Zahlungsverkehr mit. Die 1. Bank-Adresse für Kirche und Caritas

Transkript

1 Zahlungsverkehr mit

2 Agenda 1. Verwaltung der Stammdaten 1.1 Firmenkonfiguration 1.2 Anwenderverwaltung 2. Zahlungsverkehr 2.1 Auftragserfassung Erfassung von SEPA-Überweisungen Massenaufträge / Auftragsgruppen Massenänderung Erfassung von SEPA-Lastschriften Zahlungsempfänger / -pflichtige Mandatsverwaltung 2.2 Joberstellung 2.3 Import von Zahlungsdateien / Joberstellung DTA extern 2

3 Agenda 2.4 Unterschreiben von Zahlungen 2.5 Versand von Zahlungsdateien 2.6 Historie 3. Kontoinformationen 4. Support 3

4 1. Verwaltung der Stammdaten 1.1 Firmenkonfiguration Stammdaten Firmenkonfiguration Über diese Funktion kann der Anwender Master Einstellungen zum Programm ProfiCash vornehmen. 4

5 1.2 Anwenderverwaltung Stammdaten Anwenderverwaltung Anwender bearbeiten In der Anwenderverwaltung werden die Personen, die das Programm bedienen sollen, vom Anwender Master eingetragen. Der Master ist somit für die Anlage weiterer Anwender und deren Berechtigungen zuständig. An dieser Stelle kann auch die Vorbelegung der Auftragsart beim Erfassen von Zahlungsaufträgen (z.b. SEPA- Überweisung oder Euro-Eil-Lastschrift) vorgenommen werden. Die am häufigsten in ProfiCash verwendeten Funktionen sind über Symbole bzw. Icons aufrufbar. Über den Menüpunkt Einstellungen Iconleiste kann jeder Anwender seine persönliche Symbolleiste konfigurieren. 5

6 2. Zahlungsverkehr 2.1 Auftragserfassung Erfassung von SEPA-Überweisungen Tagesgeschäft ZV-Aufträge neu erfassen Über diese Funktion können neue Zahlungsaufträge erfasst und über den Button Aufträge anzeigen/ändern bereits erfasste Zahlungsaufträge verwaltet werden. Die Auftragsart (z.b. SEPA-Überweisung) und das Auftraggeberkonto sind in der obersten Zeile auszuwählen. Eine Terminzahlung oder ein Dauerauftrag, dessen Ausführung von der Bank überwacht werden soll, erfassen Sie mit Hilfe der Checkbox bankverwaltet. Im Verwendungszweck können Sie eine Textautomatik nutzen (z.b. Miete $G ergibt einen Verwendungszweck beim Empfänger von: Miete Oktober 2014). Zur Anzeige weiterer Spezialzeichen der Textautomatik drücken Sie hier die F1-Taste. Tipp: Falls Ihnen die IBAN des Empfängers nicht vorliegt, können Sie in der SEPA-Überweisung auch die Konto-Nr. und die Bankleitzahl eingeben, ProfiCash rechnet diese automatisch in IBAN und BIC um! Bitte beachten Sie, dass die Angabe von IBAN und BIC ohne Gewähr erfolgt. 6

7 2.1.2 Massenaufträge und Auftragsgruppen Über den Button Massenaufträge kann ein erfasster Auftrag beliebig vielen Zahlungspflichtigen/-empfängern zugeordnet werden. Nachdem alle Auftragsdaten (Auftraggeberkonto, Betrag, ggf. Verwendungszweck) erfasst sind, können aus einer Liste die Zahlungspflichtigen/-empfänger ausgewählt werden, denen dieser Auftrag zugeordnet werden soll. Speziell für eine Minimierung des Eingabeaufwandes bei der Erfassung von Aufträgen ist die Funktion Auftragsgruppen anzuwenden. Unter einer Auftragsgruppe versteht man die Vorbelegung einzelner Felder der Auftragserfassungsmaske mit vordefinierten Inhalten. Eine Vorbelegung aller Felder ist nicht notwendig. Bei der Erfassung von Aufträgen können diese Vorbelegungen in der Auftragsmaske per Mausklick ausgewählt werden. Dadurch werden die Felder des Auftrages mit den Daten der Auftragsgruppe vorbelegt. Anzulegen sind die Auftragsgruppen im Menü Stammdaten. Die Auftragsgruppe können Sie den Personen über den Menüpunkt Stammdaten - Zahlungsempfänger/-pflichtige zuordnen. 7

8 2.1.3 Massenänderung Stammdaten Massenänderung ZV-Aufträge Sollen bei einer großen Anzahl von Zahlungsverkehrsaufträgen identische Änderungen vorgenommen werden, so ist das mit Hilfe dieser Funktion komfortabel möglich. Die zu ändernden Aufträge können nach Auftragsgruppen oder Auftraggeberkonten selektiert werden. 8

9 2.1.4 Erfassung von SEPA-Lastschriften Tagesgeschäft ZV-Aufträge neu erfassen / anzeigen, ändern Bei der Lastschriftart wird zwischen der Basis- bzw. Euro-Eil-Lastschrift und einer Firmen-Lastschrift unterschieden. Abhängig von der Art der Lastschrift gelten unterschiedliche gesetzliche Regelungen, z.b. hinsichtlich der Einreichungsfristen bzw. Rückgabemöglichkeiten. Tipp: Um die Vorlauffrist auf zwei Target-Tage zu verkürzen, nutzen Sie bitte die Euro-Eil-Lastschrift! Eine Nichtbeachtung der Vorlauffristen führt beim Speichern eines Auftrags zunächst nur zu einer Warnung. Die endgültige Fristen-Prüfung findet bei der Joberstellung bzw. vor der Datenübertragung statt. 9

10 2.1.4 SEPA-Lastschriften erfassen Aus diesem Grund wird bei der Neuerfassung von SEPA-Lastschriften das Feld Fälligkeit nicht mit dem Tagesdatum, sondern mit dem frühestmöglichen Ausführungsdatum vorbelegt. Nach der Eingabe oder Änderung dieses Datums wird das zugehörige spätmöglichste Versanddatum berechnet und in der Erfassungsmaske angezeigt. Das SEPA-Lastschriftverfahren beruht auf einem vom Zahlungspflichtigen unterschriebenen Mandat. Informationen des Mandats werden mit jeder Lastschrift zwischen den beteiligten Prozesspartnern ausgetauscht. Daher sind die Mandatsinformationen am Konto des Zahlungspflichtigen hinterlegt. Über den Button Neu kann direkt ein neues Mandat angelegt werden; ist bereits ein Mandat gespeichert, so wird der Auftrag damit automatisch vorbelegt. Existieren mehrere Mandate, so kann das entsprechende Mandat ausgewählt werden. 10

11 2.1.5 Zahlungsempfänger / -pflichtige Stammdaten Zahlungsempfänger / Zahlungspflichtige oder alternativ in der Auftragserfassung mit dem Button mehr An dieser Stelle können die Daten der Zahlungsempfänger / Zahlungspflichtige gepflegt werden. Über Ändern bzw. Neu werden die gespeicherten Bankverbindungen und SEPA-Lastschriftmandate erfasst bzw. bearbeitet. Die gespeicherten Mandatsinformationen können auch als offizielles Mandatsformular gedruckt werden. 11

12 2.1.6 Mandatsverwaltung Stammdaten Mandate Über diesen Menüpunkt kann eine Übersicht aller gespeicherten Mandate aufgerufen werden. Die Mandatsinformationen werden in einer Tabelle angezeigt. Weiterhin können aus der Ansicht mehrere Mandate gleichzeitig gelöscht oder gedruckt werden. Per Doppelklick oder mehr können Änderungen an den einzelnen Mandaten vorgenommen werden. 12

13 2.2 Joberstellung Tagesgeschäft ZV über HBCI Für die Übertragung der Aufträge sind zunächst sogenannte ZV-Jobs zu erstellen. Bei Bedarf kann wahlweise eine Liste der fälligen Aufträge über das Ankreuzen der Checkbox Liste drucken ausgedruckt werden. Nach Anklicken des Knopfes ZV-Job erstellen erfolgt eine Auflistung aller fälligen ZV-Aufträge. Innerhalb dieser Auflistung bietet Profi cash die Möglichkeit, einzelne Aufträge auf den Status nicht ausführen umzusetzen. Hierzu sind die entsprechenden Zahlungen auszuwählen und über die Schaltfläche auf den Status nicht ausführen zu setzen. Zur Fortsetzung der ZV-Job-Erstellung ist der Button Erstellen anzuklicken. Es ist zu beachten, dass die ausgewählten SEPA-Lastschriften u.u. automatisch auf mehrere Jobs verteilt werden, da immer nur SEPA- Lastschriften mit einheitlichen Kriterien (Auftraggeberkonto, Auftragsart, Ausführungsdatum, Lastschriftsequenz) in einer Datei versendet werden können. 13

14 2.3 Import von SEPA-Dateien / Joberstellung DTA/SEPA-XML extern Datei - Datenübernahme - DTA-Datei / SEPA-XML-Datei einlesen Zahlungsverkehrsdateien, die aus anderen Programmen stammen, (z.b. aus der Finanzbuchhaltung) können über diesen Menüpunkt eingelesen werden. Die Zahlungsaufträge stehen dann für eine Bearbeitung unter dem Menüpunkt Tagesgeschäft - ZV-Aufträge anzeigen/ändern zur Verfügung. Sofern keine Änderungen erforderlich sind, kann direkt die Joberstellung erfolgen. Achtung: Werden Gehaltsdateien über diesen Menüpunkt eingelesen, so können die einzelnen Gehaltszahlungen unter dem Menüpunkt Historie eingesehen werden! 14

15 2.3 Import von SEPA-Dateien / Joberstellung DTA/SEPA-XML extern Alternative: Tagesgeschäft Joberstellung DTA/SEPA-XML extern 15

16 2.3 Import von SEPA-Dateien / Joberstellung DTA/SEPA-XML extern Nach dem Aufruf der Funktion wird zunächst eine Auswahlmaske angeboten, in der die Zahlungsverkehrsdatei über den Windows- Explorer ausgewählt wird. Anschließend ist das entsprechende Auftraggeberkonto auszuwählen. Sind Aufträge für mehrere Auftraggeberkonten in der Datei enthalten, so muss die Übernahme über das Multibankkonto (BLZ: Konto: ) durchgeführt werden. Bei externen SEPA-XML-Dateien kann im Zuge der Joberstellung das Ausführungsdatum der Aufträge angepasst werden. Wird das Ausführungsdatum geändert und handelt es sich bei den Aufträgen um SEPA-Überweisungen, wird ein Job zur Anlage bankverwalteter terminierter SEPA-Überweisungen erstellt. Normalerweise werden mehrere Lastschriften bzw. Überweisungen von einem Konto in einer sogenannten Sammeldatei übertragen und anschließend ein Kontoauszug über die Gesamtsumme erstellt. Sollen alle Aufträge einzeln versendet und pro Auftrag ein Kontoauszug erstellt werden, so ist diese Checkbox als Einzelaufträge versenden zu aktivieren. Achtung: Jeder Auftrag ist dann einzeln freizugeben! 16

17 2.4 Unterschreiben von Zahlungen Tagesgeschäft Job unterschreiben HBCI unterschreiben Nach Auswahl des Jobs wird über die Schaltfläche Unterschrift der Auftrag unterzeichnet. Zunächst ist jedoch zur Legitimation das Profi cash-passwort des Anwenders einzugeben. Sind Jobs nur von einem Anwender zu unterzeichnen (sog. E-Vollmacht), so ist die Freigabe des Jobs über diesen Menüpunkt nicht notwendig. Die Unterschrift wird dann automatisch bei dem Start der Datenübertragung angefordert. 17

18 2.5 Versand von Zahlungen Tagesgeschäft Datenübertragung Unter dieser Auswahl können Jobs angesehen, gelöscht bzw. storniert oder zur Ausführung gebracht werden. Nach dem Aufruf der Funktion werden alle Jobs angezeigt. Es sind alle Jobs zu markieren, für die eine Ausführung erfolgen soll. Sollen mehrere Jobs gleichzeitig ausgeführt werden, so ist durch Halten der STRG-Taste mit anschließendem Anklicken der Jobs eine Markierung möglich. Jobs zum Abrufen von Konteninformationen, sogenannte Umsatz-Jobs, sind mit dem Kürzel UMS und Zahlungsverkehrs-Jobs mit ZV (Zahlungsverkehr) gekennzeichnet. Ergänzend können auch die Abkürzungen AZV (Aus-landszahlungsverkehr), PTK (Abruf von Protokollen) etc. erscheinen. Über den Button Senden werden die Jobs zum jeweiligen Bankrechner übertragen und ggf. mit einer (weiteren) Unterschrift versehen. Hierzu ist eine Legitimation mit dem entsprechenden Sicherheitsmedium (z.b. Chipkarte oder Sicherheitsdatei) notwendig. 18

19 2.6 Historie Tagesgeschäft ZV-Historie Möchten Sie die über ProfiCash ausgeführten Zahlungsaufträge betrachten, so ist dies unter diesem Menüpunkt möglich. Das Historie-Fenster ist analog zum ZV-Auftrags- Fenster aufgebaut. In die ZV-Historie geht jeglicher in ProfiCash ausgeführter Zahlungsverkehrsauftrag ein. Über den Button Aktivieren können Aufträge aus der Historie neu angelegt werden. 19

20 3. Kontoinformationen Tagesgeschäft - Kontoinformation Wichtig: Bitte beachten Sie, dass neue Umsätze erst nach Versand des UMS-Job (siehe Punkt 2.5.) in Profi Cash hinterlegt werden! Bereits von der Bank abgerufenen Umsätze können über diesen Menüpunkt angezeigt werden. Zu welchem Auftraggeber-Konto Informationen angezeigt werden, ist über das Konto-Kürzel bzw. die Konto- Bezeichnung auszuwählen. Diese Informationen können sortiert nach dem Buchdatum oder dem Valutadatum sowie tageweise oder zusammenhängend angezeigt werden. Über die mehr -Taste sind genauere Daten zu den einzelnen Umsätzen aufrufbar. Es wird dann der komplette Vorgang mit sämtlichen verfügbaren Informationen angezeigt. 20

21 3. Kontoinformationen Im Menübereich Auswertungen können die aktuellen Salden, Umsätze oder Summen zu den einzelnen Konten am Bildschirm angezeigt oder ausgedruckt werden. Eine aktuelle Saldenübersicht über alle Auftraggeber-Konten kann zudem per Aufruf des entsprechenden Icons der Profi cash-symbolleiste oder über den Menüpunkt Auswertungen - schnelle Kontoinformationen - aktuelle Salden aufgerufen werden. Per Aufruf des zugehörigen Icons oder unter dem Menüpunkt Auswertungen - schnelle Kontoinformationen - Umsätze ab ist ebenso eine aktuelle Umsatzübersicht für alle Auftraggeber-Konten über die Umsätze der letzten 10 Tage anzeigbar. 21

22 4. Support Haben Sie Fragen zu Profi cash, so wenden Sie sich gerne an unser EBL-Team: Klaus Thiele Stephan Strompen Andreas Moendt Katja Jerber Tel.: 0251 / Tel.: 0251 / Tel.: 0251 / Tel.: 0251 / Fragen zum Zahlungsverkehr: Heike Hartelt Tel.: 0251 / ebl@dkm.de 22