Die sichere ipad App für vertrauliche Dokumente

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1 Produktdatenblatt Brainloop Mobile 2.4 Die sichere ipad App für vertrauliche Dokumente Brainloop Mobile ermöglicht auch unterwegs sicheres und produktives Arbeiten mit vertraulichsten Unterlagen! Anwender in Unternehmen sind es gewohnt, sicher auf ihre vertraulichen Dokumente und Arbeitsunterlagen zuzugreifen. Auch außerhalb der Unternehmensinfrastruktur ist es manchmal notwendig, die neuesten Versionen solcher Unterlagen zu sichten, zu kommentieren und verschlüsselte Nachrichten an berechtigte Empfänger zu schicken. Immer häufi ger ist hier das ipad das bevorzugte Arbeitsmittel. Mit Brainloop Mobile erhalten IT-Entscheider eine sichere Möglichkeit das ipad in ihr unternehmensweites Sicherheitskonzept zu integrieren. Ob im Büro, im Flugzeug oder im Zug: Mit Brainloop Mobile für das ipad sind vertrauliche Dokumente immer geschützt. Mit der Brainloop Mobile App für das ipad erhalten Unternehmen eine Lösung, die den hohen Anforderungen einer sehr dynamischen und mobilen Geschäftswelt gerecht wird. Die App ist die ideale Ergänzung zum Brainloop Secure Dataroom, bietet eine durchgängige Verschlüsselung für vertrauliche Dokumente und steigert die Produktivität der Anwender. Auch für das Thema Bring Your Own Device, das für IT-Verantwortliche eine immer größere Herausforderung darstellt, bietet Brainloop mit dem Secure Dataroom und der Brainloop Mobile App eine umfassende Lösung. So können etwa in der Server-Administration Zugangsberechtigungen für einzelne ipads festgelegt werden.

2 Effektives und sicheres Arbeiten Sichere Ablage von vertraulichen Dokumenten Dokumente, die vom Brainloop Server auf die ipad App heruntergeladen wurden, stehen auch offline zur Verfügung. Abhängig von der individuellen Konfiguration des Benutzers kann eine automatische oder manuelle Synchronisierung der Dokumente durchgeführt werden. In den Sicherheitsrichtlinien der Datenraum-Administration kann festgelegt werden, ob Dokumente an andere Apps weitergegeben werden dürfen. Dies kann beispielsweise für weniger vertrauliche Dokumente der Fall sein. Bei Dokumenten, die als hochvertraulich klassifiziert sind, kann dies serverseitig unterbunden werden. Solche Dokumente werden in Brainloop Mobile auch nur in einer automatisch generierten, so genannten Brainmark- Version, zur Verfügung gestellt. Der Brainmark-Schutz kann verschiedene Sicherheitsmerkmale enthalten, wie z.b. eine eindeutige Kennzeichnung (digitaler Fingerprint) und ein Wasserzeichen. Vorteile im Überblick Höchste Sicherheit für die wichtigsten Dokumente auch auf dem ipad Höhere Produktivität durch Lesen, Kommentieren und Versenden vertraulicher Dokumente auch von unterwegs Prozessorientierte Zusammenarbeit in unterschiedlichen Gruppen über Unternehmensgrenzen hinweg Nahtlose Einbindung in Workflows mit Kollegen und Externen Einfache Bedienung durch übersichtliche Benutzeroberfläche Mobile Device Management: Durchsetzung von Sicherheitsrichtlinien am ipad durch serverseitige Administration Integrierter PDF-Viewer für Dokumente mit Brainmark-Schutz Kann der Benutzer nur auf geschützte Brainmark-Formate zugreifen, so zeigt Brainloop Mobile diese ebenfalls nur im geschützten Format an. Über die Brainmark-Einstellungen im Datenraum kann auch vorgegeben werden, dass Dokumente nicht an andere Apps auf dem ipad weitergegeben werden können. Der integrierte PDF-Viewer bietet eine Reihe von Komfortfunktionen für effizientes Arbeiten an geschützten Dokumenten: Durchblättern von Brainmark-Dokumenten mit verschiedenen Navigationsmöglichkeiten, z.b. animiertes Umblättern, horizontales oder vertikales Blättern (fortlaufend) Miniaturansichten der Seiten für eine schnelle Navigation Zoomen zum Vergrößern des Texts Setzen von Lesezeichen auf einzelne Seiten zum raschen Wiederfinden sowie Navigation durch Lesezeichen Bequeme Volltextsuche zum Durchsuchen von Dokumenten Navigationsmöglichkeiten auf Basis von Kommentaren bestimmter Personen und Kommentartypen Druckoptionen für Brainmark-Dokumente mit oder ohne Kommentaren Kundenspezifisches Branding Das im Datenraum hinterlegte Unternehmens-Logo wird auch in Brainloop Mobile angezeigt. Produktdatenblatt Brainloop Mobile

3 Kommentieren von Brainmark-Dokumenten Benutzer können Kommentare und Hervorhebungen in ihren Brainmark-geschützten Dokumenten direkt im PDF- Viewer der Brainloop Mobile App hinzufügen. Dafür stehen eine Reihe von Werkzeugen zur Verfügung, und zwar: Freihand-Werkzeug und Texthervorhebungen in vier verschiedenen Farben Textkommentare Notizen Kommentare an einem Dokument werden am Datenraum-Server gespeichert. Dabei ist sichergestellt, dass diese nur vom Benutzer eingesehen werden können. Im PDF-Viewer wird jeweils die neueste Version eines Dokuments automatisch angezeigt. Zusätzlich können bereits ältere kommentierte Versionen direkt im PDF- Viewer aufgerufen werden. Einberufen von Dokumenten-Reviews Benutzer können Dokumente auch in Zusammenarbeit mit anderen Datenraum-Anwendern kommentieren und sogenannte Dokumenten-Reviews durchführen. Die Berechtigungen hierfür werden in der Datenraum-Administration festgelegt. Der Review kann dann auf dem ipad gestartet werden. Zugriff auf ältere Dokumentenversionen Mit Brainloop Mobile kann man im Brainloop-eigenen PDF-Viewer auch auf ältere, kommentierte Dokumentenversionen zugreifen. Die jeweils neueste Version eines Brainmark-Dokuments wird automatisch während der Synchronisation geladen und im PDF-Viewer angezeigt. Sicheres Senden von Dokumenten und Ordnern Ebenso wie der Browser-Client des Brainloop Secure Dataroom erlaubt auch die Brainloop Mobile App das Versenden geschützter Nachrichten mit Links auf Dokumente und Ordner. Solche s werden nicht über das ipad, sondern sicher und auf Wunsch auch verschlüsselt über den Datenraum-Server gesendet. Abhängig von den Sicherheitseinstellungen des Datenraums kann eine solche Nachricht nur an Datenraum- Benutzer oder auch an Externe (Personen ohne Datenraumzugang) gesendet werden. Dabei spielt es keine Rolle, ob die Personen sich innerhalb oder außerhalb eines Firmennetzwerks befinden. Produktdatenblatt Brainloop Mobile

4 Ablegen von Dokumenten aus anderen ipad-apps in Datenraum-Ordnern Dokumente aus anderen Apps können über die bekannte Funktion Öffnen in einfach und schnell in Brainloop Mobile geladen werden. Anschließend können Benutzer ein solches Dokument direkt in jedem beliebigen Ordner des Datenraums ablegen und dabei umbenennen und mit einer optionalen Dateibeschreibung versehen. Arbeiten mit Favoriten Dokumente und Ordner lassen sich mit einem Klick zu den Favoriten hinzufügen. Diese können dann über das entsprechende Symbol in der Fußleiste und über die Startseiten schnell erreicht werden. Integrierter Datenraum-Kalender Der integrierte Kalender ermöglicht es, alle Datenraum-Termine in der Brainloop Mobile App anzeigen zu lassen, aber auch einzelnen Terminen zuzusagen oder diese abzulehnen. Somit sind alle Termine - beispielsweise für anstehende Sitzungen mit den dazugehörenden Sitzungsunterlagen auf dem ipad verfügbar. Die Funktionen im Überblick Anzeige der Termine aus dem Datenraum-Kalender als Monats- oder Listenansicht Online- und Offline-Modus mit regelmäßiger Synchronisierung der Termine Termine fest oder unter Vorbehalt zusagen bzw. Termine ablehnen (im Online-Modus) Direkte Anzeige von Dokumenten-Anhängen, die zu dem jeweiligen Termin gehören Abstimmungen auf dem ipad Nehmen Sie direkt auf Ihrem ipad an Abstimmungen teil. Sie finden die Abstimmungen, zu denen Sie aus einem Datenraum eingeladen wurden, im Kalender Ihrer Brainloop-Mobile App. Die Listenansicht des Kalenders gibt Ihnen einen schnellen Überblick über alle Abstimmungen in den kommenden Wochen und Monaten. Das Abstimmen selbst geht analog zum Abstimmen im Datenraum ganz einfach und schnell durch Antippen der gewünschten Stimme (Zustimmen, Ablehnen, Enthaltung). Multi-Plattform-Funktionalität Brainloop Mobile erlaubt den parallelen Zugriff auf Datenräume auf unterschiedlichen Secure Dataroom- Plattformen. In der Konfiguration können beliebig viele Server-Plattformen konfiguriert werden. Das ist notwendig, wenn Benutzer Mitglied in mehreren Datenräumen in verschiedenen dedizierten Rechenzentren z.b. in Deutschland, der Schweiz oder Luxemburg sind. Beim Aufruf von Brainloop Mobile sieht der Anwender eine Liste aller Datenräume auf allen Secure Dataroom Plattformen, auf die er Zugriff hat und kann den gewünschten Datenraum auswählen. Die Datenräumewerden auf der Willkommensseite der App übersichtlich nach Datenraum-Servern gruppiert. Produktdatenblatt Brainloop Mobile

5 Sicherheitseinstellungen - und mechanismen Zwei-Faktor- / Zwei-Wege-Authentifizierung Grundsätzliche Voraussetzung für den Zugang zu einem Brainloop Datenraum ist ein gültiges Benutzerkonto mit Benutzernamen und Passwort. Diese werden in Brainloop Mobile bei der Konfigurierung der Datenraum-Server in den Einstellungen hinterlegt und stellen einen Teil der Zwei-Faktor-/Zwei-Wege-Authentifizierung dar. Der Zugang zu Brainloop Mobile ist mit einem eigenen Zugangscode geschützt (siehe Zugangscode ), der anstelle von Benutzername und Passwort bei jedem Start der App eingegeben wird. Ist ein Datenraum zusätzlich per TAN geschützt, dann fordert im Online-Modus auch Brainloop Mobile zur Eingabe der TAN auf, wenn der Benutzer auf den Datenraum zugreifen will. Die TAN wird wie gewohnt entsprechend den Einstellungen im Datenraum automatisch per SMS oder verschickt. Zentrale Zugriffsaktivierung und -protokollierung Die Geräteverwaltung der Datenraum-Center-Administration bietet eine Reihe von Einstellungsmöglichkeiten, um ipads optimal im Rahmen einer Mobile Device Strategie sicher im Unternehmen einzubinden. So kann sowohl der Zugriff einzelner ipads zugelassen oder gesperrt als auch die Protokollierung aller Zugriffe aktiviert werden. Sicherheitsrichtlinien für Brainloop Datenraum-Center- oder Datenraum-Manager können kundenspezifische Sicherheitsrichtlinien für die Brainloop Mobile App in der serverseitigen Administration festlegen. Die für die Sicherheit relevantesten Einstellungsmöglichkeiten werden im Folgenden beschrieben. Zugangscode Brainloop Mobile wird wahlweise mit einem einfachen oder mit einem komplexen Zugangscode geschützt, der bei jedem Starten der App eingegeben wird. Nach fünf Fehlversuchen werden alle lokal gespeicherten Daten gelöscht. In der Datenraum-Sicherheitsrichtlinie kann definiert werden, dass sich Benutzer mit einem komplexen und damit sicheren Zugangscode anmelden müssen. Automatische Sperrung der App bei Inaktivität Die Brainloop Mobile App wird automatisch nach einer bestimmten Zeit der Inaktivität eines Benutzers und nach Aktivierung der automatischen Sperre für das ipad gesperrt. Nach Ablauf der definierten Zeit müssen sich Benutzer wieder mit ihrem Zugangscode an der App anmelden. Der Standardwert beträgt 15 Minuten. Andere Werte für die Zeitspanne der Inaktivität können über die Sicherheitsrichtlinie festgelegt werden. Aufbewahrungsfrist für Dokumente Der Datenraum-Center- oder Datenraum-Manager legt fest, nach welcher Frist Dokumente, die auf das ipad heruntergeladen und innerhalb eines bestimmten Zeitraums nicht geöffnet wurden, vom ipad gelöscht werden. Eine in der Sicherheitsrichtlinie definierte kürzere Aufbewahrungsfrist für Dokumente überschreibt die in der Brainloop App definierte Frist. Übergeben von Dokumenten an andere Apps Ebenso kann in der Sicherheitsrichtlinie festgelegt werden, ob Original-Dokumente oder geschützte Brainmark-Dokumente aus der Brainloop Mobile App an andere Apps weitergeleitet werden dürfen oder nicht. Produktdatenblatt Brainloop Mobile

6 Anwenderkreise Alle, die viel unterwegs sind und auf vertrauliche Dokumente und Dokumentenmappen sicher zugreifen müssen, wie Aufsichtsräte / Verwaltungsräte Vorstände Management Vertrieb und viele andere Technische Voraussetzungen für die Nutzung von Brainloop Mobile für die ipad Version 2.4 ipad 2 oder neuere ipad-modelle Apple ios Version 6.1 oder neuere Versionen Verwendung von Secure WebService-API V3 Der Datenraum befindet sich auf einem Server mit Brainloop Secure Dataroom Version oder einer neueren Version Die Datenraum-Sicherheitseinstellungen erlauben den Zugriff über ipad Als Datenraum-Benutzer müssen Sie sich zuerst über den Browser im Datenraum registrieren und eventuell vorhandene Nutzungsbedingungen bestätigen. Dies ist auch über den Safari Browser des ipads möglich. Brainloop. einfach. sicher. Brainloop ist der führende Anbieter für die bereichsübergreifende Zusammenarbeit an vertraulichen Informationen und Dokumenten innerhalb von Unternehmen sowie mit Externen. Die webbasierte Brainloop Security Platform ist einfach zu bedienen, ermöglicht die sichere Kommunikation per und ist in führende Systeme wie SAP ERP und Microsoft Office integriert ist. Dadurch werden Anwender effektiv unterstützt und die Informationssicherheit in Unternehmen deutlich gesteigert. Brainloop mit der Zentrale in München und Standorten in Wien, Zürich, London und Boston wurde im Jahr 2000 gegründet. Zahlreiche mittelständische Unternehmen sowie die Mehrheit der DAX 30-Konzerne zählt das Unternehmen zu seinen Kunden. Copyright 2014 Brainloop PD Produktdatenblatt Brainloop Mobile

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