Risikomanagement im Eventbusiness

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1 Der Autor: Horst Harrant ist Inhaber der Firma PMH Projektmanagement Services. Seit 2002 ist er freiberuflich als Projektmanagement-Trainer und Berater tätig. Sein Aufgabenschwerpunkt umfasst die Bereiche Design, Konzeption, Entwicklung und Durchführung von Projektmanagement-Seminaren und Workshops. Darüber hinaus entwickelt Harrant Assessment-Center für Projektleiter. Als Fachbuchautor sind von ihm verschiedene Bücher zum Thema Projekt- und Risikomanagement erschienen. Risikomanagement im Eventbusiness H o r s t H a r r a n t 1 Einleitung Es wird schon irgendwie gut gehen! Nach diesem Motto werden auch heute noch viele Veranstaltungen geplant und durchgeführt. Am Ende geht es aber dann doch nicht gut und im Nachhinein stellen wir uns die Frage: Was hätten wir denn anders machen können? Um es erst gar nicht soweit kommen zu lassen, sollten Sie von Beginn an ein effektives Risikomanagement in Ihren Projekten durchführen. Was hat Risikomanagement mit Eventmarketing zu tun? Entgegen dem weit verbreiteten Irrglauben, Risikomanagement sei nur für komplexe technische IT-Projekte relevant, steht die Tatsache, dass alle Arten von Vorhaben risikobehaftet sind. Insbesondere im Eventbusiness werden Sie immer häufiger mit größeren Projekten konfrontiert, die entsprechend geplant und abgewickelt Risikomanagement im Eventbusiness 151

2 werden müssen. Dabei ist ein strukturiertes Projektmanagement einer der Schlüssel zum Erfolg. Im Rahmen der Eventplanung überdenken Sie den voraussichtlichen Ablauf der Veranstaltung und stellen sich auf vorhersehbare und auch unvorhersehbare Schwierigkeiten ein. Dies und nichts anders ist Risikomanagement. Beispiele für Projekte im Eventbusiness: Organisation und Aufbau eines Messestands, Planung und Durchführung einer Incentive-Reise, Organisation und Moderation einer Firmenveranstaltung. Eine Besonderheit bei Events ist es, dass die eigentliche Veranstaltung in der Regel in einem zeitlich eng begrenzten Rahmen stattfindet. Umso wichtiger ist daher die sorgfältige Vorbereitung, da während der eigentlichen Durchführung nach Möglichkeit nichts schiefgehen darf. Ein strukturiertes Projektmanagement ist hierfür unerlässlich. In diesem Rahmen ist das Risikomanagement eine der wichtigsten und zugleich anspruchsvollsten Aufgaben. Der wesentliche Aspekt im Risikomanagement ist das rechtzeitige Erkennen von potenziellen Problemen. Dazu müssen Sie Ihre Mitarbeiter sowie die sonstigen Stakeholder des Vorhabens für dieses Thema sensibilisieren, d. h. der Begriff Risikomanagement darf in den Köpfen nicht negativ vorbelegt sein. Die Erfahrung zeigt uns, dass die Mehrzahl der Risikoursachen bereits in der Anfangsphase von Projekten (Definition, Angebotserstellung, Planung) durch eine konsequente Risikoidentifizierung zu ermitteln ist. Demgegenüber treten die Auswirkungen nicht erkannter Risiken vornehmlich während der Durchführung auf und münden in ein Krisenmanagement, in dem wir uns mit den dann bereits eingetretenen Risiken beschäftigen müssen. Das kostet Zeit, Geld und Nerven und hat sehr häufig unzufriedene Auftraggeber und Vorgesetzte zur Folge. 152 Horst Harrant

3 Strukturiertes Risikomanagement bedeutet für Sie: Den Umgang mit Risiken zu Projektbeginn zu planen und zu definieren. Risiken anhand der verfügbaren Informationen frühzeitig zu erkennen. Risiken anhand der Eintrittswahrscheinlichkeiten und der Auswirkungen auf Ihre Projektziele zu bewerten und zu priorisieren. Maßnahmen zu definieren und diese in der Projektplanung zu berücksichtigen. Die Risiken im Rahmen des Controllings effektiv zu überwachen und zu steuern. 2 Die Philosophie des Risikomanagements Bevor wir uns den einzelnen Schritten im Risikomanagementprozess zuwenden, lassen Sie uns an dieser Stelle ein gemeinsames Verständnis für die Philosophie sowie für die Begriffe und Abläufe im Risikomanagement entwickeln. Der Begriff Risiko ist im deutschen Sprachraum mit einem negativen Vorzeichen versehen, so dass alle Begriffe, die das Wort Risiko beinhalten, automatisch negativ assoziiert werden. Dieser überholten und gefährlichen Denkweise sollten Sie sich nicht anschließen, sondern dem Thema aufgeschlossen und positiv gegenüberstehen. Risikomanagement ist ein äußerst positiver Faktor in der Projektabwicklung, da die Hauptzielrichtung ist, eventuelle Probleme von vornherein zu vermeiden bzw. die sich aus Risiken ergebenden Schäden möglichst gering zu halten. Auch wenn Sie es bisher noch nicht so gesehen haben, betreiben Sie in Ihrem täglichen Leben ständig eine Art von Risikomanagement. Wir machen uns Gedanken über die Dinge, die wir heute und morgen vorhaben, sowie über Ereignisse, die eintreten können und Risikomanagement im Eventbusiness 153

4 unsere Vorhaben und Ziele gefährden. Dabei überlegen wir auch, wie wahrscheinlich der Eintritt dieser störenden Ereignisse ist und was dies für unsere Vorhaben bedeutet. Wenn uns die Risiken zu hoch erscheinen, ergreifen wir entsprechende Maßnahmen zur Risikovermeidung bzw. zur Schadensreduzierung. Dies beschreibt eigentlich den kompletten Prozess im Risikomanagement, so wie er in unseren Köpfen abläuft. Risikomanagement ist also keine geheimnisvolle Wissenschaft, sondern eine ganz natürliche Verhaltensweise. Nun geht es nur noch darum, diese Verhaltensweise mit den angemessenen Methoden zu versehen und auf Ihre Veranstaltungen zu übertragen. Risikomanagement ist eine klassische Teamaufgabe. Wichtig in diesem Zusammenhang ist es, dass Sie das Risikobewusstsein bei Ihren Mitarbeitern stärken und diese zur frühzeitigen Bekanntgabe von entstehenden Problemen ermuntern. Als Einzelkämpfer sind wir dieser Aufgabe in Projekten nur selten gewachsen. Das klassische Verhalten Überbringer von schlechten Nachrichten werden bestraft ist für ein effektives Risikomanagement absolut schädlich. 3 Der Risikomanagementprozess Überlegen wir zunächst, wie ein systematischer und kontinuierlicher Risikomanagementprozess aussieht. Abbildung 1 zeigt Ihnen die Vorgehensweise im Risikomanagement. Die einzelnen Schritte sind wie folgt: Identifizierung der Projektrisiken unter Hinzuziehung des Projektteams und ggf. externer Spezialisten. Bewerten und Einstufen der Risiken (Risikoanalyse) nach den Faktoren Eintrittswahrscheinlichkeit und Auswirkungen auf das Projekt. Definition von Notfallmaßnahmen (Recovery Plan) für Risiken, die Sie aufgrund der Risikoanalyse als akzeptabel einge- 154 Horst Harrant

5 stuft haben. Akzeptabel bedeutet in diesem Fall, dass Sie keine Präventivmaßnahmen einleiten, sondern erst im Falle des Risikoeintritts (schnell) reagieren. Definition, Planung und Umsetzung der Maßnahmen zur Risikovermeidung, Schadensreduzierung bzw. Risikotransferierung für die priorisierten Projektrisiken. Prüfung des Restrisikos der einzelnen Projektrisiken. Kontinuierliche Überwachung der erkannten Projektrisiken und der initiierten Maßnahmen. Risiko-identifizierung Risikobewertung akzeptabel? ja Alternativen erforderlich? nein nein ja Risiko vermeiden Risiko vermindern Eintrittswahrscheinlichkeit/ Tragweite Risiko transferieren Recovery Plan Restrisiko betrachten nein akzeptabel? ja Überwachung und Steuerung Abb. 1: Der Risikomanagementprozess (vgl. IEC62198, Project Risk Management Application Guidelines) Nachdem Sie einen Überblick über den generellen Ablauf des Risikomanagements haben, ist es an der Zeit, die verwendeten Begriffe näher zu definieren. Risiko: Potenzielles (noch nicht eingetretenes) Ereignis mit negativen Auswirkungen auf die Projektziele. Eintrittswahrscheinlichkeit: Die Eintrittswahrscheinlichkeit beschreibt die Erwartung des möglichen Eintritts eines Risikos bzw. einer Chance. Sie wird entweder mit einem Prozentwert belegt oder mit hoch mittel niedrig (sehr hoch hoch moderat niedrig sehr niedrig) angegeben. Risikomanagement im Eventbusiness 155

6 Eintrittsindikatoren: Dies sind Anzeichen, die auf das bevorstehende Eintreten eines Risikos hinweisen. Zum Beispiel deutet eine bestimmte Wolkenbildung auf ein baldiges Gewitter hin. Tragweite: Die Tragweite beinhaltet die Auswirkung eines Risikos oder einer Chance auf die Projektziele. Typische Auswirkungen sind Terminverzug, Mehrkosten und Qualitätsmängel. Risikomaßnahme: Aktivität zur Abwendung eines Risikos oder zur Reduzierung der aus dem Risikoeintritt zu erwartenden Schäden. Risikoanalyse: Einstufung der identifizierten Risiken und Chancen anhand der Eintrittswahrscheinlichkeit und der Tragweite. Es gibt eine große Vielfalt von Risiken, die in Ihrer Veranstaltung auftreten können. Risiken können sich aus den unterschiedlichsten Quellen ergeben und sowohl projektinterne, firmeninterne oder auch externe Ursachen haben. Typische Risikoquellen sind: Nicht eindeutige Anforderungen (unklare Kundenvorgaben), schwammige Verträge, wechselnde Kundenanforderungen, Versprechungen in der Angebotsphase (Vertriebsaussagen), unzuverlässige Unterauftragnehmer, Zusammenarbeit mit anderen Auftragnehmern (bei Großveranstaltungen), wechselnde Firmenprioritäten, Ausfall von wichtigen Projektteammitgliedern, fehlende Kundenbeistellungen, -mitarbeit, politische Gegebenheiten, Änderungen in der Kundenorganisation, interkulturelle Probleme. Sie sehen aus dieser Aufzählung, dass Risiken nicht nur von außen auf uns zukommen, auch bei uns selbst sind Risiken verborgen, die es aufzuspüren gilt. 156 Horst Harrant

7 4 Risiken identifizieren Risiken erkennen ist die wohl wichtigste Aktivität im gesamten Risikomanagement. Alle weiteren Aktivitäten, die Sie im Risikomanagement durchführen, beinhalten lediglich die erkannten Risiken und Chancen. Nicht identifizierte Risiken können Sie nicht analysieren und demzufolge werden Sie auch keine geeigneten Gegenmaßnahmen treffen. Wie stellen wir nun sicher, dass wir möglichst viele Risiken in der Planungsphase der Veranstaltung identifizieren? Unterteilen Sie Ihr Projekt zunächst in Risikokategorien, als Basis könnten Ihnen die oben aufgelisteten Risikoquellen dienen. Kleinere und überschaubare Vorhaben können Sie z. B. wie folgt unterteilen: Planungsrisiken (z. B. Terminverzug, Kalkulation, Preissteigerungen, Lieferverzüge), Organisatorische Risiken (z. B. Mitarbeiterausfall, Transportschäden, Umweltrisiken), Rechtliche Risiken (z. B. unklare Vertragsformulierungen, Zollprobleme, Gesetzesänderungen). Messeaufbau Organisation Rechtliche Gegebenheiten Infrastruktur Lieferanten Installation Eigene Mitarbeiter Kundenvertrag Messehalle Catering Service Aufbau Messestand Kunde Verträge mit Lieferanten Transportwege Installationsfirma Stromversorgung Sonstige Beteiligte Gesetze Druckerei für Prospekte Zollbestimmungen Abb. 2: Risk Breakdown Structure Risikostrukturplan Risikomanagement im Eventbusiness 157

8 Bei sehr komplexen Veranstaltungen hat sich die Erstellung eines Risikostrukturplans (RBS: Risk Breakdown Structure) bewährt. Die erste Ebene des Risikostrukturplans stellt die Risikokategorien dar, die nächste Ebene unterteilt diese Risikokategorien nochmals in Unterkategorien. Abbildung 2 beinhaltet ein Beispiel eines Risikostrukturplans für ein typisches Eventprojekt. 4.1 Brainstorming im Risikomanagement Die am weitesten verbreitete Methode zur Risikoidentifizierung ist das Brainstorming. In der Brainstormingsitzung kommt das Projektteam (bei größeren Projekten das Kernteam) zusammen und ermittelt anhand der vorhandenen Projektunterlagen die potenziellen Risiken und Chancen für das jeweilige Projekt. Eine gute Basis für die Brainstormingsitzung ist der Risikostrukturplan. Ziehen Sie als Arbeitsunterlage auch weitere Projektplanungsunterlagen wie den Projektstrukturplan, den Terminplan und den Ressourcenplan, soweit bereits vorhanden, mit heran. Nehmen Sie eine Kategorie aus dem Risikostrukturplan und ermitteln Sie für diese die möglichen Risiken. Verwenden Sie Pinwand und Moderationskarten, um die Risiken zu sammeln. Beachten Sie bitte, dass zu diesem Zeitpunkt weder eine Bewertung noch eine Diskussion über Eintrittswahrscheinlichkeit und Auswirkungen auf das Projekt erfolgen darf. Auch wenn Risiken auf den ersten Blick noch so unwahrscheinlich erscheinen, sollten diese dennoch notiert werden, da auch die undenkbarsten Risiken bisweilen tatsächlich eintreffen. Wiederholen Sie dieses Verfahren für alle Kategorien und tragen Sie zum Schluss die Ergebnisse in eine Risikoliste ein. Grundregeln für Brainstormingsitzungen sind: Quantität geht vor Qualität. Alle Ideen werden notiert. 158 Horst Harrant

9 Spinnen ist erlaubt. Keine Diskussionen oder Killerphrasen (z. B. Das passiert doch sowieso nicht, Sie sehen das alles viel zu schwarz ). Zeit limitieren. Keine Kritik. Moderator einschalten. Praxistipp: Risikoidentifizierung ist keine einmalige Aktivität, sondern wird im Zuge des Projektfortschritts wiederholt bzw. überarbeitet, insbesondere wenn sich im Projektverlauf neue Aspekte ergeben. Weitere Methoden zur Identifizierung von Projektrisiken sind: Anforderungsanalyse: Analysieren Sie die Requirements für die geplante Veranstaltung. Bei kritischen Projekten empfiehlt sich die Erstellung einer Machbarkeitsstudie. Beispiel: Untersuchung der Wetterverhältnisse des vorgesehenen Ortes einer Incentive-Reise. Organisationsanalyse: Betrachten Sie sowohl Ihre eigene Firmenorganisation als auch die organisatorischen Gegebenheiten (Verantwortlichkeiten) beim Kunden und bei eventuellen Unterauftragnehmern. Checklisten und Projektdatenbanken: Veranstaltungsbezogene Risikochecklisten sind eine sinnvolle Ergänzung der Risikoidentifizierung, da diese Checklisten die Erfahrungen aus früheren Projekten komprimiert zusammenfassen. Praxistipp: Nutzen Sie eventuell vorhandene Checklisten nur zusätzlich zu den oben beschriebenen Methoden, ansonsten besteht die Gefahr, dass Sie sich in Ihrer Kreativität zur Risikoerkennung einschränken, da diese Checklisten nur eine Zusammenstellung aus vorherigen Veranstaltungen darstellen und daher nie vollständig auf Ihr aktuelles, einmaliges Projekt anzuwenden sind. Risikomanagement im Eventbusiness 159

10 Praxistipps für die Risikoidentifizierung: Beziehen Sie alle Projektbeteiligten und erforderlichen Experten in die Risikoidentifizierung ein. Nutzen Sie auch das Know-how Ihrer Kunden und Lieferanten. Sorgen Sie für eine angenehme und entspannte Atmosphäre, in der jeder Beitrag willkommen ist. Betonen Sie das gemeinsame Interesse. Einigen Sie sich auf eine Vorgehensweise (z. B. Kategorisieren nach Projektphasen oder nach den Arbeitspaketen) und behalten Sie diese in Ihrem Projekt durchgehend bei. Vermeiden bzw. unterbinden Sie bei der Risikoidentifizierung Diskussionen über die Bewertung und Einstufung der Risiken. Stellen Sie sicher, dass Sie möglichst wenig Störungen von außen erfahren. Ziehen Sie sich für die Dauer der Risikoidentifizierung vom Tagesgeschäft zurück und konzentrieren Sie sich voll und ganz auf diese Aktivität. Stellen Sie sicher, dass alle identifizierten Risiken dokumentiert werden und für die Bewertung zur Verfügung gestellt werden. Kommunizieren Sie die Risiken auch an Kollegen, die nicht an Ihrem Workshop teilnehmen konnten, aber aufgrund ihrer Erfahrung wertvolle Ergänzungen liefern können. 5 Risiken analysieren und priorisieren Es gibt eine Vielzahl von Möglichkeiten zur Analyse Ihrer Projektrisiken und Chancen. Die gängigsten beinhalten eine Risikomatrix sowie eine monetäre Risikobewertung, welche die Eintrittswahrscheinlichkeit und die Tragweite kombinieren. Warum ist dieser Prozessschritt überhaupt erforderlich? Sie werden bei der Durchführung der Risikoidentifizierung zu Ihrer Veranstaltung sehr schnell merken, dass Sie und Ihr Team eine große Anzahl von potenziellen Risiken identifizieren. Es ist praktisch unmöglich, für alle erkannten Risiken Maßnahmen zu definieren und durchzuführen. 160 Horst Harrant