11.1 Außerordentliche Forderungen gegenüber Eigentümer und Mieter

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1 11. Außerordentliche Forderungen Als Zusatzforderungen gelten alle Zahlungen gegenüber Mietern und Eigentümern, die nicht direkt mit der Kostenabrechnung zu tun haben, als außerordentlich. Sie werden auch als Sonderposten bezeichnet. Außerordentliche Forderungen gegenüber Eigentümer und Mieter Außerordentliche Forderung (aof) mit geleisteten Teil-Zahlungen drucken Ausbuchen von Außerordentlichen Forderungen bei Eigentümern und Mietern Sonderumlagen bei Eigentümern Aktivieren oder Löschen einer bestehenden Sonderumlage Sonderzahlungen an die Eigentümer (Mietpool) 11.1 Außerordentliche Forderungen gegenüber Eigentümer und Mieter Man beginnt bei Mahngebühren und geht über den Auslagenersatz für Schlüssel- und Schilderdienste bis hin zur Reparatur der Gastherme, die über die Hausverwaltung abgewickelt werden. Sie sollten versuchen, diese Angelegenheiten vor der Jahresabrechnung auszugleichen, um das Geld vom Mieter oder Eigentümer frühzeitig zurückzubekommen. Wählen Sie im Hauptfenster das gewünschte Objekt aus. Wählen Sie die Einheit aus, die bearbeitet werden soll und klicken anschließend auf Extras. Wählen Sie Zahlungsverkehr-> ao Forderungen.

2 Es erscheint ein Fenster mit der Liste der außerordentlichen Forderungen für diese Einheit. Hier können Sie die üblichen Funktionen nutzen, also neue Datensätze anlegen, Datensätze bearbeiten, löschen und drucken. Des Weiteren steht Ihnen auch hier die Hilfsfunktion zur Verfügung. Um eine neue außerordentliche Forderung ein zu geben klicken Sie zunächst auf die einen neuen Datensatz erfassen Option und befüllen die Felder unterhalb der Liste.

3 Wenn Sie auf den Knopf für die Zahlung klicken, erscheint ein Fenster, in dem Sie Zahlungen zur Forderung eingeben können. Nachdem Sie auf Speichern gedrückt haben, steht erhalten im Bemerkungen -Feld.

4 Wenn eine Position grün hinterlegt ist, dann ist sie ausgeglichen und kann ggf. gelöscht werden. Sie stört aber auch nicht. Beim Jahreswechsel werden ausgeglichene Positionen nicht ins neue Wirtschaftsjahr übernommen. Steht noch Geld aus, ist die Zeile gelb hinterlegt. Sie geben lediglich den Text für die Forderung, den Betrag und das Fälligkeitsdatum ein. Die Einstellung Ausgleich erfolgt über Personenkonto bewirkt, dass in einem späteren Soll-Ist- Vergleich in den Hausgeld- bzw. Miet- und NK-Konten des betreffenden Eigentümers oder Mieters nach Buchungen mit dem in der AOF angegebenen Betrag gesucht wird. Konsequenz daraus ist jedoch auch, dass bei einer solchen AOF der eingetragene bezahlte Betrag immer ignoriert wird, da der Ausgleich eben über ein Personenkonto stattfinden soll. HVO2go legt bei bestimmten Arbeitsgängen auch selbständig außerordentliche Forderungen an. Es sind folgende Arbeitsgänge betroffen: Sonderumlage bei Eigentümern Ausgleich der Guthaben und Nachzahlungen aus der Jahresabrechnung (Eigentümer und Mieter) Mahnwesen (die Mahngebühren werden auf Wunsch als AOF festgehalten) Objekt-Jahreswechsel (auf Wunsch werden noch offene AOF, Hausgeld-, Miet- und NK- Rückstände aus dem alten Wirtschaftsjahr ins neue Wirtschaftsjahr übernommen) Hinweis: Hinweis: Außerordentliche Forderungen, die ein Guthaben des Eigentümers/Mieters gegenüber der Gemeinschaft darstellen, können durch negative Forderungsbeiträge realisiert werden. Wird eine AOF durch einen entsprechenden Zahlungsvorgang ausgeglichen, so sollte dieser Ausgleich bei der betreffenden AOF auch eingetragen werden, auch wenn die Einstellung Ausgleich erfolgt über Personenkonto aktiviert wurde. Damit steht die Forderung und wird auf Wunsch beim Soll/Ist-Vergleich berücksichtigt. Im Bemerkungsfeld können Sie noch Informationen zu diesem Vorgang ablegen.

5 Falls eine Forderung in Teilzahlungen ausgeglichen wird, speichert das Buchungsprogramm beim Austragen einer Teilforderung in diesem Bemerkungsfenster die Teilzahlungen mit Datum und Betrag als Journal. Klick auf das Druckersymbol Bedarf ausgedruckt werden. öffnet die Liste der offenen Posten zu der Einheit und kann nach 11.2 Außerordentliche Forderungen (aof) mit geleisteten Teil-Zahlungen drucken Größere Beträge im Bereich der aof werden manchmal in Raten bezahlt. Die Zahlungen auf eine aof werden beim Buchen direkt in der aof registriert. Die Summe der Teilzahlungen wird gebildet und mit dem letzten Zahlungsdatum in der aof gespeichert Um einen Nachweis über eingegangene Zahlungen zu bekommen, können Sie eine aof mit den registrierten Ratenzahlungen drucken lassen. Wählen Sie im Hauptfenster das gewünschte Objekt aus. Wählen Sie die Einheit aus, die bearbeitet werden soll und klicken anschließend auf Extras. Wählen Sie Zahlungsverkehr -> ao Forderungen um das Fenster für die aofs zu öffnen.

6 Wählen Sie die Option Drucken. Sie erhalten Folgenenden Überblick: 11.3 Ausbuchen von Außerordentlichen Forderungen bei Eigentümern und Mietern Die Zahlungseingänge der aofs werden selbstverständlich im Buchungsprogramm ganz normal erfasst. Diese Zahlungseingänge müssen jedoch zusätzlich in den außerordentlichen Forderungen registriert werden. Wählen Sie im Hauptfenster das gewünschte Objekt aus. Wählen Sie in der Objektliste das entsprechende Objekt im gewünschten Wirtschaftsjahr, das bearbeitet werden soll und klicken anschließend auf Buchungen, um das Buchungsfenster zu öffnen Markieren Sie die Zeile in der Buchungstabelle, die bei den aof auszutragen ist und wählen Sie die Option Extras.

7 Es erscheint Folgendes Fenster: Wählen Sie die Option aof austragen. Im Fenster, dass sich nun öffnet erhalten Sie zwei Listen: oben die Liste der Eigentümer bzw. Mieter und unten die Liste der jeweiligen aof. Wählen Sie in der unteren Tabelle die aof aus, die ausgetragen werden soll und klicken Sie auf OK.

8 11.4 Sonderumlage bei Eigentümern Sonderumlagen sind Beträge die zusätzlich zum Hausgeld gefordert werden, um akute Kosten der Gemeinschaft abzudecken. Wählen Sie im Hauptfenster das gewünschte Objekt aus. Wählen Sie die Option Extras. Es erscheint das Extras Objekte -Fenster. Wählen Sie in diesem Fenster zuerst links die Option SU/HKA/Vorkont. und anschließend rechts Sonderumlage für Eigentümer. Es öffnet sich der Reiter für die Sonderumlage Hier haben Sie folgende Optionen um Details ein zugeben:

9 1. Grund für die Sonderumlage Beschreiben Sie hier ganz kurz, aus welchem Grund die Sonderumlage durchgeführt wird. Hier sind z.b.: Startkapital, Renovierung Treppenhaus, Dachsanierung, sinnvolle Einträge. 2. Umzulegender Gesamtbetrag Geben Sie hier ein, welchen Betrag Sie durch die Sonderumlage auf die einzelnen Eigentümer verteilen wollen. 3. Verteilung der Kosten Wählen Sie hier, gemäß welchem Anteil die Kosten auf die einzelnen Eigentümer verteilt werden sollen, oder ob Sie die Anteile jedes einzelnen Eigentümers manuell eintragen wollen. Bei der Verteilung nach gespeicherten Anteilen ist in der Listbox die Auswahl des gewünschten Anteils notwendig. Bei der manuellen Verteilung der Kosten können Sie frei eine Anteilsbezeichnung eintragen. Hier wird Ihnen standardmäßig die Bezeichnung DM vorgeschlagen. 4. Eigentümer und Anteile zum Stichtag... verwenden Geben Sie hier an, welcher Stichtag zur Ermittlung der zu verwendenden Eigentümer und Anteile gelten soll. 5. Auf welches Konto werden die Zahlungseingänge später verbucht? Hier stehen Ihnen 2 Möglichkeiten zur Verfügung: a) auf die Hausgeldkonten b) auf ein Sonderkonto 6. Fälligkeitsdatum der Sonderumlage Geben Sie hier das Datum ein, zu dem die Zahlungen von den Eigentümer zu leisten sind. Gleichzeitig wird dieses Datum als Fälligkeitsdatum für eventuell aus der Sonderumlage resultierende Lastschriften verwendet. 7. Die Sonderumlage wird per Lastschrifteinzug durchgeführt Falls die Zahlungen von den Eigentümern per Lastschrifteinzug abgerufen werden sollen, kreuzen Sie hier an. Wenn Sie Lastschriften aktivieren, werden mit Abschluss der Sonderumlage sofort entsprechende Lastschriftaufträge für den Zahlungsverkehr abgestellt. 8. Der Buchungstext dient der automatischen Verbuchung. (z.b. SU: Dachsanierung ). 9. Auswahl der Eigentümer Es ist nicht immer zwingend notwendig, dass alle Eigentümer an der Sonderumlage teilnehmen. Damit Sie hier selektiv arbeiten können, werden Ihnen die Eigentümer in Listenform zur Auswahl angeboten. Wenn Sie alle Eingaben getätigt und überprüft haben, klicken Sie auf OK. Sie werden nun dazu aufgefordert die Liste zu kontrollieren und erhalten Folgenden Hinweis:

10 11.5 Aktivieren oder Löschen einer bestehenden Sonderumlage Wählen Sie im Hauptfenster das gewünschte Objekt aus. Wählen Sie die Option Extras. Es erscheint das Extras Objekte -Fenster. Wählen Sie in diesem Fenster zuerst links die Option SU/HKA/Vorkont. und anschließend rechts Sonderumlage für Eigentümer. Es öffnet sich der Reiter für die Sonderumlage

11 Hier können Sie Sonderumlagen als Forderungen übernehmen oder Sonderumlagen löschen. Wenn Sie die Option Sonderumlagen als Forderungen übernehmen wählen, werden Sie gefragt, ob Sie die Sonderumlage in den außerordentlichen Forderungen verbuchen wollen. Wenn Sie sich sicher sind, das alles korrekt ist, wählen Sie Ja. Sobald der Vorgang abgeschlossen ist, erhalten Sie eine Bestätigung Sonderauszahlung für den Mieter und Eigentümer Zusätzlich zu Sonderumlagen für Eigentümer wurden Sonderauszahlungen für Mieter und Eigentümer in HVO2go aufgenommen. Damit können Rückzahlungen an Eigentümer oder Ausschüttungen eines Mietpools etc. bequem ausgeführt, die Zahlungen und Verbuchung erledigt werden. Wählen Sie im Hauptfenster das gewünschte Objekt aus. Wählen Sie die Option Extras. Es erscheint das Extras Objekte -Fenster. Wählen Sie in diesem Fenster zuerst links die Option SU/HKA/Vorkont. und anschließend rechts Sonderauszahlung für Eigentümer. Es öffnet sich folgender Reiter:

12 Die Einstellungen für die Sonderauszahlung sind ähnlich wie bei einer Sonderumlage, nur dass es sich um eine Sonderauszahlung handelt. Nach dem Verlassen der Kontroll-Liste mit dem OK-Knopf erfolgt die letzte Abfrage, ob die Angaben in dieser Kontroll-Liste in Ordnung waren und ob die Sonderauszahlung jetzt durchgeführt werden soll. Danach kehren Sie in das Fenster mit den Grunddaten zurück Wenn Sie dort den OK-Knopf drücken wird Ihnen eine Kontroll-Liste angezeigt die Sie nach Wunsch ausdrucken können. Nun können Sie die Daten für die Sonderauszahlung erzeugen lassen. Auch hier bekommen Sie wieder den folgenden Hinweis: