Erstellung eines Dieselbuches in AO Agrar-Office

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2 Erstellung eines Dieselbuches in AO Agrar-Office Für Lohnunternehmer gibt es das sogenannte Dieselbuch, in dem Dieselverbräuche, die im Rahmen von Dienstleistungen erbracht und abgerechnet wurden, für die Kunden (Landwirte) dokumentiert werden. Wichtig: Es gibt 2 Möglichkeiten für Einträge in das Dieselbuch Nur in Arbeitsverfahren oder Maßnahmen aufgeführter Diesel wird im Dieselbuch ausgewiesen. oder: Fakturierter Diesel wird im Dieselbuch ausgewiesen (Option im Auswertungsfilter) Beide Möglichkeiten können nicht kombiniert werden, da ansonsten möglicherweise Einträge doppelt erscheinen und somit das Dieselbuch nicht korrekt wäre. Ziel der Anleitung Korrekte Erstellung des Dieselbuchs. Betrifft Diese Funktion ist Bestandteil in der Freischaltung: ab LU-Standard Möglichkeit 1: Dieselbuch aus Arbeitsverfahren oder Maßnahmen Tipp: Nutzen Sie diese Möglichkeit für maximale Flexibilität Im Dieselbuch werden Dieselverbräuche aufgelistet, die folgende Voraussetzungen erfüllen: 1. Beim Anlegen von Maßnahmen muss auf Folgendes geachtet werden: Diesel entweder direkt in den Stammdaten unter Arbeitsverfahren als Ressource mitangeben oder in den Maßnahmen den Diesel als Ressource einfügen Die Maßnahme muss ein Datum passend zum Wirtschaftsjahr haben Die Maßnahme muss einen Kunden/Auftraggeber haben 2. Das Verfahren muss zur Rechnung gebracht werden: entweder aus einer Maßnahme eine Rechnung generieren oder ein Arbeitsverfahren (mit Ressource Diesel) aus den Stammdaten auf der Rechnung berechnen Diesel muss als Ressource nicht auf der Rechnung erscheinen. TIPP: Diesel nachträglich den Maßnahmen hinzufügen Falls Sie den Diesel in den Arbeitsverfahren nicht berücksichtigt haben, können Sie mit der Funktion unter "Extras/Mengen- u. Preisabgleich/fehlende Artikel in Verfahren" Diesel im nachhinein mehreren Maßnahmen hinzufügen. Für die korrekte Erstellung des Dieselbuches gelten die oben genannten Vorraussetzungen

3 TIPP Für die weitere Arbeit ist es wichtig, dass Sie die in den Arbeitsverfahren hinterlegten Standardverbräuche aktualisieren. Sie können das Dieselbuch auch als CSV-Datei exportieren. Klicken Sie dazu einfach auf den Exportbutton in der Befehlsleiste. Möglichkeit 2: Dieselbuch nach fakturiertem Diesel Wird diese Einstellung gewählt, so werden NUR fakturierte Dieselverbräuche des Kunden/Auftraggebers berücksichtigt. Etwaige Verbräuche, die in Arbeitsverfahren und Maßnahmen erfasst sind, werden nicht berücksichtigt, da sonst die Gefahr einer doppelten Erfassung der Dieselmenge besteht. Sie können wie gewohnt Maßnahmen zur Rechnung bringen. Achten Sie dabei aber darauf, dass in den Einstellungen zur Faktura eine Option gewählt ist, die Diesel als Ressource auf der Rechnung ausweist (mit oder ohne Erlös). Erstellung des Dieselbuches Wenn Sie alle oben beschriebenen Voraussetzungen erfüllen, können Sie im Menü Auswertungen unter Faktura den Punkt Dieselbuch anwählen. Wählen Sie im Restriktionsfenster Ihre individuellen Einstellungen aus und klicken Sie auf den grünen Haken. Hier können Sie zwischen Möglichkeit 1 und Möglichkeit 2 wählen. Weiterführende oder verwandte Themen: finden Sie unter webhelp.eurosoft.de Maßnahmen in AO Agrar-Office erfassen Artikel nachträglich zu Maßnahmen hinzufügen Rechnungen in AO Agrar-Office erstellen Ein Arbeitsverfahren in AO Agrar-Office anlegen - 3 -

4 Maßnahmen in AO Agrar-Office erfassen Bevor Sie mit der Arbeit auf dem Feld loslegen, sollten Sie noch etwas Zeit in die Planung Ihrer Maßnahme investieren. Eine vorausschauende Planung der Arbeiten wird Ihnen helfen Zeit und auch Geld zu sparen. TIPP: Wenn Sie automatische Dokumentation am Terminal verwenden empfiehlt es sich in jedem Fall die Maßnahmen vorher zu planen und auf das Terminal zu übertragen. Lesen Sie hierzu das Thema: "Aufträge von AO Agrar-Office auf einen Bordcomputer übertragen" Ziel der Anleitung Anlegen einer Maßnahme auf einem Schlag. Starten der Erfassungsmaske 1. Markieren Sie in der Satzliste (links) den gewünschten Schlag (siehe Abbildung) 2. Klicken Sie im Detailfenster auf den Reiter Maßnahmen. Angelegte Maßnahmen werden hier dargestellt. 3. Klicken Sie in der Symbolleiste des Detailfensters auf Neu. Eine Maßnahme erfassen Es öffnet sich ein neuer Reiter Maßnahme [Name-des-Schlages] [Größe-des-Schlages] ha mit dazugehöriger Symbolleiste - 4 -

5 1. Wählen Sie die Maßnahmenart aus, z.b. Aussaat 2. Wählen Sie ein Verfahren aus oder erstellen Sie ein Neues und bestätigen Sie mit dem grünen Hacken 3. Fügen Sie der Maßnahme alle für das Verfahren benötigten Ressourcen (Mitarbeiter, Fahrzeug, Betriebsmittel) hinzu. 4. Optional weitere Felder ausfüllen. Bitte beachten Sie hierzu unsere nachfolgenden TIPPS. 5. Klicken Sie auf Speichern. TIPPS Nutzen Sie Quersprünge um fehlende Stammdaten schnell nachzutragen. Lesen Sie hierzu: Quersprünge in AO Agrar-Office verwenden Beachten Sie die Optionen im Auswahlfeld Buchungsautomat. Informationen zum Buchungsautomaten erhalten Sie über die Funktion Erläuterung. Der Buchungsautomat schlägt immer die zuletzt gewählten Ressourcen vor. Tragen Sie bei Fläche in ha nur die Fläche ein, die Sie tatsächlich bearbeiten. Weisen Sie der Maßnahme einen Gesamtpreis Kosten in /ha zu. Beispiele: Sie lassen für 65,- /ha Lohndreschen, dann geben Sie hier einfach 65 ein und fügen unten den Verantwortlichen (Fahrer) ohne Kosten ein. Sie lassen zwar Lohndreschen, fahren aber das Getreide selber ab. Geben Sie hier die 65 für den Lohndrusch ein. Unten tragen Sie Ihre Maschinen und Ihre Arbeitskraft mit Kosten ein. Sie wollen alle Kosten (auch Fahrer und Lohnmähdrescher) unten in der Buchung einzeln erfassen: Dann lassen Sie dieses Feld leer. Sie können Lagerbuchungen direkt in der Maßnahmenerfassung erledigen TIPPS für die Freischaltung Faktura: - 5 -

6 Falls Sie eine Rechnung schreiben wollen, tragen Sie die entsprechenden Angaben ( Auftraggeber, Wirtschaftsjahr, Erlös in ) ein. Falls Sie für Ihre Kunden ein Dieselbuch erstellen möchten, muss in den Maßnahmen die Ressource Diesel gebucht werden! Weiterführende oder verwandte Themen: Quersprünge in AO Agrar-Office verwenden Stammdaten in AO Agrar-Office verwalten Rechnungen in AO Agrar-Office erstellen Erstellung eines Dieselbuches in AO Agrar-Office Aufträge von AO Agrar-Office auf einen Bordcomputer übertragen" Lagerbuchungen aus Maßnahmenerfassung erstellen - 6 -

7 Artikel nachträglich zu Maßnahmen hinzufügen Sie haben eben die Möglichkeit entdeckt für Ihre Kunden ein Dieselbuch auszudrucken? Sie stellten aber fest, dass Sie die obligatorische Angabe der Ressource Diesel in vielen Maßnahmen nicht gebucht haben? Kein Problem. AO Agrar-Office macht das für Sie nachträglich! Ziel der Anleitung Nachträglich das Betriebsmittel Diesel zu einer Maßnahme hinzufügen. Betrifft Diese Funktion ist Bestandteil in der Freischaltung: ab LU Standard Voraussetzung gebuchte Maßnahmen sind angelegt in den gebuchten Maßnahmen fehlt die gewünschte Ressource, z.b. das Betriebsmittel Diesel Stammdaten vorbereiten Gehen Sie wie folgt vor: 1. Klicken Sie im Menü Stammdaten auf "Arbeitsverfahren" 2. Öffnen Sie ein Verfahren in der Detailansicht 3. Fügen Sie die benötigte Ressource ein 4. Tragen Sie einen Standardwert für diese Ressource ein 5. Bestätigen Sie Ihre Eingaben mit dem grünen Haken - 7 -

8 Artikel zu Maßnahmen hinzufügen Gehen Sie wie folgt vor: 1. Klicken Sie im Menü Extras unter Mengen u. Preisabgleich auf "fehlende Artikel in Verfahren" 2. Ergänzen Sie entweder die gesamte Menge je Maßnahme oder einen Durchschnittswert je VE (=Verfahrenseinheit) 3. Klicken Sie auf "Speichern" (Diskettensymbol in der Befehlsleiste) 4. Bestätigen Sie Ihre Eingaben mit "Ja" - 8 -

9 Weiterführende oder verwandte Themen: finden Sie unter webhelp.eurosoft.de Erstellung eines Dieselbuches in AO Agrar-Office - 9 -

10 Rechnungen in AO Agrar-Office erstellen Sie möchten schnell und einfach mit Ihren Kunden abrechnen? Mit der Faktura in AO Agrar-Office gelingt Ihnen diese Aufgabe im Handumdrehen. Sie können in der Faktura Rechnungen entweder direkt aus Stammdaten (Arbeitsverfahren, Artikel...) oder aus gebuchten Maßnahmen erstellen. Ziel der Anleitung Beschreibung der zwei Möglichkeiten eine Rechnung zu erstellen Tipp: Beachten Sie auch das Thema "Programmeinstellungen von AO Agrar-Office" Betrifft Diese Funktion ist Bestandteil in der Freischaltung: ab Faktura Möglichkeit 1: Rechnung (Angebot) aus Stammdaten Gehen Sie wie folgt vor: 1. Wechseln Sie in den Arbeitsbereich Faktura 2. Klicken Sie auf "R" (Rechnung) zum Erstellen einer neuen Rechnung 3. Füllen Sie alle Pflichtfelder (mit * gekennzeichnet) im Reiter Allgemein aus 4. Füllen Sie alle Pflichtfelder unter Kunde/Auftraggeber aus 5. Fügen Sie der Rechnung die gewünschten Positionen (Ressourcen, Verfahren aus Stammdaten) 6. Fügen Sie für den Kunden individuelle Konditionen ein 7. Klicken Sie auf Speichern 8. Drucken Sie die Rechnung aus

11 Möglichkeit 2.1: Rechnung aus gebuchten Maßnahmen (Schnellfaktuierung) Voraussetzung für das Erstellen einer Rechnung aus gebuchten Maßnahmen ist die korrekte Verbuchung einer Maßnahme auf einen Schlag oder sonstigen Arbeitsort: Maßnahmendatum und Wirtschaftsjahr müssen zueinander passen Die Maßnahme muss einen Auftraggeber haben Sie können eine Rechnung direkt aus der Detailansicht der Maßnahme erstellen. Klicken Sie in der Befehlsleiste einfach auf Rechnung und bestätigen Sie Ihre Auswahl mit dem grünen Haken. Die erstellte Rechnung wird in der Faktura abgelegt

12 Möglichkeit 2.2: Rechnung aus gebuchten Maßnahmen Wenn Sie mehrere Maßnahmen zu einer Rechnung zusammenfassen wollen, ist eine weitere Möglichkeit in der Faktura die für den Kunden verbuchten Maßnahmen auszuwählen: Gehen Sie wie folgt vor: 1. Wechseln Sie in den Arbeitsbereich Faktura 2. Klicken Sie auf "R" (Rechnung) zum Erstellen einer neuen Rechnung 3. Füllen Sie alle Pflichtfelder (mit * gekennzeichnet) im Reiter Allgemein 4. Füllen Sie alle Pflichtfelder unter Kunde/Auftraggeber aus 5. Fügen Sie der Rechnung die gewünschten Positionen (Maßnahme für Anbau oder sonstige Arbeitsorte einfügen) ein 6. Wählen sie im erscheinden Filter die gewünschten Maßnahmen aus. 7. Fügen Sie für den Kunden individuelle Konditionen ein 8. Klicken Sie auf Speichern 9. Drucken Sie die Rechnung aus. Möglichkeit 3: Sammelfakturierung Wenn Sie auf Schlägen von verschiedenen Kunden gebuchte Maßnahmen fakturieren möchten, gibt es eine komfortable Lösung: die Sammelfakturierung. Gehen Sie wie folgt vor: 1. Öffnen Sie die Faktura und klicken Sie in der Befehlsleiste der Satzliste auf das Summensymbol für die Sammelfakturierung (ein Dialogfenster öffnet sich) 2. Legen Sie den Zeitraum der zu fakturierenden Maßnahmen fest

13 3. Legen Sie die gewünschte Gruppierung fest 4. Geben Sie das Rechnungsdatum an 5. Wählen Sie oben rechts die gewünschten Kunden aus 6. Wählen sie die gewünschten Maßnahmen des oben makierten Kunden aus 7. Bestätigen Sie Ihre Eingaben mit dem grünen Haken Weiterführende oder verwandte Themen: finden Sie unter webhelp.eurosoft.de Ein Arbeitsverfahren in AO Agrar-Office anlegen Maßnahmen in AO Agrar-Office erfassen Programmeinstellungen von AO Agrar-Office" Das Rechnungsausgangsbuch in AO Agrar-Office Zahlungserfassung in AO Agrar-Office Mahnungen für noch offene Rechnungen in AO Agrar-Office erstellen Ein/e Angebot/Gutschrift in AO Agrar-Office erstellen Lieferscheine in AO Agrar-Office erstellen

14 Ein Arbeitsverfahren in AO Agrar-Office anlegen Arbeitsverfahren (wie z.b. das Verfahren "Pflügen" in der Maßnahmenart "Bodenbearbeitung") können entweder direkt in den Maßnahmen erstellt werden oder in den Stammdaten unter Arbeitsverfahren angelegt werden. Ziel der Anleitung Korrektes Erstellen von Arbeitsverfahren in den Stammdaten. Öffnen des Eingabefenster Gehen Sie wie folgt vor: 1. Klicken Sie im Menü Stammdaten auf Arbeitsverfahren 2. Klicken Sie in der Befehlsleiste auf "Neue aktivieren" 3. Wählen Sie ein passendes Arbeitsverfahren aus oder 4. Legen Sie ein neues Arbeitsverfahren an: Klicken Sie auf "Neu"

15 Ein neues Arbeitsverfahren anlegen Gehen Sie wie folgt vor: 1. Wählen Sie eine Maßnahmenart aus 2. Wählen Sie einen Namen für Ihr Verfahren 3. Wählen Sie für die Rechnungsstellung relevante Optionen [OPTIONAL] 4. Fügen Sie für das Verfahren notwendige Ressourcen ein 5. Bestätigen Sie Ihre Eingaben mit dem grünen Haken

16 TIPPS für die Freischaltung Faktura In den Arbeitsverfahren sollten Sie bereits für die Rechnung relevante Angaben machen. Diese Werte werden Ihnen dann bei der Rechnungsstellung vorgeschlagen. Zeit die Sie hier investieren, sparen Sie später vielfach ein! Wenn Sie ein Dieselbuch erstellen möchten, dann muss in den Verfahren "Diesel" als Ressource mitangelegt werden! (Ein Dieselbuch kann nur für fakturierte Maßnahmen erstellt werden) Weiterführende oder verwandte Themen: finden Sie unter webhelp.eurosoft.de

17 Stammdaten in AO Agrar-Office verwalten Quersprünge in AO Agrar-Office verwenden Maßnahmen in AO Agrar-Office erfassen Rechnungen in AO Agrar-Office erstellen Erstellung eines Dieselbuches in AO Agrar-Office

18 Copyright Dieses Handbuch wurde erstellt und gestaltet mit MadCap Flare für Windows. Copyright 2006 by LAND-DATA EUROSOFT GmbH & Co KG Rennbahnstraße Pfarrkirchen Deutschland Alle Rechte vorbehalten. Kein Teil dieses Buches darf in irgendeiner Form (Druck, Fotokopie oder einem anderen Verfahren) ohne schriftliche Genehmigung der LAND-DATA EUROSOFT GmbH & Co KG reproduziert oder unter Verwendung elektronischer Systeme bearbeitet, vervielfältigt oder verbreitet werden. Wichtiger Hinweis Alle technischen Angaben und Programme in dieser Dokumentation wurden von den Autoren mit größter Sorgfalt erarbeitet bzw. zusammengestellt und unter Verwendung wirksamer Kontrollmaßnahmen reproduziert. Trotzdem sind Fehler nicht ganz auszuschließen. LAND-DATA EUROSOFT GmbH & Co KG sieht sich deshalb gezwungen, darauf hinzuweisen, dass weder eine Garantie, noch die juristische Verantwortung oder irgendeine Haftung für Folgen, die auf fehlerhafte Angaben im Programm bzw. der Beschreibung zurückgehen, übernommen werden kann. Für die Mitteilung eventueller Fehler sind die Autoren jederzeit dankbar (Mail: info@agrar-office.de). Die Produkte der LAND-DATA EUROSOFT GmbH & Co KG unterliegen einer ständigen Weiterentwicklung. Programmtechnische Änderungen sind deshalb vorbehalten. Wir weisen daraufhin, dass die in der Dokumentation verwendeten Soft- und Hardwarebezeichnungen sowie die Markennamen der jeweiligen Firmen im Allgemeinen warenzeichen-, marken- oder patentrechtlichem Schutz unterliegen. Ihnen soll dieses Programm im Arbeitsalltag helfen, relevante Daten schnell und problemlos zu erfassen, die geforderten Formulare zu erstellen und richtige Entscheidungen zu treffen. Wir werden diese Ziele nicht aus den Augen verlieren

19 Impressum Herausgeber: LAND-DATA EUROSOFT GmbH & Co. KG Rennbahnstraße Pfarrkirchen Tel.: Fax.: info@eurosoft.de Geschäftsführung: LAND-DATA EUROSOFT GmbH & Co. KG Dipl. Wirt. Ing. (FH) Bernhard Stüwe Dipl. Ing. agr. Harald Köhler Handelsregister: AG Landshut HRB 8126 USt-IdNr.: DE Gebrauchsnamen, Handelsnamen, Warenbezeichnungen und dergleichen, die ohne besondere Kennzeichnung aufgeführt sind, berechtigen nicht zu der Annahme, dass solche Namen ohne weiteres von jedem benutzt werden dürfen. Vielmehr kann es sich auch dann um gesetzlich geschützte Warenzeichen handeln. Alle Rechte, auch die des Nachdrucks, der Wiedergabe in jeder Form und der Übersetzung in andere Sprachen, behält sich der Urheber vor. Es ist ohne schriftliche Genehmigung des Urhebers nicht erlaubt, die Inhalte oder Teile daraus auf fotomechanischem Weg (Fotokopie, Mikrokopie) zu vervielfältigen oder unter Verwendung elektronischer bzw. mechanischer Systeme zu speichern, systematisch auszuwerten oder zu verbreiten (mit Ausnahme der in den 53,54 UrhG ausdrücklich genannten Sonderfälle). Waren diese Informationen hilfreich für Sie? Wenn nicht, dann lassen Sie es uns wissen! Senden Sie uns eine Mail mit dem Betreff "Hilfesystem" an info@eurosoft.de