DVW-Projektplaner. Bevor Sie starten aktuelle Software nutzen. Informationen für Verkehrswachten

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1 Informationen für Verkehrswachten DVW-Projektplaner Seit dem Programmjahr 2011 bietet die DVW für Verkehrswachten einen besonderen Service an: Projektanträge und -abrechnungen der vier Bundesprogramme Aktion junge Fahrer, FahrRad aber sicher!, Kinder im Straßenverkehr und Mobil bleiben, aber sicher! können direkt und einfach über das Internet eingereicht werden. Dazu hat jede örtliche Verkehrswacht eigene Zugangsdaten erhalten. Diese liegen der jeweiligen Landesverkehrswacht vor. Datenschutz Bitte geben Sie diese Zugangsdaten nicht an Dritte weiter, damit es nicht zu einem Datenmissbrauch kommt. Bevor Sie starten aktuelle Software nutzen Acrobat Reader Um mit der Software komfortabel arbeiten zu können, benötigen Sie einen Acrobat Reader. Falls Sie diesen noch nicht auf Ihrem PC installiert haben, können Sie ihn kostenlos im Internet herunterladen. Eine aktuelle Version finden Sie z.b. unter: Internetexplorer/ Mozilla Firefox Wenn Sie mit dem Internetexplorer oder mit Mozilla Firefox im Internet arbeiten, benötigen Sie die aktuellen Version. Diese können Sie unter oder herunterladen. Die Übermittlung der Daten zwischen Ihnen, Ihrer Landesverkehrswacht und der DVW erfolgt über eine gesicherte Verbindung. Beim erstmaligen Zugriff auf die Projektsoftware kann es passieren, dass Firefox einen Warnhinweis gibt: Dieser Verbindung wird nicht vertraut. Sie haben Firefox angewiesen, eine gesicherte Verbindung zu easylogicsecure.de aufzubauen, es kann aber nicht überprüft werden, ob die Verbindung sicher ist.. Um Zugriff auf die Projektsoftware zu erhalten, fügen Sie bitte eine Ausnahmeregel hinzu. Klicken Sie dazu auf: Ich kenne das Risiko. Es erscheint eine zusätzliche Information. Um die Seite als vertrauenswürdig einzustufen, klicken Sie auf Ausnahmen hinzufügen. Wenn eine weitere Warnmeldung erscheint, bestätigen Sie bitte Zertifikat herunterladen. Klicken Sie anschließend auf Sicherheits-Ausnahmeregel bestätigen. Sie gelangen nun zur Startseite der Projektsoftware. Sicherheitseinstellungen Vor der ersten Nutzung müssen Sie möglicherweise Ihre Sicherheitseinstellungen am PC anpassen. Dazu können Sie in den Internetoptionen: Einstellungen Datensicherheit die Option Mittel auswählen. DVW-Projektsoftware: Informationen für Verkehrswachten, Stand: Seite 1 von 10

2 Wie melde ich mich an? Die Anmeldung zum Projektplaner im Internet erfolgt unter: Bitte kopieren Sie den Link (rechte Maustaste, Kopieren ) und fügen Sie diesen im Adressfeld ein (rechte Maustaste Einfügen ). Drücken Sie Enter, dann erscheint die Eingabemaske. Melden Sie sich mit Ihren Zugangsdaten an. Kontakt- und Zugangsdaten Ihrer Verkehrswacht Bitte prüfen Sie bei Ihrer ersten Anmeldung die Kontaktdaten Ihrer Verkehrswacht. Diese stehen ganz oben rechts im Reiter Ihre Daten. Sofern sich Kontaktdaten ändern, tragen Sie dieses bitte immer zeitnah ein. Nach der ersten Anmeldung ist es sinnvoll, das Passwort der Verkehrswacht zu ändern. Wo finde ich was? 1. Projekte a. Projekte: alle aktuellen Projektanträge und -abrechnungen Ihrer Verkehrswacht b. Allgemeine Projekthinweise c. Informationen: Informationen zu den einzelnen Bundesprogrammen 2. Archiv Bereits abgeschlossene Projekte Ihrer Verkehrswacht 3. Ihre Daten Ihre Kontaktdaten DVW-Projektsoftware: Informationen für Verkehrswachten, Stand: Seite 2 von 10

3 Wie stelle ich einen Antrag? Die Beantragung und Abrechnung von Veranstaltungen in den Bundesprogrammen ist übersichtlich und orientiert sich an den alten Papieranträgen- und abrechnungen. Alle nötigen Informationen können Sie direkt im Internet abrufen, herunterladen oder ausdrucken. Ebenso gibt es die Möglichkeit, eigene Dateien (z.b. Fotos, Word-Dokumente) an einen Antrag oder eine Abrechnung anzuhängen. Einen neuen Antrag erstellen Sie, indem Sie rechts den Button neues Projekt anlegen anklicken. Wählen Sie die Projektart aus und klicken Sie Projektantrag stellen an. Die 1. Seite des Antrags öffnet sich. Antrag S. 1: Hier machen Sie alle Angaben zu Ihrem Projekt. Die rot umrandeten Felder sind Pflichtfelder, die ausgefüllt werden müssen, damit der Antrag gespeichert werden kann. Erst nach dem Abspeichern wird die 2. Seite des Antrages zur Bearbeitung frei gegeben. Wenn Sie noch nicht alle Angaben vollständig vorliegen haben, können Sie vorläufige Angaben eintragen, da alle Angaben solange geändert werden können, wie der Antrag noch nicht an die LVW gesendet wurde. Zum Springen in die einzelnen Felder können Sie die Maus oder die Tab-Taste nutzen. Häkchen in den Anklickfeldern ja und Bedingungen setzen Sie, indem Sie mit der Maus hineinklicken. Nach Eingabe der Pflichtfelder klicken Sie bitte Änderungen speichern, damit der Antrag angelegt und die Angaben gespeichert werden. Solange der Antrag noch nicht an die LVW gesandt wurde, können Sie ihn jederzeit bearbeiten oder wieder löschen. Das Feld Bemerkungen bietet Ihnen Raum für weitere Informationen, die Sie zur näheren Erläuterung machen möchten. Das kann etwa die Auflistung weiterer Kindertageseinrichtungen sein, in denen ein Beratungsgespräch stattgefunden hat, oder die DVW-Projektsoftware: Informationen für Verkehrswachten, Stand: Seite 3 von 10

4 genauere Beschreibung einzelner Positionen, für die Sie auf S. 2 Mittel beantragen, wie die Aufschlüsselung der Kosten (Transportkosten, Moderator, Miete u.ä.). Antrag S. 2: Während der Bearbeitung können Sie zwischen den Reitern Antrag S. 1 und Antrag S. 2 wechseln. Um stets den aktuell von Ihnen beantragten Gesamtbetrag zu ermitteln, wird jede Eingabe auf S. 2 des Antrags direkt gespeichert. Daher kann es einige wenige Sekunden dauern, bis Sie die nächste Eingabe vornehmen können. Informationen zu den einzelnen Positionen erhalten Sie, indem Sie die Maus jeweils auf den kleinen blauen Kreis mit dem i positionieren. Zu jeder beantragten Aufwandsentschädigung müssen auch die Felder Anzahl Personen und Tätigkeit ausgefüllt werden. Klicken Sie hierzu jeweils mit der Maus in die einzelnen Felder. Sie können eine Aufwandsentschädigung auch auf mehrere Personen aufteilen. Aufgrund einer internen Plausibilitätsprüfung müssen zunächst die Angaben Anzahl Personen und Tätigkeit eingetragen werden, bevor Sie den Betrag bei der Aufwandsentschädigung angeben können. Sofern in Ihrem Bundesland Vorschüsse gezahlt werden und Sie einen Vorschuss beantragen möchten, tragen Sie bitte auch diesen Betrag ein. Mehrtägige Veranstaltungen Mehrtägige Veranstaltungen werden von der Projektsoftware automatisch bei der Eingabe des Datums von / bis erkannt. Auf Antrag S. 2 tragen Sie bitte pro Position, für die Sie Mittel beantragen, den für die gesamte Veranstaltungsdauer benötigten Betrag ein. Sollten Sie während der Bearbeitung den Veranstaltungszeitraum verkürzen, werden die beantragten Beträge automatisch auf die jeweils zulässigen Maximalbeträge gekürzt. Es ist daher sinnvoll, zunächst die beantragten Mittel auf Seite 2 zu korrigieren, bevor Sie die Veranstaltungsdauer auf S. 1 kürzen. DVW-Projektsoftware: Informationen für Verkehrswachten, Stand: Seite 4 von 10

5 Wird der Veranstaltungszeitraum verlängert, bleiben die zuvor eingegebenen Beträge bestehen und können angepasst werden. Senden des Antrags an die LVW Prüfen Sie bitte vor dem Versand an die LVW, ob alle Angaben gemacht wurden. Wichtig ist eine genaue Kurzbeschreibung des Aktionstages und insbesondere des Rahmenprogramms sowie der vermittelten Inhalte. Wenn Sie sich auf Antrag S. 2 befinden, klicken Sie ganz unten den Button Weiter. Abfrage Wollen Sie den Antrag wirklich absenden? mit Okay Dokumente Im Reiter Dokumente sind alle zu einem Vorgang gehörenden Schreiben hinterlegt. Hier finden Sie Ihren Antrag und Ihre Abrechnung ebenso wie die Bewilligungs-, Abrechnungs- und weiteren Schreiben der DVW. Darüber hinaus können Sie hier Dokumente von Ihrem PC hochladen und einem Antrag oder einer Abrechnung anhängen (siehe auch mehrtägige Veranstaltungen). Wie rechne ich ein Projekt ab? Sobald die Veranstaltung durchgeführt wurde, können Sie die Abrechnung erstellen, indem Sie auf der Startseite Projekte bei dem entsprechenden Projekt Abrechnung erstellen anklicken. Abrechnung S. 1: Die meisten Felder sind aus dem Antrag bereits voreingestellt. Bitte aktualisieren Sie die Angaben, sofern sie von denen im Antrag abweichen. Das betrifft vor allem die Felder: Ablauf Anzahl Teilnehmer der Zielgruppe ehrenamtliche Stunden Beteiligung Dritter Förderungshinweise DVW-Projektsoftware: Informationen für Verkehrswachten, Stand: Seite 5 von 10

6 Zum Springen in die einzelnen Felder können Sie die Maus oder die Tab-Taste nutzen. Häkchen in den Anklickfeldern ja, Bedingungen, ehrenamtliche Stunden und Förderungshinweise setzen Sie, indem Sie mit der Maus hineinklicken. Nach der Eingabe klicken Sie bitte Änderungen speichern, damit Ihre Angaben gespeichert werden. Das Feld Bemerkungen bietet Ihnen Raum für weitere Informationen und Erläuterungen, die Sie zu Ihrer Abrechnung machen möchten. Das kann etwa die genauere Beschreibung einzelner Positionen, für die Sie auf S. 2 Mittel abrechnen oder die Aufschlüsselung der Kosten (Transportkosten, Moderator, Miete u.ä.) sein. Abrechnung S. 2: Zu Ihrer Information werden die durch die DVW in den einzelnen Positionen bewilligten Beträge angezeigt. Während der Bearbeitung können Sie zwischen den Reitern Abrechnung S. 1 und Abrechnung S. 2 wechseln. Um stets den aktuell von Ihnen beantragten Gesamtbetrag ermitteln zu können, wird jede Eingabe auf S. 2 der Abrechnung direkt gespeichert. Daher kann es einige wenige Sekunden dauern, bis Sie die nächste Eingabe vornehmen können. Informationen zu den einzelnen Positionen erhalten Sie, indem Sie die Maus jeweils auf den kleinen blauen Kreis mit dem i positionieren. Zu jeder beantragten Aufwandsentschädigung müssen auch die Felder Anzahl Personen und Tätigkeit ausgefüllt werden. Klicken Sie hierzu jeweils mit der Maus in die einzelnen Felder. Sie können eine Aufwandsentschädigung auch auf mehrere Personen aufteilen. Aufgrund einer internen Plausibilitätsprüfung müssen zunächst die Angaben Anzahl Personen und Tätigkeit eingetragen werden, bevor Sie den Betrag bei der Aufwandsentschädigung angeben können. DVW-Projektsoftware: Informationen für Verkehrswachten, Stand: Seite 6 von 10

7 Mehrtägige Veranstaltung Analog zu Mehrtägige Veranstaltung S. 4. Dokumente: Analog zu Dokumente S. 5. Senden der Abrechnung an die LVW Bitte prüfen Sie vor dem Versand an die LVW, ob Sie alle Angaben gemacht haben. Denken Sie auch daran, kurz den Veranstaltungsablauf aussagekräftig zu schildern. Wenn Sie sich auf Abrechnung S. 2 befinden, klicken Sie ganz unten den Button Weiter. Auf Abrechnung S. 1 klicken Sie ganz unten den Button Abrechnung absenden und bestätigen die Abfrage Wollen Sie die Abrechnung wirklich absenden? mit Okay. DVW-Projektsoftware: Informationen für Verkehrswachten, Stand: Seite 7 von 10

8 Welchen Status hat mein Antrag oder meine Abrechnung? Status: Entwurf Der Antrag oder die Abrechnung wurde von Ihnen noch nicht an die LVW gesendet. Sie können beliebig Änderungen vornehmen. Auf der Startseite Projekte gibt es die Möglichkeit, über bearbeiten einen Antrag oder eine Abrechnung zur Bearbeitung aufzurufen, über Antrag senden oder Abrechnung senden einen Antrag oder eine Abrechnung zum Versand an die LVW aufzurufen, über löschen einen Antrag zu löschen und über drucken den Antrag zu drucken. Status: in Bearbeitung Der Antrag oder die Abrechnung sind zur Bearbeitung bei der LVW oder DVW. Auf der Startseite Projekte gibt es die Möglichkeit, über Details anzeigen einen Antrag oder eine Abrechnung zur Ansicht aufzurufen die ausgefüllten Formulare zu Projektantrag und -abrechnung sind als pdf-dokumente im Reiter Dokumente hinterlegt; sie können geöffnet, ausgedruckt oder auf Ihrem PC gespeichert werden Status: Rückfrage Während der Bearbeitung kann es eine Rückfrage der DVW geben. Deshalb empfehlen wir, regelmäßig den Projektplaner zu prüfen. Anträge und Abrechnungen, zu denen es eine Rückfrage gibt, sind durch eine rot eingefärbte Bezeichnung gekennzeichnet. Diese Rückfragen sind als pdf-dokumente im Reiter Dokumente hinterlegt. In der Spalte Rückfrage steht ein?. Wenn Sie eine Rückfrage bearbeiten, klicken Sie bitte auf dieses?, um zu bestätigen, dass Sie die Rückfrage zur DVW-Projektsoftware: Informationen für Verkehrswachten, Stand: Seite 8 von 10

9 Kenntnis genommen haben. Bitte beantworten Sie die Rückfragen wie bisher per Mail, Telefon, Fax oder Post. Status: bewilligt Die Bewilligung der DVW liegt vor. Auf der Startseite Projekte gibt es die Möglichkeit, über Details anzeigen einen Antrag oder eine Abrechnung zur Ansicht aufzurufen und Projektantrag oder -abrechnung auszudrucken nach durchgeführter Veranstaltung über Abrechnung erstellen die Abrechnung zu dem Projektantrag zu erstellen Alle Bewilligungsschreiben zu einem Antrag oder einer Abrechnung sind als pdf-dokumente im Reiter Dokumente hinterlegt. Sie können geöffnet, ausgedruckt oder auf Ihrem PC gespeichert werden. Sofern es zu einer Nachbewilligung kommt, ersetzt das jeweils aktuelle Schreiben alle vorhergehenden. Status: abgelehnt Der Antrag oder die Abrechnung wurde abgelehnt. Das entsprechende Ablehnungsschreiben ist als pdf-dokument im Reiter Dokumente hinterlegt. Es kann geöffnet, ausgedruckt oder auf Ihrem PC gespeichert werden. Einreichen von Originalbelegen Da die DVW nur gegen Vorlage von Originalbelegen Abrechnungen vornehmen darf, benötigen wir auch weiterhin die Abrechnung mit Originalbelegen per Post. Bitte erstellen Sie dazu die Abrechnung im Internet. Viele Daten sind bereits aus dem Antrag voreingestellt, so dass Sie diese nur noch aktualisieren müssen. Auch die von der DVW bewilligten Beträge sind im Abrechnungsformular angezeigt. Nach Abschluss der Abrechnung senden Sie diese vorab einfach über das Internet an Ihre LVW. Bitte drucken Sie das so erstellte Abrechnungsformular aus, legen es den Originalbelegen bei und senden alles per Post ebenfalls an die LVW. Bitte unterschreiben Sie die ausgedruckte Abrechnung. Neben Originalbelegen legen Sie bitte auch den Sachbericht und/oder notwendige Fotos, Zeitungsanzeigen und Veröffentlichungen sowie die Abrechnung von Aufwandsentschädigungen und Transportkosten der Abrechnung bei. Sobald die Abrechnung durch die DVW vorgenommen wurde, erhalten Sie die Information hierüber wiederum in Ihrem Internetzugriff. DVW-Projektsoftware: Informationen für Verkehrswachten, Stand: Seite 9 von 10

10 Wenn die Bewilligung eines Antrags oder einer Abrechnung da ist Sobald die DVW einen Antrag oder eine Abrechnung bewilligt hat, wird automatisch das Bewilligungsschreiben zu dem Antrag bzw. der Abrechnung unter Dokumente eingestellt. Zudem erscheinen die bewilligten Beträge auf Antrag S. 2 bzw. Abrechnung S. 2. Wer hilft mir bei Fragen? Erster Ansprechpartner für Fragen zu Ihren Anträgen und Abrechnungen ist Ihre Landesverkehrswacht. Für Ihre Aktionen wünschen wir Ihnen viel Erfolg und Freude bei der Gestaltung und Durchführung! DVW-Projektsoftware: Informationen für Verkehrswachten, Stand: Seite 10 von 10