Zusammenführung der drei BASYS 2- Standortdatenbanken Handreichung zu den damit verbundenen Änderungen

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1 Bundesarchiv Koblenz, den 11. März 2013 Zusammenführung der drei BASYS 2- Standortdatenbanken Handreichung zu den damit verbundenen Änderungen Mit dem 11. März 2013 hat das Bundesarchiv die BASYS 2-Datenbanken, die bisher für die Standorte Koblenz, Berlin und Freiburg getrennt betrieben wurden, zu einer Gesamtdatenbank zusammengeführt. Mit dieser Maßnahme wurden sämtliche Inhalte der drei Datenbanken zusammen gebracht. Dadurch ist nur noch ein Suchvorgang erforderlich, um den gesamte Datenbestand abzufragen und Recherchen in allen Erschließungsinformationen sind von jedem Standort des Bundesarchivs möglich. So können an allen Benutzungsorten Benutzungen für sämtliche Standorte geplant werden. Im einzelnen ergeben sich die folgenden Änderungen: BASYS 2 Invenio gesamt: Die Recherche in BASYS 2 Invenio gesamt erstreckt sich über alle in BASYS 2 enthaltenen Daten. Daher können nun auch Erschließungsinformationen zu Archivalien recherchiert werden, die an einem anderen Standort als Ihrem gegenwärtigen Benutzungsort lagern. Dies erlaubt, in Vorbereitung auf die Fortsetzung einer Benutzung an einem anderen Standort des Bundesarchivs bereits die Recherche vorzunehmen, den Merkzettel zu pflegen, die Bestellung vorzubereiten oder auch Archivalien für die dortige Benutzung bereits vorzubestellen. Einschränkung der Recherche Die Recherche in BASYS 2 Invenio gesamt wird automatisch über die gesamte Datenbank ausgeführt. Bei Verwendung der allgemeinen Suche empfiehlt sich daher, die Recherche durch die Wahl entsprechend konkreter Parameter von vorneherein so präzise möglich einzugrenzen. Auch die Einschränkung der Recherche auf Tektonikgruppen oder Bestände kann dabei hilfreich sein. Unter dem Tektonikfenster befindet sich der Button Suche im markierten Bereich. Mit ihm lassen sich alle Bestände, die einer ausgewählten Tektonikgruppe zugeordnet sind, in die Suchmaske im rechten Bildschirmbereich ( nur diese Bestände ) übertragen. Die Suche wird dann auf die hier genannten Bestände beschränkt (Abb. 1). Mit Hilfe der Buttons Bestände hinzufügen, Markierte Bestände entfernen und Alle Bestände entfernen kann die Liste der Bestände, welche durchsucht werden sollen, auch unmittelbar bearbeitet werden (Abb. 1). Seite 1 von 6

2 (Abb. 1) Vormerkung Neben die Bestellfunktion ist in BASYS 2 Invenio gesamt nun auch eine Vormerkfunktion getreten. Eine Vormerkung ermöglicht es, Archivalien für die Benutzung zu einem späteren Termin vorzumerken (Abb. 2). Sie werden am gewünschten Datum für Sie ausgehoben. Zu jeder Vormerkung muss ausgewählt werden, an welchem Benutzungsort die Aufbewahrungseinheiten benutzt werden sollen (Abb. 3). (Abb. 2) Seite 2 von 6

3 (Abb. 3) Nach Eingabe von Datum und Ort sowie Speicherung der Vormerkung wird geprüft, ob die Bereitstellung der Archivalien an diesem Ort und zum gewünschten Datum möglich ist. Das Ergebnis dieser Prüfung wird in einem Dialogfenster angezeigt. Eine Vormerkung ist nur erforderlich, wenn das Archivgut zu einem späteren Termin bereitgestellt werden soll. Für die Vorlage am nächsten Tag genügt eine Bestellung, Datum und Ort müssen dann nicht gewählt werden. Wichtig ist in diesem Zusammenhang, dass die Archivalien grundsätzlich nur an einem bestimmten Ort, an dem sie im allgemeinen auch gelagert werden, benutzt werden können. Es wird daher weiterhin notwendig sein, dass Sie ihre Benutzung dort durchführen, wo die Archivalien bereitgestellt werden, der Transport der Unterlagen an Ihren Benutzungsort ist nicht möglich. Eine Vormerkung über BASYS 2 Invenio gesamt oder BASYS 2 (B+M) gesamt ersetzt nicht die persönliche Anmeldung am Ort der Benutzung. Bitte melden Sie sich daher wie gewohnt vor Fortsetzung der Benutzung an. Seite 3 von 6

4 BASYS 2 (B+M) gesamt: Wollen Sie eine Bestellung bekannter Archivsignaturen unmittelbar eingeben, steht dafür weiterhin die Bestellungs- bzw. Vormerkungsfunktion in BASYS 2 (B+M) zur Verfügung. Anmeldung Sofern Sie grundsätzlich oder während Ihres Besuchs nur an einem Benutzungsthema arbeiten, verändert sich die Anmeldung an BASYS 2 (B+M) nichts. Bearbeiten Sie aber während eines Besuchs mehr als ein Thema zugleich, so wählen Sie bitte künftig bei jeder Anmeldung an BASYS 2 aus den angezeigten die Benutzung, in deren Zusammenhang die gewünschte Bestellung vorgenommen werden soll (Abb. 4). (Abb. 4) Bestellung und Vormerkung a) Bestellung Im Modul Bestellung und Vormerkung ist ein neues Datenfeld aufgenommen worden, in dem jeweils Ihr aktueller Benutzungsstandort angezeigt wird. Tragen Sie die gewünschte Archivsignatur in die Bestelltabelle ein, so wird der Benutzungsort, an dem die Archivalie eingesehen werden kann, angezeigt (Abb.5). Anhand dieser beiden Angaben wird im Zuge der Bestellung geprüft, ob die Archivalie zur Verfügung gestellt werden kann oder nicht. Eine Hinweismeldung informiert über das Ergebnis dieser Prüfung. Standort Benutzungsort (Abb. 5) Seite 4 von 6

5 b) Vormerkung Möchten Sie eine Archivalie erst während eines weiteren Besuchs zu einem späteren Zeitpunkt einsehen, so können Sie wie bisher anstelle einer Bestellung eine Vormerkung aufgeben. Eine Vormerkung ist nun darüber hinaus auch möglich, wenn Sie im Zuge Ihrer Recherchen Archivalien ermitteln, für deren Benutzung Sie einen anderen Standort des Bundesarchivs aufsuchen müssen. Für eine Vormerkung muss wie gewohnt das Datum, an dem die Archivalien ausgehoben werden sollen, eingetragen werden. Nutzen Sie möglichst den Auswahlkalender, um Vormerkungen zu Wochenendterminen zu vermeiden. Neu ist nun hinzugekommen, dass auch der Ort, an dem die in der Vormerkung zusammengestellten Archivalien benutzt werden sollen, ausgewählt werden muss. Dazu steht ein Auswahlfeld bereit (Abb. 6). Wie bei der Bestellung wird beim Speichern der Vormerkung geprüft, ob die Archivalie zur Verfügung gestellt werden kann oder nicht. Eine Hinweismeldung informiert über das Ergebnis dieser Prüfung. Eine Vormerkung über BASYS 2 Invenio gesamt oder BASYS 2 (B+M) gesamt ersetzt nicht die persönliche Anmeldung am Ort der Benutzung. Bitte melden Sie sich daher wie gewohnt vor Fortsetzung der Benutzung an. Vormerkdatum Vormerkort (Abb. 6) Eine Vormerkung ist nur erforderlich, wenn das Archivgut zu einem späteren Termin bereitgestellt werden soll. Für die Vorlage am nächsten Tag genügt eine Bestellung, Datum und Ort müssen dann nicht gewählt werden. Seite 5 von 6

6 Mit Fragen können Sie sich in gewohnter Weise an die Kolleginnen und Kollegen des Benutzerdienstes wenden, die bei Bedarf auch die Ansprechpartner des Referates für archivfachliche IT-Angelegenheiten hinzuziehen. Frauke Laufhütte Seite 6 von 6