POWERPOINT. Microsoft PowerPoint 2000 für Windows. Grundlagen Präsentationen und Grafiken POW

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1 Microsoft PowerPoint 2000 für Windows Grundlagen Präsentationen und Grafiken POW Autorinnen: Ch. v. Braunschweig, P. Fochler, O. Grill Inhaltliches Lektorat: S. Kleinschmidt, G. Weiherer 2. Auflage: November 1999 (261000) by HERDT-Verlag, Nackenheim, Germany Internet: Alle Rechte vorbehalten. Kein Teil des Werkes darf in irgendeiner Form (Druck, Fotokopie, Microfilm oder einem anderen Verfahren) ohne schriftliche Genehmigung des Herausgebers reproduziert oder unter Verwendung elektronischer Systeme verarbeitet, vervielfältigt oder verbreitet werden. Diese Unterlage wurde mit großer Sorgfalt erstellt und geprüft. Trotzdem können Fehler nicht vollkommen ausgeschlossen werden. Verlag, Herausgeber und Autoren können für fehlerhafte Angaben und deren Folgen weder eine juristische Verantwortung noch irgendeine Haftung übernehmen. POWERPOINT

2 I NHALTSVERZEICHNIS PowerPoint Grundlagen Präsentationen, Grafiken Erste Schritte mit PowerPoint 1 Was ist PowerPoint? Was Sie wissen sollten Präsentationen mit PowerPoint Die Arbeitsoberfläche Mitder Maus arbeiten PowerPoint starten und beenden Das PowerPoint-Anwendungsfenster Die PowerPoint-Elemente des Anwendungsfensters Menübedienung Mit Symbolleisten arbeiten Arbeiten mit Fenstern Dialogfenster Grundlegende Programmeinstellungen Schnellübersicht Der AutoInhalt-Assistent Schnelles Erstellen einer Präsentation mit dem Assistenten Die Schritte des AutoInhalt-Assistenten Automatisch erstellte Präsentationen Vorhandene Präsentationstexte bearbeiten Schnellübersicht Übung Präsentationen manuell erstellen Eine Präsentation erzeugen Folien erzeugen Die Folienarten im Überblick Die Normalansicht Textplatzhalter füllen Texte inplatzhaltern markieren Mit Platzhaltern arbeiten Löschen, Überschreiben, Rückgängigmachen Besonderheiten bei der Texteingabe Präsentationen drucken Präsentationen speichern und schließen Präsentationen öffnen Zwischen geöffneten Präsentationen wechseln Schnellübersicht Übung Grundlegende Arbeitstechniken Kopieren und Verschieben Die Office-Zwischenablage nutzen Die Rechtschreibprüfung Schnellübersicht Übung Die Hilfefunktion von PowerPoint Hilfe über den Office-Assistenten erhalten Mit dem Hilfefenster arbeiten Weitere Hilfefunktionen Schnellübersicht Übung...53 Mit Präsentationen arbeiten 7 Weitere Ansichten inpowerpoint Die Ansichten im Vergleich Die Folienansicht Die Foliensortierungsansicht Die Gliederungsansicht Gliederungen bearbeiten Schnellübersicht Übung Mit verschiedenen Folienarten arbeiten Diagramme erstellen und bearbeiten Organigramme erstellen und bearbeiten Mit ClipArts arbeiten Tabelle erstellen Folienelemente markieren und bearbeiten Das Folienlayout ändern Die Entwurfsvorlage ändern Schnellübersicht Übung Bildschirmpräsentationen Die erste Bildschirmpräsentation Bildschirmpräsentationen mit Effekten Effekte für einzelne Folienelemente Automatische Präsentationen Probelauf für Einblendzeiten Schnellübersicht Übung Grundlegende Textgestaltung Freien Text erzeugen Einfache Zeichenformatierung Besondere Zeichenformatierung Absatzformatierung Aufzählungen und Nummerierungen Schnellübersicht Übung Entwurfsvorlagen Grundlagen Entwurfsvorlagen Entwurfsvorlagen erzeugen Gestalten von Entwurfsvorlagen Den Folienmaster gestalten Kopf- und Fußzeilen einrichten Den Titelmaster einblenden Die Farbe des Folienhintergrundes ändern Farbverläufe erzeugen Arbeiten mit Farbskalen Folienmaster-Einstellungen umgehen Schnellübersicht Übung Präsentationen drucken Die Druckwarteschlange Besondere Druckeinstellungen Schnellübersicht Übung...109

3 Inhaltsverzeichnis I 13 Präsentationen verwalten Grundlagen der Präsentationsverwaltung In der Ordnerhierarchie bewegen Eigene Dateien organisieren Schneller Zugriff mit den Favoriten Speicheroptionen festlegen Dateieigenschaften Präsentationen suchen lassen Präsentationen imordner V ERLAUF suchen PowerPoint-Präsentationen im Intranet Schnellübersicht Übung Diagramme und Organigramme 14 Diagramme erstellen Diagramme einfügen Diagrammtyp ändern Daten im Datenblatt einfügen Datenblatt bearbeiten Excel-Daten importieren bzw. einfügen Schnellübersicht Übung Diagramme gestalten Diagrammelemente Diagrammelemente beschriften Achsen bearbeiten Legende, Gitternetzlinien, Zeichenobjekte Individuelle Diagrammtypen Schnellübersicht Übung Organigramme erstellenund bearbeiten Organigramme erzeugen Organigrammstruktur bearbeiten Organigrammelemente markieren Organigrammelemente bearbeiten Schnellübersicht Übung Zeichen- und Grafikobjekte 17 Zeichenobjekte erzeugenund gestalten Grundlagen des Erstellens von Zeichenobjekten Die Werkzeuge zum Zeichnen Grundlegende Objektbearbeitung Objektgröße und -form verändern Objektfüllung, Schatten und 3D-Effekte Linien bearbeiten und Pfeile erzeugen Mit Verbindungen arbeiten Objekte drehen und kippen Objekte mittext versehen WordArt-Objekte erzeugen Eigenschaften übertragen bzw. als Standard definieren Schnellübersicht Übung Objekte platzieren und ausrichten Objekte exakt positionieren Mit Führungslinien arbeiten Objektreihenfolge bestimmen Objekte ausrichten Schnellübersicht Übung PowerPoint effektiv nutzen 19 Die optimale Bildschirmpräsentation Folien inder Show ausblenden Verzweigungen in der Show erzeugen Multimedia-Effekte einsetzen Unabhängige Bildschirmpräsentationen Besondere Präsentationsmöglichkeiten Schnellübersicht Übung Weitere Textgestaltung Einzüge erzeugen Mit Tabstopps arbeiten Textfelder bearbeiten und Formatierung übertragen Schnellübersicht Übung Mit OLE- und Grafikobjekten arbeiten OLE-Objekte erzeugen Vorhandene Objekte einfügen Grafikobjekte einfügen und bearbeiten Die Clip Gallery bearbeiten Schnellübersicht Übung Text korrigieren, suchen und ersetzen Die AutoKorrektur-Funktion Arbeiten mit der Rechtschreibprüfung Textelementesuchen und ersetzen Schnellübersicht Übung Nützliche Tipps für Präsentationen Vorüberlegungen für Präsentationen Folien aus anderen Präsentationen einfügen Begleitmaterial für die Zuhörer erstellen Notizen für den Vortrag erfassen und drucken Schnellübersicht Übung Individuelle Konfiguration Symbolleisten bearbeiten und anpassen Menüs anpassen Schnellübersicht Übung Stichwortverzeichnis

4 9 PowerPoint Grundlagen Präsentationen, Grafiken 9 Bildschirmpräsentationen In diesem Kapitel erfahren Sie wie Sie eine manuelle bzw. eine automatische Bildschirmpräsentation erzeugen wie Sie die Bildschirmpräsentation und einzelne Folienelemente mit Effekten versehen auf welche Weise Sie individuelle Folieneinblendzeiten festlegen Voraussetzungen Präsentationen manuell erstellen 9.1 Die erste Bildschirmpräsentation Bildschirmpräsentation von der aktuellen Folie aus starten Sie können Ihre Präsentation während der Erstellung oder nach Fertigstellung jederzeit aus allen Ansichten heraus als Bildschirmpräsentation ablaufen lassen: Klicken Sie auf das Symbol in der Ansichtssteuerung. Haben Sie Ihre Präsentation z.b. mit Hilfe einer Entwurfsvorlage mit vorgefertigtem Design oder einer Beispielpräsentation von PowerPoint erstellt, können für den Folienübergang bereits Effekte voreingestellt sein. Der hier beschriebene Ablauf der Bildschirmpräsentation bezieht sich auf eine Präsentation, die auf Basis der Vorlage LEERE PRÄSENTATION erstellt wurde. Ablauf der Bildschirmpräsentation steuern Gewünschte Aktion Vorgehensweise Nächste Folie einblenden RETURN oder BILD oder N Alternative: Mit der linken Maustaste auf die aktuelle Folie klicken Vorherige Folie einblenden BILD oder P Bestimmte Folie einblenden Nummer der gewünschten Folie eingeben, mit RETURN bestätigen Beenden der Bildschirmpräsentation ESC oder - (Minus) Steuerungsmenü der Bildschirmpräsentation Wenn Sie bei der Bildschirmpräsentation den Mauszeiger auf der Folie bewegen, erscheint in der linken unteren Ecke das Symbol. Durch Anklicken des Symbols wird ein Menü geöffnet, in dem Sie durch Auswählen der entsprechenden Option ebenfalls die Bildschirmpräsentation steuern können. 78

5 Bildschirmpräsentationen 9 Komplette Bildschirmpräsentation ablaufen lassen oder Betätigen Sie in der Folienansicht die Taste POS1, um zu der ersten Folie Ihrer Präsentation zu wechseln, und klicken Sie auf das Symbol. Rufen Sie von einer beliebigen Folie Ihrer Präsentation den Menüpunkt ANSICHT - BILD- SCHIRMPRÄSENTATION auf. Alternativen: BILDSCHIRMPRÄSENTATION - BILDSCHIRMPRÄSENTATION VORFÜHREN oder F5 Am Ende einer jeden Bildschirmpräsentation blendet PowerPoint automatisch eine schwarze Schlussfolie ein. Bildschirmpräsentation für bestimmte Folien festlegen Rufen Sie den Menüpunkt BILD- SCHIRMPRÄSENTATION - BILD- SCHIRMPRÄSENTATION EIN- RICHTEN auf. Geben Sie im geöffneten Dialogfenster in das Eingabefeld V ON die Nummer der Folie ein, mit der die Show beginnen soll, und in das Feld B IS die Nummer der Folie, bis zu der die Show laufen soll. Wählen Sie die Option M ANUELL, und bestätigen Sie mit O K. Starten Sie die Bildschirmpräsentation über das Symbol bzw. durch Aufrufen des entsprechenden Menüpunkts. Bildschirmpräsentation einrichten 9.2 Bildschirmpräsentationen mit Effekten Übergangseffekte festlegen Für den Wechsel von einer Folie zur nächsten können Sie in PowerPoint Übergangseffekte festlegen. Wechseln Sie dazu z.b. über das Symbol in die Foliensortierungsansicht. Sehr schnell können Sie Übergangseffekte mit Hilfe des Listenfelds F OLIENÜBERGANGSEFFEKTE (Symbolleiste F OLIENSORTIERUNG ) auswählen. Notizen 79

6 9 PowerPoint Grundlagen Präsentationen, Grafiken oder Markieren Sie die Folie, für die Sie einen Übergangseffekt erzeugen möchten. Mehrere Folien, für die der gleiche Übergangseffekt festgelegt werden soll, markieren Sie durch Anklicken bei gleichzeitiger Betätigung der UMSCHALTEN -Taste. Rufen Sie den Menüpunkt BILDSCHIRMPRÄSENTA- TION - FOLIENÜBERGANG auf. oder Klicken Sie mit der rechten Maustaste auf die Folie, und rufen Sie den Kontextmenüpunkt FOLIENÜBER- GANG auf. Alternative: (Symbolleiste F OLIENSORTIERUNG ) Wählen Sie im Dialogfenster F OLIENÜBERGANG den gewünschten Übergangseffekte wählen Effekt aus =. Tipp: Wenn Sie im geöffneten Listenfeld = mit den Tasten bzw. blättern, können Sie sich der Reihe nach sämtliche Effekte anhand des Kontrollbilds vorführen lassen. Bestimmen Sie, mit welcher Geschwindigkeitsstufe dieser Effekt ablaufen soll >. Solange das Dialogfenster geöffnet ist, können Sie nach Belieben die verschiedenen Effekte und Geschwindigkeitsstufen testen. Im Bereich N ÄCHSTE F OLIE können Sie festlegen, ob der Wechsel zur nächsten Folie manuell (mit Mausklick oder Steuerungstasten) oder automatisch erfolgen soll. Wählen Sie hier die Einstellung B EI MAUSKLICK für eine manuelle Vorführung der Bildschirmpräsentation?. Bestätigen Sie Ihre Einstellungen mit Ü BERNEHMEN Den gleichen Übergangseffekt für alle Folien festlegen Markieren Sie eine beliebige Folie, und öffnen Sie das Dialogfenster F OLIENÜBERGANG. Wählen Sie den gewünschten Übergangseffekt, und betätigen Sie die Schaltfläche F ÜR ALLE ÜBERNEHMEN. Der Übergangseffekt wird allen Folien der Präsentation zugewiesen, auch solchen, für die bereits ein anderer Effekt eingestellt war. Möchten Sie die vorherigen Einstellungen für die Effekte wiederherstellen, klicken Sie auf das Symbol. Übergangseffekt ausschalten Markieren Sie die Folie, für die Sie den Übergangseffekt ausschalten möchten, und wählen Sie im Listenfeld FOLIENÜBERGANGSEFFEKTE die Effekteinstellung O HNE Ü BERGANG. Besondere Hinweise Wenn Sie bei den Effekten die Option A UTOMA - TISCH (ZUFALL) wählen, werden automatisch nach dem Zufallsprinzip beim Folienwechsel immer wieder andere Übergangseffekte eingeschaltet. In der Foliensortierungsansicht werden die Folien, bei denen Sie einen Übergangseffekt festgelegt haben, mit einem entsprechenden Symbol gekennzeichnet. Durch Klicken auf das Symbol für den Übergangseffekt oder das Symbol (Symbolleiste F OLIENSORTIERUNG ) können Sie sich den eingestellten Übergangseffekt vorführen lassen. Den Folienwechsel können Sie auch mit einem Klangeffekt verbinden. Listenfeld F OLIENÜBERGANGSEFFEKTE Folien mit und ohne Übergangseffekt Symbolleiste F OLIENSORTIERUNG Symbol für Übergangseffekt 80

7 Bildschirmpräsentationen 9 Folien mit schrittweisem Textaufbau (Textanimation) Sie haben bei Folien mit einem Aufzählungstextfeld die Möglichkeit, die A ufzählungspunkte nacheinander (d.h. schrittweise) während der Bildschirmpräsentation einblenden zu lassen. Wechseln Sie in die Foliensortierungsansicht, und markieren Sie die Folie, deren Aufzählungspunkte schrittweise eingeblendet werden sollen. Öffnen Sie das Listenfeld V OREINGESTELLTE A NIMATION in der Symbolleiste F OLIENSORTIERUNG, und wählen Sie den gewünschten Effekt aus. Die Folie wird mit einem entsprechenden Symbol gekennzeichnet. Durch Anklicken des Symbols können Sie die Textanimation in einer Vorschau anzeigen lassen. Alternative: Bildschirmpräsentation mit Textanimation starten Wechseln Sie zur gewünschten Folie, und starten Sie die Bildschirmpräsentation, beispielsweise durch Anklicken des Symbols. Betätigen Sie die RETURN -Taste, um die Aufzählungspunkte einblenden zu lassen. Alternativen: BILD oder N oder Mausklick mit der linken Taste auf die aktuelle Folie Sehr schnell können Sie auch besondere Texteffekte über die Symbolleiste A NIMATIONSEFFEK- TE auswählen. Diese Symbolleiste können Sie über den Menüpunkt ANSICHT - SYMBOLLEIS- TEN oder über das Symbol in der Symbolleiste F ORMAT (außer in der Foliensortierungsansicht) einblenden. Einige dieser Effekte sind sowohl für Texte als auch für andere Objekte einsetzbar. 9.3 Effekte für einzelne Folienelemente Folienelemente (Objekte) nacheinander aufbauen/mit Effekten versehen In PowerPoint haben Sie die Möglichkeit, die verschiedenen Elemente einer Folie nacheinander aufbauen zu lassen. Beispiel: Ihre Folie enthält einen Folientitel, ein Aufzählungstextfeld und ein Diagramm. Sie möchten nun festlegen, dass die Objekte in dieser Reihenfolge nacheinander auf dem Bildschirm erscheinen. Notizen 81

8 9 PowerPoint Grundlagen Präsentationen, Grafiken Wechseln Sie z.b. in der Normalansicht zur gewünschten Folie. Rufen Sie den Menüpunkt BILD- SCHIRMPRÄSENTATION - BENUT- ZERDEFINIERTE ANIMATION auf. Aktivieren Sie im eingeblendeten Dialogfenster im Bereich = die Kontrollfelder für die Objekte, für die Sie Effekte festlegen möchten. Wechseln Sie dann in das Register REIHENFOLGE & ZEITLICHER A BLAUF. Bestimmen Sie im Listenfeld A NIMA - TIONSREIHENFOLGE > mit den Pfeiltasten, an welcher Stelle in der Reihenfolge die Objekte eingeblendet werden sollen. Betätigen Sie die Schaltfläche V OR- SCHAU, um einen Eindruck von den gewählten Einstellungen zu erhalten. Bestätigen Sie abschließend Ihre Einstellungen mit O K. = > Einstellungen für den Objektaufbau Weitere Effekteinstellungen können Sie über die Register E FFEKTE (Texteffekte) und D IAGRAMMEFFEKTE vornehmen. Je nachdem, welches Objekt Sie im Dialogfenster BENUTZERDEFINIERTE ANIMATION im Bereich = angeklickt haben, sind in den Registern unterschiedliche Auswahlmöglichkeiten aktiviert. Weitere Möglichkeiten beim Textaufbau Zur Animation von Aufzählungstextfeldern stehen Ihnen weitere Funktionen zur Verfügung. Beispielsweise können Sie festlegen, welche Absatzebene aufgebaut werden soll oder ob der Aufbau absatz-, wort- oder zeilenweise erfolgt. Wechseln Sie zur gewünschten Folie, und öffnen Sie das Dialogfenster B E - NUTZERDEFINIERTE ANIMATION. = Absatz-, wortoder zeilenweise aufbauen? Klicken Sie im Bereich = das gewünschte Textfeld an, und wechseln Sie in das Register E FFEKTE. Nehmen Sie Ihre Einstellungen vor, und bestätigen Sie mit O K. Abgearbeiteten Punkt ausblenden? In welcher Reihenfolge aufbauen? Welche Absatzebene aufbauen? 9.4 Automatische Präsentationen Einblendzeiten festlegen Voraussetzung für eine automatisch ablaufende Bildschirmpräsentation ist das Definieren von Einblendzeiten (= die Zeitdauer, in der eine Folie zu sehen sein soll). 82

9 Bildschirmpräsentationen 9 Öffnen Sie die Präsentation, die Sie automatisch ablaufen lassen möchten, und schalten Sie in die Foliensortierungsansicht. Markieren Sie die Folien, für die Sie die gleiche Einblendzeit festlegen möchten. Öffnen Sie das Dialogfenster F OLIENÜBERGANG, beispielsweise durch Anklicken des Symbols. Aktivieren Sie im Bereich N ÄCHSTE F OLIE = das Kontrollfeld A UTOMATISCH NACH, und geben Sie den gewünschten Zeitwert ein. Nach dem Bestätigen mit Ü BERNEHMEN bzw. F ÜR ALLE ÜBERNEHMEN, wenn alle Folien die gleiche Einblendzeit erhalten sollen, werden die Zeiten in der Foliensortierungsansicht unter den jeweiligen Folien angezeigt. = Einblendzeiten festlegen Haben Sie im Bereich N ÄCHSTE F OLIE das Kontrollfeld B EI M AUSKLICK und das Kontrollfeld A UTOMATISCH NACH aktiviert, wird die nächste Folie bei der als Erstes eintretenden Aktion (Mausklick wird ausgeführt bzw. Zeit ist abgelaufen) eingeblendet. Steuerung der automatischen Bildschirmpräsentation Sie möchten... Taste Wirkung den automatischen Ablauf anhalten A oder + Der automatische Ablauf stoppt, bis Sie die Taste A bzw. + erneut betätigen. einen leeren (schwarzen oder weißen) Bildschirm erzeugen (= für Pausen während der Bildschirmpräsentation) die Anfangsfolie einblenden S (schwarz) oder. (Punkt) W (weiß) oder, (Komma) Beide Maustasten 2 Sekunden lang gedrückt halten Der leere Bildschirm bleibt erhalten, bis Sie eine der Tasten erneut betätigen. Die Anfangsfolie wird wieder eingeblendet. die Bildschirmpräsentation beenden ESC Die Bildschirmpräsentation wird beendet. Je nach Version von PowerPoint 2000 ist es möglich, dass die Taste A für den automatischen Ablauf und die Taste S für einen schwarzen Bildschirm bei der automatischen Bildschirmpräsentation nicht ansprechen. Automatischen und manuellen Ablauf kombinieren Nach Einstellen der Option A NZEIGEDAUER VERWENDEN, WENN VORHANDEN (Dialogfenster B ILDSCHIRMPRÄSENTATION EINRICHTEN ) werden bei Folien mit Einblendzeiten diese verwendet. Folien ohne definierte Einblendzeit können Sie wie gewohnt mit einem Mausklick oder mit RETURN anzeigen. Notizen 83

10 9 PowerPoint Grundlagen Präsentationen, Grafiken 9.5 Probelauf für Einblendzeiten Einblendzeiten ineinem Probelauf testen Wenn Sie die von Ihnen definierten Einblendzeiten auf die Zeitdauer abstimmen möchten, die Ihre Kommentare zu den einzelnen Folien beanspruchen, können Sie einen Probelauf durchführen und dabei, falls notwendig, die ursprünglichen Einblendzeiten ändern. Wenn Sie alle Folien Ihrer Präsentation testen möchten, klicken Sie in der Foliensortierungsansicht auf das Symbol. oder Wählen Sie im Dialogfenster B ILDSCHIRMPRÄSENTA- TION EINRICHTEN (BILDSCHIRMPRÄSENTATION - BILDSCHIRMPRÄSENTATION EINRICHTEN) die Folien aus, die im Probelauf getestet werden sollen, und starten Sie die Bildschirmpräsentation mit BILDSCHIRMPRÄSENTATION - NEUE EIN- BLENDZEITEN TESTEN. Es erscheint das Fenster P ROBELAUF, in dem die aktuell benötigte Einblendzeit für jede Folie gemessen wird. = Gesamtdauer der Präsentation > Einblenddauer der aktuellen Folie? Zeitmessung der aktuellen Folie auf Null setzen und erneut testen Klicken Sie auf die die angezeigte Zeit als neue Einblendzeit übernommen werden soll. Die nächste Folie wird automatisch eingeblendet, und der Zähler ist für die neue Folie wieder auf Null zurückgesetzt. Legen Sie nun auf diese Weise auch für die anderen Folien die benötigten Einblendzeiten fest, und beenden Sie den Probelauf durch Klicken auf das Schließfeld. Beantworten Sie am Ende des Probelaufs die Speicherrückfrage mit J A, wenn Sie die alten Einblendzeiten durch die neuen Werte ersetzen A Zeit der aktuellen Folie bestätigen und die nächste Folie anzeigen Ablauf anhalten; erneutes Anklicken setzt den Testlauf fort. 9.6 Schnellübersicht Sie möchten... Lösung die Bildschirmpräsentation von der aktuellen Folie aus starten die komplette Bildschirmpräsentation ablaufen lassen ANSICHT - BILDSCHIRMPRÄSENTATION bzw. F5 das Steuerungsmenü aufrufen die nächste bzw. die vorherige Folie einblenden RETURN oder BILD bzw. BILD die Präsentation auf bestimmte Folien beschränken BILDSCHIRMPRÄSENTATION - BILDSCHIRMPRÄSENTA- TION EINRICHTEN Übergangseffekte für die Folien festlegen Listenfeld F OLIENÜBERGANGSEFFEKTE oder einen Text mit Effekten versehen mehrere Folienelemente nacheinander auf der Folie einblenden lassen die Einblendzeiten festlegen Listenfeld VOREINGESTELLTE ANIMATION BILDSCHIRMPRÄSENTATION - BENUTZERDEFINIERTE ANIMATION BILDSCHIRMPRÄSENTATION - FOLIENÜBERGANG, Bereich NÄCHSTE FOLIE 84