Fachhochschule Dortmund

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1 Fachhochschule Dortmund University of Applied Seiences and Arts Zwischen der Fachhochschule Dortmund, vertreten durch den Kanzler, und dem Personalrat, vertreten durch die Personalratsvorsitzende, wird gemäß 70 des Personalvertretungsgesetzes für das Land Nordrhein-Westfalen (Landespersonalvertretungsgesetz - LPVG NW) folgende Dienstvereinbarung über die Ausgestaltung von Mitarbeiterjahresgesprächen geschlossen:

2 ln haltsverzeich n is Präambel 1 Gegenstand und Geltungsbereich 2 Mitarbeiterjahresgespräche 3 Schulung 4 Vorbereitung und Durchführung 5 Nachbereitung 6 Umgang mit Konfliktfällen 7 Schlussbestimmungen Anlage 1: Vorbereitungs-und Gesprächsbogen zum Mitarbeiterjahresgespräch Anlage 2: Dokumentationsbogen Mitarbeiterjahresgespräch Anlage 3: Rückmeldebogen Anlage 4: Rückmeldungen zur Personalentwicklung 2

3 Präambel Das Mitarbeiterjahresgespräch (MAG) an der Fachhochschule Dortmund ist ein zeitgemäßes und zentrales Instrument der zielgerichteten und lebensereignisorientierten Personalentwicklung. Die Mitarbeiterjahresgespräche sollen dazu beitragen, die Zusammenarbeit und Kommunikation zwischen Vorgesetzten und Mitarbeiter/innen zu verbessern und eine offene und vertrauensvolle Atmosphäre zu schaffen. Das Mitarbeiterjahresgespräch gibt beiden Parteien genügend Raum, um Lob oder konstruktive Kritik zu äußern. Es bietet sowohl Mitarbeiter/innen also auch Vorgesetzten die Chance, die letzte Arbeitsperiode Revue passieren zu lassen und in einem vertraulichen Vier-Augen Gespräch gemeinschaftlich zu analysieren. Mitarbeiter/innen soll die Gelegenheit gegeben werden, ihre eigenen Arbeitsergebnisse zu reflektieren und sowohl positive als auch verbesserungswürdige Aspekte zu benennen. Im Sinne der Lebensereignisorientierung besteht zudem die Möglichkeit, individuelle Themen zur Personalentwicklung, zu Fort-und Weiterbildungen sowie familienbezogene und gesundheitsbezogene Bedarfe zu besprechen und ggf. rückzumelden. 1 Gegenstand und Geltungsbereich Gegenstand dieser Dienstvereinbarung ist die Ausgestaltung von Mitarbeiterjahresgesprächen für die Mitarbeiter/innen aus Technik und Verwaltung der Fachhochschule Dortmund. Von den Mitarbeitergesprächen ausgenommen sind: -Auszubildende, - Praktikanten/innen, - Beschäftigte mit einem befristeten Arbeitsvertrag von einem Jahr oder weniger, es sei denn, es handelt sich um eine Anschlussbeschäftigung oder es ist bereits eine Anschlussbeschäftigung geplant, -Wissenschaftliche und studentische Hilfskräfte. Auf Wunsch von befristet Beschäftigten und Hilfskräften ist das Gespräch auf jeden Fall zu führen. 2 Mitarbeiterjahresgespräche (1) Mitarbeiterjahresgespräche werden mit allen Mitarbeiter/innen aus Technik und Verwaltung der Fachhochschule Dortmund geführt. Das Mitarbeiterjahresgespräch ist seitens der Vorgesetzten, einmal im Jahr, verpflichtend anzubieten. Den Mitarbeiterinnen bzw. Mitarbeitern steht die Gesprächsteilnahme frei. Es ist zu dokumentieren, ob ein Gespräch stattgefunden hat oder nicht (Anlage 3). Die Terminabstimmung mit dem jeweiligen Mitarbeiter bzw. der jeweiligen Mitarbeiterin erfolgt durch den/die Vorgesetzte/n. Das Mitarbeiterjahresgespräch findet in der Regel in der Zeit vom bis zum statt. Die Reihenfolge der Gespräche ist wie folgt vorgesehen: 1. Kanzler /in - Dezernatsleitungen 2. Dezernatsleitungen - Abteilungsleitungen 3. Abteilungsleitungen- Teamleitungen/Mitarbeiterfinnen 4. Teamleitungen- Mitarbeiter/innen Zwischen den jeweiligen Gesprächen sollen mindestens 10 und maximal14 Monate liegen. 3

4 (2) Im Mitarbeiterjahresgespräch werden mindestens folgende Themen behandelt: Rückschau auf die vergangene Arbeitsperiode - Arbeitsaufgaben I Arbeitsinhalte - Arbeitsumfeld/Zusammenarbeit Vorschau auf die nächste Arbeitsperiode - Arbeitsaufgaben I Arbeitsinhalte -Zusammenarbeit Personalentwicklung - Einsatzgebiet - Fort-und Weiterbildungen - Vereinbarkeit von Beruf und Familie - Gesundheitsmanagement Sonstiges 3 Schulung (1) Sowohl jeder/jede Mitarbeiter/in als auch jede/jeder Vorgesetzte/r werden vor dem Führen des ersten Mitarbeiterjahresgesprächs durch einen/eine externen/externe Trainer/inanhand der von der Fachhochschule Dortmund erarbeiteten Materialien (siehe Anlage 1 bis 3) geschult. (2) Die Teilnahme an der Schulung ist verpflichtend. 4 Vorbereitung und Durchführung (1) Der Gesprächstermin soll mindestens zwei Wochen im Voraus verbindlich vereinbart werden. Der/die Vorgesetzte bietet dem/der Mitarbeiter/in hierzu entsprechende Termine an. (2) Sowohl der/die Vorgesetzte als auch der/die Mitarbeiter/in bereiten sich sorgfältig und unabhängig voneinander mit Hilfe des als Anlage beigefügten Vorbereitungs- und Gesprächsbogens auf das Gespräch vor. Der Bogen für Mitarbeiter/innen dient auch den Vorgesetzten als Grundlage der eigenen Vorbereitung. Es empfiehlt sich, wichtige Themenblöcke vorher (mindestens 2 Arbeitstage) gegenseitig auszutauschen, damit eine beiderseitige geeignete Vorbereitung stattfinden kann. (3) Das Gespräch wird während der Arbeitszeit in Ruhe und ohne zeitlichen Druck geführt. Es wird empfohlen, dass das jeweilige Gespräch nicht länger als zwei Stunden dauert und an einem Stück geführt wird. Die Gesprächsergebnisse, d.h. die getroffenen Schwerpunkte, werden zum Ende des Gesprächs in den Dokumentationsbogen (Anlage 2) über das Mitarbeiterjahresgespräch eingetragen. Nur die/der Vorgesetzte und der/ die Mitarbeiter/in erhalten eine Ausfertigung und vereinbaren Stillschweigen über die Gesprächsinhalte und Ergebnisse. (4) Das Sachgebiet Personalentwicklung, Familienservice und Gesundheitsmanagement wird über einen gesonderten Bogen (Anlage 3) unterrichtet, ob ein Mitarbeiterjahres- 4

5 gespräch geführt wurde oder nicht. Dieser Bogen ist von beiden Parteien zu unterschreiben. Zusätzlich können in einem weiteren Bogen (Anlage 4) beide Gesprächsparteien im gegenseitigen Einverständnis Vereinbarungen bzw. Anregungen zur Personalentwicklung, Beruf und Familie sowie Gesundheitsmanagement dokumentieren und an das Sachgebiet Personalentwicklung, Familienservice und Gesundheitsmanagement weiterleiten. Die postalische Weiterleitung erfolgt durch den/die Mitarbeiter/in. 5 Nachbereitung (1) Während der auf das Gespräch folgenden Arbeitsperiode ist es Aufgabe des Mitarbeiters/der Mitarbeiterin, die in Anlage 2 vereinbarten Schwerpunkte zu erfüllen. Die/ der Vorgesetzte hat die Umsetzung dieser Schwerpunkte zu verfolgen und den/ die Mitarbeiter/in bei entsprechenden Aktivitäten bestmöglich zu unterstützen. Ggf. müssen von der/ dem Vorgesetzten Maßnahmen zur Verbesserung der Arbeitssituation eingeleitet werden. (2) Vorgesetzte/rund Mitarbeiter/in sollen den aktuellen Stand der Umsetzung der Schwerpunkte während der Arbeitsperiode sachlich und zeitlich angemessen prüfen und besprechen. Ggfs. müssen zu diesem Zweck verbindliche Gesprächstermine vereinbart werden. 6 Umgang mit Konfliktfällen Tritt während des Gesprächs ein Konflikt auf, sollten Vorgesetzte/r und Mitarbeiter/in grundsätzlich versuchen, diesen unter vier Augen zu lösen. Ist dies nicht möglich und eine erfolgreiche Weiterführung des Gesprächsaufgrund dessen gefährdet, ist das Gespräch zu unterbrechen. Es sollte zeitnah und ggf. auch unter Beteiligung anderer versucht werden, den Konflikt zu lösen. Erst nach der Konfliktlösung kann das Gespräch fortgeführt werden. 7 Schlussbestimmungen (1) Mitarbeitergespräche sind keine Instrumente der Leistungskontrolle, insbesondere sind Ergebnisse der Gespräche keine Grundlage von dienst- oder arbeitsrechtlichen Sanktionen. (2) Diese Dienstvereinbarung tritt mit Unterzeichnung in Kraft. Sie wird für zwei Jahre abgeschlossen. Die Dienstvereinbarung verlängert sich jeweils um ein Jahr, wenn sie nicht mit einer Frist von sechs Monaten zum Ende des Geltungszeitraums gekündigt wird. Eine Nachwirkung wird ausgeschlossen. Das Mitarbeiterarbeitergespräch wird in regelmäßigen Abständen, spätestens im Abstand von drei Jahren, evaluiert. und, fyt og -Jo_Ab Kanzler Nadine Fasching ( Vorsitzende des Pe 5