Partner unterstützt und bereichert globale Teams durch Online-Communitys

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1 Anwenderbericht Partner unterstützt und bereichert globale Teams durch Online-Communitys avodaq setzt Cisco Collaboration-Suite, einschließlich Enterprise Social Software, IM und Presence, TelePresence und Webkonferenzen, ein. ZUSAMMENFASSUNG Kundenname: avodaqag Branche: Anbieter für IT-Services Standort: Hamburg, Deutschland Anzahl der Mitarbeiter: 90 HERAUSFORDERUNGEN Leistungsoptimierung der verteilten Belegschaft Gemeinsame Nutzung von Dokumenten und Informationen Effizienzsteigerung von mobilen Mitarbeitern und Verringerung der Reisekosten LÖSUNG Aufbau virtueller Communitys, über die Mitarbeiter dank Cisco WebEx Social Inhalte, Informationen und Updates abrufen und gemeinsam nutzen können Zusammenarbeit in Echtzeit mit Kunden und externen bzw. mobilen Mitarbeitern unter Einsatz von Cisco WebEx und Jabber Persönliche Interaktion mit Mitarbeitern und Kunden unabhängig vom Standort durch Cisco TelePresence ERGEBNISSE Bessere Reaktionsfähigkeit von verteilten Belegschaften durch schnelleren Zugang zu Experten und Informationen Handlungsfähigere mobile Mitarbeiter Vermeidung von 100 Geschäftsreisen pro Jahr, dadurch Einsparungen von ca USD ohne Einbußen in Bezug auf das persönliche Anwendererlebnis Herausforderung Die avodaq AG wurde 1997 gegründet und ist ein Cisco Gold Certified Partner und Master Partner im Bereich Unified Communications. Sie bietet Services in den Bereichen Planung, Design, Implementierung, Betrieb, Optimierung und Schulung. Das Unternehmen zeichnet sich durch umfassende Erfahrungen im technischen Bereich aus (13 CCIE -Techniker) und hebt sich auch durch seine Konzentration auf die Verbesserung der Kundenzufriedenheit von seinen Mitbewerbern ab. avodaq erhielt von Cisco für den Einsatz der Cisco Unified Communications Manager Versionen 6, 7 und 8 die Auszeichnung als bester Early- Field-Trial-Partner. Genau wie seine Kunden möchte auch avodaq die Leistung seiner auf unterschiedliche Standorte verteilten Projektteams verbessern. Nur etwa die Hälfte der 90 Mitarbeiter arbeitet im Hauptsitz in Hamburg. Der Rest ist auf drei weitere Büros in Deutschland und eines in Singapur verteilt. Viele Mitarbeiter arbeiten teilweise oder vollständig im Home Office. Um die Anforderungen der auf verschiedene Standorte verteilten und mobilen Mitarbeiter erfüllen zu können, hat sich die Arbeitsumgebung bei avodaq in den letzten Jahren weiterentwickelt. So befindet sich beispielsweise an jedem Standort ein Cisco TelePresence -System TX1300 sowie Cisco TelePresence Desktop- Systeme, die eine realitätsnahe Kommunikation ermöglichen. Unter Einsatz von Cisco WebEx Meeting Center können Mitarbeiter und Kunden online zusammenarbeiten, und mithilfe von Cisco Jabber nutzen die Mitarbeiter Presence- und Instant Messaging-Funktionen. Eine entscheidende Komponente fehlte aber noch. Es gab keine zufriedenstellende Methode für den uneingeschränkten Zugriff auf relevante projektbezogene Dateien und Informationen für alle Mitglieder eines virtuellen Teams, so Andreas Kusch, Vorstandsvorsitzender der avodaqag. Die Dokumente verteilten sich meist auf unterschiedliche Standorte oder befanden sich auf den Festplatten einzelner Teammitglieder. Somit war es schwierig, alle projektspezifischen Informationen ausfindig zu machen. Wir erkannten die Notwendigkeit einer unternehmensweiten Collaboration-Plattform mit Social Networking-Funktionen, damit unsere Mitarbeiter schnell und einfach auf Informationen und Fachwissen zugreifen und somit die Teamleistung und Kundenzufriedenheit steigern konnten, sagt Kusch Cisco und/oder Partnerunternehmen. Alle Rechte vorbehalten. Dieses Dokument enthält öffentliche Informationen von Cisco. Seite 1 von 5

2 Lösung Unter Einsatz von Cisco WebEx Social können die Mitarbeiter Communitys erstellen, über die sie wichtige Dokumente und Informationen ganz einfach austauschen. Die Cisco WebEx Social Collaboration-Plattform wird an allen fünf Standorten für das Projektmanagement, den Kundensupport und Informationsaustausch genutzt. Projektmanagement: Die Mitglieder der Projektteams werden Teil einer Cisco WebEx Social-Community, um unabhängig vom Standort Dokumente, aktuelle Informationen, Blogs und Wikis gemeinsam zu nutzen, so Manuel Michel, Lösungsarchitekt bei avodaq. Durch die Konsolidierung sämtlicher Informationen können auch praktische Suchfunktionen genutzt werden. In Cisco Jabber können Presence-Informationen der einzelnen Teammitglieder überprüft werden und mit wenigen Mausklicks eine IM-Sitzung oder eine WebEx Konferenz gestartet werden. Mithilfe von Diskussions-Threads lässt sich die Kommunikation besser nachverfolgen als über Gruppen- s, und durch die Erstellung einer Merkliste erhalten alle Teammitglieder Benachrichtigungen zu den neuesten Projektentwicklungen. Kundensupport: Die Techniker im Service Center von avodaq haben eine Cisco WebEx Social-Community für die virtuelle Teamkommunikation, Diskussionsforen und Wikis erstellt. Durch die gemeinsame Nutzung der Informationen und Dokumente lässt sich die Kundenzufriedenheit verbessern. Wissensaustausch: Auch das IT-Team von avodaq verfügt über eine eigene WebEx Social-Community für den Austausch von Know-how, Dokumentationen und Verfahren. Das Team hat seine Community in das interne IT-Ticketsystem integriert, wodurch die Techniker nun nicht mehr zwischen zwei Oberflächen hin und her wechseln müssen. Dank der flexiblen Suchoptionen in Cisco WebEx Social können die Vertriebs- und Service Center-Mitarbeiter im Handumdrehen alle Informationen zu einem bestimmten Aspekt eines Projekts finden. Je schneller ein Dokument oder eine Antwort gefunden wird, desto höher steigt auch die Produktivität und Effizienz und die Reaktionszeiten verkürzen sich. Manuel Michel, Lösungsarchitekt für Enterprise Social Software, avodaqag Cisco WebEx Social ist die neueste Komponente der Cisco Collaboration-Anwendungen bei avodaq. An jedem Standort von avodaq befindet sich bereits mindestens ein Cisco TelePresence TX1300-System, das Mitarbeitern und Kunden eine effektive und realitätsnahe Kommunikation ermöglicht. Die CCIEs von avodaq können unabhängig vom Standort des Kunden persönliche Gespräche führen, ohne dabei vor Ort anwesend sein zu müssen, was wertvolle Zeit einspart. Vorstandsvorsitzender Andreas Kusch schätzt, dass er etwa die Hälfte des Tages mit dem Cisco TelePresence EX-90-System arbeitet, z. B. um Bewerbungsgespräche zu führen, Mitarbeiterbeurteilungen durchzuführen und Gespräche mit Kunden zu führen. Früher war ich sehr oft auf Reisen oder musste Bewerber nach Hamburg einladen, erzählt er. Dank Cisco TelePresence kann ich allein für Bewerbungsgespräche jährlich 15 Reisen einsparen, und ich habe bereits mehr als fünf Mitarbeiter eingestellt, ohne dass dafür Reisekosten entstanden wären Cisco und/oder Partnerunternehmen. Alle Rechte vorbehalten. Dieses Dokument enthält öffentliche Informationen von Cisco. Seite 2 von 5

3 avodaq führt mithilfe der Cisco TelePresence-Technologie auch Aktionärsversammlungen durch, wobei ein Bildschirm für die Videoübertragung und ein weiterer für Präsentationen zum Einsatz kommen. Die Vorstandsmitglieder und Partner müssen lediglich den nächstgelegenen avodaq Standort aufsuchen, um an einer Sitzung teilzunehmen. Webkonferenzen sind ein weiterer wichtiger Bestandteil des täglichen Geschäfts bei avodaq. Die Vertriebsmitarbeiter und Service Center-Techniker des Unternehmens führen über das Cisco WebEx Meeting Center Gespräche mit Kunden und geben ihre Desktops frei. Nach einer WebEx Sitzung mit einem Kunden veröffentlichen unsere Service Center-Techniker Updates in der Cisco WebEx Social-Community, sodass jedes Teammitglied über die aktuellen Informationen verfügt, so Michel. Die Audioübertragung bei einer Cisco WebEx Sitzung steuert avodaq über Cisco Unified MeetingPlace, das vollständig in WebEx integriert ist. Durch die Nutzung von Cisco Jabber für Windows, Mac und iphone zur Bereitstellung von Presence- und Instant Messaging-Funktionen konnte avodaq die Effizienz der virtuellen Teams weiterhin steigern. Ich habe mit einem Mitarbeiter im Auslandseinsatz in Hongkong gechattet, und mit einem einzigen Mausklick konnte ich eine WebEx Sitzung mit Video- und Webkonferenz-Funktionen starten, erklärt Kusch. Dank der Intra-Domain Presence- Verbundfunktion können die Mitarbeiter auch die Presence-Informationen ihrer Cisco Kontakte einsehen. Und mithilfe der Cisco Intercompany Media Engine können die avodaq Mitarbeiter bei Gesprächen mit Cisco und anderen Partnern die Rückruf- und Videofunktionen von Cisco Unified Communications Manager verwenden. Dank Cisco TelePresence kann ich allein für Bewerbungsgespräche jährlich 15 Reisen einsparen, und ich habe bereits mehr als fünf Mitarbeiter eingestellt, ohne dass dafür Reisekosten entstanden wären. Andreas Kusch, Vorstandsvorsitzender, avodaqag Da die Cisco Unified Communications- und Collaboration-Anwendungen auf Cisco Unified Computing System (UCS ) B200 M2 Blade-Servern gehostet werden, kann avodaq außerdem Platz im Rechenzentrum sparen und den Strom- und Kühlbedarf senken. Die Rezeptionisten in allen Büros arbeiten an virtuellen Desktops, die auf dem System gehostet sind. Dadurch werden die Kosten für das Patching und Aktualisieren der einzelnen Desktops beseitigt. Nach einer WebEx Sitzung mit einem Kunden veröffentlichen unsere Service Center-Techniker Updates in der Cisco WebEx Social-Community, sodass jedes Teammitglied über die aktuellen Informationen verfügt. Manuel Michel, Lösungsarchitekt für Enterprise Social Software, avodaqag 2012 Cisco und/oder Partnerunternehmen. Alle Rechte vorbehalten. Dieses Dokument enthält öffentliche Informationen von Cisco. Seite 3 von 5

4 Ergebnisse Verbesserte Effizienz verteilter Belegschaften Cisco WebEx Social unterstützt die Mitglieder der avodaq-projektteams bei der effizienten Zusammenarbeit von jedem beliebigen Standort aus. Dank der flexiblen Suchoptionen in Cisco WebEx Social können die Vertriebs- und Service Center-Mitarbeiter im Handumdrehen alle Informationen zu einem bestimmten Aspekt eines Projekts finden, so Michel. Je schneller ein Dokument oder eine Antwort gefunden wird, desto höher steigt auch die Produktivität und Effizienz und die Reaktionszeiten verkürzen sich. Darüber hinaus haben wir viele Mitarbeiter, die im Home Office arbeiten. WebEx Social ermöglicht ihnen eine nahtlose Zusammenarbeit und lassen sie sich stärker mit dem Unternehmen verbunden fühlen. Handlungsfähigere mobile Mitarbeiter Alle avodaq Mitarbeiter besitzen ein iphone. Viele nutzen auch ein ipad oder das Cisco Cius für die mobile Zusammenarbeit. Mithilfe von Cisco Jabber können die Mitarbeiter ihre Mobilgeräte wie Cisco Unified IP-Telefone verwenden und Anrufe von ihrer Büronummer tätigen oder empfangen, Instant Messages an jeden in der Kontaktliste des Unternehmens versenden und die Vorteile von Visual Voic genießen. Über die Cisco WebEx App können sie mit einer einzigen Berührung des Bildschirms von überall und über jedes Gerät an Meetings teilnehmen. Return on Investment Cisco Unified Communications und die Collaboration-Anwendungen haben sich innerhalb kürzester Zeit amortisiert: Reduzierung des Reiseaufwands: Dank der realitätsnahen Kommunikation mithilfe der Cisco TelePresence-Technologie müssen wir nicht mehr so häufig reisen, sagt Kusch. Ich schätze, wir sparen uns pro Jahr 100 Reisen und damit etwa USD. Einsparungen bei Audiokonferenzen: avodaq nutzt die Vorteile von Cisco Unified Communications, um die Kosten für Audiokonferenzen durch die Verknüpfung mit Cisco Unified MeetingPlace zu reduzieren. Das bereits vollständig in Cisco WebEx integrierte Cisco Unified MeetingPlace senkt die Kosten für die Audioübertragung der Cisco WebEx Sitzungen wesentlich. Optimierte Teamleistung: Durch Cisco WebEx Social und Jabber können die Vertriebsmitarbeiter und Techniker schneller auf Informationen und Fachwissen zugreifen. Somit gewährleistet avodaq weiterhin eine kontinuierlich hohe Kundenzufriedenheit, die sie seit jeher zu einem branchenführenden Unternehmen macht. Niedrigere Supportkosten: Durch die Konsolidierung mehrerer Collaboration-Tools in WebEx Social können die Anwendungs-, Support- und Serverkosten reduziert werden. Gleichermaßen hat die Konsolidierung sämtlicher Collaboration-Server auf dem Cisco Unified Computing System für einen geringeren Platzbedarf im Rechenzentrum und einen geringeren Strom- und Kühlbedarf gesorgt Cisco und/oder Partnerunternehmen. Alle Rechte vorbehalten. Dieses Dokument enthält öffentliche Informationen von Cisco. Seite 4 von 5

5 PRODUKTLISTE Unified Communications Cisco Unified Communications Manager 8.6 Cisco Prime Unified Operations Manager Cisco Prime Unified Service Monitor Cisco Intercompany Media Engine Cisco Unified IP-Telefone der Serie 6900, 7900, 8900 und 9900 Cisco Unified Wireless-IP-Telefone 7921G, 7925G Cisco Cius Kundenservice Cisco Unified Contact Center Express Collaboration-Anwendungen Cisco WebEx Social Cisco Jabber für iphone Cisco Jabber IM für BlackBerry Cisco Jabber für Windows Cisco Jabber für Mac Cisco Unity Connection Cisco Unified MeetingPlace Cisco Unified Video Conferencing Cisco WebEx Meeting Center Cisco WebEx Training Center Cisco WebEx Support Center TelePresence Cisco TelePresence System 1300, MX200, EX90, 1090 Cisco TelePresence Video Communication Server Rechenzentrum Cisco UCS B200 M2 Blade-Server Optimierter Vertrieb durch direkte Zusammenarbeit Durch die interne Verwendung der Collaboration-Tools von Cisco, können die Vertriebsmitarbeiter von avodaq aussagekräftige Angaben zu Produktivitätssteigerungen durch die Tools machen. Unsere Kunden sind ganz begeistert, wenn ich Jabber verwende, sagt Kusch. Ich verfüge über eine vollständige Suite an Kommunikations-Tools (Presence-, Chat- und integrierte Videofunktion) über nur eine Schnittstelle, was wirklich sehr praktisch ist. Das nenne ich eine komfortable Arbeitsumgebung. avodaq hat kürzlich einen Vertrag mit der Bank am Bellevue aus Zürich abgeschlossen. Die Bank verfügt über etwa die gleiche Anzahl an Mitarbeitern wie avodaq und hat auch ähnliche Geschäftsziele: die optimierte Zusammenarbeit von Teams aus verschiedenen Abteilungen. Eine konkrete geschäftliche Herausforderung der Bank war die effektive Freigabe von 1000 neuen Dateien im Monat, die vom Ressourcen-Management der Bank erstellt wurden, erzählt Michel. Eine -Anwendung ist in diesem Fall kein sehr nützliches Collaboration-Tool. Wir haben von unserer eigenen Erfahrung mit Cisco WebEx Social erzählt, um die Vorteile bei der Dateifreigabe hervorzuheben. avodaq hat der Bank am Bellevue auch Planungs-, Implementierungs- und Schulungsservices sowie First-Level-Support und ein angepasstes webbasiertes Front-End für WebEx Social geboten, das über das gleiche Design wie die Website der Bank verfügt. Nächste Schritte Im Zuge steigender Anforderungen und neuer Anwendungsfälle für Cisco WebEx Social und die Videolösungen von Cisco, fügt avodaq seiner bestehenden Lösungen stetig neue Collaboration-Anwendungen hinzu. Aktuell möchte das Unternehmen Cisco Unified Contact Center Express, das derzeit zur Entwicklung von Kundenskripten eingesetzt wird, zur Verbesserung der Kundenerfahrung im Service Center nutzen. Weitere Informationen Weitere Informationen zu Cisco Collaboration erhalten Sie unter Wenn Sie an Diskussionen teilnehmen und Best Practices weitergeben möchten, besuchen Sie folgende Website: Hauptgeschäftsstelle Nord- und Südamerika Cisco Systems, Inc. San Jose, CA Hauptgeschäftsstelle Asien-Pazifik-Raum Cisco Systems (USA) Pte. Ltd. Singapur Hauptgeschäftsstelle Europa Cisco Systems International BV Amsterdam, Niederlande Cisco verfügt über mehr als 200 Niederlassungen weltweit. Die Adressen mit Telefon- und Faxnummern finden Sie auf der Cisco Website unter Cisco und das Cisco Logo sind Marken bzw. eingetragene Marken von Cisco Systems, Inc. und/oder Partnerunternehmen in den Vereinigten Staaten und anderen Ländern. Eine Liste der Cisco Marken finden Sie unter Die genannten Marken anderer Anbieter sind Eigentum der jeweiligen Inhaber. Die Verwendung des Begriffs Partner impliziert keine gesellschaftsrechtliche Beziehung zwischen Cisco und anderen Unternehmen. (1110R) Gedruckt in den USA C / Cisco und/oder Partnerunternehmen. Alle Rechte vorbehalten. Dieses Dokument enthält öffentliche Informationen von Cisco. Seite 5 von 5

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