Eine Orientierungshilfe

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1 Eine Orientierungshilfe Empfehlungen für gute Trägerstrukturen Deutscher Paritätischer Wohlfahrtsverband Landesverband Baden-Württemberg e.v.

2 Impressum Herausgeber: Redaktion: Satz & Gestaltung: Druck: Deutscher Paritätischer Wohlfahrtsverband Landesverband Baden-Württemberg e.v. Haußmannstraße 6, Stuttgart Telefon , Roland Berner Kreativ plus, Gesellschaft für Werbung und Kommunikation mbh, Stuttgart Offizin Scheufele Druck und Medien GmbH + Co. KG, Stuttgart Stand: November 2012

3 Vorwort Sich ändernde gesetzliche Anforderungen, ein zunehmender Wettbewerb um knapper werdende (öffentliche) Mittel und damit verbunden immer höhere Anforderungen an die Wirtschaftlichkeit egal woran man es fest machen möchte: die Komplexität und die Herausforderungen, denen sich soziale Organisationen stellen müssen, haben sich in den vergangenen Jahren erheblich verschärft. Dabei stehen die sozial(wirtschaftlichen) Unternehmen im Spannungsfeld der unterschiedlichsten Anspruchsgruppen: hilfebedürftige Menschen, die öffentliche Hand, Kunden, Mitglieder, Zuschussgeber, Spender/-innen, um nur einige dieser heterogenen stakeholder zu nennen. Wie kann es gelingen, in diesem Spannungsfeld als Träger beweglich und handlungsfähig zu bleiben? Welche Erfordernisse gehen damit einher? Vor diesem Hintergrund geraten zunehmend auch Fragen nach effizienten und effektiven Träger-, Führungs- und Aufsichtsstrukturen in den Blick. Eine klare Trennung ist dabei eine der wichtigsten Grundbedingungen für das gelingende Zusammenwirken von Führung und Aufsicht zum Wohle der Organisation. Nase rein Finger raus lautet die simple Formel für die Aufsicht. Diese Trennung ist mitunter schwierig, aber unabdingbar. Was aber bedeutet dies für die Zuordnung von Aufgaben und Kompetenzen in den Führungsgremien? Wie kann eine gute und verantwortungsvolle Einrichtungsführung gelingen? Mit den vorliegenden Empfehlungen möchte der PARITÄTISCHE seinen Mitgliedsorganisationen eine Orientierungshilfe an die Hand geben, die vom Kernteam Jugend und Migration sowie der Fachgruppe Hilfen zur Erziehung unter Beteiligung zahlreicher Mitgliedsorganisationen entwickelt und mit allen Kernteams rückgebunden wurde. An dieser Stelle nochmals mein ausdrücklicher Dank hierfür. Sie richtet sich an alle Mitglieder des PARITÄTISCHEN Landesverbandes Baden-Württemberg und soll einen Entwicklungsimpuls geben, damit die paritätischen Träger transparent und gut aufgestellt die aktuellen und zukünftigen sozialen, gesellschaftlichen und wirtschaftlichen Herausforderungen meistern können. Hansjörg Böhringer Landesgeschäftsführer Empfehlung für gute Trägerstrukturen Vorwort 03

4 04 Empfehlung für gute Trägerstrukturen Unser Selbstverständnis

5 Unser Selbstverständnis Der PARITÄTISCHE ist einer der sechs anerkannten Spitzenverbände der Freien Wohlfahrtspflege in der Bundesrepublik Deutschland. Er ist ein Wohlfahrtsverband von eigenständigen Organisationen, Einrichtungen und Gruppierungen der Wohlfahrtspflege, die soziale Arbeit für andere oder als Selbsthilfe leisten. Getragen von der Idee der Parität, das heißt der Gleichheit aller in ihrem Ansehen und ihren Möglichkeiten, getragen von Prinzipien der Toleranz, Offenheit und Vielfalt, will der PARITÄTISCHE Mittler sein zwischen Generationen und zwischen Weltanschauungen, zwischen Ansätzen und Methoden sozialer Arbeit, auch zwischen seinen Mitgliedsorganisationen. Der PARITÄTISCHE ist der Idee sozialer Gerechtigkeit verpflichtet, verstanden als das Recht eines jeden Menschen auf gleiche Chancen zur Verwirklichung seines Lebens in Würde und der Entfaltung seiner Persönlichkeit sowie gesellschaftlicher Teilhabe. Der PARITÄTISCHE fördert das soziale Engagement für den anderen und den Einsatz für die eigenen sozialen Belange. Er hilft den Betroffenen, ihre Interessen zu formulieren, vorzutragen und durchzusetzen. Er vertritt mit seinen Mitgliedseinrichtungen insbesondere die Belange der sozial Benachteiligten und der von Ungleichheit und Ausgrenzung Betroffenen oder Bedrohten. Der PARITÄTISCHE wirkt auf eine Sozial- und Gesellschaftspolitik hin, die die Ursachen von Benachteiligung beseitigen, ein selbstbestimmendes Leben ermöglichen und sachgerechte Rahmenbedingungen für eine zeitgemäße soziale Arbeit schaffen. Der PARITÄTISCHE steht damit für eine werteorientierte, nicht profitorientierte soziale Arbeit. Sozialwirtschaft muss aber in die Lage versetzt werden, einen angemessenen Ertrag zur Erhaltung einer nachhaltigen Arbeit zu erwirtschaften. Der PARITÄTISCHE unterstützt dies im Rahmen seiner Möglichkeiten. Er repräsentiert und fördert seine Mitgliedsorganisationen in ihren fachlichen Zielsetzungen und ihren rechtlichen, gesellschaftlichen und wirtschaftlichen Belangen. 1 Wo die Strukturen nicht geklärt sind, werden die Beziehungen übermäßig belastet. 2 Diese Beobachtung bildet den Ausgangspunkt unserer Überlegungen. In Baden-Württemberg legen wir deshalb besonderen Wert auf eine gute und verantwortungsvolle Einrichtungsführung. Dies zeigt sich insbesondere durch gute und transparente Trägerstrukturen, die Trennung von operativer Geschäftsführung und Aufsicht, 1 Vgl. hierzu auch: Der PARITÄTISCHE Gesamtverband: Strukturelle Anforderungen an Mitgliedsorganisationen. Berlin URL: (Stand: ) Empfehlung für gute Trägerstrukturen Unser Selbstverständnis 05

6 klare Aufgabenbeschreibung, klare Aufbau- und Ablaufstrukturen, das Zusammenwirken von Geschäftsführung und Aufsichtsgremium zum Wohl der Einrichtung, einen angemessenen Umgang mit Risiken. Mit der vorliegenden Empfehlung möchten wir den Einrichtungen eine Orientierungshilfe geben. Die Basis hierfür bilden neben den Strukturellen Anforderungen an Mitgliedsorganisationen des Paritätischen Gesamtverbandes, der deutsche Corporate Governance Kodex, der Swiss Code of Best Practice for Corporate Governance, der AWO Corporate Governance Kodex und der Diakonische Corporate Governance Kodex. Die vorliegende Empfehlung wird regelmäßig überprüft, bei Bedarf weiterentwickelt und um Anlagen zu einzelnen Aspekten ergänzt. Sie soll den Einrichtungen als Orientierung dienen, diese einrichtungsspezifisch aufzugreifen, zu reflektieren und durchaus auch prozesshaft strukturelle Lösungsansätze zu entwickeln. Sie soll dazu beitragen, dass ein paritätisches Profil, die Fachlichkeit und die Wirtschaftlichkeit und damit letztlich die Qualität der Arbeit aller Mitgliedseinrichtungen gefördert und verbessert werden. Angesichts der Vielgestaltigkeit der Mitglieder in Größe und Struktur - die Bandbreite reicht bei den Mitgliedsorganisationen im Landesverband von der ehrenamtlichen Geschäftsführung in einem kleinen Verein bis zur hauptamtlichen geschäftsführenden Vorstandstätigkeit in mittelgroßen Unternehmen - können keine allgemein gültigen Vorgaben gemacht werden. Dessen ungeachtet müssen sich alle Organisationen der freien Wohlfahrtspflege immer wieder neu den aktuellen Anforderungen an gute Trägerstrukturen stellen. Wenngleich sich die vorliegende Orientierungshilfe vor allem an Organisationen mit hauptamtlich tätigen Geschäftsführungen richtet, so sind die Empfehlungen dennoch auch für kleinere Organisationen, die ausschließlich mit ehrenamtlichen Personen agieren, von Bedeutung. Die Grundgedanken sind auf alle Rechtsformen und/oder kleine Einrichtungen übertragbar. Auf der Grundlage dieser Empfehlungen sollten diese ihre Organisationsstruktur überprüfen. Unter Umständen ist auch eine Anpassung der bisherigen Rechtsform an zwischenzeitlich eingetretene Veränderungen notwendig. Die Empfehlung richtet sich somit an alle Mitglieder des PARITÄTISCHEN Landesverbandes Baden-Württemberg, unabhängig von ihrer Rechtsform. 06 Empfehlung für gute Trägerstrukturen Unser Selbstverständnis

7 1. Geschäftsführung 3 a) Aufgaben und Verantwortung Die Geschäftsführung kann von einer oder mehreren Personen wahrgenommen werden. Die Geschäftsführung leitet die Einrichtung in jeweiliger Verantwortung; unterstützt eine Organisationskultur im Sinne von: für Menschen mit Menschen ; sorgt für die Einhaltung der satzungsmäßigen Zielvorgaben zur Erfüllung des Einrichtungsauftrags; verantwortet das fachliche Profil der Organisation und dessen Weiterentwicklung; erarbeitet die strategische Ausrichtung der Einrichtung, legt sie dem Aufsichtsgremium zur Genehmigung vor und sorgt für ihre Umsetzung; hat für die Einhaltung der gesetzlichen Bestimmungen zu sorgen und wirkt auf deren Beachtung hin; sorgt für ein adäquates Risiko- und Qualitätsmanagement in der Einrichtung; ist verantwortlich für die zeitnahe Aufstellung des Jahresabschlusses; ergänzt den Jahresabschluss und Zwischenberichte durch ein angemessenes Berichtswesen; informiert das Aufsichtsgremium zeitnah über wichtige Ereignisse, die für die Beurteilung der Lage und Entwicklung der Einrichtung von wesentlicher Bedeutung sind. 3 Mit Geschäftsführung sind gemeint: Geschäftsführer/-innen, Einrichtungsleitungen, hauptamtliche Vorstände Empfehlung für gute Trägerstrukturen Geschäftsführung 07

8 Die Mitglieder der Geschäftsführung sind dem satzungsgemäßen Auftrag der Einrichtung verpflichtet. Im Rahmen der Prüfungsordnung des PARITÄTISCHEN Baden-Württemberg wurden verbindliche Richtlinien festgelegt, die es allen Mitgliedsorganisationen ermöglichen, die Prüfungspflicht als ein Instrumentarium der Qualitätssicherung, der Selbstkontrolle und der Transparenz gegenüber Kostenträgern und Spendern einzusetzen. Diese sind als Orientierung bzw. Mindeststandards zu übernehmen und anzuwenden. Die Mitglieder der Geschäftsführung unterliegen einem umfassenden Wettbewerbsverbot. Sie dürfen als solche weder für sich noch für andere Personen von Dritten Zuwendungen oder sonstige Vorteile fordern oder annehmen oder Dritten ungerechtfertigte Vorteile verschaffen. Kein Mitglied der Geschäftsführung darf bei seinen Entscheidungen persönliche Interessen verfolgen und Geschäftschancen, die der Einrichtung zustehen, für sich nutzen. Nebenbeschäftigungen dürfen nur nach Rücksprache mit dem Aufsichtsgremium übernommen werden. Die Ausübung von Mitgliedsrechten bleibt von dieser Regelung unberührt. b) Zusammensetzung Die Besetzung der Geschäftsführung orientiert sich an der Größe und dem Aufgabenspektrum des Trägers bzw. der Einrichtung. Es muss klar geregelt sein, wie mit Patt- und/oder Konfliktsituationen umgegangen werden soll, um zu einer Entscheidung zu gelangen. Eine Geschäftsordnung regelt die Geschäftsverteilung und die Zusammenarbeit der Geschäftsführung, sofern diese von mehreren Personen wahrgenommen wird. Eine Befristung der Bestelldauer für die Geschäftsführung kann vom Träger geregelt werden. Die Vor- und Nachteile einer Befristung sind gegeneinander abzuwägen. Die Geschäftsführung ist hauptamtlich tätig. 08 Empfehlung für gute Trägerstrukturen Geschäftsführung

9 2. Aufsichtsgremien a) Zusammensetzung Jeder Rechtsträger soll neben der Geschäftsführung eine Aufsichtsebene bilden. Die Zahl der Mitglieder des Aufsichtsgremiums orientiert sich an der Größe und Bedeutung der Einrichtung, sollte so bemessen sein, dass das Aufsichtsgremium arbeitsfähig ist. Das Aufsichtsgremium ist so zusammenzusetzen, dass seine Mitglieder über die zur ordnungsgemäßen Wahrnehmung der Aufgaben erforderlichen Kenntnisse, Fähigkeiten und fachlichen Erfahrungen verfügen. Sie sollen nicht Mitarbeitende der Einrichtung sein. Darüber hinaus soll bei der Wahl / Berufung auf Vielfalt (diversity) geachtet werden und dabei insbesondere eine angemessene Berücksichtigung von Frauen, sowie eine ausgewogene Altersmischung ermöglicht werden. Das Aufsichtsgremium soll für seine Zusammensetzung darüber hinaus konkrete Ziele benennen, die unter Beachtung der organisationsspezifischen Situation potenzielle Interessenskonflikte berücksichtigt. Jede Wahl beziehungsweise Berufung kann zeitlich befristet sein, wobei die einmalige oder mehrmalige Wiederwahl möglich sein soll. Die Mitarbeit im Aufsichtsgremium ist in der Regel ehrenamtlich. Auslagen können erstattet werden. Es kann in der Satzung beziehungsweise im Gesellschaftsvertrag vorgesehen werden, eine Aufwandsentschädigung zu gewähren. Die Aufsichtsfunktion sollte nur in Ausnahmefällen von einer Gesellschafterversammlung oder Mitgliederversammlung wahrgenommen werden. b) Aufgaben und Verantwortung Das Aufsichtsgremium sollte mindestens drei Sitzungen pro Jahr abhalten. Das Aufsichtsgremium berät, begleitet und überwacht die Geschäftsführung; beteiligt sich nicht am operativen Geschäft; es ist in Entscheidungen von grundlegender Bedeutung zeitnah einzubeziehen; Empfehlung für gute Trägerstrukturen Aufsichtsgremien 09

10 ist für die Bestellung und die Ausgestaltung der Verträge der Mitglieder der Geschäftsführung verantwortlich und sorgt gemeinsam mit diesem für eine frühzeitige Nachfolgeregelung; hat alle Vertragsangelegenheiten bezogen auf die Mitglieder der Geschäftsführung zu regeln; soll sich eine Geschäftsordnung geben; soll regelmäßig die Wirksamkeit seiner Tätigkeit reflektieren; informiert unverzüglich die Gesellschafterversammlung oder die Mitgliederversammlung über Tatsachen, die die Vermögens-, Finanz- und Ertragslage der Einrichtung grundlegend beeinflussen. Die Mitglieder des Aufsichtsgremiums haben eine regelmäßige Teilnahme an den Sitzungen des Aufsichtsgremiums, ausreichende zeitliche Ressourcen für die Aufsichtstätigkeiten, eine angemessene Vorbereitung auf die Sitzungen und ihre Bereitschaft zur verantwortungsvollen Mitwirkung bei Fort- und Weiterbildungsmaßnahmen. sicherzustellen. 10 Empfehlung für gute Trägerstrukturen Aufsichtsgremien

11 Das Aufsichtsgremium beschließt die Prüfung des Jahresabschlusses gemäß der Prüfungsordnung des PARITÄ- TISCHEN Baden-Württemberg. Demnach verpflichten sich die Mitglieder, gemäß den in der Prüfungsordnung festgelegten Zeitabständen von einer/m anerkannten Wirtschaftsprüfer/-in oder vereidigten Buchprüfer/-in oder von einer vom PARITÄTISCHEN geschaffenen Prüfungseinrichtung bezüglich der Ordnungsmäßigkeit ihrer Buchführung und Geschäftsführung prüfen zu lassen. Ausgenommen sind Mitglieder, die aufgrund gesetzlicher Vorschriften ohnehin einer vergleichbaren Prüfungspflicht unterliegen. Zum Prüfungsumfang soll auch der Lagebericht der Geschäftsführung gehören. Die/der Abschlussprüfer/-in nimmt an den Beratungen des Aufsichtsgremiums über den Jahresabschluss der Einrichtung auf Aufforderung unter Berücksichtigung der Größe der Einrichtung teil und berichtet über die wesentlichen Ergebnisse seiner Prüfung. Die Mitglieder des Aufsichtsgremiums sind zur Verschwiegenheit verpflichtet. Personen mit persönlichem wirtschaftlichem Interesse sollen von einer Mitwirkung in Aufsichtsgremien der Organisationen ausgeschlossen sein. Bei Interessenskonflikten bedarf es eines geeigneten Verfahrens der Konfliktlösung. Berater- und sonstige Dienstleistungs- und Werkverträge eines Mitglieds des Aufsichtsgremiums mit der Einrichtung bedürfen der Zustimmung des Aufsichtsgremiums. Die Mitglieder des Aufsichtsgremiums sind für ihre Tätigkeit verantwortlich. Für eine ausreichende Versicherung für die Mitglieder der Geschäftsführung und des Aufsichtsgremiums hat der Rechtsträger angemessen Sorge zu tragen. Zur Effizienzsteigerung bei der Bearbeitung komplexer Sachverhalte kann das Aufsichtsgremium in Abhängigkeit von den spezifischen Gegebenheiten und der Anzahl der Mitglieder fachlich qualifizierte, beratende Ausschüsse bilden. Die Gesamtverantwortung des Aufsichtsgremiums bleibt erhalten. Empfehlung für gute Trägerstrukturen Aufsichtsgremien 11

12 3. Zusammenarbeit zwischen Geschäftsführung und Aufsicht Die Geschäftsführung und das Aufsichtsgremium arbeiten eng und zum Wohle der Einrichtung zusammen. Die ausreichende Informationsversorgung des Aufsichtsgremiums ist gemeinsame Verantwortung von Geschäftsführung und Aufsichtsgremium. Gute Unternehmensführung setzt eine offene Diskussion zwischen Geschäftsführung und Aufsicht voraus. Die umfassende Wahrung der Vertraulichkeit ist dafür von entscheidender Bedeutung. Die Geschäftsführung ist verantwortlich für die strategische Ausrichtung der Einrichtung (siehe Ziff. 1a). Sie erörtert den Stand der Strategieumsetzung in regelmäßigen Abständen mit dem Aufsichtsgremium. Die Geschäftsführung informiert das Aufsichtsgremium regelmäßig, zeitnah und umfassend über alle für die Einrichtung relevanten Fragen der Planung, der Geschäftsentwicklung und der Risikolage. Sie geht auf Abweichungen des Geschäftsverlaufs von den aufgestellten Plänen und Zielen unter Angabe von Gründen ein. Das Aufsichtsgremium soll die Informations- und Berichtspflichten der Geschäftsführung näher festlegen. Der oder die Vorsitzende des Aufsichtsgremiums soll mit der Geschäftsführung regelmäßig kommunizieren. Für Geschäfte von grundlegender Bedeutung legen die Satzung oder das Aufsichtsgremium Zustimmungsvorbehalte des Aufsichtsgremiums fest. Hierzu gehören Maßnahmen, die die Vermögens-, Finanz- oder Ertragslage des Unternehmens grundlegend verändern. Das Aufsichtsgremium kann bei Bedarf ohne die Geschäftsführung tagen. 12 Empfehlung für gute Trägerstrukturen Zusammenarbeit zwischen Geschäftsführung und Aufsicht

13 4. Mitglieder-, Gesellschafterversammlung (Vollversammlung) a) Einberufung und Zusammensetzung Die Mitgliederversammlung / Gesellschafterversammlung tagt in der Regel einmal pro Jahr. b) Aufgaben Die Mitgliederversammlung / Gesellschafterversammlung bestellt die Mitglieder des Aufsichtsgremiums, entlastet sie und beruft sie gegebenenfalls ab. c) Stiftungen Für Stiftungen sind die Bestimmungen des Stiftungsrechts anzuwenden. Empfehlung für gute Trägerstrukturen Mitglieder-, Gesellschafterversammlung 13

14 5. Rechnungslegung Jahresabschlüsse sind nach den anerkannten Rechnungslegungsgrundsätzen zeitnah zu erstellen. Es können Quartalsabschlüsse oder Zwischenberichte erstellt werden. Ein Lagebericht soll durch die Geschäftsführung erstellt werden. Es ist darauf zu achten, dass die Prüfung des Jahresabschlusses zeitnah nach dessen Aufstellung durchgeführt wird. 6. Internes Berichtswesen Ein betriebliches oder internes Berichtswesen bildet die Grundlage für Entscheidungsprozesse innerhalb der Organisation und dienen der internen Steuerung. Ein effektives Berichtswesen liefert gezielt und zeitnah genaue und auf die relevanten Fragestellungen bezogene Informationen. 14 Empfehlung für gute Trägerstrukturen Rechnungslegung Internes Berichtswesen

15 »Zusammenkommen ist ein Beginn, zusammenbleiben ist ein Fortschritt, zusammenarbeiten ist ein Erfolg.«Henry Ford

16 DEUTSCHER PARITÄTISCHER WOHLFAHRTSVERBAND LANDESVERBAND BADEN-WÜRTTEMBERG e.v. Haußmannstraße Stuttgart Telefon: Telefax: info@paritaet-bw.de