Management der Öffentlichen Verwaltung. Budgetierung in der Kommunalverwaltung

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1 Management der Öffentlichen Verwaltung Budgetierung in der Kommunalverwaltung Leitfaden für die Umsetzung und Durchführung des modernen Steuerungsinstrumentes dezentrale Budgetierung Bearbeitet von Otto Vierheilig, Rechtsdirektor im Rechtsamt der Stadt Erlangen 1. Auflage, 2001 Till Carl Link / Q Deutscher Kommunal-Verlag «* Kronach. München. Bonn. Potsdam

2 Inhaltsübersicht Vorwort 3 Inhaltsübersicht 6 Abkürzungsverzeichnis 10 Literaturverzeichnis TEIL Einführung 1.1 Ausgangspunkt: Steigende Finanznot der Kommunen Die Entwicklung des Neuen Steuerungsmodells durch die KGSt Inhalte und Ziele des Neuen Steuerungsmodells Stand der Umsetzung in der kommunalen Praxis Die Umsetzung der Budgetierung in der kommunalen Praxis TEIL Die grundlegenden Prinzipien der Budgetierung - oder warum sind unsere Verwaltungen überhaupt so reformbedürftig? 2.1 Worum geht es im Kern bei der Budgetierung? Die Schwächen der kameralistischen Haushaltswirtschaft Die Schwächen der zentralistischen Verwaltungsstruktur Schwächen in der Zusammenarbeit zwischen Politik und Verwaltung Notwendigkeit einer veränderten Steuerung Ist die Budgetierung wirklich etwas Neues? Die haushaltsrechtliche Zulässigkeit der Budgetierung Reform und Konsolidierung - ist das überhaupt gleichzeitig zu schaffen? TEIL Vorbereitung und praktische Umsetzung der Budgetierung 3.1 Gleich flächendeckend starten - oder erst mit Pilotämtern beginnen? Gibt es eine optimale Größe und Struktur des Budgets? Einbeziehung von Ausgaben und Einnahmen? Was gehört in die Budgets und was nicht? Sollte innerhalb der Budgets nach dem Grad der Eigenverantwortung differenziert werden? Einbeziehung von Verwaltungshaushalt und Vermögenshaushalt? Wie lässt sich die nötige Flexibilität im Budget sicherstellen? Wie wird die Anfangshöhe der Budgets festgelegt? Der Beitrag zur Haushaltskonsolidierung oder der Preis der Freiheit" 52 Abb. 1: Verteilung der Sparvorgabe für die Budgets Was tun bei unvorhersehbaren Entwicklungen? 57

3 3.1 1 Wie verändert sich der Haushalt optisch durch die Budgetierung? 59 Abb. 2: Neue Gliederung Verwaltungshaushalt 3.12 Wie kann die Budgetüberwachung sichergestellt werden? Die Ergebnisübertragung als Anreiz zu wirtschaftlichem Verhalten Die Erlanger Lösung der Ergebnisübertragung Die haushaltstechnische Umsetzung der Ergebnisübertragung - und was ist bei negativen Ergebnissen zu tun? Der nötige Vorbereitungsaufwand Die Bedeutung der Mitarbeiterbeteiligung TEIL Die Auflösung von Sammelnachweisen 4.1 Worum geht es bei der Auflösung von Sammelnachweisen? Nicht das Kind mit dem Bade ausschütten! Vorteile von Sammelnachweisen Nachteile von Sammelnachweisen Technisches Vorgehen bei der Auflösung von Sammelnachweisen Auf welche Sammelnachweise wird man sich zunächst konzentrieren? Praktische Erfahrungen zu Einzelbereichen Bürobedarf Büro- und Telefoneinrichtung Bücher und Zeitschriften Kopiergeräte und Hausdruckerei Telefongebühren und Portokosten Kfz-Versicherungen Mitgliedsbeiträge in Vereinen und Verbänden Kosten für Fortbildung Wie können absehbare Widerstände entschärft werden? TEIL Die Einbeziehung der Personalkosten 5.1 Warum ist hier besonderes Augenmaß nötig? Warum ist von einer unmittelbaren Budgetierung der Personalkosten dringend abzuraten? Macht es Sinn, mit pauschalierten Personalkosten zu arbeiten? Wo könnte eine vernünftige Form der Delegation von Verantwortung im Bereich der Personalkosten ansetzen? Wie kann das in der praktischen Umsetzung aussehen? Wie kann auch der Kämmerer davon profitieren? Welche Ergebnisse können aus der Praxis berichtet werden? 103

4 6. TEIL Gebäudebewirtschaftung und Bauunterhalt 6.1 Was spricht für eine Budgetierung im Gebäudemanagement? Was spricht gegen eine Budgetierung im Gebäudemanagement? Die Suche nach differnzierten Lösungen Die ökologische Komponente" im Gebäudemanagement Neuere Tendenzen im Gebäudemanagement TEIL Interne Verrechnungen 7.1 Was ist überhaupt eine interne Leistungsverrechnung"? Die bisherigen Nutzung interner Verrechnungen Die Zauberformel für eine wirtschaftliche Verwaltung? Negative Erfahrungen aus der Praxis Positive Erfahrungen aus der Praxis Wie können wir mit den Overhead-Kosten" umgehen? Weitere Risiken in der praktischen Anwendung Empfehlungen für die Praxis TEIL Zusammenarbeit mit der Politik 8.1 Ein plakativer Slogan der KGSt Die grundsätzliche Rollenverteilung zwischen Politik und Verwaltung Die Kritik an der bisherigen Form der Zusammenarbeit Der Erlanger Weg: Die Vorlage von Arbeitsprogrammen Der Inhalt eines Arbeitsprogramms Die praktischen Erfahrungen mit Arbeitsprogrammen TEIL Erfahrungen aus der Praxis der Budgetierung 9.1 Die Phase der Vorbereitung Wie sind die Mitarbeiter technisch mit der Umstellung zurechtgekommen? Hat sich das wirtschaftliche Verhalten der Ämter verändert? Die Ergebnisse in der Pilotphase 140 Abb. 3: Soll-Ist-Bilanz der VHS, Die Entwicklung der Einnahmen Die Entwicklung der Ausgaben Die Entwicklung von Zuführungen und Rückgaben Die Entwicklung bei den Personalausgaben Der bereinigte Soll-Ist-Vergleich 149 Abb. 4: bereinigter Soll-Ist-Vergleich 9.4 Die insgesamt erzielten Budgetergebnisse Die Entwicklung in einzelnen Geschäftsbereichen 152

5 9.6 Der Konsolidierungsbeitrag für den Kämmerer 155 Abb. 5: Entwicklung der Budgetmasse It. Plan Abb. 6: Entwicklung der Budgetmasse It. Jahresrechnung 9.7 Die Übertragung der Budgetergebnisse ins nächste Haushaltsjahr Die Handhabung der Budgetierung durch die politischen Gremien Auswirkungen auf die Haushaltsplanung Auswirkungen auf den Haushaltsvollzug 165 Abb. 7: Mehrjahresvergleich der Budgetentwicklung Ansätze für den Aufbau eines Finanzcontrollings TEIL Ausblick 10.1 Es gibt keine Blaupausen" Faktoren für eine effiziente Budgetierung Die Budgetierung ist keine Wunderwaffe Budgetierung ist nur der Anfang zu einer Reform der Verwaltung 173 Anlagen 1. Ein Stadtratsbeschluss zur flächendeckenden Einführung der Budgetierung in der gesamten Stadtverwaltung Vollzugsbestimmungen zur Budgetierung (am Beispiel Erlangen) Arbeitsprogramme 1997, 1998 und der Stadtbücherei Arbeitsprogramme 1997, 1998 und 1999 des Bauaufsichtsamtes Stichwortverzeichnis 221