ecount Dokumentenmanagentsystem HANDBUCH COUNT IT Group ecount ist ein Produkt der:

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1 HANDBUCH ecount Dokumentenmanagentsystem ecount ist ein Produkt der: COUNT IT Group Softwarepark 49, 4232 Hagenberg Tel Fax Mail Hagenberg Wien

2 Inhaltsverzeichnis Aufrufen des Programmes 1 Online-Arbeitsplatz 2 Stammdatenverwaltung 3 Kostenstellen 3 Konten 4 Lieferanten 4 Ablage 5 Aufgaben und Nachrichten (Workflow) 9 Dokument freigeben 10 Dokument genehmigen 12 Dokument verbuchen 12 Anzeigeoptionen 13 Suche 17

3 Aufrufen des Programmes Öffnen Sie bitte folgenden Link: Es erscheint die Anmeldemaske (Abbildung 1): Abbildung 1: Anmeldemaske Hier können Sie die Ihnen zugesendeten Benutzerdaten eingeben. Es handelt sich um eine gesicherte Leitung, jeder Benutzer bekommt eine eigene Datenbank, somit ist es unmöglich, dass ein anderer Benutzer auf Ihre Daten zugreifen kann. Nach der erfolgreichen Anmeldung werden sie zu Ihrem Online-Arbeitsplatz weitergeleitet. 1

4 Online-Arbeitsplatz Der Online-Arbeitsplatz ist eine Hauptübersicht der für Sie relevanten Menüpunkte, wie Aufgaben und Nachrichten, Suche, Ablage, Favoriten, Stammdatenverwaltung und Impressum. Abbildung 2: Online-Arbeitsplatz Von dieser Maske aus navigieren Sie über die jeweiligen Buttons zu den entsprechenden Datensätzen. Dabei klappt die Ansicht nach rechts auf und das Hauptmenü bleibt links im Fenster sichtbar. 2

5 Stammdatenverwaltung Zu Beginn empfiehlt es sich, die Stammdaten zu hinterlegen. Dafür öffnen Sie den Menüpunkt Stammdatenverwaltung. Rechts im Fenster werden Ihnen drei Datenreiter angezeigt, KST - Kostenstelle, KTO - Konto und Lieferant. Abbildung 3: Stammdatenverwaltung Die Handhabung zur Verwaltung der Stammdaten ist bei allen drei Möglichkeiten gleich. Über das + (Plus) werden Daten hinzugefügt, über das - (Minus) entfernt und durch aktivieren des edit-hackens können bereits eingegebene Daten bearbeitet und verändert werden. Dieser Vorgang, sowie die Eingabe neuer Daten setzt ein Speichern der Datensätze voraus. Kostenstellen Klicken Sie auf das + um Kostenstellen hinzuzufügen und befüllen Sie die leeren Felder mit Ihren Daten. Anschließend muss die Kostenstelle gespeichert werden. 3

6 Konten Zum Festlegen der Konten gehen Sie genau so vor, wie Sie es bereits bei den Kostenstellen gemacht haben. Wählen Sie Ihre Konten auf Basis des Österreichischen Einheitskontenrahmen ( aus. Lieferanten Für die Eingabe der Lieferantendaten befüllen Sie die zur Auswahl stehenden Felder. Dabei ist es Ihnen überlassen, die Kreditorennummern zu vergeben. Es stehen Ihnen zwei Zahlungsbedingungen im Drop-Down-Menü zur Auswahl. 4

7 Ablage Um Dokumente digital abzulegen, wählen Sie den Menüpunkt Ablage aus. Die Ablagemaske öffnet sich nach rechts und sie können über Datei auswählen nun die gewünschte Datei hochladen. Abbildung 4: Ablage Anschließend legen Sie über das Drop-Down-Menü die Kategorie fest. 5

8 Es öffnet sich automatisch die Maske zur Dateneingabe. 6

9 Befinden sich auf der Rechnung mehrere Posten für verschiedene Konten, Kostenstellen und Kostenträger, wählen Sie den Reiter Mehrfachwerte aus, um die Daten je Position zu hinterlegen. 7

10 Im Reiter Allgemein fügen Sie Bemerkungen zum Workflow hinzu und legen gegebenfalls den Status der Bearbeitung, sowie den Bearbeiter selbst fest. Vergessen Sie nicht, das abzulegende Dokument im Anschluss zu speichern! 8

11 Aufgaben und Nachrichten (Workflow) Im Standardsystem sind 3 Rollen vordefiniert, die des Freigebers, des Genehmigers und des Verbuchers. Je nachdem mit welcher Rolle Sie eingeloggt sind, werden Ihnen Ihre Aufgaben mit folgendem Zusatz angezeigt Dokument freigeben, genehmigen und verbuchen. Abbildung 3: Rollenverteilung Ihre anstehenden Aufgaben und Nachrichten lassen sich gesplittet oder zusammen anzeigen. Oder Sie sortieren Ihren Posteingang mithilfe der Drop-Down-Auswahl. 9

12 Dokument freigeben Durch einfaches Anklicken der Nachricht in Ihrem Posteingang, öffnet sich nach rechts die Workflow-Übersicht zur Bearbeitung (Abbildung 4). Abbildung 4: Freigabe-Workflow Im Zuge des Workflows bieten sich dem Freigeber mehrere Möglichkeiten, wie mit dem Dokument verfahren wird. Zur weiteren Freigabe Das heißt, das Dokument bedarf einer erneuten Freigabe durch einen andern Freigeber. Dazu wählen Sie über das Drop-Down-Menü den zweiten Freigeber aus, es aktiviert sich der Button zur weiteren Freigabe und Sie können das Dokument weiterleiten. Zur Genehmigung Bedeutet, dass das Dokument vor der Freigabe durch eine weitere Person genehmigt werden muss. Wählen Sie auch in diesem Fall den Genehmiger über das Drop- Down-Menü aus und leiten Sie das Dokument zur Genehmigung an diesen weiter. 10

13 Zur Verbuchung Das Dokument wird in diesem Fall direkt zur Verbuchung weitergeleitet. Zurück in Postkorb Diese Option wählen Sie, wenn Sie mit der Bearbeitung noch warten möchten. Das Dokument bleibt als gelesen markiert in Ihrem Posteingang. Zur Ablehnung Abgelehnt wird ein Dokument, wenn es sich zum Beispiel um einen falsch ausgestellten Beleg handelt und dieser durch den Lieferanten neu erstellt werden muss. Anmerkung: Fügen Sie dazu eine Notiz bzw. ein Kommentar hinzu und vergessen Sie nicht, ggf. andere darüber zu informieren, dass ein neues Dokument angefordert werden muss. Kommentare einfügen: Um die Kommunikation im Workflow zu steuern, verwenden Sie das Feld Kommentare und Verlauf. Über Hinzufügen wird die Nachricht gespeichert und scheint im grauen Feld mit Angabe von Datum und Uhrzeit auf. Bedenken Sie, dass aufgrund der Revisionssicherheit sämtliche Nachrichten und Notizen nicht mehr revidiert werden können. 11

14 Dokument genehmigen Im Genehmigungs-workflow bieten sich Ihnen folgende Optionen: - Zur weiteren Genehmigung: das Dokument muss noch von jemand anderes genehmigt werden. Zur Weiterleitung wählen Sie den jeweiligen Benutzer über das Drop-Down-Menü aus, der Button zur weiteren Genehmigung wird aktiv und per Klick leiten Sie das Dokument weiter. - Weiterleiten an Verbuchung: direkte Weiterleitung zur Verbuchung - Zur Ablehnung: siehe Freigabeworkflow - Zurück in Postkorb: siehe Freigabeworkflow Dokument verbuchen Der Verbucher hat drei Möglichkeiten das Dokument zu bearbeiten: - Rechnung verbucht: Das Dokument ist fertig bearbeitet und wird nun verbucht. Damit verschwindet es aus dem Workflow und wird im Archiv abgelegt. - Zur Ablehnung: siehe Freigabeworkflow - Zurück in Postkorb: siehe Freigabeworkflow 12

15 Anzeigeoptionen Während des gesamten Workflowprozesses können Sie jederzeit auf sämtliche Informationen zugreifen und natürlich das zu bearbeitende Dokument einsehen. Dazu wechseln Sie von der Workflowansicht in die Übersicht (Abbildung 5) Abbildung 5: Übersicht Von der Übersicht aus können Sie auf das Dokument zugreifen und dieses öffnen, zu den Favoriten hinzufügen, downloaden oder bearbeiten. Abbildung 6: Dokument einsehen 13

16 Um Informationen zum Dokument anzuzeigen, wählen Sie einen der unteren Reiter: Eigenschaften: zeigt Ihnen sämtliche Eigenschaften das Dokument betreffend an. Zudem können Sie auswählen, ob auch die leeren Eigenschaften angezeigt werden sollen oder nicht, bzw. ob auch die allgemeinen Eigenschaften angezeigt werden sollen. 14

17 Notizen: im Reiter Notizen wird Ihnen der bisherige Verlauf des Dokuments, sowie angefallene Notizen und Kommentare angezeigt. Bei Bedarf, können Sie hier auch direkt eine Notiz hinzufügen. 15

18 Versionen: wird das Dokument bearbeitet, wird eine neue Version davon gespeichert. So haben Sie sämtliche Versionen, vom Original bis zur Überarbeitung, abrufbereit. 16

19 Suche Die Volltextsuche ermöglicht Ihnen das rasche Finden von Dokumenten im Archiv. Wählen Sie dafür den Menüpunkt Suche aus. Es öffnet sich nach rechts ein Suchfenster mit der Möglichkeit die Suche innerhalb der Kategorien zu verfeinern. Abbildung 7: Suche Geben Sie den gewünschten Begriff in das Suchfenster ein und starten die Suche. Alle Ergebnisse, welche den jeweiligen Suchbegriff beinhalten, werden Ihnen rechts im Fenster angezeigt. Abbildung 8: Suchergebnisse 17