ERLÄUTERUNG. zu den Richtlinien über die Genehmigung von Dienstreisen. der Bediensteten der TU Kaiserslautern

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1 ERLÄUTERUNG zu den Richtlinien über die Genehmigung von Dienstreisen der Bediensteten der TU Kaiserslautern Erl. zu Teil A (Allgemeine Bestimmungen) 1. Begriffsmerkmale "Dienstreise" Dienstreisen sind Reisen, die a) "zur Erledigung von Dienstgeschäften" notwendig sind und b) zu einem Ort "außerhalb der Dienststätte" führen, wobei die Reisen c) von der "zuständigen Stelle" d) "schriftlich angeordnet oder genehmigt" sein müssen, wenn die Dienstreise nicht am Dienst- oder Wohnort stattfindet. zu a) Dienstgeschäft als Reiseanlass Der Begriff des Dienstgeschäftes knüpft an das konkrete Amt im funktionellen Sinne an. Als Dienstgeschäft sind demnach bei einem Beamten die ihm in seinem konkreten Amt zur unmittelbaren Erledigung übertragenen Dienstaufgaben anzusehen. Die dienstlichen Aufgaben eines Hochschullehrers (Prof. und Juniorprof.) z. B. sind allgemein in 48 Hochschulgesetz (HochSchG) beschrieben; sie werden durch die Berufungsvereinbarung auf ein bestimmtes Fach konkretisiert. Als Abgrenzungskriterium, was zur dienstlichen Tätigkeit zählt und damit in die Risikosphäre des Dienstherrn fällt, hat die Rechtsprechung folgenden Grundsatz entwickelt: "Die Verrichtungen des Beamten müssen ihre wesentliche Ursache in den Erfordernissen seines Dienstes haben und in ihrer gesamten Eigenart durch sie geprägt sein; Verrichtungen, die von ihrem Charakter her ein mehr dem privaten Leben zugehörendes Ereignis darstellen, zählen nicht zum dienstlichen Bereich." zu b) außerhalb der Dienststätte Dienststätte ist die Dienststelle, bei der die Bediensteten überwiegend ihren Dienst zu verrichten haben (also in der Regel die TU). Das Dienstgeschäft muss bei dem Begriff der Dienstreisen außerhalb des Dienststätte erledigt werden. Den Ort, an dem das Dienstgeschäft zu erledigen ist, bezeichnet das Landesreisekostengesetz (LRKG) als "Geschäftsort". zu c) Zuständige Stelle Zuständige Stelle ist der Präsident der TU Kaiserslautern, der seine Zuständigkeit teilweise übertragen hat (s. Teil B der Richtlinien).

2 - 2 - zu d) Anordnung oder Genehmigung einer Reise Nach 2 Abs. 2 LRKG liegt eine Dienstreise im Sinne dieses Gesetzes nur vor, wenn sie von der zuständigen Stelle schriftlich angeordnet oder genehmigt ist (bei: Dienstreisen am Dienst- oder Wohnort ist auch die mündliche Anordnung oder Genehmigung ausreichend). Die "schriftliche" Anordnung oder Genehmigung ist ein immanenter Bestandteil des Begriffs der Dienstreise; sie ist auch eine Voraussetzung für die Entstehung des Anspruchs auf Reisekostenvergütung. Eine in einem dringenden Fall lediglich mündlich erteilte Anordnung oder Genehmigung bedarf daher stets der schriftlichen Bestätigung. Die Genehmigung ist die "beamtenrechtliche Berechtigung", den Dienstort zur Erledigung eines auswärtigen Dienstgeschäftes zu verlassen. Drittmittelforschung gem. 14 Hochschulgesetz (HochSchG) zählt ebenfalls zu den Dienstaufgaben. Daher unterliegen auch Dienstreisen, die im Rahmen von solchen Forschungsvorhaben durchgeführt werden, der Anzeige- bzw. Genehmigungspflicht. Aus dem Begriff der "Anordnung" folgt, dass diese vor Antritt der Reise vorliegen muss. Auch die Genehmigung eines Dienstreiseantrages ist vor der Reise zu erteilen. Eine nachträgliche schriftliche Erteilung der Genehmigung wird ausnahmsweise und nur dann für zulässig gehalten, wenn das Dienstgeschäft so eilig ausgeführt werden musste, dass eine vorherige schriftliche Genehmigung nicht mehr eingeholt oder lediglich fernmündlich gegeben werden konnte. Anträge auf Genehmigung von Dienstreisen sind der zuständigen Stelle rechtzeitig vorzulegen. Rechtzeitig vorlegen heißt, dass die Anträge mindestens 1 Woche vor Reisebeginn bei der zuständigen Stelle eingegangen sein müssen, damit die erforderliche Prüfung erfolgen kann, notwendige Rückfragen vorgenommen und evtl. Unklarheiten beseitigt werden können. Der Dienstreisende hat sich vor Antritt der Reise davon zu überzeugen, dass die Genehmigung erteilt ist. Will der Bedienstete die Dienstreise mit einem Urlaub verbinden, so hat er dies der zuständigen Stelle rechtzeitig mitzuteilen. Dienstort ist die politische Gemeinde Kaiserslautern; von diesem Begriff wird damit das gesamte Stadtgebiet erfasst (Beispiel: Eine Fahrt zur Erledigung eines Dienstgeschäftes beim Technologiezentrum in Siegelbach - Stadtgebiet Kaiserslautern - ist damit eine Dienstreise am Dienstort). Wohnort ist die politische Gemeinde in der der Bedienstete tatsächlich wohnt.

3 Beschränkung auf das unumgänglich notwendige Maß Die für Dienstreisen zur Verfügung stehenden Haushaltsmittel sind nach 7 Abs. 1 LHO und 3 LRKG so wirtschaftlich und sparsam wie möglich zu verwenden. Dieser Grundsatz ist nicht nur bei der Entscheidung über die Anordnung oder Genehmigung einer Dienstreise zu beachten, sondern auch bei ihrer Ausführung. Daher ist die dienstliche Reisetätigkeit auf das unumgänglich notwendige Maß zu beschränken. Dieser Grundsatz, dass die Reise zur Erledigung eines Dienstgeschäfts notwendig sein muss, weil der angestrebte Zweck nicht auf andere Weise mit geringerem Kostenaufwand (z. B. durch Schriftwechsel, Ferngespräch usw.) erreicht werden kann, ist sowohl von dem Dienstreisenden als auch von der genehmigenden Stelle zwingend zu beachten. Hierunter fällt auch die Verpflichtung, mehrere in einem zeitlichen Zusammenhang stehende Dienstgeschäfte an demselben Geschäftsort möglichst miteinander zu verbinden, zusätzliche Anreisetage zu vermeiden und bei Benutzung regelmäßig verkehrender Beförderungsmittel grundsätzlich die Verkehrsverbindung zu wählen, die zeitlich möglichst nahe vor dem Beginn des Dienstgeschäftes liegt bzw. an dessen Ende anschließt. Weiterhin ist die Zahl der an einer Dienstreise teilnehmenden Bediensteten auf das notwendigste Maß zu begrenzen. 4. Inanspruchnahme von Reisekostenmitteln Da mit der Genehmigung einer Dienstreise ein Anspruch auf Reisekostenvergütung entsteht, dürfen Dienstreisen mit Kostenerstattung nur ausgeführt werden, soweit Haushaltsmittel (Landesmittel oder Drittmittel) zur Verfügung stehen. Bei der Antragstellung auf Genehmigung einer Dienstreise ist daher zu bestätigen, dass Haushaltsmittel in dem benötigten Umfange vorhanden sind. Die Genehmigung wird nur im Rahmen der zur Verfügung stehenden Haushaltsmittel erteilt.

4 - 4 - Erl. zu Teil B (Dienstreisen im Inland) Zu I. Vom Rahmen des allgemeinen Dienstreiseverkehrs werden Dienstreisen erfasst, die insbesondere aus folgendem Titel zu vergüten sind: Reisen im allgemeinen Dienstreiseverkehr der Hochschule Zu II. In die Kategorie "Wahrnehmung von Lehr- und Forschungstätigkeit" fallen Dienstreisen von Hochschullehrern (Prof. und Juniorprof.), die insbesondere der Zweckbestimmung der nachstehenden Titel unterliegen: Reisen im Forschungsschwerpunkt Reisen aus Landesmitteln Reisen aus Drittmitteln Diese Reisen gelten allgemein als genehmigt, wenn sie vor Antritt der Reise dem Dekanat schriftlich angezeigt werden. Reisen des Dekans sind dem Prodekan anzuzeigen. Dienstreisen dürfen nur durchgeführt werden, wenn die dienstlichen Aufgaben der Hochschullehrer (Prof. und Juniorprof.) dadurch nicht beeinträchtigt werden. Bei der allgemeinen Genehmigung per Anzeige ist das Dekanat genehmigende Stelle. Danach umfasst das Weisungsrecht der genehmigenden Stelle auch die Befugnis, das zu benutzende Beförderungsmittel zu bestimmen. Soweit dies möglich ist, ist grundsätzlich die Benutzung eines "regelmäßig verkehrenden Beförderungsmittels" anzuordnen. Bei Benutzung eines privaten Kraftfahrzeuges bestehen reisekostenrechtlich folgende Möglichkeiten:

5 Genehmigung zur Benutzung eines privaten Kraftfahrzeuges aus triftigen Gründen Im Hinblick auf evtl. Schadensersatzforderungen ist sorgfältig zu prüfen, ob triftige Gründe eine Genehmigung rechtfertigen. Triftige Gründe können anerkannt werden, wenn a) der Geschäftsort der Dienstreise mit regelmäßig verkehrenden Beförderungsmitteln nicht oder nur schwer erreichbar ist - oder b) der vorgegebene zeitliche Ablauf des Dienstgeschäftes die Benutzung eines regelmäßig verkehrenden Beförderungsmittels nicht zulässt, z. B. wenn der Geschäftsort mit regelmäßig verkehrenden Beförderungsmitteln nicht rechtzeitig erreichbar ist oder c) durch die Benutzung des Kraftfahrzeuges eine erhebliche Zeitersparnis eintritt, die der Erledigung anderer Dienstgeschäfte zugute kommt oder d) durch die Benutzung des Kraftfahrzeuges eine erhebliche Kostenersparnis (z. B. es fahren mehrere Bedienstete zusammen) eintritt oder e) dem Dienstreisenden - wegen des Alters oder einer schweren Behinderung - die Benutzung regelmäßig verkehrender Beförderungsmittel nicht zugemutet werden kann oder f) auf der Dienstreise umfangreiches Aktenmaterial, Gegenstände mit größerem Gewicht (z. B. wiss. Gerät) oder sperrige Sachen mitzuführen sind, die die Benutzung eines regelmäßig verkehrenden Beförderungsmittels unzumutbar machen oder g) die Mitnahme des dienstlichen Gepäcks in regelmäßig verkehrenden Beförderungsmitteln aus anderen Gründen, z. B. wegen des Gesundheitszustandes oder Alters des Dienstreisenden - nicht zuzumuten oder aus dienstlichen Gründen nicht angebracht ist und h) ein eigenes Dienstfahrzeug nicht zur Verfügung steht. 2. Zulassung der Benutzung eines privaten Kraftfahrzeuges aus persönlichen Gründen Auf Antrag des Beamten kann ausnahmsweise aus wichtigen persönlichen Gründen vor Beginn der Dienstreise zugelassen werden, dass diese mit einem privaten Kraftfahrzeug durchgeführt wird. Eine solche Zulassung stellt keine Genehmigung im Sinne des Reisekostenrechts dar. Die Zulassung bedeutet, dass eine Wegstreckenentschädigung von 0,15 EUR je Kilometer gewährt wird und dass bei einem evtl. Unfall dieser grundsätzlich als Dienstunfall anerkannt wird. Ein Ersatz für einen am Pkw entstandenen Sachschaden wird in diesen Fällen jedoch nicht gewährt.

6 Allgemein zu beachtende Bestimmungen bei Benutzung von privaten Kraftfahrzeugen Aus Gründen der allgemeinen Fürsorgepflicht darf den Bediensteten die Genehmigung zur Benutzung eines privaten Kraftfahrzeuges nicht erteilt werden, wenn Fakten erkennbar sind, welche zu einer Gefährdung der Gesundheit der Bediensteten führen können (z. B. Glatteisgefahr oder Überanstrengung). Die Bediensteten sollen sich als Teilnehmer am öffentlichen Verkehr stets vorbildlich verhalten. Alkoholgenuss vor und während der Fahrt ist nicht erlaubt. Die Beachtung der maßgeblichen Vorschriften ist bei allen Dienstfahrten zugleich dienstliche Pflicht. Sicherheitsgurte sind anzulegen, soweit nicht eine Befreiung von der Anlegepflicht erfolgt ist. Bei einem Verkehrsunfall ist 34 StVO zu beachten. Schäden, die anlässlich der Benutzung eines privaten Kraftfahrzeuges aus dienstlichen Gründen eintreten, sind unverzüglich geltend zu machen. Gleichzeitig ist ein Bericht über das Schadensereignis zu fertigen. zu III. Hier sind Dienstreisen von akademischen, studentischen und nichtwissenschaftlichen Mitarbeitern in den Fachbereichen erfasst, die insbesondere aus folgenden Titeln abgerechnet werden können: Reisen im Forschungsschwerpunkt Reisen aus Landesmitteln Reisen aus Drittmitteln Dienstreisen in diesem Bereich bedürfen der Anordnung oder Genehmigung des Dekanats. Hinsichtlich der Bestimmung des zu benutzenden Beförderungsmittels gelten die Erläuterungen zu II entsprechend. zu IV. Zur Zeit bestehen folgende Zentrale Einrichtungen: - Unisport - International School for Graduate Studies (ISGS) - Regionales Hochschulrechenzentrum (RHRK) - Studium Integrale Zentrum (SIZ) - Universitätsbibliothek (UB) - Distance and Independent Studies Center (DISC) - Zentrum für Lehrerbildung (ZfL) - Materialprüfamt (MPA)

7 - 7 - Hier sind Dienstreisen möglich, die insbesondere aus folgenden Titeln abgerechnet werden können: Reisen/UB Reisen/RHRK Reisen/MPA Reisen/AHS Hinsichtlich der Bestimmung des zu benutzenden Beförderungsmittels gelten die Erläuterungen zu II entsprechend. Zu V. Die Zentrale Verwaltung ist keine Zentrale Einrichtung im Sinne des Hochschulgesetzes (HochSchG); sie muss daher in den Richtlinien gesondert aufgeführt werden. Kosten für Dienstreisen in diesem Bereich können insbesondere aus folgendem Titel abgerechnet werden: Allgemeiner Dienstreiseverkehr Hinsichtlich der Bestimmung des zu benutzenden Beförderungsmittels gelten die Erläuterungen zu II entsprechend. Erl. zu Teil C (Auslandsdienstreisen) Auslandsdienstreisen sind Dienstreisen zwischen Inland und Ausland sowie im Ausland. Dienstreiseanträge sind mindestens 1 Woche vor Antritt der Reise der Zentralen Verwaltung vorzulegen. Auf keinen Fall darf eine Dienstreise angetreten werden, ohne dass eine Genehmigung erteilt ist. Der Dienstreisende hat sich vom Vorliegen der Dienstreisegenehmigung vor Antritt der Reise zu überzeugen. Anträge auf Genehmigungen von Auslandsdienstreisen sind über das jeweilige Dekanat zu stellen. Zu beachten ist, dass vor Antritt einer Dienstreise in ein Land mit besonderen klimatischen Belastungen und Infektionsgefährdungen nach dem berufsgenossenschaftlichen Grundsatz G 35 die Teilnahme an einer arbeitsmedizinischen Pflichtvorsorgemaßnahme erforderlich ist. Der Nachweis hierüber ist dem Dienstreiseantrag beizufügen. Ohne diesen Nachweis darf die Dienstreise nicht genehmigt und nicht angetreten werden. Genauere Informationen hierzu sind unter dem Punkt Auslandsdienstreisen Pflichtvorsorge bei Auslandsdienstreisen zu finden.

8 - 8 - Erl. zu Teil D (Exkursionen) Bei der Durchführung von auswärtigen Lehrveranstaltungen kann den teilnehmenden Lehrkräften, Begleitpersonen und Studierenden Reisekostenvergütung aus Titel (bzw. Titel bei Finanzierung aus Drittmitteln) im Rahmen der Exkursionsrichtlinien gewährt werden. Anträge sind rechtzeitig über das Dekanat zu stellen. Rechtzeitig vorlegen heißt, dass die Anträge mindestens 1 Woche vor Beginn der Exkursion bei der Zentralen Verwaltung eingegangen sein müssen, damit die erforderliche Prüfung erfolgen kann, evtl. Unklarheiten beseitigt bzw. notwendige Rückfragen vorgenommen werden können. Stand: