Access MS-ACCESS ein relationales Datenbanksystem Praktische Übungen am PC

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1 MS-ACCESS ein relationales Datenbanksystem Praktische Übungen am PC Autor: Dr. Papakostas Giannis 1 von 10 papakost@fhw-berlin.de

2 Problembeschreibung: Eine Softwarefirma hat sich die letzten Jahre schnell vergrößert und die Personalabteilung plant daher auf eine elektronische Produktverwaltung überzugehen. Um die Lagerhaltung der vertriebenen Produkte und die Lieferungen bei den Kunden zu optimieren, sind die zugehörigen Daten in einer Datenbank zu verwalten. Unterteilen Sie die Daten in die Tabellen Produkte, Kunden, Aufträge und Produktgruppen und legen Sie die Beziehungen zwischen den Tabellen der Datenbank fest. Nachfolgend eine Beschreibung und Darstellung der Beziehungen zwischen den Tabellen: Tabellen Beziehungen zwischen Tabellen Beziehungstyp Kunden Kunden Aufträge (1:N) Aufträge Produkte Aufträge (1:N) Produkte Produktgruppen Produkte (1:N) Produktgruppen Aufträge 1:N Auftragsnummer Kundennummer Produktnummer N:1 Kunden Kundennummer... Produkte Produktnummer Produktgruppe... N:1 Produktgruppen Produktgruppe... Hinweis: Eine N:M-Beziehung läßt sich in einer relationalen Datenbank (wie Access) nicht direkt abbilden, sondern nur über eine Bindegliedtabelle definieren. Um eine N:M-Beziehung zwischen den Tabellen Kunden und Produkte in der Datenbank darzustellen, werden zwei getrennte 1:N- Beziehungen definiert: zwischen Kunden -Tabelle und der Bindegliedtabelle Aufträge zwischen Produkte -Tabelle und der Bindegliedtabelle Aufträge Legen Sie eine neue Datenbank an und geben Sie dieser den Namen KUNDENDB. Richten Sie die vier Tabellen (s. unten) sowie die jeweils benötigten Datenfelder und Datentypen ein. Legen Sie fest, über welche Datenfelder der Tabellen Sie die 1:N-Beziehungen festlegen wollen und welche Bedingungen dieser Felder erfüllen müssen. Die Felder, die in den Tabellen Primärschlüssel sind, sind unterstrichen (z.b. Kundennummer, Auftragsnummer, usw.). Erstellen Sie die erforderlichen Beziehungen. Tragen Sie eine ausreichende Anzahl von Daten ein, um das konkrete Arbeiten der Datenbank zu überprüfen. (s. extra Blatt mit Datensätzen)! Überprüfen Sie Ihre Datenbank in bezug auf die Einhaltung der Regeln der referentielen Integrität. WS 08/09 2 von 10

3 Tabellen Kunden Aufträge Feldname Felddtaentyp Feldgröße / Format Feldname Felddatentyp Feldgröße / Format Kundennummer AutoWert Long Integer Auftragsnummer AutoWert Long Integer Firmenname Text 50 Produktnummer Text 2 Name Text 50 Kundennummer Zahl Long Integer Vorname Text 50 Bestellmenge Zahl Byte Anrede Text 50 Bestelldatum Datum/Uhrzeit Datum kurz Straße Text 50 Rabatt Ja/nein Ja/Nein PLZ Text 50 Ort Text 50 Telefon Text 50 Fax Text 50 KundeSeit Datum/Uhrzeit Datum kurz Bemerkung Text 50 Produkte Produktgruppen Feldname Felddatentyp Feldgröße / Format Feldname Felddatentyp Feldgröße/ Format Produktnummer Text 2 Produktgruppe Text 2 Produktbezeichnung Text 30 Produktbezeichnung Text 50 Lagerbestand Zahl Integer Produktgruppe Text 2 Preis Währung Euro Stand Datum/Uhrzeit Datum kurz Bild OLE-Objekt - Anmerkungen: Die Feldgröße (3.Spalte der Tabellen) für die Felddatentypen wie AutoWert, Zahl, Datum/Uhrzeit, Währung und Ja/Nein wird aufgrund des ausgewählten Datentyps automatisch gesetzt (d.h. der Benutzer muss für diese Datentypen nur das Listenfeld öffnen und den entsprechenden Felddatentyp auswählen)! Beispiele: Wenn Sie den Felddatentyp Zahl wählen und anschließend die Feldgröße Integer anklicken, dann werden zwei Bytes automatisch reserviert. Wenn Sie für die Kundennummer den Felddatentyp Autowert wählen und die Feldgröße Long Integer, dann werden 4 Bytes automatisch reserviert! WS 08/09 3 von 10

4 Datensätze: Tabelle: Kunden Kunden nummer Firmenname Name Vorname Anrede Straße PLZ Ort Telefon Fax Kunde seit Bemerkung 1 Fischer AG Reimann Eberhardt 1 Erlenallee Hamburg 040/ / Lehmann Berno 1 Bärenweg Frankfurt 069/ / Lustig Frieda 2 Findorfstr Berlin 030/ / Mega-Bits AG Kluge Martina 2 Malvengarten München 089/ / Baum Hubert 1 Helenenstr Frankfurt 069/ / CDI GmbH Hermann Erika 2 Zeppelinstr Berlin 030/ / Compu GmbH Zander Peter 1 Rosenweg Hamburg 040/ / Sommer Anna 2 Klarastr Frankfurt 069/ / FHW Bieber Alexander 2 Bismarkstr Berlin 030/ / Gasner Ludwig 1 Breslauerstr Hamburg 040/ / Kloss Maria 0 Bismarkstr Berlin 030/ / Fischer AG Lehmann Hubert 1 Rosenweg Berlin 030/ / neuer Kunde Tabelle: Aufträge Auftragsnummer Produktnummer Kundennummer Bestellmenge Bestelldatum Rabatt Nein Ja Nein Ja Ja Ja Nein Ja Nein Nein Tabelle: Produkte Produktnummer Produktbezeichnung Lagerbestand Produktgruppe Preis Stand Bild 10 Computer 486DX ,00 EUR Computer 486DX ,00 EUR CPPrintStar 800, Laserdrucker ,00 EUR HP Deskjet 500, Tintenstrahldrucker ,00 EUR Bildschirm CP2000, 14", color ,00 EUR Bildschirm CP3000, 17", color ,00 EUR Tabelle: Produktgruppen Produktgruppe Gruppenbezeichnung 1 Computer 2 Durcker 3 Bildschirm WS 08/09 4 von 10

5 Aufgabenbeschreibung: Abfragen Die von Ihnen erstellte Datenbank KUNDENDB.MDB soll nun mit Hilfe von Abfragen ausgewertet werden. 1. Es soll eine vollständige Produktliste erstellt werden (Vorgehensweise). Klicken Sie im Datenbankfenster unter Abfragen auf Neu und danach auf die Schaltfläche Entwurfsansicht und auf OK. Markieren Sie die Tabelle Produkte und klicken die Schaltflächen Hinzufügen und Schließen an. Doppelklicken Sie von oben nach unten auf die Produkte -Feldnamen. Um das Ergebnis der Abfrage zu sehen, nutzen Sie das Datenblattansicht-Symbol aus der Symbolleiste. Mit einem Klick auf das Entwurfsansicht-Symbol kehren Sie in die Entwurfsansicht zurück. Speichern Sie die Abfrage unter dem Namen Produktliste. 2. Erstellen Sie eine Preisliste mit den folgenden Feldnamen: Produktnummer, Produktbezeichnung, Stand und Preis. Speichern Sie das Ergebnis mit dem Befehl Datei/Speichern unter unter dem Namen Preisliste. 3. Erstellen Sie eine Abfrage, die alle Kunden zeigt, bei denen Telefon und Fax identisch sind. Benutzen Sie die Tabelle Kunden. Nehmen Sie die Felder Kundennummer, Firmenname, Telefon und Fax in die Abfrage auf. Gehen Sie im Feld Telefon in die Kriterien-Zeile und tragen dort ein: =[Fax]. Speichern Sie die Abfrage unter dem Namen FaxNr gleich Telefon. 4. Planen Sie eine Abfrage, die Ihnen alle Kunden aus Berlin oder aus München auflistet. 5. Listen Sie alle Produkte auf, deren Preis zwischen und liegt. 6. Zeigen Sie alle Berliner Kunden an, die vor dem bei Ihnen Kunden wurden. 7. Gesucht werden alle Kunden aus München und deren Aufträge. 8. Geben Sie die Kunden aus, bei denen im Straßennamen der zweite Buchstabe ein a oder e ist. 9. Wenden Sie beispielhaft die In-Bedingung für Ihre Kundenverwaltung an. Suchen Sie z.b. nach Datensätzen mit drei oder mehr ganz bestimmten Postleitzahlen. 10. Sie wollen alle Kunden angezeigt haben, die nicht in das Postleitzahlengebiet 6 fallen. 11. Es ist ein Ergebnis zu bilden, das Daten aus den Tabellen Aufträge und Produkte enthält. Klicken Sie im Datenbankfenster unter Abfragen auf Neu und danach auf die Schaltfläche Entwurfsansicht und OK. Nehmen Sie mit einem Doppelklick beide Tabellen auf. Stellen Sie dann die Verbindung zwischen diesen Tabellen her (Ziehen Sie im Tabellenbereich die Maus vom Feld Produktnummer im Tabellenfenster Aufträge auf das gleiche Feld im Tabellenfenster Produkte ).Dies gilt nur für den Fall, wenn die Verbindungen zwischen den Tabellen fehlen!! Nehmen Sie die Felder Produktnummer, Produktbezeichnung und Preis aus der Tabelle Produkt und alle Felder der Tabelle Aufträge (Doppelklick auf das Sternchen) in die neue Abfrage auf. Speichern Sie das Ergebnis unter dem Namen Auftragsliste. 12. Zeigen Sie den Umsatz der einzelnen Aufträge an. Erstellen Sie eine neue Abfrage mit den Tabellen Aufträge, Produkte und Kunden. Nehmen Sie die Felder Auftragsnummer, Firmenname, Name, Bestellmenge, Bestelldatum und Produktbezeichnung auf. Schreiben Sie in die nächste freie Spalte in die Zeile Feld: Gesamtpreis:[Bestellmenge]*[Preis] Führen Sie die Abfrage durch und speichern Sie das Ergebnis unter dem Namen Umsatz. WS 08/09 5 von 10

6 Weitere Aufgaben mit Parameter- und Aktions-Abfragen: 13.Erstellen Sie eine Parameterabfrage mit den Parametern [Erste PLZ] und [Letzte PLZ]. Arbeitsschritte 1. Wählen Sie Neu, dann Entwurfsansicht und markieren Sie die Tabelle Kunden. 2. Wählen Sie Hinzufügen und anschließend Schließen. 3. Wählen Sie die gewünschten Felder Kundennummer, Name, PLZ. 4. Klicken Sie in das Feld Kriterien. 5. Geben Sie einen Text stellvertretend für die gewünschten Werte ein: Zwischen [Erste PLZ] und [Letzte PLZ] 6. Wählen Sie Abfrage und dann Parameter Fügen Sie in die erste linke Spalte ebenfalls den selben Text Erste PLZ (wie bei Punkt 5 ohne eckige Klammern) ein; Wählen Sie in der rechten Spalte den gewünschten Datentyp. Analog fügen Sie in die zweite Zeile die Letzte PLZ ein und wählen den richtigen Datentyp. dann OK. Starten Sie danach die Parameterabfrage (mit diesem Symbol ) und geben Sie in die erscheinenden Dialogfenster die gewünschten Werte ein. Speichern Sie diese Abfrage unter dem Namen Parameterabr. 14. Aktionsabfragen 1. Erstellen Sie aus der Abfrage Umsatz die Tabelle Umsatztab. Arbeitsschritte: Öffnen Sie die Abfrage Umsatz in der Entwurfsansicht. Tragen Sie im Feld Menge das folgende Kriterium ein: >2 Rufen Sie den Menüpunkt ABFRAGE TABELLENERSTELLUNGSABFRAGE auf. Schreiben Sie in das Feld Tabellenname Umsatztab, und bestätigen Sie mit OK Führen Sie die Abfrage durch einen Klick auf das Symbol aus. Bestätigen Sie die Meldung über die in der neuen Tabelle eingefügten Datensätze mit JA. Speichern Sie die Abfrage unter dem Namen Umsatztab erstellen. 2. Die Preise für HP-Drucker sollen um 10% gesenkt werden. Arbeitsschritte: Erstellen Sie einen neue Abfrage mit der Tabelle Umsatztab. Rufen Sie den Menüpunkt ABFRAGE AKTUALISIERUNGSABFRAGE auf und tragen die abgebildeten Felder entsprechend ein: Feld Gesamtpreis Produktbezeichnung Aktualisieren 0,90*[Gesamtpreis] Kriterien Wie HP Deskjet ** Führen Sie die Aktualisierung mit dem!-symbol durch. In einem Hinweisdialog meldet Access die Anzahl der Datensätze, die geändert werden sollen. Bestätigen Sie mit JA, um die Werte in den entsprechenden Tabellen zu verändern. Prüfen Sie die Tabelle Umsatztab. Speichern und schließen Sie die Abfrage. WS 08/09 6 von 10

7 Formulare Aufgabenbeschreibung: Im Verlauf der bisherigen Access-Übungen haben Sie Ihre Datenbestände vorwiegend in Tabellen eingegeben und bearbeitet. Um diese Aufgaben in einer übersichtlichen Bildschirmdarstellung durchführen zu können, stehen in Access Formulare zur Verfügung. 1. Erstellung eins Formulars mit Hilfe des Assistenten: Öffnen Sie die von Ihnen angelegte Datenbank KUNDENDB.MDB und wechseln Sie in die Objektgruppe Formular. Wählen Sie die Schaltfläche Neu und geben Sie im ersten Dialogfenster Ihre Tabelle Kunden als Datenherkunft an. Starten Sie anschließend den Formularassistenten. Übernehmen Sie im weiteren Verlauf alle (mit >>) Tabellenfelder in den Formularentwurf. Für Ihr Formular wählen Sie den gewünschten Darstellungsstil (d.h. Layout und Format) aus und lösen den nächsten Schritt durch Anwählen der Schaltfläche Weiter aus. Vergeben Sie einen Titel für das Formular, wie z.b. Kundenadressen und beenden Sie anschließend den Formularassistenten. Bevor Sie mit dem neu erstellten Formular arbeiten, sollten Sie dieses zuerst unter einem aussagekräftigen Namen speichern. Wechseln Sie zwischen Entwurfs- und Formularansicht, um die Auswirkungen Ihre Arbeit zu beurteilen. Speichern Sie das Formular unter dem Namen Kundenadressen. 2. Überarbeiten Sie den Rohentwurf des Formularassistenten für das Formular Kundenadressen in Hinblick auf die Anordnung der Steuerfelder. Nutzen Sie dabei die Möglichkeiten der Palette und der Toolbox. Mit Hilfe des entsprechenden Werkzeuges aus der Toolbox schreiben Sie in den Formularkopf eine passende Überschrift und formatieren Sie sie wie folgt: - Formularüberschrift: Schriftart: fett Schriftgröße: 18 Textfarbe: rot Hintergrundfarbe: gelb Formatieren Sie auch den Detailbereich wie folgt: Hintergrundfarbe der Textfelder: weiß Textfarbe der Textfelder: blau Hintergrundfarbe der Bezeichnungsfelder: grün 3. Legen Sie mit Hilfe des erstellten Formulars neue Datensätze (mindestens drei) an und überprüfen Sie dabei die aus der Tabellendefinition übernommenen Feldeigenschaften, wie z.b. Gültigkeitsregeln oder Standardwerte. - Neue Datensätze eingeben: Wenn Sie zum letzten Datensatz blättern und dann noch einmal auf den Pfeil für den nächsten Satz klicken, erscheint das leere Formular. Sie erreichen das gleiche, wenn Sie den Befehl Datensätze Daten eingeben ausführen. Sie können nun Daten in die einzelnen Felder eingeben. Überprüfen Sie durch Öffnen der Tabelle, daß die von Ihnen mit Hilfe des Formulars neu eingegebenen Datensätze auch in der Tabelle vorhanden sind. WS 08/09 7 von 10

8 4. Erstellen Sie (wie oben) ein neues Formular mit allen Daten aus der Tabelle Produkte und speichern es unter dem Namen Produkte. In dieses Formular sind zusätzlich folgende berechnete Felder einzufügen: MwSt: =[Preis]*0,19 Aktuelles-Datum: =Datum() So erstellen Sie ein neues berechnetes Feld: Öffnen Sie das gewünschte Formular (z.b. Produkte). Fügen Sie mit Hilfe der Toolbox die obigen Textfelder ein. Markieren Sie die Textfelder. Öffnen Sie das Fenster Eigenschaften. Klicken Sie in das Feld Steuerelementinhalt. Fügen Sie ein Gleichheitszeichen, gefolgt von der Formel ein. 5. Entwerfen Sie eine Abfrage mit dem Namen Abfrage5, die alle Felder der Tabelle Kunden enthält und für das Feld PLZ das Kriterium zwischen und einsetzt. Anschließend erstellen Sie ein neues Formular und wählen als zugrundeliegende Basis nicht die Tabelle Kunden, sondern die zuvor gespeicherte Abfrage. 6. Es sind alle Aufträge pro Kunde darzustellen. Legen Sie mit Hilfe des Formularassistenten ein Haupt-/Unterformular für die beiden 1:n-verknüpften Tabellen der Kunden und Aufträge an. So erstellen Sie ein Haupt-/Unterformular Klicken Sie auf die Schaltfläche Neu. Starten Sie den Formularassistenten Formular-Assistent. Wählen Sie die Tabelle Kunden aus. OK. Sie befinden sich in der Dialogbox mit dem Titel Formular-Assistent. Übertragen Sie zunächst die Felder (alle mit >>, einzelne mit >) aus dem Bereich Verfügbare Felder in den Bereich Ausgewählte Felder. Für das Hauptformular brauchen wir alle Felder. Wählen Sie anschließend aus dem Listefeld Tabellen/Abfragen Aufträge als Tabelle für das Unterformular aus. Im Unterformular brauchen wir alle Felder außer der Kundennummer. Klicken Sie auf Weiter. Wählen Sie im nächsten Fenster den gewünschten Darstellungsstil und im darauffolgenden den Titel Aufträge einzelner Kunden an. Schließen Sie den Dialog mit Beenden ab. Sie werden aufgefordert, das Unterformular zu speichern. Nennen Sie es SubAufträge. WS 08/09 8 von 10

9 Berichte Aufgabenbeschreibung: Die von Ihnen in den vorhergehenden Kapiteln erstellte Datenbank zur Produktverwaltung soll um einen gruppierten Bericht erweitert werden. Damit soll die Möglichkeit zum übersichtlichen Ausdruck von Listen gewährleistet werden. 1. Erstellen Sie ein Bericht zum Ausdrucken der Produktdaten. Öffnen Sie die Objektgruppe Bericht. Wählen Sie die Schaltfläche Neu und selektieren Sie die Tabelle Produkte. Starten Sie anschließend den Berichtsassistenten. Übernehmen Sie im weiteren Verlauf alle Tabellenfelder außer Bild. Klicken Sie auf Weiter und fügen Sie nacheinander die Felder Produktgruppe, Produktnummer und Preis in die Liste Sortierreihenfolge ein. Klicken Sie auf Weiter und wählen Sie als Stil Tabellarisch und als Orientierung Hochformat. Vergeben Sie einen Titel für den Bericht, wie z.b. Produktliste und beenden Sie anschließend den Berichtsassistenten. Ein Standardbericht mit den Gesamtsummen für die Zahlenfelder entsteht. 2. Sie können die Anzahl der Datensätze in dem obigen Bericht neben jedem Datensatz, in einem Gruppenfuß oder im Berichtskopf bzw. Berichtsfuß anzeigen. So zeigen Sie eine laufende Summe neben jedem Datensatz in einem Bericht an: Fügen Sie in der Entwurfsansicht des Berichts im Detailbereich ein Textfeld hinzu Zeigen Sie das Eigenschaftsfenster für das Textfeld an Stellen Sie die Eigenschaft Steuerelementinhalt auf =1 ein Stellen die Eigenschaft Laufende Summe auf über Alles ein. Wenn Sie den Bericht öffnen oder drucken, wird jede Datensatznummer um 1 erhöht. So zeigen Sie die Gesamtzahl der Datensätze in einem Berichtskopf oder -fuß an: Fügen Sie in der Entwurfsansicht des Berichts ein Textfeld im Berichtskopf oder -fuß hinzu. Stellen Sie die Eigenschaft Steuerelementinhalt des Textfeldes auf =Anzahl(Feldname) ein. Feldname ist der Name des Feldes im Detailbereich, das immer einen Wert enthalten wird, beispielsweise: =Anzahl([Produktnummer]). WS 08/09 9 von 10

10 3. Legen Sie einen neuen Bericht an und geben Sie dabei die Tabelle Kunden als Datenherkunft an: Öffnen Sie die Objektgruppe Bericht. Wählen Sie die Schaltfläche Neu und selektieren Sie die Tabelle Kunden Starten Sie anschließend den Berichtsassistenten. Wählen Sie den Assistenten Tabellarische Darstellung aus und übernehmen Sie im weiteren Verlauf Tabellenfelder Kundennummer, Firmenname, Name und Kunde seit. Klicken Sie auf Weiter und fügen Sie das Feld Name in die Liste Sortierreihenfolge ein. Klicken Sie auf Weiter und wählen Sie als Stil Standard und als Orientierung Hochformat. Speichern Sie den Bericht unter dem Namen Bericht:Kundenübersicht. Fügen Sie nun in den Bericht die Felder Zeit, Datum und Seitennummer ein. Dazu platzieren Sie im Berichtskopf drei Textfelder und setzen in der Eigenschaft der Rubrik Steuerelementinhalt auf die folgenden Werte: =Datum() aktuelle Datumsangabe =Zeit() aktuelle Zeitangabe =Seite aktuelle Seitenzahl 4. Wir wollen eine Auftragsbestätigung an unsere Kunden schicken. Erstellen Sie einen neuen Bericht (tabellarische Darstellung) und wählen Sie die Abfrage Auftragsliste aus. Der Bericht soll folgende Felder enthalten: Produktbezeichnung, Preis, Bestellmenge und Rabatt. Aus den drei letzten Feldern soll der Gesamtpreis ermittelt werden. Wählen Sie das Textfeld-Werkzeug aus und erzeugen Sie das zusätzliche Feld Gesamtpreis. Klicken Sie im Detailbereich in die Spalte Gesamtpreis und geben Sie ein: =wenn([rabatt]=nein;[preis]*[bestellmenge];0,95*[preis]*[bestellmenge]) Stellen Sie im Eigenschaftenfenster den Namen Gesamtpreis und das Format Währung ein. Legen Sie im Fußbereich Textfelder mit dem gleichen Format, aber mit folgenden Formeln und Namen an: Netto =Summe(wenn([Rabatt]=Nein;[Preis]*[Bestellmenge];0,95*[Preis]*[Bestellmenge])) Mwst =[Netto]*0,19 Brutto =[Netto]+[Mwst] 5. Legen Sie einen neuen Bericht an und geben Sie dabei die Tabelle Kunden als Datenherkunft an: Sie befinden sich im Datenbankfenster und klicken die Tabelle Kunden an. Wählen Sie die Tabelle Kunden, für die Sie einen Bericht erstellen möchten. Klicken Sie in der Symbolleiste das Symbol für einen neuen Bericht an. Es erscheint eine Dialogbox zum Berichtsentwurf. In der Auswahlliste ist bereits die Tabelle eingetragen. Wählen Sie nun die Schaltfläche LEER BERICHT. Sie erhalten einen leeren Bericht. Plazieren Sie die Felder und Texte mit Hilfe der Toolbox so, dass das Ergebnis eine tabellarische Darstellungsform hat. Speichern Sie den Bericht unter dem Namen Kundenübersicht. Hinweis: Sortiert WS 08/09 10 von 10