Erasmus+ Strategische Partnerschaften im Schulbereich. Anleitung zum Ausfüllen des Antragsformulars für Strategische Schulpartnerschaften (KA219)

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1 Erasmus+ Strategische Partnerschaften im Schulbereich Anleitung zum Ausfüllen des Antragsformulars für Strategische Schulpartnerschaften (KA219) Antragsrunde 2017 Version 1.0 vom Inhalt 1. Auswahl des Formulars Allgemeine Projektdaten Auswahl der Prioritäten des Programms Eingabe der antragstellenden Einrichtung und der Partnereinrichtungen Inhaltlicher Teil Allgemeine Projektbeschreibung Projektdurchführung- und -aktivitäten Ausbildungs-, Unterrichts- und Lernaktivitäten Follow-Up Budget Projektmanagement und -durchführung Länderübergreifende Projekttreffen Ausbildungs-, Unterrichts- und Lernaktivitäten Außergewöhnliche Kosten (Reisekosten für Teilnehmer/-innen aus Regionen in äußerster Randlage sowie überseeischen Ländern und Gebieten) Teilnehmer/-innen mit Behinderung Zusammenfassung Projektzusammenfassung Zusammenfassung der beteiligten Einrichtungen... 26

2 2 7.3 Zusammenfassung des Budgets Checkliste Ehrenwörtliche Erklärung Anhänge Übermittlung Beratung... 32

3 3 Mit dieser Anleitung wollen wir Ihnen eine Hilfestellung beim Ausfüllen des Antragsformulars KA219 für Strategische Schulpartnerschaften im Rahmen der Leitaktion 2 geben. Grundlage ist die deutsche Version des Formulars, die Erläuterungen gelten aber auch für die englische Version. Bitte beachten Sie auch die Technical Guidelines for completing application e-forms der EU-Kommission. Weitere hilfreiche Informationen finden Sie auf unserer Website im Merkblatt zur Antragstellung, in den Hinweisen zu den Begutachtungskriterien für Schulpartnerschaften und in einer Zusammenstellung beispielhafter Antworten aus Anträgen der vergangenen Antragsrunden. Allgemeiner Hinweis zum Ausfüllen des Formulars: Farbig umrandete Felder sind Pflichtfelder. Bleiben diese leer, kann das Formular nicht eingereicht werden. Bitte füllen Sie das Formular möglichst vollständig aus, denn auch die nicht umrandeten Felder werden zur weiteren Bearbeitung und Kontaktaufnahme benötigt. Grau hinterlegte Felder sind Lesefelder, die entweder bereits ausgefüllt sind (z.b. mit Registrierungsdaten aus URF) oder durch Einträge an anderer Stelle automatisch gefüllt werden. 1. Auswahl des Formulars Im Schulbereich gibt es zwei unterschiedliche Antragsformulare, die auf der Website des PAD jeweils in deutscher und englischer Sprache verfügbar sind. Laden Sie unter dem Aufklappmenü Antragstellung für Partnerschaften, an denen ausschließlich Schulen und/oder vorschulische Einrichtungen beteiligt sind das Formular in der gewünschten Sprachversion herunter und speichern Sie es auf Ihrem Rechner ab.

4 4 1.1 Allgemeine Projektdaten Die meisten Felder auf der ersten Seite des Antragsformulars sind bereits ausgefüllt. Wählen Sie die Sprache aus, in der das Antragsformular ausgefüllt wird. Dies ist nicht notwendigerweise die Kommunikationssprache des Projekts. Geben Sie hier den Titel Ihres Projekts, ggf. eine Übersetzung des Projekttitels ins Englische sowie das Startdatum und die Projektdauer in Monaten ein. Das Projektenddatum wird automatisch berechnet. Bitte wählen Sie einen kurzen und ansprechenden Titel für Ihr Projekt (kein Zwei-Zeilen-Bandwurm ).

5 5 Der Projektstart kann zwischen dem und dem liegen. Bitte nutzen Sie für die Eingabe die Kalenderfunktion durch Klick auf das Kästchen am rechten Ende der Zeile. Alternativ geben Sie das Datum selbst im Format TT-MM-JJJJ ein. Die Projektdauer beträgt mindestens 12 und höchstens 36 Monate. Es ist möglich, eine Projektdauer, die zwischen 12 und 36 Monaten liegt (z.b. 30 Monate) zu beantragen. Das Projektenddatum ist abhängig von der Projektdauer und wird automatisch berechnet. Spätestes mögliches Projektende ist jedoch der Wählen Sie nun die Nationale Agentur der koordinierenden Einrichtung aus. Projekte mit deutschen Koordinatoren wählen DE03 (DEUTSCHLAND), das Kürzel für die NA im PAD, aus. 2. Auswahl der Prioritäten des Programms Im Antragsteil C müssen Sie die in Ihrem Projekt bearbeiteten Programmprioritäten nennen (Auswahl im Drop-down-Menü) und im Projektzusammenhang erläutern. Bitte lesen Sie sich im Programmleitfaden die vollständige Beschreibung der Prioritäten durch und beachten Sie, dass sich Ihr Projekt auch tatsächlich auf diese Prioritäten beziehen muss. Nehmen Sie bei der Beantwortung der Fragen zum Projektvorhaben konkret Bezug auf die von Ihnen ausgewählte Priorität bzw. das Thema. Bitte beachten Sie auch, dass Sie in Teil E (Projektbeschreibung) aus einem Drop-Down-Menü die zentralen Themen Ihres Projekts auswählen müssen.

6 6 Mindestens eine sektorale Priorität für den Schulbereich oder eine horizontale Priorität muss ausgewählt werden. Spezifische Prioritäten für den Schulbereich (ausführliche Beschreibung ab S. 141 im Programmleitfaden): Stärkung des Profils des Lehrerberufs Förderung des Erwerbs von Fertigkeiten und Kompetenzen Unterstützung der Schulen bei der Bekämpfung des frühen Schulabgangs und der Benachteiligung Unterstützung von Anstrengungen zur Steigerung des Zugangs zu bezahlbarer frühkindlicher Betreuung, Bildung und Erziehung (FBBE) hoher Qualität Horizontale Prioritäten (ausführliche Beschreibung ab S. 139 im Programmleitfaden): Soziale Eingliederung Erlangung relevanter, hoch qualifizierter Fertigkeiten und Kompetenzen Offene und innovative Praktiken im digitalen Zeitalter Stärkung von Anwerbung, Auswahl und Einführung von Lehrkräften / Ausbilder/-innen Transparenz und Anerkennung von Kompetenzen und Abschlüssen Nachhaltigkeit der Investitionen, Leistung und Effizienz

7 7 3. Eingabe der antragstellenden Einrichtung und der Partnereinrichtungen Teilnahmeberechtigt an der Aktion KA2 sind in Erasmus+ Einrichtungen aus allen Programmstaaten. Im Antragsformular werden alle beteiligten Einrichtungen durch Eingabe des Programmteilnehmer- Identifikations-Code (PIC) angelegt. Ohne PIC kann das Formular nicht ausgefüllt und eingereicht werden. Wenn Sie noch keinen PIC haben, lesen Sie die Erläuterungen dazu auf unserer Website. Geben Sie den PIC ein und drücken Sie auf Bitte beachten Sie, dass Sie hierzu eine Internetverbindung benötigen, damit der Abgleich mit dem Teilnehmerportal URF (Unique Registration Facility) erfolgen kann. Nun füllen sich die Felder automatisch. Alle grau hinterlegten Felder können im Antragsformular nicht verändert werden, es sind Lesefelder. Wenn in einem solchen Feld im Bereich Partnereinrichtungen eine falsche Angabe steht, müssen die Daten im Teilnehmerportal URF korrigiert werden. Blau hinterlegte Felder (z.b. die -Adresse der Einrichtung) können beschrieben werden. Das folgende Bildschirmfoto zeigt das Ergebnis einer erfolgreichen PIC-Eingabe und Anmerkungen dazu.

8 8 Bitte kontrollieren Sie, ob die Postleitzahl korrekt fünfstellig angegeben ist (nur für deutsche Einrichtungen). Die -Adresse der Einrichtung wird in URF nicht abgefragt und sollte hier ergänzt werden. Wählen Sie aus dem Dropdown-Feld eine passende Organisationsform aus. Wenn die PIC-Eingabe nicht erfolgreich ist, kann das verschiedene Ursachen haben: keine Internetverbindung Teilnehmerportal URF vorübergehend nicht erreichbar falschen PIC eingegeben In diesem Fall können Sie sich gerne mit uns in Verbindung setzen.

9 9 Im Folgenden beschreiben Sie bitte Hintergrund und Erfahrung Ihrer eigenen Einrichtung und jeder Partnereinrichtung. Geben Sie auch an, ob Sie bzw. Ihre Partner in der Vergangenheit bereits durch EU-Programme gefördert wurden und nennen Sie, falls zutreffend, Details dazu. Falls Sie als Partnereinrichtung in einer Partnerschaft mitgearbeitet haben, die nach dem Konsortialprinzip finanziert wurde, also der Koordinator den Gesamtzuschuss verwaltet hat, geben Sie bitte als Zuschussempfänger die koordinierende Einrichtung an. Geben Sie unter D.1.3. und D.1.4. (Partner entsprechend D.2.3./D.3.3., ) die Angaben zum gesetzlichen Vertreter/ zur gesetzlichen Vertreterin und zur Kontaktperson an. Diese Angaben stammen im Gegensatz zu den Angaben unter D.1. nicht aus URF, sondern müssen im Antragsformular ergänzt werden. Sollte die zeichnungsberechtigte Person eine andere Anschrift haben als die Einrichtung, klicken Sie bitte diese Box an und ergänzen die dann sichtbaren Felder mit der betreffenden Adresse.

10 10 Bitte beachten Sie, dass nicht zur Einrichtung gehörende Personen nicht als Kontaktperson fungieren können. Die hier verwendete -Adresse wird für sämtliche spätere elektronische Kommunikation mit der Einrichtung verwendet. Ergänzen Sie falls zutreffend eine weitere Kontaktperson über den Button. Ergänzen Sie falls notwendig über den Button Partner hinzufügen weitere Partner: 4. Inhaltlicher Teil Jedes der inhaltlichen Felder im Antragsformular kann mit bis zu Zeichen beschrieben werden. Bitte achten Sie jeweils genau auf die Fragestellung und denken Sie daran, auf alle Aspekte der Frage(n) einzugehen. Bitte stellen Sie Ihr Projektvorhaben so klar und präzise wie möglich dar, so dass eine außenstehende Person eine konkrete Vorstellung des geplanten Projektgeschehens und der Ergebnisse erhält. Vermeiden Sie Redundanzen und Antragslyrik. 4.1 Allgemeine Projektbeschreibung

11 11 Auswahl der Themen: Im folgenden Drop-Down-Menü wählen Sie bitte bis zu drei Themen aus, mit denen Sie sich in Ihrem Projekt beschäftigen. Auch hier gilt: Die Auswahl sollte sich in Ihren Ausführungen im inhaltlichen Teil widerspiegeln. Beschreibung der Ergebnisse: Tragen Sie hier Ihre erwarteten konkreten Ergebnisse und Produkte ein (z. B. Projektbroschüren, Poster, Bilderserien, Theateraufführungen, aber auch systemische Veränderungen an den beteiligten Einrichtungen). Beantworten Sie in Teil E.1. die Fragen zu den am Projekt beteiligten Personen: Geben Sie an, ob am Projekt Menschen mit Benachteiligungen beteiligt sind. Diese Kategorie bezieht sich nicht nur auf körperliche Behinderungen, sondern auch z.b. auf soziale Benachteiligungen. Sie können

12 12 mehrere Formen von Benachteiligungen auswählen, die Teilnehmerzahl (am Projekt Beteiligte, nicht nur an Mobilitäten) ist die Gesamtzahl aller benachteiligten Personen. Diese Kategorie ist nicht budgetrelevant, Kosten für die Teilnahme von Menschen mit körperlicher Behinderung müssen Sie separat im Budgetteil beantragen. 4.2 Projektdurchführung- und -aktivitäten Abschnitt G. bezieht sich in erster Linie auf die Projektverwaltung: Budgetverwaltung, Monitoring- und Evaluierungsmaßnahmen, Umgang mit potenziellen Risiken und Überwachung des Projektfortschritts. Bei der Beschreibung der Monitoring- und Evaluierungsmaßnahmen erläutern Sie bitte, auf welche Weise Sie den inhaltlichen Fortschritt der Projektarbeit und die Erreichung der Projektziele überwachen und ggf. gegensteuern, sollte die Durchführung einzelner Aktivitäten bzw. Erreichung einzelner Ziele gefährdet sein. Erstmalig ab 2017 müssen Sie an dieser Stelle auch Ihre geplanten Projekttreffen näher erläutern. Diese organisatorischen Treffen finden in der Regel am Ort einer der beteiligten Einrichtungen statt. (In begründeten Fällen sind Projekttreffen auch in folgenden Städten mit EU-Institutionen möglich: Brüssel, Den Haag, Frankfurt am Main, Luxemburg, Straßburg.) Die Beantragung von Mitteln hierfür erfolgt später im Budgetteil Ausbildungs-, Unterrichts- und Lernaktivitäten Bitte machen Sie in dieser Kategorie Angaben, wenn Sie Ausbildungs-, Unterrichts- und Lernaktivitäten in Ihrem Projekt planen. Hiermit sind nicht die kleineren, länderübergreifenden Projekttreffen gemeint, die vorwiegend zur Projektorganisation gedacht sind, sondern projektbezogene Lehr- und Lernmobilitäten. An dieser Mobilitätsform können sowohl Lehrende als auch Lernende teilnehmen. Falls Sie solche Aktivitäten in Ihrem Projekt durchführen wollen, beantworten Sie bitte die Eingangsfrage mit Ja und beschreiben Sie die Aktivitäten aller am Projekt beteiligten Einrichtungen danach im Projektzusammenhang in bis zu Zeichen. Alle Aktivitäten in dieser Kategorie müssen direkt zur Erreichung der Projektziele beitragen. Die Mobilität ist dabei kein Selbstzweck.

13 13 Die erste Aktivität wird automatisch angelegt. Klicken Sie auf Neue Aktivitätsart hinzufügen, um eine Aktivität hinzuzufügen. Folgende Mobilitätstypen stehen bei Ausbildungs-, Unterrichts- und Lernaktivitäten zur Verfügung: Kurzzeit: Gemeinsame Kurzzeit-Fortbildungen für Mitarbeiter/-innen Kurzzeitaustausche von Schülergruppen (immer in Begleitung von Lehrkräften) Blended Mobility von Schüler/-innen Langzeit: Langzeit-Lehraufenthalt Langzeit-Lernmobilität von Schüler/-innen Achtung: Das Formular ist im Bereich G auf 20 Aktivitäten begrenzt. Aktivitäten, an denen mehr als eine Einrichtung teilnimmt, werden nur einmal für alle Einrichtungen angelegt. Wollen Sie trotzdem mehr als 20 Aktivitäten beantragen und können Sie diese auch im Projektzusammenhang begründen, dann fassen Sie gleichartige Aktivitäten zu einer Aktivität zusammen. Dies können Sie in der Aktivitätsbeschreibung kenntlich machen. Förderbedingungen: Bei Kurzzeitmobilitäten beträgt die Dauer der eigentlichen Aktivität mindestens 5 Arbeitstage (Gemeinsame Kurzzeit-Fortbildungen für Mitarbeiter/-innen: mindestens 3 Tage). Reisetage werden zwar bezuschusst, zählen aber nicht zur Mindestdauer. Da auch Reisetage bezuschusst werden, können Sie bei einem Aufenthalt von 5 Tagen eine Aufenthaltsdauer von 7 Tagen angeben. Pro Projekt können maximal 100 Mobilitäten (also 100 Teilnehmer/-innen) in der Kategorie Ausbildungs-, Unterrichts- und Lernaktivitäten beantragt werden. Werden mehr Personen eingetragen, erscheint ein Warnhinweis, der eine Einreichung verhindert. Ausbildungs-, Unterrichts- und Lernaktivitäten können nur in den an der Partnerschaft beteiligten Staaten stattfinden. Abweichend dazu sind Ausbildungs-, Unterrichts- und Lernaktivitäten in folgenden Städten mit EU-Institutionen möglich: Brüssel, Den Haag, Frankfurt am Main, Luxemburg, Straßburg.

14 14 Beispiel 1: Kurzzeitmobilität von Lehrkräften / Mitarbeiter/-innen, z.b. 3-tägiges Job Shadowing oder Fortbildung der Testschule 1 aus Deutschland und der Testschule 2 aus Österreich an der Testschule 3 in Island. Sie haben über den Klick auf neue Aktivitätsart hinzufügen eine Ausbildungs-, Unterrichts- und Lernaktivität mit der Nummer C1 angelegt. Wählen Sie nun den Mobilitätstyp aus. Hier handelt es sich um den Typ Gemeinsame Kurzzeit- Fortbildungen für Mitarbeiter/-innen. Beschreiben Sie unter Beschreibung der Aktivität kurz die Mobilität. Geben Sie an dieser Stelle auch an, wo die Aktivität stattfindet. Bitte denken Sie daran, dass Mobilitäten in dieser Kategorie nicht den Charakter organisatorischer Projekttreffen haben (organisatorische Projekttreffen müssen Sie in der Kategorie Länderübergreifende Projekttreffen beantragen), sondern einen klaren inhaltlichen, projektbezogenen Zweck verfolgen müssen. Geben Sie die Anzahl der reisenden Teilnehmer/-innen an. Im Beispiel sollen drei Lehrkräfte der Testschule 1, davon eine behinderte Person, die eine Begleitperson benötigt, und drei Lehrkräfte der Testschule 2 an die Testschule 3 reisen. Daher geben Sie im Feld Anzahl Teilnehmer/-innen 7 an (sechs teilnehmende Lehrkräfte plus eine Begleitperson). Teilnehmer/-innen der gastgebenden Einrichtung werden nicht angegeben. Geben Sie nun an, wie viele Personen mit körperlichen oder geistigen Behinderungen beteiligt sind, im Beispiel ist das eine der sechs teilnehmenden Lehrkräfte. Die Teilnehmerin mit körperlicher Behinderung benötigt eine Begleitperson, geben Sie daher eine Begleitperson an. Geben Sie die Dauer der Aktivität inklusive der Reisetage an. Bitte beachten Sie, dass die Mindestdauer einer Gemeinsamen Kurzzeit-Fortbildung für Mitarbeiter/-innen mindestens 3 volle Arbeitstage (bei Schülermobilitäten mindestens 5 volle Arbeitstage) beträgt. Inklusive zweier Tage für An- und Abreise dauert die Aktivität im Beispiel 5 Tage. Als beteiligte Einrichtungen geben Sie bitte die Einrichtungen an, die zur Aktivität reisen, nicht die gastgebende Einrichtung bzw. nicht die Einrichtung aus dem Zielland der Mobilität.

15 15 Beispiel 2: Projektbezogener Kurzzeitaustausch von Schülergruppen unter Begleitung von Lehrkräften. In diesem Beispiel fahren zwei Schülergruppen der Testschule 2 und der Testschule 3 mit je zwei begleitenden Lehrkräften an die Testschule 1, um 5 Tage projektbezogen zusammenzuarbeiten. Die Mindestdauer der Aktivität beträgt 5 volle Arbeitstage, zuzüglich bis zu 2 Tage für An- und Abreise, im Beispiel 7 Tage. Klicken Sie auf neue Aktivitätsart hinzufügen : Wählen Sie nun den Mobilitätstyp aus. Hier handelt es sich um den Typ Kurzzeitaustausche von Schülergruppen. Beschreiben Sie unter Beschreibung der Aktivität kurz die Mobilität und deren inhaltliche Relevanz in Bezug auf die Projektziele. Geben Sie auch an, wo die Aktivität stattfindet. Nennen Sie die Anzahl der reisenden Teilnehmer/-innen. Im Beispiel sollen je zehn Schüler/-innen der Testschule 2 und der Testschule 3 mit je zwei begleitenden Lehrkräften an die Testschule 1 reisen. Daher geben Sie im Feld Teilnehmer/-innen 24 an. Teilnehmer/-innen der gastgebenden Einrichtung werden nicht angegeben. Geben Sie nun an, ob Personen mit körperlichen oder geistigen Behinderungen beteiligt sind, im Beispiel gibt es keine Teilnehmer/-innen mit Behinderungen. Alle Lehrkräfte sind Begleitpersonen für die reisenden Schüler/-innen. Geben Sie also 4 im Feld Begleitpersonen (von Gesamtzahl TN) an. Geben Sie die Dauer der Aktivität inklusive der Reisetage an. Hier sind 5 Arbeitstage vorgesehen. Inklusive zweier Tage für An- und Abreise dauert die Aktivität 7 Tage. Bitte beachten Sie, dass die Mindestdauer einer Kurzzeit-Lernaktivität von Schüler/-innen mindestens 5 volle Arbeitstage beträgt. Als beteiligte Einrichtungen geben Sie bitte die Einrichtungen an, die zur Aktivität reisen, nicht die gastgebende Einrichtung, bzw. nicht die Einrichtung aus dem Zielland der Mobilität.

16 16 Beispiel 3: Individuelle Schülermobilität von zwei Schülern von Testschule 3 an die Testschule 1, Dauer 2 Monate Klicken Sie auf neue Aktivitätsart hinzufügen : Wählen Sie den Mobilitätstyp aus. Hier handelt es sich um den Typ Langzeit-Lernmobilität von Schüler/-innen. Erläutern Sie unter Beschreibung der Aktivität die Maßnahme. Geben Sie an dieser Stelle auch an, wo die Aktivität stattfindet. Geben Sie die Anzahl der reisenden Teilnehmer/-innen an. Im Beispiel sollen zwei Schüler/-innen der Testschule 3 an die Testschule 1 reisen. Daher geben Sie im Feld Teilnehmer/-innen 2 an. Geben Sie nun an, ob Personen mit körperlichen oder geistigen Behinderungen beteiligt sind, im Beispiel gibt es keine Teilnehmer/-innen mit Behinderungen. Beim gewählten Aktivitätstyp gibt es keine Begleitpersonen, das Mindestalter der Schüler/-innen beträgt 14 Jahre. Geben Sie die Dauer der Aktivität in ganzen Monaten an (Das Feld Tage ist bei Langzeitmobilitäten gesperrt.). Im Beispiel sind 2 Monate vorgesehen. Bitte beachten Sie, dass die Mindestdauer einer Langzeitmaßnahme 2 Monate beträgt. Als beteiligte Einrichtungen geben Sie bitte nur die entsendende Einrichtung an. 5. Follow-Up In diesem Teil des Antrags geht es um Wirkung, Verbreitung und Nachhaltigkeit Ihres Projekts bzw. Ihrer Projektergebnisse (s. Einzelfragen im Antragsformular).

17 17 6. Budget Im Budgetteil können Sie Zuschüsse für in den vorherigen Antragsteilen beschriebene Aktivitäten und Produkte beantragen. Zum Teil geschieht dies automatisiert, oft müssen Sie aber die Aktivitäten aus dem Antragsteil G erneut anlegen (meist durch Auswahl in einer Drop-Down-Liste). 6.1 Projektmanagement und -durchführung Das Budget in dieser Kostenkategorie wird automatisch berechnet. Grundlage ist die Anzahl der Partnereinrichtungen sowie die Projektdauer. Die koordinierende Einrichtung erhält 500 EUR pro Monat. Im Beispiel wurden 36 Monate Projektdauer angegeben, woraus im Formular automatisch 36 x 500 EUR = EUR berechnet werden. Die Partnereinrichtungen erhalten je 250 EUR pro Monat, d.h. pro Einrichtung 36 x 250 EUR = EUR, 2 Partnereinrichtungen erhalten insgesamt EUR, ergibt insgesamt EUR für das Projekt. Die Einzelbudgets pro Einrichtung werden in der Maske nicht angezeigt, nur die Gesamtsumme (im Beispiel EUR für alle beteiligten Einrichtungen). Bitte beachten Sie, dass pro Projekt maximal 10 Einrichtungen voll bezuschusst werden. Sollten Sie mehr als 10 Einrichtungen in Ihrem Projekt haben, wird beispielsweise bei einem Projekt mit 24-monatiger Laufzeit wie folgt berechnet: Die koordinierende Einrichtung wird voll bezuschusst: 24 x 500 EUR = EUR. Die übrigen Einrichtungen teilen sich den verbleibenden Zuschuss, der insgesamt 9 x 24 x 250 EUR = EUR beträgt. Der verbleibende Anteil wird dann durch die Anzahl der Partnereinrichtungen geteilt, sind es 10 Partnereinrichtungen, wären das EUR / 10 Einrichtungen = EUR für jede Einrichtung in 24 Monaten. 6.2 Länderübergreifende Projekttreffen Länderübergreifende Projekttreffen beschreiben in erster Linie kürzere Meetings, die hauptsächlich der Projektorganisation dienen. Sie werden über einen Pauschalbetrag in Abhängigkeit von der Entfernung zur gastgebenden Partnereinrichtung finanziert und sind in der Regel am Standort einer Partnereinrichtung durchzuführen. Für diesen Projekttyp muss keine Mindestdauer erreicht werden. Es ist möglich, Schülerinnen und Schüler an einem solchen Treffen zu beteiligen, wenn dies im Projektzusammenhang sinnvoll ist.

18 18 Für jede beteiligte Einrichtung ist die Anzahl der Projekttreffen sowie die Gesamtzahl aller Teilnehmer/-innen an den Projekttreffen anzugeben. Im Beispiel gibt es insgesamt 4 Projekttreffen in den 36 Monaten der Projektlaufzeit, drei kürzere organisatorische Projekttreffen und ein weiteres Treffen mit Schülerbeteiligung. Treffen Gastgeber Teilnehmer/-innen Testschule 1 Teilnehmer/-innen Testschule 2 Teilnehmer/-innen Testschule 3 Projekttreffen 1 Testschule Projekttreffen 2 Testschule Projekttreffen 3 Testschule Projekttreffen 4 Testschule Gesamt Testschule 1 und Testschule 2 liegen zwischen 100 und km voneinander entfernt. Testschule 3 liegt mehr als km von den beiden anderen Einrichtungen entfernt. Treffen Gastgeber Entfernungskategorie für Testschule 1 Entfernungskategorie für Testschule 2 Entfernungskategorie für Testschule 3 Projekttreffen 1 Testschule km >2000 km Projekttreffen 2 Testschule km --- >2000 km Projekttreffen 3 Testschule 3 >2000 km >2000 km --- Projekttreffen 4 Testschule km >2000 km Im Antragsformular wird daraus: Für jede Einrichtung wird die Anzahl der Projekttreffen und die Anzahl der Teilnehmer/-innen pro Entfernungskategorie berechnet. Daher müssen zwei Einrichtungen im Beispiel zweimal angelegt werden, nur Testschule 3 muss immer mehr als km reisen und wird daher nur einmal angelegt. Die Testschule 1 fährt zu zwei Projekttreffen mit je 2 Personen, einmal an die Testschule 2 (Gastgeber des 2. Projekttreffens, Entfernungskategorie km = 575 EUR pro Teilnehmer/-in), einmal an die Testschule 3 (Gastgeber des 3. Projekttreffens, Entfernungskategorie >2000 km = 760 EUR pro Teilnehmer/-in). Testschule 2 fährt zweimal zur Testschule 1 (Entfernungskategorie km) und einmal zur Testschule 3 (Entfernungskategorie >2000 km). Testschule 3 fährt zu drei Projekttreffen und wählt dazu jeweils die Entfernungskategorie >2000 km aus. Es gilt weiterhin: Wenn die Entfernung zu einem Projekttreffen für eine Einrichtung weniger als 100 km beträgt, gibt es keinen Zuschuss zum Projekttreffen. Maßgeblich für die Bestimmung der Entfernungskategorie ist der Entfernungsrechner der EU- Kommission. Es gilt die einfache Entfernung. Liegt der Abreiseort (Flughafen) weiter entfernt als der Ort der Einrichtung, kann auch der Ort des Flughafens als Startpunkt ausgewählt werden.

19 Ausbildungs-, Unterrichts- und Lernaktivitäten Ausbildungs-, Unterrichts- und Lernaktivitäten werden über drei Kostenarten finanziert: Reisekosten (gemeint sind damit Fahrtkosten) Aufenthaltskosten Kosten für sprachliche Vorbereitung (nur für Langzeitmobilitäten) Um für Aktivitäten dieser Kategorie ein Budget zu beantragen, müssen die Aktivitäten im Antragsteil G. angelegt werden (s.o.). Im Folgenden werden die oben unter G. als Beispiel angelegten Aktivitäten budgetiert: Beispiel 1: Kurzzeitmobilität von Lehrkräften / Mitarbeiter/-innen, z.b. 5-tägiges Job Shadowing oder Fortbildung von insgesamt 6 Personen der Testschule 1 aus Deutschland und der Testschule 2 aus Österreich an Testschule 3 in Island. Schritt 1: Reisekosten Legen Sie mit Klick auf + eine neue Aktivität unter I.3.1. Reisekosten an (Nummerierung kann variieren). Wählen Sie die beteiligten reisenden Einrichtungen ( Testschule 1 und Testschule 2 ) aus und wählen Sie die zugehörige Aktivität aus G. aus. Im Beispiel handelt es sich um die Aktivität C1. Die Art der Aktivität wird automatisch ergänzt. Für beide Einrichtungen muss nun noch die Entfernungskategorie ausgewählt werden. Beide Einrichtungen liegen mehr als km von der Testschule 3 (Island) entfernt, weshalb für beide die Entfernungspauschale km ausgewählt wird. Der Reisekostenzuschuss pro Teilnehmer/-in (hier: 360 EUR) wird automatisch berechnet. Falls ein Partner sehr hohe Kosten bei den Reisekosten im Herkunftsland bzw. Zielland (d.h. z.b. bei der Anreise zum Flughafen) hat, können Sie einen Zuschlag zu den Reisekosten in Höhe von 180 EUR beantragen. Bitte beachten Sie, dass die Zuschüsse zu den Reisekosten nicht als kostendeckend zu verstehen sind. Nähere Informationen finden Sie im Programmleitfaden auf S. 154/155. Die NA im PAD behält sich vor, nicht ausreichend begründete Anträge auf Zuschläge abzulehnen. Schritt 2: Aufenthaltskosten Legen Sie mit Klick auf + eine neue Aktivität unter I.3.2 Aufenthaltskosten (Nummerierung kann variieren) und dort unter Kurzzeit Lern-, Lehr- und Schulungsaktivitäten an. Wählen Sie die beteiligten reisenden

20 20 Einrichtungen ( Testschule 1 und Testschule 2 ) aus und wählen Sie die zugehörige Aktivität aus G. aus. Im Beispiel handelt es sich um die Aktivität C1. Aufenthaltskosten für Kurzzeitaktivitäten bitte im unteren Teil anlegen. Langzeitaktivitäten werden im oberen Bereich budgetiert. Bei Beispiel 1 handelt es sich um eine Kurzzeitaktivität: Wählen Sie die beteiligten Einrichtungen und die Nr. der Aktivität aus Antragsteil G. aus. Tragen Sie bitte die Dauer in Tagen und die Zahl der Teilnehmer/-innen pro beteiligter Einrichtung ein, die Zuschussberechnung erfolgt dann automatisch. Begleitpersonen werden einzeln ausgewiesen, im Beispiel benötigt eine behinderte Teilnehmerin der Testschule 1 eine Begleitperson. Beispiel 2: Projektbezogener Kurzzeitaustausch von zwei Schülergruppen aus Testschule 2 (Österreich) und Testschule 3 (Island) unter Begleitung von Lehrkräften an die Testschule 1 (Deutschland) Schritt 1: Reisekosten Legen Sie mit Klick auf + eine neue Aktivität unter I.3.1 Reisekosten an. Wählen Sie die beteiligten, reisenden Einrichtungen ( Testschule 2 und Testschule 3 ) aus und wählen Sie die zugehörige Aktivität aus Antragsteil G. aus. Im Beispiel handelt es sich um die Aktivität C2. Ergänzen Sie die Zahl der Teilnehmer/- innen, im Beispiel reisen je 10 Schülerinnen und Schüler und 2 Lehrkräfte pro Einrichtung. Für beide Einrichtungen muss nun noch die Entfernungskategorie ausgewählt werden. Zur Antragsrunde 2017 wurde die Zahl der Entfernungskategorien auf 8 ausgeweitet: Testschule 2 (Österreich) ist zwischen 500 und

21 km von der Gastschule in Deutschland entfernt, es wird die Kategorie km ausgewählt. Testschule 3 (Island) liegt mehr als km, aber weniger als km von der Gastschule entfernt, es wird die Kategorie km ausgewählt. Maßgeblich ist der Entfernungsrechner der EU- Kommission: Die Zuschussberechnung erfolgt automatisch. Schritt 2: Aufenthaltskosten Legen Sie mit Klick auf + zwei neue Aktivitäten unter I.3.2 Aufenthaltskosten und dort unter Kurzzeit- Ausbildungs-, Unterrichts- und Lernaktivitäten an. Wählen Sie die beteiligten reisenden Einrichtungen ( Testschule 2 und Testschule 3 ) aus und wählen Sie die zugehörige Aktivität aus G. aus. Im Beispiel handelt es sich um die Aktivität C2. Tragen Sie bitte die Dauer in Tagen und die Zahl der Schüler/-innen und Begleitpersonen pro beteiligter Einrichtung ein, die Zuschussberechnung erfolgt dann automatisch (der Tagessatz für Schüler/-innen beträgt 55 EUR, für Lehrkräfte 100 EUR). Hinweis: Unter Begleitpersonen sind hier nicht Assistenzpersonen für behinderte Teilnehmende gemeint sondern begleitende Lehrkräfte für die Schüler/innengruppe.

22 22 Beispiel 3: Individuelle Schülermobilität zweier Schüler/-innen von Testschule 3 (Island) an die Testschule 1 in Deutschland, Dauer 2 Monate Schritt 1: Reisekosten Legen Sie mit Klick auf + eine neue Aktivität unter I.3.1 Reisekosten an. Wählen Sie die beteiligte Einrichtung ( Testschule 3 ) aus und wählen Sie die zugehörige Aktivität aus G. aus. Im Beispiel handelt es sich um die Aktivität C3. Die Art der Aktivität wird automatisch ergänzt. Nun muss die Entfernungskategorie ausgewählt werden. Die beiden Einrichtungen Testschule 3 und Testschule 1 liegen in der Entfernungskategorie km. Der Reisekostenzuschuss pro Teilnehmer/-in (hier: 360 EUR) wird automatisch berechnet. Schritt 2: Aufenthaltskosten Legen Sie mit Klick auf + eine neue Aktivität unter I.3.2 Aufenthaltskosten und dort unter Langzeit- Ausbildungs-, Unterrichts- und Lernaktivitäten. Wählen Sie die entsendende Einrichtung (Testschule 3) aus und wählen Sie die zugehörige Aktivität aus G aus. Im Beispiel handelt es sich um die Aktivität C3. Tragen Sie bitte den Zielstaat (im Beispiel Deutschland), die Dauer in Monaten und die Zahl der Teilnehmer/-innen ein, die Zahl der Begleitpersonen ist bei individueller Schülermobilität 0 (Ausnahme: Mobilität von Schüler/-innen mit Behinderung, die eine Begleitperson benötigen). Die Zuschussberechnung erfolgt automatisch.

23 23 Schritt 3 (optional): Sprachliche Vorbereitung Falls die Langzeitmobilität eine spezifische sprachliche Vorbereitung erfordert (z.b. um die Kenntnisse in der Unterrichtssprache des aufnehmenden Staates zu verbessern, wenn diese Sprache an der entsendenden Einrichtung keine Unterrichtssprache ist), kann ein Zuschuss zur sprachlichen Vorbereitung in Höhe von 150 EUR beantragt werden. Wenn hier Mittel beantragt werden (dies ist nur bei Langzeitmaßnahmen möglich!), muss dies im Antrag projektbezogen begründet werden. 6.4 Außergewöhnliche Kosten (Reisekosten für Teilnehmer/-innen aus Regionen in äußerster Randlage sowie überseeischen Ländern und Gebieten) Stammt eine Partnereinrichtung aus einem Überseegebiet, kann die Einrichtung einen Zuschuss zu den Reisekosten beantragen. Dies geschieht im Antragsteil I.3.4. Außergewöhnliche Kosten (Reisekosten für Überseeländer und -gebiete) (Nummerierung kann variieren). Hier können bis zu 80% der Gesamtkosten finanziert werden. Im Formular ist der beantragte Betrag anzugeben, der maximal 80% der Gesamtsumme entspricht, nicht die Gesamtkosten. Dieser erhöhte Finanzierungssatz ist jedoch nur möglich, wenn der Antragsteller nachweisen kann, dass der Stückkostensatz weniger als 70% der tatsächlichen Fahrtkosten abdeckt. Zuschüsse können von Teilnehmenden aus bzw. in Regionen in äußerster Randlage sowie aus bzw. in überseeische(n) Länder(n) und Gebiete(n) beantragt werden. 6.5 Teilnehmer/-innen mit Behinderung Nehmen an einer Aktivität Teilnehmer/-innen mit körperlicher oder geistiger Behinderung teil, können hierfür Kosten geltend gemacht werden, die über den üblichen Stückkostensatz hinausgehen. Sämtliche Ausgaben werden dann auf Grundlage realer Kosten erstattet (keine Pauschalen, Belege müssen vorliegen). Bei der Abrechnung müssten alle damit zusammenhängenden Kosten vollständig über die Kategorie Zuschuss zu Kosten für Teilnehmer/-innen mit Behinderung abgerechnet werden und nicht über die reguläre Pauschale. Im Antrag empfiehlt es sich, die Person mit dem regulären Kostensatz z.b. in der Kategorie Ausbildungs-, Unterrichts- und Lernaktivitäten plus die dazu zusätzlich entstehenden Kosten in der Kategorie Zuschuss zu Kosten für Teilnehmer/-innen mit Behinderung zu beantragen. Nach erfolgter Mobilität können Sie entscheiden, ob die Kostenpauschale ausreicht, oder ob die tatsächlichen Ausgaben diesen Satz übersteigen und alle Kosten spitz abgerechnet werden sollen. Beispiel: Bereits unter G wird angegeben, dass an der Aktivität Kurzzeitige gemeinsame Fortbildung an Testschule 3 eine Person mit Behinderung teilnimmt.

24 24 Im Budgetteil (I.3) wird für die behinderte Person (sie stammt aus der Testschule 1 ) und deren Begleitperson/Assistenz zunächst der reguläre Satz für Reise- und Aufenthaltskosten beantragt: Reisekosten: Aufenthaltskosten: Im Beispiel werden in der Kategorie Zuschuss zu Kosten für Teilnehmer/-innen mit Behinderung zusätzliche Kosten für den Rollstuhltransport in Höhe von 500 EUR beantragt. Das bedeutet, dass die tatsächlichen und belegbaren Kosten für Reise und Aufenthalt bei EUR liegen würden (Reisepauschale = 360 EUR, Aufenthaltspauschale = 500 EUR plus Kosten für Teilnehmer/-innen mit

25 25 Behinderung = 500 EUR). Die Belege für die entstandenen Kosten in Höhe von EUR müssen vorliegen. Sonderkosten/Außergewöhnliche Kosten Wird für das Projektvorhaben externer Sachverstand benötigt, den keiner der Partner liefern kann, können hierfür Mittel in der Kategorie Sonderkosten/Außergewöhnliche Kosten beantragt werden. Diese Kostenposition kommt bei Schulpartnerschaften eher nicht zum Tragen. Projektbezogene Kosten können in der Regel mit der Projektmanagementpauschale bestritten werden. 7. Zusammenfassung 7.1 Projektzusammenfassung An dieser Stelle fassen Sie Ihr Projekt bitte mit Zeichen zusammen. Dieser Teil des Formulars kann von der EU-Kommission oder der Nationalen Agentur für Veröffentlichungen genutzt werden. Darüber hinaus wird dieser Teil in die verpflichtend zu nutzende Disseminationsplattform des Programms Erasmus+ übernommen. Bitte formulieren Sie die Zusammenfassung so, dass sie aussagekräftig ist und ohne weitere Korrekturen veröffentlicht werden kann! Die Zusammenfassung ist die Visitenkarte Ihres Vorhabens und wird bei der Begutachtung meistens als Erstes gelesen. Mit einer überzeugenden Formulierung können Sie dafür sorgen, dass Ihr Projekt einen guten ersten Eindruck macht. Falls Ihre Antragssprache nicht Englisch ist, müssen Sie die Zusammenfassung ins Englische übersetzen (ebenfalls bis Zeichen).

26 Zusammenfassung der beteiligten Einrichtungen An dieser Stelle werden die an der Partnerschaft beteiligten Einrichtungen mit zugehörigem PIC aufgelistet. Sie müssen und können hier nichts eingeben. Falls eine Einrichtung nicht aufgelistet ist, prüfen Sie Ihre Angaben unter D. 7.3 Zusammenfassung des Budgets Wenn Sie für alle betreffenden Aktivitäten ein Budget beantragt haben, wird im Antragsteil J.2 der beantragte Gesamtzuschuss berechnet. Prüfen Sie die summierten Einzelposten pro Einrichtung (die Einrichtung ist über den PIC zu identifizieren). Bitte beachten Sie, dass maximal EUR pro Monat (also maximal EUR für dreijährige Projekte bzw. entsprechend der Gesamtdauer des Projekts in Monaten) beantragt werden können. Ggf. müssen Sie den beantragten Zuschuss reduzieren, wenn Sie über dem Maximum liegen. Bitte überprüfen Sie den errechneten Gesamtzuschuss im Hinblick auf die tatsächlichen Bedürfnisse Ihres Projekts. Wenn Ihnen die automatisch errechnete Summe im Antragsformular höher erscheint als der Betrag, den Sie tatsächlich für die Projektdurchführung benötigen, sollten Sie überlegen, ob Sie die Summe z.b. durch Reduzierung der aufgeführten Mobilitäten reduzieren. Kostenbewusstsein ist eins der Qualitätskriterien ( Value for money ). Wenn Sie bewusst Kosten einsparen, sollten Sie das an passender Stelle explizit erläutern.

27 27 8. Checkliste Bitte prüfen Sie vor der Einreichung, ob Sie alle in der Checkliste geforderten Unterlagen beigefügt haben und ob Sie alle aufgelisteten Kriterien erfüllen (Der Punkt Mandate gilt nicht für Partnerschulen in Partnerschaften ausschließlich zwischen Schulen bzw. vorschulischen Einrichtungen). Wenn Sie Fragen haben, können Sie sich gerne an uns wenden. 9. Ehrenwörtliche Erklärung Die ehrenwörtliche Erklärung drucken Sie bitte zunächst aus (2 Seiten) und lassen sie von der Leitung Ihrer Einrichtung unterschreiben. [ ]

28 28 Danach scannen Sie die unterschriebene Erklärung ein und laden sie unter Punkt N. zum Antrag hoch. 10. Anhänge Je nach Aktion müssen Sie diverse Anhänge elektronisch zu Ihrem Antrag hochladen. Klicken Sie hierzu auf Hinzufügen, wählen Sie die entsprechende Datei auf Ihrem Rechner aus und laden Sie sie zum Antrag hoch. Bitte beachten Sie, dass Sie maximal 10 Anhänge mit einem Gesamtdatenvolumen von 10 MB hinzufügen können. Falls Sie mehr als 10 Anhänge benötigen (z.b. Mandate von mehreren Partnern), dann fassen Sie mehrere Einzeldateien zu einer Datei zusammen.

29 29 Welche Dateien müssen beigefügt werden? Ehrenerklärung: von der koordinierenden Einrichtung Zeitplan: ein Zeitplan für das Gesamtprojekt, Vorlage auf unserer Website Achtung: Nicht zum Antrag geladen werden: Rechtsträgerformular, Screenshot zum Rechtsträgerformular / Nachweis über die Gründung, Formblatt Finanzangaben, ggf. Kontoauszug zum Formblatt Finanzangaben Diese Unterlagen müssen im Teilnehmerportal URF zu den Registrierungsdaten der Einrichtungen geladen werden. Lesen Sie hierzu unsere Anleitung. Zeitplan: Der Zeitplan dient dazu, Ihre im Antrag beschriebenen Aktivitäten im zeitlichen Ablauf innerhalb des Projekts darzustellen. Die Vorlage der EU-Kommission ist als Tabelle entwickelt, in der in den Spalten die Monate der Projektlaufzeit aufgelistet werden und in den Zeilen die Aktivitäten gemäß Antrag (z.b. C1, C2, C3 für Ausbildungs-, Unterrichts- und Lernaktivitäten bzw. M1, M2, M3 für Projekttreffen und A1, A2, A3 für alle anderen Aktivitäten). Eine höhere Aussagekraft wird erreicht, wenn Sie zu den einzelnen Aktivitäten statt eines X eine stichwortartige Beschreibung eintragen: Alternativ können Sie die vom PAD erstellte Word-Vorlage verwenden, in der Sie die Aktivitäten je Monat Projektlaufzeit kurz und prägnant erläutern können: Beide Vorlagen finden Sie bei den Antragsformularen auf unserer Website.

30 Übermittlung Wenn Sie das Formular vollständig ausgefüllt haben, speichern Sie es bitte erneut ab. Sie können nun durch Klick auf den Button Bestätigen, der sich einerseits im Antragsteil O befindet, andererseits aber auch am Fuß jeder Seite, überprüfen, ob Sie alle Pflichtfelder ausgefüllt haben. Geprüft wird immer das gesamte Formular. Fehlermeldungen beim Bestätigen: Falls nicht alle Pflichtfelder ausgefüllt wurden, erscheint folgende Fehlermeldung, die Sie in der Regel an die Stelle im Formular leitet, an der sich ein leeres Pflichtfeld befindet: Weitere mögliche Fehlermeldungen beim Bestätigen (keine vollständige Liste): Erscheint diese Fehlermeldung, dann stimmt die Zahl der Teilnehmer/-innen an einer Aktivität im Antragsteil G nicht mit der Zahl der Teilnehmer/-innen derselben Aktivität im Budgetteil I überein.

31 31 Erscheint diese Fehlermeldung, dann besteht momentan keine Verbindung zum Internet und/oder zum EU- Server. Versuchen Sie es in diesem Fall zu einem späteren Zeitpunkt noch einmal, bzw. überprüfen Sie Ihre Internetverbindung. Sind alle Pflichtfelder ausgefüllt erscheint folgende Meldung: Sie können das Formular bei einer bestehenden Internetverbindung nun online übermitteln. Klicken Sie hierzu auf Online übermitteln. Waren Sie erfolgreich, erscheint im unteren Teil des Formulars die Meldung OK.

32 War die Einreichung nicht erfolgreich, erscheint in der Tabelle eine Fehlermeldung: Prüfen Sie in diesem Fall insbesondere Ihre Internetverbindung und versuchen Sie es zu einem späteren Zeitpunkt noch einmal. Ggf. können Sie auch versuchen, das Formular von einem anderen Computer einzureichen. Falls das Problem weiterhin besteht, können Sie sich mit uns in Verbindung setzen. Sie können auch das alternative Einreichungsverfahren nutzen. Schicken Sie hierzu das vollständige elektronische Formular sowie einen Screenshot des Abschnitts O.4. Übermittlung Zusammenfassung, aus dem hervorgeht, dass die Einreichung nicht erfolgreich war, an die Nationale Agentur im PAD unter der -Adresse Sie können das Formular auch komplett ausdrucken. 12. Beratung Für Fragen zu dieser Anleitung oder zur Antragstellung stehen wir Ihnen gerne zur Verfügung. Bitte lesen Sie auch die Erläuterungen in unserem Merkblatt. Wir wünschen Ihnen viel Erfolg bei der Antragstellung. kmk-pad.org