PERFEKTION IM DETAIL. FinanceSuite EBAM

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3 3 FINANCESUITE ebam (electronic Bank Account Management) Der neue Weg, um Ihre Bankkonten zu managen: Eine globale Übersicht über Ihre Konten, Zeichnungsberechtigungen und Bankkosten direkt in SAP! ebam kann so viel mehr sein als nur vereinfachte elektronische Kommunikationswege: mit unserer FinanceSuite ebam können Sie sämtliche Prozesse für das Eröffnen, Schließen und Ändern von Bankkonten und Unterschriftsberechtigungen automatisieren und optimieren. Dadurch erreichen Sie eine beispiellose interne Effizienz für Ihr Bank Account Management und Sie behalten Ihre Bankkosten fest im Griff. Der Hanse Orga-Ansatz ermöglicht Treasury-Abteilungen eine optimale Performance und volle Revisionssicherheit. Wie ist die aktuelle Situation in Ihrem Unternehmen? Ist das Eröffnen, Schließen oder Ändern eines Kontos oder einer Unterschriftsberechtigung ein langwieriger Prozess? Verfügen Sie über einen Überblick in Echtzeit darüber, wer in Ihrem Unternehmen für welche Transaktionen bei welchen Banken zu welchen Höchstgrenzen zeichnungsberechtigt ist? Wissen Sie genau, welche Bankkosten Sie zahlen und ob diese mit den mit der Bank vereinbarten Konditionen tatsächlich übereinstimmen? Eine Antwort auf diese Fragen zu finden, ist oft nicht leicht, insbesondere wenn die Informationen aus unterschiedlichsten Datenquellen sei es aus Datenbanken, Excel, Papierakten oder gar den Köpfen der Mitarbeiter im Unternehmen mühsam zusammengesucht werden müssen. Hanse Orga hat hierfür mit der FinanceSuite ebam eine intelligente Lösung geschaffen, die diese komplexen Arbeitswege deutlich vereinfacht. Neben einem effizienten Bank Account Management ermöglicht die FinanceSuite ebam eine Effizienzsteigerung für die Kontaktpflege mit den Banken, für deren Analyse und Bewertung sowie ein automatisches Reporting für die Einhaltung von Reportingpflichten. Deshalb besteht die FinanceSuite ebam aus den vier Säulen Bank Account Administration, Bank Performance Analysis, Bank Relationship Management und Bank Account Reporting. Unsere Lösung sticht dadurch hervor, dass sie vollständig in SAP integriert ist und gleichzeitig Non-SAP-Gesellschaften abbilden kann. So erhalten Sie einen unternehmensweiten Überblick und können sämtliche Prozesse zentral steuern und nachverfolgen. Wenn also das nächste Mal Ihre Prüfer nach der genauen Anzahl Ihrer Konten fragen, können Sie die Antwort mit nur einem Mausklick zur Verfügung stellen.

4 4 Dank der FinanceSuite ebam erhalten Sie also einen Überblick in Echtzeit darüber: welche Konten geöffnet, geschlossen, aktiv oder inaktiv sind, Bank Account Administration Insbesondere wenn Mitarbeiter Ihr Unternehmen verlassen und die zeichnungsberechtigungen entsprechend für sämtliche Konten geändert werden müssen, ist ein vollständiges Bild aller Berechtigungen des Mitarbeiters wichtig. Wie schnell können Sie heute sämtliche Konten identifizieren und ändern, für die der ausscheidenden Mitarbeiter unterzeichnen durfte und wie schnell können Sie Ihre jeweiligen Banken über die Änderungen informieren? Je länger dies dauert, desto höher sind Betrugs- und Haftungsrisiken. Die FinanceSuite ebam ermöglicht dem Treasurer dehalb eine zentrale Kontrolle sämtlicher Konten, Mandate und zeichnungsberechtigungen. Jede Änderung (Eröffnen, Schließen, Ändern) wird zu einer Aktivität, die einem von Ihnen festgelegten Freigabeprozess oder Workflow folgt. Der Fortschritt jeder Aktivität wird über das benutzerfreundliche ebam-worksheet kontrolliert. So können Sie ganz leicht alle Änderungen zentral nachverfolgen. Sämtliche Informationen werden automatisch aus dem SAP-System abgerufen und aktualisiert. Auf diese Weise fällt keine doppelte Benutzerverwaltung an. Sie erhalten einen jederzeit vollständigen Überblick über die Änderungen und können diese direkt aus der FinanceSuite ebam heraus umgehend an Ihre Banken kommunizieren. Dadurch erreichen Sie außerdem eine vollständige Revisionssicherheit mit SOX und anderen Regularien. zudem bietet diese Lösung ein zentrales und digitales Archiv aller wichtigen rechtlichen Unterlagen und ermöglicht sowohl das papier-/ basierte als auch das elektronische Bank Account Management. Dafür stehen verbürgte elektronische Identitäten und elektronische Signaturen über IdenTrust, 3SKey und andere zur Verfügung. welche Bedingungen an das jeweilige Konto geknüpft sind (allgemeine Gebühren, Services, Ratings und Kreditprofile Ihrer Bank), wer für welches Konto bis zu welcher Höhe zeichnungsberechtigt ist und wie viele Konten und zeichnungsberechtigungen es in Ihrem Unternehmen insgesamt gibt. FUNkTIoNEN BANk ACCoUNT ADMINISTrATIoN Zentrale Kontrolle über Bankkonten und Zeichungsberechtigungen Elektronisches Eröffnen, Schließen und Ändern von Konten und zeichnungsberechtigungen Sichere und flexibel definierbare Freigabeworkflows Zentrales, digitales Archiv von Bankanforderungen, rechtlichen Unterlagen etc. ebam (XML ISO acmt-nachrichten ) BAM-Prozess mit Serienbriefunktionen Direkte Bankenkommunikation: host-to-host, SWIFT FileAcT, PDF-Dokumente für Export/ Import 3SKey, IdenTrust und andere Möglichkeiten für elektronische Unterschriften

5 5 Aktivität erstellen Anfrage einer Tochtergesellschaft Freigabe-Workflow Bankanforderungen Workflow & Monitoring FinanceSuite ebam ebam elektronische Kommunikation Elektronische Signatur BAM Papier/ Nach Beendigung der Aktivität zu erledigende Aufgaben, z. B. ein Konto in SAP erstellen Export FinanceSuite Payment Management Bank Account Administration Prozess Bank Performance Analysis Mit der FinanceSuite ebam erhalten Treasurer ein effizientes Tool, um die Bankkosten zu kontrollieren und die Performance der Banken zu analysieren. Bankservicegebühren, Zinssätze, Kommunikationskosten etc. werden durch die FinanceSuite ebam automatisch analysiert und verglichen. Die Informationen über die verschiedenen Gebühren, Kosten und Zinssätze werden direkt aus den Kontoauszügen extrahiert. Auch elektronische Rechnungen über Bankgebühren wie bei dem US-Format ansi x (Bankanalyse) oder dem internationalen Format TWIST BSB werden unterstützt. Dies vereinfacht den Vergleich zwischen den vertraglich zugesicherten und tatsächlich berechneten Gebühren und sorgt für größere Transparenz. Auch SWIFT- Kommunikationskosten können nachverfolgt und berücksichtigt werden. Funktionalitäten für effektives Dispute Management und ein Reporting über alle benötigten Managementinformationen (nach Bank, Währung, Unternehmen, Kontoumsätzen, Zahlungen etc.) ergänzen die Lösung. Sie haben dadurch alle Daten zur Verfügung, auf deren Basis Sie eine solide Entscheidung über Ihre besten Banken treffen können. funktionen Bank Performance Analysis Analyse von Gebühren, Zinssätzen und Bankkommunikationskosten Automatischer Vergleich von tatsächlichen mit vertraglich vereinbarten Gebühren Dispute Management und Dokumentation Statistiken nach Bank, Unternehmen und Zahlungsart Managementinformationen über Zahlungsfluss und -anzahl, Prozentsätze und Kommunikationskosten etc.

6 6 Bank Account Reporting Bank Relationship Management Eine umfassende crm-komponente unterstützt Sie bei der vorteilhaften Gestaltung Ihrer Bankbeziehungen. Alle bankbezogen Dokumente, Gesprächsnotizen, Kontakte etc. werden zentral verwaltet, so dass Sie alle früheren Kontakte mit der jeweiligen Bank einsehen und Ihre nächsten Bankgespräche ideal vorbereiten können. Ein interaktiver Kalender sorgt für ein einfaches Management und eine Übersicht über alle wichtigen Besprechungen und Fristen (beispielsweise Enddaten für Cash Management-Geschäfte). Eine Erinnerungsfunktion sowie eine direkte Verbindung zum Treasury vervollständigen diese Lösung. FUNkTIoNEN BANk relation- SHIP MANAgEMENT Management der Bankkontakte Management der relevanten Unterlagen, Notizen etc. Interaktiver Kalender Kontakthistorie Die FinanceSuite ebam ermöglicht ein automatisiertes Reporting, das in den USA für ausländische Konten verpflichtend ist. Die Foreign Bank Account Reporting (FBAR) Regeln sind Bestandteil des Bank Secrecy Acts von 1970 und erfordern, dass USamerikanische Personen oder Unternehmen mit einem Interesse an oder zeichnungsberechtigungen für ausländische Bankkonten, inklusive Geschäftskonten, über diese Konten Bericht ablegen müssen, wenn die aggregierten Salden für einen zeichnungsberechtigten zu irgendeiner zeit im Jahr über $ liegen. Die erforderlichen Berichte können mit der FinanceSuite ebam nun automatisiert vorgenommen werden. Dazu werden die entsprechenden Stammdaten aus Ihren Systemen konsolidiert und formatiert, um die entsprechenden Felder im FBAR- Bericht automatisch zu befüllen. Ein FBAR Workflow Manager, eine benutzerfreundliche Statusübersicht und eine Kalender- und Erinnerungsfunktion sorgen für ein einfaches, exaktes und fristgerechtes Reporting. Die Berichte werden automatisch und in Übereinstimmung mit den US-Richtlinien archiviert. FUNkTIoNEN BANk ACCoUNT reporting: Compliance mit US-Richtlinien Automatisches Befüllen des FBAR-Berichtes FBAR Workflow Manager Historisierung der Berichte Statusübersicht der FBAR Berichte Kalender- und Erinnerungsfunktion

7 7 financesuite Für sap AUTOBANK AUTOMATIC CASH APPLICATION PAYMENT MANAGEMENT CASH & LIQUIDITY MANAGEMENT HR / IS-U / BW / MM FS-CD / CO / SD / FI TREASURY MANAGEMENT ebam Verknüpfen Sie ebam electronic Bank Account Management mit weiteren Modulen der FinanceSuite und profitieren Sie von den Vorteilen einer umfassenden Lösung: Cash & Liquidity Management, AutoBank Automatic Cash Application, Treasury Management, Payment Management. Hanse Orga s komplementärer Ansatz: Einen Mehrwert schaffen durch die direkte Einbindung von ebam in die FinanceSuite Hanse Orga s FinanceSuite ebam ergänzt die anderen Module der FinanceSuite Softwarefamilie: Auto- Bank Automatic Cash Application, Cash & Liquidity Management, Treasury Management und Payment Management. Nutzen Sie die Vorteile dieses integrierten Ansatzes, indem Sie die FinanceSuite ebam einzeln einsetzen oder in Verbindung mit anderen Modulen der FinanceSuite nutzen. So wird beispielsweise für Konten, die über das Treasury Management schon länger nicht mehr angesprochen wurden, automatisch ein Hinweis über die Finance- Suite ebam generiert, so dass ungenutzte Konten geschlossen und Kosten gespart werden können. Zudem bietet die FinanceSuite ebam eine direkte Verbindung zum Modul Payment Management und unterstützt die Auswertung von Kosten, die durch eine Zentralisierung der Zahlungen in einer Payment Factory gespart werden können. FinanceSuite ebam auf einen Blick: Mit der FinanceSuite ebam können Sie Ihr Bankkontenmanagement ganz einfach und direkt in SAP modernisieren: Sie erhalten einen schnellen und unternehmensweiten Überblick über sämtliche Konten und Zeichnungsberechtigungen. Automatisierte Workflows sorgen für effiziente Prozesse und Zeiteinsparungen beim Eröffnen, Schließen oder Ändern von Konten und Unterschriftsberechtigungen. Reduzieren Sie mit der FinanceSuite ebam Ihre Betrugsrisiken und verbessern Sie Ihre Revisionssicherheit mit SOX. Analysieren Sie die Performance Ihrer Banken und übernehmen Sie das Ruder bei der Gestaltung Ihrer Bankverhandlungen und -beziehungen. Behalten Sie Ihre Nase vorn mit unserer professionellen und SAP-integrierten Lösung FinanceSuite ebam!

8 8 FINANCESUITE EBAM DIE VorTEIlE AUF EINEN BlICk: ebam Worksheet Übersicht über Bankkonten, Mandate, Aufgaben etc. Verwaltung von Bankanforderungen und Rechtsunterlagen

9 9 Übersicht der Zeichnungsberechtigungen Informationen über die Zeichnungsberechtigungen im Detail Sichtbarkeit und Kontrolle: Zentraler Überblick und Management aller Konten und zeichnungsberechtigungen Effizienz und Kostenreduktion: Automatisierte und optimierte Prozesse Vollständige Integration in SAP Einsparung von Bankgebühren Einbeziehung sämtlicher Non-SAP-Gesell schaften eines Unternehmens Revisionssicherheit und Transparenz: Protokollierung von Aktivitäten und Übereinstimmung mit SOX und anderen internationalen Regularien Starke Verhandlungsposition mit Banken

10 10 Ihr Experte und zuverlässiger Partner: Hanse Orga AG Die 1984 gegründete Hanse Orga AG ist einer der führenden Anbieter von innovativen Softwarelösungen für das Finanz- und Rechnungswesen, speziell innerhalb von SAP. Wir sind offizieller SAP Software Solution and Technology Partner und unsere Produkte sind als FinanceSuite 5.1 von SAP zertifiziert. Wir bei der Hanse Orga AG ver fügen über langjährige Erfahrungen in nationalen und internationalen Märkten. Mit unseren hochqualifizierten Mitarbeitern haben wir so ein einzigartiges betriebswirtschaftliches und technisches Know-how aufgebaut, das wir gerne für Sie zum Einsatz bringen. Vertrauen auch Sie auf unsere kompetenten Lösungen und unser umfassendes SAP-Consulting. Neben den Anwendungen im SAP- Standard können wir auch individuelle, in ABAP programmierte Lösungen für Ihre Kundenwünsche anbieten. Mehr als 500 mittelständische und große Unternehmen weltweit nutzen mittler weile unsere intelligenten Softwarelösungen. Neben unserem Hauptsitz in Hamburg haben wir Niederlassungen in Frankreich, den Niederlanden und den USA. Unsere zertifizierten Projektmanager helfen Ihnen, die für Ihr Unternehmen optimale Lösung zu finden. Sprechen Sie uns an! Hanse Orga AG Oldesloer Straße Hamburg Deutschland Tel: +49 (0)40 / Fax: +49 (0)40 / Hanse Orga France S.a.r.l 36 Avenue de la République Issy-les-Moulineaux Frankreich Tel: +33 (0) Fax: +33 (0) Hanse Orga International B.V. Nieuwe Prinsenkade VC Breda Niederlande Tel: +31 (0) Fax: +31 (0) Hanse Orga International Corp. 205 N. Michigan Avenue / Suite 4110 Chicago, Illinois USA Tel: +1 (312) Fax: +1 (312) Copyright 05/2014 Hanse Orga AG. Alle Rechte vorbehalten. SAP und R/3 sind eingetragene Marken der SAP AG.

11 11 HANSE ORGA group Ein ganzheitlicher Ansatz für Ihre Finanzprozesse Die Hanse Orga tritt seit 2014 als Gruppe auf und vereint die drei Gesellschaften Hanse Orga AG, cogon GmbH und SymQ GmbH unter einem Dach. Mehr als Kunden profitieren bereits von unseren führenden und spezialisierten Lösungen und Dienstleistungen. Als Hanse Orga Group bieten wir für das Financial Supply Chain Management alles aus einer Hand: spezialisierte SAP Add-ons in Form der Hanse Orga FinanceSuite-Module, innovative und ERP-unabhängige Finanzlösungen der cogon GmbH und kompetente SAP Treasury Beratung durch die SymQ GmbH. Wir sehen uns als ganz- heitlichen Anbieter von modularen Softwarelösungen und spezialisierter SAP-Beratung, mit denen wir unseren Kunden einen besonderen Mehrwert ermöglichen können. Schon seit 1984 entwickeln wir moderne Finanzlösungen immer am Puls der Zeit. Unsere Software wird von Finanzexperten für Finanzexperten geschaffen, denn so profitieren unsere Kunden von technisch und betriebswirtschaftlich durchdachten Lösungen. Gepaart mit hochklassiger Beratung ist dies ein Garant für Best Practice und nachhaltige Qualität. Die integrierten und von SAP zertifizierten Lösungen der Hanse Orga AG bieten Unternehmen ein sinnvolles Addon zu vorhandenen SAP-Umgebungen. Damit lassen sich deutliche Effizienzsteigerungen für die Bereiche Zahlungseingangsverarbeitung, Cash Management, Liquiditätsplanung, Treasury Management, Payment Factory und electronic Bank Account Management realisieren. Die cogon GmbH legt bewusst den Fokus auf innovative und ERP-unabhängige Finanzlösungen für Zahlungsverkehr, Kontoauszugsverarbeitung sowie Cash-, Liquidity- und Treasury Management. Flexibilität, ein erweiterbares Leistungsangebot und leichte Integrierbarkeit in bestehende Systeme zeichnen die Lösungen besonders aus. SymQ bietet großen und mittelständischen Unternehmen aller Branchen eine kompetente SAP-Beratung für den Finanz- und Treasury-Bereich. Der Beratungsansatz reicht von Strategieentwicklung und Lösungsdesign über die Implementierung bis hin zur kontinuierlichen Prozessoptimierung in SAP.

12 12 Hanse Orga AG Oldesloer Straße Hamburg Deutschland Tel: +49 (0)40 / Fax: +49 (0)40 /

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