1 Anforderungen an das Berichtswesen

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1 1 1 Anforderungen an das Berichtswesen 1.1 Informationen sind das A und O Unternehmen müssen heute große Mengen an Informationen bewältigen und so nimmt auch der Datenverkehr zwischen und innerhalb der Organisationen ständig zu. Die Fähigkeit, diese Daten zu nutzen und zu verarbeiten, ist ein kritischer Faktor für den Erfolg des Unternehmens. Unternehmen brauchen einen vollständigen Überblick über ihre Geschäftstätigkeit und Informationen, um gewinnbringende Entscheidungen zu treffen, Strategien festzulegen und die Effektivität ihrer Geschäftstaktiken zu messen. Sie müssen aber auch in der Lage sein, Daten schnell und effizient zu erheben, zu organisieren und zu analysieren, um den schwankenden Bedarf des Marktes erfüllen zu können. Um auf Basis dieser Daten effektive Entscheidungsprozesse zu ermöglichen, gilt es, diese in Form von relevanten und zuverlässigen Informationen lesbar zu machen. Eine der wichtigsten Datenquellen für Unternehmensdaten ist SAP R/. Das SAP R/-System bietet mit SAP R/-Reporting eine vielseitige Möglichkeit für den Zugriff auf diese Informationen. In diesem Buch wird beschrieben, wie Entscheidungsträger mit Hilfe von SAP R/-Reporting auf aktuelle Informationen für die Komponenten Finanzbuchhaltung, Controlling, Personalwirtschaft, Materialmanagement etc. zugreifen können. Es wird erläutert, wie Benutzer einen Bericht mit wenigen Schritten erstellen und ausführen sowie die Ergebnisse innerhalb der Organisation verteilen können. Das Buch zeigt auch, wie Benutzer das umfangreiche Angebot der mitgelieferten Standardberichte nutzen können. What Welche is the Mindestliquidität minimum level sollte für die vorhandenen of liquidity for the Risiken verfügbar sein? given level of risk? Welches unserer Produkte Which war was in our der least Region»Westen«profitable das product Produkt in mit the der western geringsten region? Rentabilität? Wie What lautet will be unsere our Steuerschuld für tax liability for die laufende Periode? the current period? Which Welche plant Werkswartungsarbeiten sind noch maintenance tasks have not nicht abgeschlossen? been completed? A B C D E F G Anforderungen an das Berichtswesen 9

2 SAP R/-Benutzer haben die Wahl zwischen einer Vielzahl an Standardberichten, aber sie haben auch die Möglichkeit, auf ihre individuellen Bedürfnisse angepasste Berichte zu erstellen. 1. Was ist ein Bericht? Bei der Arbeit mit SAP R/ kann es vorkommen, dass Sie Informationen aus der SAP R/-Datenbank anzeigen lassen oder analysieren müssen. Berichte extrahieren und evaluieren die Daten aus der Datenbank. Ein Bericht ist ein ausführbares Programm, das entwickelt wurde, um Informationen aus einer Datenbank zu extrahieren. Der Bericht liest und evaluiert die Daten der Datenbank und zeigt anschließend die Ergebnisse der Auswertung an. Einige Berichte zeigen lediglich Informationen an, während andere den Benutzern die Möglichkeit bieten, Analysen mit Hilfe von Funktionen wie Datensortierung und grafischer Anzeige durchzuführen. Berichte ermöglichen gewöhnlich keine Datenmanipulation. Berichte zeigen normalerweise Informationen in Form einer Liste an (siehe den technischen Hinweis weiter unten). Abhängig von der Berichtsliste haben Sie die Möglichkeit, die Anzeige zum Zeitpunkt der Darstellung auf dem Bildschirm zu modifizieren. Die Änderungen wirken sich hierbei nicht auf die Daten von SAP R/ aus, sondern auf deren Darstellung. Wenn Sie beispielsweise die Liste der Bestellungen nach den Lieferanten sortieren, werden die Daten lediglich neu gruppiert. Die zugrunde liegenden Daten von SAP R/ hingegen bleiben unverändert. SAPR/ Data Bericht Report Listenansicht wird geändert, SAP R/- Daten nicht Liste Abhängig vom Informationsbedarf des Benutzers wird die Ausgabe oder Liste folgendermaßen gehandhabt: Online-Anzeige Druck Versand an andere Benutzer über Export in PC-Dateiformate 0 Anforderungen an das Berichtswesen

3 1 Bericht oder Liste? Wie in der obigen Abbildung dargestellt, wird das Ergebnis oder die Ausgabe eines ausgeführten Berichts als Liste bezeichnet. Berichte oder Programme extrahieren die Daten und zeigen diese in Form einer Liste an. Normalerweise beinhaltet die Liste einen Bericht, der mehr als einen Datensatz enthält. Als Unterstützung zur Entscheidungsfindung können Sie mit Hilfe analytischer Funktionen die Anzeige verändern und Informationen über die Liste abfragen. Zu diesen analytischen Funktionen zählen: Summen Standardabweichungen ABC-Analysen Spaltendimensionierung Listensortierung Formelkalkulation Grafische Darstellung der Daten (z.b. Histogramme) 1. Berichte zur Unterstützung der Entscheidungsfindung Die Qualität einer Geschäftsentscheidung ist eng mit der Qualität der zugrunde liegenden Informationen verbunden. Geschäftsinformationen können in einem Bericht verarbeitet werden, der dann als Katalysator für die Entscheidungsfindung in einem Unternehmen dient. SAP erfüllt diesen Informationsbedarf mit einer Reihe von ausgereiften Anwendungen für das Berichtswesen und die flexible Datenanalyse. Die in SAP R/ integrierten Informationsretrievalsysteme bieten Benutzern auf vielen Ebenen aussagekräftige Daten zur Unterstützung ihrer Planung und Entscheidungsfindung. Die folgende Darstellung illustriert, wie ein Bericht in der Umgebung von SAP R/ eingesetzt werden kann A B C D E F G Berichte zur Unterstützung der Entscheidungsfindung 1

4 Transaktionsdokument SAP R/ Warenlager erhält Material SAP R/-Dokument wird erstellt Daten werden in SAP R/ eingegeben Muss unser Produktionszeitplan erweitert werden? RMMMBEST Erstellung eines Bestandsübersichtsberichts für Material Geschäftsentscheidung Bestandsübersichtsbericht 1. Informationsretrieval in Unternehmen In einem Unternehmen müssen Personen auf fast allen Ebenen auf Berichte zugreifen, um ihren Bedarf an Informationen zu decken. Ob es sich dabei um eine Auflistung unbezahlter Rechnungen, den Bestand eines Lagers oder die Urlaubszeit der Mitarbeiter handelt, Berichte werden in fast allen Organisationseinheiten eines Unternehmens genutzt. Einige Berichte erfüllen externe Anforderungen (z.b. eine Bilanz oder eine Gewinn- und Verlustrechnung), wohingegen andere bei der internen Planung oder Analyse (z.b. Ergebnisrechnung oder Kostenstellenberichte) eingesetzt werden. Berichte sind unter anderem für folgende Personen von Interesse: Externe Benutzer Wirtschaftsprüfer, Finanzberater, Journalisten (Medien), Steuer- und Justizbehörden, Versicherer, Aktieninhaber und Banker Interne Benutzer Verkaufs- und Marketingmitarbeiter, Finanzvorstände, Werksleiter, Lagerhalter, Versandpersonal, Bestandsmanager und Buchhalter Berücksichtigen Sie bei der Implementierung und dem Einsatz einer integrierten Anwendung wie SAP R/ den Informationsbedarf aller Benutzer des Systems. Anforderungen an das Berichtswesen

5 1 1. Vergleich von Berichten des Altsystems mit SAP R/-Berichten Viele Unternehmen, die SAP R/ implementieren, haben keine Erfahrung mit dem integrierten Ansatz von SAP R/ bezüglich der Geschäftsprozesse. Die meisten Altsysteme verwenden völlig andere Methoden zur Ausführung von Berichten und zum Abruf von Informationen. Mit Altsystemen sind ältere ERP-Systeme gemeint oder unterschiedliche Geschäftsanwendungen. Wie in der nachfolgenden Abbildung dargestellt, kann das Berichtswesen in SAP R/ in zwei Hauptbereiche unterteilt werden: Internes Berichtswesen Gesetzliches (oder externes) Berichtswesen Was SAP R/ zu einer wahren Informationsmaschine macht, ist die Tatsache, dass es integrierte Informationen bietet, aber auch externe Schnittflächen (PC-Formate, etc.) unterstützt Liefert Berichte, die ein breites Spektrum an internen Informationsanforderungen erfüllen und die Entscheidungsfindung der Geschäftsleitung ermöglichen. Beispiele: Bestandsübersicht und Werkswartungsberichte Internes Internal Berichtswesen Reporting Reporting Arten des Types Berichtswesens SAP R/- Systemdatenbank Gesetzliches Statutory Berichtswesen Reporting Liefert Berichte, die den gesetzlichen und externen Berichtsanforderungen entsprechen. Beispiele: Bilanz, Chancengleichheitsbericht, GuV A B C Liefert Echtzeitinformationen, die über funktionsübergreifende Geschäftsprozesse hinweg integriert sind, und verwendet dieselben zu Grunde liegenden Daten. Integrierte Integrated Informationen Information Funktionen des Reporting Berichtswesens Features External Externe Schnittstellen Interfaces Ermöglicht Download von Berichtslisten in verschiedenen Dateiformaten einschl. Speadsheet-Anwendungen wie Microsoft Excel. Unterstützt andere externe Schnittstellen einschl. , Internet, PDAs und Druckgeräte. Das Berichtswesen von typischen Altsystemen und SAP R/ unterscheidet sich z.b. in folgenden Punkten: Altsysteme bieten normalerweise nicht die Möglichkeit der Recherche (Drilldown Reporting). SAP R/-Berichte dagegen gestatten es dem Benutzer, auf verschiedene Detailebenen zuzugreifen meist bis hin zum Ursprungsdokument. Altsysteme akzeptieren ungültige Einträge in der Konfiguration und Belegerfassung, wohingegen SAP R/ die Integrität der Daten durch ein strenges, ISO-zertifiziertes Validierungsschema sicherstellt. D E F G Vergleich von Berichten des Altsystems mit SAP R/-Berichten

6 Viele Berichte der Altsysteme können nicht online angezeigt werden. Viele Altsysteme zeigen die Aktualisierung der Daten nicht in Echtzeit an und verfügen nicht über die Möglichkeit der Auffrischung von Berichten, wie es bei SAP R/ der Fall ist. Ein Großteil des Berichtswesens in der Umgebung der Altsysteme stammt aus gedruckten, fest codierten, angepassten Berichten, die für das Unternehmen einen beträchtlichen Kostenfaktor darstellen. Viele Unternehmen generieren diese Berichte in der Nacht über Batch-Jobs, die am nächsten Tag an die Benutzer verteilt werden. Diese Berichte sind anwenderdefiniert und dies oft über einige Jahre. Mitarbeitern die Umstellung erleichtern Nach der Implementierung von SAP R/ sollten die Implementierungsteams die Benutzer in der Umstellungsphase unterstützen. Implementierungsteams, Berater und Trainer können die Übergangsphase erleichtern, indem sie Benutzer ausreichend schulen, ihr Wissen weitergeben und Referenzmaterial zur Verfügung stellen. 1.6 Eckpfeiler guter Reporting-Praktiken SAP R/ kann bei der Einführung von effizientem Berichtswesen und ebensolchen Datenanalysetechniken eine wichtige Stellung einnehmen. Die heutigen Managementziele verlangen zeitgenaue Entscheidungsprozesse, die durch den zunehmenden Einsatz von Online-Reporting, interaktiven Analysen und intuitivem Reporting gestützt werden. Dem Einsatz von SAP R/ kommt für die Verwaltung grundlegender Geschäftsvorgänge eine große Bedeutung zu, ebenso spielt das System eine wichtige Rolle in der direkten Datenverarbeitung. SAP R/ liefert Informationen in Echtzeit, die um funktionsübergreifende Geschäftsprozesse strukturiert sind. Zur Implementierung effizienter und kosteneffektiver Reporting-Prozesse sind folgende Richtlinien zu empfehlen: Stellen Sie sicher, dass die Mitarbeiter die Bemühungen des Unternehmens unterstützen, effektive Reporting-Prozesse einzuführen: Ermöglichen Sie eine effiziente Entscheidungsfindung durch den optimierten Einsatz von Informationen. Reduzieren Sie die Komplexität der Daten durch den reibungslosen Datenfluss. Anforderungen an das Berichtswesen

7 1 Ermöglichen Sie es den Benutzern, sich auf die Datenanalyse zu konzentrieren, statt ausgedruckte Berichte auf Ausnahmen und Probleme hin überprüfen zu müssen. Suchen Sie nach Wegen, die Kosten für die Transformation von Geschäftsdaten in Informationen zu senken. Um einen kosteneffektiven Reporting-Prozess umzusetzen, ist folgendes Vorgehen empfehlenswert: Realisieren Sie Einsparungen durch die Senkung der Kosten für die Erstellung und Unterstützung von angepassten Berichten. Minimieren Sie die Anzahl der Informationsstrukturen und Queries, die gepflegt werden müssen. Verwenden Sie Berichte mehrfach, wann immer dies möglich ist. Verstehen Sie die Strukturen der Handhabung des Berichtswesens innerhalb des Unternehmens: Verwenden Sie integrierte Daten, um zu vermeiden, dass Berichte abgestimmt werden müssen, da sie von abweichenden Altsystemen generiert wurden. Prüfen Sie die Berichte daraufhin, ob sie die vereinbarten Geschäftspraktiken widerspiegeln. Führen Sie allgemein gültige Geschäftsregeln und -maßstäbe innerhalb des Unternehmens ein A B C D Sind die Kosten für die Konvertierung von Daten in Informationen zu hoch? E F Unterstützen die Mitarbeiter das Unternehmen bei der Einführung effektiver Reporting-Prozesse? Wissen Do allalle employees Mitarbeiter, wie das understand Berichtswesen how im Untenehmen gehandhabt reporting is wird? handled? G Eckpfeiler guter Reporting-Praktiken Eckpfeiler guter Reporting-Praktiken

8 1.7 Anforderungen an das SAP R/-Berichtswesen SAP R/ wird mit über.000 einsetzbaren Standardberichten ausgeliefert. Viele Unternehmen entwickeln jedoch angepasste Berichte, ohne die verfügbaren Standardberichte auszuwerten. Statt die Standardberichte zu nutzen, investieren viele Kunden große Bemühungen und hohe Kosten, um die Berichte der Altsysteme zu duplizieren. SAP R/-Berichte, die ähnliche Informationen anbieten und in manchen Fällen sogar mehr, werden als unzureichend eingestuft, weil sie nicht genau mit den Berichten der Altsysteme übereinstimmen. Sogar Berichte, die problemlos mit den Entwicklungstools für Standardberichte nachkonfiguriert werden könnten, um so den Berichten des Altsystems zu entsprechen, werden von Grund auf neu entwickelt. Das Kopieren der Berichte ist nicht nur zeit- und kostenintensiv, sondern es verhindert auch, dass die Benutzer die Vorteile von SAP R/ erkennen können. Warum ist Reporting eine Herausforderung? Warum nutzen Unternehmen die Investition in SAP R/ nicht voll aus? Zu den wichtigsten Faktoren zählen unter anderem: Change Management Technische Gegebenheiten Change Management Die Einführung eines neuen Berichtswesens führt normalerweise zu einer Umverteilung der Zuständigkeiten, Beziehungen und Arbeitsmuster. Der Erfolg eines Reporting-Projekts hängt dabei größtenteils davon ab, mit welcher Sensibilität die Mitarbeiter des Projektteams auf das Wechselspiel der vielschichtigen organisatorischen, personellen und technischen Dynamik eingehen Technische Gegebenheiten Reporting spielt eine wichtige Rolle für die gesamte Systemleistung, Verfügbarkeit und Transparenz von Informationen. Zu einigen der technischen Gegebenheiten im Zusammenhang mit Reporting zählen: 6 Anforderungen an das Berichtswesen

9 1 Der Reporting-Bedarf ist möglicherweise nicht klar definiert. Wenn eine Bedarfsanalyse gemacht wurde, wurde unter Umständen der aktuelle Prozess bestätigt. Das Fehlen fester Standards erschwert die Namenskonventionen, die Definition der Kennzahlen und Berechtigungen. Die Reporting-Systeme sind möglicherweise nicht flexibel genug, um auf Veränderungen zu reagieren. Unterschiedliche Ansichtsweisen zur Informationsbereitstellung führen zu einer Betonung von OLTP (Online Transactional Processing) oder OLAP (Online Analytical Processing) schnelle Bearbeitung der einzelnen Transaktion oder flexible Analysen aus unterschiedlichen Blickwinkeln. Im nächsten Kapitel werden nicht nur die Schwierigkeiten des Reportings mit SAP R/ als ERP-System (Enterprise Resource Planning) behandelt, sondern ebenso die Probleme, die bei der Implementierung entstehen können. 1.8 Eine umfassende Lösung: mysap Business Intelligence Neben SAP R/-Reporting dem Thema dieses Handbuchs bietet SAP die Lösung mysap Business Intelligence (mysap BI) für Data Warehousing, Reporting und Analyse an. Ein Großteil der Unternehmen betreibt heterogene Systemlandschaften mit teilweise Hunderten von unterschiedlichen Anwendungen und Datenbanken. Auch diese Systeme, von SAP oder anderen Anbietern, sind wertvolle Datenquellen. Nur durch den Zugriff auf alle wichtigen Datenquellen eines Unternehmens haben Entscheidungsträger die Möglichkeit, sich einen vollständigen Überblick über ihr Geschäft zu verschaffen. Zusätzlich haben die verschiedenen Benutzergruppen in einem Unternehmen unterschiedliche Fragen und einen unterschiedlichen Analysebedarf. Ein Berater benötigt beispielsweise die Möglichkeit zu komplexen Analysen und Ad-hoc-Datenforschung. Mitarbeiter, die Entscheidungen auf einer aktuellen und umfassenden Informationsgrundlage treffen müssen so genannte Knowledge Worker, benötigen vordefinierte Analysepfade und personalisierte Informationen in einem Kontext, wohingegen reine Informationskonsumenten spezifische Auszüge von bestimmten Datensätzen brauchen, um ihre operativen Aufgaben erfüllen zu können. SAP offeriert mit mysap Business Intelligence (BI) eine Lösung, über die der A B C D E F G Eine umfassende Lösung: mysap Business Intelligence 7

10 Zugriff auf sachbezogene Datenquellen ermöglicht wird und die eine Vielzahl von Analysemöglichkeiten bietet. mysap BI verbindet Data Warehousing mit umfassenden Analysen, die über ein Enterprise Portal geliefert werden. Data Warehousing mit mysap BI bietet einen allgemeinen Überblick über Unternehmensdaten und ermöglicht eine umfassende Analyse und Interpretation der Informationen. mysap BI kann nahtlos in SAP und SAP-fremde operative, kollaborative und analytische Systeme integriert werden. Es bietet Werkzeuge und Technologien, welche das Extrahieren, Integrieren und Transformieren von Daten aus unterschiedliche Quellen ermöglichen. Selbstverständlich kann mysap BI nahtlos in SAP R/ und andere SAP-Anwendungen integriert werden, was das Extrahieren von Geschäftsobjekten auf Arbeitsgebietsebene ermöglicht und erleichtert. Durch ein erweiterbares Metadata Repository können den Benutzern integrierte, konsistente und präzise Daten zur Verfügung gestellt werden. mysap BI bietet auch eine Vielzahl analytischer Funktionen, wie etwa die multidimensionale Analyse, Data Mining, ein Warnsystem sowie verschiedene Reporting-Modi. mysap BI wird über das Enterprise Portal bereitgestellt, sodass sämtliche Benutzer leicht darauf zugreifen, kollaborieren und relevante Informationen einer beliebigen Datenquelle analysieren können. Ein umfangreiches Enterprise Portal verwaltet sämtliche Unternehmensdaten einschließlich Anwendungen, Datenbanken, gespeicherte Dokumente und Internetinformationen. Das Anzeigen und Arbeiten mit dem Enterprise Portal, einem Teil von mysap BI, bietet folgende Vorteile: Mit vordefinierten Rollen können Benutzer auf einfache Weise Unternehmensinformationen suchen und empfangen, die speziell auf ihre Tätigkeit abgestimmt sind. Personalisierung ermöglicht den Benutzern, das Layout des Enterprise Portals ihren Anforderungen entsprechend zu modifizieren. Enterprise Portals arbeiten mit»iviews«. Das sind kleine Applikationen, die Inhalte an die Benutzer entsprechend ihren Rollen weitergeben. Die offene Architektur des Enterprise Portals ermöglicht die Vereinheitlichung von Unternehmensinformationen. Die Quelle der Informationen spielt dabei keine Rolle. Single-Point-of-Access bedeutet, dass Benutzer sich lediglich einmal beim Portal einloggen müssen, um auf sämtliche zugrunde liegenden Applikationen zugreifen zu können. 8 Anforderungen an das Berichtswesen

11 1 Insgesamt bietet mysap BI eine Business-Lösung, die den gesamten Prozess der Informationsauslieferung abdeckt. Die folgende Abbildung erläutert diesen Prozess A B Wie oben zu sehen, ermöglicht mysap BI Unternehmen, auf alle relevanten Datenquellen zuzugreifen und diese Daten in Informationen umzuwandeln. Diese Informationen können analysiert und als Entscheidungshilfen genutzt werden. Das Enterprise Portal als zentraler Point-of-Access ermöglicht zusätzlich die Kollaboration mit Peers und schreibt Aktionen in den operativen Systemen fort. Die integrierten Prozesse werden durch eine konsistente Administration, Autorisation und ein Metadata-Management ergänzt. Eine Business-Intelligence-Lösung, die ermöglicht, alle relevanten Unternehmensfragen zu beantworten, ist ein kritischer Faktor für die Verwirklichung eines ausgezeichneten Return on Investment. Wie die BI-Pyramide zeigt, ist eine Business-Intelligence-Lösung der Schlüssel zur Bereitstellung von Wissen, das solide Entscheidungen, Kollaboration und Aktionen im Unternehmen vorantreibt. mysap BI bietet diese Funktionalität durch die Integration aller Schritte des Prozesses der Informationsbereitstellung. C D E F G Weitere Informationen zu mysap BI finden Sie unter Eine umfassende Lösung: mysap Business Intelligence 9

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13 1 Taktischer Ansatz zum SAP R/- Reporting.1 Überblick Dieses Kapitel soll Ihnen dabei helfen, Kosten und Aufwand bei der Neuentwicklung von Berichten so gering wie möglich zu halten. Hier wird der Stellenwert von Reporting-Projekten bei der Implementierung von SAP R/ beschrieben. Außerdem erfahren Sie, mit welchen typischen Problemen ein Reporting-Projektteam während der Implementierung rechnen muss. In diesem Kapitel werden Ihnen mehrere alternative Vorgehensweisen vorgestellt, darunter einen taktischen Ansatz zum SAP R/-Reporting, der Unternehmen als Vorlage für die Entwicklung einer eigenen Reporting- Strategie empfohlen wird.. Ein kostenintensiver Ansatz zum SAP R/- Reporting Wird die Entwicklung angepasster Reporting-Projekte nicht sorgfältig genug geplant, kann es passieren, dass lediglich bereits bestehende Berichte des Altsystems neu aufgelegt werden. Das Kopieren von alten Berichten verhindert jedoch, dass Kunden die Vorteile der SAP R/-Berichte nutzen können: Datenintegration, Informationen in Echtzeit und interaktive Analyse. Wenn die Reporting- und Messsysteme auf alten Prozessen aufbauen, ist es durchaus möglich, dass der in die»neuentwicklung«von Geschäftsabläufen investierte Aufwand nicht zu den gewünschten Ergebnissen führt. Die Erstellung angepasster Berichte ohne Einsatz der Funktionen von SAP R/ hat folgende Nachteile: Geringe Nutzung der Reporting-Möglichkeiten von SAP R/ Unnötiger Zeitaufwand Mangelnde Einhaltung von Termin- und Kostenplänen Wiederholter Wartungsbedarf Unzureichende Integration mit anderen Geschäftsabläufen Unzureichende Schulungs- und Berichtsunterlagen A B C D E F G In der folgenden Darstellung werden die Schritte verdeutlicht, die Kunden häufig durchführen, nachdem sie festgestellt haben, dass für einen bestimmten Geschäftsablauf ein Bericht benötigt wird. Da dieser Ansatz so- Taktischer Ansatz zum SAP R/-Reporting 1

14 wohl kostspielig als auch zeitaufwändig ist, soll er hier als der»kostenintensive Ansatz«bezeichnet werden. Beim kostenintensiven Ansatz zum Reporting liegt der Schwerpunkt der Berichtsentwicklung auf dem Einsatz von ABAP. Kann ein Unternehmen nicht auf eigene ABAP-Programmierer zurückgreifen, werden Berater oder andere externe Ressourcen für die Entwicklung der gewünschten Berichte eingesetzt. Die Mitarbeiter des Unternehmens werden häufig zu nicht immer notwendigen Schulungen geschickt, um ein Berichtentswicklungsprojekt in Angriff zu nehmen. Ein eindeutig zeitaufwändiger und kostspieliger Ansatz. Die Schulung von Mitarbeitern (Schritt ) und der Einsatz von Beratern (Schritt ) gehen mit hohen Kosten einher. Obwohl diese Vorgehensweise in manchen Situationen unumgänglich ist, sollte Ihnen bewusst sein, dass Sie auch andere Möglichkeiten haben. Prozess erfordert Bericht Anwendungsbereich bestimmen (z.b. HR oder Vertrieb) Verfügbaren Mitarbeiter mit der geeigneten Ausbildung für die interne Berichtentwicklung suchen Mitarbeiter für SAP R/- Schulung einteilen, damit interne Berichtentwicklung beginnen kann Definition der Berichtsanforderungen 1 Suche eines geschulten Mitarbeiters für das Projekt Ist ein geschulter Mitarbeiter verfügbar? Nein Mitarbeiter auf SAP R/ schulen Ja Gibt es keinen geeigneten Mitarbeiter für das Projekt, muss ein SAP R/-Berater für die Berichtentwicklung gefunden werden Ist ein geschulter Mitarbeiter verfügbar? Nein Berater in Projekt einsetzen Ja Develop Bericht entwickeln Report Berater verfügbar? Ja Taktischer Ansatz zum SAP R/-Reporting

15 1. Ein taktischer Ansatz zum SAP R/-Reporting In der folgenden Grafik wird ein taktischer Ansatz zu Reporting-Projekten dargestellt. Anwendungsbereich bestimmen (z.b. HR oder Vertrieb) Suchen Sie in einem der Bericht- Repositories (z.b. in der allgemeinen Berichtauswahl, s. Kapitel ) Verwenden Sie das "Spezifikationsformular für Berichte" in Anhang F zum Auflisten von Berichten, die Ihre Anforderungen am ehesten erfüllen Verwenden Sie die "Summenmatrix für Reporting-Tools" in Kapitel. Weitere Informationen hierzu erhalten Sie in den Kapiteln 6 bis 10 Geben Sie die Ergebnisse der Werkzeuganalyse in das "Spezifikationsformular für Berichte" in Anhang F ein ABAP-Berichtvorlagen finden Sie in Anhang A Prozess erfordert Bericht Bestimmen des SAP R/- Anwendungsbereichs Hinter diesem taktischen Ansatz steckt eine einfache Idee. Durch sorgfältige Planung und den wirksamen Einsatz von SAP R/ können Sie eine nachhaltige Reporting-Methodik für Ihr Unternehmen gestalten. Der taktische Ansatz reduziert die Kosten für die Entwicklung von Berichten erheblich. Benutzer können dabei auf eine umfassende Sammlung von Standardberichten und Werkzeugen für die Berichtsentwicklung in SAP R/ zurückgreifen. Stehen für bestimmte Zwecke keine Standardberichte zur Verfügung, können Benutzer das beste Entwicklungstool für die Gestaltung von Berichten wählen. 1 Suchen des Berichts in SAP R/ Bericht gefunden? Nein Ähnliche Berichte auflisten Auswahl eines Reporting-Tools Dokumentierung der Ergebnisse der Werkzeuganalyse Erfüllt das Tool die Anforderungen? Nein Einsatz von ABAP für die Berichtentwicklung Ja Ja Erledigt Done! Develop Bericht entwickeln Report A B C D E F G Beim taktischen Ansatz kommt das»spezifikationsformular für Berichte«(Schritt und ) zum Einsatz. Studien zeigen, dass bei der Implementierung viel Zeit verloren gehen kann, wenn die Entwicklungsangaben unverständlich sind. Funktioniert die Kommunikation zwischen Programmierern und Benutzern nicht, werden viel Zeit und Aufwand darauf verwendet, zu klären, was der Benutzer»will«und was der Programmierer Ein taktischer Ansatz zum SAP R/-Reporting

16 »benötigt«, um den passenden Bericht zu erstellen. Mit Hilfe des»spezifikationsformulars für Berichte«können Benutzer die erforderlichen Informationen an den Programmierer übermitteln. Informationen zur Verwendung des»spezifikationsformulars für Berichte«finden Sie in Anhang F...1 Tools und Templates Verwenden Sie den taktischen Ansatz, um den Reporting-Anforderungen Ihres Unternehmens gerecht zu werden, bietet Ihnen dieses Handbuch viele Vorteile. Wie Sie der unten stehenden Tabelle entnehmen können, kommen beim taktischen Ansatz die folgenden Tools und Templates zum Einsatz: Tool oder Template Funktionsumfang Weitere Informationen Allgemeine Berichtsauswahl Spezifikationsformular für Berichte Ein Repository von durch SAP bereitgestellten Berichten in SAP R/; die allgemeine Berichtsauswahl wird für die Suche nach Berichten empfohlen. Geben Sie in dieses Formular detaillierte Angaben zum gewünschten Bericht ein. Anhand des Formulars können Sie feststellen, welche Standardberichte Ihren Anforderungen am ehesten entsprechen, und Sie können die Ergebnisse Ihrer Wahl von Berichtsentwicklungswerkzeugen analysieren. Kapitel Anhang F Summenmatrix für Reporting-Tools Diese benutzerfreundliche Matrix erleichtert Ihnen die Auswahl des geeigneten Berichtsentwicklungswerkzeugs für den gewünschten Bericht. Kapitel.. Sechs einfache Schritte Wenn Sie festgestellt haben, dass Sie für einen bestimmten Geschäftsablauf einen Bericht benötigen, sollten Sie die folgenden Schritte durchführen, um einen taktischen Ansatz zu verfolgen: 1. Bestimmen Sie die relevanten SAP R/-Anwendungsbereiche Bevor Sie einen Bericht suchen können, müssen Sie wissen, welche Anwendungsbereiche für Sie relevant sind. In SAP R/ sind die Standardberichte gewöhnlich nach Anwendungsbereichen gruppiert. Berichte mit den Kontenplanverzeichnissen eines Unternehmens befinden sich zum Beispiel in der Finanzbuchhaltung (FI). Die Personalwirt- Taktischer Ansatz zum SAP R/-Reporting

17 1 schaft (HR) enthält dagegen Berichte zum Personalbestand. Manche Berichte werden über Anwendungen hinweg eingesetzt. In diesen Fällen sollten Sie mit den jeweiligen Anwendungsbereichen oder Komponenten vertraut sein.. Suchen Sie den Bericht in SAP R/ Je nach verwendeter SAP R/-Version können Sie den SAP R/ Report Navigator oder die allgemeine Berichtsauswahl einsetzen, um nach einem geeigneten Standardbericht zu suchen. Weitere Informationen zu diesen Werkzeugen entnehmen Sie bitte Kapitel.. Erstellen Sie eine Liste ähnlicher Berichte Finden Sie keinen Standardbericht, der Ihren Anforderungen genau entspricht, überlegen Sie sich, ob Sie Berichte verwenden wollen, die Ihren Anforderungen annähernd genügen. Sehen Sie die verfügbaren Berichte durch und notieren Sie die Namen der annähernd geeigneten Berichte im»spezifikationsformular für Berichte«. Oft genügt ein ähnlicher Bericht, um einen neuen Bericht unter Bezug auf den vorhandenen Bericht zu erstellen. In Anhang F finden Sie ein Beispielformular für die Angabe von Spezifikationen.. Wählen Sie ein Reporting-Tool Wenn Sie einen Bericht anpassen wollen, müssen Sie ein Reporting-Tool (z.b. Report Painter oder SAP Query) wählen, das Ihren Anforderungen am besten entspricht. Verwenden Sie die»summenmatrix für Reporting-Tools«(siehe Kapitel ), um das für die Entwicklung Ihres Berichts geeignete Werkzeug zu bestimmen. Da die Auswahl des Werkzeugs eine technische Angelegenheit ist, wird dieser Schritt in der Regel nicht von Endnutzern ausgeführt.. Dokumentieren Sie die Ergebnisse der Werkzeugsanalyse Nachdem Sie die in der Summenmatrix der Reporting-Tools dargestellten Werkzeuge bewertet haben, geben Sie das Ergebnis in das»spezifikationsformular für Berichte«(siehe Anhang F) ein. Sie können nun die Suchergebnisse auf ähnliche Berichte und geeignete Reporting-Tools hin untersuchen. Wenn Sie feststellen, dass ein ähnlicher Bericht ausreichende Übereinstimmungen aufweist, müssen Sie vermutlich weniger Zeit und Arbeit für die Entwicklung eines auf Ihre Bedürfnisse abgestimmten Berichts aufwenden. Andernfalls können Sie mit der Berichtsentwicklung beginnen, sobald Sie ein Werkzeug gefunden haben, das zum besten Ergebnis führen wird A B C D E F G Ein taktischer Ansatz zum SAP R/-Reporting

18 6. Setzen Sie ABAP bei der Berichtsentwicklung ein Steht kein geeignetes Werkzeug zur Verfügung oder haben Sie außerordentliche Anforderungen an einen Bericht, steht Ihnen als letzte Möglichkeit die Verwendung von ABAP der Programmierungssprache von SAP R/ zur Verfügung. Verwenden Sie ein SAP R/-Reporting-Tool für die Entwicklung eines Berichts Die Reporting-Tools helfen Ihnen bei der schnellen und einfachen Entwicklung von Berichten entsprechend Ihren Anforderungen. Durch eine gewisse Vertrautheit mit den Werkzeugen kann der Lernprozess schneller und effektiver gestaltet werden. In Teil dieses Buchs wird dann die Anwendung dieser Werkzeuge vorgestellt. Bester Einsatz von ABAP für die Entwicklung von Berichten Anhang A enthält ABAP-Report-Templates und Hinweise zur Verwendung von ABAP bei der Berichtsentwicklung.. Elemente der Reporting-Strategie Um die möglichen Vorteile der von SAP bereitgestellten Informationen optimal zu nutzen, wird empfohlen, die Reporting- und Informationsprozesse des Unternehmens immer wieder zu überprüfen. SAP R/-Reporting erzielt den höchsten Nutzen, wenn sich ein Unternehmen vor dem Produktiveinsatz eingehend mit den Anforderungen an das Reporting beschäftigt. SAP R/ ist ein leistungsstarkes Paket integrierter Anwendungen, die Unternehmen dabei unterstützen, ihre Daten bestmöglich zu nutzen. Höchste Priorität hat daher der gewinnbringendste Einsatz der Investition in SAP R/. Jedes Unternehmen sollte den Ansatz für das Reporting erarbeiten, mit dem die Möglichkeiten von SAP R/ am wirkungsvollsten genutzt werden können. 6 Taktischer Ansatz zum SAP R/-Reporting

19 1 Effizienz und Vorgaben 6 Geschäftsanforderungen Technische Anforderungen 7 8 Elemente der Reporting-Strategie Die Wirksamkeit des Reportings kann immer wieder überprüft werden. Wie in der Darstellung oben gezeigt, besteht jede Reporting-Strategie aus drei Hauptelementen: Geschäftsanforderungen Effizienz und Vorgaben Technische Anforderungen Es wird empfohlen, sich nicht nur mit diesen Elementen auseinander zu setzen, sondern die Fragen und Antworten in den folgenden Abschnitten zu notieren und immer wieder neu zu überdenken. Durch eine Neubewertung vorangegangener Entscheidungen können Sie neue Ansätze zur Strukturierung und Verwendung der Informationsabfrage testen...1 Unternehmerische Anforderungen Beantworten Sie die folgenden Schlüsselfragen, wenn Sie Ihre Reporting- Strategie ausarbeiten: 9 10 A B C D E F G Welche Art der Informationsabfrage (intern und extern) wird für das Unternehmen benötigt? Werden alle Informationen zeitnah benötigt? Welche Informationen werden zeitnah benötigt, welche nicht? In welchen Anwendungsbereichen besteht die größte Nachfrage nach Berichten? Werden alle vorhandenen Berichte (aus dem Altsystem) benötigt? Elemente der Reporting-Strategie 7

20 Welche Berichte können eingestellt werden? Besteht für alle Berichte ein berechtigter Bedarf? Sind weit reichende Veränderungen im Unternehmen aufgetreten, die einige der Berichte bedeutungslos machen? Wie häufig müssen die einzelnen Berichte ausgeführt werden?.. Technische Anforderungen Beantworten Sie die folgenden Fragen zu den technischen Anforderungen, wenn Sie Ihre Reporting-Strategie ausarbeiten: Welche Systemkonfiguration wird benötigt, um die Reporting-Anforderungen des Unternehmens zu erfüllen? Wie können die Daten am besten strukturiert werden, um die geschäftlichen Verarbeitungsabläufe zu integrieren? Ist eine Konsolidierung möglich? Werden einige der Altsysteme nicht länger benötigt? Wäre ein Data Warehouse effizienter? Stellen Hardware und andere Ressourcen möglicherweise ein Hindernis bei der effizienten Abfrage von Informationen dar? Welche Engpässe entstehen immer wieder bei der Ausführung oder beim Ausdruck von Berichten?.. Effizienz und Vorgaben Beantworten Sie die folgenden Fragen zu Effizienz und Vorgaben, wenn Sie Ihre Reporting-Strategie ausarbeiten: Welches Format ist von Unternehmensseite für die Ausgabe der Berichte erforderlich oder wünschenswert? Welches Format ist von Benutzerseite für die Ausgabe der Berichte wünschenswert? Hatten die wichtigsten Endnutzer Gelegenheit, ihre Reporting-Anforderungen zum Ausdruck zu bringen? Wie ist es um die Computer- und Geschäftskenntnisse der Benutzer bestellt, die die Berichte implementieren? Ist es möglich, die Berichte im Hintergrund oder zu Zeiten mit geringer Systembeanspruchung auszuführen, sodass die Verarbeitungsgeschwindigkeit nicht beeinträchtigt wird? Können mehrere Berichte für wichtige Geschäftsabläufe (z.b. Monatsabschlüsse) in Gruppen ausgeführt werden? Ist es möglich, die Anzahl gedruckter Berichte zu reduzieren? 8 Taktischer Ansatz zum SAP R/-Reporting

21 1. Reporting-Projekte in einer Implementierung Wichtigstes Ziel jedes Implementierungsprojekts ist es natürlich, die notwendigen Bausteine Installation und Konfiguration von SAP R/ für die Bearbeitung von Transaktionen zusammenzufügen. Der Beginn des Produktivbetriebs steht oft so sehr im Mittelpunkt, dass berichtsbezogene Fragen entweder auf später verschoben werden oder ihnen während der Implementierung nur wenig Aufmerksamkeit geschenkt wird. Den Implementierungsteams fehlt häufig in bestimmten Bereichen das notwendige Wissen. Es besteht eine Diskrepanz zwischen den Kenntnissen über SAP R/-Reporting-Funktionen und über SAP R/-Geschäftsvorgänge. Verschiedene Mitglieder des Teams überantworten mit Berichten in Zusammenhang stehende Fragen den Programmierern und technischen Beratern. In der folgenden Darstellung wird gezeigt, wie diese Diskrepanzen größer werden, je näher der Produktiveinsatz rückt. Implementierung von Mitarbeiterwissen über Geschäftstransaktionen A Kenntnis von SAP R/ Wissenslücke Implementierung von Mitarbeiterwissen über das SAP R/-Reporting B C D E F Startdatum der Implementierung Startdatum des Produktivbetriebs der Implementierung G Obgleich es nicht erforderlich ist, dass alle Mitglieder des Implementierungsteams über fundierte Kenntnisse der SAP R/-Reporting-Funktionen verfügen, ist es doch entscheidend, dass das Team als Gesamtes über diese Kenntnisse verfügt. Implementierungsteams sollten daher unter keinen Umständen das Reporting vernachlässigen. Reporting-Projekte in einer Implementierung 9

22 Auswirkung auf Konfiguration nicht berücksichtigt..1 Folgen der Vernachlässigung von Reporting-Fragen während der Implementierung Werden Reporting-Aufgaben während der Implementierung vernachlässigt, kann dies schwerwiegende Folgen haben. Eine solche Unterlassung führt unweigerlich zu einem ineffizienten Einsatz von SAP R/. In besonders schweren Fällen kommen auf ein Unternehmen aufgrund dieser Nachlässigkeit zu einem späteren Zeitpunkt höhere Ausgaben und weiterer Aufwand hinzu, um den Schaden zu begrenzen. Schlüsselberichte nicht bestimmt Systemanforderungen für Reporting nicht geklärt Umstellungsschwierigkeiten Berichtausgabe im letzten Moment Auswirkungen auf die Konfiguration Die Anforderungen eines Unternehmens an das Reporting können die Konfiguration des Systems bestimmen. So kann sich zum Beispiel der Bedarf an Berichten zum internen Rechnungswesen, die auf Kostenstellenhierarchien basieren, auf die Konfiguration auswirken. In Gruppen zusammengefasste Vertriebsinformationen können gleichermaßen am besten 0 Taktischer Ansatz zum SAP R/-Reporting

23 1 über Informationsstrukturen erfasst werden, die vor dem Produktiveinsatz von SAP R/ konfiguriert wurden. Nicht erfolgte Bestimmung von Schlüsselberichten vor entscheidenden Geschäftsereignissen Berichte bilden oft einen unerlässlichen Teil eines Geschäftsablaufs. Wird diese Anforderung nicht erfüllt, kann dies ernsthafte Folgen haben. Sind zum Beispiel die Berichte für die Monatsendabgrenzung oder die Periodenabschlussinventur unverständlich, wird eine Revision erschwert. Umstellungsschwierigkeiten für neue Benutzer Den Benutzern sollte bekannt sein, wie Berichte eingesetzt werden, wenn SAP R/ in den Produktivbetrieb geht. Wenn den Benutzern nicht klar ist, wie Berichte verwendet werden oder ihr Inhalt interpretiert wird, können alltägliche Geschäftsentscheidungen zu kostspieligen Fehlentscheidungen werden. Nicht erfolgte Klärung der Systemanforderungen für das Reporting Das Implementierungsteam muss die System- oder Datenbankanforderungen eines Unternehmens sorgfältig abwägen. Bedacht werden muss, wie die Daten extrahiert werden können und welche wachsenden Anforderungen an die Datenbank in den nächsten Jahren erwartet werden. Berichtausgabe im letzten Moment Angesichts von Terminen und dem unvermeidlichen Druck des bevorstehenden Produktiveinstiegs geraten Implementierungsteams manchmal in Panik, wenn ihnen plötzlich die Anforderungen an das Reporting bewusst werden. Externe Berater sind möglicherweise nicht genau über die Anforderungen eines Unternehmens informiert. Um einen Weg aus dieser Krise zu finden, widmen Unternehmen diesem Problem häufig weitere Ressourcen (teure Berater und ABAP-Berichtsentwickler). Es geschieht immer wieder, dass Berichte, die eigentlich als Standardberichte vorliegen, neu entwickelt werden A B C D E F G Auch wenn die vorhandenen Berichte den Anforderungen nicht hundertprozentig entsprechen, können sie oft als Vorlage für die Entwicklung neuer Berichte dienen. Es stehen viele Werkzeuge zur Verfügung, mit denen die benötigten Berichte schnell erstellt werden können. In der Hektik Reporting-Projekte in einer Implementierung 1

24 vor dem Produktiveinstieg werden die für den Endnutzer am besten geeigneten Berichte und Werkzeuge jedoch oft übersehen... Gründe für die Vernachlässigung von Reporting- Aufgaben Die Vernachlässigung der Reporting-Aufgaben während der Implementierung kann folgende Gründe haben: Die Implementierung von»grundfunktionen«wird zu sehr in den Mittelpunkt gerückt. Mangelhafte Projektplanung und -ausführung. Reporting-Aufgaben wurden nicht in den Projektumfang aufgenommen. Es befinden sich keine Reporting-Experten oder Superuser der Managementebene im Implementierungsteam. Die externen Berater haben nur begrenzte Kenntnisse des Informationsbedarfs des Kunden. Es wird angenommen, dass die SAP R/-Standardberichte die Berichte des Altsystems kopieren, ohne die zur Verfügung stehenden Berichte zu untersuchen. Die Berichtsentwicklung durch das Implementierungsteam erfolgt nur stückweise. Das Reporting wird als Programmierungsaufgabe gesehen. Reporting-Aufgaben wurden keinem Verantwortungsbereich zugeordnet... Vermeidung von Reporting-Problemen bei der Implementierung Um den Herausforderungen durch die Reporting-Anforderungen wirksam entgegenzutreten, ist der Einsatz des in diesem Kapitel vorgestellten»taktischen Ansatzes«zu empfehlen. Implementierungsteams müssen sich so früh wie möglich bewusst machen, welchen Stellenwert Reporting-Anforderungen haben. Die Projektteams und Berater müssen die Informationsbedürfnisse eines Unternehmens nachvollziehen können und während der Implementierungsphase eine intakte Reporting-Infrastruktur errichten. SAP R/-Kunden verlangen schon lange nach Beratern, die sowohl mit den in SAP R/ potenziell zur Verfügung stehenden Informationen als auch dem Unternehmensumfeld bestimmter Industriezweigen vertraut sind. Taktischer Ansatz zum SAP R/-Reporting

25 1 Berater mit der richtigen Reporting-Expertise können dabei helfen, die Berichtstypen herauszuarbeiten, die von einem Unternehmen eingesetzt und überprüft werden sollen. Die meisten Probleme in Bezug auf das Reporting können vermieden werden, wenn sowohl die Kunden als auch die Berater ihren Teil dazu beitragen. Beachten Sie die folgenden Punkte, um eine solide Reporting-Strategie zu entwickeln: 1. Achten Sie darauf, dass Reporting von Anfang an zum Projektumfang der Implementierung gehört. Das Reporting ist nicht die Aufgabe eines anderen Mitarbeiters alle Mitarbeiter sollten sich der Reporting- Anforderungen bewusst sein.. Stellen Sie sicher, dass ein effizientes Projektmanagement Platz lässt für eine fortlaufende Überprüfung der Reporting-Anforderungen.. Achten Sie darauf, dass sich im Implementierungsteam ausreichend Reporting-Experten und Superuser mit einer klaren Einsicht in die Reporting-Anforderungen befinden.. Stellen Sie sicher, dass die höheren Managementebenen über die Reporting-Anforderungen und den Status des Reportings in der Implementierung informiert sind.. Gehen Sie nicht davon aus, dass im Altsystem verwendete Berichte in SAP R/ benötigt werden. Für jeden Bericht, der als»erforderlich«eingestuft wurde, sollte es eine eindeutige unternehmerische Berechtigung geben. Das Herausnehmen von Berichten aus täglichen Abläufen kann möglicherweise zu mehr Effizienz führen. 6. Verfolgen Sie die Entwicklung von Berichten genau, um sicherzustellen, dass kein doppelter Aufwand geleistet wird. Geben Sie kleineren Teams in einem Projekt nicht die Berechtigung, isoliert Berichte zu entwickeln. Sämtliche Aktivitäten der Berichtsentwicklung müssen koordiniert werden, um doppelten Aufwand zu vermeiden. 7. Überprüfen Sie das Reporting im Hinblick auf neue Geschäftspraktiken, die mit der Implementierung von SAP R/ eingeführt werden. 8. Stellen Sie sicher, dass Benutzer in der Anwendung der Schlüsselberichte geschult werden. 9. Halten Sie sich vor Augen, dass die Reporting-Anforderungen mit dem Unternehmen wachsen und sich mit den Geschäftsabläufen ändern. Führende Endnutzer im Unternehmen sollten einen guten Einblick in die Berichtsentwicklung haben A B C D E F G Reporting-Projekte in einer Implementierung

26 Aufteilung der Aufgaben im Implementierungsteam Wägen Sie die Reporting-Fragen unter dem Gesichtspunkt der jeweiligen Rolle der einzelnen Personen im Implementierungsteam ab, um die unternehmerischen Anforderungen, die technischen Anforderungen sowie Effizienz und Vorgaben zu beurteilen. Kunde Beantworten Sie die oben zu den unternehmerischen Anforderungen aufgeführten Fragen. Stellen Sie fest, welche Reporting-Funktionen, basierend auf den im neuen SAP R/-System vorhandenen Geschäftsabläufen, tatsächlich benötigt werden. Bestehen Sie auf der Entwicklung von Reporting-Funktionen (unter Teilnahme des Managements und der Endnutzer) zu Beginn des Implementierungsprozesses. Hinterfragen Sie, ob die Benutzer tatsächlich dieselben Berichte benötigen, die bereits im Altsystem existierten. Entwickeln Sie eine langfristige Reporting-Strategie. Benennen Sie Einzelpersonen, denen die Verantwortung für Reporting-bezogene Aufgaben übertragen werden kann. Berater Beantworten Sie die oben zu den technischen Anforderungen aufgeführten Fragen. Machen Sie sich mit den in den jeweiligen Anwendungsbereichen vorhandenen Berichten und den SAP R/-Reporting-Tools vertraut. Machen Sie das Reporting zu einem wichtigen Bestandteil des Projektumfangs. Planen Sie das Reporting als Teil des Fachkonzepts (Business Blueprint). Machen Sie sich bewusst, dass die Konfiguration der Datenstrukturen Teil der Anpassung, nicht der Programmierung ist. Planen Sie die Struktur des Data Repository. Wenn ein Data Warehouse verwendet wird, entwerfen Sie dies bereits in der Anfangsphase. Die Datenkonfiguration muss vor dem Produktiveinstieg festgelegt werden. Taktischer Ansatz zum SAP R/-Reporting

27 1 Kunde und Berater Beantworten Sie die oben zu Effizienz und Vorgaben aufgeführten Fragen. Planen Sie Beratungsgespräche mit Endnutzern und Managern, in denen abgesprochen wird, welche Berichte verwendet werden. Führen Sie Qualitätssicherungsprüfungen aus, um sicherzustellen, dass die Berichte den Anforderungen des Unternehmens entsprechen. Nehmen Sie die Berichtsausführung in die Stresstest-Phase der Implementierung auf. Werden Reporting-Anforderungen nicht erfüllt (sei es durch Standardberichte oder durch eines der Reporting-Tools), notieren Sie die daraus gezogenen Konsequenzen. Die dadurch gewonnenen Erkenntnisse helfen dabei, die Entwicklung weiterer Berichte zu rationalisieren und kostspielige Stolperfallen zu umgehen. Stellen Sie sicher, dass potenzielle oder geplante organisatorische Veränderungen bei der Entwicklung oder Änderung der Reporting-Abläufe berücksichtigt werden. Stellen Sie ein funktionenübergreifendes Projektteam unter Führung eines leitenden Mitarbeiters zusammen, das Wege der effizienten Nutzung der Informationen in SAP R/ erarbeitet. Untersuchen Sie die bestehenden Reporting-Abläufe auf Bereiche, in denen möglicherweise neue Informationsabläufe und -strukturen notwendig werden. Duplizieren Sie keine Berichte aus dem Altsystem, nur weil diese bereits in der Vergangenheit eingesetzt wurden. Untersuchen Sie, welche neuen Informationsanforderungen durch die Entwicklung neuer Geschäftsabläufe entstehen. Stellen Sie fest, welche Benutzer (intern und extern) den neuen Reporting-Ablauf einsetzen werden. Schulen Sie die Mitarbeiter in der Suche nach Daten und Analyse der Informationen in SAP R/. Richten Sie eine Mitarbeitergruppe ein, die sich auf Reporting-Tools spezialisiert A B C D E F G Legen Sie die Reporting-Detailebene für die verschiedenen Benutzer fest. Untersuchen Sie alle verfügbaren Arten der Informationsverteilung (z.b. Intranet, Internet, Data Marts oder andere grafische Benutzeroberflächen). Reporting-Projekte in einer Implementierung

28 .. ASAP-Methodik und Reporting Selbst bei großem Termindruck bei einer Implementierung sollten auf das Reporting bezogene Aufgaben auf keinen Fall vernachlässigt werden. Die Accelerated SAP-Implementierungsmethodik von SAP (ASAP) trägt der Tatsache Rechnung, dass Reporting-Aufgaben vor dem Produktiveinstieg abgeschlossen sein müssen. Die ASAP-Methodik verfügt über Reporting-bezogene Projektaufgaben in zwei der fünf Phasen: Phase Fachkonzept (Business Blueprint) Phase Umsetzung (Realization) Wie nachfolgend dargestellt, sind gemäß ASAP-Roadmap die Reporting- Anforderungen in Phase zu bestimmen und die Berichte während Phase zu erstellen. Weitere Informationen zu ASAP, der beschleunigten Implementierungslösung von SAP, erhalten Sie von Ihrem SAP-Kundenberater oder auf der Website unter 6 Taktischer Ansatz zum SAP R/-Reporting

29 1 Bei der ASAP-Implementierungsmethodik liegt der Schwerpunkt auf den Reporting-Anforderungen, die vom Implementierungsteam vor dem Produktiveinsatz von SAP R/ erfüllt werden müssen. In ValueSAP Edition, den Werkzeugen für die ASAP-Implementierungsmethodik, erhalten Sie ebenfalls Hinweise A B C D E F G Reporting-Projekte in einer Implementierung 7

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