Verizon Collaboration Plug-in für Microsoft Office Communicator Benutzerhandbuch

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1 Verizon Collaboration Plug-in für Microsoft Office Communicator Benutzerhandbuch Version 2.11 Letzte Aktualisierung: Juli 2011

2 2011 Verizon. Alle Rechte vorbehalten. Die Namen und Logos von Verizon und Verizon Business sowie alle anderen Namen, Logos und Erkennungszeichen der Produkte und Dienstleistungen von Verizon sind Marken, Dienstleistungsmarken oder eingetragene Marken und Dienstleistungsmarken von Verizon Trademark Services LLC oder seinen Tochtergesellschaften in den USA und/oder anderen Ländern. Microsoft, Windows und Windows Vista sind eingetragene Marken oder Marken der Microsoft Corporation in den USA und/oder in anderen Ländern. Alle anderen Marken und Dienstleistungsmarken sind Eigentum der jeweiligen Rechteinhaber.

3 INHALTSVERZEICHNIS Erste Schritte ÜBERSICHT SYSTEMANFORDERUNGEN INSTALLATIONSVORAUSSETZUNGEN HERUNTERLADEN DER SYMBOLLEISTE Starten der Symbolleiste/Festlegen der Einstellungen ALLGEMEIN KONFERENZ Profil Konferenzen aktualisieren Konferenzen anzeigen In Zwischenablage kopieren Datenformat der Zwischenablage für Webkonferenzen Datenformat der Zwischenablage für Audiokonferenzen Verwenden des Conferencing Plug-ins STARTEN EINER KONFERENZ Einladen von Teilnehmern Einladung an Offline-Kontakte STARTEN EINER WEBKONFERENZ IM CHAT BENACHRICHTIGUNGS-TOAST PLUG-IN-VERSION/NACH AKTUALISIERUNGEN SUCHEN ANWENDUNGSPROTOKOLL

4

5 ERSTE SCHRITTE 21 Übersicht Mit der Verizon Business Conferencing-Integration in den Microsoft Office Communicator Client über das Erweiterungsfeature von Microsoft können Sie Einladungen zu Audio- oder Webkonferenzen direkt über Office Communicator versenden. Sie können einzelne oder mehrere Konferenzabonnements verwalten und Ihre Audio- und Webkonferenzdetails über Ihre Anmeldeinformationen für Meine Konferenzen verwalten importieren oder manuell zum Plug-in hinzufügen. Starten Sie Konferenzen, und senden Sie Konferenzeinladungen vom Hauptfenster oder direkt von einer Chatsitzung aus. Sie können mit beiden Methoden Konferenzeinladungen versenden, die sowohl Audio- und/oder Webkonferenzdetails als auch einen Link zur Teilnahme an der Konferenz enthalten. Innerhalb der Konferenz haben Sie Zugriff auf Ihre Funktionen zur Verizon Audiokonferenzanrufsteuerung über Tonwahlbefehle oder online über das Anrufverwaltungstool Ihres Instant Meeting Web Moderators. Systemanforderungen Microsoft Office Communicator 2007 Versionen R1 & R2 werden auf folgenden Plattformen unterstützt: Microsoft Windows XP Microsoft Windows Vista Microsoft Windows 7 Installationsvoraussetzungen Microsoft Office Communicator 2007 oder höher (2007 R1 oder 2007 R2) Für 2007 R2 werden nur Version oder höher unterstützt. Hier können Sie den aktuellen Patch herunterladen: 4c6a-48bb-a06a-d99c d 1-1

6 Erste Schritte NET Framework 3.5 Download-URL: Herunterladen der Symbolleiste 1. Gehen Sie auf Die Seite Konferenzen wird in einem Browser-Fenster angezeigt. 2. Klicken Sie links im Menü auf Werkzeuge für Konferenzleiter. Das Menü wird eingeblendet. 3. Klicken Sie auf Verizon Collaboration Plug-ins. Die Downloadseite Verizon Collaboration Plug-ins wird rechts angezeigt. Abbildung 1-1: Verizon Collaboration Plug-ins 4. Klicken Sie neben Microsoft Office Communicator auf Jetzt herunterladen. Die Seite Anmeldung für Konferenzleiter wird angezeigt. 1-2

7 Erste Schritte Abbildung 1-2: Anmeldung für Konferenzleiter 5. Geben Sie Ihren Benutzernamen und Ihr Kennwort ein. 6. Klicken Sie auf Anmelden. Die Sicherheitsrichtlinie wird angezeigt. 7. Klicken Sie auf Fortfahren. Die Seite Verizon Collaboration Plug-in für Microsoft Office Communicator 2007 herunterladen wird angezeigt. Hinweis: Sie können das Plug-in nach dem Anmelden auch durch Auswahl von Werkzeuge für Konferenzleiter Verizon Collaboration Plug-ins oben herunterladen. 1-3

8 Erste Schritte 8. Geben Sie Ihre Profilinformationen ein. Abbildung 1-3: Profilinformationen 9. Aktivieren Sie das Kontrollkästchen zur Bestätigung, dass Sie die Datenschutzrichtlinie gelesen haben und ihr zustimmen. 10. Klicken Sie auf Fortfahren. Die Seite Systemanforderungen wird angezeigt. 11. Aktivieren Sie das Kontrollkästchen zur Bestätigung, dass Sie die allgemeinen Geschäftsbedingungen gelesen haben. 12. Klicken Sie auf Herunterladen. 13. Folgen Sie den Anweisungen auf dem Bildschirm, um die Symbolleiste zu installieren. 1-4

9 STARTEN DER SYMBOLLEISTE/ FESTLEGEN DER EINSTELLUNGEN 22 Wenn Sie Office Communicator zum ersten Mal starten, müssen Sie Ihre Einstellungen für Verizon Conferencing festlegen. 1. Gehen Sie zu Start Alle Programme Microsoft Office Communicator. Microsoft Office Communicator wird gestartet. Abbildung 2-1: Office Communicator 2. Klicken Sie unten im Fenster von Office Communicator auf das Symbol (Einstellungen). Die Seite Verizon Conferencing-Optionen wird angezeigt. 2-1

10 Starten der Symbolleiste/Festlegen der Einstellungen Allgemein Abbildung 2-2: Verizon Conferencing-Optionen Allgemein 1. Geben Sie Ihre Benutzer-ID und Ihr Kennwort für Verizon Conferencing ein. 2. Aktivieren Sie Kennwort speichern, wenn Sie das Kennwort nicht bei jeder Anmeldung erneut eingeben möchten. 3. Wählen Sie die gewünschte Sprache aus. Die Standardsprache ist Englisch. 4. Aktivieren Sie Protokollierung einschalten, wenn Sie ein Fehlerprotokoll führen möchten. 5. Aktivieren Sie Automatische Aktualisierung einschalten, wenn Sie automatisch Aktualisierungen erhalten möchten. 6. Lesen Sie die Datenschutzrichtlinie. 7. Aktivieren Sie Ich habe die Datenschutzrichtlinie für Konferenzen gelesen und stimme ihr zu. 2-2

11 Starten der Symbolleiste/Festlegen der Einstellungen Konferenz 1. Klicken Sie links im Menü auf Konferenz. Die Option Profil wird hervorgehoben. Profil Abbildung 2-3: Verizon Conferencing-Optionen Konferenzprofil 2. Geben Sie den Vornamen und den Nachnamen ein, die Sie in Konferenzen anzeigen möchten. 3. Aktivieren Sie ggf. Web-Moderator automatisch starten, wenn die Audiokonferenz beginnt. 4. Geben Sie die Konferenzrufnummern ein, die Teilnehmer verwenden sollen. Dies ist nützlich, wenn Sie für Teilnehmer in den USA eine gebührenfreie Rufnummer sowie eine Rufnummer für internationale Teilnehmer anbieten möchten. 2-3

12 Starten der Symbolleiste/Festlegen der Einstellungen Konferenzen aktualisieren 1. Klicken Sie links im Menü auf Konferenzen. Abbildung 2-4: Konferenzen aktualisieren 2. Klicken Sie oben auf Konferenzen aktualisieren, um alle Konferenzen auf der Website Meine Konferenzen zu aktualisieren. Wenn alle Konferenzen aktualisiert wurden, wird eine Bestätigung angezeigt. 2-4

13 Starten der Symbolleiste/Festlegen der Einstellungen 3. Klicken Sie auf OK. Abbildung 2-5: Konferenzen aktualisieren 4. Klicken Sie auf Speichern, um die Einstellungen zu speichern. 2-5

14 Starten der Symbolleiste/Festlegen der Einstellungen Konferenzen anzeigen 1. Klicken Sie neben einer Konferenz auf, um die Details anzuzeigen. Die Seite Konferenzdetails wird angezeigt. Abbildung 2-6: Konferenzdetails (Audiokonferenz) Abbildung 2-7: Konferenzdetails (Webkonferenz) 2-6

15 In Zwischenablage kopieren Starten der Symbolleiste/Festlegen der Einstellungen 1. Klicken Sie auf der Seite Konferenzdetails (Audio- und Webkonferenzdetails) auf In Zwischenablage kopieren. Das Popup-Fenster In Zwischenablage kopieren wird angezeigt. 2. Klicken Sie auf OK. Abbildung 2-8: In Zwischenablage kopieren Datenformat der Zwischenablage für Webkonferenzen Datenformat der Zwischenablage für Audiokonferenzen 2-7

16 Starten der Symbolleiste/Festlegen der Einstellungen 2-8

17 VERWENDEN DES CONFERENCING PLUG-INS 23 Starten einer Konferenz Abbildung 3-1: Office Communicator 1. Verwenden Sie eine der folgenden Methoden, um Konferenzen zu starten oder Kontakte einzuladen: Klicken Sie unten im Communicator-Fenster auf, um die Seite Konferenz starten zu öffnen. Sie können dann Kontakte in das Fenster ziehen. Ziehen Sie Kontakte auf das Symbol starten zu öffnen., und klicken Sie darauf, um die Seite Konferenz Klicken Sie mit der rechten Maustaste auf einen Kontakt, und wählen Sie Verizon Konferenz starten aus, um das Fenster Konferenz starten zu öffnen. -ODER- -ODER- -ODER- 3-1

18 Verwenden des Conferencing Plug-ins Wählen Sie im Menü Tools Verizon Zu Konferenz einladen aus. Abbildung 3-2: Konferenz starten 2. Klicken Sie neben der Dropdown-Liste Rufen Sie mich unter folgender Rufnummer an auf + (hinzufügen), um eine neue Rufnummer hinzuzufügen. Das Popup-Fenster Rückrufnummer hinzufügen wird angezeigt. 3-2

19 Verwenden des Conferencing Plug-ins 3. Wählen Sie ggf. das Land aus. Abbildung 3-3: Rückrufnummer hinzufügen 4. Geben Sie in das Feld Rufnummer die neue Rückrufnummer ein. Das Popup-Fenster Rückrufnummer hinzufügen wird geschlossen. 5. Klicken Sie auf Hinzufügen. 6. Klicken Sie auf Konferenz starten. Das Popup-Fenster Beitritt zur Konferenz erfolgt wird angezeigt. Abbildung 3-4: Beitritt zur Konferenz 3-3

20 Verwenden des Conferencing Plug-ins 7. Warten Sie einen Moment, bis Sie der Konferenz beigetreten sind. Das Popup-Fenster Link zur Audiokonferenz wird angezeigt. Abbildung 3-5: Instant Meeting- Informationen Nachdem Sie der Konferenz beigetreten sind, wird ein Fenster mit einem Link angezeigt, mit dem Sie der Audiokonferenz beitreten können. In dem Fenster werden auch die Instant Meeting-Informationen angezeigt. Sie können annehmen oder ablehnen. Der Kursleiter wird darüber informiert, wenn eine Konferenz abgelehnt wird. 8. Wenn Sie auf den Link für den Audioteil klicken, klingelt Ihr Telefon. 9. Klicken Sie auf Ja, um den Web-Moderator zu starten. 3-4

21 Verwenden des Conferencing Plug-ins Einladen von Teilnehmern 1. Klicken Sie mit der rechten Maustaste auf einen Kontakt, und wählen Sie die Option Verizon Teilnehmer einladen aus. Die Seite Teilnehmer einladen wird angezeigt. Abbildung 3-6: Einladen von Teilnehmern 2. Legen Sie im Abschnitt Instant Meeting-Optionen die Optionen für Audiokonferenz und/oder Webkonferenz fest. 3. Die eingeladenen Teilnehmer werden im unteren Seitenbereich angezeigt. Wählen Sie einen eingeladenen Teilnehmer aus, und klicken Sie ggf. auf Entfernen. 4. Wiederholen Sie die Schritte 1-3, um weitere Teilnehmer einzuladen. 5. Klicken Sie auf Einladen. 3-5

22 Verwenden des Conferencing Plug-ins -Einladung an Offline-Kontakte Offline-Kontakte können keine Einladung über Instant Messaging empfangen. Sie werden aufgefordert anzugeben, ob Sie eine -Einladung an Offline-Kontakte senden möchten oder ob Sie sie auf den Seiten Konferenz starten oder Teilnehmer einladen auswählen/in das Fenster ziehen möchten. Abbildung 3-7: an Offline-Kontakte 6. Klicken Sie auf OK, um zu bestätigen, dass Sie an eingeladene Offline-Kontakte eine senden möchten. Ihr -Client wird gestartet. 3-6

23 Verwenden des Conferencing Plug-ins Abbildung 3-8: -Benachrichtigung 7. Klicken Sie auf Senden. 3-7

24 Verwenden des Conferencing Plug-ins Starten einer Webkonferenz im Chat Sie können im Chat eine Konferenz starten oder Kontakte einladen. Verwenden Sie eine der folgenden Optionen: Wählen Sie im Chat Vorgänge Verizon Konferenz mit allen Kontakten im Chat starten aus. Wählen Sie im Chat Vorgänge Verizon Alle Teilnehmer im Chat einladen aus. -ODER- -ODER- Klicken Sie mit der rechten Maustaste auf einen Kontakt, und wählen Sie Verizon Konferenz mit ausgewählten Kontakten starten aus. -ODER- Klicken Sie mit der rechten Maustaste auf einen Kontakt, und wählen Sie Verizon Konferenz mit allen Kontakten im Chat starten aus. -ODER- Klicken Sie mit der rechten Maustaste auf einen Kontakt, und wählen Sie die Option Verizon Ausgewählte Teilnehmer einladen aus. -ODER- Klicken Sie auf einen Kontakt, und wählen Sie Verizon Alle Teilnehmer im Chat einladen aus. 3-8

25 Verwenden des Conferencing Plug-ins Benachrichtigungs-Toast Der Teilnehmer (eingeladener Teilnehmer) erhält einen Benachrichtigungs-Toast (Popup- Benachrichtigung) sowie eine Instant Message, wenn er die Konferenzeinladung empfängt. Der eingeladene Teilnehmer kann die Konferenz im Benachrichtigungs-Toast annehmen oder ablehnen. Bei Audiokonferenzen können Sie die Rufnummer auswählen oder eingeben, die angewählt werden soll. Toasts werden nur für Microsoft Office Communicator-Benutzer angezeigt, die das Plug-in installiert haben. Andere Benutzer erhalten die Einladung nur per Instant Message. Abbildung 3-9: Benachrichtigungs-Toast/IM 3-9

26 Verwenden des Conferencing Plug-ins Plug-in-Version/Nach Aktualisierungen suchen Plug-in-Version: Gehen Sie zu Einstellungen Info, um die Version des Verizon Collaboration Plug-ins für Microsoft Office Communicator anzuzeigen. Nach Aktualisierungen suchen (manuell): Gehen Sie zu Einstellungen Info: Wählen Sie Nach Aktualisierungen suchen aus. Nach Aktualisierungen suchen (automatisch): Gehen Sie zu Einstellungen Allgemein, um diese Option zu aktivieren. Die automatische Suche wird jedes Mal durchgeführt, wenn Sie sich bei Microsoft Office Communicator anmelden, und Sie erhalten eine Benachrichtigung, wenn Aktualisierungen verfügbar sind. Folgen Sie den Anweisungen auf dem Bildschirm, um die aktuelle Version herunterzuladen und zu installieren. 3-10

27 Verwenden des Conferencing Plug-ins Anwendungsprotokoll Speicherort: Die Protokolldatei wird an folgenden Speicherorten erstellt: Microsoft Windows XP: %appdata%/verizon/ucctoolbars/logs/ Microsoft Windows Vista /Windows 7: %appdata%/users/<username>/appdata/ Roaming/Verizon/UCCToolbars/logs/ Modi: Protokollierung einschalten deaktiviert: Protokoll zeichnet nur Fehler/Warnungen auf. Protokollierung einschalten aktiviert: Zusätzlich zu Fehlern und Warnungen werden auch detaillierte Informationen/Schritte zur Fehlerbehebung aufgezeichnet. Protokolldateien/Durchlauf: Für jeden Tag wird eine neue Protokolldatei erstellt. Der Dateiname enthält das Datum und endet auf -0. Weitere Protokolldateien für diesen Tag (-1, -2 usw.) werden nur erstellt, wenn die Datei zum Schreibzeitpunkt verwendet/durch eine andere Anwendung gesperrt ist. 3-11

28 Verwenden des Conferencing Plug-ins 3-12

29 INDEX A Anwendungsprotokoll B Benachrichtigungs-Toast C Conferencing Plug-in D Datenformat der Zwischenablage für Audiokonferenzen Datenformat der Zwischenablage für Webkonferenzen S Starten Starten einer Konferenz Chat Systemanforderungen U Übersicht V Versionsaktualisierungen E Einladen von Teilnehmern an Offline-Kontakte Einstellungen Allgemein Konferenz Erste Schritte H Herunterladen I Installationsvoraussetzungen K Konferenzen Aktualisieren Anzeigen In Zwischenablage kopieren P Profil...2-3

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