Sendungen empfangen Option Mobile Handbuch

Transkript

1 Sendungen empfangen Option Mobile Handbuch Ausgabe Februar

2 Inhaltsverzeichnis 1 Einleitung Wichtige Adressen 4 2 Installation / Erste Schritte Installation SEEB-App auf mobilem Endgerät Anleitung für Android Anleitung für ios (Apple) Starten der App für Option Mobile (SEEB-App) Beenden der App für Option Mobile (SEEB-App) 10 3 Symbole Übersicht und Bezeichnungen (Icons) 11 4 Menü «Synchronisieren» 12 5 Menü «Scannen» Bekannter Barcode Unbekannter Barcode In lokaler Sendungsliste speichern Details online abrufen Abbrechen Interne Sendungszustellung mit Unterschriftenerfassung Unterschrift erfassen Webapplikation: Anzeige der Felder «Person» und «Kommentar» als Spalte 24 6 Menü «Sendungsliste» Sendungsliste öffnen Menü Sendungsliste Unbekannte Sendungen Sendungsnummer (Barcode) manuell eingeben Filter 30 2

3 7 Menü «Stapel» Einleitung Sendungen als Stapel erfassen auf Webapplikation (Backoffice) «Mobile» Stapel erstellen «Mobile» Stapel löschen Sendungen auf Stapel erfassen mit dem mobilen Endgerät (von unterwegs) Interne Zustellung von Stapel-Sendungen Webapplikation (Backoffice) Interne Zustellung von Stapel-Sendungen Sendungen dem ursprünglichen Stapel hinzufügen Interne Zustellung von Stapel-Sendungen Stapel auswählen und Sendungen hinzufügen Interne Zustellung von Stapel-Sendungen mobiles Endgerät (von unterwegs) Stapel-Zustelldetails Löschen aller Sendungen aus dem Stapel Löschen einer Einzelsendung aus dem Stapel Hinzufügen einer Einzelsendung zu einem Stapel Hinzufügen einer Sendung aus der Sendungsansicht Hinzufügen einer Sendung aus der Stapelansicht Manuelle Eingabe von Sendungsnummern in einen Stapel Unbekannter Barcode Unbekannter Barcode in lokaler Sendungsliste speichern Unbekannter Barcode Details online abrufen Unbekannter Barcode Abbrechen 51 8 Menü «Einstellungen» Sendungen beziehen von Heute Datum Anzahl Tage Max. Einträge Sprache Lampe beim Scannen Scan Modus Benachrichten nach Signaturen beziehen Lautstärke Version 61 3

4 1 Einleitung Mit dem Onlinedienst «Sendungen empfangen Basisleistung» (Webapplikation) erhalten Sie elektronisch alle wichtigen Sendungsdaten. Das aktuellste Handbuch «Sendungen empfangen Basisleistung» finden Sie unter --> Sendungen empfangen --> Info --> Anleitungen. Mit «Sendungen empfangen Option Mobile» (SEEB-App) erweitern Sie die Möglichkeiten der internen Zustellung. Die zuvor in der Webapplikation erfassten Daten werden mit Ihrem mobilen Endgerät (Smartphone oder Tablet) synchronisiert. Der Onlinedienst «Sendungen empfangen Basisleistung» (Webapplikation) ist die Grundvoraussetzung für die Nutzung der hier beschriebenen Option Mobile. Die Option Mobile ist keine Einzellösung. Dank der elektronischen Unterschriften- und Namenerfassung mittels Smartphone oder Tablet wird Ihr internes Postbüro zur modernen, papierlosen Qualitätsorganisation vom Sendungseingang über die Zustellungsverfolgung bis zur Archivierung der Sendungsdaten. Diese Anleitung dient dazu, die auf dem mobilen Endgerät zur Verfügung stehenden Funktionen zu beschreiben. Alle nummerierten Punkte sind Arbeitsschritte, die teilweise auch mit entsprechenden Abbildungen 1 visualisiert wurden. Sämtliche in diesem Handbuch aufgeführten Beschreibungen und Bezeichnungen (mit Ausnahme der Installationsanleitung für Android --> KAPITEL 2.1.1) beziehen sich auf das Smartphone «iphone». Diese können daher von Ihrem Gerät leicht abweichen. Folgende braune Bereiche sind Zusatzinformationen zu den einzelnen Schritten: Zusatzinformation: Tipp: Hinweis: Hinweis: Als Infrastruktur (Hardware und Software) benötigen Sie ein handelsübliches Smartphone (Betriebssystem: ios ab Version 7.1 oder Android ab Version 4.1) mit einer empfohlenen Displaygrösse von mindestens 4 Zoll (Bildschirmdiagonale: ca. 10 cm) und einer Kamera (mind. 5 Megapixel). Die gleichen Voraussetzungen gelten auch für die Nutzung von Tablet-PCs. 1.1 Wichtige Adressen Für Support oder Störungsmeldungen wenden Sie sich an: Post CH AG PostMail Kunden- und Fachsupport SEEB Wankdorfallee Bern Telefon: > Auswahl «3» seeb.support@post.ch Hinweis: Für gerätespezifische Fragestellungen wird kein Support geleistet. 1 Die im Handbuch gezeigten Abbildungen wurden mit einem iphone erstellt. 4

5 2 Installation / Erste Schritte 2.1 Installation SEEB-App auf mobilem Endgerät Die SEEB-App wird über den Hockey Store bezogen. Dazu muss zuerst eine Verbindung zum Hockey Store hergestellt werden. Voraussetzungen Zugriff auf WLAN Zugriff auf Internet (Browser ist installiert) Es existieren zwei Möglichkeiten, um das mobile Endgerät mit dem Hockey Store zu verbinden: 1. Sie scannen mit Ihrem QR-Reader den entsprechenden QR-Code. Android-Smartphone ios-smartphone 2. Sie geben den entsprechenden Link in Ihrem Browser (Android = Chrome App, Apple ios = Safari App) manuell ein. Oder Sie schicken den entsprechenden Link an Ihre -Adresse und klicken ihn auf dem Smartphone an. Android Apple ios Im Folgenden finden Sie die Installations-Anleitungen für Android und für ios (Apple). 5

6 2.1.1 Anleitung für Android Auf der sich öffnenden Hockey Store-Seite klicken Sie auf «Download» und bestätigen die nachfolgende Meldung mittels Klick auf «OK». Abbildung 2.01 Abbildung

7 Öffnen Sie danach den Download, bestätigen Sie mit «Weiter» und wählen Sie «Installieren». Bestätigen Sie im Folgenden die Installation mittels Klick auf «OK». Abbildung 2.03 Abbildung 2.04 Abbildung

8 2.1.2 Anleitung für ios (Apple) Auf der sich öffnenden Hockey Store-Seite klicken Sie auf «Install» und bestätigen die nachfolgende Meldung mit «Installieren». Danach klicken Sie auf den Home-Button, woraufhin die Installation automatisch vorgenommen wird. Abbildung 2.06 Abbildung 2.07 Abbildung

9 Beim ersten Starten der App erscheint nachfolgende Nachricht. Klicken Sie dort auf «Vertrauen». Abbildung Starten der App für Option Mobile (SEEB-App) Nach der Installation kann die App mittels Antippen des Symbols «SEEB» gestartet werden. Beim ersten Starten der App sind nur die Menüpunkte «Synchronisieren» (--> KAPITEL 4) und «Einstellungen» (--> KAPITEL 8) aktiv. Die restlichen Menüpunkte sind inaktiv erkennbar an der grauen Schrift. Diese Menüpunkte werden erst aktiv, sobald sich der Benutzer erfolgreich angemeldet hat (--> KAPITEL 4). Abbildung 2.10 Abbildung

10 2.3 Beenden der App für Option Mobile (SEEB-App) Soll die App neu gestartet oder beendet werden, muss der komplette Prozess für die Option Mobile beendet werden. Unter dem «Menü»-Button finden Sie den Punkt «Abmelden». Abbildung

11 3 Symbole Übersicht und Bezeichnungen (Icons) In den einzelnen Menüs werden die untenstehenden Symbole (Icons) verwendet. Deren allgemeine Funktion ist in der Spalte Bezeichnung beschrieben. Eine detailliertere Beschreibung findet sich z.t. in den einzelnen spezifischen Kapiteln. Einige der Symbole können auch inaktiv sein, erkennbar an der hellgrauen Einfärbung. Beispiel für «aktiv»: Beispiel für «inaktiv»: Symbol Bezeichnung Symbol Bezeichnung Menü / Hauptmenü Unterschrift erfassen / Stapel zustellen / Sendung zustellen Scannen Sendung einem Stapel zuordnen Einstellungen Unterschrift vorhanden Abmelden Papierkorb / Unterschrift löschen Home Stapel zustellen (über den «Menü»-Button) Neuer Stapel (über den «Menü»-Button) Kalender Zurück Symbol für «Empfangen», «Zurückgewiesen», keine Unterschrift vorhanden Symbol für «Empfangen», «Zugestellt» Filter (über den «Menü»-Button) Sendungsliste Eingabe zusätzlicher Sendungsinformationen (z. B. Sender, Empfänger) Synchronisieren Manuelle Eingabe der Sendungsnummer (Barcode / Text) / neuer Stapel Benutzer wechseln Filter löschen / Abbrechen Symbol für «Empfangen», «Zugestellt», Unterschrift erfasst 11

12 4 Menü «Synchronisieren» Bei der ersten Synchronisation (Anmeldung) werden die aktuellen Daten vom Server der Webapplikation «Sendungen empfangen Basisleistung» an die App der Option Mobile übermittelt. Ein Login (Anmeldung) ist nur bei bestehender Verbindung (Empfang vorhanden) möglich. Danach kann mit dem mobilen Endgerät selbstständig und ohne ständige Verbindung (offline) gearbeitet werden. Nur bei der Synchronisation findet eine Kommunikation über das WLAN oder die SIM-Karte (mobile Datenverbindung) mit dem Server der Webapplikation «Sendungen empfangen Basisleistung» statt. 1. Antippen des Menüpunktes «Synchronisieren (x)». (Die Zahl in der Klammer zeigt an, wie viele Datensätze vom mobilen Endgerät an den Server der Webapplikation «Sendungen empfangen Basisleistung» übermittelt werden.) Abbildung «Benutzername» ( ) und «Passwort» eingeben. Dieses ist identisch mit dem Passwort für die Webapplikation «Sendungen empfangen Basisleistung». 3. «log in» / «next» antippen. Abbildung

13 4. Die Synchronisation beginnt. Abbildung 4.03 Nach der Synchronisation erscheint ein «Info»-Feld mit der Bestätigung «Synchronisierung fertig» (Abbildung 4.04). Nach Antippen des Symbols gelangen Sie zum SEEB Mobile Hauptmenü (Abbildung 4.05). Sämtliche Menüpunkte sind jetzt aktiv. Abbildung 4.04 Abbildung

14 Hinweis: Bei Verbindungsproblemen (ungenügende oder fehlende Netzverbindung) erscheint die folgende Information: «Kommunikations- oder Authentifizierungsfehler» (Abbildung 4.06). Bitte überprüfen Sie, ob das WLAN aktiviert respektive verfügbar ist. Abbildung 4.06 Hinweis: Standardmässig werden die Sendungen des aktuellen Datums (Heute) vom Server der Webapplikation «Sendungen empfangen Basisleistung» abgerufen bzw. synchronisiert. Wenn Sendungen von einem bestimmten Datum abgerufen bzw. synchronisiert werden sollen, dann muss dies im Menüpunkt «Einstellungen» entsprechend konfiguriert werden (--> KAPITEL 8.1). Hinweis: Die App kann auf mehreren mobilen Endgeräten gleichzeitig in Betrieb sein. Die letzte (aktuellste) Synchronisation ist massgebend für den aktuellen Datenstand. Zusatzinformation: Die Synchronisation erfolgt über einen gesicherten Webservice (Authentifizierungsfunktion; Login mit Benutzername und Passwort), der die Daten der Option Mobile mit der Webapplikation «Sendungen empfangen Basisleistung» austauscht (und umgekehrt). 14

15 5 Menü «Scannen» Zum Scannen einer Sendung klicken Sie auf den «Scannen»-Button. 5.1 Bekannter Barcode Ist der gescannte Barcode bekannt, d. h. in der «Sendungsliste» des ausgewählten Tages (KAPITEL 8.1) vorhanden, erscheint automatisch die Maske «SEEB Sendungsdaten». Die in der Webapplikation «Sendungen empfangen Basisleistung» erfassten bzw. bereits vorhandenen Sendungsinformationen werden angezeigt (Abbildungen 5.01, 5.02, 5.03 und 5.04). Die Anzahl der angezeigten Sendungsinformationen ist von den in der Webapplikation «Sendungen empfangen Basisleistung» selbst definierten Feldern abhängig (--> Handbuch «Sendungen empfangen Basisleistung», KAPITEL 6.3 «Register Zusätzliche Spalten»). Abbildung 5.01 Abbildung 5.02 Abbildung 5.03 Abbildung

16 Bei der erstmaligen Erfassung der Sendung stehen in der Kopfzeile die folgenden Funktionen zur Auswahl (dies ist der Standardfall): Abbildung Menü (Home, Einstellungen, Stapel, Abmelden) 2. Zurück 3. Stapel 4. Scannen 5. Fehlende Unterschrift / Unterschrift erfassen (--> KAPITEL 5.3) Ist für die gescannte Sendung bereits eine Unterschrift vorhanden, ändert sich das fünfte Symbol in der Kopfzeile vgl. Abbildungen 5.05 und 5.06: Abbildung Menü (Home, Einstellungen, Stapel, Abmelden) 2. Zurück 3. Stapel 4. Scannen 5. Unterschrift auf Server der Webapplikation «Sendungen empfangen Basisleistung» vorhanden 16

17 5.2 Unbekannter Barcode Ist der gescannte Barcode unbekannt, d. h. in der «Sendungsliste» des ausgewählten Tages nicht vorhanden, erscheint die Maske «Unbekannter Barcode». Es stehen nun drei Möglichkeiten zur Auswahl. Abbildung

18 5.2.1 In lokaler Sendungsliste speichern Da es sich hier um eine «unbekannte» Sendung handelt (Daten wurden nicht in der Webapplikation «Sendungen empfangen Basisleistung» erfasst), werden keine Sendungsinformationen angezeigt (Abbildung 5.08). Die «unbekannte» Sendung wird standardmässig in der Webapplikation «Sendungen empfangen Basisleistung» unter dem aktuellen Datum (Heute) gespeichert. Durch Antippen des Symbols können bei Bedarf entsprechende Informationen eingegeben und mittels Synchronisation an den Server der Webapplikation «Sendungen empfangen Basisleistung» übermittelt werden. Abbildung Abbildung Menü (Home, Einstellungen, Stapel, Sendung löschen, Abmelden) 2. Zurück 3. Stapel 4. Scannen 5. Fehlende Unterschrift / Unterschrift erfassen 18

19 Über den «Menü»-Button können Sie die Sendung löschen (Abbildung 5.10). Bevor die Sendung gelöscht wird, erscheint ein Info-Feld (Abbildung 5.11). Abbildung 5.10 Abbildung Details online abrufen Wurde in den «Einstellungen» ein bestimmtes Datum (z. B.: 9. Juni 2015) ausgewählt (--> KAPITEL 8.1.2) und wird die gescannte Sendung unter einem anderen Datum (Beispiel Abbildung 5.12 «Lieferung :51») gefunden, dann erscheinen die in der Webapplikation «Sendungen empfangen Basisleistung» erfassten Informationen. Abbildung

20 5.2.3 Abbrechen Beim Antippen des Buttons «Abbrechen» (Abbildung 5.07; standardmässig grau markiert) wird der gescannte Barcode nicht erfasst, und man gelangt wieder zurück in das «SEEB Mobile Hauptmenü» (Abbildung 4.05). 5.3 Interne Sendungszustellung mit Unterschriftenerfassung Wählen Sie im «SEEB Mobile Hauptmenü» den Menüpunkt «Sendungsliste» an und tippen Sie auf das Symbol «Scannen». Halten Sie danach die Kamera des mobilen Endgerätes über den Strichcoce der Sendung. Abbildung 5.13 Die App wechselt daraufhin automatisch auf die Seite mit den Sendungsdaten der gescannten Sendung und setzt den Status dieser Sendung im Feld «Empfangstatus» auf «Empfangen» (Details siehe Kapitel 8.5). Abbildung

21 Sobald Sie die Sendung zustellen, können Sie den Status der Sendung im Feld «Zustellung» manuell auf «Zugestellt» wechseln. Abbildung Unterschrift erfassen Falls Sie zusätzlich eine Unterschrift des Empfängers erfassen möchten, klicken Sie im oberen Bereich des Bildschirms auf das Symbol «Unterschrift erfassen». Abbildung

22 Daraufhin gelangen Sie in die Unterschriftenmaske. Abbildung 5.17 In der Unterschriftenmaske haben Sie folgende Möglichkeiten: 1. Unterschrift erfassen (Empfänger unterschreibt auf der Oberfläche des mobilen Endgerätes) 2. Antippen des Symbols «Zurück» (d. h. die erfasste Unterschrift wird gespeichert) oder 3. Antippen des Symbols «Papierkorb / Unterschrift löschen» --> Die Unterschrift kann nochmals erfasst werden Abbildung

23 Sobald die Unterschrift erfasst wurde, erscheint bei den Sendungsdaten der entsprechenden Sendung das Symbol «Unterschrift vorhanden». Abbildung 5.19 Bei den Sendungsdaten der Sendung können Sie zudem den Namen des Empfängers («Person») sowie allfällige Kommentare (z. B.: Stellvertretung) erfassen. Abbildung

24 5.3.2 Webapplikation: Anzeige der Felder «Person» und «Kommentar» als Spalte Die zusätzlichen Felder «Person» und «Kommentar» aus der «Internen Zustellung» über das mobile Endgerät können in der Übersicht der Webapplikation dargestellt werden. Abbildung

25 Die Felder werden über «Einstellungen» sichtbar gemacht (--> Handbuch «Sendungen empfangen Basisleistung», KAPITEL 6.1.1). Abbildung

26 Anschliessend sind die entsprechenden Felder als Spalten ersichtlich (gilt wie gewohnt für die Sendungsübersicht, das Archiv und die gedruckten Formate über den Button «Drucken»). Abbildung

27 6 Menü «Sendungsliste» 6.1 Sendungsliste öffnen In diesem Menüpunkt werden alle Sendungen des ausgewählten Tages (--> KAPITEL 8.1) angezeigt. In der Regel entspricht dies dem aktuellen Tag (Heute). Wird bei einer Sendung das Symbol angezeigt, bestehen zwei Möglichkeiten: 1. Die Sendung wurde empfangen, vom Empfänger jedoch zurückgewiesen. Daher ist auch keine Unterschrift vorhanden. 2. Die Sendung wurde empfangen und zugestellt. Es wurde jedoch noch keine Unterschrift erfasst. Wird bei einer Sendung das Symbol wurde eine Unterschrift erfasst. angezeigt, wurde die Sendung empfangen und zugestellt. Zudem Wird bei einer Sendung kein Symbol angezeigt, bestehen zwei Möglichkeiten: 1. Die Sendung wurde noch nicht empfangen. 2. Die Sendung wurde empfangen. Sie wurde jedoch noch nicht zugestellt oder sie ist nicht zustellbar. Abbildung

28 6.1.1 Menü Sendungsliste In der Sendungsliste können Sie folgende Aktionen ausführen: 1. Menü (Home, Einstellungen, Filter, Abmelden) 2. Zurück 3. Scannen 4. Sendungsnummer (Barcode) manuell via Tastatur eingeben (--> KAPITEL 6.1.3) Abbildung 6.02 Tipp: Damit man zu den jeweiligen Sendungsdaten gelangt, stehen drei Möglichkeiten zur Verfügung. 1. In der «Sendungsliste ()» die gewünschte Sendung durch Antippen öffnen oder 2. Scannen der Sendung (Barcode) oder 3. Manuelle Eingabe der Sendungsnummer (via Icon 4; Abbildung 6.02) Unbekannte Sendungen Wird eine «unbekannte» Sendung erfasst, dann erscheint diese in der «Sendungsliste» grün markiert. Abbildung

29 6.1.3 Sendungsnummer (Barcode) manuell eingeben Kann eine Sendung nicht gescannt werden (z. B.: Barcode zu lang oder wird nicht erkannt), dann kann die Sendungsnummer auch über die Tastatur des mobilen Endgerätes eingegeben werden (Abbildung 6.04; grün markiert). Anschliessend das Symbol «Zurück» antippen. Danach wird die Maske «SEEB Sendungsdaten» (Abbildungen 5.01, 5.02, 5.03, 5.04) und anschliessend die Maske «SEEB Sendungsliste» (Abbildung 6.01) angezeigt, und die entsprechende Sendung ist grün markiert. Abbildung

30 6.1.4 Filter Unter dem «Menü»-Button finden Sie den Filter. Wenn Sie auf «Filter» klicken, gelangen Sie in die «Filterkonfiguration Sendungsliste». Dort können Sie ein oder mehrere Filterkriterien eingeben bzw. auswählen. Zur Aktivierung/Auslösung der Filterfunktion wird das Symbol «Zurück» angetippt. Abbildung 6.05 Abbildung 6.06 Zusatzinformation: Der gesetzte Filter bleibt aktiviert. Erst durch Antippen des Symbols «Filter löschen» wird der Filter entfernt, und es werden alle Sendungen angezeigt. 30

31 7 Menü «Stapel» Mittels «Stapel» können mehrere Sendungen zusammengefasst werden, wenn sie an den gleichen internen Empfänger (Gebäude, Abteilung, Person usw.) übergeben werden. Dies ermöglicht eine schnellere Verarbeitung bei der internen Zustellung (z. B. muss für mehrere Sendungen nur eine Unterschrift eingeholt werden). 7.1 Einleitung Einen «Stapel» kann man sich als Gefäss vorstellen, in dem Sendungen zusammengefasst werden, damit ein Empfänger mehrerer Sendungen nur einmal unterschreiben muss. «Sendungen empfangen» bietet dazu verschiedene Möglichkeiten. «Backoffice»-Stapel: Im Backoffice (über die Webapplikation «Sendungen empfangen Basisleistung») können Listen als Stapel markiert werden (Abbildung 7.01). Beim Scannen mit dem mobilen Endgerät wird eine solche Sendung als «einem Stapel zugeordnete Sendung» erkannt. Auf der Anzeige erscheint ein entsprechendes Auswahlfeld (Abbildung 7.02). Sämtliche diesem Stapel zugehörigen Sendungen können so sehr einfach mit nur einer Unterschriftenerfassung dem Empfänger zugestellt werden. «Mobile»-Stapel: Es besteht die Möglichkeit, auf dem mobilen Endgerät eigene Stapel zu erstellen (--> KAPITEL 7.3). Diese Stapel können während der Zustellung verwendet werden, um Sendungen zu einem Stapel zusammenzufassen. Die so erstellten Stapel sind geräteabhängig. Neben eigens erstellten Stapel ist es auch möglich, die definierten Listen als «mobile» Stapel zu nutzen. 7.2 Sendungen als Stapel erfassen auf Webapplikation (Backoffice) Zuerst muss in der Webapplikation die Funktion «Stapel» für die entsprechende Liste aktiviert werden. In der Webapplikation (Backoffice) werden die Sendungen, die auf der internen Zustellung als «Stapel» ausgeliefert werden sollen, definiert und vorbereitet. Nur auf der Webapplikation (Backoffice) können mehrere als «Stapel» definierte Listen erstellt werden. 1. Klick auf das Register «Listen» (Bereich: «Einstellungen») 2. Klick in das/die gewünschte(n) Feld(er) der Spalte «Stapel» Abbildung 7.01 Mittels Klick auf das Register «Eingang bearbeiten» gelangen Sie wieder zurück und können nun mit der Eingangsbearbeitung (Scannen) der Sendungen beginnen (--> Handbuch «Sendungen empfangen Basisleistung», KAPITEL 4). 31

32 Tipp: Ein «Stapel im Stapel» sollte vermieden werden (Beispiel: Am Vormittag werden die Postsendungen im Stapel der «Abteilung X» ausgeliefert und am Nachmittag dann noch die Kuriersendungen). Es ist darauf zu achten, dass für diese «Fremdsendungen» (Kurier) unbedingt eine eigenständige Liste (z. B.: «Abteilung X Kurier») erstellt und als Stapel verarbeitet wird. Dadurch wird vermieden, dass die Unterschrift der am Vormittag ausgelieferten Sendungen mit einer (anderen) Unterschrift der am Nachmittag zugestellten Sendungen überschrieben wird. Hinweis: Wird ein «Backoffice»-Stapel (= Liste, die als «Stapel» definiert wurde gemäss Abbildung 7.01) zugestellt und werden während des Tages weitere Sendungen auf diesen Stapel gescannt, so erscheint eine Maske mit folgenden Auswahlmöglichkeiten (Abbildung 7.02): «Alle Sendungen anzeigen»: Es werden alle Sendungen angezeigt und die Zustelldaten inkl. Unterschrift werden allen Sendungen (auch den bereits zugestellten) zugeordnet. Bereits erfasste Daten (inkl. Unterschrift) werden überschrieben. «Nur offene Sendungen anzeigen»: Es werden nur die nicht zugestellten Sendungen angezeigt und die anschliessend für diesen Stapel erfassten Daten werden nur für diese Sendungen gespeichert. Es werden keine Daten der bereits zugestellten Sendungen überschrieben. «Nur diese Einzelsendung anzeigen»: Es wird nur die einzelne Sendung angezeigt. Die erfassten Daten werden für die gewählte Sendung gespeichert. Abbildung

33 7.3 «Mobile» Stapel erstellen Sämtliche zur Verfügung stehenden Stapel können über den Menüpunkt «Stapel» eingesehen werden. 1. Antippen «Stapel» (Abbildung 7.03) 2. Die bestehenden Listen (gemäss Definition in Webapplikation, Abbildung 7.01) werden in der App angezeigt (Abbildung 7.04, gelb markiert) und können weder umbenannt noch gelöscht werden. 3. Antippen des Symbols um einen eigenen «mobilen» Stapel zu erstellen 4. Name des Stapels eingeben (Beispiel: «Mein Stapel 1») 5. Klick auf den «Zurück»-Button 6. Der erstellte, eigene «mobile» Stapel wird nun in der Übersicht angezeigt (Abbildung 7.06, grün) und kann ab sofort verwendet werden 7. Schritt so oft wiederholen, bis alle benötigten Stapel erstellt sind Abbildung 7.03 Abbildung Abbildung 7.05 Abbildung 7.06 Hinweis: Die selbst erstellten «mobilen» Stapel bleiben auch nach dem Logout bestehen. Sie sind jedoch geräteabhängig. Benutzt ein Anwender ein anderes Gerät, so sind «seine mobilen» Stapel nicht mehr ersichtlich und müssen für das andere Gerät neu eingerichtet werden. 33

34 7.4 «Mobile» Stapel löschen Ein auf dem mobilen Gerät erfasster Stapel («mobiler» Stapel) kann jederzeit gelöscht werden. Dazu sind folgende Schritte notwendig: 1. Antippen des Menüpunktes «Stapel» (Abbildung 7.07) 2. Wahl des «mobilen» Stapels, der gelöscht werden soll (Abbildung 7.08; Beispiel: «Mein Stapel 1») 3. Antippen des «Menü»-Buttons 4. Antippen des Buttons «Stapel löschen» 5. Stapel «Mein Stapel 1» ist gelöscht und auf der Stapelübersicht (Abbildung 7.11) nicht mehr ersichtlich. 1 Abbildung 7.07 Abbildung 7.08 Abbildung 7.09 Abbildung 7.10 Abbildung

35 7.5 Sendungen auf Stapel erfassen mit dem mobilen Endgerät (von unterwegs) 1. Antippen des Menüpunktes «Stapel» (Abbildung 7.12) 2. Auswahl des gewünschten Stapels (Abbildung 7.13, Beispiel: «Mein Stapel 2») 3. Symbol «Scannen» antippen (Abbildung 7.14) 4. Barcode der Sendung scannen (Abbildung 7.15) 5. Schritte 3 und 4 so lange wiederholen, bis alle gewünschten Sendungen im Stapel erfasst worden sind. 7. In der Maske «Liste: Mein Stapel 2» werden nun alle zum Stapel gehörenden Sendungen angezeigt (Abbildung 7.16). Mittels Klick auf den «Zurück»-Button gelangen Sie zur Stapelübersicht. Die Anzahl erfasster Sendungen auf dem Stapel «Mein Stapel 2» ist nun in der Klammer ersichtlich (Abbildung 7.17) --> Weiteres Vorgehen gemäss Beschreibung «Stapel-Zustelldetails» (--> KAPITEL 7.7.1) Hinweis: Im Gegensatz zum «Backoffice»-Stapel, bei dem das Scannen einer Sendung ausreichend ist, um den Stapel aufzurufen, muss ein «mobiler» Stapel über die Übersichtsmaske der Stapel selektiert werden. 1 Abbildung 7.12 Abbildung

36 Abbildung 7.14 Abbildung 7.15 Abbildung 7.16 Abbildung 7.17 Hinweis: Es ist nicht notwendig, den Stapel sofort zu synchronisieren. Es können mehrere Stapel auf dem Gerät verwendet werden. ACHTUNG: Sobald synchronisiert wird, werden sämtliche Stapel geleert. Auch solche, die noch nicht zugestellt wurden. 36

37 7.6 Interne Zustellung von Stapel-Sendungen Webapplikation (Backoffice) Die folgenden zwei Unterkapitel beschreiben die interne Zustellung von Stapel-Sendungen, wenn die Stapel zuvor in der Webapplikation (Backoffice) [--> KAPITEL 7.2] erstellt wurden. Hinweis: Der Prozess der internen Zustellung von Stapel-Sendungen mittels mobilem Endgerät ist unterschiedlich je nachdem, wie die Stapel-Erstellung zuvor erfolgte (Webapplikation --> KAPITEL 7.2 oder mobiles Endgerät --> KAPITEL 7.3) Interne Zustellung von Stapel-Sendungen Sendung dem ursprünglichen Stapel hinzufügen Wurde der Stapel in der Webapplikation erstellt (--> KAPITEL 7.2), dann ist wie folgt vorzugehen: 1. Antippen des Buttons «Synchronisieren» (Abbildung 7.18) 2. Antippen des Buttons «Scannen» (Abbildung 7.18) 3. Scannen von einer Sendung des Stapels (Abbildung 7.19) 4. Antippen der Schaltfläche «Sendung dem ursprünglichen Stapel Abteilung A / Service A / Sezione A hinzufügen» (Abbildung 7.20) 5. Beim darauffolgenden Info-Feld auf «Abbrechen» klicken (Abbildung 7.21) 6. Im Menü «Liste: Abteilung A / Service A / Sezione A» werden nun alle zum Stapel gehörenden Sendungen angezeigt (Abbildung 7.22) --> Weiteres Vorgehen gemäss Beschreibung «Stapel Zustelldetails» (--> KAPITEL 7.7.1) 2 1 Abbildung 7.18 Abbildung

38 Abbildung 7.20 Abbildung 7.21 Abbildung

39 7.6.2 Interne Zustellung von Stapel-Sendungen Stapel auswählen und Sendungen hinzufügen Alternativ zum vorgängigen Kapitel können die Sendungen einem anderen Stapel zugeordnet werden. Dabei ist das Vorgehen bis zum Schritt 3 identisch (--> KAPITEL 7.6.1). 1. Antippen des Buttons «Synchronisieren» (Abbildung 7.18) 2. Antippen des Buttons «Scannen» (Abbildung 7.18) 3. Scannen von einer Sendung des Stapels (Abbildung 7.19) 4. Antippen der Schaltfläche «Stapel auswählen und Sendung hinzufügen» (Abbildung 7.23) 5. Es erscheint die Auswahl der vorhandenen Stapel (Abbildung 7.24) 6. Auswahl des gewünschten Stapels (Abbildung 7.24, Beispiel: «Abteilung B / Service B / Sezione B») 7. Die Sendung wird daraufhin dem ausgewählen Stapel hinzugefügt (Abbildung 7.25) 6 Abbildung 7.23 Abbildung 7.24 Abbildung

40 Hinweis: Wird bei Schritt 4 «Abbrechen» (Abbildung 7.26) gewählt, wird die Einzelsendung geladen. Soll nur diese Einzelsendung einem anderen Stapel zugeordnet werden, beachten Sie die Beschreibungen in Kapitel Abbildung 7.26 Hinweis: Sollen die Sendungen einem anderen, nicht leeren Stapel zugeordnet werden, wird der Hinweis «Stapel nicht leer. Möchten Sie ihn erst löschen?» angezeigt (Abbildung 7.21): «Löschen»: Die Sendungen, die auf dem Stapel sind, werden gelöscht und mit den neuen Sendungen überschrieben. «Abbrechen»: Es findet keine Zuordnung statt. Die Sendungen bleiben unverändert. Das Vorgehen, wie Sendungen einem nicht leeren Stapel hinzugefügt werden können, ist in Kapitel 7.10 beschrieben. 40

41 7.7 Interne Zustellung von Stapel-Sendungen mobiles Endgerät (von unterwegs) Es ist jederzeit möglich, den «mobilen» Stapel in der Übersicht «Stapel» (Abbildung 7.27) auszuwählen und anschliessend gemäss Beschreibung «Stapel-Zustelldetails» (--> KAPITEL 7.7.1) zuzustellen. Abbildung 7.27 Hinweis: Im Gegensatz zum «Backoffice»-Stapel, bei dem das Scannen einer Sendung ausreichend ist, um den Stapel aufzurufen (--> KAPITEL 7.6.1), muss ein «mobiler» Stapel über die Übersichtsmaske der Stapel (Abbildung 7.27) selektiert werden. Die Selektion eines «mobilen» Stapels durch Scanning einer Sendung des Stapels ist nicht möglich. 41

42 7.7.1 Stapel-Zustelldetails Durch Antippen des Symbols (Abbildung 7.28) erscheint die Ansicht «Stapel-Zustellen» (Abbildung 7.29). Abbildung 7.28 Abbildung 7.29 Dort werden die gewünschte Auswahl (Abbildung 7.30) und Daten (Abbildung 7.31) eingegeben, die für ALLE im Stapel erfassten Sendungen gelten sollen. Abbildung 7.30 Abbildung

43 Durch Antippen des Symbols gelangen Sie zur Unterschriftenmaske (Abbildung 7.32). 1. Unterschrift erfassen (Empfänger unterschreibt auf der Oberfläche des mobilen Endgerätes) 2. Antippen des Symbols «Zurück» oder 3. Antippen des Symbols «Unterschrift löschen» --> Die Unterschrift kann nochmals erfasst werden Abbildung 7.32 Hinweis: Bei der Zustellung eines über die Webapplikation (Backoffice) erstellten Stapels, kann bereits eine Unterschrift vorhanden sein. In diesem Fall erscheint nach dem Anklicken des Symbols ein Info-Feld (Abbildung 7.33). Wenn Sie auf «OK» klicken, wird die bisherige Unterschrift angezeigt. Wenn Sie auf «Abbrechen» klicken, erscheint ein leeres Unterschriftenfeld (Abbildung 7.34). Abbildung 7.33 Abbildung

44 Hinweis: Zur Ansicht «Stapel-Zustellen» (Abbildung 7.29) gelangen Sie auch, indem Sie über den «Menü»- Button die Auswahl «Stapel zustellen» anklicken (Abbildungen 7.35 und 7.36). Abbildung 7.35 Abbildung 7.36 Die Sendungen haben nun ein entsprechendes Symbol (Abbildung 7.37; rot markiert). Durch erneutes Antippen des Symbols gelangen Sie in die Ansicht «Stapel». Auch dort hat der soeben zugestellte Stapel ein entsprechendes Symbol (Abbildung 7.38). Abbildung 7.37 Abbildung 7.38 Klicken Sie nun erneut auf das Symbol, gelangen Sie zum Hauptmenü (Abbildung 7.39). Die erfassten Daten sind noch nicht mit der Webapplikation synchronisiert (--> KAPITEL 4). 44

45 Die Daten können sofort oder später synchronisiert werden. Durch Antippen des Menüpunktes «Synchronisieren (x)» (die Zahl in der Klammer zeigt die gesamte Anzahl Sendungen für die Synchronisation an [Abbildung 7.39]) werden die als Stapel verarbeiteten Sendungen vom mobilen Endgerät an den Server der Webapplikation «Sendungen empfangen Basisleistung» übermittelt. Danach erscheint eine grün hinterlegte Info-Meldung mit dem Hinweis, dass die Synchronisation abgeschlossen ist (Abbildung 7.40). Abbildung 7.39 Abbildung 7.40 Durch Antippen des Symbols gelangen Sie zurück zum Hauptmenü. Die Zahlen in den Klammern des Menüpunktes «Synchronisieren» sowie in der Maske «Stapel» sind nun wieder leer (Abbildungen 7.41 und 7.42). Abbildung 7.41 Abbildung 7.42 Hinweis: Zu beachten ist, dass sämtliche Stapel mit der Synchronisation geleert werden. Durch Antippen des Menüpunktes «Synchronisieren (x)» werden sämtliche auf dem mobilen Gerät gefüllte Stapel geleert. Auch solche, die noch nicht zugestellt wurden. Lediglich die im Backoffice auf einen Stapel zugeteilten Sendungen behalten mit der Listeninformation die Stapelzugehörigkeit. 45

46 7.8 Löschen aller Sendungen aus dem Stapel Um alle Sendungen eines Stapels zu löschen (Stapel leeren), klicken Sie in der Maske des gewünschten Stapels auf den «Menü»-Button und wählen Sie «Stapel leeren» (Abbildung 7.43). Daraufhin erscheint ein Info-Feld mit der Frage «Alle Sendungen vom Stapel entfernen?» (Abbildung 7.44). Durch Antippen des Buttons «Löschen» werden alle im Stapel erfassten Sendungen aus dem Stapel gelöscht. Der Stapel (Beispiel: «Liste: Mein Stapel 2») ist danach wieder leer (Abbildung 7.45 ). Abbildung 7.43 Abbildung 7.44 Abbildung

47 7.9 Löschen einer Einzelsendung aus dem Stapel Tippen Sie die gewünschte Sendung an (Abbildung 7.46) und klicken Sie anschliessend unter dem Menü»-Button auf «Sendung entfernen» (Abbildung 7.47). Anschliessend erscheint ein Info-Feld mit dem Text «Sendung von Stapel entfernt» (Abbildung 7.48). Abbildung 7.46 Abbildung 7.47 Abbildung 7.48 Mittels Klick auf das Symbol gelangen Sie wieder zur Stapel-Ansicht (Abbildung 7.49). Die gelöschte Einzelsendung ist nicht mehr aufgeführt. Abbildung

48 7.10 Hinzufügen einer Einzelsendung zu einem Stapel Hinzufügen einer Sendung aus der Sendungsansicht 1. Klicken Sie in der SEEB Sendungsliste auf diejenige Sendung, die Sie einem Stapel hinzufügen möchten. Daraufhin gelangen Sie in die Maske «SEEB Sendungsdaten» der ausgewählten Sendung (Abbildung 7.50). 2. Klicken Sie auf das Symbol «Stapel» und wählen Sie dann den entsprechenden Stapel aus, dem Sie die Sendung hinzufügen möchten (Abbildung 7.51). 3. Die Sendung befindet sich nun auf dem ausgewählten Stapel (Abbildung 7.52). Abbildung 7.50 Abbildung 7.51 Abbildung

49 Hinzufügen einer Sendung aus der Stapelansicht 1. Selektion «Stapel» (Abbildung 7.53) 2. Selektion des gewünschten Stapels (Abbildung 7.54, Beispiel: «Mein Stapel 2 (3)») 3. Antippen des Symbols «Scannen» (Abbildung 7.55) 4. Scannen der Sendungsnummer, die zum Stapel hinzugefügt werden soll 5. Die Sendung wurde dem Stapel hinzugefügt (Abbildung 7.56) Abbildung 7.53 Abbildung 7.54 Abbildung 7.55 Abbildung

50 7.11 Manuelle Eingabe von Sendungsnummern in einen Stapel Kann ein Barcode nicht gescannt werden, haben Sie die Möglichkeit, die Sendungsnummer manuell einzugeben. Klicken Sie hierfür auf das Symbol, tippen Sie daraufhin ins Feld «Sendungsno» und geben Sie die Sendungsnummer über die Tastatur Ihres mobilen Endgerätes ein. Abbildung Unbekannter Barcode Wird eine «unbekannte» Sendung gescannt, dann erscheint die untenstehende Maske (Abbildung 7.58). Wie die Sendung verarbeitet werden soll, entscheiden Sie anhand der Auswahl (--> KAPITEL 5.2). Abbildung

51 Unbekannter Barcode In lokaler Sendungsliste speichern Bei der Auswahl «In lokaler Sendungsliste speichern» wird die gescannte Sendung in der ausgewählten Sendungsliste gespeichert. Es sind keine Detailangaben vorhanden (Abbildung 7.59). Abbildung 7.59 Abbildung Unbekannter Barcode Details online abrufen Bei der Auswahl «Details online abrufen» wird die Sendungsnummer gesucht. Sind keine Daten vorhanden (Barcode unbekannt), dann erscheint ein entsprechendes Info-Feld (Abbildung 7.61). Abbildung Unbekannter Barcode Abbrechen Beim Antippen des Buttons «Abbrechen» wird der gescannte Barcode nicht erfasst und man gelangt wieder zurück in die Übersicht «Liste: Mein Stapel 2» (Abbildung 7.60). 51

52 8 Menü «Einstellungen» Die «Einstellungen» finden Sie unter dem «Menü»-Button (siehe Abbildungen 8.01, 8.02, 8.03). Unter dem Menüpunkt «Einstellungen» werden die Grundeinstellungen der App definiert. Diese sind gerätespezifisch (--> müssen pro Gerät definiert werden). Abbildung 8.01 Abbildung 8.02 Abbildung

53 8.1 Sendungen beziehen von Heute Standardmässig ist der Wert «Heute» eingestellt (Abbildung 8.04). Abbildung

54 8.1.2 Datum Mittels Auswahlfeld «Datum» und anschliessendem Klick auf das Symbol ausgewählt werden. kann ein ganz spezifischer Tag Abbildung 8.05 Abbildung 8.06 Hinweis: Die Datumsanzeige ist nur ersichtlich, wenn unter «Sendungen beziehen von» die Auswahl «Datum» getroffen wurde (Abbildung 8.05). 54

55 8.1.3 Anzahl Tage Sollen Sendungen von mehreren zurückliegenden Tagen angezeigt werden, dann erfolgt die Auswahl über die Vorgaben «1 Tag», «2 Tage» (bis maximal «9 Tage»). Die gewählten Tage erscheinen dann im Feld «Sendungen beziehen von». Abbildung

56 8.2 Max. Einträge Hier wird die maximale Anzahl der Sendungen definiert, die in der «Sendungsliste» (--> KAPITEL 6) angezeigt werden sollen. Abbildung Sprache Hier wird die gewünschte Sprache definiert. Es stehen folgende Möglichkeiten zur Auswahl: Deutsch, Français, Italiano, English. Die hier gewählte Sprache ist unabhängig von der auf dem mobilen Endgerät eingestellten Sprache. Abbildung

57 8.4 Lampe beim Scannen Hier wird der Einsatz der im mobilen Endgerät vorhandenen Lampe (Blitz, Taschenlampe) definiert. Ist zu wenig Licht vorhanden, unterstützt die Lampe die Erkennung des Sendungsbarcodes. Abbildung

58 8.5 Scan Modus Diese Einstellung regelt, was geschehen soll, wenn eine Sendung gescannt wird. Es kann immer ein «Empfang» oder eine «Zustellung» gemacht werden, oder der Scanner erkennt automatisch, was gefordert ist. Auto: Stimmt eine gescannte Sendung mit einem Barcode in der «Sendungsliste» (--> KAPITEL 6) überein, wird das Ereignis automatisch als «Zustellung» interpretiert. Ist die gescannte Sendung jedoch NICHT in der «Sendungsliste» vorhanden, wird automatisch eine neue Sendung mit dem Status «Empfang» generiert. Empfang: Die gescannten Sendungen erhalten den Status «Empfang» Zustellung: Die gescannten Sendungen erhalten den Status «Zustellung» Abbildung 8.11 Eingangsscanning erfolgte via Webapplikation SEEB-App: Getroffene Auswahl im Feld «Scan Modus» Ergebnis in der Webapplikation Nach 1. Scan-Vorgang via Mobile Nach 2. Scan-Vorgang via Mobile Time-Stamp vorhanden bei Time-Stamp vorhanden bei Erhalten Zugestellt Erhalten Zugestellt Ja Auto Ja Ja Ja Ja Ja Empfang Ja Nein Ja Nein Ja Zustellung Ja Ja Ja Ja Nein Auto Ja Nein Ja Ja Nein Empfang Ja Nein Ja Nein Nein Zustellung Nein Ja Nein Ja 58

59 8.6 Benachrichten nach Diese Option bezieht sich auf nicht synchronisierte Sendungen. Ist diese Option aktiviert, erhält der Benutzer eine Mitteilung, dass die Synchronisation noch ausstehend ist. Abbildung

60 8.7 Signaturen beziehen Diese Funktion kann eingeschaltet werden, wenn bei der Synchronisation die u. U. bereits vorhandene Unterschrift aus einer früheren Synchronisation bezogen/angezeigt werden soll. Aus Ist diese Funktion auf «Aus» eingestellt, und wird eine Sendung aufgerufen, für die bereits eine Unterschrift vorhanden ist, erscheint zuerst ein Info-Feld (Abbildung 8.13). Beim Antippen des Buttons «OK» wird die bereits auf dem Server der Webapplikation «Sendungen empfangen Basisleistung» vorhandene Unterschrift angezeigt. Beim Antippen des Buttons «Abbrechen» wird ein leeres Unterschriftenfeld angezeigt. Eine «neue» Unterschrift kann erfasst werden. Bei der nachfolgenden «Synchronisation» ersetzt die «neue Unterschrift» die bereits vorhandene Unterschrift auf dem Server der Webapplikation «Sendungen empfangen Basisleistung». Ein Ist diese Funktion auf «Ein» eingestellt, und wird eine Sendung aufgerufen, für die bereits eine Unterschrift vorhanden ist, wird die bereits auf dem Server der Webapplikation «Sendungen empfangen Basisleistung» vorhandene Unterschrift unmittelbar angezeigt. Abbildung

61 8.8 Lautstärke Einige Popups sind mit Geräuschen untermalt. Hier wird die Lautstärke eingestellt. Abbildung Version Hier wird die aktuelle Version der SEEB-App angezeigt (keine manuelle Eingabe möglich). Diese Information kann für Abklärungen hilfreich sein. 61

62 Post CH AG PostMail Kunden- und Fachsupport SEEB Wankdorfallee Bern Telefon > Auswahl «3» seeb.support@post.ch (PM)