Die Module. des Sta*Ware InfoCenter. Sta*Ware EDV Beratung GmbH Moosstraße 18,82319 Starnberg ,

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1 Die Module des Sta*Ware InfoCenter Sta*Ware EDV Beratung GmbH Moosstraße 18,82319 Starnberg , Sta*Ware EDV Beratung GmbH. März 2014

2 Inhalt 1. Vorgang AdressenCenter DokuCenter Termin Projekt Projektplanung Projektcontrolling Zeitwirtschaft Einkauf Verkauf Warenwirtschaft Service ReportingCenter Synchronisation Technische Daten... 22

3 1. Vorgang Die Vorgangsbearbeitung ist der zentrale Baustein des Sta*Ware InfoCenters für den Zugriff auf jegliche Informationen. Die InfoCenter- Vorgänge bilden die Klammer für jeweils in beliebiger Anzahl enthaltener s, Dokumente, Notizen, Termine, Checklisten, Beteiligte und weitere Zusatzdaten. Zusammen mit dem AdressenCenter, dem -Client und dem Terminkalender bildet die Vorgangsbearbeitung ein CRM-System, welches als Basis für Vertrieb, Marketing und Kundenservice dient. Mit Hilfe von Musterdokumenten und der Schnittstelle zu MS Office lassen sich standardisierte Angebote innerhalb der Regeln der Corporate Identity in kürzester Zeit sicher erstellen. Frei definierbare Vorgangstypen zur Kategorisierung der Vorgänge Umfangreiche Historie je Vorgang Umfangreiche Security-Einstellungen über Rollen und Gruppen für Anwender und Vorgangstypen Groupware-Funktionen, um gemäß Workflow Status der Vorgänge automatisch bekannt zu machen Zusatzdaten für beliebige Ergänzungen der Vorgänge Vertretungsregelung Filtererstellung über beliebige Suchkriterien inkl. Volltextrecherche Definition von Projekten und Teilprojekten Fortlaufende, auf Wunsch nicht änderbare Notizfelder Forumsfunktion für geteilte Informationen Vertraulichkeit von Vorgängen und Projekten Mandantenfähig Aktuelle Informationen jederzeit und einfach abrufbar Transparente Informationen analog der Berechtigungsstufe Zusammenfassung von beliebigen Einzelinformationen zu einem Vorgang mit Nachvollziehbarkeit über eine Historie Umfangreiche und einfache Recherche-/ Suchfunktionen über beliebige Filterkriterien Schnelle und einfache Definition von Vertriebs-, Marketing- und Projektprozessen Nicht nur Integration der Hauptgeschäftsprozesse sondern auch aller Nebenprozesse in einem System Koexistenz von starren Workflowregeln und Ad-hoc-Workflow

4 Leichte Administrierbarkeit Einfache Anpassung von Änderungen in den Geschäftsprozessen Mandantenfähig Direkte Integration zu allen Funktionen aus CRM, ERP, Dokumentenund Projektmanagement Zugriff auf alle Daten über Webportal (auch für Interessenten oder Kunden) 2. AdressenCenter Mit dem AdressenCenter liefert das Sta*Ware InfoCenter die Datenbasis für die Zuordnung der Vorgänge zu Kunden, Partnern, Lieferanten, etc. Dabei können mithilfe von Zusatzdaten beliebige Informationen zu Personen festgehalten werden. Eine automatische Dublettenprüfung verhindert das doppelte Anlegen von Daten. Die Synchronisationsmöglichkeit mit Smartphones garantiert, auch unterwegs immer auf den aktuellen Adressenstamm zugreifen zu können. Kompletter Adresse- und Personenstamm Relation Firma -> Person und Person -> Adresse ist jeweils 1:n Umfangreiche Kontakthistorie Zusatzdaten für beliebige Eigenschaften Stichwortsystem Dublettenprüfung bei Eingabe und für bestehende Personen Stammdatenkatalog für Länder, Postleitzahlen, Orte und Vorwahlen Beliebige Definition von Adressengruppen Keine Beschränkung bei der Anzahl von Telefonnummern oder E- Mail-Adressen Geographische Adressen Direkte Verknüpfung der Adressen zu Debitoren und Kreditoren SyncML-Synchronisation Zentraler und firmenweit gültiger Adressenstamm Keine Dubletten Vollständige Informationen zu jedem Kontakt Aktueller Adressenstamm auch unterwegs

5 3. DokuCenter Mit dem DokuCenter integriert das Sta*Ware InfoCenter eine komplette Dokumentenverwaltung in die CRM-, ERP- und Projektfunktionen. Über die Verbindung von mehreren Dokumenten zu einzelnen Vorgängen und Projekten ist es dem Anwender stets möglich, auch die gesamte Entwicklung der Dokumente nachzuvollziehen und zu verstehen. Mit dem ebenfalls durchgängig integrierten -Client ist es sogar möglich, die Ein- und Ausgangs- s für jedes Dokument zu sehen. Automatische Ablage von Dateien im Filesystem nach konfigurierten Regeln Ablage auch standortübergreifend über UNC Muster- / Vorlagenverwaltung mit Kontextbezug auf Sachbearbeiter und Vorgangstypen Elektronische Projektakte mit Ausgabefunktion für Notebooks oder Kundendokumentation Automatische PDF-Generierung Integrierte Volltextrecherche Verwaltung von QM Dokumente, Arbeitsanweisungen, Prozessbeschreibungen, Formulare, etc. mit kontextbezogener Abrufbarkeit Nummernkreisgenerator Revisionsverwaltung mit Freigabe und Archivierung Benachrichtigungsfunktion bei Änderung Check-In-/ Check-Out-Verwaltung für Teamarbeit mit externen Anwendern -Ein- und Ausgangsarchivierung als EML oder MSG Datei Automatische Erkennung von doppelten Dateien bei -Eingang an mehrere interne Beteiligte und Erzeugung von Foren Automatische Verwaltung aller Dokumente und Dateien Explorer unnötig für Anwender Dokumentenablage nach Administratorkriterien organisiert Öffnung der Dokumente über InfoCenter Oberfläche, daher kein Wissen beim Anwender über physikalische Dateiablage notwendig Keine Fehler mehr bei der Ablage

6 Direkte Verbindung zwischen Dokumenten, Vorgängen, Projekten und s Keine umständliche Vertretungsregelungen bei -Postfächern notwendig Immer Zugriff auf die letzte gültige Version Unterstützung der Teamarbeit, z.b. parallele Bearbeitung von Dokumenten 4. Mit dem eigenen Client vermeidet das Sta*Ware InfoCenters jeglichen Bruch innerhalb der Geschäftsprozesse und des Informationsflusses. Vollständige Dokumentation und Nachvollziehbarkeit bei gleichzeitig automatischer Zuordnung des richtigen Kontextes (also Vorgangs) ist so gewährleistet. Um das leidige Thema der ständig weitergeleiteten s zu vermeiden, hat das InfoCenter neben normalen Funktionen eines Standard- -Systems wesentliche Features für die interne Informationsverteilung geschaffen. s werden lediglich für die Kommunikation mit Personen außerhalb der Organisation benötigt. Auf Wunsch kann der Sta*Ware -Client auch mit einem anderen E- Mail-System verbunden werden. -Client für Versand direkt aus allen Modulen aufrufbar Kontext abhängige Vorbelegung für Empfängerlisten, Dokumentenanhänge, Betreff, Anrede und -Text Definierbare, vom Anwender nicht änderbare Signatur nach der Corporate Identity Mehrere Signaturen und Reply-To-Adressen je Anwender konfigurierbar und bei Versand per Mausklick wählbar Auto-Zip der Attachements beim Versand Text- und HTML-Modus Ersetzung von Textmarken (analog wie bei Worddokumenten durch den Sta*Ware COM Server) Zentraler Personen- und Adressenstamm, aber individuelle - Verteiler und Privatadressen möglich Serien- s (jeder gewählte Empfänger erhält eine personifizierte ) Versand über SMTP, SSL optional Zeitgesteuerter -Eingang aus POP3 und IMAP-Postfächern -Verschlüsselung: S/MIME, PGP

7 Autoreply Forumsbildung bei mehreren empfängern in der gleichen Firma (Anhänge und -Text werden nur einmal eingelesen) Automatische Vorgangs- oder Projektzuordnung bei eingehenden oder beantworteten s Inhaltliche Spamfilter nach eigenen bzw. Administratorregeln Manuelle -Importmaske für z.b. MS Outlook Automatische -Archivierung über Regeln als EML, MSG oder in der Datenbank Automatischer -Versand zu einem vorgegebenen Zeitpunkt bei Vorlage einer bestimmten Bedingung, z.b. Erinnerung an Kundenbesuch Direkt in die CRM, ERP und Projektmodule integriert Erweiterte Features gegenüber einem Standard- -Client Eine zentrale Firmenablage für Projekte, Vorgänge, Dokumente und s Keine Informationsverluste durch nicht aktiv weitergeleitete s Keine Redundanzen bei Personenstamm und Dokumentenablage Kein zusätzliches -System notwendig

8 5. Termin Das Sta*Ware InfoCenter verwaltet Termine nicht losgelöst, sondern bettet sie direkt in die Prozesse, Projekte und Vorgänge ein. Aus dem Terminkalender kann man per Mausklick die Dokumente, s, Notizen, etc. zu dem aktuellen Vorgang abrufen. Die Integration mit der Zeiterfassung, dem Betriebskalender und der Abwesenheitsverwaltung erlaubt es, schon im Terminkalender Urlaub, Feiertage, etc. zu erkennen. Durch die Synchronisationsmöglichkeit mit Smartphones hat man auch unterwegs seine Termine im Griff. Einzel- und Gruppenterminkalender Ansichten für Tag, Woche, Monat und Jahr Anzeige der Anwender, Ressourcen und externer Personen SyncML-Synchronisation Terminaustausch mit Outlook und anderen Kalendern über ical (RFC 2445) Betriebskalender für Feiertage mit Berücksichtigung von regionalen Besonderheiten Direkte Integration in die Zeiterfassung und Anwesenheitsübersicht zur Anzeige der Urlaubs- und Krankheitstage Direkter Zugriff auf die Vorgangs- und Projektdaten und damit direkte Integration in die CRM-, ERP-, DMS- und Projektmodule Farbige Markierungen frei definierbar Konfigurierbarer Zugriff für Lese- und Bearbeitungsrechte in fremden Terminkalendern (auch über Vertretungsregelungen und Terminartrechte) Interne Einladungsfunktion mit automatischen Kenntnisnahmen bei Verschiebung, Ablehnung, etc. Prüfung auf Terminüberschneidung mit Vorschlag für nächsten Termin Wiederkehrende Termine (auch mit wechselnden Personengruppen und Bestätigung / Ablehnung /Verschiebung einzelner Termine in der Kette) Gruppen als Teilnehmer; neue Gruppenmitglieder sind automatisch Terminteilnehmer Aufnahme von Personen als Teilnehmer, die nicht im AdressenCenter erfasst sind

9 Zentraler komplett in CRM und ERP integrierter Terminkalender mit allen Funktionen eines Standardkalenders Keine Redundanzen zu anderen Systemen Berücksichtigung bereits eingetragener Termine bei der Projektplanung Darstellung beliebiger Ressourcen Übersicht der aktuellen Termine auch unterwegs Terminaustausch mit externen Partnern 6. Projekt Das Sta*Ware InfoCenter verbindet die einzelnen im InfoCenter entstehenden Vorgänge zu Projekten und stellt alle Funktionen zur Projektsteuerung, Projektplanung und Projektcontrolling zur Verfügung. Projektsteuerung Die durch die Vorgänge entstandenen Projekte können zu Leitprojekten gehören oder selber Teilprojekte enthalten. Über den Projektbaum oder Suchfelder kann der Anwender schnell und gezielt zu bestimmten Projekten wechseln und sich zu allen Themen rund um das Projekt informieren: Arbeitsfortschritt, Projektteam, Checklisten, Fristen, Planung, s, Controlling-Kennzahlen, Kalkulation, Budgetverbrauch, Materialeinsatz, etc. Der Projektleiter oder Anwender kann so, je nach Berechtigung, in einem Projekt rechtzeitig Abweichungen erkennen und sofort gegensteuern. Multiprojektsystem Projekthierarchie mit Teilprojekten in beliebiger Tiefe Abschnitte / Phasen zur zeitlichen oder inhaltlichen Abgrenzung von Vorgängen innerhalb eines Projektes Elektronische Projektakte für Dokumente und s Versionsverwaltung für Kundendokumente, wie Pläne, Berichte, Verträge, etc. Checklisten, Notizen und Dokumentation je Projekt definierbar und abrufbar Definition von Projektteams mit internen und externen Personen Projektbeteiligte werden im Laufe des Projektes automatisch gesammelt

10 Übersichtliche Projekt-Aufgabenlisten Forumsfunktionen für Verteilung von Jourfixe-Aufgaben Direkte Kopplung an ERP-Verkauf und -Einkauf, da Angebote, Aufträge, Rechnungen, etc. mit Projektbezug erstellt werden. Musterprojekte bzw. abgeschlossene Projekte als Kopiervorlage Ausgefeiltes Berechtigungskonzept auf Basis von Abteilungen, Standorten und Teamzugehörigkeit Dokumentenablage in Projektverzeichnissen ist auch standortübergreifend möglich Sehr schnelle und einfache Information über den aktuellen Projektstand Direkte Integration in CRM, ERP und Dokumentenmanagement Gezielte elektronische Steuerung der Projekte durch Projektleiter mit Frist und Wiedervorlagen 6.1. Projektplanung Die Projektplanung ist in das Modul Projektsteuerung integriert. Der Anwender entscheidet, ob und in welcher Detaillierung er ein Projekt planen möchte. Für die Planung stehen ihm vordefinierte Templates, die er einfach auf ein Projekt anwenden kann und Musterprojekte oder bereits abgeschlossene Projekte, die er kopieren kann, zur Verfügung. Für das Projekt können manuell noch weitere Schritte, Checkpunkte oder Abhängigkeiten eingefügt werden. Der Planungsmechanismus verteilt die Schritte auf der Zeitachse unter Berücksichtigung der erforderlichen Ressourcen und Abhängigkeiten und stellt den kritischen Pfad grafisch dar. Die automatisch geplanten Schritte können, sofern es die Abhängigkeiten zulassen, manuell verschoben werden. Die Schritte sind als Projektaufgabenliste bzw. als individuelle ToDo-Listen, die sich aus vielen Projekten zusammensetzen, abrufbar. Änderungen der Planung werden über automatische Kenntnisnahmen verteilt. Erledigte Aufgaben und abgehakte Checkpunkte gehen direkt in die Projektplanung ein. Von den Ressourcen auf den Schritten erfassten Zeiten werden dem kalkulierten Einsatz gegenübergestellt. Vorbereitete Ausdrucke ermöglichen es jeden einzelnen Planungszustand für Kundengespräche festzuhalten.

11 Projektplanung auf Basis von vorkonfigurierten Templates Festlegung der Reihenfolge der einzelnen Schritte über Abhängigkeiten und mit einem festen Delay Ausdehnung eines Schrittes fest vorgebbar oder über Abhängigkeit von Vorgänger und Nachfolgeschritt Festlegung des Ressourceneinsatzes je Schritt (Stunden oder Tage) Ermittlung des kritischen Pfads über Planungsmechanismen (von vorne, mittig und alles nach hinten) Definition von Entscheidungen oder externe Einflüsse, deren Eintreffen abgewartet werden muss, mittels Checkpunkte GANTT Diagramm für Anzeige der Projekte Auslastungsanzeige für Ressourcen Automatische Verteilung geplanter Schritte in die Aufgabenliste der Anwender im InfoCenter Automatische Markierung erledigter Schritte in der Planung und keine weitere Berücksichtigung in der Neuplanung Planung teilfertiger Schritte nur mit verbleibenden kalkulierten Stunden / Tagen bei Einsatz der Zeiterfassung Einfrierung von Schritten und Checkpunkten, die durch anschließende Planung nicht mehr verändert werden Die Projektplanung ist ein automatisch rückgekoppeltes System, da sie direkt in die Module Vorgangsbearbeitung, Einkauf, Verkauf, Warenwirtschaft und Zeiterfassung integriert ist. Projektpläne für Kunden und Geschäftspartner sind keine aufwendig graphischen Kunstwerke, sondern lediglich der Ausdruck des aktuellen Projektstandes. Checklisten, welche häufig aus QM-Erfordernissen sowieso geführt werden, sind direkt in die Planung integriert und beeinflussen ohne weiteres Zutun den aktuellen Projektplan. Neuplanung oder Umplanung von Projekten inkl. der Neuverteilung von Aufgaben aufgrund von Änderungen ist sehr einfach und schnell durchführbar.

12 6.2. Projektcontrolling Mit dem Projektcontrolling wird dem Projektleiter die Möglichkeit gegeben, Kalkulationen mit den aktuellsten Zahlen durchzuführen. Die Tiefe der Kalkulation ist nicht vorgegeben. In einem neuen Projekt kann auf Muster oder Kalkulationen bestehender Projekte zurückgegriffen werden. Die Kalkulation kann im Laufe des Projektes angepasst werden, wobei sich jeder Zustand dokumentieren lässt. Die Budgetverwaltung erlaubt es, auf Basis der Kalkulation und einem evtl. schon erhaltenen Auftrag, Budgets für die Abwicklung dieses Projektes in den einzelnen Kostenarten zu definieren. Falls kein Auftrag vorliegt (z.b. bei internen Projekten) wird das Budget von anderen (Leit-)Projekten übernommen. Über definierte Kennzahlen kann man jederzeit den aktuellen Projekterfolg und die Budgeteinhaltung ablesen. Die Projektauswertung erlaubt auf sehr einfache Weise, den gesamten Projektbestand zu filtern und über Verdichtung und Summierung auszuwerten. Projektkalkulation auf Basis von Ressourcen Lieferanten Artikeln / Materialeinsatz Reisekosten Budgetverwaltung auf Basis dieser Kostenarten für Budgets, die dem Projekt aus externen Aufträgen oder anderen Projekten zugeordnet werden Automatische Summierung von ERP-Zahlen (Angebots-, Auftrags-, Rechnungs-, Zahlungssummen, Mahnung), Zeiten und Kosten aus der Zeiterfassung und weiteren Provisionen, Artikelkosten je Projekt Definition von Kennzahlen zur Ermittlung von Projektgewinn, Restbudget, offenen Posten, Gegenüberstellung von SOLL und IST, etc. Darstellung der Summen und Kennzahlen auf einer Zeitachse für zeitliche Verteilung Jederzeit aktuelle Zahlen keine Berechnungsläufe erforderlich Benachrichtigungs- und Prüfungssystem für Projektleiter in der Projektauswertung mit entsprechender Summenzeile Verdichtung der gefilterten Projekte nach Abteilung, Kunde, Kostenart, Zeitraum, Eigentümer, Niederlassung, etc. Direkter Export der Projektzahlen nach Excel möglich

13 Sehr schneller und einfacher Überblick über die jeweils aktuellen Zahlen Jederzeit Zugriff auf Projektdetails für die berechtigte Person Import von Zahlen aus der FiBu über generische 2-Wege- Schnittstelle (z.b. Mahnung und Zahlungen) Einfach per Mausklick sowohl den Projekterfolg in einem einzelnen Projekt als auch den Gewinn je Kunde, Abteilung Standort, etc. über integrierte Filter ablesen 7. Zeitwirtschaft Das Sta*Ware InfoCenter integriert die Zeit- und Anwesenheitserfassung zu einer für den Anwender sehr einfachen Arbeitszeiterfassung, von der die Anwesenheit und die Aufbereitung der Monatsjournale mit allen Lohnarten und Konten abgeleitet werden. Da keine Zeitbuchung ohne Vorgangs- oder Projektbezug möglich ist, wird die Ermittlung der IST-Zeiten je Mitarbeiter gleichzeitig für die Saldierung der IST-Zeiten in den Projekten benutzt. Berechnungsläufe oder extra Verdichtungen der IST-Zahlen sind nicht erforderlich. In Verbindung mit der Option Dienstreise entsteht eine gute Kombination zur Abdeckung aller Anforderung für das Projektcontrolling, der internen Organisation als auch für die Aufbereitung und Übergabe der Zahlen an eine Lohnabrechnung. Tagesgenaue Erfassung auf Vorgänge und Projekte Erfassung von Tätigkeiten, Stundenzahlen und Bemerkungen Buchungssperre zur Sicherung vergangener Zeiträume Buchungsänderung jederzeit für Anwender im Zeitraum zwischen letzter Buchungssperre und aktuellem Tag möglich Extra Berechtigungen für Buchung auf erledigte Projekte Projekte zu individueller Buchung über Projektleitung, Projektteam, Abteilung, Standorte oder Gruppenrechte einstellbar Je nach Konfiguration nur noch Tätigkeiten und Anzahl der Stunden bzw. der Uhrzeit von/bis für Anwender einzutragen Keine Berechnungsläufe zur Zahlenverdichtung notwendig Je Ressource drei Kostensätze für die Ermittlung von Vollkosten, Teilkosten, etc.

14 Automatische Ermittlung von Verkaufsstundensätzen auf Basis von Preislisten für Tätigkeiten, Ressourcen oder beides Monatsplan mit SOLL- und IST-Stunden Berücksichtigung der Urlaubs- und Betriebskalendereinträge Automatischer Hinweis für die Projektleiter bei Buchung der Zahlen Zeiterfassung auch für externe Ressourcen und Außendienstmitarbeiter über ein Webportal Konfigurierbare Lohnarten und Formeln zur Ermittlung Konten für Gleitzeit, Überstunden, Urlaub, etc. Aufbereitung und Übergabe an Lohnabrechnungssoftware Geräte zur Erfassung von Kommt/Geht anschließbar Berücksichtigung von Terminkalendereinträgen für Urlaub, Krankheit, etc. Zeitmodelle mit Tages-, Wochen-, Monats-, Quartals-, Halbjahresund Jahressaldierung und Formeln Dienstreise als Geschäftsprozess inkl. Genehmigung und Abrechnung in das InfoCenter integriert Einfache und schnelle Erfassung der Zeiten und Kosten direkt in der Zeiterfassung Eigene Spalte für Reisezeiten im Monatsjournal Regeln für die Ermittlung der eigentlichen Reisezeiten und der während der Reise angefallenen Arbeitszeiten Belastung der Projekte nur mit der tatsächlichen Arbeitszeit Kennzeichnung für fakturierbare Reisezeiten Konfigurierbare Formulare für Reisekostenabrechnung inkl. Pauschalsätze Vorbereitete Reports zur Unterschrifteneinholung, falls notwendig Sofort aktuelle Daten im Projektcontrolling Minimaler Verwaltungsaufwand für die Anpassung von Buchungen Aktueller Status für jeden Anwender abrufbar, keine Saldierungsläufe oder Monatsabschlüsse erforderlich Direkte Integration in die Zeiterfassung der CRM-, ERP- und PMS- Module Vermeidung von Fehlbuchungen durch Regeln für die Buchungsberechtigung auf bestimmte Projekte und das Kenntnisnahmesystem für die Projektleiter Fehlzeiten, wie Krankheit, Urlaub, etc., nicht gesondert über Zeiterfassung zu buchen

15 Kartenleser für Kommt/Geht anschließbar, aber nicht notwendig Abdeckung beliebiger Teilzeitmodelle und Tarifvertrags- und Überstundenregelungen Automatische Ermittlung der Anwesenheit aus den gebuchten Arbeitszeiten Keine eigene Software zur Dienstreiseverwaltung notwendig Keine Redundanzen, keine losgelösten Systeme und keine weiteren Schnittstellen Übergabe der Daten und Buchungen an Lohnabrechnungsprogramm oder FiBu möglich 8. Einkauf Das Sta*Ware InfoCenter integriert das Modul Einkauf direkt in die Vorgangsbearbeitung. Belegtypen sind Vorgänge und es stehen alle Vorgangstypeigenschaften zur Verfügung, wie Workflow-Definitionen, Security, Checklisten, automatische Kenntnisnahme, etc. Belege können genauso Dokumente und s enthalten und sind wie alle Vorgänge über die Filter- und Suchfunktionen recherchierbar. Belege und Belegpositionen können direkt zu Projekten zugeordnet werden. Die Erstellung von Bestellungen auch über mehrere Projekte hinweg wird in der Bestellerfassung sehr einfach und transparent gemacht. Der Artikeleinsatz kann im Lager reserviert oder in der Produktion abgerufen werden. Kommissionslager können je Projekt verwaltet werden. Für die Freigabe von Eingangsrechnungen oder die Verbuchung von Lieferscheinen steht ein bereits definierter Workflow zur Verfügung. Die Belege können über die generische 2-Wege-Schnittstelle automatisch vorkontiert in die FiBu transportiert werden. Vordefinierte Vorgangstypen wie Anfrage, Bestellung, Eingangsrechnung, Gutschrift, Lieferschein, etc. Zusätzliche Sondertypen für Kassenbelege, Provisionsabrechnungen und Reisekosten Einsatzbereiter Workflow für Freigabe von Eingangsrechnungen Bestellerfassung zur Ermittlung der Bestellzeitpunkte, optimaler Bestellmengen, Vorzugslieferanten über viele Projekte hinweg Direkte Integration der Warenwirtschaft mit Reservierung, Lager, Kommissionslager und Produktion Belegwährung / Hauswährung mit Stichtagumrechnung Skonto-, Rabatt- und Provisionsausweis

16 Belegdruck auch über MS Office (durch Sta*Ware COM Server gefüllt) sehr einfach möglich Mandantenfähig Vordefinierte Auswertungen nach Belegtypen, Lieferanten, Lieferantengruppen, Warengruppen, Projekten, Zeiträumen, etc. Eigene Auswertung nach beliebige Kriterien erstellbar Pivot-Funktion auf Basis gefilterter Daten Einfache Aus- / Übergabe selektierter Daten in / an Excel Verwaltung von Artikel Seriennummern mit Zuordnung zu Produktion und Verkaufsbelegen FiBu-Konten für Kreditoren, Lieferantengruppen, Artikel, Warengruppen, Projekte, Mehrwertsteuerschlüssel, etc. definierbar Ermittlung offener Bestell-, Liefer- und Rechnungspositionen Lieferschein und Rechnungserfassung mit automatischem Abgleich zur Bestellung Weitere neue Belegtypen jederzeit definier- und erweiterbar Komplett in CRM, DMS und Projektmanagement integriert Direkte Verbindung zu den Modulen Verkauf und Warenwirtschaft Integrierte generische mandantenfähige 2-Wege-Schnittstelle zur FiBu Integrierte Verwaltung von Seriennummern, Garantiezeiten und Reklamationsbearbeitung

17 9. Verkauf Das Sta*Ware InfoCenter integriert das Modul Verkauf direkt in die Vorgangsbearbeitung. Belegtypen sind Vorgänge und es stehen alle Vorgangstypeigenschaften zur Verfügung, wie Workflow-Definitionen, Security, Checklisten, automatische Kenntnisnahme, etc. Belege können genauso Dokumente und s enthalten und sind wie alle Vorgänge über die Filter- und Suchfunktionen recherchierbar. Belege und Belegpositionen können direkt zu Projekten zugeordnet werden. Der integrierte Produktkatalog, Musterbelege und eine Funktion zur Fortführung von Belegen erlauben es, sehr schnell neue Belege zu erstellen. Mit Hilfe der integrierten Gliederungsfunktion können selbst umfangreiche Angebote und Aufträge mit mehreren Dutzend Positionen übersichtlich gestaltet werden. Die Kalkulation, die Provisionsberechnung und die Preislistenfunktion geben dem Anwender schon frühzeitig Hinweise über die Wirtschaftlichkeit. Die generische 2-Wege-Schnittstelle gibt die Belege mit einer gewünschten Vorkontierung an die FiBu. Andere Geschäftsvorfälle wie Zahlungen können aus der FiBu auch zurücktransportiert werden. Vordefinierte Vorgangstypen wie Angebot, Auftrag, Rechnung, Gutschrift, Lieferschein, Mahnung und Zahlung Zusätzliche Sondertypen für Finanzierung, Wartungsrechnung und Provisionsrechnung Belegpositionen basierend auf Produktkatalog, Warengruppe oder Freitext Preisliste mit Prioritäten, Gültigkeit, Staffelpreisen und Fremdwährungen Preisliste je Produkt, Kunde, Kundengruppe oder allgemein definierbar Allgemeine Produktdefinitionen basierend auf Tätigkeiten, Ressourcen, Fremdleistungen, Lager- und Handelsartikeln oder einfachem Text Belegwährung / Hauswährung mit Stichtagsumrechnung Belegdruck auch über MS Office (durch Sta*Ware COM Server gefüllt) Mandantenfähig Vordefinierte Auswertung nach Belegtypen, Kunden, Kundengruppen, Projekten, Zeitraum, etc.

18 Eigene Auswertung nach beliebigen Kriterien erstellbar Pivot-Funktion auf Basis gefilterter Daten Einfache Aus- / Übergabe selektierter Daten in / an Excel Nummernkreis zur Generierung von Seriennummern Verwaltung der verkauften Positionen in der Kundenausstattung (z.b. für Softwarelizenzen, Fertighäuser, etc.) FiBu-Konten für Debitoren, Kundengruppen, Produkte, Projekte, Mehrwertsteuerschlüssel, etc. definierbar Weitere neue Belegtypen jederzeit definier- und erweiterbar Komplett in CRM, DMS und Projektmanagement integriert Direkte Verbindung zu den Modulen Einkauf und Warenwirtschaft Integrierte generische mandantenfähige 2-Wege-Schnittstelle zur FiBu Integrierte Verwaltung von Seriennummern, Garantiezeiten und Reklamationsbearbeitung 10. Warenwirtschaft Das Sta*Ware InfoCenter ermöglicht durch die Integration der wichtigsten Funktionen einer Warenwirtschaft und Materialwirtschaft und Materialverwaltung eine wesentlich effizientere Gestaltung der Geschäftsprozesse, bei denen Artikel oder Waren zum Einsatz kommen. Die Warenwirtschaft ist im InfoCenter kein isoliertes System, sondern fügt sich nahtlos in die Organisation der Vorgangstypen ein. Mit der Seriennummern-, der Garantiezeitverwaltung und der Darstellung der geund / oder verkauften Artikel und Produkte in der Kundenausstattung kommt jeder Anwender in den Genuss eines schnellen und einfachen Überblicks in jedem Projekt. Die Artikel können in den Einkaufs- oder Verkaufsbelegen aufgerufen, im Lager reserviert oder in der Produktion bestellt werden. Die Artikelvarianten können automatisch generiert werden. Auslaufenden Artikel können gekennzeichnet und Nachfolger definiert werden. Artikelstamm mit Artikel und Varianten Definition für Lager und Kommissionsartikel Warengruppen, Schlagworte, hierarchische Artikelgruppen und Volltext

19 Verwaltung der EK-Preise je Artikel, Varianten und Lieferanten Zuschläge zur Ermittlung der internen Kosten Import von Preislisten über EDI-Fact, Datanorm und Excel Vorzugslieferanten, Hauptlager, Mindestbestellmengen, Meldebestand, etc. Reservierung und Bildung von Kommissionslagern Lagerbewertung nach LIFO, FIFO und gleitendem Durchschnitt Verwaltung jeglicher Hersteller-, Großhandels-, Lieferanten- oder GTIN-Nummern Kompakte Warenwirtschaft für projektorientierte Firmen Komplett in CRM, DMS und Projektmanagement integriert Direkte Verbindung zu den Modulen Einkauf und Verkauf 11. Service Das Sta*Ware InfoCenter hat einen speziellen Vorgangstypen, mit dem Kundendienstvorfälle und Reklamationen erfasst werden, wobei der Ansprechpartner schnell aus dem zentralen Adressenstamm oder der integrierten CTI ermittelt werden kann. Durch die Integration in die CRM-, ERP- und Projektmanagementmodule entsteht auch die Verbindung zu allen vorliegenden Daten, wie Garantiedaten, Seriennummern, Übergabeprotokolle, Vorlieferanten, etc. Eine Gewichtung und Typisierung der Vorfälle kann getroffen und internen Bearbeitern zugeordnet werden. Über die Terminkalenderfunktion können auch gleich Vororttermine vereinbart werden. Die Benachrichtigung der Kunden kann sehr einfach über vorbereitete Musterdokumente oder Mailentwürfe gesteuert werden, in welche über die Textmarkenfunktion die jeweils aktuellen Daten eingetragen werden. Somit stehen die Voraussetzungen im Reklamationsmanagement, um einerseits die Kundendienstvorfälle und Reklamationen optimal abzuwickeln und andererseits diese auch nachvollziehbar und auswertbar zu dokumentieren. Workflowfunktionen zur Verarbeitung der einzelnen Vorgänge, inkl. Kenntnisnahme, Checkliste, etc. Automatische Verteilung der Vorgänge an die betroffene Person oder Sublieferanten auch über Webportal oder Smartphone (SyncML) Synchronisation

20 Kontrollfunktionen für Frist und Erledigt-Datum, um Durchlaufzeiten und offene Vorgänge auszuwerten Erfassung der Gründe für den jeweiligen Vorfall Gründe als Liste definierbar und somit auswertbar Gründe je Kategorie vorgebbar Auswertungen zur Verteilung der einzelnen Vorfälle auf bestimmte eingesetzte Artikel, Lieferanten, Produkte, Tätigkeiten, Projekte oder Zeiträume Reklamation und Kundendienst im System integriert und nicht als isolierter Prozess Einfacher elektronischer Zugriff auf alle alten Unterlagen, Dokumente, s, Lieferanten, Seriennummern, Rechnungen, etc. Zeit- und Geldeinsparung durch schnellen Zugriff auf vollständige Informationen im Beschwerdemanagement Direkte Integration in die CRM-, ERP- und Projektmanagementmodule 12. ReportingCenter Mit dem ReportingCenter schafft das Sta*Ware InfoCenter Zugriff auf alle Zahlen, die im InfoCenter gespeichert sind. Vordefinierte Filterungen werden mit den gewünschten Pivot-Übersichten gekoppelt. So entstehen schnelle, individuelle Übersichten auf aktuelle, geschäftsrelevante Zahlen. Diese können nicht nur zur Beurteilung des wirtschaftlichen Standes des Geschäfts verwendet werden, sondern eignen sich auch zum Projekt- Controlling, sowohl auf Projektleiter-, als auch auf Management-Ebene. Flexible Pivot-Ansichten mit vordefinierten Filterungen Einfache Analyse nach unterschiedlichen Gesichtspunkten à la Excel Beachten der Anwender-Security Formel-Editor Exportoptionen nach Excel und HTML Summenbildung Durchschnittsberechnungen Varianzen Druckvorschau

21 Zahlenbasis Bestellungen, Eingangsrechnungen Interne Zeiten und Kosten Ausgangsrechnungen, Angebote, Aufträge Kalkulationen Zahlungen Mahnungen Projektkennzahlen Schneller Überblick über die aktuellen Geschäftszahlen Erstellung beliebiger Ansichten fürs Management und Controlling Zentrale Vordefinition der Ansichten für die Anwender möglich Zugriff auf erstellte Ansichten mit Klick auf EINEN Button Zusammenstellung aller wichtigen Zahlen eines Projektes Große Auswahl an Pivot-Typen für unterschiedliche Fragestellungen 13. Synchronisation Das Sta*Ware InfoCenter unterstützt natürlich auch mobile Endgeräte, ohne die heutzutage keine Firma mehr auskommt. Sta*Ware stellt einen Synchronisationsmechanismus für ausgewählte Objekte wie Kontakt, Adressen, Termine, Notizen, Aufgaben und s zur Verfügung. Die eigentliche Synchronisation erfolgt über einen auf der Datenbank angeschlossenen Synthesis PRO Server. Für die Synchronisation wird das Standardprotokoll SyncML verwendet. Die Endgeräte sind weitgehend unverändert in ihrer Installation. Die Darstellung der synchronisierten Objekte erfolgt auf den mobilen Endgeräten mit der bereits vorinstallierten Software. Der Administrator steuert über Konfigurationseinträge den Datenfluss zu und von den Endgeräten. So kann z.b. unterbunden werden, bestehende Adressen und Kontakte in der zentralen Datenbank durch Einträge auf den mobilen Endgeräten zu verändern. Ebenso kann eine Dublettenprüfung vor der Übernahme in die Firmendatenbank aktiviert werden.

22 Synchronisation von Kontakten, Terminen, Aufgaben, Notizen und s Synchronisation über SyncML mit Synthesis PRO Server Vers. 3.x Spezielle SyncML-Clients für viele mobile Endgeräte erhältlich, z.b. iphone, ipad, Windows Mobile, Android und PalmOS Synchronisation per Anforderung des Clients über beliebige Protokolle Konfigurierbare Synchronisationswege und Berechtigungen je Gerät Schnelle und einfache Verteilung von Terminen, Notizen und s Keine weitere Softwareinstallation (außer einem SyncML-Client) auf den Geräten erforderlich Für die Darstellung der Termine, Kontakte und s wird die auf dem Gerät vorinstallierte Software verwendet Schnelle und einfache Synchronisation über GSM, IP, GPRS, Bluetooth, etc. wo immer eine Verbindung zu dem Server möglich ist Einfache Installation und Inbetriebnahme neuer mobiler Endgeräte 14. Technische Daten Datenbank: Oracle DBMS Standard Edition ab Version ; InfoCenter 2.6 unterstützt bis zur aktuellsten Version 11g Release 2 Terminal Server: Windows Server ab 2003 oder Citrix Clients: ab Windows XP Internetportal: Webserver mit IIS und.net 4.x -Protokolle: POP3, IMAP oder SMTP (auch über SSL), lokales Outlook, Exchange, Lotus Notes -Verschlüsselung: SMime, PGP Telefonanbindung: TAPI ab V2.x für Anlagen oder Telefon-PC- Verbindungen Synchronisation: Synthesis SyncML-Server ab 3.x Windows Mobile, PalmOS, Symbian, Android, iphone und ipad Softwarepakete: MS Office, Crystal Report, Adobe PDF Schnittstellen und Formate für Datenaustausch: FiBu, XML, XLS, CSV und weitere