Informationsblatt: Verwalten von Mitarbeitern

Transkript

1 Informationsblatt: Verwalten von Mitarbeitern In Advoware haben Sie die Möglichkeit für jeden Mitarbeiter Ihrer Kanzlei einen eigenen Zugang zu Advoware zu schaffen. Dafür müssen Sie die einzelnen Mitarbeiter in den Grundeinstellungen anlegen. Gehen Sie bitte wie folgt vor: Gehen Sie in Advoware auf Grundeinstellungen Kanzleiorganisation Mitarbeiter. Es öffnet sich folgendes Fenster: Sollten Sie noch keine Mitarbeiter angelegt haben, so erscheinen in diesem Fenster vier vordefinierte Mustermitarbeiter (Frieda Fleißig, Karl Kleinlich, Maria Meier, Stefan Stift) sowie der Administrator. Informationsblatt: Verwalten von Mitarbeitern Seite 1 von 7

2 Hinweis: Bitte nehmen Sie keine Änderung an dem Administrator vor. Des Weiteren dürfen Sie diesen auf keinen Fall löschen. Wenn Sie die Mustermitarbeiter löschen möchten, markieren Sie diese und gehen dann auf den Button Um einen neuen Mitarbeiter anzulegen, gehen Sie auf den Button folgende Einstellungsmöglichkeiten:. Hier haben Sie Allgemein Name* Passwort Passwortwiederholung Passwort Onlineakte Passwortwiederholung Kürzel* Titel* Telefon (Durchwahl)* Telefax (Durchwahl)* * 2 Tragen Sie hier den vollständigen Namen (Vor- und Zuname) des Mitarbeiters ein. (Pflichtfeld) Vergeben Sie hier ein Passwort für den Zugang in Advoware. Wiederholen Sie hier das zuvor eingetragene Passwort. Vergeben Sie hier ein Passwort für den Zugang für die Onlineakte. Dieses Passwort muss mindestens acht Zeichen, jeweils einen Groß- und Kleinbuchstaben und ein Sonderzeichen enthalten. Wiederholen Sie hier das zuvor eingetragene Passwort Vergeben Sie hier das Namenskürzel. (Pflichtfeld) Tragen Sie hier den Titel des Mitarbeiters ein. Handelt es sich bei dem einzutragenden Mitarbeiter z. B. um einen Rechtsanwalt, so tragen Sie hier bitte Rechtsanwalt ein. Mit Titel ist z. B. nicht die Bezeichnung Dr. gemeint. Tragen Sie hier die Telefondurchwahl des Mitarbeiters ein. Tragen Sie hier die Telefaxdurchwahl des Mitarbeiters ein. Tragen Sie hier die adresse des Mitarbeiters ein. Besitzt der Mitarbeiter eine weitere adresse, so können Sie diese hier eintragen. Informationsblatt: Verwalten von Mitarbeitern Seite 2 von 7

3 3 Besitzt der Mitarbeiter eine 3. adresse, so können Sie diese hier eintragen. Sekretariat* Ist für den Mitarbeiter ein bestimmter anderer Mitarbeiter im Sekretariat zuständig, so können Sie hier den Namen der Person eintragen. Unterschrift (Text)* Wie soll der Name des Mitarbeiters in Mustertexten ggf. als Unterschrift dargestellt werden? Tragen Sie dieses bitte hier ein. Unterschrift (Grafik)* Wurde die handschriftliche Unterschrift eingescannt, können Sie hier den Pfad angeben, wo die Unterschrift abgespeichert ist. Standort Arbeiten Sie mit verschiedenen Standorten, können Sie hier angeben, in welchem Standort der Mitarbeiter tätig ist. Stundensatz Arbeitet der Mitarbeiter mit einem standardmäßigen Stundensatz, so kann dieser hier eingetragen werden. Konten Sind für den Mitarbeiter im Kontenrahmen eigenen Honorar-, Fremdgeld- oder Auslagenkonten eingerichtet, so können Sie diese hier auswählen. *Die eingegebenen Daten können mit Platzhaltern in Mustertexten ausgefüllt werden. Gruppenzugehörigkeit Wählen Sie hier bitte über den Button Hinzufügen aus, welcher Benutzergruppe der Mitarbeiter zugeordnet werden soll. Um einzusehen, welche Benutzergruppe welche Rechte in Advoware hat, um diese zu definieren oder um eine neue Benutzergruppe anzulegen, gehen Sie unter Grundeinstellungen Kanzleiorganisation Benutzergruppen. Setzen Sie den Haken bei Teilnahme am internen Nachrichtensystem, wenn Sie mit dem internen Nachrichtensystem von Advoware arbeiten und der Mitarbeiter daran teilnehmen soll. Setzen Sie den Haken bei Teilnahme am Kanzlei-Controllingsystem, wenn Sie mit dem Kanzlei- Controlling arbeiten. Handelt es sich bei dem Mitarbeiter um einen Sachbearbeiter (Rechtsanwalt/Notar), so setzen Sie den Haken bei bearbeitet eigenverantwortlich Akten, damit dieser im Aktenvorblatt als Sachbearbeiter ausgewählt werden kann. Informationsblatt: Verwalten von Mitarbeitern Seite 3 von 7

4 Sollte ein Mitarbeiter aus Ihrer Kanzlei ausscheiden, so setzen Sie hier den Haken bei nicht mehr beschäftigt. Löschen Sie die Personen bitte nicht aus Advoware. Dieses wird zu Problemen führen. Optionen Startoptionen: Wählen Sie unter Startoptionen mit welchem Modul Advoware beim Aufruf starten soll, d. h., welche Maske sich als erstes öffnen soll. Wenn Sie hier kein Startmodul auswählen, startet Advoware mit einem grauen Fenster. Fristen /WV/Aufgaben/Verfügungen/Termine: Soll der Zeitraum im Terminkalender automatisch an die eingegebenen Zeiten angepasst werden, z. B. wenn Termine für 6 Uhr eingetragen werden, setzten Sie bitte den Haken bei nach Termineingabe autom. Zeiträume anpassen. Setzen Sie den Haken bei Zeitmanagement und geben eine planbare Arbeitszeit an, wenn die Anzahl der Arbeitsstunden (planbare Arbeitszeit) des Mitarbeiters in der Regel nicht überschritten werden darf. Advoware zählt dann die Stunden, die der Mitarbeiter an einem Tag in Advoware angemeldet ist und bringt eine Meldung, sobald die eingetragene Stundenanzahl überschritten ist. Soll der Mitarbeiter bei eingetragenen Erinnerungszeiten für Termine im Terminkalender ein Hinweis bekommen, so setzen Sie bitte den Haken bei Erinnerungsfunktion aktivieren (nur Termine). Die Termine werden dann nach Outlook exportiert. Die Erinnerung wird durch Outlook gestartet. Kanzlei-Controlling: Wenn Sie das Kanzlei-Controlling aktiviert legen Sie hier für jeden Mitarbeiter das Programmverhalten bei einem Aktenwechsel fest. Advoware ermöglicht in Kombination mit einem von Ihnen festgelegten Aktenbudget" (zweite Seite der Aktenverwaltung) eine Wirtschaftlichkeitsanalyse (Soll-Ist-Vergleich). Sie sehen auf den ersten Blick, wenn der geleistete Arbeitsaufwand in der aktuellen Akte in keinem Verhältnis mehr zu Ihrem Honorar steht. Die Berechnung erfolgt entweder Informationsblatt: Verwalten von Mitarbeitern Seite 4 von 7

5 anhand der über die laufende Stoppuhr erfassten Zeiten, multipliziert mit dem internen Stundensatz oder auf Grundlage der Summe der bisher erfassten tatsächlichen Honorare (netto) aus der Zeiterfassung. Eingangspost: Wenn Sie mit der Eingangspost von Advoware arbeiten, legen Sie hier fest, ob dem Mitarbeiter neue Einträge aus der Eingangspost nur aus eigenen oder aus allen Akten vorgelegt werden sollen. Eigene Akten sind die Akten, in denen der Mitarbeiter in der Akte als Sachbearbeiter eingetragen wurde. Speicherort für Dokumente Den Speicherort für Word-Dokumente, den Speicherort für eingehende s sowie den Diktatordner übernimmt Advoware aus der Standortverwaltung. Sollte für den Mitarbeiter jedoch ein abweichender Ort vorgesehen sein, so können Sie diesen über die gelben Ordner ändern. Sollte beim Dokumentenmanagement die laufende Nummer des Mitarbeiters mit ausgewählt sein, so können Sie hier die nächste Schriftsatznummer einsehen und ggf. abändern. Briefköpfe Informationsblatt: Verwalten von Mitarbeitern Seite 5 von 7

6 Geben Sie bei Briefkopfordner an, wo Ihre Briefkopfvorlagen abgespeichert sind. Standardmäßig liegen diese im Dot-Ordner von Advoware. In der Regel ist die Briefkopfvorlage mit bet1.dot bezeichnet. Sie haben die Möglichkeit dem Mitarbeiter bis zu 20 Briefkopfvorlagen zuzuordnen. Bitte beachten Sie, dass Advoware sich den Briefkopf nach dem in der Akte eingetragenen Sachbearbeiter zieht. Es reicht also aus, wenn Sie den Mitarbeitern, die auch Sachbearbeiter sind, Briefkopfvorlagen zuordnen. Notarangaben Sollte es sich bei dem einzutragenden Mitarbeiter um einen Notar/eine Notarin handeln, so tragen Sie hier bitte unter persönliche Angaben die notwendigen Informationen ein. Unter Signotar geben Sie bitte den Ort an, wo die signierten Dokumente gespeichert werden, des Weiteren wo diese hin verschoben werden sollen bzw. ob diese überhaupt verschoben werden sollen. Wenn Sie Zugangsdaten für das zentrale Testamentsregister vorliegen haben, können diese hier ebenfalls mit hinterlegt werden. Informationsblatt: Verwalten von Mitarbeitern Seite 6 von 7

7 Signatur Mit Signatur ist hier keine elektronische Signatur über eine Signatursoftware oder -karte gemeint, sondern eine Signatur wie in Outlook (Mit freundlichen Grüßen ). Diese kann als Platzhalter in den Briefkopf oder Musterschreiben eingefügt werden. Bitte kontrollieren Sie nunmehr noch einmal alle Einträge in den einzelnen Registerkarten. Wenn Sie alle Einstellungen in den einzelnen Registerkarten getroffen haben, so schließen Sie das Fenster bitte mit Ok. Bei weiteren Rückfragen können Sie sich aber auch gerne mit dem Advoware Anwendersupport unter der Telefonnummer in Verbindung setzen. Weitere Hilfestellungen zu diesem Thema finden Sie auch im Benutzerhandbuch, in der Onlinehilfe sowie in der Onlineakademie. Informationsblatt: Verwalten von Mitarbeitern Seite 7 von 7