Fakturierung

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1 Aufgrund der Ablauflogik in der Benutzung dieser Programme werden diese in folgender Reihenfolge beschrieben: RECHNUNGEN VORBEREITEN DRUCKEN MONATSRECHNUNGEN LISTE OFFENER RECHNUNGEN DRUCKEN ZAHLUNGEN VERBUCHEN ANZEIGEN, DRUCKEN, EDITIEREN RECHNUNGEN... 8 Vorbereitung Vor dem Fakturieren muss zuerst der Rechnungstyp in den Kundendefinitionen definiert werden. Nähere Angaben dazu finden Sie unter Programm Verwalten Kundendefinitionen G:\APH\Documents\Manuals\German\APH\02 Abteilungsbestellungen\!APH9_2.7.1 bis Fakturierung!.doc Seite 1

2 2.7.2 Rechnungen vorbereiten Durch Vorbereiten der Rechnungen werden die Bestellungen einer gewünschten Zeitspanne aufbereitet und zusammengefasst. TYP : Wenn man ein Häkchen setzt bei Nur M-monatlich oder Nur P-periodisch und dann im Feld Kunde TAB drückst öffnet sich die Tabelle aller Kunden des gewählten Typs. Dort sind standardmässig bereits alle Kunden mit einem Häkchen selektiert, weil in den meisten Fällen die Rechnungen gleich für alle Kunden des gleichen Typs gedruckt wird. Bei den Kunden, bei denen die Rechnung nicht erstellen werden soll, kann das Häkchen entfernt werden. Es ist auch möglich, direkt einen Kundencode einzutippen, nachdem das Häkchen für M oder P gesetzt wurde. (Info für Pharmatic Support: Matrix 9115) G:\APH\Documents\Manuals\German\APH\02 Abteilungsbestellungen\!APH9_2.7.1 bis Fakturierung!.doc Seite 2

3 KUNDE : Werden mehrere Kunden gleichzeitig ausgewählt, wird automatisch das Kürzel XXX Kürzel ZZZ werden die Rechnungen aller Kunden vorbereitet. eingefügt. Mit dem PERIODE : Zeitspanne während der, die zu verrechnenden Lieferscheine berücksichtigt, werden sollen. INKLUSIVE ALTER, NICHT FAKTURIERTER LIEFERSCHEINE : Sollen Lieferscheine, welche ausserhalb der angegebenen Periode liegen, aber nie fakturiert wurden auch ausgedruckt werden? J/N. Falls JA, ab wann sollen sie berücksichtigt werden? DRUCKEN?: Sollen die Rechungen jetzt sofort ausgedruckt werden? J/N G:\APH\Documents\Manuals\German\APH\02 Abteilungsbestellungen\!APH9_2.7.1 bis Fakturierung!.doc Seite 3

4 TOTAL/DETAIL: Sollen die einzelnen Artikel (D) oder nur das Total (T) der einzelnen Lieferscheine ausgedruckt werden? SORTIERUNG DEFINIEREN?: Die Rechungen können beim Drucken wahlweise sortiert werden nach Kundenkürzel oder Kundenbezeichnung. AUSFÜHREN : Vorbereitung wird gemäss den obenstehenden Kriterien ausgeführt. Beim Vorbereiten der Rechnungen des Rechnungstyp "P" können in dem, beim Ausführen automatisch erscheinenden Kästchen, die zu berücksichtigenden Artikel ausgewählt werden: G:\APH\Documents\Manuals\German\APH\02 Abteilungsbestellungen\!APH9_2.7.1 bis Fakturierung!.doc Seite 4

5 2.7.3 Drucken Monatsrechnungen Die vorbereiteten Monatsrechnungen können sowohl hier wie auch in "Vorbereiten Rechnungen" ausgedruckt werden. Hier werden sie jedoch gleich automatisch für alle Kunden des Rechnungstyps M erstellt. VOM / BIS : Auswahl : TOTAL/DETAIL: Gewünschte Zeitspanne auswählen. Ohne bereits gedr., als nicht bezahlt markierte Rechnungen oder Mit bereits gedr., als nicht bezahlt markierte Rechnungen Nur total (T) pro Lieferschein oder Artikel detailliert (D) ausdrucken. Anz.Kopien (0=gem.Kundendefinition): Auf Wunsch die vordefinierte Anzahl Kopien temporär abändern. SORTIERUNG DEFINIEREN?: Die Rechungen können beim Drucken wahlweise sortiert werden nach Kundenkürzel oder Kundenbezeichnung. Bemerkung vom /USC: Das Prog erstellt selbst keine Rechnungen. Es dient dazu, bereits erstellte Monatsrechnungen zu drucken und funktioniert auschliesslich beim Rechnungstyp M. Es bezieht sich auf die Fakturen Hauptdatei 095.dat und das dortige Fakturadatum. Das Lieferscheindatum spielt keine Rolle. Allerdings funktioniert die Auswahl "ohne bereits gedruckte, nicht bez. Rechnungen" nicht. Diese Auswahl sollte Artikel ausschliessen, die im 095.dat in der Spalte "Status" ein P (printed) drin haben, oder ein Bezahltdatum haben, tut dies aber nicht. (Das P kommt rein, wenn man die Rechnungen im Prog vorbereitet und bei Frage "Drucken?" ein NEIN wählt.)es berücksichtigt keines der beiden Kriterien. Dieser Fehler wird nicht korrigiert G:\APH\Documents\Manuals\German\APH\02 Abteilungsbestellungen\!APH9_2.7.1 bis Fakturierung!.doc Seite 5

6 2.7.4 Liste offener Rechnungen drucken KUNDE : PERIODE : Kunde eingeben. Gewünschte Zeitspanne erfassen. NUR UNBEZAHLTE : Zeigt nur unbezahlte Rechnungen an, im Gegensatz zu. MIT STORNIERTEN : Zeigt auch die stornierten Rechnungen an G:\APH\Documents\Manuals\German\APH\02 Abteilungsbestellungen\!APH9_2.7.1 bis Fakturierung!.doc Seite 6

7 2.7.5 Zahlungen verbuchen 2 Möglichkeiten beim verbuchen der Zahlungseingänge: -Eingabe nach Rechungsnummer -Eingabe nach Kunde Eingabe nach Rechnungsnummer: Durch drücken von F5 wird automatisch das aktuelle Tagesdatum eingefügt. Eingabe nach Kunden: Das Datum kann manuell oder via F5 eingefügt werden G:\APH\Documents\Manuals\German\APH\02 Abteilungsbestellungen\!APH9_2.7.1 bis Fakturierung!.doc Seite 7

8 2.7.1 Anzeigen, drucken, editieren Rechnungen In diesem Programm können erstellte Rechnungen angesehen, geändert und storniert werden. Rechnung/en durch Angabe eines oder mehrerer Kriterien suchen. KUNDE: TYP : RECHNUNG-NR: Kundenkürzel direkt eingeben oder über F5 auslesen und einfügen. Kundentyp direkt eingeben oder über F5 auslesen und einfügen. Die Rechnung kann auch direkt nach der entsprechenden Nummer gesucht werden. In diesem Fall müssen der Kunde und der Kundentyp nicht zwingend angegeben werden. NUR UNBEZAHLTE: Falls nur unbezahlte Rechnungen angezeigt werden sollen. PERIODE: Zeitperiode, in der die gewünschte Rechnung (nicht Lieferscheine) erstellt wurde G:\APH\Documents\Manuals\German\APH\02 Abteilungsbestellungen\!APH9_2.7.1 bis Fakturierung!.doc Seite 8

9 Umrahmung ist auf gewünschtem Kunden. Durch drücken von F5 wird die oberste Rechnung markiert. Danach kann via Cursor auf die zu ändernde Rechnung gefahren werden. RG-NR. + F5 : Der Inhalt der Rechnung kann am Bildschirm angesehen werden. T: Rechnungstyp M/I/P DRUCK + F5 : Durch drücken von F5 in der Kolonne "DRUCK", kann die markierte Rechnung nachträglich ausgedruckt werden. P: Zeigt an, ob die Rechung schon einmal ausgedruckt wurde (P=printed). S + F5 : BEZAHLT + F5 : ED-DATUM + F5 : Stornierung der Rechnung. Nur im unbezahlten Zustand möglich. Stornierte Rechungen enthalten in diese Spalte ein Ausrufzeichen und das aktuelle Tagesdatum wird in die Spalte Bezahlt gesetzt. Durch drücken von F5 wird das aktuelle Datum eingefügt und die Rechnung als bezahlt definiert. Anstelle von F5 kann man auch ein beliebiges Datum eingeben. Ein Datum in dieser Spalte kann auch durch eine Stornierung zustande gekommen sein. In diesem Fall steht aber in der Spalte S zusätzlich ein Ausrufzeichen. Das Bezahlt-Datum kann bei Bedarf manuell wieder gelöscht werden. Inhalt der Rechnung auf Bildschirm ansehen und ändern (siehe nächste Seite). Zeigt das Änderungsdatum der Rechnung an. Mögliche Änderungen: -Beifügen von Lagerartikeln. -Beifügen von Artikeln, die nicht im System erfasst sind G:\APH\Documents\Manuals\German\APH\02 Abteilungsbestellungen\!APH9_2.7.1 bis Fakturierung!.doc Seite 9

10 (Dienstleistungen wie Abfüllarbeiten, Herstellungskosten, Porti.) -Abzüge für Gebinderetouren etc. -Löschen von Artikelzeilen G:\APH\Documents\Manuals\German\APH\02 Abteilungsbestellungen\!APH9_2.7.1 bis Fakturierung!.doc Seite 10

11 Lagerartikel beifügen: (In diesem Abschnitt drücken) Klicken einmal auf irgendeinen Artikel und drücken Sie F5. Sie können nun den zusätzlichen Artikel ins leere Feld eingeben und danach F5 oder Enter drücken. So wird er in der Lagerdatei gesucht und angezeigt. Er kann mit "Enter" übernommen werden. Danach muss noch die abgegebene Menge erfasst werden. Indem man mit der Cursor-Taste auf die nächste Zeile wechselt, können mehrere Artikel erfasst werden. Am Ende "ESC" drücken G:\APH\Documents\Manuals\German\APH\02 Abteilungsbestellungen\!APH9_2.7.1 bis Fakturierung!.doc Seite 11

12 Drücken Sie die Tastenkombination "CTRL-T" um das Rechnungstotal zu aktualisieren. Beifügen von Artikeln und Leistungen, die nicht im System erfasst sind: Geben Sie den gewünschten Artikel oder die Leistung ein und drücken Sie "ENTER". Es wird automatisch die Lagerdatei angezeigt. Sie können diese mit "ESC" verlassen. Danach ergänzen Sie die Zeile mit der Menge, dem Betrag und dem MWSt-Code. Nach dem Verlassen dieses Fensters mit "ESC" müssen Sie das neue Total wiederum mit "CTRL-T" aktualisieren G:\APH\Documents\Manuals\German\APH\02 Abteilungsbestellungen\!APH9_2.7.1 bis Fakturierung!.doc Seite 12

13 Abzüge für Gebinderetouren etc.: Geben Sie den gewünschten Artikel ein und drücken Sie "ENTER". Sie gelangen so automatisch in die Lagerdatei, die Sie mit "ESC" wieder verlassen können. Ergänzen Sie dann die Zeile mit der negativen Menge und dem entsprechenden MWSt-Code. Danach verlassen Sie dieses Fenster mit "ESC" und aktualisieren das Total mit "CTRL-T". Die zusätzlich eingefügten Artikel werden am Bildschirm mit einem "+" gekennzeichnet. Mit F3 können Artikelzeilen gelöscht werden G:\APH\Documents\Manuals\German\APH\02 Abteilungsbestellungen\!APH9_2.7.1 bis Fakturierung!.doc Seite 13