Produktbeschreibung utilitas Ticketsystem

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1 Produktbeschreibung utilitas Ticketsystem Inhalt Zusammenfassung... 2 Vorteile... 3 Berechtigungen... 3 Ticketadministrator... 3 Ticketbearbeiter... 3 Tickets... 4 Ticketerstellung... 4 Ticketbearbeitung... 4 Ticketzuweisung... 5 Ansichten... 5 Meine offenen Tickets... 5 Meine überfälligen Tickets... 5 Meine Tickets... 6 Meine archivierten Tickets... 6 Alle Tickets... 6 Alle offenen Tickets... 6 Alle überfälligen Tickets... 6 Warteschlange... 6 Archiv... 6 Benachrichtigungen... 6 Zuweisungen... 6 Auswertungen... 6 Suche... 6 technische Voraussetzungen... 7 Seite 1 von 7

2 Zusammenfassung In Ihrem Unternehmen fallen täglich viele unterschiedliche Anfragen an. So fallen zum Bespiel Anfragen in Ihrer IT-Abteilung, in ihrem Kundenservice oder auch in der Personalabteilung an. Mit dem utilitas Ticketsystem haben Sie diese Anfragen im Griff. Sie können Tickets einfach verwalten und nachverfolgen. Die Zusammenarbeit im Team wird erleichtert. Mit dem Ticketsystem stellen Sie die Einhaltung von zugesagten Terminen sicher. Für die Nichteinhaltung von Terminen kann eine Erinnerung per konfiguriert werden. Seite 2 von 7

3 Vorteile Das Ticketsystem bietet Ihnen konkrete Vorteile: Transparenz und Überblick über alle Tickets Einhaltung von zugesagten Terminen Einfache Übergabe im Vertretungsfall Dokumentation des aktuellen Standes und der Historie eines Tickets einfache Zusammenarbeit im Team Zeitersparnis bei der Bearbeitung von Tickets Neue Tickets können in einer Warteschlange abgelegt werden Berechtigungen Ticketadministrator Der Ticketadministrator hat Vollzugriff. Ticketbearbeiter Der Ticketbearbeiter kann Tickets erstellen, sich oder anderen zuweisen und bearbeiten. Seite 3 von 7

4 Tickets Ticketerstellung Tickets werden über ein Formular erfasst. Ticketbearbeitung Die Bearbeitung der Tickets erfolgt über die Oberfläche. In einem Ticket können Tätigkeiten dokumentiert werden. Die Änderungen an dem Ticket werden protokolliert. Seite 4 von 7

5 Ticketzuweisung Ein Ticket kann mir selbst, einem anderen Benutzer oder der Warteschlange zugewiesen werden. Der Benutzer erhält eine Benachrichtigung, wenn ihm ein Ticket zugewiesen wird. Ansichten Der Benutzer kann sich seine Tickets in unterschiedlichen Ansichten anschauen und Tickets aus der zentralen Warteschlange übernehmen. Meine offenen Tickets In dieser Ansicht befinden sich sämtliche Tickets, die noch von mir bearbeitet werden müssen. Meine überfälligen Tickets In dieser Ansicht befinden sich sämtliche Tickets, die noch von mir bearbeitet werden müssen, bei denen allerdings das Fälligkeitsdatum schon überschritten ist. Seite 5 von 7

6 Meine Tickets In dieser Ansicht befinden sich sämtliche Tickets, die noch von mir bearbeitet werden müssen oder von mir abgeschlossen wurden. Meine archivierten Tickets In dieser Ansicht befinden sich sämtliche Tickets, die von mir abgeschlossen wurden. Alle Tickets In dieser Ansicht befinden sich alle Tickets. Alle offenen Tickets In dieser Ansicht befinden sich sämtliche Tickets, die noch bearbeitet werden müssen. Alle überfälligen Tickets In dieser Ansicht befinden sich sämtliche Tickets, die noch bearbeitet werden müssen, bei denen allerdings das Fälligkeitsdatum schon überschritten ist. Warteschlange In dieser Ansicht befinden sich sämtliche Tickets, die noch keinem Bearbeiter zugewiesen sind. Archiv In dieser Ansicht befinden sich sämtliche Tickets, die abgeschlossen wurden. Benachrichtigungen Zuweisungen Wenn ein Ticket zugewiesen wird, wird der Empfänger per benachrichtigt. Auswertungen Die Tickets können nach unterschiedlichen Kriterien gefiltert und zur weiteren Auswertung und Visualisierung nach Excel exportiert werden. Suche Nach sämtlichen Ticketinhalten kann jederzeit zentral gesucht werden. Seite 6 von 7

7 technische Voraussetzungen Das utilitas Ticketsystem läuft auf Basis von SharePoint Online Plan 1 bzw. Office 365. Grundsätzlich gelten innerhalb des utilitas Ticketsystems weiterhin die Beschränkungen von SharePoint (Online). In der Praxis können vor allem folgende Beschränkungen Auswirkungen auf den Einsatz des utilitas Ticketsystems haben. Es können maximal 5000 Tickets angelegt werden Selbstverständlich können Sie das utilitas Ticketsystem kostenfrei in zusätzlichen Webseiten installieren. Die aktuelle Dienstbeschreibung für SharePoint Online finden Sie unter Bitte weisen Sie der Webseitensammlung ausreichend Ressourcen zu. Seite 7 von 7

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