Das Campus Management System der Simovative GmbH

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1 Das Campus Management System der Simovative GmbH

2 Nichts ist beständiger als der Wandel.

3 academyfive Inhalt Im Bildungsmarkt ist der Wandel allgegenwärtig. Mit academyfive bieten wir eine Software, die sich seit mehr als 11 Jahren erfolgreich den individuellen Anforderungen der Hochschulen anpasst und die Vision eines integrierten Campus Management Systems schon heute verwirklicht academyfive Seite 4 Systemarchitektur Seite 6 Funktionsübersicht Seite 8 Simovative GmbH Seite 24 3

4 01 academyfive Die zukunftsweisende und für serviceorientiertes Hoc Alle Beteiligten, von der Hochschulleitung und -verwaltung über Lehrende, Interessenten, Bewerber, Studierende und Alumni, bis hin zu Partnern und Institutionen werden von academyfive, als vollständig integrierte Campus Management Software, in einem System vereint. academyfive ist in Deutschland, Österreich, Großbritannien und der Schweiz an zahlreichen Hochschulen unterschiedlicher Fachrichtungen erfolgreich im Einsatz. So vertrauen heute bereits Universitäten, Fachhochschulen, Musik- und Kunsthochschulen, aber auch private Akademien und Bildungsinstitute auf die Leistungs- und Anpassungsfähigkeit unseres vollständig webbasierten Campus Management Systems. 4

5 praxiserprobte Lösung hschulmanagement. Die Erfahrung der letzten Jahre hat gezeigt, dass eine Standardsoftware oft nicht ausreicht um den vielfältigen Anforderungen der Hochschulen gerecht zu werden. Der Versuch, durch die Einführung eines Campus Management Systems, eingespielte Prozesse verändern zu wollen, führt nicht selten zu Unzufriedenheit bei den beteiligten Mitarbeitern. Eine serviceorientierte Software muss in der Lage sein, sich den individuellen Prozessen einer Hochschule anzupassen, diese zu unterstützen und zu optimieren. Genau dieser Anpassungsfähigkeit verdankt academyfive den Erfolg der letzten Jahre. Dank der modularen Architektur und den offenen Schnittstellen sind wir in der Lage, Ihnen eine maßgeschneiderte Lösung zu bieten, die Sie bestmöglich unterstützt. Dabei wird der Kern von academyfive, der alle elementaren Prozesse des Student Life Cycles abdeckt, kontinuierlich als Standardsoftware weiterentwickelt. Die innovative Softwarearchitektur schafft dabei die Grundlage für die perfekte Symbiose aus Standardsoftware und Individualentwicklung. academyfive bildet sämtliche Prozesse des akademischen Zyklus eines Studierenden in einem integriertem System ab vom Interessenten bis zum Alumnus. Dank der innovativen Softwarearchitektur und der damit verbundenen problemlosen Erweiterungs- und Anpassungsmöglichkeiten, sowie der nahtlosen Integration von Drittsystemen bietet academyfive den Hochschulen die Möglichkeit zur Umstellung auf ein integriertes Campus Management System. Reportingtools ermöglichen dabei die Analyse des gesamten Datenbestandes und unterstützen so die Hochschulleitung bei der effektiven Führung der gesamten Bildungseinrichtung. Aufgrund des einzigartigen Funktionsumfangs profitieren aber auch alle anderen Benutzergruppen von der Einführung vom Campus Management System academyfive. 5

6 02 academyfive Systemarchitektur 6

7 academyfive Ein System, viele Gesichter academyfive wurde von Grund auf modular konzipiert und besticht durch eine moderne und robuste Systemarchitektur. Die von Simovative entwickelte Extension Injected Software Architecture (EISA) sorgt darüber hinaus für maximale Anpassbarkeit des Systems durch individuell programmierbare Erweiterungen, die sich nahtlos in die Software integrieren. Dank der Vielzahl vorhandener Schnittstellen wie XML, CSV, SOAP und JSON, können zudem problemlos weitere Anwendungen angebunden und integriert werden. Ihre zentral in academyfive definierten Geschäftsprozesse und logiken werden dabei von allen angebundenen System automatisch berücksichtigt. Die Softwarearchitektur folgt in academyfive dabei dem modernen Drei-Schichten-Modell. Um die zentrale SQL Datenbank liegen eine Datenabstraktionsschicht sowie ein Entitäten- Modell, das alle benötigten Datenobjekte enthält. Die darüber liegende Serviceschicht bildet in Zusammenarbeit mit dem dedizierten Rechtemanagement alle Prozesse und Logiken innerhalb der Software ab. Die abschließende Präsentationsschicht sorgt schlussendlich für die Darstellung der Daten innerhalb der Web-Applikation, im Internet oder auf mobilen Endgeräten. Durch die logische Trennung der einzelnen Schichten ist academyfive optimal skalierbar. Abbildung rechts Aufbau von academyfive im Drei-Schichten-Modell HTML-Oberfläche Services Datenabstraktionsschicht Datenbasis Entitätenmodell Geschäftsprozesse Web-Services 7

8 03 academyfive Funktionsübersicht + Stammdaten & CRM + Bewerbermanagement & Zulassung + Studien- und Programmverwaltung + Kurs- und Vorlesungsmanagement + Prüfungsmanagement + Kommunikation + Finanzmanagement + campusweb Das Portal für Studierende und Dozierende + campusweb Community + LARISSA Integriertes Content Management System + Mobile App 8

9 03.01 Stammdaten & CRM Als Basis für ein erfolgreiches Campus Management System fungiert bei academyfive ein professionelles Customer Relationship Management (CRM), das von Anfang an ausschließlich für Hochschulen entwickelt worden ist und somit den speziellen Bedürfnissen in vollem Umfang gerecht wird. Sie verwalten sämtliche Daten von Interessenten, Bewerbern, Studierenden, Alumni, Hochschulmitarbeitern und Dozierenden, aber auch von externen Kontakten, Partnern und Institutionen komfortabel über ein System. Dabei lassen sich Verknüpfungen zwischen Personen und Institutionen, aber auch die Beziehungen von Unternehmen und Institutionen untereinander, problemlos darstellen. Unterstützt wird der Anwender dabei von umfangreichen Such-, Filter und Auswertungsmöglichkeiten. Darüber hinaus bietet academyfive, speziell für den Vertriebsprozess, ein integriertes Kampagnen- und Aufgabenmanagement, sowie die Zuweisungsmöglichkeit von Ansprechpartnern und Key Account Managern zu Personen und Unternehmen bzw. Institutionen. Revisionssichere Datenhaltung wird von academy- FIVE ebenso unterstützt wie die Einhaltung geltender Datenschutzrichtlinien. Abbildung links Die Startseite bietet Zugriff auf wichtige Informationen und häufig genutzte Funktionen Abbildung rechts Die Hauptprofilansicht zeigt alle relevanten Daten auf einen Blick Highlights + + Verwaltung sämtlicher personenrelevanter Daten inkl. beliebiger Kontakt- und Adressdaten + + Kontakthistorie zu jeder Person und Institution mit zentraler Suchfunktionalität + + Hinterlegung von Werdegängen und Lebensläufen zu jedem Profil + + Verwaltung und Zuweisung beliebiger Dateien über das integrierte Dokumentenmanagement inkl. Berechtigungssystem + + Umfangreiche Suchmöglichkeiten inklusive Verteiler und Filteroption + + Duplikatsuche und Bereinigung + + Erstellen von Serienbriefen in Microsoft Word oder Dokumenten im PDF Format + + Speicherung aller Änderungen in Logfiles + + Zuweisung von Schlagwörtern an Personen und Institutionen + + Abbildung von Beziehungen zwischen Personen und/oder Institutionen + + Integriertes Kampagnenmanagement + + Aufgabenmanagement mit automatischer Erinnerungsfunktionalität + + Maximale Datensicherheit durch dediziertes Rechtemanagement 9

10 03.02 Bewerbermanagement & Zulassung Über academyfive lassen sich beliebig viele Bewerbungsprozesse abbilden. Entweder man bindet diese Einzelbewerbungen an bestimmte URLs oder man bietet mehrere Studiengänge gleichzeitig über eine URL an. In beiden Fällen lassen sich die Bewerbungsprozesse pro Studiengang individuell gestalten. Durch gezielte Konfiguration bestimmen Sie selbst, welche Daten in welchem Prozess abgefragt werden sollen. Unabhängig von Programmierern und Dienstleistern ändert man über das integrierte Content Management System LARISSA alle Texte, Bezeichnungen oder Inhalte von automatisch verschickten Benachrichtigungen. Der Bewerbungsprozess ist mehrstufig abbildbar. So kann der Registrierungsprozess unterschiedlich komplex gestaltet werden und auch der Prozess nach Abschicken der Onlinebewerbung kann beliebig tief strukturiert werden. Die einzelnen Stufen, die innerhalb eines Bewerbungsprozesses zu erreichen sind, können an Bedingungen geknüpft werden. Beispielsweise kann die Teilnahme und das Bestehen eines Assessment-Days nötig sein, wofür es in academyfive entsprechende Module zur Verwaltung von Assessment-Days und Rankings gibt. Über unterschiedliche Kriterien (z.b. Abiturnote und Ergebnis des Assessment-Days) lässt sich nach Abschluss der Bewerbungsphase, unter Berücksichtigung aller Quoten, das Ranking für die Zulassung generieren. Highlights + + Abbildung beliebig vieler mehrstufiger Bewerbungsprozesse (Registrierung, Bestätigung durch Bewerber, Abschicken der Bewerbung, Anmeldung zum Assessment-Day, etc.) + + Anpassbarkeit durch die Hochschule über das integrierte Content Management System + + Übernahme des Corporate Designs für die Bewerbung + + Plausibilitätskontrollen und Pflichtbereiche sorgen für vollständige und korrekte Bewerbungen + + Erfassung aller relevanten Statistik-Daten durch den Bewerber + + Flexible Bewerbungsperioden, die durch die Hochschule verwaltet werden + + Speichern der hochgeladenen Dokumente (Lebenslauf, Foto, etc.) direkt im Profil des Bewerbers, inklusive automatischer Konvertierung von diversen Dateiformaten + + Immatrikulation beliebig vieler Personen gleichzeitig, geknüpft an Zulassungskriterien + + Ausführliche Statistiken über eingegangene Bewerbungen + + Verwaltung von Assessment-Days und Freigabe zur Online-Anmeldung + + Erstellung und Publizierung von Rankings über unterschiedliche Gruppen + + Zusammenfassung der gesamten Bewerbung in einem PDF Dokument + + Abbildung und Berücksichtigung von Quoten Abbildung links Nach Eingang der (Online-)Bewerbungen bilden Sie Quoten und Ranglisten für die Zulassung zum Studium. 10

11 03.03 Studien- und Programmverwaltung Die Abbildung beliebig vieler, unterschiedlicher Studienprogramme ist in academyfive problemlos möglich und in das Gesamtprogramm integriert. So lassen sich zu Studierenden und Bewerbern beliebig viele Buchungen speichern, in denen alle wichtigen Informationen (Programm, Kohorte, Beginn, voraussichtliches Ende, etc.) zum belegten Programm gespeichert werden. Diese Daten werden bei der Immatrikulation oder der Neuanlage übernommen, können zentral gepflegt werden und sind auch beim Studierenden individuell änderbar. Zu den Programmen lassen sich alle relevanten Informationen, wie Bezeichnungen für Zeugnisse, Statistik-Signaturen, Regelstudienzeiten, etc. hinterlegen. Zudem können Programmstrukturen beliebig tief kategorisiert werden, so dass auch komplexe Strukturen, wie im Schaubild dargestellt, problemlos abgebildet werden können. Highlights + Abbildung von Studienprogrammen und Kohorten bzw. Studienjahrgängen + Beliebig viele Studienabschnitte, Studienschwerpunkte und Studienrichtungen + Übersicht der Semester in Werdegängen für Studierende und/oder Bewerber + Beliebig viele Buchungen (Interessenten-, Bewerber-, Studenten- und Alumni-Buchungen) zu einem Profil + Versionierte Curricula zu jedem Studienprogramm + Kurs- und Vorlesungsverzeichnisse für die Studienprogramme + Studienverlaufsplanvorlagen auf Kohortenbasis, die bei der Immatrikulation für den Studierenden übernommen werden + Spezielle Suchmöglichkeiten für die studiengangsbezogenen Daten Abbildung links Auch komplexe Strukturen lassen sich in academyfive problemlos abbilden Abbildung rechts Die Modellierung von Studien- und Prüfungsordnungen ist zentraler Baustein der Studien- und Programmverwaltung + Erstellung der Hochschulstatistik für die Landesämter + Generierung aller relevanter Bescheinigungen für Studierende Bildungseinrichtung Duales Studium Akademie Hochschule Berufsfachschule Fernstudium Executive Education Diplom Bachelor Master Zertifikate Studiengang 1 Studiengang 2 Studiengang n Studienabschnitt Vertiefung Schwerpunkt 11

12 03.04 Kurs- und Vorlesungsmanagement + + Anlage und Verwaltung des Kurs- und Vorlesungsverzeichnisses + + Kursteilnehmerverwaltung + + Automatische Einschreibung und faire Online-Einschreibung durch mehrstufige Inskriptionsprozesse + + Druck von PDF Dokumenten wie Raumbelegungsplänen, Anwesenheitslisten, Evaluationsergebnissen und Dozentenabrechnungen + + Soll-Ist-Vergleiche der Dozierenden + + Kursevaluation, Erstellung und Hinterlegung von versionierbaren Fragebögen zu jedem Kurs + + Seminar-, Vorlesungs- und Stundenplanung als Tages-, Wochen-, Monats- und Jahresplan + + Planung von Vorlesungen, Seminaren, Übungen, Lehrprojekten und Einzelveranstaltungen + + Verlegen einzelner Veranstaltungen, inklusive automatischer Benachrichtigung der Teilnehmer per oder SMS + + Teilnehmer-, Dozenten- und Raum-Konfliktprüfung + + Erfassung und Auswertung von Anwesenheiten und Fehlzeiten + + Erfassung aller relevanten Standort- und Raumdaten, inklusive Ausstattungsmerkmale und verfügbare Ressourcen + + Gruppenmanagement, beliebige Zuordnung von Teilnehmern zu Kursen und Vorlesungen, sowie Semestern + + Ferien- und Feiertagsverwaltung, sowie automatische Berücksichtigung bei der Planung Die Planung wird in academyfive effektiv durch eine Ressourcen- und Konfliktprüfung unterstützt. Diese berücksichtigt alle relevanten Daten wie Teilnehmerzahl, Räume, Verfügbarkeit der Lehrenden und die benötigte technische Ausstattung. Die zur Verfügung stehenden Ressourcen werden dadurch optimal genutzt. Relevante Statistiken, wie Soll-Ist-Vergleiche von geplanten und geleisteten Stunden, sowie die Auswertung von Abwesenheitsquoten, ermöglichen ein effektives Controlling. Abbildung unten Indiv. Tages-, Wochen- und Monatsansichten für Termine und Veranstaltungen Die Studierenden informieren sich online über Kursinhalte und -ziele und melden sich direkt über das Studentenportal oder die Mobile-App zu den angebotenen Veranstaltungen an. Dabei prüft academyfive automatisch, ob alle Voraussetzungen zur Kursteilnahme erfüllt sind. Die Zugangsvoraussetzungen, sowie Fristenregelungen und Nachrückverfahren, können beliebig konfiguriert und kombiniert werden. Studierende und Lehrende haben jederzeit Zugriff auf ihren persönlichen Veranstaltungs- und Vorlesungsplan. Den Lehrenden werden die Kursteilnehmer in academyfive angezeigt, so dass diese direkt kontaktiert oder mit Lehrmaterialien versorgt werden können. Die Qualitätssicherung wird in academyfive durch die Evaluierung der durchgeführten Veranstaltungen unterstützt. Fragenkataloge werden beliebig strukturiert und einzelne Fragen mit unterschiedlichen Antworttypen definiert. Die Studierenden füllen diese online aus und geben ihre Bewertung ab einmalig für jede Veranstaltung und komplett anonymisiert. Reporting-Tools stehen für die Auswertung zur Verfügung und stellen auch die Evaluationsergebnisse über einen längeren Zeitraum dar. 12

13 03.05 Prüfungsmanagement Das Prüfungsmanagement ist der zentrale Baustein des Studienmanagements. Mit academyfive modellieren Sie problemlos komplexe Studien- und Prüfungsordnungen. Eine beliebig tiefe Strukturierung in Bereiche, Module und Kurse ist dabei ebenso möglich, wie die Festlegung von Credits und Regeln, die Definition von Bewertungsschemata, die Unterteilung in Pflicht- und Wahlbereiche, sowie die Definition von Rundungsregeln. Der integrierte Assistent überwacht ständig die Durchführbarkeit und meldet automatisch potenzielle Fehlerquellen. Prüfungsordnungen, Module und Kurse werden in Versionen gespeichert. Pro Studiengang können mehrere Versionen vorgehalten werden. Konfigurierte Module und Kurse können dabei mehreren Prüfungsordnungen zugeordnet werden. Die Abbildung von Bachelor- und Masterstudiengängen ist ebenso in vollem Umfang gewährleistet wie die Abbildung von Weiterbildungs- oder Ausbildungsangeboten. Prüfungsordnungen werden kopiert, druckfähige Kurs- und Modulverzeichnisse erzeugt und mit wenigen Klicks im Intra- oder Internet veröffentlicht. Bei der Anmeldung zu Modulen, Veranstaltungen und Prüfungen wird vom System selbständig geprüft, ob der Studierende alle Voraussetzungen für die jeweilige Anmeldung erfüllt hat. Die Leistungen der Prüfungsteilnehmer werden von berechtigten Mitarbeitern oder den Lehrenden selbst erfasst. Hinterlegte Workflows und die im Hintergrund laufenden Assistenten zur Plausibilitätsprüfung sorgen für eine reibungslose und fehlerfreie Veröffentlichung der Prüfungsergebnisse. Die Nachvollziehbarkeit wird von einem Protokollierungssystem sichergestellt, welches alle Änderungen festhält. Highlights + + Beliebig tiefe Strukturierung der Prüfungsordnungen in Bereiche, Module und Kurse + + Erstellung, Pflege und Veröffentlichung des Modulund Kursverzeichnisses + + Regelkataloge zur Abbildung komplexer Prüfungsordnungen + + Online Prüfungsanmeldung und -abmeldung + + Druck von Prüfungsplänen, Anwesenheitslisten, Prüfungslaufzetteln und -deckblättern + + Komfortable Erfassung der Prüfungsergebnisse über eine Teilnehmerliste durch die Verwaltung oder die Dozierenden + + Autom. Benachrichtigung der Studierenden über neue Prüfungsergebnisse via , SMS oder Mobile-App + + Unterstützung mehrerer Notenschlüssel sowie des Deutschen, Englischen und Schweizer Notensystems + + Druck von offiziellen Bescheinigungen wie Transcript of Records, Diploma Supplements, Zeugnissen oder Zertifikaten + + Generierung umfangreicher Statistiken und Ranglisten inklusive grafischer Darstellung Abbildung unten Die Leistungsübersicht informiert über den aktuellen Studienfortschritt Per Knopfdruck erzeugen Sie druckfertige Prüfungspläne, Anwesenheitslisten, Prüfungslaufzettel und vielfältige offizielle Bescheinigungen wie Transcript of Records bzw. Notenübersichten, Diploma Supplements, Zeugnisse oder Kurszertifikate in beliebigem Layout als PDF oder als MS Word Dokument. Abgerundet wird das System durch ein besonders leistungsstarkes und flexibles Abfrage-und Statistiksystem. 13

14 Sie bestimmmen die Richtung, wir bringen Sie ans Ziel. 14

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16 03.06 Kommunikation Highlights + + Versand von s, internen Nachrichten und SMS + + Verwaltung von Entwürfen, Vorlagen und gesendeten s + + Automatisches Tracking, Empfängeranalyse und Bouncemanagement + + Integriertes Kampagnenmanagement + + Erstellung von HTML Newslettern inkl. Online An- und Abmeldefunktionalität + + Erstellung von Serienbriefen als original Microsoft Word Serienbrief oder im PDF Format + + Verwendung von länderspezifischen Adress- und Anrede-Templates + + Zielgruppenspezifisches Newssystem auf Webseite, Studentenportal und Mobile-App + + Umfangreiche Such- und Filtermöglichkeiten zur Zielgruppenselektion + + Transparenz und Nachvollziehbarkeit dank integrierter Kontakthistorie Abbildung links Der Integrierte Client macht auch Massenkommunikation zum Kinderspiel Abbildung rechts Aussagekräftige Versandstatistiken zeigen den Erfolg Ihrer Mailings academyfive unterstützt Sie bei der kompletten Kommunikation mit allen Akteuren der Hochschule. So erstellen Sie im Handumdrehen Verträge, offizielle Anschreiben, Einladungen oder Namensschilder als Microsoft Word Serienbrief. Um die Verknüpfung der personenbezogenen Daten mit dem Seriendokument kümmert sich academy- FIVE auf Basis der für den Seriendruck gewählten Personen im Hintergrund ganz automatisch. Genauso einfach verschicken Sie auch personalisierte s, erstellen ansprechende HTML Newsletter mit aktuell gesammelten Informationen, verschicken zeitkritische Mitteilungen per SMS oder stellen aktuelle Meldungen mit wenigen Klicks als News im Studentenportal, der Webseite oder der Mobile-App zur Verfügung. Um die Kommunikation so effektiv wie möglich zu gestalten, gibt Ihnen academyfive umfangreiche Suchund Filtermöglichkeiten zur Auswahl der Zielpersonen an die Hand, unterstützt Sie mit Verteilern und Mailinglisten und wartet zudem mit einem integrierten Kampagnenmanagement auf. Damit die Effizienz der Kommunikation auch messbar und nachvollziehbar wird, runden entsprechende Tracking und Auswertungstools das Kommunikationsangebot ab. Für die entsprechende Transparenz und Nachvollziehbarkeit sorgt academyfive mit selbständig generierten Einträgen in der integrierten Kontakthistorie. 16

17 03.07 Finanzmanagement Die Abbildung aller wichtigen Finanzdaten wird von academyfive ebenso unterstützt, wie die Umsetzung von finanztechnischen Prozessen. So lassen sich aus dem System Rechnungen oder Deputats- und Spesenabrechnung erstellen und gleichzeitig erfolgen die entsprechenden Buchungen im System. Interessenten, Bewerber und Studierende bekommen Debitorenkonten, Dozierende Kreditorenkonton zugewiesen. Den Studienprogrammen werden Aufwands- und Ertragskonten gegenübergestellt. Auf diese Weise ist es möglich, den Ertrag und den Aufwand zu bemessen, den ein Student bis zum Ende des Studiums formal erbracht hat. Bei der Umsetzung setzen wir auf die flexible Abbildung von Zahlungsmodellen, welche den Kohorten zugewiesen und vom Studierenden gewählt werden können. Diese wiederum können in Semesterfinanzplänen entsprechend abgebildet werden, so dass beim Studierenden jederzeit einsehbar ist, welche Zahlungen eingegangen und welche noch ausstehend sind. Highlights + + Abbildung von Debitoren- und Kreditorenkonten + + Abbildung von Aufwands- und Ertragskonten + + Individueller Kontenrahmen definierbar + + Zahlungsmodelle pro Kohorte und Studierendem, inklusive Verwaltung unterschiedlicher Rabattierungen + + Zahlungspläne nach Semester + + Erstellung von Mahnungen mit bis zu drei Mahnstufen + + Rechnungserstellung und Deputatsabrechnung + + Euro und Schweizer Franken in einem System abbildbar + + Anpassbare Import- und Exportschnittstelle (u.a. zu SAP) + + Umfangreiche Statistiken und Exporte + + Abbildung von zeitgenauen Währungskursen + + Verwaltung von Stipendien + + Fundraising-Verwaltung für Institutionen + + Online Spesenabrechnung durch Dozierende Abbildung links Die Management-Konsole aggregiert die wichtigsten Finanz- Kennzahlen der Hochschule Abbildung rechts Umfassende Statistiken zeigen alle relevanten Akquise-Zahlen 17

18 03.08 campusweb - Das Portal für Studierende & Dozierende Highlights + + Personalisiertes Hochschulportal, angepasst an die Corporate Identity der Hochschule + + Selbständige Verwaltung von Adress- und Kontaktdaten durch Studierende und Dozierende + + Zugriff auf persönlichen Vorlesungsplan und Veranstaltungskalender + + Darstellung des vollständigen Kurs- und Modulverzeichnisses + + Abruf der aktuellen und persönlichen Notenübersicht + + Generierung von Bescheinigungen und Leistungsnachweisen + + Anmeldung zu Lehrveranstaltungen und Berücksichtigung geltender Vorgaben und Regeln + + An- und Abmeldung zu Prüfungen + + Evaluierung von besuchten Lehrveranstaltungen + + Bereitstellung und Download von Kursmaterialien Abbildung unten Über campusweb hat der Teilnehmer jederzeit Einblick in seinen persönlichen Veranstaltungs- und Vorlesungskalender campusweb ist das Online-Informationsportal, das die Verbindung zwischen der Hochschule und den Studierenden sowie Dozierenden über das Internet herstellt. Dabei wird es entsprechend den Corporate Identity Vorgaben der Hochschule angepasst, so dass es sich nahtlos in den bestehenden Auftritt der Hochschule integriert. Die Sicherheit spielt hierbei eine ganz entscheidende Rolle. So werden sensible Daten durch ein ausgeklügeltes Authentifizierungssystem, dedizierte Rollen- und Rechteverteilung sowie ein Protokollierungssystem geschützt. Mit campusweb stellen Sie Ihren Studierenden umfangreiche Selbstservices zur Verfügung. Nach Eingabe einer gültigen Zugangskennung hat der Studierende Zugriff auf seine Stammdaten und kann Änderungen an diesen online durchführen. Zur Sicherheit werden alle Änderungen protokolliert und bei Bedarf erst durch die Verwaltung freigegeben. Der Download von Immatrikulationsbescheinigungen ist hier ebenso möglich, wie die Generierung eines aktuellen Transcript of Records. Neben dem detaillierten Zugriff auf die Prüfungsleistungen, haben Studierende auch umfassenden Einblick in Ihren Kurs- und Vorlesungsplan. Darüber hinaus melden sie sich online zu Modulen und Kursen sowie korrespondierenden Prüfungen an, evaluieren diese nach Teilnahme direkt online und haben Einsicht in die veröffentlichten Modul- und Kurskataloge, inklusive bereitgestelltem Kursmaterial. Dozierenden stehen im campusweb umfangreiche Kommunikationsmittel zu ihren Studierenden zur Verfügung. So können s oder interne Nachrichten an einzelne Teilnehmer, aber auch an ganze Kursgruppen verschickt werden. Neben dem Zugriff auf den persönlichen Vorlesungsplan, erfasst der Dozierende die Anwesenheit der Teilnehmer, trägt Prüfungsergebnisse ein, gliedert seine Vorlesungen und stellt den Teilnehmern benötigtes Unterrichtsmaterial zur Verfügung. 18

19 03.09 campusweb Community Ein Bestandteil von campusweb und einzigartig für ein Campus Management System ist die in academyfive nahtlos integrierte Community für Studierende und Alumni. Sie bietet mit ihren Funktionalitäten weit mehr als die sonst üblichen Studentenportale. Hier vernetzen sich Studierende und Alumni und erstellen Arbeits-, Diskussions- und Freizeitgruppen. Sie kommunizieren mit anderen Kursteilnehmern und Dozierenden mittels , interner Nachrichten sowie in Foren. Zudem stellen sie umfangreiche persönliche Profile inklusive Lebenslauf, Bildungsweg und Publikationen online zur Verfügung und informieren sich über wichtige Termine und Events. Sie inserieren beispielsweise Wohnungen auf dem integrierten Marktplatz und erhalten aktuelle Job und Praktika-Angebote im Career Center. Externen Institutionen bietet die Community auf Wunsch, die Möglichkeit nach geeigneten Kandidaten zu suchen. Ebenfalls können diese auch eigenhändig aktuelle Jobund Praktika-Angebote in der Stellenbörse einstellen. Nach Freigabe der Angebote durch die Hochschule können Studierende nach den eingestellten Angeboten suchen und sich auch bewerben. Highlights + + Persönliche Startseite mit allen relevanten Informationen + + Erstellen eines persönlichen Profils inklusive Kontaktinformationen und Werdegang + + Dedizierte Freigabemöglichkeit von personenbezogenen Daten für andere Community-Mitglieder + + Erstellung und Verwaltung von Events inklusive Teilnehmerverwaltung + + Erstellung und Verwaltung von Gruppen inklusive Forumsfunktionalität + + Verwaltung der eigenen Kontakte und Freunde + + Internes Messaging/Nachrichten System für die Community Mitglieder + + Umfangreiche Volltextsuchmöglichkeiten über Mitglieder, Gruppen und Events + + Integrierter Online-Marktplatz + + Career Center zur Bereitstellung aktueller Job und Praktika-Angebote Abbildung links Profildarstellung eines Studierenden innerhalb der Community Abbildung rechts Der Studierende hat Zugriff auf relevante Kursinformationen und -inhalte 19

20 03.10 LARISSA - Integriertes Content Management System (icms) Highlights + + Vollständige Integration in academyfive + + Enorme Benutzerfreundlichkeit sowohl für Redakteure als auch für technische Administratoren + + Erstellung von W3C-Konformen und Barrierefreien Internetauftritten, inklusive Unterstützung des Responsive Designs + + Integrierte Vorschaufunktionalität ermöglicht umfangreiche Tests vor Veröffentlichung der Inhalte + + Hochperformante Content-Engine und Caching der Inhalte sorgt für maximale Performance und einen schnellen Seitenaufbau + + Einfache Integration von Modulen wie beispielsweise Kontaktformulare, News, Publikationen, Kurskataloge, Team und viele mehr + + Revisionssichere Datenhaltung durch automatische Archivierung veröffentlichter Inhalte + + URL Management zur einfachen Verwaltung von Short-Links und Weiterleitungen + + Automatische Suchmaschinenoptimierung mittels Meta-Tags, sprechenden Links und selbständig erstellten Google Sitemaps Das in academyfive vollständig integrierte Content Management System LARISSA, darf zu Recht als ein Highlight betrachtet werden. Es ermöglicht der Hochschule nicht nur den eigenen Internetauftritt mit einem modernen Content Management System zu pflegen, es stellt darüber hinaus die Verbindung des Internetauftritts mit den Daten des Campus Management Systems auf eine völlig neue Stufe. Durch die Servicearchitektur von academyfive sind alle für den Webauftritt relevanten Daten direkt verfügbar, ohne wie früher einzelne und teure Schnittstellen schaffen zu müssen. Es macht dabei keinen Unterschied, ob es sich um Modul- oder Kurskataloge, Fakultäts- oder Mitarbeiterlisten, öffentliche News, Events oder Programminformationen handelt, die Daten stehen ohne Umwege im Content Management System zur Verfügung und machen damit jegliche doppelte Datenpflege obsolet. Zusätzlich vereint das Content Management System LARISSA ein hohes Maß an Flexibilität und Erweiterbarkeit mit einfachster Handhabung sowohl für Redakteure als auch für technische Administratoren. Es eignet sich dabei sowohl für kleinere Webauftritte, wie beispielsweise Microsites, als auch für große und komplexe Hochschulwebseiten und -portale. Dank des modularen Aufbaus und der vielen Erweiterungsmöglichkeiten, deckt LARISSA alle erforderlichen Funktionalitäten eines umfassenden Redaktionssystems ab. Abbildung links Intuitive Bearbeitungsmöglichkeiten machen die Pflege des eigenen Internetauftritts zum Kinderspiel 20

21 03.11 academyfive Mobile-App Mit der academyfive Mobile-App, die für alle gängigen Smartphone Betriebssysteme wie Apple ios, Android, Windows und Blackberry verfügbar ist, haben die Studierenden alle relevanten Informationen zum Studium auch unterwegs immer dabei. Das persönliche Dashboard zeigt die wichtigsten News gleich auf der Startseite an. So verpassen die Studierenden keine neuen Prüfungsergebnisse mehr und sind auch über Vorlesungsausfälle oder Verschiebungen jederzeit informiert. Auch ohne Computer und Internetzugang können Studierende nun direkt mit dem Smartphone auf aktuelle Meldungen der Hochschule zugreifen, ihre Kontaktdaten verwalten und sich zu Modulen, Kursen oder Prüfungen an- und abmelden. Natürlich greifen dabei die gleichen Regeln und Restriktionen wie bei einer Anmeldung aus dem Studentenportal heraus. Highlights + + Anpassbares Design an die Corporate Identity der Hochschule + + Verfügbar für Apple (ios), Android, Windows und Blackberry Smartphones + + Persönliches Dashboard zeigt alle Neuigkeiten im Überblick + + Verwaltung des eigenen Profils und Pflege der Adressdaten + + Bereitstellung aktueller News im Pushverfahren + + Zugriff auf persönlichen Kurs- und Veranstaltungskalender + + Abruf der aktuellen Prüfungsergebnisse + + Einsicht in Modul- und Kurskatalog + + Bereitstellung von Vorlesungsinformationen inklusive Materialien zum Download + + An- und Abmeldung von Modulen, Kursen und Prüfungen Abbildung links Login-Maske der Mobile-App, die grafisch individuell angepasst werden kann Abbildung rechts Das Dashboard zeigt dem Studierenden dank Push-Benachrichtigungen alle Neuigkeiten sofort an 21

22 Wenn es überhaupt ein Geheimnis des Erfolges gibt, so besteht es in der Fähigkeit, sich auf den Standpunkt des anderen zu stellen und die Dinge ebenso von seiner Warte aus zu betrachten wie von unserer. Henry Ford

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24 04 Simovative GmbH Über uns Bereits mit der Gründung im Jahr 2002 in München hat sich die Simovative GmbH auf die Entwicklung von Campus Management Systemen konzentriert. Heute blicken wir mit Stolz auf ein solides Wachstum in unserem Kerngeschäft, einen kontinuierlichen Ausbau unserer Marktposition und über 50 erfolgreiche Implementierungen von academyfive. Heute haben wir Kunden in Deutschland, der Schweiz, in Österreich, Großbritannien und in Saudi Arabien, wo wir mit der GIZ (Gesellschaft für internationale Zusammenarbeit) zusammen den Aufbau eines Colleges mit unserer Software unterstützen. Die Simovative GmbH hat das Vertrauen zahlreicher Hochschulen und Bildungseinrichtungen gewonnen und eine zukunftsweisende und in höchstem Maße serviceorientierte Hochschulmanagementsoftware entwickelt. Mit unserem leistungsfähigen Team und gemeinsam mit unseren starken Partnern wird academyfive immer weiter verbessert, so dass wir Ihnen so auch in Zukunft eine nachhaltig entwickelte, an die Bedürfnisse von Hochschulen jederzeit anpassbare und auf zukünftige Herausforderungen optimal eingestellte Software bieten können. 24

25 04.01 Implementierung von academyfive an Ihrer Hochschule Vorgehen und Projektmanagement Während der gesamten Projektlaufzeit koordinieren wir sämtliche Projektabläufe und fungieren als Schnittstelle zwischen Ihnen als Kunde und unser Programmier- und Implementierungsabteilung. Wir sorgen für die entsprechende Qualitätssicherung und versorgen Sie mit regelmäßigen Reportings zum aktuellen Projektstand. Bei uns arbeiten Sie mit einem persönlichen Projektmanager. Dieser ist nicht nur Berater, sondern ein erfahrener Mitarbeiter, der schon viele Implementierungen von academyfive-systemen erfolgreich begleitet hat und die notwendige Erfahrung im IT- und Bildungssektor aufweist. Die Kombination dieser beiden Bereiche ist entscheidend bei der Einführung von Campus Management-Systemen. Oftmals ist die Expertise für einen der Bereiche zwar groß, aber für den jeweils anderen Bereich ist kein oder mangelndes Verständnis vorhanden. Nur ein Projektmanager der beide Bereiche gut beherrscht, wird das nötige Verständnis und Fachwissen aufbringen, auch komplexe Prozesse professionell umzusetzen. Projektlaufzeiten Innerhalb von 4 Wochen nach Angebotszusage stellen wir ihnen ein vorkonfiguriertes System zur Verfügung. Nach ersten Kick Off Workshops konfigurieren wir das System nach ihren Bedürfnissen. Hier wird auch die weitere Vorgehensweise besprochen und entsprechende Meilensteine für den Projektverlauf festgelegt. Service Unser Service-Team arbeitet seit Jahren mit academyfive und kann ihnen kompetent alle Fragen rund um academy- FIVE beantworten. Sie erreichen uns jederzeit telefonisch, per oder über unser Ticket-System. So bekommen Sie auch nach der initialen Implementierungsphase und Einführung von academyfive kompetente Hilfe bei Fragen. Abbildung unten Ganzheitliche Projektbetreuung Projekt-Management 01 Planung 02 Realisierung 03 Implementierung 04 Betreuung + Prozessanalyse + Techn. Umsetzung + Installation + Anwendersupport + Bedarfsanalyse + Datenmigration + Praxistest + Anpassung + Datenbankkonzept + indiv. Konfiguration + Umstellungsbetreuung + Weiterentwicklung + Installations- + Schulungsvorbereitung + Schulungen + Beratung vorbereitung + Test + Abnahme + Wartung Projekt-Controlling 25

26 04.02 Referenzen Deutsche Universität für Verwaltungswissenschaften Speyer Universität St.Gallen St.Gallen Macromedia München Internationale Fachhochschule Bad Honnef Katholische Stiftungsfachhochschule München Karlshochschule Karlsruhe Hertie School of Governance Berlin Games Academy Berlin Hochschule der Wirtschaft für Management Mannheim Swiss School of Tourism and Hospitality Chur Cologne Business School Köln Europäische Fachhochschule Rhein/Erft Kärntner Landeskonservatorium Klagenfurt Freie Theologische Hochschule Gießen Europa- Wirtschaftsschulen Wien European College of Business and Management London European College of Liberal Arts Berlin Europa Akademie München School of international Business, München European Management School Mainz Europäische Wirtschaftsund Sprachakademie Köln Pädagogische Hochschule St.Gallen St.Gallen Technical Trainers College Riyadh 26

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28 + Interessentenverwaltung + Bewerbungs- & Zulassungsmanagement + Studierenden- & Lehrkräftemanagement + Kontaktmanagement & CRM + Studienverwaltung + Veranstaltungsmanagement + Evaluierung + Prüfungsmanagement + Reports & Statistiken + Dokumentenmanagement + Career-Services + Alumnimanagement + Web 2.0 Online-Community + Newsletter & SMS + Content Management Simovative GmbH Lilienstraße München Deutschland T +49 (0) F +49 (0) info@simovative.com