Chance für Unternehmen Elektronische Rechnungen IHK Osnabrück, Stefan Engel-Flechsig Rechtsanwalt und Leiter FeRD

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1 Chance für Unternehmen Elektronische Rechnungen IHK Osnabrück, Stefan Engel-Flechsig Rechtsanwalt und Leiter FeRD Überblick Forum für elektronische Rechnung Deutschland (FeRD) Elektronische Rechnung kurz & knapp ZUGFeRD einfach & effektiv Europäische Aspekte mit langem Atem 1

2 Vorstellung FeRD Das Forum elektronische Rechnung Deutschland (FeRD) ist die nationale Plattform von Ministerien, Verbänden und Unternehmen zur Förderung der elektronischen Rechnung in Deutschland (30 Verbände, 5 Bundesministerien, 4 Universitäten, 7 Arbeitsgruppen) Das Forum soll die Akzeptanz und die Verbreitung elektronischer Rechnungen in Deutschland erhöhen, zur Meinungsbildung bei Unternehmen und Verbänden beitragen sowie die deutsche Meinung gebündelt an die Koordinationsgruppe der Europäischen Kommission weitergeben. Das Forum hat die Aufgabe, das Thema elektronische Rechnungen unter technischen, geschäftlichen, wirtschaftlichen und rechtlichen Gesichtspunkten aufzubereiten sowie geeignete Maßnahmen zum raschen und einfachen Einsatz elektronischer Rechnungen vorzubereiten, zu koordinieren und umzusetzen. 2

3 Entwicklung erechnung mit FeRD Kick-off Cebit 2013 Release Candidate Pilotprojekte ZUGFeRD 1.0 Veröffentlichung September 2014: CEN PC Software & IT ZUGFeRD 1.0 Produkte: DMS, ECM, Buchhaltungssoftware, Integratoren, Dienstleister Einführung ZUGFeRD GS 1, Storck, KATAG, Claas u.a. 1. FeRD Konferenz... Überblick Forum für elektronische Rechnung Deutschland (FeRD) Elektronische Rechnung kurz & knapp ZUGFeRD einfach & effektiv Europäische Aspekte mit langem Atem 3

4 Nutzung von Rechnungsdaten Beim Prüfen vor Buchung und Zahlung Beim Zahlen Beim Buchen Warum sollte ich umstellen? Als Empfänger: Kein manuelles Handling notwendig Integration in elektronische Bearbeitung Abgleich zu (wenn vorhanden) Bestellbezug Ein strukturiertes Format für alle Lieferanten Digitale Archivierung Als Sender: Kunden verlangen es Ein strukturiertes Format für alle Kunden Druck-, Papier- und Portokostenersparnis Beschleunigung der Bearbeitung beim Kunden Digitale Archivierung 4

5 Umsatzsteuergesetz erlaubt es Die Mitgliedstaaten haben mit Richtlinie 2001/112 die Datenelemente für alle Rechnungen in der EU festgeschrieben und die elektronische Übertragung zugelassen. Die Mitgliedstaaten haben mit Richtlinie 2010/45 für elektronische Rechnungen und Papierrechnungen gleiche Bedingungen geschaffen. Es gibt keine technischen Voraussetzungen an die Übertragung von erechnungen. Es können alle internen Kontrollverfahren im Unternehmen genutzt werden, um Prüfung von Authenzität, Integrität und Lesbarkeit vorzunehmen. Hierzu ist der Steuerpflichtige verantwortlich. Archivierung in der Form, wie die Rechnungen gesendet bzw. erhalten wurde. Auslegungsunterstützung durch DG TAXUD ( Explanatory Notes Sept. 2011) und durch Umsetzungsschreiben BMF vom Einsparpotenziale Einsparpotenziale mit strukturierten Daten Prozesse Automatisierte Verarbeitung der Rechnungsinhalte Schnellere Arbeitsabläufe im Eingang und Ausgang Wegfall mehrfacher manueller Prüfungen bei Eingangsrechnungen Effizienz Senkung der Fehlerquote der Rechnungsbearbeitung Verbesserung der Transparenz der jeweiligen Prozessschritte Beschleunigung des Prozessablaufs bei der Rechnungsbearbeitung Kosten Wegfall manueller Prüfungskosten Nennenswerte Kostenersparnis, z.b. 15 Euro/Rechnung* Niedrigere Druck- und Portokosten Geringere Zahlungsverzögerungen *Uni Frankfurt, Kommunales Rechnungsvolumen, , S. 13 5

6 Konkrete & Belegbare Erfahrungen* GS1, Storck, Claas, KATAG, SST, SEW Eurodrive BVA, THW, Bundeszentrale für Politische Bildung Hessische Justiz, Stuttgart, Rheine, Herford, Köln 58% weniger Zeitaufwand 70% Kostenersparnis (Arbeitsplatzkosten, IT Kosten, Personalkosten) Zahlungseingang: 5,3 Tage früher 30% schnellerer Zahlungseingang im Vergleich zu Papierrechnungen Ersparnis pro Eingangsrechnung: ± Euro Ersparnis pro Ausgangsrechnung: ± 10 Euro * Aus Veröffentlichungen GS1, BMI, u.a. Überblick Forum für elektronische Rechnung Deutschland (FeRD) Elektronische Rechnung kurz & knapp ZUGFeRD einfach & effektiv Europäische Aspekte mit langem Atem 6

7 Basic Comfort Extended ZUGFeRD - Vision Mit wollen wir erreichen, dass in wenigen Jahren strukturierte Rechnungsdaten in Wirtschaft und Verwaltung ausgetauscht werden. Erst dann lassen sich Effizienz- und Kostenvorteile sichern. Übertragungsformate Papier Bild- Datei ZUGFeRD PDF/A-3 inkl. XML Web EDI EDI - Verarbeitungstiefe + + Allgemeine Verarbeitbarkeit - 7

8 ZUGFeRD Grundsätze ZUGFeRD definiert ein einheitliches Datenmodell für strukturierte Daten; ZUGFeRD basiert auf UN/CEFACT CII und CEN Message User Guidelines (MUG) Es soll in Zukunft genauso einfach sein, elektronische Rechnungen zu empfangen und zu versenden wie Papierrechnungen. Der Austausch elektronischer Rechnungen muss für jeden Teilnehmer ohne vorherige Absprache möglich sein. Die Nutzung der strukturierten Daten durch den Rechnungsempfänger ist optional. Prozessoptimierung mittels Auswertung strukturierter Daten durch den Rechnungsempfänger. Der Sender muss seine Rechnungsdaten gemäß dem jeweiligen Profil strukturiert übermitteln. Jede auf dem ZUGFeRD-Datenmodell basierende Rechnung muss eine vollständige, gültige Rechnung sein (sowohl die PDF- als auch die XML-Darstellung). Es gibt mehrere Profile für das ZUGFeRD-Datenmodell. Belegbild & Rechnungsdaten Dem Empfang von PDF-Dateien mit eingebetteten strukturierten Daten (PDF/A-3) soll der Vorzug vor reinen PDF-(Bild)Dateien gegeben werden PDF/A-3 Einfache Handhabung in Bezug auf Weiterverarbeitbarkeit und Archivierung PDF/A als Archivierungsformat etabliert (ISO 19005) Einfache Integration in bestehende Erstellungsprozesse (z.b. Drucken) Ein normales PDF reicht gem. UStG für eine Rechnung aus, im Rahmen von ZUGFeRD wird PDF/A-3 verwendet, da hier eine ISO-standardisierte Methode beschrieben wird, wie ein PDF mit einer XML-Datei kombiniert werden kann. 8

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10 ZUGFeRD Vorteile Unterstützung in Unternehmen und öffentlicher Verwaltung Einfache Implementierung auf standardisierter Grundlage mit semantischem Datenmodell (UN/CEFACT CCTS 2.01 und CEN MUG) Version 1.0 ab 25. Juni 2014 verfügbar; kostenfrei lizenziert; Downloads > Fokus auf Prozessoptimierung für kleine und mittlere Unternehmen Prüfen der nach 14 UStG relevanten Felder, Zahlen und Buchen Belegbild (als PDF/A-3) als etabliertes Archivierungsformat immer dabei Integration in Buchhaltungssoftware (DATEV, SAGE, LEXWARE, Diamant etc.) Verwendung von strukturierten Daten in allen Prozessschritten möglich Integration auf Eingangsseite technisch einfach Optionen für Ausgangsseite: z.b. bei Kostenrechnungen Einfache Übertragungsform als hybrides Format XML plus PDF 10

11 Überblick Forum für elektronische Rechnung Deutschland (FeRD) Elektronische Rechnung kurz & knapp ZUGFeRD einfach & effektiv Europäische Aspekte mit langem Atem EU - Öffentliche Aufträge RICHTLINIE 2014/55/EU DES EUROPÄISCHEN PARLAMENTS UND DES RATES vom 16. April 2014 über die elektronische Rechnungsstellung bei öffentlichen Aufträgen In Kraft am: 26. Mai Die EU-Norm muss von den Verwaltungen zu dem in der Richtlinie festgelegten Zeitpunkt verbindlich unterstützt werden, spätestens 54 Monate nach Inkrafttreten der Richtlinie, also bis 2018 Gesetzliche Umsetzung in Deutschland: Verwaltungsverfahrensrecht (Bund und Länder) 11

12 Reichweite der EU-Richtlinie Richtlinie verpflichtet nur die öffentliche Verwaltung: Verpflichtung umfasst: erechnungen zu empfangen und zu verarbeiten, wenn diese bestimmte Anforderungen erfüllen (insbes. oberschwellig, innergemeinschaftliche Rechnung). Anwendungsbereich orientiert sich an Vergaberechts-Richtlinien mit bereichsspezifischen Ausnahmen. Anforderungen sollen auf Grundlage eines Standardisierungsmandats der EU Kommission auf europäischer Ebene durch das Europäische Normungskomitee CEN bis Mai 2017 festgelegt. Umsetzung & Fristen Rechtliche Umsetzung der Richtlinie in Deutschland getrennt nach Bundesund Landesebene Eckpunktepapier des Bundes seit März 2015: E-Government Gesetz des Bundes plus RVO (mit Standard) Gemeinsame Bund-Länderarbeitsgruppe Bund will aber darüberhinaus auch weitergehende Regelung schaffen: Digitale Verwaltung 2020 als Zielstellung Gesetzliche Verpflichtung zum Empfang und Verarbeitung elektronischer Rechnungen Bundesländer: eigene gesetzliche Umsetzung in Landesgesetzen Fristen Umsetzung EU Richtlinie: 18 Monate für zentrale Regierungsbehörden 30 Monate für subzentrale öffentliche Auftraggeber Beginn: Veröffentlichung der Europäischen Norm im Amtsblatt der EU 12

13 EU Nachbarschaft Gesetzliche Verpflichtung im öffentlichen Bereich existiert bereits, z.b.: Dänemark, 2005 Schweden, 2010 Frankreich, 2012 Finnland, 2012 Spanien, 2013 Österreich (Bundesbehörden), 2013 Italien, 2014 Niederlande, 2014 Vereinigtes Königreich (in einigen Behörden, NHS), 2014 Belgien, 2015 IT Infrastruktur mit eigenen Formaten entwickelt und erprobt: XML und/oder UBL Plattformen für erechnungen eingerichtet, z.b. Chorus in Frankreich Strukturierte Daten und/oder hybride Formen Prozesse der Rechnungsbearbeitung und -prüfung etabliert Peppol 13

14 Zukünftige Themen Vorteile und Nutzen der erechnung Verbreitung von ZUGFeRD 1.0 als Rechnungslösung Integration von ZUGFeRD 1.0 in vorhandene Anwendungen mit allen Profilen Erweiterung von ZUGFeRD 1.0 um Bestellung, Bezahlung u.a. Prüfung der Verwendung von ZUGFeRD bei Gebührenrechnungen Digitalisierung: Archivierung, ersetzendes Scannen, GOBD Rechnungsprozesse bei der öffentlichen Verwaltung EU und bilaterale Zusammenarbeit und EU Standardisierung 14

15 Informationen Kontakt Stefan Engel-Flechsig Rechtsanwalt