FA Datenschutzportal (DSP) Das SharePoint Nutzerhandbuch Lernen Sie die (neuen) Funktionen des Portals unter SharePoint kennen

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1 FA Datenschutzportal (DSP) Das SharePoint Nutzerhandbuch Lernen Sie die (neuen) Funktionen des Portals unter SharePoint kennen Führungs-Akademie des DOSB /// Willy-Brandt-Platz 2 /// Köln /// Tel 0221/ /// Fax 0221/ /// ///

2 Inhaltsverzeichnis Wo finde ich und wie funktioniert was unter SharePoint? 1. Login 2. Startseite 3. Dokumente 4. Benutzer und Gruppen 5. Websiteinhalten 6. Termine 7. Neue Benachrichtigung 8. Suche 9. Live-Chats 10.Forum 11.Informationen 12.Aufgaben 2

3 Login Der Zugang zu SharePoint Über die Schaltfläche Login gelangen Sie zum Eingabefeld der Zugangsdaten Die neue Startseite: 3

4 Login [ Der Zugang zu SharePoint Geben Sie oben stehende Adresse in die Adresszeile Ihres Browsers ein, so öffnet sich nebenstehendes Fenster. Nun können Sie hier Ihren Benutzernamen mit der und Ihr persönliches Passwort eingeben, um zur Startseite von SharePoint zu gelangen. Passwortregeln unter SharePoint Das PW muss mindestens 6 Zeichen lang sein und dabei Zeichen aus drei der vier folgenden Kategorien enthalten Großbuchstaben von A bis Z /// Kleinbuchstaben von A bis Z Ziffern der Basis 10 (0 bis 9) /// Andere als alphabetische Zeichen (z. B.:!, $, #, %) BITEE BEACHTEN Sie auch, dass Microsoft vorschreibt, dass das Passwort weder den vollständigen Kontonamen des Benutzers noch wesentliche Teile davon enthalten darf! 4

5 Startseite Das sehen Sie nach dem Login Seiten-Navigation / Aktuelle Informationen / Neue Dokumente / Suchfunktion / DS-Liveticker / Kalender Suchfunktion Immer aktuell: Der Live-Ticker zum Datenschutz Seiten- Navigation Hier finden Sie neben aktuellen Informationen auch die neusten hochgeladenen Dokumente Kalender 5

6 Startseite Aktuelle Informationen und neue Dokumente Letzte Änderung Dateiformat 6

7 Startseite Nachrichten, Kalender und Suchfunktion Rechts auf der Startseite werden Ihnen aktuelle Meldungen zum Thema Datenschutz angezeigt. Die Überschriften sind als Links dargestellt, die auf die entsprechenden Seiten außerhalb des SharePoint-Portals führen. Der unten stehende Kalender informiert Sie über wichtige Termine bzw. Angebote, wie z.b. die monatlich stattfindenden Live-Chats mit den Datenschutzexperten des Sachverständigenbüros Mülot & Graf. Oben rechts sehen Sie eine Suchleiste. Geben Sie hier den Begriff ein, zu dem Sie Informationen wünschen. 7

8 Dokumente So finden Sie, wonach Sie suchen Zur Dokumentenansicht gelangen Sie, wenn Sie auf der Startseite auf Neue Dokumente klicken, den Reiter Dokumente in der Seitennavigation auswählen oder über die Darstellung der Websiteinhalte. In der Dokumentenansicht sind die Dokumente standardmäßig nach ihrer thematischen Zugehörigkeit sortiert. 8

9 Dokumente Filtermöglichkeiten Sie können sich alternativ auch Alle Dokumente anzeigen lassen und hier nach Ihren Wünschen filtern. Öffnen Sie z.b. das Untermenü von Geändert und wählen Absteigend, so werden Ihnen die Dokumente, die zuletzt geändert wurden, zuerst angezeigt. Standardmäßig sind alle Dokumente alphabetisch nach Name sortiert. 9

10 Dokumente Der direkte Weg zur Information Klicken Sie auf einen Themenschwerpunkt, werden Ihnen alle dazugehörigen Dokumente angezeigt. Die Zahl nach dem Themenschwerpunkt verweist auf die Anzahl der in diesem Ordner bereit liegenden Dokumente Wählen Sie nun eine Datei aus, so wird diese Datei entweder direkt geöffnet (z.b. bei PDFs) oder heruntergeladen (z.b. bei Word-Dateien). 10

11 Dokumente Alle Dokumente der Plattform in einer Datei Bei den Dokumenten finden Sie u.a. eine PDF-Datei mit der Übersicht über alle Dokumente, die im Portal für Sie bereitstehen. Mit einem Klick auf den Dateinamen öffnet sich das Dokument und Sie können sich schnell einen Überblick über die für Sie interessanten Themen machen. Das PDF-Dokument enthält neben dem Dateinamen weitere Informationen: Erläuternde Stichworte zum Inhalt des Dokuments das Einstelldatum das Datum der letzten Änderung die Art der Änderung eine Spalte mit dem direkten Link zum Dokument 11

12 Dokumente Infobriefe Weitere Informationen zum Thema Datenschutz bieten Ihnen die monatlich erscheinenden Infobriefe, die Sie unter der entsprechenden Überschrift im Bereich Dokumente oder links in der Seitennavigation finden. Eine Übersicht über alle in den Infobriefen behandelten Themen finden Sie in der Datei _INFO- BRIEFE_Übersicht_alle-behandelten-Themen (s.u.). 12

13 Benutzer und Gruppen Wer stellt die Dokumente in SharePoint ein? Unter dem Punkt Geändert von sehen Sie, von wem das Dokument verfasst bzw. wer es zuletzt geändert hat. Klicken Sie den Namen an, gelangen Sie zur Seite Benutzer und Gruppen, wo Ihnen Informationen über die jeweilige Person angezeigt werden. 13

14 Dokumente Von Usern für User In der Dokumenten-Unterkategorie Von Usern für User können Sie eigene Dateien hochladen und für andere Nutzer zur Verfügung stellen, wie z.b. angepasste situationsspezifische Vorlagen. Ihre Eingaben werden nach dem Hochladen überprüft und anschließend für die anderen Nutzer freigegeben. Ihre eigenen hochgeladenen Dokumente können Sie jederzeit unter dem Reiter Meine Einsendungen überprüfen. 14

15 Websiteinhalte Listen, Bibliotheken und andere Apps Klicken Sie auf das Zahnrad in der oberen rechten Ecke des Bildschirms und wählen Websiteinhalte, so gelangen Sie zur oben stehenden Ansicht. Hier sehen Sie alle Funktionen der Website und können leicht überall hin navigieren. 15

16 Termine Wann findet die nächste Veranstaltung statt? Im Kalender verwalten Sie Ihre Termine und Veranstaltungen. Die Großansicht zeigt Ihnen sämtliche Termine des Monats an, den Sie in der Kleinansicht ausgewählt haben. Klicken Sie auf einen Termin und wählen in der oberen linken Ecke der Seite Benachrichtigen aus, so können Sie sich automatisch an den Termin erinnern lassen. Wie die Benachrichtigung funktioniert, erfahren Sie auf der nächsten Folie. 16

17 Neue Benachrichtigung Lassen Sie sich bei wichtigen Terminen informieren Sie können sich bei Ankündigungen oder Änderungen in SharePoint ganz einfach per Mail oder SMS informieren bzw. erinnern lassen. Gehen Sie dazu oben links auf der jeweiligen Seite unter Fragen und Verfolgen auf Benachrichtigen. Nun können Sie auswählen, wie Sie benachrichtigt werden möchten, wann Sie Benachrichtigungen wünschen und ob jede Benachrichtigung einzeln oder gebündelt versandt werden soll. 17

18 Live-Chats Der Austausch mit dem Sachverständigenbüro Mülot+Graf Im Menüpunkt Live-Chats in der Seitennavigation können Sie den Inhalt der einzelnen Online- Meetings abrufen. Wählen Sie dazu einfach eine Termin aus sofort werden Ihnen die in diesem Meeting gestellten Fragen samt dazugehörigen Antworten angezeigt. Unter dem Reiter Meine Diskussionen können Sie sofort Einsicht in Ihre gestellten Fragen nehmen. 18

19 Suche Geben Sie im Suchfeld einen Begriff ein, so landen Sie auf der nebenstehenden Seite. Sie können Ihre Suchergebnisse nach Dateityp, Autor oder Änderungsdatum filtern. Fahren Sie mit dem Cursor über ein Suchergebnis, so werden Ihnen weitere Informationen darüber angezeigt. Unterhalb der Ergebnisse sehen Sie, wie viele Treffer es zu dem von Ihnen eingegebenen Begriff gibt. 19

20 Forum Der Austausch mit der Community Haben Sie eine Frage oder wollen sich eine Meinung einholen, können Sie Ihr Anliegen im Forum platzieren. Mitarbeiter des Sachverständigenbüros Mülot & Graf, der Führungs- Akademie des DOSB oder andere Nutzer werden Ihnen gerne weiterhelfen. Genauso können Sie natürlich auch auf Fragen anderer Nutzer antworten. 20

21 Forum Neue Diskussion hinzufügen Klicken Sie auf öffnet sich nebenstehende Seite. Geben Sie hier den Betreff Ihres Anliegens ein und verfassen Sie anschließend die dazugehörigen Bemerkungen. Wenn Sie auf Speichern klicken, wird Ihr Anliegen als neues Thema im Bereich Forum angezeigt. Bitte stellen Sie sicher, dass nicht bereits ein anderer Nutzer das gleiche bzw. ein sehr ähnliches Thema erstellt hat. 21

22 Informationen 22

23 Aufgaben Die To-Do-Liste in SharePoint 23

1. Login und Logout S.2. 1.1. Sitzung starten S.2. 1.2. Sitzung beenden S.2. 1.3. Passwort vergessen S.2. 2. Navigation, Downloads und Uploads S.

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