4. Tabelleneingabe Open Office / Excel

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1 4. Tabelleneingabe Open Office / Excel Da das Speichern mit Open Office leichter ist als über die Microsoft Produkte, empfehle ich, mit dem kostenlosen Open Office zu arbeiten. Dazu in Open Office Calc die Mustertabelle termine-leer.ods öffnen. Das Ausfüllen der Excel-Vorlage termine-leer.xls funktioniert entsprechend. Die erste Spalte der Tabelle ist geschützt und errechnet sich aus den Eingaben für Tag und Uhrzeit in Spalte B und C. So wird erreicht, dass die Datumsangabe in Spalte A (die für den Kalender genutzt wird) immer das korrekte Importformat hat. Spalte D hat Platz für das Enddatum. Da dies nur selten gebraucht wird, habe ich da nicht so viel Mühe drauf verwandt. Achtet bitte darauf, dass das Datum bei Eingabe genauso dargestellt wird, wie in Spalte A, d.h. TT.MM.JJJJ hh:mm. Sonst klappt es mit dem Import nicht. (Ggfs. müsst ihr auf Format- Zellen-Zahlen-Datum klicken und dann das entsprechende Format (ganz unten in der Auswahlbox) auswählen). Das Feld title sollte sich selber erklären. Für die Gottesdienste sollte hier alles Wichtige stehen, da dieses Feld an die Zeitungen weitergegeben wird. Im Feld body ist dann Platz, um den Termin ausführlicher zu beschreiben. Handbuch drupal-kalender Seite - 7 -

2 In die Spalte Veranstalter soll die ID eurer Gemeinde: Kirchenkreiseinrichtungen sollten als Veranstalter den KK eingeben, regionale Veranstaltungen über die Regions-IDs. Hier kann jede/r Nutzer/in jede ID auswählen. Das Bearbeiten und Löschen ist hinterher allerdings auch auf diejenigen beschränkt, die die Daten eingetragen haben. Das Feld Veranstalter muss ausgefüllt sein. Gemeinde/Einrichtung ID Region Sued-Stadt 2020 Bokeloh 753 Wunstorf Corvinus 112 Wunstorf St. Johannes 431 Wunstorf Stift 17 Landeskrankenhaus 1147 Region Sued-Land 2030 Dedensen/Gümmer 797 Gross Munzel 439 Idensen 432 Kolenfeld 745 Luthe 374 Schloß Ricklingen 280 Region Mitte 2010 Bordenau 742 Ev. Kirche im Kreiskrankenhaus 1419 Neustadt Mardorf/Schneeren 626 Neustadt Johannes 752 Neustadt Liebfrauen 436 Poggenhagen 743 Region Nord 2000 Basse 433 Dudensen 438 Eilvese 751 Hagen 428 Helstorf 748 Mandelsloh 429 Mariensee 749 Niedernstöcken 750 Otternhagen 430 Kirchenkreis 842 Dasein 747 Diakonisches Werk 172 Michaelis-Stiftung 849 Stiftung Lichter im Norden 848 Stiftung Zukunft mit Kirche 850 Das nächste Feld sammelt Ansprechpartner/innen für die Termine. Dieses Feld ist optional. Dann folgt der Veranstaltungsort. Hier bitte den Namen des Ortes, die Straße, die Hausnummer, die PLZ und den Ort eintragen, also z.b. Wunstorf, Stiftskirche, Stiftsstr. 5b, Wunstorf. Nach den Ortsangaben wird in Spalte M nach der Kategorie der Veranstaltung gefragt. Dies erleichtert das Filtern und muss daher ausgefüllt werden. Der Drupal-Kalender lässt sich aber leichter filtern, daher sind die Kategorien einfacher als bei VERA. Die Rubik Taufgelegenheit z.b. ist weggefallen. Handbuch drupal-kalender Seite - 8 -

3 Dafür habe ich sonstige Veranstaltungen ergänzt, weil ja nicht immer klar war, wo man Termine einsortieren sollte. Freizeiten 1 Feste 2 Gruppen 3 Gottesdienste 4 Kirchenmusik 5 Ausstellungen 6 Vorträge 7 Fortbildungen 8 Jugend 11 sonstige Veranstaltungen 200 Die folgende Spalte sammelt Links zu externen Seiten. Diese Spalte kann frei bleiben, aber auch wie bisher Links z.b. auf das Lektionar der Stiftsseite enthalten. In der nächsten Spalte wird eine eindeutige Kennzahl guid für den Termin abgefragt. Ohne diese eindeutige Zahl werden die Termine nicht importiert. Termine mit derselben Zahl wie bestehende Termine (z.b. von anderen Gemeinden) in der Datenbank werden überschrieben. Damit es hier keine Konflikte gibt, ist die Spalte geschützt und so eingerichtet, dass ab Zeile 3 jeweils ein Zähler addiert wird. In Zeile 2 tragt bitte eure Gemeinde-ID und 0001 ein (für das Stift also ). So habt ihr die Möglichkeit bis zu 9999 Termine konfliktfrei einzutragen. Abgelaufene guids können wiederverwendet werden. Die letzte Spalte ist für den Benutzernamen des Eingebenden vorgesehen. Dort habe ich erst mal mich eingetragen. Das sollte mit dem (korrekt geschriebenen) Benutzernamen des Eingebenden überschreiben werden. Nur dann ist ein anschließendes Bearbeiten und Löschen der Termine möglich! In den weiteren Zeilen wird dieser Name übertragen, sobald in der Spalte Titel ein Inhalt steht. Wenn alle Daten eingetragen sind, kann die Tabelle einmal im Open Office Format oder Microsoft Excel Format gespeichert werden (das ist hilfreich, wenn die Daten später weiter bearbeitet werden sollen). Zum Import in den Kalender müssen die Daten als csv-datei mit dem Zeichenformat Unicode UTF-8 vorliegen (Sonst führen Umlaute und Sonderzeichen zu Fehlern und dem Abbruch des Imports). Das ist direkt nur mit Open Office möglich. Microsoft bietet im Office-Paket zwar auch die Funktion an, speichert aber dennoch in einem eigenen Format, das nicht importiert werden kann. Handbuch drupal-kalender Seite - 9 -

4 Speichern mit Open Office Über Speichern unter erreicht man die Auswahl des Dateityps: In diesem Fenster den Pfad auswählen und einen sinnvollen Namen vergeben. Anschließend wie angezeigt als Dateityp Text CSV wählen. Dann Filtereinstellungen bearbeiten aktivieren und speichern. In dem sich dann öffnenden Fenster das Feldtrennzeichen auf Semikolon ; ändern und beim Zeichensatz Unicode UTF-8 auswählen: Handbuch drupal-kalender Seite

5 Mit OK bestätigen und die Importdatei ist fertig. Alternative: mit Microsoft Excel speichern Auch bei Excel auf Speichern unter klicken und Dateityp csv (Trennzeichen getrennt) auswählen. Handbuch drupal-kalender Seite

6 Nach dem Bestätigen erscheint folgende Warnung: Die entstehende Datei hat keine berechneten Felder mehr, d.h. bei einer Nachbearbeitung der csv-datei werden das Datumfeld und die abhängigen Adressfelder nicht mehr automatisch korrekt gefüllt. Besser also immer direkt in der xls-datei arbeiten (das gilt auch für Open Office) Mit Ja bestätigen. Dann Microsoft Excel schließen (zumindest die gerade auf dem Bildschirm angezeigte csv-datei). Im Explorer die gerade gespeicherte csv-datei auswählen und mit dem Windows-Editor öffnen. Das geht über die Funktion Öffnen mit. In der Regel wird der Editor dann als eines der möglichen Programme angezeigt. Der Editor sollte dann die eingegebenen Daten wie dargestellt als Textdatei mit Semikolon als Trennzeichen anzeigen. Dann Datei - Speichern unter wählen. Handbuch drupal-kalender Seite

7 Anschließend die Zeichen-Codierung auf UTF-8 einstellen und speichern. Die Datei hat nun die Endung.txt. Diese Endung müsst ihr im Explorer wieder auf.csv ändern. Dann ist auch auf diesem Weg eine brauchbare Importdatei entstanden. (Microsoft hilft zu Lösungen, die wir ohne Microsoft nicht bräuchten ;-) ) 5. Importieren der csv-datei Nun geht es zurück auf die Homepage. Auf der Seite ist ein Link zum Import. Darüber gelangt ihr auf diese Seite: Auf dieser Seite klickt ihr auf Durchsuchen und stellt den Pfad zu der zu importierenden Datei ein. Dann auf Importieren klicken und der Import eurer Daten startet, erkennbar an dem Fortschrittsbalken. Handbuch drupal-kalender Seite

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