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2 Topal Help Published by Topal Solution AG, Grabwisstrasse 3, CH-8604 Volketswil Copyright 2015 Topal Solutions, All rights reserved. Diese oder Teile dieser Publikation dürfen nicht ohne schriftliche Genehmigung des Publisher's vervielfältigt oder reproduziert werden. Richten Sie Anfragen an: Topal Solutions AG Grabenwisstrasse 3 CH-8604 Volketswil Schweiz +41 (62) 915'87'00

3 Table of Contents Willkommen im Hilfesystem von Topal Solutions... ix 1. Erste Schritte mit Topal Topal Finanzbuchhaltung Menü Modulnavigation Die Arbeitsbereiche Menu Datei Menu Extras Menu Tools Menü? Grundlagen Buchungen erfassen Rechnungen einbuchen Zahlungen verbuchen Konten in den Kontenplan einfügen Mandanten/Geschäftsjahre Mandanten/Geschäftsjahre Mandanten Mandanten Eigenschaften Dokument Management Bemerkungen Sicherheit Neuer Mandant Geschäftsjahre Mandanten - Reports Stammdaten Stammdaten-Tabellen Tabellen Länder Währungen Sprachen Bankenstamm Bankkonten Abschreibungsgruppe Zinssätze Nummernkreise Partner Zahlungsarten Zahlungskonditionen Mahnstufen Mehrwertsteuer Postleitzahlen Kontenplan Kontenplan Kontenpläne bearbeiten Das Fenster "Kontoplanelement bearbeiten (Konto)" Das Fenster "Kontoplan-Element bearbeiten (Kontokopie)" Das Fenster "Kontoplan-Element bearbeiten (Konto Gruppe)" Das Fenster "Kontoplan-Element bearbeiten (Kommentarzeilen)" Das Fenster "Kontoplan-Element bearbeiten (Zähler)" Das Fenster "Kontoplan-Element bearbeiten (Spiegelkonto)" Das Fenster "Kontoplan-Element bearbeiten (Erfolg)" Kontoplan Reports Kostenstellen/Methoden iii

4 Topal Help Kostenstellen/Methoden Das Fenster "Kostenstellen Elementeigenschaften (KST)" Das Fenster "Kostenstellen Elementeigenschaften (Gruppe)" Das Fenster "Kostenstellen Elementeigenschaften (Methode)" Kostenstellen Reports Kostenträger/Projekte Hauptbuch Hauptbuchungen Hauptbuchungen Geldbuchungen Buchungsvorlagen Transitorische Rückbuchungen Validierung Fremdwährungen Automatische Buchungen Daueraufträge Cockpit Reports Verknüpfen von Dokumenten Adressen/Personenkonten Adressen/Personenkonten Liste der Adressen und Personenkonten Adressen/Personenkonto Geschäftsverlauf Reports Debitoren Debitorenrechnungen Eingabemodus "Debitorenrechnung" Eingabemodus "Debitoren Vorauszahlung" Manuelle Zahlungen Eingabemodus "Debitorenzahlung" Zahlungsläufe Eingabemodus "Debitoren-Zahlungslauf" LSV-Datei erstellen Debit Direct Datei erstellen ESR-Zahlungen Eingabemodus "ESR-Zahlung" Mahnungen Mahnlauf bearbeiten Geschäftsverlauf Reports Mahnbriefe erstellen Kreditoren Kreditorenrechnungen Eingabemodus "Kreditorenrechnung" Eingabemodus "Kreditoren Vorauszahlung" Manuelle Zahlungen Eingabemodus "Kreditorenzahlung" Zahlungsläufe Eingabemodus "Kreditoren-Zahlungslauf" Neuer DTA-Auftrag Neuer EZAG-Auftrag Geschäftsverlauf Reports Konsolidierung Konsolidierung erstellen Den Konzern-Mandanten eröffnen und einrichten Ein Konsolidierungs-Set erstellen Die Konsolidierung durchführen iv

5 Topal Help 10. Budgetierung Budgets Neues Budget Kontext Menü im Navigationsbereich Topal Reporting System Druckjobs Reports Report Sets Spezialreports Management Information System (MIS) Vorlagen Strukturansichten Aufbau Formeln Export Import Import - Assistent Importeinstellungen Datenquellen Importeinstellungen Handhabung Belegnummern Importeinstellungen Konvertierungseinstellungen Import von mehreren Mandanten Import - Vorlagen Erstellen von Vorlagen Ausführen von Import Vorlagen Ändern von Import Vorlagen Löschen von Import Vorlagen Import - Monitor Verwendungszweck des Import-Monitors Import Dateien Zeitgesteuerter Import Import Vorlagenmigration Zuweisung von Vorlagen korrigieren Import Fehler Import Protokoll XML-Utilities XML-Utilities Datensicherung erstellen und einlesen XML-Backups über die Kommandozeile von Windows ausführen Benutzerverwaltung Benutzerrechte Tab - Benutzer Tab - Gruppen Tab - Mandantenlizenzen Updatemanager Suche nach Updates Hinweis für Netzwerkinstallationen Server Agent Einleitung Aufbau des Topal Server Agents Topal Server Agent Navigation Topal Server Agent Menü und Einstellungen Topal Server Administration / Instanz Management Instanz Management Einführung Instanz Management Neue Instanz erstellen Instanz bearbeiten Instanz löschen Funktionen, Konfiguration und Handhabung einer Instanz Topal Server v

6 Topal Help Netzwerkeinstellungen System Benutzer XML Backup/XML Restore Lizenz Management Log Management Datenbank Management User Management Topal Scan Voraussetzungen für den Scanner Topal Scan einrichten Topal Scan - Konfiguration im Netzwerk Topal Scan - Konfiguration als Standalone Applikation Einrichtung der Archivablage im Topal Server Agent (Server Konfiguration) Service Account und Server Dienst einrichten Einrichten der Inbox für Topal Scan (Client Konfiguration) Inbox von Kreditorenrechnungen Scannen von Kreditorenrechnungen DMS Inbox überprüfen Erkennung von Einzahlungsscheinen Szenarien für die Zusammenarbeit zwischen Treuhänder und Mandanten Zusammenarbeit Treuhänder - Mandant Mandant Topal E-Rechnungen Voraussetzungen für E-Rechnungen E-Rechnungen Login Parameter Topal E-Rechnungen einrichten Einrichtung der Archivablage (Server Konfiguration) Einrichten der Inbox für Topal E-Rechnung (Client Konfiguration) Topal E-Rechnungen Prozess Verfügbarkeit von E-Rechnungen E-Rechnungen herunterladen Transaktionen aus E-Rechnungen erstellen Transaktionen aus E-Rechnungen erstellen Transaktion bearbeiten Artikellisten direkt aus E-Rechnungen anlegen und mit Konten hinterlegen Hinzufügen von Artikeln Bearbeiten von Artikellisten Aufbau einer sicheren Kommunikation Ausstellen von Zertifikaten Ausstellen von Root-, Server und Benutzer Zertifikaten durch SwissSign Ausstellen von Root-, Server und Benutzer Zertifikaten durch Topal Solution AG Verwendung eines Self signed Kunden Root Zertifikats Ausstellen von Self Signed Zertifikaten Zertifikatsmanager Verifikation von Zertifikaten Installation Zertifikaten Installation des Root Zertifikats Installation von Server Zertifikaten im Server Agent Installation von Benutzer Zertifikaten im Server Agent Installation von Benutzer Zertifikaten im Client Forcieren der Zertifikatsverwendung Dokumenten Management System Document Management System Anbindung Profile erstellen vi

7 Topal Help 2. Kreditoren Prozess Manuelles hinzufügen von Dokumenten im DMS Einlesen nicht prozessierter Rechnungen Einlesen bezahlter Rechnungen Rechnungstransaktionen erstellen Topal Archive Kendox DocuWare Light Einrichten der DocuWare Light Umgebung Docuware SharePoint DMS Migration Kontoplan Migration Kontoplan Migration Übersicht Kontoplan Migration Voraussetzungen Kontoplan Migration Assistent Erstellen einer Migrationsdatei Durchführen der Migration Kontoplan Migration Limitationen Mindestgliederung gemäss OR Artikel 959a/959b OR Art. 959a OR Art. 959b Topal Automation Topal Automation Reports Topal Automation Report Task einrichten Topal Automation Maintenance Topal Automation Maintenance einrichten Technische System Beschreibungen Topal Server- und Utility Dienst Problembehebung Topal Scan\E-Rechnung - Archivepfad ändern Regionen Einstellungen und Vererbung der Rechte Installation Exception Windows Server 2012 R A. Appendix Tastaturkürzel von Topal Glossary vii

8 List of Tables 3.1. Steuerschlüssel-Tabelle Transaktionsmethoden A.1. Tastaturbefehle viii

9 Willkommen im Hilfesystem von Topal Solutions In dieser Hilfe finden Sie alle Funktionen der Finanzbuchhaltung, der Debitoren- und der Kreditorenbuchhaltung von Topal Solutions detailliert erläutert. Die folgenden Kapitel erklären jeden Arbeitsbereich von Topal, jede Liste und jeden Dialog im Detail. Die einzelnen Softwaremodule sind jedoch so einfach strukturiert, dass Sie sich nach einer kurzen Testphase sicherlich schnell darin zurechtfinden werden. Die Arbeitsabläufe, die Sie bei den täglichen Buchungen, beim Erstellen von Auswertungen oder bei Mahn- und Zahlungsläufen benötigen, werden von Topal klar gegliedert und vorgegeben. Wünschen Sie beim Ausprobieren von Topal Solutions oder beim Einarbeiten in das Programm ein wenig mehr Unterstützung, laden wir Sie gerne ein, die Beispiele im Kapitel "Topal kennenlernen" durchzuarbeiten. Hier werden Sie mit den wichtigsten Arbeitsabläufen vertraut gemacht. Sollten danach noch immer Fragen offen sein, wenden Sie sich an einen unserer TopalVertriebspartner, der Ihnen gerne weiterhelfen wird. Ihr Topal-Team ix

10 Chapter 1. Erste Schritte mit Topal 1. Topal Finanzbuchhaltung Mit Topal Solutions haben Sie eine modular aufgebaute Software erworben, welche Sie individuell an Ihre Bedürfnisse anpassen können. Die Topal Finanzbuchhaltung besteht aus diversen Modulen. Deren Anzahl kann je nach Lizenzierung variieren. Topal erscheint im gewohnten Microsoft Outlook Stil, mit bekannten Eingabe- und Steuerelementen. Nachfolgend der Startbildschirm von Topal, mit einer kurzen Beschreibung der Hauptelemente. Der Startbildschirm wird einerseits Beim Öffnen von Topal angezeigt, anderseits kann er mit dem Befehl [F12] aufgerufen werden Menü Hauptmenü In der Menüleiste befinden sich die Menüs Datei, Extras, Tools und "?". Die darin enthalten Menüpunkte sind in den nachfolgenden Kapiteln beschrieben. Kopfleiste Die Kopfleiste enthält verschiedene Elemente, die unabhängig vom gewählten Modul immer gleich sind. Dies sind beispielsweise Grundeinstellungen wie Mandant/Geschäftsjahr und die aktuell gültigen MWST-Sätze. Die jeweiligen Themen enthalten wiederum ein Drop-Down Menü für den schnellen Zugriff auf die entsprechenden Einstellungen. Im rechten Bereich befinden sich die für das aktuell geöffnete Modul wichtigsten Befehle, wie beispielsweise Neue Buchung. Der untere Bereich der Kopfleiste ist kundenspezifisch anpassbar. Er bietet die Möglichkeit, häufig benötigte Menüs, Untermenüs und Befehle als Schnellzugriff zu definieren. Die Auswahl der gewünschten Schnellzugriffe erfolgt über die Topal Map. Die Anordnung der Elemente kann durch Drag & Drop beliebig verschoben werden. 1

11 Erste Schritte mit Topal Topal Map Diese Funktion wird über den Startbildschirm oder das Kontext Menü auf der Symbolleiste aufgerufen. Topal Map zeigt eine hierarchische Liste aller Module, Untermodule und deren Befehle. Diese können per Drag & Drop in die Kopfleiste gezogen werden und stehen dem Benutzer anschliessend Modul- und Mandanten-übergreifend zur Verfügung Modulnavigation Überblick aller Mandanten und Verwaltung von Geschäftsjahren und Buchungsperioden. Topal enthält als Vorlage den Standard KMU-Kontenplan, der auf einfache Weise individualisiert werden kann. Alle Basisdaten, die neben den Konten für das Erstellen von Buchungen notwendig sind, wie Währungen, Steuerschlüssel, Zahlungsbedingungen, Banken usw. werden im Bereich Stammdaten erfasst und verwaltet. Das Hauptbuch ist das Kernstück der Topal Finanzbuchhaltung. Einzel- Sammel- und Geldbuchungen werden hier erfasst und verwaltet. Ausserdem werden alle Buchungen der Debitoren- und Kreditorenbuchhaltung aufgelistet. 2

12 Erste Schritte mit Topal Verwaltung von Adressen und deren Definition als Debitor und/oder Kreditor. Hier werden Debitorenrechnungen erfasst, Zahlungen verwaltet, sowie Mahnläufe und Auswertungen erstellt. Hier werden Kreditorenrechnungen erfasst oder eingelesen, Zahlungsläufe erstellt und DTAresp. EZAG-Dateien generiert. Die Topal Konsolidierung ist ein Zusatzmodul zur Topal Finanzbuchhaltung und dient der buchhalterischen Zusammenführung mehrerer Mandanten, beispielsweise der Tochtergesellschaften eines Konzerns oder der einzelnen Unternehmen einer Holding. Topal bietet die Möglichkeit zum Erfassen von Monats- und Quartalsbudgets für Sets von Konten, die sich individuell zusammenstellen lassen. Es können beliebig viele Budgets erstellt und bis auf die Kostenstellen heruntergebrochen werden. Im Topal Reporting Systemwerden die Auswertungen sämtlicher Module aufgeführt. Ist das Topal Reporting System lizenziert, können hier bestehende Reports bearbeitet und neue erstellt werden. Die Modullizenz beinhaltet auch das Cockpit welches im Hauptbuch aufgerufen werden kann. Untermodule Jedes Topal Modul enthält mehrere Untermodule. Diese werden nach dem Öffnen eines Moduls im oberen Bereich der Modulnavigation dargestellt. Um direkt in ein bestimmtes Untermodul zu springen, steht das Kontext Menü zur Verfügung. Pro Untermodul stehen wiederum die Hauptbefehle als Kontext zur Verfügung. Dieses Kontext Menü mit Modul, Untermodul, Standardfilter und Befehlen entspricht der Auflistung in Topal Map Die Arbeitsbereiche Der Arbeitsbereich zeigt die Daten pro (Unter-)modul. Je nach gewähltem Filter werden nicht alle in der Datenbank vorhandenen Datensätze, sondern nur ein bestimmter Teilbereich angezeigt. 3

13 Erste Schritte mit Topal Filter und Sortierung Jedes Untermodul hat eigene, vordefinierte Filter. Diese lassen sich in der Modulnavigation oder über das Kontext Menü auf dem Modul auswählen. Über die Filterleiste des Arbeitsbereichs lassen sich weitere Filter definieren. Diese sind temporär, können jedoch als neuen Filter abgespeichert werden. Filterkriterien werden direkt im jeweiligen Feld erfasst. Alternativ kann die Filterdefinition aufgerufen werden. Darin stehen Joker zur Verfügung, welche datumsunabhängige Filter definieren lassen, wie z.b. Letzter Tag des Vormonats. Auf den Spaltentiteln sämtlicher Tabellendarstellungen, enthält das Kontext Menü die Befehle, um die Daten auf- oder absteigend zu sortieren und Spalten ein- oder auszublenden. Einfacher als über das Kontext Menü können Daten durch Klick auf den Spaltentitel sortiert werden. Der Pfeil am rechten Spaltenrand zeigt jeweils, ob die Spalte auf- oder absteigend sortiert ist. 4

14 Erste Schritte mit Topal Tabellendarstellung Im Arbeitsbereich werden Daten erfasst, bearbeitet und über die entsprechenden Reports ausgegeben. Jeder Arbeitsbereich hat wiederum ein eigenes Kontext Menü. Dieses enthält Befehle zum Erfassen, Bearbeiten und Löschen von Daten. Ausserdem bietet es die Möglichkeit die dargestellten Daten zu exportieren (Excel, CSV, xml). In den meisten Modulen werden Daten über ein eigenes Transaktionsfenster erfasst. Dieses öffnet sich über den entsprechenden Befehl im Kontext Menü oder den Button in der Kopfleiste. Die Stammdaten bilden hier eine Ausnahme, da sie über kein eigenes Transaktionsfenster verfügen. Daten werden direkt oberhalb der Spaltenüberschrift erfasst und durch bestätigen mit 2 x [Enter] in die Datenbank eingefügt Menu Datei Das Menü Datei enthält folgende Einträge: 5

15 Erste Schritte mit Topal Neu anmelden Wird benötigt um sich unter einem anderen Benutzer anzumelden. Schliesst Topal und öffnet das Login-Fenster. Als Benutzername wird der zuletzt angemeldete Benutzer vorgeschlagen. Das Fenster bleibt stehen, auch wenn beim Benutzer Auto Login hinterlegt ist. Weiterer Topal Client starten Startet Topal ein weiteres Mal. Bietet die Möglichkeit sich mit einem anderen Benutzer anzumelden um beispielsweise Benutzerrechte zu testen. Wird auch genutzt um verschiedene Mandanten nebeneinander zu öffnen und somit Daten effizient zu vergleichen. In Demo Modus wechseln Wechselt in den Demo Modus und ignoriert die Lizenzinformationen. Im Demo-Modus steht der komplette Funktionsumfang (sämtliche Module) von Topal zur Verfügung. Wird genutzt um beispielsweise nicht lizenzierte Module vor einem möglichen Kauf auszutesten. Import Der Menüpunkt Import beinhaltet zwei weitere Menüpunkte [Mandanten Import] und [Import Monitor]. Der [Mandanten Import] dient grundsätzlich dazu einmal Imports vorzunehmen. Dies kann ein Import eines ganzen Mandanten, eines Geschäftsjahres etc. sein. Der [Import Monitor] der über weitere Sub Menü's verfügt dient der automatischen Verarbeitung von zuvor erstellten Importvorlagen Eine detaillierte Beschreibung der Funktionen finden Sie im Kapitel Import/Export. Export Der Menüpunkt [Export] startet den Exportwizard. Im Exportwizard können die gewünschten Optionen für den Export gewählt werden. Weitere Informationen zu diesem Thema finden Sie im Kapitel Import/Export. Beenden Beendet die aktuelle Sitzung von Topal. Topal kann auch via Standard Windowsnavigation [X] geschlossen werden Menu Extras Das Menü Extras enthält folgende Einträge: Excel Online Tool Mit dem Excel Online Tool werden Daten von Topal in eine normale Excel Arbeitsmappe übergeben. Z.B. haben Sie die Möglichkeiten Auswertungen mit Graphiken oder Diagrammen mit den benötigten Daten aus der Datenbank von Topal zu erstellen. Diese Daten können zur Aktualisierung via Excel Online Tool immer wieder von Topal abgeholt werden. Benutzerprofil Der Menüpunkt Benutzerprofil dient dazu, den Standardbenutzer für Topal zu wählen respektive direkt Passwortänderungen für den entsprechenden Benutzer vorzunehmen. Autokorrekturen Dieser Punkt enthält verschiedene Sub Menüs für automatische Korrekturen. [Gelöschte Transaktionen physisch löschen], [Kontosaldi neu berechnen] und [Zuweisung der 6

16 Erste Schritte mit Topal Importvorlagen]. In Topal werden Transaktionen lediglich logisch gelöscht, entsprechend sind die gelöschten Transaktionen im System, obwohl diese gelöscht worden sind, weiterhin enthalten. Sollen diese definitiv aus Topal entfernt werden, kann dies via den Menüpunkt [Gelöschte Transaktionen physisch löschen] erfolgen. [Kontosaldi neu berechnen] berechnet die Saldi aller Konten und den korrespondierenden Buchungen neu. Weitere Informationen zu diesem Thema [Zuweisung der Importvorlagen] finden Sie in den Kapiteln Import/Export Menu Tools Das Menü Tools enthält folgende Einträge: Datenbank Utilities Datenbank Utilities beinhaltet zwei Sub Menü's, [Datenbank backup] und [Datenbank restore] Diese dienen dem Erstellen eines Datenbank Backup's, respektive zum "Wiederherstellen" (Restore) einer Datenbank. Weitere Informationen zu diesem Thema finden Sie im Kapitel Import/Export. XML Utilities XML Utilities beinhaltet zwei Sub Menü's, [XML backup] und [XML restore] Diese werden zum Sichern von mehreren Mandanten, respektive wieder herzustellen verwendet. Weitere Informationen zu diesem Thema finden Sie im Kapitel Import/Export. Lizenzierung Enthält folgende Untermenüs: Lizenz updaten - Aktivierung der Lizenz beim Kauf resp. Bezug der aktuellen Lizenzinformationen. Sollte vor einem Update durchgeführt werden um zu verhindern, dass Topal in den Demo Modus fällt. Notfallmodus - Der Notfallcode dient im Notfall dazu, die Installation für eine gewisse Zeit freizuschalten, weil z.b. die Lizenzaktivierung nicht funktioniert. Der Notfallcode benötigt kein Internet und wird auch nicht als Aktivierung betrachtet. Dieser Code wird von Topal Solutions AG für einen bestimmten Zeitraum zur Verfügung gestellt. 7

17 Erste Schritte mit Topal Mobile Benutzer - Bei den Usern wird der Computername und Installationscode angegeben. Damit wird bei der Anmeldung von Topal auf dem Server, die Lizenzdatei abgeholt. Diese Lizenzdatei ist für 3 Monate gültig. D.h. Sie können 3 Monate lokal mit Topal arbeiten ohne sich auf den Server zu verbinden. Lizenzinformation - Listet den Lizenzschlüssel sowie weitere Informationen zur aktuell registrierten Lizenz auf. Lizenzprobleme - Hier wird erklärt warum Topal im Demo-Modus ist. Sie haben entweder keine Lizenz oder eine Lizenz für eine frühere Version aktiviert. Bemerkung Die Tastaturbefehle (Short cuts) sind im Anhang dieses Dokuments zu finden. Suche nach Updates Beim anwählen des Menüpunkt's Suche nach Updates verbindet sich Topal mit dem Update Server und verifiziert, ob eine neue Topal Version zur Verfügung steht. Siehe auch Kapitel Update. Synchronisation Der Menüpunkt [Synchronisation] beinhaltet zwei Sub Menü's [Bankenstammsynchronisation] und [Wechselkurse synchronisieren]. Bankenstammsynchronisation, synchronisiert die Informationen des Bankenstamms im Modul Stammdaten. Die Daten können über eine Webseite oder vom Datenträger synchronisiert werden. Wechselkurse synchronisieren, synchronisiert die Wechselkurse im Modul Stammdaten. Es kann zwischen Tageskurs oder Monatsdurchschnittskurs gewählt werden. Einstellungen Enthält folgende Untermenüs: Benutzer und Gruppen Der Menüpunkt Benutzer und Gruppen dient als Eintrittspunkt zur Benutzerverwaltung. Die Benutzerverwaltung erlaubt Ihnen die Zugriffsrechte von Benutzern und Gruppen zu verwalten. Weitere Informationen zu diesem Thema finden Sie im Kapitel Benutzerverwaltung. Reports Der Menüpunkt Reports beinhaltet zwei Sub Menü Einträge Reportdesignersprache und Report Zoom. Der Menüpunkt Reportdesignersprache dient der Auswahl der Sprache, in welcher die Bearbeitungsmasken des Reportdesigners angezeigt werden sollen. Report Zoom definiert, in welcher die Bearbeitungsmasken des Reportdesigners angezeigt werden sollen. Favoritenliste anpassen Ruft über das Untermenu Topal Map auf, um benutzerspezifische Schnellzugriffe für die Kopfleiste zu definieren. Schema Definiert das Erscheinungsbild von Topal. Zurzeit kann zwischen Outlook 2003 und Silber gewählt werden. Proxy Einstellungen für Updates Einrichten eines Proxys für die Updates. Siehe auch Kapitel Update. Externe Programme 8

18 Erste Schritte mit Topal Hier können Sie ein externes Programm hinzufügen, welches dann über dieses Menü direkt aus Topal gestartet werden kann Menü? Das Menü? enthält folgende Einträge: Topal Hilfe Öffnet die Startseite der Topal Hilfe. Hinweis: Mit [F1] öffnet sich die Hilfe beim Thema, in welchem die Taste gedrückt wird (kontextsensitiv). Topal Online Öffnet die Webseite von Topal Solutions AG. Dort kann unter anderem das Topal Support Tool heruntergeladen werden. Ausserdem finden Sie weitere interessante Informationen und Unterlagen. Über Topal... Gibt Auskunft über den installierten Build und weitere Informationen zum Copyright. 2. Grundlagen Nachdem Sie Topal installiert haben, befindet sich in dem Programm neben den Vorlagemandanten, aus dem Sie einen neutralen Kontenplan kopieren können, der Beispielmandant Mon Bijou AG. Damit können Sie beim Kennenlernen des Programms mit ein paar Beispieldaten spielen, so dass sich die Funktionen von Topal schnell erschliessen. Die im Folgenden beschriebenen Schritte sollen Ihnen Anregungen geben, wie Sie bei Ihren ersten Expeditionen durch das Programm vorgehen können Buchungen erfassen In Topal gibt es ein multifunktionales Buchungsfenster. Sie erfassen dort die Fibu-Buchungen des Hauptbuchs ebenso wie die Kreditoren- und Debitorenrechnungen und -zahlungen. Wenden Sie sich zunächst einmal dem Hauptbuch zu, und legen Sie testweise ein paar einfache Buchungen an: 1. Klicken Sie auf die Schaltfläche Hauptbuch links in der Navigationsleiste. Sie sehen jetzt eine Liste der bereits im Beispielmandant erfassten Buchungen. 2. Wählen Sie aus dem Menü des Buttons Neue Buchung, der sich rechts oben in der Kopfleiste befindet, den Punkt Einfachbuchung. Damit öffnet sich das Fenster Transaktion bearbeiten, in dem alle Buchungsvorgänge in Topal erledigt werden. Das Listenfeld links oben im Fenster zeigt den Eingabemodus "Einfachbuchung". Wer lieber mit der Tastatur arbeitet, kann von jedem beliebigen Ort in Topal das Fenster Transaktion bearbeiten mit dem Kürzel CTRL+B öffnen. Die Kombination CTRL +SHIFT+B bringt Sie auch gleich in die Buchungsumgebung im Bereich des Hauptbuchs oder in die Debitoren- und Kreditorenbuchhaltung, falls Sie dort zuletzt gearbeitet haben. Auch die Eingabemodi des Buchungsfensters lassen sich mit der Tastatur umschalten: CTRL+1 aktiviert die Einfachbuchung, CTRL+2 die Sammelbuchung usw. 9

19 Erste Schritte mit Topal 3. Als einfaches Beispiel für eine Testbuchung eignet sich eine Bareinnahme der Mon Bijou AG: Kasse (1000) an "Verkauf Edelsteine" (3200), 1'080 Franken. Wenn Sie davon ausgehen, dass Belegnummer und Datum bereits richtig eingestellt sind, brauchen Sie nur das Soll- und Habenkonto, den Betrag und einen Text zu erfassen. Verwenden Sie die Tabulator-Taste, um sich von Feld zu Feld zu bewegen. Das Konto 3200 bringt einen Steuerschlüssel zur automatischen Verbuchung der Umsatzsteuer in die Buchung mit. Der im Buchungsbetrag enthaltene Steuerbetrag von 80 Franken wird automatisch auf das dem Steuerschlüssel zugeordnete Umsatzsteuerkonto gebucht. 4. Speichern Sie die Buchung, indem Sie ENTER tippen oder den Button Speichern mit einem Mausklick auslösen. Buchungen, die nur ein Soll- und ein Habenkonto benötigen, lassen sich auf diese Weise zügig erfassen. Die gespeicherte Buchung wurde in die im Hintergrund liegende Liste aufgenommen. Falls Sie nachträglich etwas daran ändern möchten, lässt sie sich mit einem Doppelklick wieder in das Buchungsfenster laden. Testen Sie als nächstes auch die Eingabe von Sammelbuchungen an einem einfachen Beispiel, dem Barverkauf einer Uhr für 750 Franken und eines Colliers für 245 Franken. Der Verkauf der Uhr soll auf dem Ertragskonto 3300 und der des Colliers auf dem Konto 3205 verbucht werden. 1. Wählen Sie aus dem Listenfeld für den Eingabemodus links oben im Fenster Transaktion bearbeiten die Einstellung "Sammelbuchung". 2. Verbuchen Sie zunächst den Gesamtbetrag der Bareinnahme von 995 Franken: Erfassen Sie einen Beispielsbuchungstext und geben Sie dann im Feld Konto die Kontonummer 1000 für die Kasse ein. Vergewissern Sie sich, dass der Radio-Button Soll/Haben auf "Soll" gestellt ist, und tragen Sie im Feld Betrag die 995 Franken ein. 3. Lösen Sie mit ENTER den Befehl Hinzufügen aus. Damit wird die Buchung in die Liste im oberen Bereich des Fensters aufgenommen. Der verbuchte Betrag wird nun im Feld Differenz angezeigt und als neuer Buchungsbetrag vorgeschlagen. Im Folgenden verteilen Sie diese Differenz auf zwei Haben-Buchungen. 4. Geben Sie das Konto 3300, den Betrag von 750 Franken und einen Text ein. Die Einstellung "Haben" ist bereits richtig vorgegeben. 5. Tippen Sie erneut ENTER, um den Befehl Hinzufügen zu geben. Jetzt erscheint auch die zweite Buchung in der Liste, und der Differenzbetrag hat sich um den gebuchten Haben-Betrag reduziert. Im Betragsfeld wird bereits der richtige Buchungsbetrag für die Verbuchung des Colliers vorgeschlagen. 6. Geben Sie das Konto 3205 ein, ergänzen oder ändern Sie den Text, und bestätigen Sie die Teilbuchung erneut mit dem Befehl Hinzufügen. 10

20 Erste Schritte mit Topal Jetzt ist die Sammelbuchung ausgeglichen, und damit wird der Button Speichern aktiv. 7. Tippen Sie ENTER, oder klicken Sie auf den Button Speichern. Die Buchung wird jetzt in die im Hintergrund liegende Liste der Hauptbuchungen aufgenommen, und das Buchungsfenster ist zur Aufnahme der nächsten Sammelbuchung bereit. Sammelbuchungen können sich aus beliebig vielen Soll- und Haben-Teilbuchungen zusammensetzen Rechnungen einbuchen In vielen Fällen wird Topal im Zusammenhang mit einem Warenwirtschaftssystem eingesetzt, so dass die Buchungen für die Debitorenrechnungen bereits beim Fakturieren automatisch erstellt und in Topal importiert werden. Deshalb wählen wir als Beispiel für das Einbuchen einer Rechnung in den Nebenbüchern eine Lieferantenrechnung. Das manuelle Verbuchen von Debitorenrechnungen funktioniert analog. Nehmen wir an, die Mon Bijou AG habe einen Wareneinkauf getätigt und von der Firma Edelsteine AG eine Charge gemischter Schmucksteine im Wert von insgesamt 800 Franken erworben. Ein Kreditoren-Personenkonto für die Edelsteine AG ist im Beispielmandanten bereits vorhanden. 1. Wenn Sie das Fenster Transaktion bearbeiten immer noch geöffnet haben, brauchen Sie nur den Eingabemodus mit dem Listenfeld in der linken oberen Ecke des Fensters auf "Kreditorenrechnung" umzuschalten. Ansonsten wechseln Sie mit der Navigation in den Bereich Kreditoren und wählen dort den Befehl Neue Rechnung aus der Kopfleiste oder dem Menü der rechten Maustaste. Im ersten Schritt buchen Sie den Gesamtbetrag der Rechnung auf das Personenkonto des Kreditors. In diesem Beispiel wissen Sie zwar, dass ein Kreditorenkonto für die Edelsteine AG vorhanden ist, aber Sie kennen dessen Nummer nicht. 2. Klicken Sie auf den Button der Feldbezeichnung Kreditor, oder setzen Sie den Cursor in dieses Feld, und tippen Sie die F5-Taste. Eine Liste der Kreditorenkonten öffnet sich, aus der Sie die Edelsteine AG mit einem Doppelklick übernehmen. Auch die mit dem Personenkonto verknüpfte Zahlungsbedingung wird in die Buchung übertragen. (Wenn Ihnen nicht die Kontonummer, aber der Kurzname des Personenkontos bekannt ist, können Sie auch diesen in das Kontenfeld eingeben, Topal setzt dann automatisch die zugehörige Kontonummer ein.) 3. Erfassen Sie den Rechnungsbetrag von 800 Franken sowie einen Beispieltext. 4. Lösen Sie mit ENTER den Befehl Erste Buchung aus. Damit wurde die erste Buchung an das Personenkonto erstellt. Der Cursor befindet sich nun im unteren Bereich des Fensters, wo Sie die Rechnungspositionen verbuchen. In 11

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