2. Daten welche für die Abrechnung mit dem HEER verwendet werden

Transkript

1 Spesenabrechnung für Präsidenten und Mitglieder der kantonalen Schiesskommissionen mit dem ausser Dienst SaD des HEERES (Gültig ab ) 1. Vereins- und Verbandsadministration VVA-SSV 1.1 Generelles Ab dem Jahr 2012 müssen die Spesen von ESO den Präsidenten und Mitglieder der kantonalen Schiesskommissionen in der VVA erfasst und abgerechnet werden. Im Jahr 2011 müssen der ESO und die SK-Präsidenten und Mitglieder der Eidg. Schiesskreis 12 (Kanton Luzern) von Oberst Peter Glur ihre Spesen bereits über die VVA abrechnen. Ab 2012 müssen alle ESK ihre Spesen elektronisch abrechnen. 2. Daten welche für die Abrechnung mit dem HEER verwendet werden 2.1 Generelles zur Datenqualität Jeder ESO, jeder Präsident und jedes Mitglied der kantonalen Schiesskommissionen sind für die Aktualität ihrer Adressdaten, Kommunikationsdaten, sowie Bank- oder Postkonten selber verantwortlich, sie können diese auch selber mutieren Adressdaten Nebst den korrekten Adressdaten ist zwingend die neue Versichertennummer (AHV-Nummer) zu erfassen. Sie können die Daten einfach überschreiben und zum Speichern auf den Update-Knopf Klicken Kommunikationsdaten Die Kommunikationsdaten sind zwingend zu erfassen, sowohl privat wie Geschäft. Das heisst mindestens eine Telefonnummer und das über welches Sie erreicht werden können. Hinweis: Diese werden in der Adressabfrage der kantonalen Schiesskommissionen publiziert. Siehe unter:

2 2.1.3 Bank- oder Postkonten Die Spesen der SAT werden auf das eingetragenen Post oder Bankkonto vergütet. Postcheckkonto: Wenn Sie möchten dass die Auszahlung auf ihr Postcheckkonto überwiesen wird, so tragen Sie das Postkonto und die IBAN-Nummer ein. Zum Speichern auf den Update-Knopf Klicken. Möchten Sie dass die Auszahlung auf ihr Bankonto überwiesen wird, so tragen Sie alle Bankdaten, sowie die IBAN- Nummer ein. Zum Speichern auf den Update-Knopf Klicken. Hinweis: Ist ein Post und Bankkonto eingetragen, so verwendet das VBS das Postcheckkonto für die Auszahlung. 3. Spesenerfassung 3.1 Generelles zur Spesenerfassung Im Jahr 2011 werden die Spesenabrechnungen aus der VVA ausgedruckt und beim VBS noch auf den Papierweg verarbeitet. Ab 2012 wird nur noch die elektronische Abrechnung möglich sein. 3.2 Generelles zur Mehrauslagen für Verpflegung Die Entschädigung von Mehrauslagen für Mahlzeiten, die ausserhalb des Arbeits- oder Wohnorts eingenommen werden müssen, werden in Form einer Pauschalentschädigung ausgerichtet und betragen: a. für das Frühstück: Franken bei Abreise vor 06.30; b. für das Mittagessen: Franken bei Abreise vor Uhr und Rückkehr nach Uhr*; c. für das Nachtessen: Franken bei Abreise vor 19:00 Uhr und Rückkehr nach Uhr*; d. für das Nachtessen: Franken bei auswärtiger Übernachtung *Beschränkt sich die dienstliche Beanspruchung der ESO, der Präsidentinnen, Präsidenten und Mitglieder der kantonalen Schiesskommissionen auf einen Vormittag (bis Uhr), auf einen Nachmittag (bis Uhr) oder einen Abend, so besteht kein Anspruch auf ein Mittag oder Abendessen. Findet eine Überschneidung von zwei Tageszeiten mit einer dienstlichen Beanspruchung (inkl. Reisezeit) von über 6 Stunden statt, so kann ein Mittagessen, resp. Abendessen verrechnet werden. 3.3 Wo finde ich die Spesenerfassung Auf der Maske Adressdaten finden Sie rechts im Navigationsbereich den Knopf erfassen. Wenn Sie auf diesen Knopf klicken, so gelangen Sie in die zeilenweise Spesenerfassung.

3 3.4 Zeilenweise Spesenerfassung Die Spesenerfassung erfolgt Zeilenweise. Der Cursor steht wenn Sie auf die Erfassungsmaske kommen auf dem ersten zu erfassenden Datumsfeld. Mit der Tabulatortaste können Sie nach der Eingabe eines Feldes zum nächsten Feld springen und damit verlassen Sie auch die Zeile, dann werden die Eingaben gespeichert. Zu den Feldern: Eingabeformat Bemerkungen: Datum: TT.MM.JJ oder TT.MM Beispiel Eingabe: ergibt Auswahl: Auswahl im Pulldown OP Obligatorisch / Bundesübung JS Jungschützenkurs Anderes alle andern Spesen (Wie zb. Rapporte) Verein / Grund: wenn OP oder JS ausgewählt ist, dann erscheinen zur Auswahl alle Vereine die der Schiesskommission zugeteilt sind. Der Verein muss ausgewählt werden! Verein / Grund: bei der Auswahl Anderes Beispiel: Rapport mit Vereinen können Sie aus einer Liste von Tätigkeiten auswählen oder selber einen Text eingeben Ort: Bei OP-JS wird automatisch der Vereinsort vorgegeben. In den anderen Fällen geben Sie den Ort selber ein. Vormittag: Dies kreuzen Sie an wenn der Einsatz am Vormittag stattgefunden hat Nachmittag: Dies kreuzen Sie an wenn der Einsatz am Nachmittag stattgefunden hat Abend: Dies kreuzen Sie an wenn der Einsatz am Abend stattgefunden hat Hinweis: pro Halbtag darf nur ein OP oder ein JS-Kurs besucht und abgerechnet werden! Anzahl Halbtage: Km: wird berechnet! gefahrene Autokilometer (kürzeste Route). Haben Sie den Zug benutzt so tragen Sie unter dem Feld Spesen den Betrag des Bahnbilletes ein. Das Bahnbillet ist als Beleg einzureichen. Frühstück: Das Frühstück wird mit CHF entschädigt (Regelung siehe unter 3.2) Mittagessen: Das Mittagessen wird mit CHF entschädigt (Regelung siehe unter 3.2) Nachtessen: Das Nachtessen wird mit CHF entschädigt (Regelung siehe unter 3.2) Spesen: Hier kann ein Betrag eingesetzt werden. zb: Saalmiete für Rapport, Bahnbillete. Die Belege sind einzusenden. Büromaterial kann nicht abgerechnet werden!

4 Eidgenössisches Departement für Verteidigung Standblätter 300m: Wenn der Schiessbericht kontrolliert, ist klicken Sie auf den Knopf, dann wird die Anzahl Standblätter automatisch aus dem Schiessbericht übernommen. OP und FS eines Teilnehmers auf zwei Standblättern, zählt als ein Standblatt. Standblätter OP/FS aus dem Jungschützenkurs werden automatisch addiert. Standblätter 25/50m: analog 300m Standblätter JS-Kurs: analog 300m Zeile löschen Wenn eine Zeile nicht korrekt erfasst ist, dann können Sie den Cursor in das Feld Laufnummer am Zeilenanfang positionieren und die Deletetaste drücken. Dann erfassen Sie die Zeile neu. 3.5 Spesenabrechnung erstellen Wenn Sie alle Einsätze erfasst haben, so können Sie mit dem Knopf wechseln. in die Spesenabrechnung In der Navigation auf der rechten Bildseite hat es zwei Knöpfe für den Import ihrer persönlichen Adress- und Bankdaten. Immer wenn Sie auf den Knopf klicken werden diese Daten eingefügt bzw. aktualisiert. Wenn Sie zuvor ihre Spesen zeilenweise erfasst haben, klicken Sie auf den Knopf die Spesen werden dann berechnet und eingefügt bzw. aktualisiert. Die einzigen Felder welche Sie mutieren können sind: Verschiedenes: Hier kann ein Betrag eingesetzt werden. Die Belege sind einzusenden. Datum /Visum Je nach ihrer Funktion sind die entsprechenden Felder erfassbar. Nach Abschluss ihrer Spesenerfassung geben Sie das Datum und als Visum ihren Namen ein.

5 3.6 Spesenabrechnung Auswertungen In der Navigation auf der rechten Bildseite hat es einen Knopf Sie drei Auswertungen. Wenn Sie auf diesen Klicken finden Spesen (PDF) oder (Excel) ist eine Liste mit den Detailzeilen der Erfassung. Spesenabrechnung (PDF) ist das amtliche Formular der SAT. Sie können beides zur eigenen Dokumentation ausdrucken. Die Verarbeitung erfolgt, bis auf die Belege papierlos. Haben Sie Belege, so heften Sie diese an die ausgedruckte Spesenabrechnung und senden diese auf dem Dienstweg ein Beispiel Auszug Spesen (Detail)

6 3.6.2 Beispiel Spesenabrechnung Einreichen Belege Haben Sie Belege, so drucken Sie die Spesenabrechnung aus und heften die Belege dazu und senden diese auf dem Dienstweg ein. Ohne Belege werden keine speziellen Spesen vergütet!