforderungen für elektronische Zustellung von Verfügungen sehr gründlich abklären. Service Betrieb und Service Support an der Systembenutzung ausrichten. 13 Medienbruchfreie Verfügungen zustellen 14 7

8 Alles unter einem Deckel Rechtsgrundlagen: VwVG, SR und VeÜ-VwV, SR Zustimmung der betroffenen Parteien, Zustimmung jederzeit widerrufbar Zustellplattform (anerkannt / nicht anerkannt, Zeitpunkt Zustellung, Abholfrist, Sieben-Tage-Regel, Zustellfiktion), Übermittlung verschlüsselt oder gesicherter Übermittlungskanal Dokumentformat Verfügung PDF/A, Beilage/n PDF Qualifizierte elektronische Signatur, qualifiziertes Zertifikat (ZertES-konformes Zertifikat der Klasse A) Validierung der digitalen Signatur 15 Erkenntnisse Ein integriertes System mit (sehr) unterschiedlichen Benutzer/innen-Gruppen kann/muss zwei oder mehrere GUI s vorweisen. Rechtliche, organisatorische und technische Anforderungen für elektronische Zustellung von Verfügungen sehr gründlich abklären. Service Betrieb und Service Support an der Systembenutzung ausrichten. 16 8

9 Medienbruchfrei >> ort-/zeitunabhängig 17 Ø Arbeitstag 7 Wo. nach Freischaltung 18 9

10 Letzter Samstag 7 Wo. nach Freischaltung 19 Letzter Sonntag 7 Wo. nach Freischaltung 20 10

11 Ø Arbeitstag 6 Mt. nach Freischaltung 21 Ø Samstag 6 Mo. nach Freischaltung 22 11

12 Ø Sonntag 6 Mo. nach Freischaltung 23 Erkenntnisse Ein integriertes System mit (sehr) unterschiedlichen Benutzer/innen-Gruppen kann/muss zwei oder mehrere GUI s vorweisen. Rechtliche, organisatorische und technische Anforderungen für elektronische Zustellung von Verfügungen sehr gründlich abklären. Service Betrieb und Service Support an der Systembenutzung ausrichten

13 Erkenntnisse Ein integriertes System mit (sehr) unterschiedlichen Benutzer/innen-Gruppen kann/muss zwei oder mehrere GUI s vorweisen. Rechtliche, organisatorische und technische Anforderungen für elektronische Zustellung von Verfügungen sehr gründlich abklären. Service Betrieb und Service Support an der Systembenutzung ausrichten. 25 Einsatz suchen EiVe ausfüllen (ZIVI/EiB) Zivi Nach möglichen Einsätzen suchen Einsatzbetrieb für möglichen Einsatz online kontaktieren EiVE prüfen EiVE bestätigen EiB Elektronische Anfrage der ZDP prüfen EiVE annehmen, bestätigen Absage an ZDP senden SB ZIVI Zu prüfende EiVe anzeigen 26 13

14 Digital signierte Verfügung zustellen (SB) Zivi Aufgabe «Aufgebot ZDP Einsatz» abholen Dokument herunterladen digitale Signatur validieren Tagesendverarbeitung (Fristeinhaltung) SB ZIVI EiVE ausgelöst Aufgebot erstellen EiVE bearbeiten Einsatz ist möglich PDF versenden Aufgebot bearbeiten und drucken PDF signieren PDF erstellen 27 Meldeblatt ausfüllen und einreichen (EiB) Zivi EiB Diensttage melden Dienstage bearbeiten Arztzeugnis hochladen wenn krank Diensttage einreichen SB ZIVI Angaben EiB kontrollieren Meldeblatt nach Business Rules validieren EOMK erstellen und drucken 28 14

15 6. Abschluss 29 15