Ausblick auf die zukünftige Aktenplan-Version

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1 Ausblick auf die zukünftige Aktenplan-Version Nutzung unterschiedlicher Akten- und Dokumentarten Alexander Spanke

2 Inhalt Themen Vorstellung der bisherigen Lösung Ziele der erweiterten Lösung Vorstellung der erweiterten Lösung Abgrenzung gegenüber der Fallakten-Lösung Vorgehen bei der Umstellung

3 Grundlagen Prinzipieller Aufbau des Aktenplans Aktenplan: Struktur und Aufbau des Aktenplans ist frei wählbar. Die einzige Voraussetzung ist, dass Aktenplanzeichen nicht doppelt vorkommen dürfen. d.3 Objekte: Die Lösung Aktenplan und allgemeine Schriftgutverwaltung hat eine feste dreistufige Hierarchie bestehend aus den Objekten Akte Vorgang Dokument

4 Grundlagen Der Aktenplan im d.3 smart explorer Aktenplan-Eintrag Akte Vorgang Aktenbestandsansicht: Neben dem Aktenplan werden auch Akten und Vorgänge in der Baumstruktur angezeigt.

5 Grundlagen Vorteile einer einheitlichen Lösung Nach einmaliger Installation kann die Lösung in allen Bereichen der Verwaltung genutzt werden. Das bedeutet: Kein Aufwand zur Festlegung neuer Szenarien Keine Installationsaufwände für neue Szenarien Geringerer Schulungsbedarf wegen einheitlicher Vorgehensweise Einfache Implementierung von Workflows wegen einheitlicher Aktenstruktur (z.b. Mitzeichnungs-Workflow) Einheitliche Ablagestruktur: Akte Vorgang Dokument Die Anwender bestimmen, wer auf die Akten zugreifen darf. Administratoren müssen sich nicht um die Berechtigungen kümmern. Einheitliche Behandlung von Aufbewahrungsfristen. Einheitliches Schema zur Bildung von Akten- und Vorgangszeichen.

6 Neue Akten-/Dokumentarten Motivation für die Erweiterung Mehr Freiheit bei der Attributierung Die Arbeit mit dem Aktenplan soll für die Anwender gleich bleiben Die Berechtigungsregeln (Federführung, Beteiligungen) der Aktenplanlösung sollen weiter gelten Aufbewahrungsfristen und Aussonderungsarten sollen aus dem Aktenplan genommen werden Akten- und Vorgangszeichen sollen entsprechend der Aktenplanregeln gebildet werden

7 Neue Akten-/Dokumentarten Die erweiterte Lösung Um den Inhalt von Akten, Vorgängen und Dokumenten zu beschreiben, standen jeweils nur ein Satz von Attributen zur Verfügung. Das waren im Wesentlichen: Aktentitel für Akten Vorgangstitel für Vorgänge Betreff, Dokumentdatum, Dokumenttyp für Dokumente Mit der neuen Lösung können für Akten, Vorgänge und Dokumente zusätzliche Attribute definiert werden. Unterschiedliche Sätze von Attributen erfordern im d.3 unterschiedliche Akten-/Dokumentarten. Die neuen Akten-/Dokumentarten können leicht durch Kopieren erzeugt werden. Anschließend müssen nur noch die zusätzlichen Attribute hinzugefügt werden. Akten-/Dokumentarten können pro Aktenplanzeichen gewählt werden

8 Neue Akten-/Dokumentarten Beispiel 1 Für APZ wurde die IT-Akte definiert Die IT-Akte besitzt die zusätzlichen Attribute Hersteller Hersteller-Adresse Absprechpartner

9 Neue Akten-/Dokumentarten Beispiel 2 Für APZ wurde der Wochenmarkt Vorgang definiert Der Vorgang besitzt die zusätzlichen Attribute Standnummer Stand-Besitzer Anschrift Stand-Besitzer

10 Neue Akten-/Dokumentarten Konfiguration (nur für Administratoren) Die Zuordnung der Akten-/Dokumentarten zu einzelnen Aktenplanzeichen definiert der Administrator im d.3 smart explorer.

11 Abgrenzung zur Fallakten-Lösung Abgrenzung zur Fallakten-Lösung Fallakten werden nicht in der Baumstruktur dargestellt. Das Aktenzeichen (z.b. Kassenzeichen) muss nicht vom Aktenplanzeichen abgeleitet sein. Berechtigungen werden nicht über die federführende OE oder die Beteiligungen gesteuert. Für die vereinfachte Fallaktenlösung setzt eine zweistufige Hierarchie (z.b. Grundsteuerakte - Grundsteuerdokument) voraus. Komplexere Fallakten-Szenarien sind projektspezifisch zu lösen.

12 Abgrenzung zur Fallakten-Lösung Fallakten-Lösung Gegenüberstellung Vollständige Freiheit bei der Definition des Szenarios Kann bei Schnittstellen zu Fachverfahren erforderlich sein Beliebige Anzahl von Ebenen möglich Frei definierbare Definition der Zugriffsrechte Sehr große Anzahl von Akten möglich Möglicherweise hohe Aufwendungen für: Konzepterstellung Tests Umsetzung Möglicherweise keine einheitliche Aktenführung Individuelle Schulung erforderlich Aktenplan-Lösung Geringer Definitionsaufwand nach einmaliger Einrichtung Einheitliche Berechtigungslösung Einheitliche Arbeitsweise durch vorgegebene Strukturen Einheitliche Aktenführung Keine individuellen Schulungen erforderlich Nur für eine geringe Anzahl von Akten je Aktenplanzeichen (wegen Aktenbestandsansicht) Feste Struktur (3 Ebenen)

13 Umstellung auf die neue Version Was ist bei der Umstellung auf die neue Aktenplan-Lösung zu beachten? Nach der Umstellung bleibt die bisherige Konfiguration erhalten. Das bedeutet, die Aktenplan-Lösung besteht aus Akte-Vorgang-Dokument. Für zusätzliche Akten-/Dokumentarten in der Aktenplan-Lösung müssen die zusätzlichen Attribute festgelegt werden die neuen Akten-/Dokumentarten angelegt werden die Aktenplan-Bereiche bestimmt werden, in denen andere Akten-/Dokumentarten verwendet werden sollen Die erforderlichen Arbeiten für zusätzliche Akten-/Dokumentarten können durchgeführt werden von: dem d.3 Administrator des Kunden der codia Eine Nachschulung der Anwender ist nicht erforderlich, da sich die Handhabung der Aktenplanlösung nicht ändert.

14 Vielen Dank für Ihre Aufmerksamkeit!

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