pebefinance - Umstellung KMU-Kontenrahmen

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1 pebefinance - Umstellung KMU-Kontenrahmen Inhalt 1 Ausgangslage Hinweis zu diesem Dokument Neuer Masterkontoplan und neue Financial Reports Einlesen neuer Masterkontoplan M Kontrolle, ob bereits ein Masterkontoplan M vorhanden ist Export bestehender Masterkontoplan M und Import unter anderer Bezeichnung Import neuer Masterkontoplan M Einlesen neue Financialreport-Vorlagen Einspielen mit Updaten Version x Einlesen der Vorlagen ohne gleichzeitigen Update auf die Version x Welche Vorlagen sind neu Vorbereitung für die Migration Erstellen Vorlagemandant A für die Umnummerierung Bestimmen der repräsentativen Mandanten Erstellen Vorlagemandant ohne Kontoplan Einlesen Kontoplan der repräsentativen Mandanten Anpassen Kontoplan / Erfassen neue Kontonummern Erstellen Vorlagemandant B für die neuen Bezeichnungen Eröffnen Mandant und Kontoplan ab Master M generieren Überarbeiten Kontoplan Eröffnen Vorlagemandant C für neue Konti Kontrolle des Kontoplans Migration / Umstellen von Mandantenbuchhaltungen Ablauf Übernahme neue Kontonummern ab ZZKMUA Kontrolle Mandantenkontoplan Konto-Umnummerieren Anpassen Bezeichnungen Ergänzen zusätzliche Konti Nachbearbeitung Vertrauen ist gut Kontrolle ist besser Anpassung und Überarbeitung Ohne Vorlagemandanten Anhang: Mandantenexport Mandantenimport (Rücksicherung) Weitere Möglichkeiten Auslagerung Umnummerierung pebe AG Messenriet 16 CH-8500 Frauenfeld T +41 (0) F +41 (0)

2 1 Ausgangslage Im Zuge des neuen Rechnungslegungsgesetzes wurde der KMU-Kontenrahmen in einigen Bereichen an die aktuellen Anforderungen angepasst. pebefinanz unterstützt Sie mit diversen Funktionen bei der Umstellung auf die neue Struktur. Wir empfehlen Ihnen folgendes Vorgehen für die Umstellung der Mandantenbuchhaltungen auf den neuen KMU-Kontenplan: Achtung: Mandanten, welche konsolidiert werden und die Konsolidierungsmandanten sind manuell umzustellen. Sie bedürfen speziellen Schritten der Umstellung, da sonst Fehler auftreten. Auch Mandanten mit Klienten-Datenaustausch sind für diese Verarbeitung nicht zugelassen. 1.1 Hinweis zu diesem Dokument Diese Kurzanleitung soll als Leitfaden dienen und zeigt auf, wie ein bestehender KMU- Mandant auf den neuen KMU Kontenplan umgestellt werden kann. Da in der Praxis viele verschiedene Einrichtungen und Arbeitsweisen existieren, ist uns bewusst, dass diese Anleitung nicht 1:1 von allen unseren Anwendern übernommen werden kann. Sie ist also als Leitfaden zu sehen und soll Ideen liefern, wie eine solche Umstellung vorgenommen werden könnte. Wir empfehlen Ihnen, die Kontoumnummerierung für die Umstellungen zu nutzen. Dabei werden sämtliche Tabellen in allen Modulen automatisch angepasst. Das bedeutet, dass alle Buchungen, Stammdaten usw. auch aller vergangenen Geschäftsjahre umgestellt werden. Beispiel: Eine Abschreibungsbuchung 6920 / 1510 wird nach der Umnummerierung 6820 / 1510 lauten. Dies, auch wenn diese im Geschäftsjahr 1998 gebucht wurde. Bitte beachten Sie auch, dass nach der Migration die Auswertung des Mandanten nur noch nach neuem KMU möglich sind, da wir den kompletten Mandanten auf die neue Struktur umstellen. 2 Neuer Masterkontoplan und neue Financial Reports 2.1 Einlesen neuer Masterkontoplan M Der bestehende KMU-Masterkontenplan N bleibt unverändert bestehen. Der neue KMU- Kontenrahmen erhält die Bezeichnung M. Sollte bei Ihnen bereits ein individueller Masterkontoplan M im System vorhanden sein, so ist dieser vorgängig zu exportieren und mit einem neuen Kürzel wieder zu importieren. Für dem Import sind folgende Schritte vorzunehmen: pebe AG Messenriet 16 CH-8500 Frauenfeld T +41 (0) F +41 (0)

3 2.1.1 Kontrolle, ob bereits ein Masterkontoplan M vorhanden ist Öffnen Sie in einer Finanzbuchhaltung unter Stammdaten die Funktion Masterkontopläne verwalten. Kontrollieren Sie in der Liste Code Masterkontoplan, ob sich darin bereits ein M befindet. Falls nein, können Sie direkt mit Punkt weiterfahren. pebe AG Messenriet 16 CH-8500 Frauenfeld T +41 (0) F +41 (0)

4 2.1.2 Export bestehender Masterkontoplan M und Import unter anderer Bezeichnung Besteht bereits ein Masterkontoplan M in Ihrem System, so ist dieser vorgängig zu exportieren. Wählen Sie dazu den bestehenden Masterkontoplan M und exportieren Sie diesen mittels Optionen / Export. Wichtig dabei ist, dass bereits beim Export eine neue Kennung vergeben wird. Verwenden Sie einen Buchstaben, welcher noch nicht in Gebrauch ist. Bestimmen Sie dazu den neuen Code und wählen Sie das Verzeichnis, in welcher dieser exportiert wird. Der zuvor exportierte Masterkontoplan ist anschliessend mit dem neuen Code zu importieren. pebe AG Messenriet 16 CH-8500 Frauenfeld T +41 (0) F +41 (0)

5 Verwenden Sie dazu die Option Import. Kontrollieren Sie anschliessend, ob der neu benannte Masterkontoplan eingelesen wurde. Anschliessend ist der alte Masterkontoplan M zu löschen. pebe AG Messenriet 16 CH-8500 Frauenfeld T +41 (0) F +41 (0)

6 Wählen Sie dazu den Code M und wählen Sie die Option Löschen. Ja löscht den alten Masterkontoplan M Import neuer Masterkontoplan M Kopieren Sie als erstes die beiden Dateien MK_M.PFT und MS_M.PFT in ein leeres Verzeichnis. Die finden diese über das pebefinance Info-Menu (i-button rechts oben) unter Anleitungen pebe im Dokumentenverzeichnis von pebefinance. pebe AG Messenriet 16 CH-8500 Frauenfeld T +41 (0) F +41 (0)

7 Importieren Sie anschliessend den neuen KMU-Masterkontoplan mit der Option Importieren. Wählen Sie hierzu das Verzeichnis, in welches Sie die Dateien kopiert haben. In der Auswahl Dateiname finden Sie nun die Datei MK_M.PFT. OK startet den Import Gratulation: Der erste Schritt hin zum neuen KMU-Kontoplan ist geschafft. Verwenden Sie nun für die Neuanlage von Finanzmandaten auf Wunsch - den neuen Masterkontoplan M - einen mit einem anderen Kürzel exportierten/importierten und anschliessend angepassten Masterkontoplan - einen auf Basis des Masterkontoplan neu erstellten Vorlagemandanten pebe AG Messenriet 16 CH-8500 Frauenfeld T +41 (0) F +41 (0)

8 2.2 Einlesen neue Financialreport-Vorlagen Einspielen mit Updaten Version x Die Financialreport- und die Active Report Vorlagen erhalten Sie mit dem Update auf die Version x. Diese lesen Sie in den Grunddaten / Unterhalt / Upgrade und Unterhalt ein. Markieren Sie den Eintrag Finanzbuchhaltung und klicken sie auf Unterhalt Datenbank. Wählen Sie hier nur die Position Financial-Reports. Alle anderen Optionen sind streng tabu! Mit OK werden die Financial Reports und die Active Reports eingelesen Einlesen der Vorlagen ohne gleichzeitigen Update auf die Version x Wir legen Ihnen auf alle Fälle ans Herz, die neuste Version von pebefinance zu verwenden. Profitieren Sie von den vielen neuen Funktionen und Verbesserungen. Sollten Sie aber vorläufig das Update nicht vornehmen können, so erhalten Sie die Vorlagen auf Wunsch von unserer Hotline. pebe AG Messenriet 16 CH-8500 Frauenfeld T +41 (0) F +41 (0)

9 2.2.3 Welche Vorlagen sind neu Sie erhalten zum neuen KMU Kontenrahmen eine Bilanz und eine Erfolgsrechnung. Diese sind im Vergleich zu den alten Standardvorlagen etwas anders aufgebaut. - Die Abstände zwischen den Titeln, Totalen und Konti wurden nicht über Leerzeilen im Financialreport definiert. Diese werden durch die Höhe der Header / Footer in den Activereport Vorlage bestimmt. - Die Bezeichnung Total ist nicht fix im Financialreport hinterlegt. Soll die Bezeichnung Total in den Totalzeilen stehen, so kann diese in den Active Report Vorlagen ergänzt werden. Durch diese Einrichtung ist es möglich, mit unterschiedlichen Active Report Vorlagen eine Gruppierung zu erreichen. Für die Bilanz erhalten Sie 2 Active Report Vorlagen (detailliert und gruppiert), für die Erfolgsrechnung deren 3 (detailliert, gruppiert, Hauptgruppen). Als Vergleich die ER detailliert und Hauptgruppen: Verwenden Sie aus diesem Grund für die neuen Financial Report Vorlagen KMU 2013 immer die neuen Active Report Vorlagen. pebe AG Messenriet 16 CH-8500 Frauenfeld T +41 (0) F +41 (0)

10 3 Vorbereitung für die Migration 3.1 Erstellen Vorlagemandant A für die Umnummerierung Als erstes ist ein Vorlagemandant zu definieren, welcher die in den Mandantenbuchhaltungen verwendeten Konti enthält. Diese werden anschliessend mit der neuen Kontonummer versehen. Dieser Vorlagemandant dient der vereinfachten Zuweisung der neuen Kontonummern und kann dann für alle umzustellenden Mandanten verwendet werden. Kontoplan Mandant B Kontoplan Mandant A Kontoplan Mandant C Kontoplan Vorlagemandant Bestimmen der repräsentativen Mandanten Bestimmen Sie, welche(r) Mandant(en) für die Definition des Vorlagemandanten verwendet werden soll(en). Haben Sie Ihre neuen Buchhaltungen eröffnet, indem Sie die Kontenpläne jeweils von einem bestehenden Mandanten übernommen und danach noch angepasst haben, so wäre(n) z.b. diese(r) Mandant(en) als Ausgangslage prädestiniert. pebe AG Messenriet 16 CH-8500 Frauenfeld T +41 (0) F +41 (0)

11 3.1.2 Erstellen Vorlagemandant ohne Kontoplan Erstellen Sie einen neuen Mandanten (z.b. ZZKMUA) und eröffnen Sie die Finanzbuchhaltung. Diese sollte Steuerpflichtig sein, damit die MWST-Angaben nicht verloren gehen. Es werden keine Konti importiert Einlesen Kontoplan der repräsentativen Mandanten Öffnen Sie den noch leeren Kontoplan und wählen Sie Optionen / Standardkonten Mandant. pebe AG Messenriet 16 CH-8500 Frauenfeld T +41 (0) F +41 (0)

12 Wechseln Sie in das Register Abgleich mit Mandantenkontoplan. Hier können Kontenpläne verschiedener Mandanten abgeglichen werden. Treffen Sie anschliessend folgende Einstellungen: Feld Mandant Neue Kostenstellen übernehmen Existierende Konti überschreiben Neue Konti übernehmen Inkl. Titelkonti OK Beschreibung Wählen Sie den Mandanten, aus welchem Sie Konti übernehmen wollen Ausschalten Ausschalten Einschalten Einschalten Liest die Konti des oben gewählten Mandanten ein Falls mehrere Mandanten (siehe Grafik) zur Anwendung kommen sollen, so wählen Sie anschliessend den nächsten Mandanten im Mandantenfeld aus und wiederholen Sie den Vorgang mit den gleichen Einstellungen. Haben Sie den Abgleich mit allen in bestimmten Mandanten gemacht, so befinden sich sämtliche Konti im neuen Vorlagemandanten. pebe AG Messenriet 16 CH-8500 Frauenfeld T +41 (0) F +41 (0)

13 Infos zur Anzeige: Grün Gelb Blau Neue Konti im Vergleichsmandant, welche noch nicht existieren und übernommen werden können. Konti, welche in beiden Mandanten vorhanden sind. Ist die Option existierende Konti überschreiben aktiviert, so werden die gewählten Angaben der bestehenden Konti mit denjenigen des Vergleichsmandanten überschrieben. Diese Konti existieren nur im aktuellen Mandanten, nicht aber im Vergleichsmandant. pebe AG Messenriet 16 CH-8500 Frauenfeld T +41 (0) F +41 (0)

14 3.1.4 Anpassen Kontoplan / Erfassen neue Kontonummern Der so erstellte Kontoplan soll schlussendlich dazu dienen, die neuen Kontonummern auf die bestehenden Buchhaltungen zu übertragen. Sollen noch zusätzliche Konti vordefiniert werden, so können diese jetzt noch ergänzt werden Erfassen Neue Kontonummer Alle Konti, deren Kontonummer umgestellt werden soll, werden mit der neuen Kontonummer versehen. Dies wurde nicht immer ganz leicht gemacht, da der neue KMU Kontorahmen viele bestehende Konti nun unterteilt. Aus diesem Grund haben wir auch bewusst darauf verzichtet, die neuen Kontonummern in irgendeiner Form auszuliefern. Beispiel: Das bisherige Konto 6920 Abschreibung auf mobile Sachanlagen erhält im neuen KMU ein Konto mit der Nummer 68xx. Die Unterteilung im neuen KMU sieht hier wie folgt aus: 6820 Abschreibungen und Wertberichtigungen Maschinen und Apparate 6821 Abschreibungen und Wertberichtigungen Mobiliar und Einrichtungen 6822 Abschreibungen und Wertberichtigungen Büromaschinen, Informatik und Kommunik. usw. Und hier liegt auch die Problematik: Welches dieser Konten soll anschliessend die Buchungen aller Abschreibungen auf mobilen Sachanlagen der Vorjahre enthalten? Dies können und wollen wir nicht für Sie entscheiden und wird von Buchhaltung zu Buchhaltung unterschiedlich sein. pebe AG Messenriet 16 CH-8500 Frauenfeld T +41 (0) F +41 (0)

15 Schlusskontrolle!!! Kontrollieren Sie anschliessend den Kontoplan des Vorlagemandanten auf folgende Punkte: - Sind alle Konti enthalten, welche normalerweise in den unterschiedlichen KMU- Buchhaltungen existieren? - Besitzen alle Konti eine neue Kontonummer, welche umnummeriert werden sollen? - Alle Konti, die nicht umnummeriert werden sollen, dürfen im Feld neue Kontonummer keinen Eintrag besitzen oder müssen die identische Kontonummer enthalten. Es existiert im Bereich Kontoplan drucken eine neue Druckvorlage Kontrolle Umnummerierung, welche alle Konti rot markiert, für die eine neue Kontonummer vergeben wurde 3.2 Erstellen Vorlagemandant B für die neuen Bezeichnungen Sollen nicht nur die Kontonummern dem neuen Standardkontorahmen angepasst werden, sondern auch die neue Namensgebung umgesetzt werden, so können Sie dies ebenfalls über einen weiteren Vorlagemandantenlösen Eröffnen Mandant und Kontoplan ab Master M generieren Eröffnen Sie einen neuen Mandanten (z.b. ZZKMUB) und legen Sie die Finanzbuchhaltung für diesen Mandanten an. Nach dem Speichern, wechseln Sie ins Register Kontoplan generieren (ab Masterkontoplan). pebe AG Messenriet 16 CH-8500 Frauenfeld T +41 (0) F +41 (0)

16 Wählen Sie hier den zuvor importieren Masterkontoplan M und selektieren Sie alle vorhandenen Klassen TIPDHAELNW, indem Sie diese Zeichenfolge ins Klassenfeld eintippen. Mit Speichern generieren Sie den Kontoplan mit allen verfügbaren Vorlagekonti des neuen KMU. pebe AG Messenriet 16 CH-8500 Frauenfeld T +41 (0) F +41 (0)

17 3.2.2 Überarbeiten Kontoplan Folgende Anpassungen sind vorzunehmen: Löschen Konti Alle Konti, deren Bezeichnung nicht auf die einzelnen Buchhaltungen übernommen werden sollen, müssen vorgängig wieder aus dem Kontoplan gelöscht werden. Beispiele: - Die Bankkonti sind mit Bankname und Kontonummer erfasst. Diese sollen so unverändert bleiben. - Die Darlehenskonti und Privatkonti sollen ihre Bezeichnung behalten. - Das Konto 5000 Lohnaufwand ändert weder die Nummer noch die Bezeichnung. Soll diese Bezeichnung auf keinen Fall eine anderslautende überschreiben (ist z.b. in einer Buchhaltung das Konto mit Personalaufwand angeschrieben), so ist das Konto ebenfalls zu entfernen Anpassen Bezeichnungen Passen Sie alle Bezeichnungen an, welche Sie gerne anders übernehmen möchten. So ist z.b. bei einigen Konti die Bezeichnungsergänzung A zu entfernen Kontrolle Kontoplan Kontrollieren Sie anschliessend, dass - Keine Konti vorhanden sind, deren Bezeichnung nicht automatisch geändert werden sollen - Alle Bezeichnungen Ihren Wünschen entsprechen pebe AG Messenriet 16 CH-8500 Frauenfeld T +41 (0) F +41 (0)

18 3.3 Eröffnen Vorlagemandant C für neue Konti Als letzter Vorlagemandant ist derjenige einzurichten, welcher die Grundlage für die Ergänzung des Kontoplans um zusätzliche Konto bildet. Eröffnen Sie wiederum einen neuen Mandanten (z.b. ZZKMUC) und legen Sie eine Finanzbuchhaltung an. Sie können nun entweder beim Eröffnen wiederum den KMU-Masterkontoplan M für die Kontoplangenerierung verwenden (siehe 3.2.1) oder mit einem leeren Kontoplan starten und die Konti von Hand erfassen. Wichtig dabei ist, dass in diesem Mandanten nur alle jene Konti im Kontoplan stehen, welche Sie bei allen Mandanten ergänzen möchten. Beispiel: Die Abschreibungen sollen gem. neuer Struktur detailliert gebucht werden. Es sind also alle Konto 6820, 21, 22, usw. zu eröffnen, sofern diese nicht bereits existieren Kontrolle des Kontoplans Kontrollieren Sie abschliessend, dass wirklich nur diejenigen Konti existieren, welche in allen Mandanten neu eröffnet werden sollen, sofern diese nicht schon existieren. Es kann also durchaus sein, dass dieser Mandant nur 5 bis 10 Konti enthält. pebe AG Messenriet 16 CH-8500 Frauenfeld T +41 (0) F +41 (0)

19 4 Migration / Umstellen von Mandantenbuchhaltungen 4.1 Ablauf Buchhaltungs- Mandant KMU alt Vorlage- Mandant A Import neue Kontonummer Manuelle Anpassungen neue Kontonummer Kontoumnummerierung Vorlage- Mandant B Manuelle Anpassungen Kontobezeichnung Abgleich Kontobezeichnungen Vorlage- Mandant C Import neue zusätzliche Konti Manuelle Erfassung zusätzliche Konti Buchhaltungs- Mandant KMU neu pebe AG Messenriet 16 CH-8500 Frauenfeld T +41 (0) F +41 (0)

20 4.2 Übernahme neue Kontonummern ab ZZKMUA Öffnen Sie die Finanzbuchhaltung des Mandanten, der umgestellt werden soll. Für die Übernahme der Anpassungen in eine Buchhaltung, ist wiederum die Funktion Abgleich mit Mandantenkontoplan zuständig. Diese erreichen Sie über den Kontoplan der umzustellenden Finanzbuchhaltung. Wählen Sie hierzu die Option Standardkonten Mandant und wechseln Sie ins Register Abgleich mit Mandantenkontoplan. pebe AG Messenriet 16 CH-8500 Frauenfeld T +41 (0) F +41 (0)

21 Infos zur Anzeige: Grün Gelb Blau Neue Konti im Vergleichsmandant, welche noch nicht existieren und übernommen werden können. Konti, welche in beiden Mandanten vorhanden sind. Ist die Option existierende Konti überschreiben aktiviert, so werden die gewählten Angaben der bestehenden Konti mit denjenigen des Vergleichsmandanten überschrieben. Diese Konti existieren nur im aktuellen Mandanten, nicht aber im Vergleichsmandant. Diese bleiben unangetastet. Anwahlen: 1 Wählen Sie als Abgleichsmandant den zuvor erstellten Vorlagemandant. 2 Deaktivieren Sie neue Kostenstellen übernehmen 3 Deaktivieren Sie neue Konti übernehmen 4 Im gelb markierten Bereich werden alle Konti angezeigt, welche in der aktuellen Buchhaltung wie auch im Vergleichsmandant vorhanden sind. Wählen Sie Konti überschreiben, damit diese angepasst werden. 5 Aktivieren Sie nur neue Konto-Nr.. Alle anderen Optionen sind abzuwählen. Mit OK werden die neuen Kontonummern vom Vorlagemandant ZZKMUA übernommen. pebe AG Messenriet 16 CH-8500 Frauenfeld T +41 (0) F +41 (0)

22 4.2.1 Kontrolle Mandantenkontoplan Kontrollieren Sie anschliessend, ob der Kontoplan nun den Anforderungen für die Umnummerierung entspricht. Ergänzen Sie die neuen Kontonummern bei allen umzunummerierenden Konti, welche nicht automatisch angepasst wurden. Im Bereich Kontoplan drucken existiert hierfür eine neue Vorlage Kontrolle Umnummerierung, welche alle Konti rot anzeigt, die umnummeriert werden. pebe AG Messenriet 16 CH-8500 Frauenfeld T +41 (0) F +41 (0)

23 4.3 Konto-Umnummerieren Nun ist es Zeit, die bestehenden Konten und den ganzen Mandanten auf die neuen Kontonummern umzustellen. Diese Funktion wurde seinerzeit bereits für die Umstellung von Käfer auf KMU Kontoplan erfolgreich eingesetzt und ändert nicht nur die Kontonummern im Kontoplan, sondern stellt die ganze Buchhaltung auf die neuen Kontonummern um. Es werden unter anderem: - Alle Buchungen (auch alle alten abgeschlossenen Geschäftsjahre) auf die neuen Konti geändert - Alle Nebenbücher umgestellt. Auch hier werden die einzelnen Buchungen auf die neuen Nummern umgestellt. - Alle Stammdaten angepasst. So werden z.b. alle Kreditoren-Kontierungen im Kreditorenstamm auf die neuen Konti geändert. Die Verarbeitung kann je nach Grösse des Mandanten und der Datenbank sehr lange dauern und darf nicht abgebrochen werden. Wir empfehlen, die Umnummerierung entweder direkt am Server oder auf einer separaten Arbeitsstation (möglichst schnelle und aktuelle Hardware) durchzuführen. Auf der Station sollten gleichzeitig keine anderen Programme ausgeführt werden, um die Möglichkeiten eines Absturzes und die Verarbeitungszeit zu minimieren. Folgende Sicherheitsmassnamen sind strikte einzuhalten: - Diese Verarbeitung darf gleichzeitig nicht mehrmals gestartet werden. Vereinbaren Sie intern entweder einen alleinigen Verantwortlichen, der alle Umnummerierungen durchführt, oder regeln Sie intern, wer wann welchen Mandanten umstellen darf. - Es dürfen sich keine Benutzer in dem gewählten Mandanten befinden. Kontrollieren Sie also, dass niemand aus Versehen noch die Lohnbuchhaltung oder sonstige Module des umzustellenden Mandanten offen hat. - VOR einer Umnummerierung ist jeweils eine Sicherung zu erstellen. Dies kann eine komplette Datenbanksicherung oder ein kompletter Mandantenexport (alle Module ohne allgemeine Tabellen) sein. Der Mandantenexport /-import ist im Anhang beschrieben. Bei einem manuellen Abbruch oder einem Programmabsturz (z.b. durch Stromausfall) können die Daten des Mandanten nur mittels Zurückladen der Sicherung rsp. des Mandanten wiederhergestellt werden. Bitte beachten Sie, dass Supportleistungen im Hinblick auf Datenrücksicherungen nicht im Wartungsvertrag enthalten sind und in Rechnung gestellt werden. - Die Umnummerierung darf auf keinen Fall abgebrochen werden. Dies führt zu inkonsistenten Daten und verlangt zwingend eine Wiederherstellung des Mandanten. - Unabhängig davon, ob Sie mittels Mandantenexport/-import die Mandanten sichern, ist Sorge zu tragen, dass die tägliche automatische Datenbanksicherung auf dem Server funktioniert. Diese ist im schlimmsten Fall die letzte Möglichkeit, Ihre Daten zu retten. - Mandanten mit Klienten-Datenaustausch dürfen auf keinen Fall umnummeriert werden. Soll eine Anpassung an den neuen Kontenrahmen passieren, so ist der Support zu kontaktieren und das Vorgehen mit dem Berater abzusprechen. pebe AG Messenriet 16 CH-8500 Frauenfeld T +41 (0) F +41 (0)

24 4.4 Anpassen Bezeichnungen Nachdem die Finanzkonti nun Ihre neuen Kontonummern erhalten haben, ist es an der Zeit, die Bezeichnungen anzupassen, falls das gewünscht wird. Öffnen Sie die Finanzbuchhaltung des Mandanten, der umgestellt werden soll. Für die Übernahme der Anpassungen in eine Buchhaltung, ist wiederum die Funktion Abgleich mit Mandantenkontoplan zuständig. Diese erreichen Sie über den Kontoplan der umzustellenden Finanzbuchhaltung. Wählen Sie hierzu die Option Standardkonten Mandant und wechseln Sie ins Register Abgleich mit Mandantenkontoplan. pebe AG Messenriet 16 CH-8500 Frauenfeld T +41 (0) F +41 (0)

25 Wählen Sie als erstes den Vorlagemandant ZZKMUB, den Sie für den Abgleich der Bezeichnungen angelegt haben. Deaktivieren Sie hier alle Checkboxen ausser existierende Konti überschreiben und wählen Sie nur die Option Kontobezeichnung. Bevor Sie nun den Abgleich starten, empfiehlt es sich, die mittlere Tabelle mittels rechter Maustaste ins Excel zu exportieren. Hier erhalten hier die Übersicht aller Konti und sehen, welche davon umbenannt werden und wie diese künftig heissen. Neue Bezeichnung Bisherige Bezeichnung Sind die Vorgaben so in Ordnung, so können Sie den Bezeichnungsabgleich starten. Die in der Excel Tabelle aufgeführten Konti sind anschliessend mit neuer Bezeichnungen versehen. pebe AG Messenriet 16 CH-8500 Frauenfeld T +41 (0) F +41 (0)

26 Es sind anschliessend noch alle Bezeichnungen anzupassen, welche nicht über den Vorlagemandanten erledigt werden konnten. Möchten Sie eine Übersicht welche Konti dies sind, so hilft auch hier wieder ein Excelexport in der Kontoabgleichmaske. Die Spalte ganz rechts zeigt alle Konti, welche nur im Mandantenkontoplan vorhanden waren, nicht aber im Vorlagemandanten für den Bezeichnungsabgleich existieren. Ändern Sie nun nach Bedarf im Kontoplan die restlichen Kontobezeichnungen. pebe AG Messenriet 16 CH-8500 Frauenfeld T +41 (0) F +41 (0)

27 4.5 Ergänzen zusätzliche Konti Möchten Sie den Kontoplan noch mit zusätzlichen Konti erweitern, so geschieht auch das wieder über den Abgleich mit einem Vorlagemandanten. Wählen Sie hierzu den dafür erstellen Vorlagemandanten ZZKMUC. Deaktivieren Sie alle Checkboxen ausser neue Konti übernehmen und inkl. Titelkonti. Um zu sehen, welche Konti neu eröffnet werden, hilft wiederum ein Excel Export. Es werden hierbei keine bestehenden Konti überschrieben, sondern nur solche neu angelegt, die noch nicht im Kontoplan existieren. Weitere neue Konti können selbstverständlich auch manuell im Kontoplan eröffnet werden. pebe AG Messenriet 16 CH-8500 Frauenfeld T +41 (0) F +41 (0)

28 5 Nachbearbeitung 5.1 Vertrauen ist gut Kontrolle ist besser Dieser Leitsatz gilt auch hier. Kontrollieren Sie mindestens folgende Punkte: - Stimmt Gewinn/Verlust mit dem Wert vor der ganzen Umnummerierung überein - Sind alle benötigten Konti im Kontoplan vorhanden und richtig bezeichnet - Stammdaten aller Nebenbücher prüfen. Es sind dies u.a. - Kontierung der Lohnarten (Achtung: Bei FIBU-Übergabe Variante 2, 3 und 4 müssen alle Lohnarten, deren Kontonummer abhängig der Angestelltenkategorie ist, manuell kontrolliert und angepasst werden. - Prozentaufteilungen im Lohn mit Kostenartenaufteilung anpassen - Grunddaten D/K - Kontrolle und Anpassen der Schnittstelleneinrichtung - Stichkontrolle Kontierungsvorschläge bei Debitoren u. Kreditoren - Anlagebuchhaltung - Kontrolle aller Kontierungsvorschläge der Anlagekategorien - usw. Die Kontoumnummerierung läuft normalerweise problemlos. Trotzdem sollten Sie die Stichkontrollen nicht vernachlässigen. Jetzt ist der Mandant / die Datensicherung noch aktuell und im Notfall könnte der Mandant wiederhergestellt werden. 5.2 Anpassung und Überarbeitung Haben Sie den Kontoplan durch zusätzliche Konti ergänzt? Viele Konti wurden im neuen KMU-Kontenrahmen noch feiner aufgeteilt. Beachten Sie, dass neue Konti auch gewisse Anpassungen in den Einrichtungen notwendig machen können. Wird zudem eine Buchhaltung während des Geschäftsjahres umgestellt, so können durch die Feinaufteilung der Konti eine ganze Reihe Umbuchungen auf Sie zukommen. Erledigen Sie jetzt die nötigen Anpassungen. Denn wenn bereits mit falschen Einstellungen gebucht wurde, ist es meist zu spät. pebe AG Messenriet 16 CH-8500 Frauenfeld T +41 (0) F +41 (0)

29 6 Ohne Vorlagemandanten Natürlich können Sie einen oder alle Verarbeitungsschritte auch manuell ohne zu Hilfenahme von Vorlagemandanten erledigen. Die Reihenfolge sollten Sie trotzdem einhalten: - Sicherung - Neue Kontonummern zuteilen - Umnummerieren - Anpassen Bezeichnungen - Ergänzen mit neuen Konti - Kontrolle pebe AG Messenriet 16 CH-8500 Frauenfeld T +41 (0) F +41 (0)

30 7 Anhang: 7.1 Mandantenexport Der Mandantenexport exportiert alle Daten eines Mandanten in ein vorgegebenes leeres Verzeichnis. ACHTUNG: Diese Funktion darf auf keinen Fall für die eigenen Treuhand- /Revisionsmandate verwendet werden (eigene LEHO-Mandanten). Sie erreichen den Mandantenexport über die Grunddaten / Import\Export unter Mandant exportieren\importieren. Der zu exportierende Mandant ist vorgängig zu markieren. Achtung: Die Funktion arbeitet einige Zeit, bevor die nachfolgende Maske erscheint. Erstellen Sie ein neues Leeres Verzeichnis und benennen Sie dieses am besten mit dem Kürzel des Mandanten sowie dem Datum des Exports. Wir empfehlen Ihnen, für die Exporte der Mandanten vor der Umnummerierung, eine eigene zentrale Struktur anzulegen. pebe AG Messenriet 16 CH-8500 Frauenfeld T +41 (0) F +41 (0)

31 Beispiel: \MandantenexporteVorUmnummerierung\ KUERZELA \ KUERZELB \ KUERZELC Die Umnummerierung ist wie folgt auszuführen: 1. Auswahl des leeren Mandantenverzeichnisses 2. Aktivierung aller aktiven Module unter Selektion 3. Aktivierung Zip, damit die Dateigrösse mittels Zipfunktion verkleinert wird 4. Belassen Sie das Mandantenkürzel unter Mandant neu wie vorgegeben 5. Die allgemeinen Tabellen dürfen nicht mit exportiert werden! 6. Starten Sie den Export mittels Button Exportieren Bitte beachten Sie, dass der Mandantenexport je nach Grösse des Mandanten und der Datenbank einige Minuten in Anspruch nehmen kann. Der aktuelle Fortschritt wird Ihnen in der Statuszeile angezeigt. Wird eine besonders grosse Tabelle exportiert (z.b. II.Buchung), so kann es durchaus dazu kommen, dass die Aktualisierung der Statuszeile auf sich warten lässt, und die Anwendung zeitweise nicht reagiert. Wir bitten Sie um Geduld, damit der Export komplett durchgeführt werden kann. pebe AG Messenriet 16 CH-8500 Frauenfeld T +41 (0) F +41 (0)

32 Ist der Export komplett erfolgt, zeigt die Exportmaske folgendes Bild: - Der Button Exportieren ist inaktiv und der Button Importieren verfügbar - Das Feld Mandant neu ist nicht verfügbar - Der zuvor exportierte Mandant wird angezeigt - Es erscheint ein roter Schriftzug Mandant bestehend Sie können nun die Maske mit X schliessen. pebe AG Messenriet 16 CH-8500 Frauenfeld T +41 (0) F +41 (0)

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