Senatsverwaltung für Gesundheit, Umwelt Berlin, den und Verbraucherschutz (928) 1219 jor

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1 Senatsverwaltung für Gesundheit, Umwelt Berlin, den und Verbraucherschutz (928) 1219 jor An den Vorsitzenden des Unterausschusses für Produkthaushalt und Personalwirtschaft über den Vorsitzenden des Hauptausschusses PHPW 0088 A über den Präsidenten/die Präsidentin des Abgeordnetenhauses von Berlin über Senatskanzlei - G Sen - Organisationsdiagnosen in der Senatsverwaltung für Gesundheit, Umwelt und Verbraucherschutz Vorgang: 15. Sitzung des Unterausschusses für Produkthaushalt und Personalwirtschaft vom Der Unterausschuss für Produkthaushalt und Personalwirtschaft hat in seiner obenbezeichneten Sitzung Folgendes beschlossen: SenGesUmV wird gebeten, dem UA PHPW im Sommer 2009 betr. Organisationsentwicklungsprozess bei der Senatsveraltwaltung für Gesundheit, Umwelt und Verbraucherschutz über die Ergebnisse und Erfahrungen zu berichten. Hierzu wird berichtet: Über die Erfahrungen und Ergebnisse im Zusammenhang der durchgeführten Organisationsdiagnosen wird in Form der beigefügten Präsentation berichtet, die in der Sitzung des Ausschusses erläutert werden soll. Ich bitte, den Beschluss damit als erledigt anzusehen. Berlin, den 30. Juli 2009 In Vertretung Senatsverwaltung für Gesundheit, Umwelt und Verbraucherschutz

2 Organisationsdiagnosen und entwicklung in der SenGesUmV Vorstellung von Methode und Ergebnissen im UA PHPW des AGH Berlin Staatssekretär 1

3 Beschluss der 15. Sitzung vom 4. November

4 Erfordernisse der Organisationsdiagnosen in der SenGesUmV Angestrebte Reduzierung von Reibungsverlusten in den Arbeitsabläufen Klärung offener Führungsfragen Veränderungen in den Abteilungszuschnitten und dadurch Neubestimmung von Arbeitsabläufen, Kommunikation etc. Potenzial bei der Hebung der Arbeitszufriedenheit der Mitarbeiter/- innen Herausforderungen des demographischen Wandels (z.b. Wissenstransfer) 3

5 Wesentliche Schritte der Organisationsdiagnosen Auftragsklärung (Was sind die Aufgaben was ist zu klären?) Information der Mitarbeiter/-innen Offene Interviews zu Fragen rund um die eigene Organisation für alle Beschäftigten in Gruppen Spezifische Auswertung der Interviews auf Bilder und Botschaften Rückmeldung der Inhalte und Bilder an die Abteilungsleitung Festlegung der nächsten Schritte (Veröffentlichung / Umsetzung) Rückmeldung an die erste und zweite Führungsebene Rückmeldung an die Beschäftigten im Rahmen eines Workshops Festlegung von Arbeitsschritten, zumeist verbunden mit Arbeitsgruppen Begleitung des Prozesses durch und Auswertung mit der Hausleitung 4

6 Implizite Aspekte von Organisationsdiagnosen Was verbirgt sich unter der Oberfläche der Organisation? Gibt es Vertrauen in die eigene Kraft? Gelingt eine Verbindung zur Aufgabenkritik? 5

7 Ergebnisse in der Abteilung I Abteilung I Gesundheit (alt) Abteilung I Gesundheit (neu) I A Gesundheitsberichte u. a. I B Psychiatrie u. a. I C Krankenvers. u. a. I D Gesundheitl. Verbraucherschutz u. a. I E Infektionsschutz u. a. I F Krankenhauswesen I G Arbeitsschutz u. a. I J ÖGD (Stand: 2007) I A Gesundheitsberichte u.a. I B Psychiatrie u.a. I C Krankenvers. u.a. I D Krankenhauswesen I E ÖGD (Stand: 2009) 6 6

8 Ergebnisse in der Abteilung I Nachbesetzung zweier Referatsleitungsstellen Umstrukturierung der Referate noch nicht endgültig abgeschlossen Optimierung der Kommunikation durch Einführung regelmäßiger Rücksprachtermine der Referate bei der Abteilungsleitung Strukturoptimierung im Servicebereich der Abteilung Überarbeitung des Intra- und Internetauftritts der Abteilung Sensibilisierung der Führungskräfte für Fortbildungen 7

9 Ergebnisse in der Abteilung II Mehrere Workshops zu den Anforderungen an Führung (Erarbeitung von APs für Führungskräfte, anschließend Neubesetzung von drei Referatsleitungen) Workshops zu Veränderungen in der Sitzungs- und Besprechungskultur (neue Regelungen, offene Runde) Workshop zur Vorbereitung des Wechsels in der Abteilungsleitung (Stellenbesetzung noch offen) 8

10 Ergebnisse in der Abteilung IV Stabsstelle Verbraucherund Agrarpolitik Abteilung IV Verbraucher- und Gesundheitsschutz IV A Verbraucher- und Agrarpolitik IV B Lebensmittelüberwachung u. a. IV C Arbeitsschutz u. a. IV D Infektionsschutz u. a. (Stand: 2007) (Stand: 2009) 9

11 Ergebnisse in der Abteilung IV Besetzung der Abteilungsleitung Erarbeitung des GVPL und Neustrukturierung für den SL-Bereich Veränderung der Organisationsstruktur für IV A, Neubesetzung der Referatsleitung, aufgabenkritische Betrachtung des Ref. IV A Referatsworkshops für IV B, Startphase für drei egovernment- Vorhaben Festlegung der Organisationsstruktur für IV C Neuordnung der Zusammenarbeit mit nachgeordneten Bereichen (jour fixe) Laufende Aufgabenkritik / Organisationsverbesserungen im Rahmen der regelmäßigen Referatsleitungsrunden, GVPl-Überprüfung und Fortschreibung in den Referaten IV A, B, D 10

12 Ergebnisse in der Abteilung IV Leitsätze zur Führungskultur entwickelt und Erarbeitung von Anforderungsprofile für die Führungsebene Durchführung von Mitarbeiter-Vorgesetzten-Gesprächen Führungskräfte Feedbacks auf allen Ebenen der Abteilung Teilweise Entspannung in der beengte Arbeitsraumsituation Installation eines Sitzungsraum-Buchungssystems im Intranet Überarbeitung des Internet- und Intranetauftritts der Abteilung 11

13 Fortführung der Erfahrungen Zielvereinbarung der Hausleitung mit allen Abteilungen und Service- Einheiten sowie den Landesämtern LAGetSi sowie LAGeSo (Abt. I) Mitarbeiter-Vorgesetzten-Gespräche (Staatssekretär mit allen Abteilungs-, Serviceeinheits- und der LAGetSi-Leitung) Angestrebt: Zweimal im Jahr Teilnahme des Staatssekretärs an allen RefL-Runden Beginn eines Vorhabens zu Wissenstransfer Kontinuierlicher Arbeitskreis betriebliche Gesundheitsförderung 12

14 Ich danke für Ihre Aufmerksamkeit und bitte, den Berichtsauftrag als erledigt zu betrachten. 13