I. C1 Interne Kommunikation & Information

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1 I. C1 Interne Kommunikation & Information I. C1-Anlage-01 Selbstcheck zur internen Kommunikation Berlin, Stand 2013 Partner im regionalen INQA-Bauen-Netzwerk Gutes Bauen in Berlin / Brandenburg

2 Umgang mit dem Selbstcheck Der Selbstcheck zur internen Kommunikation soll vom Unternehmer bzw. von der Leitung des Betriebs ausgefüllt werden. Er hilft Ihnen, Ihre Kommunikationsabläufe, die eingesetzten Kommunikationsinstrumente (z. B. Schwarzes Brett) sowie das eigene Kommunikationsverhalten kritisch zu überprüfen. Die interne Kommunikation muss effektiv ablaufen. Mit diesem Test finden Sie heraus, welche der eingesetzten Kommunikationsinstrumente einen wirklichen Nutzen für die tägliche Arbeit bieten und wo mögliche Schwachstellen in den betrieblichen Informationswegen zu erkennen sind. Die Ergebnisse aus dem Selbstcheck zur internen Kommunikation sollten Sie mit den Ergebnissen der Mitarbeiterbefragung abgleichen. Somit erhalten Sie ein Bild darüber, ob die Wahrnehmung der Mitarbeiter zum internen Informationsmanagement sich mit Ihrer eigenen Wahrnehmung deckt oder wo eventuell Unterschiede zu erkennen sind. Wie füllen Sie den Selbstcheck aus? Der Selbstcheck ist in 4 Bereiche unterteilt: A. Zielgruppen und Aufgaben der internen Kommunikation: Sind die Zielgruppen und deren Ansprüche bekannt? Wurden Kommunikationsziele im Betrieb festgelegt? B. Kommunikationsstrukturen und Zuständigkeiten: Abfrage zu den vorhandenen formellen Strukturen im Unternehmen C. Kommunikationsverhalten: Wie gehen alle Mitglieder des Betriebs mit Informationen um? D. Einsatz von internen Kommunikationsinstrumenten: Welche Kommunikationsinstrumente werden im Betrieb eingesetzt? Inwieweit ist der Einsatz geplant? Ist eine erfolgreiche Umsetzung sichergestellt? uve GmbH für Managementberatung, Stand 2013 Seite 2 von 10

3 Beantworten Sie alle Fragen zu den 4 Kategorien gewissenhaft. Ihnen stehen 3 Antwortmöglichkeiten zur Verfügung. Dringender bedeutet, dass man die Maßnahmen sofort umsetzen muss. bedeutet, dass etwas verändert werden muss, aber nicht sofort umzusetzen ist. Kein besagt, dass entweder der Punkt im Betrieb bereits erfolgreich bearbeitet wurde und dementsprechend nicht gehandelt werden muss oder dass es nicht auf den Betrieb zutrifft. Zusätzlich können Sie das Feld Anmerkungen nutzen, um die Probleme, die Sie in dem jeweiligen Bereich festgestellt haben, aufzuschreiben. Außerdem haben Sie hier die Möglichkeit, erste Ansätze von Änderungen und Verbesserungen oder Ideen einzutragen, um diese im Verlauf der Kommunikationsplanung nicht aus dem Auge zu verlieren. uve GmbH für Managementberatung, Stand 2013 Seite 3 von 10

4 A Zielgruppen und Aufgaben der internen Kommunikation 1. Sind die relevanten Zielgruppen der internen Unternehmenskommunikation bekannt? Mögliche Zielgruppen der internen Unternehmenskommunikation: Mitarbeiter (angestellte, ehemalige, zukünftige) Freie Mitarbeiter Kooperationspartner Angehörige der Mitarbeiter Berater 2. Kennen Sie die Ansprüche und den Informationsbedarf der jeweiligen Zielgruppe? D.h. wissen Sie genau: Was wollen und was sollen die Beteiligten erfahren? In welcher Qualität, Aktualität und Detailtiefe sollen die Informationen übermittelt werden? Wie können sie am besten vermittelt werden? 3. Sind die Ziele und Aufgaben der internen Unternehmenskommunikation schriftlich festgelegt? Sind die internen Kommunikationsziele jedem Mitarbeiter bekannt? Beispiel für Kommunikationsziele: Information aller Mitarbeiter zur optimalen Aufgabenerfüllung Fortbildung und Wissenstransfer Motivation der Mitarbeiter und Mitarbeiterbindung Leistungssteigerung positives Betriebsklima positiver Ruf/ Image Anwerbung von Nachwuchs uve GmbH für Managementberatung, Stand 2013 Seite 4 von 10

5 B Kommunikationsstrukturen und Zuständigkeiten 4. Sind die internen Informationswege jedem Mitglied des Betriebs bekannt? Sind diese Informationswege visualisiert und für jeden nachvollziehbar dargestellt? 5. Kennen Ihre Mitarbeiter ihre Hol- und Bringpflichten? D.h. wissen Ihre Mitarbeiter genau: Wann und woher sie sich Informationen einholen müssen? Welche Informationen sie von wem und wann erhalten? Welche Informationen sie wann, in welcher Form an wen weitergeben müssen? 6. Sind Regelungen zum Umgang mit innerbetrieblichen Informationen in Form von Betriebsanweisungen getroffen? uve GmbH für Managementberatung, Stand 2013 Seite 5 von 10

6 7. Sind die notwendigen Informationstechnologien im Betrieb vorhanden? Ist der Umgang mit den vorhandenen Informationstechnologien klar geregelt (z. B. Zugang, Handhabung, Abläufe, Datensicherung)? Beispiel: Zugang zum Computer Umgang mit bestimmten Softwareprogrammen zur Verfügung gestelltes mobiles Telefon, etc. 8. Sind die Verantwortlichkeiten für die Aufgaben der internen Kommunikation klar geregelt? 9. Verfügen die verantwortlichen Personen über Erfahrungen zur internen Kommunikationsarbeit? Müssen die verantwortlichen Personen ggf. ihr Wissen aktualisieren? uve GmbH für Managementberatung, Stand 2013 Seite 6 von 10

7 10. Steht den Verantwortlichen für die interne Kommunikation genügend Zeit zur Verfügung, sich im Geschäftsalltag um dieses Feld zu kümmern? 11. Existieren im Betrieb Möglichkeiten für den informellen Austausch? Haben interne Gerüchte einen negativen Einfluss auf den Betrieb? C Kommunikationsverhalten 12. Erhalten Sie als Unternehmer/ Leitung des Betriebs alle nötigen Informationen rechtzeitig von Ihren Mitarbeitern, um Ihre Aufgaben zufriedenstellend erledigen zu können? Ist jedem Mitarbeiter bekannt, welche Informationen dies sind? Zum Beispiel: Kunden und Ansprechpartner Kalkulationsdaten Unterlagen der Planer Informationen zum Sachstand der Aufträge Sonderabsprachen Zeitpläne etc. uve GmbH für Managementberatung, Stand 2013 Seite 7 von 10

8 13. Geben Sie arbeitsaufgabenbezogene Informationen vollständig und zeitnah an Ihre Mitarbeiter weiter? Informieren Sie Ihre Mitarbeiter vor jedem neuen Bauprojekt über den Bauverlauf und das Ziel der Arbeiten? Stehen für die Informationsweitergabe Arbeitsmaterial/ Vorlagen zur Verfügung? 14. Geben Sie allgemeine Informationen über den Betrieb regelmäßig und in ausreichender Form an Ihre Mitarbeiter weiter? Beispiel betriebsbezogener Informationen: Neuerungen (z. B. neue Dienstleistungen, neue Produkte, veränderte Arbeitszeiten) Entscheidungen Anschaffungen (z. B. neue Arbeitsmittel) Informieren Sie Ihre Mitarbeiter vor jeder neuen Baustelle über den gesamten Bauverlauf und das Ziel der Arbeiten? 15. Wie wird mit Wertschätzung und Kritik im Betrieb umgegangen? Loben Sie Ihre Mitarbeiter für besondere Leistungen und Ideenvorschläge? Geben Sie konstruktive Kritik im Rahmen eines persönlichen Gesprächs? uve GmbH für Managementberatung, Stand 2013 Seite 8 von 10

9 16. Geben Sie Ihren Mitarbeitern Rückmeldung zu geleisteten Aufgaben? Erhalten Sie von Ihren Mitarbeitern Rückmeldung: über erledigte Aufgaben? Beschädigungen/ Probleme bei der Auftragsbewältigung? Kundenbeschwerden? 17. Ist der Umgang mit Ideen im Betrieb klar geregelt? Haben die Mitarbeiter die Möglichkeit, ihre Verbesserungsvorschläge einzubringen? Erhalten die Beschäftigten zeitnah eine Rückmeldung, wie die eingereichten Ideen weiter verfolgt werden? D Einsatz von internen Kommunikationsinstrumenten 18. Werden Instrumente der internen Kommunikation im Betrieb wirksam eingesetzt? Auswahl interner Kommunikationsinstrumente, die für Handwerksbetriebe praktikabel sind: Mitarbeitergespräch/ Baustellengespräch Telefonate Arbeitssitzungen / (Team-) Besprechungen Betriebsversammlung personalisierte Anschreiben/ Benachrichtigungen Schwarzes Brett Rundschreiben Mitarbeiterzeitung/ Infoblatt Betriebliches Vorschlagswesen s Intranet/ Internet uve GmbH für Managementberatung, Stand 2013 Seite 9 von 10

10 19. Sind die Kommunikationsinstrumente zeitlich und inhaltlich aufeinander abgestimmt? Existiert ein interner Kommunikationsplan mit Angaben zu den Maßnahmen, Verantwortlichkeiten und Zeiten? 20. Werden die gewählten Kommunikationsinstrumente regelmäßig eingesetzt? Beispiele: Führen Sie mindestens einmal jährlich ein Mitarbeiter-Zielgespräch? Führen Sie regelmäßige Mitarbeiterbaustellengespräche durch? Finden zu einem festgelegten Termin wiederkehrend (alle 2 Wochen, einmal monatlich) Teamrunden statt? 21. Werden Vorlagen, Handlungsanleitungen und weitere Arbeitsmaterialien zur effizienten Umsetzung der Kommunikationsmaßnahmen genutzt? Beispiele: Werden zur Planung und Durchführung von Mitarbeitergesprächen Dokumente genutzt? Werden für Mitarbeitergespräche und Besprechungen Protokolle angefertigt? Werden Telefonate schriftlich dokumentiert (z. B. Anlegen einer Gesprächsnotiz)? uve GmbH für Managementberatung, Stand 2013 Seite 10 von 10

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