ALLES RUND UM DIE FINANZ

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1 ALLES RUND UM DIE FINANZ die wichtigsten Erkenntnisse Der IVPTÖ organisierte für den eine Informationsveranstaltung zu den aktuellen Themen rund um die Durchführung der Kassenrichtlinie 2012, über EDV- Durchführungsbestimmungen (E131) und finanzpolizeiliche Prüfungen in etlichen Tierarztpraxen. Als Fachreferenten traten Univ. Prof. Dr. Reinhard Schwarz, Steuerberater, und Regierungsrat Erich Huber aus dem BMF (Verantwortlicher und europaweite Kapazität auf dem Gebiet der Abgabensicherung) auf. Hersteller von Praxissoftware waren durch Herrn Ates Kasar von der Fa. VETERA und Herrn Markus Mattes von der Fa. EasyVet vertreten. Schließlich berichtete Kollege Dr. Nikolaus Böhm, als Vertreter des Landesstellenpräsidenten aus der Steiermark, von aktuellen Prüfungen in der Steiermark und Kärnten durch die Finanzpolizei. Dabei kam auch die Nichtangemessenheit des Auftretens der Behörde in manchen geprüften Praxen zur Sprache. Der aktuelle Anlass Wie uns Univ. Prof. Dr. Schwarz mitteilte, braucht die Finanzpolizei keinen Anlassfall für eine unangemeldete Kassennachschau. Seit November 2014 waren routinemäßig Tierärzte in den Schwerpunkt der Überprüfungen gerückt. Es erscheint daher sinnvoll und notwendig, dass Tierärzte, Softwarehersteller und Vertreter der Finanzbehörden nicht gegeneinander arbeiten - ein gemeinsames Bemühen um einen raschen reibungslosen Ablauf der Kassennachschau soll im Vordergrund stehen. Aufzeichnungssicherheit bei abgabenrechtlicher Aufzeichnungs- und Kassenüberprüfung Regierungsrat Erich Huber stellte das Motto Fair Play fairness zahlt sich aus in den Mittelpunkt seiner präzisen und bewusst emotionslosen Erläuterungen. Er definierte die verwendete Software, die Daten, Nebenaufzeichnungen und die Bargeldgebarung als mögliche Risikobereiche. 1

2 Anm.: Zu den Nebenaufzeichnungen gehören Karteien, Unterlagen oder Listen, welche ebenfalls aufbewahrungspflichtig sind. Das seit 2006 gültige Betrugsbekämpfungsgesetz hat die jederzeitige Steueraufsicht zum Ziel, um dem Geprüften keinen Zeitvorsprung zu geben. Die entwickelten Risikostrategien führten zur Erstellung der Kassenrichtlinie Die rasche Veränderbarkeit der Daten macht eine frühe Steueraufsicht notwendig, weshalb seit 2012 zu den abgabenrechtlichen Aufzeichnungen Nachschau durch die Finanzpolizei gehalten wird. Prinzipiell geht es aber nur um die Umsetzung der Bundesabgabenordnung (BAO) im elektronischen Datenbereich. Die BAO wurde zu Zeiten entwickelt, welche nur handschriftliche Aufzeichnungen kannte. Es handelt sich daher nicht um neue Bestimmungen oder Verschärfungen in der Auslegung sondern um eine Anpassung an die moderne Art der Aufzeichnungen und deren Prüfbarkeit. Aufzeichnungspflicht Die Bundesabgabenordnung (BAO) definiert genaue Vorgänge zu Aufzeichnungspflichten. Steuerliche Aufzeichnungen sind somit mit nicht entfernbaren Schreibmitteln, unveränderbar und nachvollziehbar zu tätigen. Es darf nicht ausradiert werden (weder in den handschriftlichen noch in den elektronischen Aufzeichnungen). Diese Vorgaben sind im Sinne eines elektronischen Radierverbotes auch mit einer Praxissoftware umzusetzen. Anm.: Es empfiehlt sich, immer alle Grundaufzeichnungen aufzubewahren. Händische Aufzeichnungen werden dabei als Spiegel der Wahrheit gesehen. Z.B. wird tagsüber ein händisches Kassenbuch geführt und am Abend elektronisch übertragen, ist die händische Aufzeichnung unbedingt aufzubewahren (Original!). Alle Geschäftsfälle müssen vollständig nachvollziehbar sein. Bei EDV-gestützten Aufzeichnungen muss eine Sicherheitseinrichtung vorhanden sein (nummerierte log-files). Anm.: Als Geschäftsfall (auch Geschäftsvorfall ) gilt jeder Vorgang, der die Vermögenszusammensetzung des Unternehmens beeinflusst. Dazu zählen in der Tierarztpraxis auch Bestellungen, Kostenvoranschläge, Stornierungen oder eine Preisabfrage im Praxisprogramm. Für die Finanzbehörden stellen die als Branchenlösung für Tierärzte genutzten komplexen Fakturierungsprogramme aus zwei Gründen ein Risiko dar: 1. Problem Hardware (durch die Verwendung elektromagnetischer Speichermedien sind Daten löschbar - erfüllt nicht das Kriterium des elektronischen Radierverbotes) 2. Problem Software (verwendete Datenbanksysteme sind meist ebenfalls radierbar ) Das Ziel, dass der Tagesabschluss nicht manipulierbar sein darf, ist nur möglich, wenn jeder Vorgang im EDV-System aufgezeichnet wird egal ob eine Rechnung erstellt wird, eine Leistung erfasst wird oder ein Laborbefund eingetragen wird. Anm.: wenn keine EDV vorhanden ist und man unter ,- Jahresumsatz bleibt, besteht keine Geschäftsfallaufzeichnungspflicht. Hier reicht der tägliche Kassasturz zur Ermittlung der Tageslosung. Es ist das 2

3 Kassabuch ordnungsgemäß zu führen, Karteien und Rechnungen sind 7 Jahre aufzubewahren. Ab einem Jahresumsatz von ,- sind Einzelaufzeichnungen notwendig. Anm.: Regierungsrat Huber gab den Ratschlag, die Daten nicht ausschließlich in Excel zu erstellen, da dies sehr manipulationsanfällig sei. Ein Wareneingangsbuch brauchen Tierärzte für steuerliche Zwecke nicht zu führen, das gilt gemäß 127. (1) BAO nur für gewerbliche Unternehmer. Die Aufzeichnungspflichten gem. Apothekenbetriebsordnung sind davon unberührt. EDV-Voraussetzungen zur Kassenrichtlinie 2012 Zur ordnungsgemäßen Umsetzung der Kassenrichtlinie 2012 wird eine genaue Verfahrensdokumentation und die Sicherheitseinrichtung E131 (nach 131 BAO) vom Softwarehersteller benötigt. Freiwillige Maßnahmen können überdies die Ordnungsmäßigkeit erhöhen. Anm.: Ordnungsgemäß bedeutet eine Einschätzung, wo zwischen diversen Mängeln abgewogen wird. Freiwillige Zusatzmaßnahmen, wie elektronische Signaturen oder Rechnungsbelege oder Quittungen für jeden Kunden, gehen über die Anforderungen der Bundesabgabenordnung hinaus und sollen Mängel ausgleichen. Dadurch kann ein höherer Vertrauensschutz gegenüber den Behörden erworben werden. WICHTIG: Es muss eine Journalfunktion im Programm vorhanden sein, um alle Vorgänge nachvollziehen zu können (log-files). Bei den meist verwendeten Typ 3-Kassen (PC-Kassen) sollen alle Geschäftsvorfälle im Programm bleiben - alle Teilleistungen müssen aufgezeichnet werden. Anm.: Teilleistungen (z.b.: Einzelbehandlungen) sind als abgabenrechtlich-bedeutsame Vorfälle zu verstehen. Anm.: für einfache Verkaufsvorgänge reichen Typ 2 Kassen mit einer Aufteilung nach Mehrwertsteuersätzen und einem Journalstreifen. Verfahrensdokumentation Die verwendete Software braucht die Journalfunktion und die Sicherheitseinrichtung (E131). Das (jederzeit zugreifbare) Datenerfassungsprotokoll wie die Journalfunktion werden von den Finanzbehörden kontrolliert. Anm.: Das Datenerfassungsprotokoll braucht für sich keine Rechtfertigung. Die bloße Bescheinigung vom Softwarehersteller, dass das System sicher ist und der Kassenrichtlinie 2012 entspricht, reicht nicht! Anm.: Das Schreiben der Softwarehersteller zur Kassenrichtlinie kann über den Steuerberater den Finanzbehörden zur Beurteilung vorgelegt werden. 3

4 Die Verfahrensdokumentation erklärt, warum das Programm die Prinzipien der Ordnungsmäßigkeit erfüllt. Der innere Ablauf von Veränderungen soll darstellbar sein, Veränderungen von Programmen müssen dokumentiert sein. Zum Nachprüfen soll eine fortlaufende Erfassung mit durchgehender Nummerierung vorhanden sein. Der Journalstreifen macht so einzelne Vorgänge sichtbar, versieht sie mit Nummer, Datum und Uhrzeit und muss als log-datei losgelöst von der Datenbank sein! Anm.: Ein Protokoll der Rechnungsnummern ist KEIN Ereignisprotokoll. Die Beschreibung der Sicherheitseinrichtung soll eine sachlogische Sicherstellung des elektronischen Radierverbotes enthalten. Anm.: nachträgliche Änderungen werden in der Praxis häufig gemacht diese stellen KEIN Problem dar, wenn alles im Datenerfassungsprotokoll verzeichnet ist! Leere Zeilen im Datenerfassungsprotokoll machen Probleme akzeptiert werden sie als Storno, gelöscht oder als nicht umsatzrelevant markiert. Das muss die Software automatisch machen und wird nicht durch den Anwender verändert. Kassennachschau durch Finanzpolizei = Steueraufsicht Folgende Punkte werden bei der Kassennachschau überprüft: - tägliche Einnahmen, Aufzeichnungssystem, Bargeldgebarung, Kassabuch - Datenerfassungsprotokoll, Beschreibung der Sicherheitseinrichtung Anm.: ein Beispiel einer Beschreibung einer E 131 Sicherheitseinrichtung findet sich hier: - Datensicherung - Abstimmung mit realer Kasse, Kassasturz möglich - Nebenaufzeichnungen Unterlagen können eingesehen werden, müssen aber nicht mitgegeben werden. Anm.: Der Tierarzt soll in der Lage sein, seine Daten aus der Software (Verfahrensdokumentation) jederzeit in lesbarer Form exportieren zu können. Regierungsrat Huber gab noch den Ratschlag, bei der Prüfung selbst ein Protokoll zu erstellen. Lösungen der Softwarehersteller Sowohl Herr Kasar (Fa. Vetera) als auch Herr Mattes (Fa. EasyVet) betonten, dass die Umsetzung der Kassenrichtlinie in der EDV in Österreich (im Gegensatz zu Deutschland) eine große Herausforderung darstellt. Die übliche Umsetzung der Richtlinie in Erstellung von Rechnungen mit allen Vorgängen genügt nicht. Österreich ist das einzige Land, das eine solche Form der Datensicherung verlangt. 4

5 Bei VETERA wird seit 12/2014 alles protokolliert (lt. Kassenrichtlinien 2012 UND E131). Preisabfragen, Bestellungen, Kostenvoranschläge wurden lt. Kasar ebenfalls als Geschäftsfälle eingebracht. Das Datenerfassungsprotokoll ist jederzeit ausdruckbar und hat eine Prüfziffer, die eine nachträgliche Änderung unmöglich macht. Erst beim Kassiervorgang werden rechnungsrelevante Daten zum Kassenmodul weitergeleitet und mit einer Rechnung oder Barquittung versehen. Bei EasyVet werden alle steuerrelevanten Daten dokumentiert, das elektronische Radierverbot ist in den Rechnungen enthalten. Zusätzlich wird jede Warenbewegung in einem eigenen Protokoll festgehalten. Ein Handbuch beschreibt die allgemeine Durchführung als Verfahrensdokumentation. Herr Mattes erinnerte auch an eine ordnungsgemäße Datensicherung mit einer Sicherung auch außer Haus. Anm.: Clouds als Speichermöglichkeit zu nutzen, ist vom BMF nicht erwünscht. Aktuelle Prüfungen in der Steiermark und Kärnten Kollege Böhm übte an der Durchführung der Kassennachschau im November 2014 Kritik. Das überfallsartige Erscheinen der Finanzpolizei stellt die Tierärzte unter Generalverdacht. Es wurde am dazu ein Protestbrief an die ÖTK geschickt mit der Bitte um Weiterleitung an die zuständigen Finanzbehörden sowie an die Bereichssprecher der Parlamentsparteien. Eine Reaktion steht noch aus. Laut Finanzkoordination Süd wurden im Rahmen einer Schwerpunktaktion 70 Tierarztpraxen kontrolliert mit dem Ziel nicht nur die Steuerpflichten zu überprüfen sondern auch Aufzeichnungen nach der Rückstandsverordnung betreffend Anabolika, wie es in einem Schreiben aus dem BMF heißt. Kritisiert wird in diesem Zusammenhang, dass damit Agenden des Gesundheitsministeriums offenbar durch das Finanzministerium wahrgenommen werden. Als weiteren Kritikpunkt nannte Böhm die bei der Prüfungsaktion verwendeten Checklisten aus der Gastronomie. Anm.: Regierungsrat Huber vermutete, dass die ausgewählten Praxen nach Auffälligkeiten ausgesucht wurden. Zusammenfassend lässt sich sagen, dass die Softwarehersteller zum Teil wohl noch Nachholbedarf bezüglich der Einhaltung der Kassenrichtlinie 2012 haben. Wir erheben hiermit keinen Anspruch auf Vollständigkeit um auf der sicheren Seite zu sein, empfehlen wir mit dem eigenen Steuerberater die verwendeten Geschäftsfälle durchzugehen und die Beschreibung der Sicherheitseinrichtung kontrollieren zu lassen. 5

6 Kooperation und Kommunikation Abschließend ist zu bemerken, dass sich die Prüfungen und die Kassenrichtlinien nicht gegen die Tierärzteschaft richten und es daher auch keiner politischen Aufregung Bedarf. Es handelt sich um eine Anpassung der Prüfmethoden an die Manipulierbarkeit der modernen Medien. Die Umgangsformen der Steuerbehörde vor Ort sind dringend verbesserungswürdig. In jedem Falle sind alle EDV-Anwender aufgerufen Ordnung in Ihre Software zu bringen, Ihre Softwarehersteller unter Druck zu setzen, zeitgemäße und legale Programme anzubieten. Noch etwas brachte die Veranstaltung zu Tage: Unseren erschreckenden buchhalterischen und fiskalischen Wissenstand. Um die Ausbildung zu dem Thema Tierärztin und Tierarzt als Unternehmer wird sich der IVPTÖ 2015 schwerpunktmäßig bemühen und in jedem Bundesland gemeinsam mit den ansässigen Steuerberatern Ausbildungen anbieten. (Dazu werden wir noch getrennt informieren). Der Vorstand des IVPTÖ bedankt sich nochmal bei allen Referenten für die Informationen und die offene Diskussion und bei den zahlreichen KollegInnen (siehe Bilder) für die Diskussionsbeiträge. Der IVPTÖ wird es sich auch weiterhin zur Aufgabe machen, brisante Themen aufzugreifen, die Kollegenschaft zu informieren und die ÖTK auf ihre Verpflichtung, die Interessen der Kollegenschaft entsprechend zu vertreten, laufend hinzuweisen. Bei Fragen, Wünschen, Anregungen oder Beschwerden können Sie sich gerne an wenden. Mit kollegialen Grüßen, Markus Kasper Gabriele Bacher Andrea Wüstenhagen Berthold Grassauer Leopold Pfeil Börge Schichl Vorstand des IVPTÖ - 6