Schluss mit Projektmanagement um des Projektmanagements Willen!

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1 Schluss mit Projektmanagement um des Projektmanagements Willen! 6. Projektmanagement-Tag Technologieregion Karlsruhe Markus Maier, PMP Karlsruhe, 28. Juni 2013 Die nachfolgenden Inhalte sind urheberrechtliches Eigentum der Campana & Schott-Unternehmensgruppe. Die unentgeltliche Überlassung berechtigt ausschließlich zur unternehmensinternen Nutzung. Jegliche Weitergabe an Dritte bedarf der vorherigen, schriftlichen Zustimmung durch Campana & Schott.

2 Eine etablierte und dynamische Unternehmensgruppe Campana & Schott Unternehmen Überblick Seit 1992 am Markt Inhabergeführt 10 Niederlassungen in Europa & USA Derzeit über 200 Mitarbeiter Starke Allianzen und weltweites Partnernetz Strategische Allianz Weitere Partner Kunden weltweit auch in Australien, Bosnien-Herzegowina, Brasilien, Bulgarien, Dänemark, Finnland, Großbritannien, Kosovo, Saudi-Arabien, Schweden, Serbien, Spanien, Tschechien, Ukraine, USA, P3M nutzenorientiert gestalten! Campana & Schott 2/ 30

3 Beratung Technologie Umsetzung Campana & Schott Kompetenzen Managementberatung Projektmanagement Microsoft- Technologien Prozessoptimierung Integration & Produkte Realisierung Professionelles Projektmanagement Automatisierung von Prozessen IT-Lösungen Training und Support Bereitstellung von Projektmanagern Management of Change Technologieberatung P3M nutzenorientiert gestalten! Campana & Schott 3/ 30

4 Agenda Nutzenorientierung im Projekt-, Programm- & Portfoliomanagement (P3M) Instrumente und Vorgehen zur Optimierung eines P3M-Systems Fazit P3M nutzenorientiert gestalten! Campana & Schott 4/ 30

5 PM wird erwachsen: Fokus richtet sich verstärkt auf das Warum?, statt das Was? oder Wie? Evolution von Projekt-, Programm- und Portfoliomanagement Nutzenorientierung Agiles Projektmanagement Project Management Offices Projektpriorisierung SCRUM PM-Software Level 3 Level 2 Level 1 Level 1 Level 1 Level 1 Projektportfoliosteuerung Social Media heute P3M nutzenorientiert gestalten! Campana & Schott 5/ 30

6 Nutzenorientierung betrifft einzelne Vorhaben, aber auch das gesamte PM-System in einer Organisation Nutzenorientierung im PM Nutzenorientierung in den Vorhaben Warum machen wir das Vorhaben? Wie kann der Nutzenbeitrag des Vorhabens erhöht werden? Geschäft (Warum?) Projekte (Was?) Nutzenorientierung in der Ausgestaltung des PM in der Organisation Mehrwert für unsere Organisation? Wie kann der Nutzen durch PM für die Organisation erhöht werden? Nutzen Aufwand P3M nutzenorientiert gestalten! Campana & Schott 6/ 30

7 Einstiegsfrage: Wofür/ warum betreibt Ihr Unternehmen (Multi-) Projektmanagement?

8 Die Multiprojektmanagement (MPM)-Studie der TU Berlin identifiziert Top-Performer mit hohem Geschäftserfolg Positiver Zusammenhang: Geschäftserfolg und MPM-Reifegrad -22% -14% +31% Quelle: MPM-Studie , TU Berlin P3M nutzenorientiert gestalten! Campana & Schott 8/ 30

9 Die Herstellung des spezifischen Nutzens ist das Ziel von jeder Optimierung im Projektmanagement Beispiele für spezifischen Nutzen Kompetenzaufbau Langfristiger und nachhaltiger Aufbau von Kernkompetenzen Flexibilität Hohe unternehmerische Flexibilität bei Veränderungen der Rahmenbedingungen des Unternehmens Stakeholdererwartungen Erfüllung der Erwartungshaltung relevanter Stakeholdergruppen Mitarbeitereffektivität Hoher Wirkungsgrad bestehender Mitarbeiterressourcen Synergien Realisierung langfristiger Synergieeffekte zwischen nacheinander o. parallel laufenden Vorhaben Effektive Investments Entwicklungs-, Technologie oder Infrastrukturinvestitionen mit hoher Erfolgswahrscheinlichkeit Mitarbeitereffizienz Optimale Ausnutzung der vorhandenen Mitarbeiterressourcen Robuste Budgets Zuverlässige Jahresplanung und Budgetierung der Unternehmensressourcen Steuerbarkeit Hoher Einfluss des Top-Managements auf die Unternehmensentwicklung P3M nutzenorientiert gestalten! Campana & Schott 9/ 30

10 Agenda Nutzenorientierung im Projekt-, Programm- & Portfoliomanagement (P3M) Instrumente und Vorgehen zur Optimierung eines P3M-Systems Fazit P3M nutzenorientiert gestalten! Campana & Schott 10/ 30

11 Die Baustelle

12 Unsere Erfahrung: PM-Einführungen/ -Optimierungen scheitern aufgrund von drei typischen Problemfeldern Notwendigkeit für einen ganzheitlichen PM-Ansatz! Inhaltliche Zielverfehlung Ungenügende operative Berücksichtigung Pauschallösungen Standardkonformität als Ziel Einseitiger Prozess- oder Toolfokus Behandlung als Nebenthema Besetzung auf Basis der Verfügbarkeit statt nach Qualifikation Die Mehrheit der PM-Initiativen scheitert!! Mangelnde Akzeptanz Ungenügende Einbindung der Betroffenen Mangelndes Verständnis P3M nutzenorientiert gestalten! Campana & Schott 12/ 30

13 Tragweite der Veränderung PM-Einführungen sind Business Transformationen und bedürfen eines darauf ausgerichteten Vorgehens! Gering Unsicherheit über die Unsicherheit über die Ausprägung des Ausgangs Ausprägung des Ausgangs Mittel Hoch Produkte, Dienste, Technologie, Infrastruktur Geschäft PM-Einführung Gemeinschaft & Gesellschaft P3M nutzenorientiert gestalten! Campana & Schott 13/ 30

14 Unser Lösungsansatz (Nutzenorientiert Ganzheitlich Nachhaltig)

15 P3M-System ist das PM-Gesamtsystem einer Organisation mit seinen Elementen und deren Zusammenspiel P3M-System P3M-Blueprint Aus welchen Elementen besteht das P3M-System? Inhaltliche Strukturierung: Strukturelle Perspektive Nutzenperspektive P3M-Benefits-Map Welche organisatorische Fähigkeiten resultieren aus dem gelebten P3M-System? Welcher Nutzen wird für die Organisation geschaffen? P3M nutzenorientiert gestalten! Campana & Schott 15/ 30

16 Der P3M-Blueprint ermöglicht eine strukturierte Zerlegung des aktuellen und zukünftigen P3M-Systems Ganzheitlich: P3M-Blueprint P3M-Elemente P3M-Ebenen P3M-Dimensionen Elemente, z.b. PM-Basisqualifikation aller Projektbeteiligten Portfolio-Board Strategisches PMO PM-Personalentwicklung Projektbeantragungsprozess Änderungsmanagement Projektlebenszyklus Excel-Tool für Projektpriorisierung Integriertes PM-/PPM- Tool. P3M nutzenorientiert gestalten! Campana & Schott 16/ 30

17 Der Anspruch: Kein Projektmanagement um des Projektmanagements willen, Fokus auf den Geschäftsnutzen Nutzenorientiert: P3M-Benefits-Map Geschäftsrelevante Nutzen Realisiert Nutzen Bestimmt die Relevanz Voraussetzung Fähigkeiten Gelebte organisatorische Fähigkeiten Bestimmt die Relevanz Elemente Notwendige, hinreichende Elemente P3M nutzenorientiert gestalten! Campana & Schott 17/ 30

18 Womit? Wie? Wofür? 3-Ebenen-Denkmodell Strukturieren Sie Ihre Problemlösung indem Sie sich am Nutzen orientieren P3M-Benefits-Map: Beispiel Flexibilität (geringere timeto-market) Kostenreduktionen Nutzen Transparenz herstellen Projekte priorisieren Projekte planen Fähigkeiten Projektauftrag Portfolio- Board MS Project Server Ressourcenmanagementprozess Elemente P3M nutzenorientiert gestalten! Campana & Schott 18/ 30

19 Nutzen Nutzen Nutzen Nachhaltiger Erfolg bei der Verbesserung von P3M durch den Business Transformation-Ansatz Nachhaltig: Tranchenweise Umsetzung & Business Change Mgmt. 2 Business Transformation Governance Project Manager Sponsor Business Change Manager 1 Ganzheitliche, bedarfsgerechte Konzeption 4 Inbetriebsetzung (= Transition) und Institutionalisierung Vision Nutzen / Fähigkeiten Ausgangs- Zustand Zwischen- Zustände Blueprint Monate Quick-Wins Tranchen-basierte Realisierung P3M-Zielzustand P3M nutzenorientiert gestalten! Campana & Schott 19/ 30

20 Das Vorgehen: Planung und Umsetzung einer Business Transformation"

21 Eine P3M-Konzeption schafft die Basis für die Verbesserung von Projekt- & Portfoliomanagement P3M-Konzeption: Inhalte und Nutzen Bedarfsgerechte P3M-Konzeption Identifikation von Problemen und Chancen der Organisation Ermittlung benötigter Fähigkeiten als Veränderungsziel Wo liegt der Nutzen? Was ist hierfür ganzheitlich notwendig? Fachlich Kulturell Operativ Realistische Umsetzungsroadmap Ermittlung von Szenarien Definition von Tranchen unter Beachtung von Quick Wins und Veränderungskapazität Wie hoch sind die Aufwände? Welche Erfolge erwarten wir wann? Vermittlung der Notwendigkeit und Befähigung zur Veränderung Einbindung von Schlüsselpersonen zum Aufbau einer Veränderungskoalition Integrierte Befähigung zur eigenverantwortlichen Befähigung zur Verbesserung Warum muss jetzt gehandelt werden? Was bedeutet das für mich? Interne Veränderung, statt von Aussen hereingetragen P3M nutzenorientiert gestalten! Campana & Schott 21/ 30

22 Das C&S-Vorgehen: Ausgehend von der Nutzenanalyse zu einem bedarfsgerechten Zielzustand Prinzipielles Vorgehen zur P3M-Konzeption Ist-Zustand Zwischenzustände Ziel-Zustand Geschäftsnutzen Nutzen Fähigkeiten 3. Gap-Analyse 4. Roadmap 2. Blueprint 1. Nutzenanalyse Aktueller Ist- Zustand Gap-Analyse in Bezug auf den ermittelten Zielzustand Fahrplan für eine stufenweise Steigerung der Fähigkeiten Sinnvolle Tranchen (Akzeptanz, operative Zwänge) Ermittlung aller notwendigen P3M-Elemente Konkretisierung deren Ausprägung und Zusammenspiel Angestrebter Nutzen auf Geschäftsebene Relevante organisatorische Fähigkeiten P3M nutzenorientiert gestalten! Campana & Schott 22/ 30

23 Die verfolgte Nutzen und Fähigkeiten bilden das oberste Steuerungselement in der Veränderung Beispiel: Vom P3M-Nutzen, über -Fähigkeiten zu -Elementen P3M nutzenorientiert gestalten! Campana & Schott 23/ 30

24 Das bedarfsgerechte P3M-System wird in nutzenstiftenden Tranchen etabliert (hier: schematisch) Tranchenplanung: Kontinuierliche Entwicklung der Fähigkeiten P3M nutzenorientiert gestalten! Campana & Schott 24/ 30

25 Der gemeinsam erarbeitete Umsetzungsplan stellt die Basis für eine zuverlässige Umsetzung dar Tranche 1: Umsetzungsplanung und -steuerung P3M nutzenorientiert gestalten! Campana & Schott 25/ 30

26 Agenda Nutzenorientierung im Projekt-, Programm- & Portfoliomanagement (P3M) Instrumente und Vorgehen zur Optimierung eines P3M-Systems Fazit P3M nutzenorientiert gestalten! Campana & Schott 26/ 30

27 Campana & Schott stellt die nutzenorientierte und effiziente Einführung von PM und PPM sicher Fazit 1 2 P3M-Optimierung ist eine Herausforderung Falsches Vorgehen führt zum Scheitern Die Herausforderung einer P3M-Optimierung besteht in der großen organisatorischen Tragweite der Veränderung und der Unsicherheit bzgl. des konkreten inhaltliche Ziels Ungenügende Berücksichtigung dieser Charakteristika führen häufig zu inhaltlicher Zielverfehlung, zu geringer Priorität und mangelnder Akzeptanz der Optimierungsvorhaben 3 Ganzheitlichkeit Berücksichtigung aller relevanten Elemente eines P3M-Systems und deren Zusammenspiel (P3M-Blueprint) 4 Nutzenorientierung Konsequente Ausrichtung des Vorhabens am Bedarf der Organisation und den hierfür erforderlichen Fähigkeiten 5 Nachhaltigkeit Behandlung einer P3M-Optimierung als Business Transformation, um langfristigen Erfolg sicherzustellen P3M nutzenorientiert gestalten! Campana & Schott 27/ 30

28 Investitionen in die Verbesserung des P3M-Systems lohnen sich und können Nutzen auf Geschäftsebene herstellen! Hierfür ist die bedarfsgerechte Konzeption, die aktive Beteiligung aller Betroffenen sowie die schrittweise Umsetzung erfolgsentscheidend.

29 Wir freuen uns auf spannende Projekte! Ihr Ansprechpartner in der Region Markus Maier, PMP Managing Consultant Campana & Schott Realisierungsmanagement GmbH Silberburgstr. 157, D Stuttgart Telefon: Mobil: Campana & Schott-Unternehmensgruppe 10x in Europa und USA P3M nutzenorientiert gestalten! Campana & Schott 29/ 30

30 Campana & Schott-Unternehmensgruppe Frankfurt (Hauptsitz) Gräfstr. 99 D Frankfurt am Main Tel Paris 42 bis boulevard Richard Lenoir F Paris Tel Berlin Friedrichstr. 122/123 D Berlin Tel München Nymphenburger Str. 3a D München Tel Wien Schwindgasse 7 A-1040 Wien Tel Hamburg Zippelhaus 3 D Hamburg Tel Stuttgart Silberburgstr. 157 D Stuttgart Tel Zürich Heinrichstr. 262 CH-8005 Zürich Tel Köln Beethovenstr D Köln Tel info@campana-schott.com

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