Jahresbericht 2011 Informatik März 2012

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1 Jahresbericht 2011 Informatik März 2012 v

2 Vorwort Noch speditiver, zuverlässiger und kosteneffizienter, schwerpunktbildend statt breit aufgestellt, sich konsequent an Standards orientierend so in etwa die Vorgaben der Universitätsleitung für die künftige Ausrichtung des Ressorts Informatik der Universität St. Gallen (HSG). Desweiteren erwarten nicht nur viele Mitarbeitende, sondern auch die Studierenden "echte Digital Natives" eben, eine sich zeitgemäss entwickelnde, auf die Anwenderbedürfnisse genügend abgestimmte IT Infrastruktur. Diese Randbedingungen beeinflussen unsere in 2011 erarbeitete ICT Strategie 2016 massgeblich (Seite 20): Die Standardisierung der IT Dienstleistungen des Ressorts soll über die Konzentration auf sog. Standardleistungen und den Rückbau bzw. die Auslagerung spezieller Leistungen erreicht werden. Wichtige Instrumente werden ein Servicekatalog und Service Level Agreements sein, deren Vereinbarung und Publikation für 2012 vorgesehen sind. Die Anzahl unterstützter IT Plattformen bzw. Technologiestränge soll reduziert werden, um das benötigte Know-how stärker konzentrieren zu können. Dies bedeutet z.b., dass die Lotus Notes Plattform als nicht mehr strategisch betrachtet wird. Notes Client und unterstützte Notes Applikationen sollen in den kommenden ca. 5 Jahren schrittweise und unter Abstimmung mit der Kundenseite abgelöst werden. Die Systemarchitektur der Zukunft ist modular und serviceorientiert (SOA, Seite 12). Welche Leistungen erbringt das Ressort Informatik selber, welche werden eingekauft? Dieser Entscheid wird momentan fallweise getroffen, in Zukunft soll eine zugrundeliegende Sourcing Strategie zu einer Konzentration auf Kernkompetenzen führen (Seite 15). Die IT Welt entwickelt sich rasant weiter. Die HSG IT kann nicht bei jeder Neuerung dabei sein, sie muss im Bereich Innovation Schwerpunkte setzen und will stärker die Zusammenarbeit mit Instituten und Lehrstühlen suchen. Die Mobile Uni App als ein erstes erfolgreiches Beispiel wurde im IWI in Kooperation mit dem Ressort Informatik entwickelt (Seiten 7, 14). Ein effizientes, kundenorientiertes und strategiekonformes Vorgehen stellt das Ressort über die Pflege und Weiterentwicklung der eigenen Strukturen und Kultur sicher. Dabei nimmt das implementierte IT Service Management eine Schlüsselfunktion wahr (Seite 17). Inhalt Vorwort... 2 Services... 3 Infrastrukturen Projekte Organisation Das Jahr 2011 hat natürlich auch wieder eine Reihe interessanter und notwendiger technischer Neuerungen gebracht: Der HSG Webauftritt konnte auf die meisten Institute, Lehrstühle, Schools und Centers ausgeweitet werden, die neue IP Telefonie wurde flächendeckend eingeführt, die Storage Infrastruktur erneuert, das Study Management System Un.IT der HSG wurde erweitert, um nur einige Beispiele zu nennen (Seiten 6-11). Daneben galt es, die neue Organisationsform weiter zu festigen. Mehr zu all dem im vorliegenden Jahresbericht. Herzlich bedanken möchte ich mich zum einen bei den Kunden des Ressorts Informatik: für das immer konstruktive Miteinander, auch wenn neue Abläufe im Ressort mitunter noch etwas Geduld abverlangen. Zum anderen bei den Mitarbeitenden des Informatik Ressorts, die auch in 2011 wieder mit kompetentem Einsatz und viel "Herzblut" den Betrieb und die Weiterentwicklung der HSG IT sichergestellt haben. Eine interessante Lektüre wünscht Ihnen Christoph Baumgarten CIO & Leiter Informatikbereich 2 Jahresbericht Informatik Universität St. Gallen

3 Services Der IT Service Desk Der IT Service Desk des Ressort Informatik ist die zentrale Drehscheibe zwischen der Informatik und den Mitarbeitenden in den Schools, Instituten, Lehrstühlen und Centers sowie der Verwaltung. Hier werden alle Anfragen an die Informatik zentral erfasst. Als Werkzeug dient ein Ticketsystem, das seit 2005 im Einsatz ist und mit dem mittlerweile über Tickets bearbeitet wurden. Der Support für die Studierenden wird während der Vorlesungszeit von studentischen Hilfskräften, den sog. PC-Tutoren wahrgenommen. In der vorlesungsfreien Zeit unterstützt der Service Desk auch die Studierenden. Der IT Service Desk ist unter der Telefonnummer von Montag bis Freitag von 08:00 17:00 Uhr Die hilfsbereite Mannschaft des IT Service Desks Teamleiter Sven Hausamann oder per erreichbar. Das Ziel des Service Desk ist es, Anfragen so schnell wie möglich zu bearbeiten. Falls eine Anfrage nicht direkt vom Service Desk beantwortet werden kann, wird sie an die internen Spezialisten weitergeleitet. Für die Bearbeitungsdauer gibt es Fristen, die für die Mitarbeitenden des Informatik Ressorts bindend sind. Der Anfragende wird über jede Veränderung im Stand seines Tickets informiert. Anfragen, die auf Ressortseite Änderungen am IT Gesamtsystem implizieren, werden an das IT Service Management weitergeleitet, mehr dazu auf Seite 17. Der Service Desk verfügt über einen Schalter (im Hauptgebäude Raum , bitte eintreten ohne zu klopfen und Klingel benutzen). Er ist von Montag bis Freitag von 08:30 11:30 Uhr und von 13:00 16:30 Uhr geöffnet. Fehlerhafte Hardware u.ä. kann über den Lieferdienst des Ressorts gebracht und retourniert werden Bestellungen und Anträge werden über die Notes Datenbank IT Service Shop abgewickelt. Hier assistieren in der Regel die sog. IT Admins, auf Kundenseite in den verschiedenen Organisationseinheiten angesiedelte Mitarbeitende, die für das Ressort Informatik wichtiges Bindeglied sind: sie haben den Überblick über die IT Landschaft ihrer jeweiligen Organisationseinheit, beantragen Benutzerkonten und -zugriffe und bestellen Hard- und Software. Marcus Oberholzer Nadja Pujatti Gerd Resch Gaspare Impellizzeri Informatik Universität St. Gallen - Jahresbericht

4 Die Aufgaben des IT Service Desks in 2011 Der Service Desk in Zahlen In 2011 wurden im Service Desk Anfragen erfasst (plus 23%) 42% der Anfragen direkt am Telefon gelöst 70.5% der Anfragen innerhalb eines Tages gelöst %Anfragen pro Dienstleistungsgruppe HSG Zugang 10.0% IT Arbeitsplatz 30.5% Allgemeine Informationsdienste, wie z.b. der Webauftritt 10.9% Kollaborationsdienste, wie z.b % Die Aufgaben des Service Desk ändern sich entsprechend den Anforderungen aus der Verwaltung und den Instituten. Die Aufgaben in 2011 waren: Betreiben einer telefonischen Hotline zur Benutzerunterstützung Weiterführender Support für Standard Softwareprodukte wie Office, Notes, Internet Explorer, Windows und andere Erarbeitung von Vorgaben zur Erstellung der Softwarepakete für die Verteilung über die automatische Softwareverteilung Bereitstellung eines Virenschutz auf Desktops und Notebooks Betreuung der Drucker & Multifunktionsgeräte Betreuung der IT-Administratoren Support für die PC-Tutoren Pflege der Dokumentationen und Supportdatenbanken Erstellung von IT-Konten für Mitarbeitende und Studierende Die Anzahl der am Service Desk eingegangenen Anfragen steigerte sich wiederum, gegenüber 2010 wurden 23% mehr Anfragen registriert. Die Anfragespitzen konzentrieren sich auf die Wochen kurz vor bzw. nach dem Semesterbeginn. Unterstützung Studium 8.7% ERP 5.2% IT-Beratung 3.7% Weitere IT-Dienstleistungen 1.0% 4 Jahresbericht Informatik Universität St. Gallen

5 ServicePortal für Studierende Der viel geäusserte Wunsch, den Stundenplan über den Browser im Serviceportal für Studierende auch zweisprachig zu beziehen, konnte erfüllt werden. Diese Anpassung wurde zum Anlass genommen, auch den Look and Feel der Stundenplan-Anzeige dem neuen Internet-Auftritt anzugleichen. Um diese externe Datenquelle in den Web-Auftritt einzubinden, wird die iframe- Technologie eingesetzt. Im Bidding für die Studierenden sind neu alle Veranstaltungen farblich markiert, die jemand früher schon einmal abgelegt hat. Dies ist für die Studierenden eine grosse Erleichterung, da es so nicht mehr passieren sollte, dass jemand auf einen Kurs im Bidding auswählt, den er/sie früher schon einmal belegt hat. Genutztes Serviceportal Abgegebene Bidding Gebote Verfügte Noten Angerechnete Leistungen Auf Beginn des Frühjahrssemester 2012 konnte die ical-funktion in Betrieb genommen werden. Die Studierenden können damit alle Termine der Kurse, die sie über das Bidding zugeteilt erhalten haben, online in einen Kalender einbinden. Dies funktioniert sowohl auf einem PC als auch mit Smartphones oder ipads. Mittelfristig soll das "ServicePortal für Studierende" durch das "Intranet für Studierende" ersetzt werden, siehe hierzu den Abschnitt zu den SyMS Projekten im Kapitel Projekte. Study Management System "Un.IT" In der Studienverwaltungs- und Planungssoftware "Un.IT" wurden im Berichtsjahr vor allem Unterhaltsarbeiten und kleinere Verbesserungen vorgenommen. Dem Thema soll in den kommenden Monaten/Jahren mehr Aufmerksamkeit gewidmet werden: im Rahmen der aufgesetzten SyMS (Study Management System) Projekte sollen grössere Änderungen implementiert werden, siehe Seite 15. In einem ersten Schritt wurde mit der Ablösung des Moduls "Semestereinschreibungen" begonnen. Unterstützung der Studierendenverwaltung Herausforderungen galt es in der Reform der Bachelor-Programme zu meistern: durch die "Umstellung auf einen Schlag" mussten hunderte von Studierenden mit ihren Leistungen in die neue Studienordnung übertragen werden. Um die Zahl der Rekurse zu minimieren, wurde allen Studierenden zuerst eine Testumbuchung zugestellt mit der Möglichkeit, allfällige Änderungswünsche noch vor der offiziellen Verfügung anzubringen. Diese Testumbuchung musste vorgängig programmiert und getestet werden. Auch die Erhöhung der Studiengebühren und die damit verbundene Änderung der Praxis zur Bestimmung des In- oder Ausländer-Tarifes hatte Konsequenzen auf die Software. Zur Simulation der Auswirkungen der Gebührenerhöhung wurden entsprechende Auswertungen erstellt. Informatik Universität St. Gallen - Jahresbericht

6 Die Lernplattform StudyNet 2.0 Die StudyNet-Betreuer Andreas Büechi Jürg Kapferer StudyNet Statistiken 2011 Mit dem anstehenden Start ins Frühjahrssemester 2011 ging die HSG Lernplattform StudyNet in der neuen Version 2.0 in den Vollbetrieb über: für sämtliche Veranstaltungen auf allen Stufen standen sog. Kursräume für Dozierende und Studierende zur Verfügung. Insgesamt wurden in diesem Semester 866 Kursräume bereitgestellt. Für etliche Kurse wurden Daten aus dem alten ins neue StudyNet migriert. Einen hohen Betreuungsaufwand verursachte die für die Dozierenden neue Art der Bearbeitung der Kursrauminhalte. Mit Schulungen und Telefon-Support konnte der Übergang für die Dozierenden vereinfacht werden. Die Rückmeldungen von Nutzerseite sind durchaus positiv, vor allem die gute Performance und Verfügbarkeit der Plattform wird immer wieder lobend erwähnt. Die Abgabe verschiedener Arbeiten (z.b. LWA = Methoden des Lernens und des wissenschaftlichen Arbeitens oder Reflexionskompetenz) im Herbstsemester 2011 war für StudyNet ein erster grosser Belastungstest, da in kurzer Zeit sehr viele Studierende ihre Arbeiten ins StudyNet hochladen mussten. Das Hochladen der Arbeiten war zu jeder Zeit problemlos möglich. Im Gegensatz zum alten StudyNet 1.0 gab es keine Reklamationen. StudyNet basiert auf einem Standardprodukt, das die Firma fronter in Oslo entwickelt und zur Verfügung stellt. Da das StudyNet-Team jedoch bestrebt ist, die Abläufe und Funktionen gemäss Ihren Erfahrungen und Bedürfnissen zu verbessern, steht es in ständigem Kontakt mit der Firma fronter, um zu klären, welche Anpassungen oder Neuentwicklungen möglich sind, ohne das Standard-Produkt zu sehr zu verändern. Teilweise muss dafür das Produkt erweitert oder angepasst werden, teilweise bedarf es kreativer Lösungsansätze durch das StudyNet-Team. Die folgenden Beispiele sollen das verdeutlichen. Mit der Option 'Kursraum zurücksetzten' kann ein schon aktivierter Kursraum des laufenden Semesters mit den Inhalten eines Kursraums aus einem Vorsemester neu aktiviert werden. Das erspart den Dozierenden wie auch dem StudyNet-Team viel Zeit und Ärger. Diese Anpassung wurde durch das StudyNet-Team initiiert und durch die Firma fronter umgesetzt. Der Speicherbedarf wuchs von Januar bis Dezember 2011 von 15GB auf 73GB an. Anzahl Veranstaltungen nach Semester und Stufen Assessment Bachelor Master Doktorat Semester FS HS Eine andere Verbesserung war die Einführung der sogenannten Nuller-Kurse. Mit dieser Konstruktion ist es möglich, Inhalte von Kursen, die länger als ein Semester laufen (das sind z.b. die Sprachkurse), mit deutlich weniger Aufwand ins nächste Semester portieren zu können. Diese Lösung wurde im StudyNet-Team ausgearbeitet. Die von fronter ab Sommer 2011 den Kunden zur Verfügung gestellte neue Softwareversion wurde Ende 2011 vom StudyNet-Team mit intensiven Tests auf die HSG-Tauglichkeit geprüft und schlussendlich für gut befunden. Die neue Version wurde am 4. Januar 2012 aufgeschaltet. Die für die Nutzer sichtbaren Änderungen waren relativ klein. Technologisch wurde aber mit diesem Schritt eine Basis für die Weiterentwicklung der Kursraum- Werkzeuge gelegt. Nutzende der Studynet Plattform werden voraussichtlich in 2012 von diversen Neuerungen profitieren können. 6 Jahresbericht Informatik Universität St. Gallen

7 Die HSG Mobile Uni App Die Mobile Uni App bietet nützliche Information in kompakter Form rund um die HSG für Nutzer mobiler Endgeräte wie Smartphones und Tablet PCs. Nach einer Pilotphase wurde die Applikation stabilisiert und zum Januar 2012 live geschaltet. Jetzt finden sich unter neben den HSG News auch die aktuellen Kurse, Karten vom Campus und von Gebäuden, ÖV Informationen, ein Telefonverzeichnis und weitere nützliche Informationen. Die App ist im Rahmen eines Projekts zur Entwicklung einer geräteübergreifenden Universitäts-App am Institut für Wirtschaftsinformatik (IWI) in Zusammenarbeit mit SWITCH und dem Ressort Informatik entwickelt worden, siehe Seite 14. Campus Management System AcademyFive Unter Federführung der Executive School of Management, Technology and Law (ES-HSG) wurde ein Kursverwaltungssystem eingeführt. Dieses Kursverwaltungssystem unterstützt die Weiterbildung in den Bereichen des Teilnehmer- und Referentenmanagement, es bietet ein CRM für Interessenten, Teilnehmer und Alumni. Weitere geplante Ausbaustufen umfassen eine SAP-Anbindung für die Rechnungslegung und die Unterstützung von Kreditkartenverrechnung. Dieses System ist offen für weitere Institute. Neue Telefoninfrastruktur und Endgeräte Die neue Telefoninfrastruktur (siehe auch Kapitel Projekte, Seite 13) zusammen mit den neuen Telefon Endgeräten bietet schon in der jetzigen Form viele neue Funktionen wie Rufjournale (verpasste, getätigte, entgegengenommene Anrufe), Sprachbox (Voic ), Adressbücher, Softphones und die sog. Mobilität. Letztere ist v.a. interessant für die Heimarbeit oder die Einbindung des eigenen Mobiltelefons, erscheint doch mit dieser Funktion die jeweilige Geschäftsnummer und nicht die Privatnummer auf dem Display der angerufenen Person. Ebenso zeigt sich bereits, dass bei der Neuerschliessung von Liegenschaften bzw. Büroarbeitsplätzen Kosten gespart werden können: Anstelle von durchschnittlich drei Netzwerkanschlüssen pro Arbeitsplatz werden nur noch zwei Anschlüsse benötigt, da sich das Telefon und der PC einen Anschluss teilen. Gleichzeitig ist nun mit der neuen Technik die Basis gelegt für die Einführung von weiteren Funktionen wie u.a. Click-to-Call, Präsenz-Anzeige und Telefonieren aus Sametime. Benutzerverwaltung im Active Directory Angestellte HSG und Institute (2011) (2010) Externe 869 (2011) 930 (2010) Nachdiplomstudierende (2011) 961 (2010) Studierende (2011) (2010) Manager-/Administratorenkonten 159 (2011) 126 (2010) Berechtigungsgruppen (2011) (2010) Anzahl Anträge in der Kontenverwaltung (erstellen, mutieren, löschen) (2011) (2010) Informatik Universität St. Gallen - Jahresbericht

8 Neuerungen beim IT Arbeitsplatz IT am Arbeitsplatz 1'020 Notebooks 1'317 Desktops 1'560 IP-Telefone 1'050 Voic -Boxen 1'840 belegte Telefonnummern 100 Fax-Geräte 286 Drucker 10 Kopierer 100 Multifunktionsgeräte 52 Scanner 104 Andere Geräte Im Zuge der Umstellung auf das PC Betriebssystem Window 7 bis April 2012 (Seite 13) wurden auch die eingesetzten Softwareprodukte überprüft und auf den neusten Stand gebracht: Office 2010 ist für Microsoft der grosse Wurf bei der Weiterentwicklung von Office Office 2007 war nur ein Zwischenschritt auf diesem Weg. Verbesserungen wie die adaptierte Menüleiste, die sich wieder auf die eigenen Bedürfnisse anpassen lässt, fallen sofort ins Auge. Andere Verbesserungen sind auf den ersten Blick nicht sichtbar, schlagen sich aber in vereinfachter Dokumentbearbeitung nieder. Um den Bedürfnissen unserer mobilen Benutzerinnen und Benutzer besser gerecht zu werden, wird unter Windows 7 auch eine aktuellere Lotus Notes Version (8.5.2) installiert. Diese bringt eine weitere Annäherung an Microsoft Outlook und erleichtert dadurch neuen Mitarbeitenden den Einstieg in die HSG-Informatik-Welt Portable Document Format (PDF) ist heute Standard bei der Veröffentlichung von Dokumenten. Als Standard-Software dafür hat sich Adobe Acrobat etabliert und steht ab sofort auf allen Windows 7 Rechnern zur Verfügung. Auch das Arbeiten von extern soll weiter erleichtert werden, ohne die Sicherheit persönlicher Daten zu gefährden. Dafür wird ein sog. Virtual Privat Network (VPN) angeboten. Auch hier wurde ein Generationswechsel bei der Software vollführt. Der Cisco AnyConnect-Client steht für fast alle Plattformen (inkl. iphone und Samsung Telefone) zur Verfügung. Ihr Vorteil: eine unterbrochene Verbindung wird automatisch wieder hergestellt. Die hier vorgestellte Software bildet nur einen Auszug aus dem aktuellen Softwareangebot. Details dazu finden sich ab ca. Anfang Mai 2012 im geplanten Intranet der HSG unter Tipps & Tricks zu Windows 7 Windows 7 hat ein paar nette Spielereien integriert, die das Arbeiten sehr erleichtern können. Mit der Maus ein Fenster in der Titelleiste anklicken und schütteln : Alle Fenster im Hintergrund werden minimiert ziehen es nach rechts oder links an den Bildschirmrand: Das Fenster wird rechts / links angedockt. Es füllt exakt die halbe Bildschirmgrösse. ziehen es nach oben an den Bildschirmrand: Das Fenster wird auf Vollbild geschalten Mit der Maus ins rechte untere Eck des Bildschirms fahren: Alle offenen Fenster werden transparent, der Arbeitsbereich wird ersichtlich ins rechte untere Ecke des Bildschirms und diesen Bereich anklicken: Der Arbeitsbereich wird eingeblendet Tastenkombination Windows-Taste + D: Alle Fenster werden ausgeblendet / eingeblendet Windows-Taste + Tab: Umschalten zwischen den Programmen mittels 3D- Ansicht Dies nur als kleiner Auszug, wie sich das Leben mit Windows 7 erleichtern lässt. Weitere Tipps & Tricks sind im Internet zu finden, z.b. Galerie_ html. 8 Jahresbericht Informatik Universität St. Gallen

9 Web Content Management an der HSG Im Spätsommer 2011 übernahm das Ressort Informatik den Betrieb des Web CMS (Content Management Systems) aus den abgeschlossenen Projekten zum Aufbau des neuen Webauftritts für die HSG. Damit ist das Ressort verantwortlich für die Infrastruktur des Internetauftrittes des HSG Kernauftritts und der Teilauftritte der meisten Schools, Institute, Lehrstühle und Centers und stellt die notwendige Infrastruktur für den Betrieb, das Hosting und die Weiterentwicklung zur Verfügung. Bestandteil dieser Betriebsübernahme ist auch die standardisierte Aufbaubegleitung weiterer Teilauftritte - dies hat insb. zu Beginn der Betriebsübernahme zu hohen Zusatzbelastungen involvierter Mitarbeitender geführt. Siehe auch Kapitel Projekte, Seite 16. Das CMS wurde seitdem um wesentliche Funktionen erweitert. Darunter fallen: Erweiterung der Personenprofile Bei den Personenprofilen wurden die Selbstverwaltungsfunktionen um die Haupt- und Nebenforschungsgebiete sowie Schwerpunkte erweitert. Die persönlichen Adressen, adressen und Fotos können eingefügt und bearbeitet werden. Der Link zum Alexandria-Profil kann ein- oder ausgeblendet werden. Personengalerie Die Anzahl der angezeigten Personen in der Galerie kann frei gewählt werden. Zusätzlich wurde ein Tool für die Verwaltung der Personenprofile für die Institute erstellt. Verbesserung der Suche Die Suche wurde wesentlich verbessert und Personen werden jetzt eindeutig gefunden. Integration Social Media Facebook, Twitter, Youtube können auf der Seite dargestellt und zu den jeweiligen Hubs verlinkt werden. Weiters kann jede Seite auf einem Social Media Account geteilt werden. Zentrale Loginseite Sämtliche Login-Vorgänge (Kernauftritt, weitere Teilauftritte, momentan entstehende Intranets) werden über eine zentrale Loginseite behandelt. Damit wurde ein sog. Single Sign On ( sich nur einmal anmelden müssen ) realisiert. Der Webauftritt in Zahlen Bis Ende 2011 wurden die Internetauftritte von 44 Instituten, Lehrstühle, Center, Schools und weiterer Themen auf das Web CMS transferiert. Diese Teilauftritte umfassten insg. ca Seiten. ~15 Mio. Pagehits im Kernauftritt ~17.8 Mio. Pagehits Gesamt (Kernauftritt, Institute, etc.) ~2.2 Mio. Visitors im Kernauftritt ~2.8 Mio. Visitors Gesamt (Kernauftritt, Instituts, etc.) eingebundene Medien Blogging im HSG-Webauftritt Im Rahmen des Webauftritt Redesigns ist mehrfach der Wunsch geäussert worden, ein Blog betreiben zu können. Seit Ende 2011 bietet das Ressort Informatik nun eine Lösung basierend auf der Blog-Standardsoftware Wordpress an, welche in Zusammenarbeit mit dem IWI an die HSG-Bedürfnisse angepasst wurde. So wurde unter anderem das Design zusammen mit den Spezialisten vom Marketing an die HSG-Richtlinien angepasst. Die Lösung ist nicht zuletzt daher auch voll integrierbar im Rahmen der Social Media Strategie. Als Pilot ist der Marketing Blog bereits seit mehreren Monaten Live und präsentiert sich im HSG-Design den Lesern. Bezüglich Informationen zum Leistungsumfang und den Preisen geben ihnen die IT Servicemanager des Ressorts Informatik gern Auskunft. Informatik Universität St. Gallen - Jahresbericht

10 Infrastrukturen Betriebsaufnahme Hauptgebäude Kennzahlen Netzwerk 260 Switches mit total Ports verteilt auf 46 Standorte 280 WLAN Access-Points DNS-Einträge 12 VPNs im MPLS-Netz 20 Firewall-Übergänge 2 VPN-Zugänge für max concurrent User Zur Erschliessung des neu umgebauten Hauptgebäudes mit dem Netzwerk der Universität wurden im Campus 6 neue Technikräume mit Aktivkomponenten ausgerüstet. Aus diesen Technikräumen werden die Arbeitsplätze, Hörsäle, Gruppenräume, PC-Labore etc. mit über 100 km Kupferkabel als Universelle Kommunikationsverkabelung UKV vernetzt. Ein Technikraum davon ist als 2. Serverraum für die Platzierung von redundanten Systemen eingerichtet worden und wird mit unterbruchsfreier Stromversorgung USV gespeist. So konnten die bestehenden, redundanten Netzwerk-Core-Komponenten räumlich getrennt aufgebaut werden für eine erhöhte Ausfallsicherheit. Dieser Raum ist zugleich der Gebäudeverteiler GV für die Kommunikationsverkabelung mit dem Sternpunkt vom LWL-Netz (Glasfasernetz) für den gesamten Campus. Durchschnittliche Datentransferraten 20 Mbit/s ins Internet 33 Mbit/s vom Internet Netzwerk Komponenten im HSG Hauptgebäude 2 Core Switches 51 Access Switches mit insgesamt 2136 Ports 56 WLAN Accesspoints Datenvolumen PWLAN 21.8 Terabyte IN 7 Terabyte OUT VPN Erneuerung Die Nutzung von VPN-Technik (virtuelle private Netzwerk) hat sich in der jüngeren Vergangenheit insbesondere im Bereich des Remote Zugriffs (Fernzugriff, Zugriff von aussen) mobiler oder auch stationärer Anwender auf zentrale Ressourcen als mehr oder weniger Standard-Lösungsansatz etabliert. An der HSG wurde erstmals anfangs 2005 ein VPN-Service eingeführt und über die Jahre laufend den Bedürfnissen angepasst. Im Herbst 2011 musste dann die aus dem Jahre 2005 stammende VPN- Infrastruktur durch eine moderne skalierbare VPN-Infrastruktur ersetzt werden. Die Umstellung verlief dabei für die Benutzerinnen und Benutzer unterbrechungsfrei, da die neue Lösung gleichzeitig den alten und den neuen VPN Client unterstützte. Benutzeranpassungen mussten nur im Bereich PPTP/L2TP durchgeführt werden. Anfangs 2012 wurde dann auf allen HSG Standard PCs über die Softwareverteilung der neue Cisco Anyconnect VPN Client installiert. Heute wird der VPN-Service vor allem für den Remote Zugriff auf folgende Anwendungen eingesetzt: Interne Datendienste und Shares z.b. Laufwerk Q und O Externe kostenpflichtige Datendienste der Bibliothek SAP-Dienste Fernwartungen durch Externe Weiterhin ermöglicht der VPN-Service das Benutzen des PublicNet ohne MPP-Portal Authentisierung und dient im Rahmen von SWITCHconnect als kostenloses Zugriffsmittel beim Arbeiten in Netzwerken fremder Institutionen. Die Erfahrungen mit dem neuen VPN-Service waren durchwegs positiv. Den Benutzenden wird aus Sicherheitsgründen empfohlen, den VPN Service bei Zugriff von aussen auch dann zu nutzen, wenn auf die Anwendung auch ohne VPN zugegriffen werden kann (Bsp. Notes Mail). Der VPN-Service ergänzt sich gut mit anderen Diensten wie z.b. PWLAN und PublicNet. Auch zukünftige Dienste wie z.b. Softphone, Videodienste usw. werden auf diesen Service aufsetzen können. Mehr Infos unter 10 Jahresbericht Informatik Universität St. Gallen

11 WLAN Ausbau Das Jahr 2011 stand ganz im Zeichen der mobilen Kommunikation. Die stetige Zunahme mobiler Endgeräte stellt hohe Ansprüche an die Infrastruktur. Mit einem weiteren Ausbau auf gesamthaft 290 Accesspoints waren Ende Jahr 31 Gebäude der HSG mit WLAN erschlossen. Im Oktober erreichten wir einen neuen Maximalwert von 1600 gleichzeitigen Benutzern. Eine Liste der WLAN-Accesspoints ist unter zu finden. Storage Erneuerung in 2011 Ziel des Projekts Storage 2011 war die Ersatzbeschaffung der bestehenden zentralen Speicherinfrastruktur. Durch den Einsatz von neuer Hard- und Software konnten folgende Verbesserungen und Ziele erreicht werden: Tiering mit 3 Stufen Damit können verschiedene Bedürfnisse bezüglich Datenverfügbarkeit abgedeckt werden. Hohe und demzufolge teure Verfügbarkeit steht günstigerem Speicherplatz gegenüber. Speichererweiterung Mit unterschiedlichen Disktypen und Einsatz von Deduplikationsmechanismen erfolgt eine wesentliche Effizienzsteigerung. Damit sinken auch die Betriebskosten im Systemraum. Netzwerk Durch Einsatz von 10 Gbps Technologie wurde die Kommunikation der Systeme untereinander (Backup) und die Anbindung von Applikationsservern vereinfacht. Als zusätzliches Protokoll konnte NFS aufgeschaltet werden. Management Mit den neu verfügbaren Systemfunktionen wird auch der administrative Aufwand vereinfacht und reduziert. Storage Infrastruktur Systemanbieter: NetApp HA Cluster (Tier 1) FAS 3240 mit je 14 TiB Single Head (Tier 2) FAS 3210 mit 48 TiB Single Head (Tier 3) FAS 3210 mit 48 TiB Zusammenführung der Bibliothekssysteme 2011 wurden zwei leistungsfähige HP-Server für die Bibliothekssysteme beschafft, die neu mit dem Linux Betriebssystem RedHat betrieben werden. Sie lösen 6 Sun-Server ab, die zum Teil seit 2002 in Betrieb waren. Bezüglich Energieverbrauch, Geschwindigkeit und Sicherheit waren diese Server nicht mehr zeitgemäss. Neu betreibt das Ressort Informatik zusammen mit dem St.Galler Bibliotheknetz einen einzigen Server für die Kantonsbibliotheken St.Gallen, Aargau und Graubünden, sowie für die HSG-Bibliothek. Auch wenn die Bibliotheksdaten weiterhin in 4 separaten Datenbanken liegen, so spart die Zusammenarbeit bei allen Partnern Zeit wie auch Geld und erleichtert Stellvertretungen. Der zweite, baugleiche Server dient als Entwicklungsumgebung und Notfallsystem. Mit dieser Zusammenführung wird eine Vorgabe der Kanntonsregierung erfüllt. die Service Centers IT Application Management und IT Infrastructure sorgen Hand in Hand für eine erfolgreiche Server Ablösung Informatik Universität St. Gallen - Jahresbericht

12 Redesign der Applikationslandschaft SOA Im Rahmen der langfristigen SOA-Strategie (Service Oriented Architecture) werden vorhandene Anwendungen und Komponenten in eigenständige Dienste gekapselt und den nutzenden Anwendungen und Systemen zur Verfügung gestellt. Dadurch wird eine höhere Flexibilität der Geschäftsprozesse und die Wiederverwendung bestehender Dienste erreicht, was letztlich eine Senkung der Kosten bedeutet. Im Jahr 2011 wurde in diesem Projekt ein Domänen-Modell erarbeitet, das Basis für die Definition und Strukturierung der verschiedenen Dienste ist. Zusätzlich wurde das Architektur-Konzpt der Service-Implementierung definiert und dokumentiert. Bei der gesamten Architektur spielen Versionierung, Berechtigungen, Logging und vieles mehr eine grosse Rolle. Bei der Implementierung werden verschiedene Technologien und Tools wie Microsoft BizTalk, Microsoft Windows Server AppFabric, Windows Workflow Foundation und Microsoft ADO.NET Entity Framework eingesetzt und kombiniert, wobei das entsprechende Know-How teilweise zuerst erarbeitet werden musste. Per Ende 2011 konnten erste Dienste in SOA-basierten Architektur zur Verfügung gestellt werden. Es handelt sich dabei um die Dienste der Personen- Profile für den Internet-Auftritt (Personendaten, Adressen- und Kontaktdaten), die Daten für das Mentoring und Daten für die Definition der Organisationsstrukturen-Strukturen der HSG. 12 Jahresbericht Informatik Universität St. Gallen

13 Projekte Projekt VoIP-HSG Das Projekt VoIP-HSG stand im Berichtsjahr 2011 ganz im Zeichen der Telefon-Rollouts. Nachdem zu Beginn des Projekts die sog. Backend- Infrastruktur (Cisco Callmanager, Voic , Middleware für Hotelsystem, Gebührendatenerfassung etc.) sowie Spezialschaltungen implementiert wurden, waren anschliessend die normalen Büro- und Sitzungszimmertelefone an der Reihe. Hierbei musste vorgängig jeweils in jedem Institut sowie in der Verwaltung der Ist-Zustand an Telefonen, Telefonnummern, Faxen und Spezialschaltungen (Teamschaltungen, Sammelanschlüsse etc.) aufgenommen und aufbereitet werden, damit nach dem Austausch der alten Telefone dieselben oder entsprechend gar bessere Funktionen wieder zur Verfügung standen und die Benutzer/innen uneingeschränkt weiterarbeiten konnten. Kennzahlen Projekte Der Informatikbereich hat in Projekte durchgeführt oder unterstützt 18 Projekte konnten in 2011 abgeschlossen werden Als Resultat der Datenaufbereitung entstanden drei Excel-Dateien mit total rund Zeilen à 58 Spalten, welche gleichzeitig zur Bereinigung von Altlasten dienten. Der Rollout der neuen IP-Telefone verlief insgesamt problemlos, war aber aufgrund der vielen komplexen Anforderungen einiges aufwendiger als ursprünglich angenommen. Allen mitbeteiligten EDV- Administratorinnen und EDV-Administratoren sei an dieser Stelle ein grosser Dank für ihre aktive Unterstützung ausgesprochen! Rollout Windows 7 Im Juli 2011 wurde Windows 7 mit allen darauf basierenden Softwarepaketen zur Verteilung auf den Rechnern der HSG freigegeben. Noch im Juli startete das Rollout zuerst in einigen kleineren Organisationseinheiten. Aufgrund neuer technischer Erkenntnisse wurde die Verteilung im September 2011 unterbrochen. Das letzte Quartal in 2011 wurde vom Team PC Client Management genutzt, offene Punkte abzuklären und Windows 7 mit allen darauf installierten Softwareprodukten nochmals zu optimieren. Dieser überarbeitete Windows 7 Client wurde Ende September nochmals auf Herz und Nieren überprüft. Im Januar 2012 wurde der Rollout wieder aufgenommen. Begleitend wurden Schulungen angeboten, die von den Nutzern sehr gut genutzt wurden. Bis Ende April 2012 sollen alle Computer der Universität auf das neue Betriebssystem umgestellt sein. der Windows 7 Client wird vom Projektleiter getestet Informatik Universität St. Gallen - Jahresbericht

14 Campus Informationen auf mobilen Devices mit der Mobile Uni App Smartphones und Tablet PC s wie etwa Apples ipad verbreiten sich immer weiter. Im vergangenen Jahr wurde daher im Rahmen einer Projekt- Kooperation zwischen dem IWI, SWITCH und dem Ressort IT die Webapplikation Mobile Uni App entwickelt, welche wichtige Funktionalitäten rund um die HSG bündelt. Ein sehr positives Echo fand die Lösung auf dem SWITCH Jahrestreffen in Bern, wo der aktuelle Stand und die weiteren Ausbaupläne vorgestellt wurden: Für 2012 ist die Erweiterung der Lösung unter anderem um den Videokanal der HSG, Bibliotheksfunktionen und den mobilen Stundenplan in Arbeit wiederum mit finanzieller Unterstützung durch SWITCH im Rahmen der SWITCH AAA Projekte. Das zugrunde liegende Framework wurde am MIT entwickelt und setzt sich langsam als Standard für Universitäten durch: So basieren die mobilen Angebote u.a. vom MIT, von Harvard oder der University of Iowa auf der gleichen Lösung. Auch in der Schweiz ist das Interesse hoch: An der Einführung und Weiterentwicklung der Uni App arbeiten neben der HSG auch die FHNW und die USI mit Unterstützung von SWITCH. Erweiterungen der Mobile Uni App Die vor der Einführung der Mobile Uni App durchgeführte Erhebung hat gezeigt, dass neben dem aktuell realisierten Funktionsumfang insbesondere Bibliotheks- und Stundenplaninformationen auf mobilen Geräten gefragt sind. In 2012 konzentriert sich daher die Weiterentwicklung der Mobile Uni App vor allem auf die folgenden Themen: Erweiterung der App um eine Login-Funktion für die Präsentation von personalisiertem Content Integration von Bibliotheksfunktionen in die Uni App: Katalogsuche, Reservationen und Kontoinformationen Anzeige des Online-Stundenplans aus dem Serviceportal auch auf Mobilgeräten Integration des HSG Youtube Videokanals in der Anwendung Zusammen mit der HSG arbeiten in diesem Projekt die FHNW und die USI, welche ebenfalls für 2012 die Einführung der Applikation auf der gleichen Framework-Basis planen. Es ist angestrebt, hier eine institutionsübergreifende Arbeitsgruppe aufzubauen, so dass die vorhandene Expertise besser genutzt werden kann 14 Jahresbericht Informatik Universität St. Gallen

15 Die SyMS Projekte Application Sourcing über öffentliche Ausschreibung Die von verschiedenen Seiten auf das Ressort zukommenden Änderungs- und Erweiterungswünsche insbesondere an den Study Management Systemen (SyMS) für die Verwaltung der Lehre erzeugen einen stetigen Lieferdruck (Stichwort Time To Market ), der mit eigenen Ressourcen vor allem des Service Centers IT Application Management nicht mehr bewältigt werden kann. Eine in den vergangenen Projekten zum neuen Internet Auftritt der HSG bereits praktizierte Lösung besteht darin, das eigene Team durch den Beizug von externen Fachkräften zu verstärken. Dieser Body-Leasing -Ansatz hat auch verschiedene Nachteile: Das heterogene Team muss durch die HSG geführt werden, und Kulturunterschiede zwischen internen und externen Mitarbeitern führen zu Reibungsverlusten und Fremdbestimmungsängsten. Die externen Mitarbeitenden arbeiten in der Regel im Auftragsverhältnis und nach Aufwand, wodurch sie keine Ergebnisverantwortung ( Garantie ) übernehmen. Das Ressort verfolgt daher in den kommenden Projekten einen neuen Ansatz, nämlich wohldefinierte Entwicklungsaufgaben als Werke zu einem festen Preis an Lieferanten zu vergeben. Dieser Ansatz bringt eine klare Teilung der Verantwortlichkeiten: Die HSG definiert den gewünschten Lieferumfang, wirkt bei der Klärung von fachlichen und technischen Fragen mit und nimmt die gelieferte Software formell ab. Der Lieferant offeriert einen fixen Preis für den definierten Lieferumfang, erstellt die Software innerhalb des Zeit- und Kostenrahmens und übernimmt die Garantie bzw. nach deren Ablauf die Wartung der Software. Voraussetzungen für dieses Modell sind einerseits die genaue Definition des Lieferumfanges, was durch systematisches Requirements Engineering erfolgen muss. Andererseits ist es durch die Einführung der SOA (Seite 12) und damit wohldefinierter Schnittstellen auch architektonisch möglich geworden, abgeschlossene Themen, die kein bis wenig fachliches Kernwissen erfordern und wo keine Kernkompetenzen aufgebaut werden sollen, als Werke zu vergeben. Im Rahmen des Ausschreibungsprojekts SyMS 02 wurden komplexe Benutzeroberflächen als geeignete Themen dafür identifiziert. Daher wurden in einem ersten Schritt Bestandteile der Benutzeroberfläche des Intranets für Studierende und Dozierende als Werke im Rahmen einer öffentlichen Ausschreibung nach GATT/WTO an einen Lieferanten vergeben. Das erste Werk ist derzeit in Realisierung. Anhand dieses Auftrags entsteht im Ressort Informatik das notwendige Methodenwissen für die Ausschreibung und Abwicklung von Werken. Aus dem Projekt werden gleichzeitig vertiefte Erkenntnisse für die künftige Sourcing-Strategie gewonnen. Informatik Universität St. Gallen - Jahresbericht

16 Vom Faculty Web zum Intranet für Dozierende Im Sommer 2011 konnten das bisherige "Faculty Web" in das neue "Intranet für Dozierende" überführt werden. Damit ist es gelungen, die Informationen für Dozierende in den gleichen Web-Auftritt wie die allgemeinen Informationen zur Universität zu integrieren. Dies war der erste Schritt im Aufbau des Intranet, welches noch für Mitarbeitende und Studierende erweitert werden soll. Im Herbst 2011 konnte dann auch die Bearbeitung des eigenen Profils (Personenprofil inkl. Foto) über das Intranet freigegeben werden. Das hat den administrativen Aufwand der Verwaltung in diesem Bereich stark verringert. Mit diesem Schritt konnte auch die alte Lotus Notes-basierte Profil-Datenbank abgeschaltet werden. HSG CMS Institute Der neue Internetauftritt für Institute & Centers Es wurden im Projekt 27 Auftritte mit ca Seiten aufgeschaltet Das Projekt HSG Content Management System Institute wurde unter der Leitung des Service Centers Projekte & Organisation im Ressort Human Ressources & Sport in der ersten Jahreshälfte 2011 durchgeführt, das Informatik Ressort war unterstützend involviert. Es war das letzte der durchgeführten Projekte zur Erneuerung der Internetauftritte der Universität St.Gallen. Mit dem Projekt sollten so viele Webauftritte der Institute und Centers wie möglich unter Beibehaltung einer standardisierten Vorgehensweise umgesetzt und damit eine Stärkung des HSG Brands realisiert werden. Bis Projektende konnte die technische Basis für insgesamt 27 Institute und Center mit einem neuen Webauftritt in einheitlichem Design erstellt werden. Im Spätsommer konnte das Projektteam die Webauftritte schrittweise und erfolgreich dem durch das Ressort Informatik sichergestellten Betrieb übergeben. was sind die nächsten Schritte? Prioritäten für die Applikationsentwickler 16 Jahresbericht Informatik Universität St. Gallen

17 Organisation SPOC der Single Point of Contact im Informatik Ressort Die Sicherstellung des IT Supports für ca Benutzende auf der HSG Angestelltenseite und ca Studierende ist eine tägliche Herausforderung. Mit der Einführung des sog. Single Point of Contact (SPOC, siehe auch die Seiten 3 und 4) im vergangenen Jahr hat das Ressort Informatik einen weiteren Schritt in Richtung professioneller Abarbeitung von Anfragen gemacht: Durch den über 2900 telefonisch erreichbaren SPOC werden alle Anfragen zentral im Ticketsystem erfasst und sofern möglich direkt vom IT Service Desk beantwortet. Weitergehende Anfragen werden Spezialisten des Ressorts zur Bearbeitung übergeben. Ist eine Person nicht erreichbar, sind im Ticketsystem entsprechende Vertreter definiert. So führen Abwesenheiten nicht zu Lücken in der Serviceerbringung und die Anfragen können inkl. den Lösungen sauber dokumentiert werden. Zudem lassen sich offene Punkte auch besser priorisieren, so dass die zeitkritischen Anfragen schneller zugeordnet werden können. Durch die zentrale Erfassung können die IT Mitarbeitenden auch pendente Tickets en bloc abarbeiten, was zu mehr Effizienz führt. Erste Erfolge dieser Struktur zeigen sich nicht zuletzt im Applikationsmanagement, wo die Effizienz in der Programmierung deutlich gestiegen ist. Mit der aktuellen Situation ist dennoch Optimierungspotential vorhanden, welches stetig realisiert wird, um die Qualität der Antworten und die Reaktionsfähigkeit weiter zu erhöhen (siehe auch folgenden Beitrag Verfeinerungen im Servicemanagement ). Verfeinerungen im Servicemanagement Um den die Kundenbetreuung und die Qualität des Services weiter zu verbessern, wurde auf den innerhalb des Servicemanagements eine Aufteilung in zwei Bereiche vorgenommen: Die Gruppe Service Operations, bestehend aus dem Service Desk und der Betriebsunterstützung für Un.IT, StudyNet und Multimedia, fokussiert auf den Betriebssupport für bestehende Dienstleistungen. In dieser Gruppe sind neben dem Service Desk Produktspezialisten angesiedelt, welche über vertieftes Systemwissen verfügen und auch komplexere Problemstellungen bearbeiten, Schulungen geben und Beratungen durchführen. Service Evolution: Im Team Service Evolution sind die IT Servicemanagenden zusammengefasst, die in Sachen Weiterentwicklung des IT Gesamtsystems die Schnittstelle zur Kundenseite bilden. Ihnen obliegt die Definition, Abnahme und Einführung neuer sowie die Anpassungen an bestehenden IT Services sowie die Betreuung des Beschwerde- und Eskalationsprozesses. Anfragen an die Service Managenden werden i.d.r. ebenfalls per SPOC eingereicht. Wird der Service Managende direkt angegangen, sorgt er für die Registrierung der Anfrage im SPOC. Die Service Manager als Ansprechpartner für Changes für die Studierenden, die Alumni- Organisation und den HSG-Shop Hans Domjan Tel für die Studienadministration, Studiensekretariat, SADM, SMO, Schools, Startwoche, Mentoring und Coaching Heinz Hofstetter Tel für die Institute, Lehrstühle und Centers Alois Schelling Tel für das Rektorat und die Verwaltung (ohne Studienadministration) Ulrike Demelius Tel Durch diese Konzentration auf Run (Betrieb) bzw. Change (Weiterentwicklung) werden die Zuständigkeiten und damit auch die internen Abläufe besser geregelt. Das Ziel ist, über den Single Point of Contact (SPOC) alle Anfragen laufen zu lassen, bleibt von dieser Optimierung unberührt. Informatik Universität St. Gallen - Jahresbericht

18 Die Organisation des Ressorts IT Das folgende Bild illustriert die aktuelle Organisation des Ressorts Informatik und seine Einbettung in die HSG Verwaltung: Verwaltung M. Brönnimann Organigramm Verwaltung (Stand ) Studium D. Halter Finanzen St. Schneider Personal & Sport M. Schmuck Informatik Ch. Baumgarten Bibliothek E. Haas Marketing P. Sonderegger Aussenbeziehungen & Entwicklung J. Brücker Empfang / Kasse NN Controlling St. Schneider Personalberatung & -entwickung C. Bruggmann IT Applikationsmanagement A. Mayer Benutzung M. Werz Kommunikation M. Hasenböhler Partnernetzwerke HUBS J. Brücker Assessment / Bachelor NN Rechnungswesen M. Weihing Personaladministration C. Bänziger IT Infrastruktur K. Städler Erwerbung / Rechnungswesen / Formalerschliessung A. Fuchs Career Services Center M. Kühne Strategische Programme / Innovation J. Brücker Master J. Abbrederis Buchhaltung R. Frischknecht Projekte & Organisation R. Richiger IT Arbeitsplatz D. Heeb Bestandesaufbau / Sacherschliessung G. Peichl Marketing P. Sonderegger Qualitätsentwicklung P. Lindstrom PhD / Dozierende F. Schmucki Infrastruktur H.J. Baumann Chancengleichheit S. Matuschek SW Verteilung P. Rothenbacher Externe Datenbanken U. Weigel Forschungsdienste St. Graf Dozierendenbüro NN Bau T. Scheiwiller Sport L. Eder Server NN Bibliotheksverbund H. Kermer Universitätsförderung M. Lorz Student Mobility N. Gsell Haustechnik M. Steiner NetzInfrastruktur C. Germann Universitätsarchiv T. Schwabach Prozesse, Planung, Prüfungen A. Thunemann Beratung / Studentensupport D. Halter a.i. Hausdienst A. Rickert Liegenschaftsverwaltung K. Böni Büroservicecenter Th. Heuberger IT Service Management Ch. Baumgarten a.i. IT Service Evolution K. Blanke a.i. IT Kundendienst R. Paszehr IT Service Desk S. Hausamann IT Koordination K. Blanke 18 Jahresbericht Informatik Universität St. Gallen

19 Das efpit Programm Das Programm efpit zur Erweiterung der IT Führungsprozesse wurde Anfang 2010 gestartet. Ziel des Programms ist die schrittweise Verbesserung der Führungsstrukturen des Ressorts Informatik: Die Kundenseite des Ressorts Informatik erhält stufengerechte Möglichkeiten zur Steuerung der HSG IT und damit eine verbesserte Transparenz. Das Ressort erhält klare, mit der Kundenseite abgestimmte Prioritäten, damit verringerte Vorgehenskomplexität. Erarbeitung eines Servicekatalogs, Verbesserung der Prozessmaturität, Steigerung bzw. Optimierung der Qualität und Effizienz. Es wird eine IT Strategie 2016 inkl. einer Zielarchitektur erarbeitet. Die Innovationsfähigkeit des Ressorts Informatik wird verbessert. Als erstes Projekt des Programms wurde im 1. Quartal 2011 das Projekt IS Governance I abgeschlossen, in welchem die Aspekte Transparenz, Steuerbarkeit der bzw. Prioritäten für die IT sowie die Innovationsfähigkeit des Ressorts adressiert worden sind, siehe Jahresbericht Ausarbeitung eines Servicekatalogs Im efpit Projekt Serviceorientierung wurden die Grundlagen für die Publikation eines Servicekatalogs geschaffen. Ziel war es, den Leistungsumfang des Ressorts Informatik gegenüber Kunden bzw. Benutzenden explizit aufzuzeigen, sich also damit ein Instrument zur Steuerung der Erwartungshaltungen auf Kunden- bzw. Benutzendenseite zu schaffen. In 2011 wurden dazu die Leistungen des IT Ressorts in einzelne Dienstleistungsgruppen innerhalb eines Servicekatalogs untergliedert. Für die IT Dienstleistungen wurden entsprechende Leistungsbeschreibungen erstellt, die im April im neuen HSG Intranet in erster Fassung veröffentlicht werden sollen. Sie stehen damit den IT-Leistungsbezügern als Informationsquelle zur Verfügung. Bis Mitte 2012 wird der Servicekatalog vervollständigt und publiziert sein. Auf Basis des Servicekatalogs werden in der 2. Jahreshälfte 2012 entsprechende SLA s für 2013 mit den universitären Organisationseinheiten ausgearbeitet, in denen Abweichungen zum Standard-Servicekatalog definiert und zu verrechnende Leistungen festgehalten werden. Leistungserfassung Anfang 2012 wurde das efpit Projekt IS Governance II abgeschlossen. In diesem Projekt wurde die HSG Zeiterfassung LZIWI, die über eine Schnittstelle ins SAP CATS verfügt, zu einer Leistungserfassung ausgebaut. Seit Februar 2012 werden im Ressort die in Projekten, in der Wartung und im Betrieb erbrachten Leistungen erfasst und im Rahmen der ressortinternen Ressourcenplanung ausgewertet. Ziel ist eine schrittweise Verbesserung der Planungsqualität und damit Auskunftsfähigkeit. Informatik Universität St. Gallen - Jahresbericht

20 IT Strategieentwicklung Da die bestehende IT Strategie auf 2011 terminiert war, wurde im Rahmen des efpit-programms ein zweiteiliges Strategieprojekt mit Horizont 2016 aufgesetzt. Im ersten Teil, dem Projekt Strategieentwicklung I, lag der Fokus auf Infrastruktur- und Kommunikations-Services, also den standardisierten, generischen Services, wie sie von allen Teilen der Universität bezogen werden. Aus diesem thematisch sehr breiten Spektrum wurde das Hauptaugenmerk auf die folgenden fünf Schwerpunkte gelegt: Kommunikationssysteme Kollaborationssysteme Mobiles Arbeiten IT PC Client Rechenzentrumsdienste Dabei wurden in Abstimmung mit der Verwaltungsdirektion und dem Rektorat die folgenden Grundsatzentscheide getroffen: Strategische Ziele für das Ressort durch die Universitätsleitung Die Standardisierung der IT Dienstleistungen des Ressorts soll über die Konzentration auf sog. Standardleistungen und den Rückbau bzw. die Auslagerung spezieller Leistungen erreicht werden. Wichtige Instrumente werden ein Servicekatalog und Service Level Agreements sein, deren Vereinbarung und Publikation für 2012 vorgesehen sind. Die Anzahl unterstützter IT Plattformen bzw. Technologiestränge soll reduziert werden, um das benötigte Know-how stärker konzentrieren zu können. Dies bedeutet z.b., dass die Lotus Notes Plattform als nicht mehr strategisch betrachtet wird. Notes Client und unterstützte Notes Applikationen sollen in den kommenden ca. 5 Jahren schrittweise und unter Abstimmung mit der Kundenseite abgelöst werden. Die Systemarchitektur der Zukunft ist modular und serviceorientiert (SOA, Seite 12). Welche Leistungen erbringt das Ressort Informatik selber, welche werden eingekauft? Dieser Entscheid wird momentan fallweise getroffen, in Zukunft soll eine zugrundeliegende Sourcing Strategie zu einer Konzentration auf Kernkompetenzen führen. Die IT Welt entwickelt sich rasant weiter. Die HSG IT kann nicht bei jeder Neuerung dabei sein, sie muss im Bereich Innovation Schwerpunkte setzen und will stärker die Zusammenarbeit mit Instituten und Lehrstühlen suchen. Die Mobile Uni App als ein erstes erfolgreiches Beispiel wurde im IWI in Kooperation mit dem Ressort Informatik entwickelt (Seite 7). Ein effizientes, kundenorientiertes und strategiekonformes Vorgehen stellt das Ressort über die Pflege und Weiterentwicklung der eigenen Strukturen und Kultur sicher. Dabei nimmt das implementierte IT Service Management eine Schlüsselfunktion wahr. Die Ergebnisse des Projekts sind vom Lenkungsausschuss des Projekts verabschiedet worden, erste Teile sind bereits in der Umsetzung, während die universitätsweite Kommunikation der Ergebnisse als ICT Strategie 2016 angelaufen ist und bis Q2 / 2012 abgeschlossen sein soll. Im ausstehenden efpit Projekt Strategieentwicklung II wird der zweite Teil der IT Strategie 2016 entwickelt, namentlich eine Applikations- und Sourcing Strategie 2016 mit Fokus auf prozessunterstützende Applikationen. Bestandteile dieses Projekts sind unter anderem: Analyse und Landkarte bestehender Systeme Prozess-System-Mapping Erarbeiten einer Sourcing-Strategie Erarbeiten eines strategischen Applikations-Projektportfolios. Vorarbeiten hierzu sind in dem efpit Projekt Architektur & Standards erarbeitet worden, Teilergebnisse sind auf Seite 12 beschrieben. 20 Jahresbericht Informatik Universität St. Gallen