Referenzprojekte der Consulta AG mit Swiss Post International

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1 Referenzprojekte der Consulta AG mit Swiss Post International Seit über zehn Jahren erbringen die Mitarbeitenden der Consulta AG nun erfolgreich Beratungsdienstleistungen für die Schweizerische Post. Wir kennen Ihre Bedürfnisse und die internen Abläufe. Consulta umfasst ein Team von über zehn Spezialisten. Sämtliche Projekte, welche mit Consulta abgewickelt wurden, sind stets zur vollsten Zufriedenheit der internen Projektleiter abgeschlossen worden. Inhaber und Präsident des Verwaltungsrates Stephan Illi hat im Jahr 2005 zusammen mit Swiss Post International den «Best of Swiss Web Award» (Bereich Business Efficiency) gewonnen. Unsere erfahrenen Projektleiter, Organisations- und Strategie berater, sowie Wirtschaftsprüfer und Rechtsanwälte führen auch Ihre Projekte sicher zum gewünschten Erfolg. Consulta AG Villa Weber Postfach 252 CH-8630 Rüti ZH Tel Stephan Illi lic. oec. HSG

2 Die Leistungsübersicht Strategie Prozess Applikation Orchestrierung Strategie. Geschäftssystemanalysen und Marktstudien. Ressourcenbasierte Gesamtanalysen. Erstellung von Business Plänen (für Projekte und Firmen). Mergers & Akquisitions (M&A) Organisation und Prozesse. Prozess- und Organisationsberatung mittels Anwendung des St.Galler Business Engineering Modells. Erstellung von Controlling-Systemen (MIS). Projektmanagement Orchestrierung / Changemanagement. Gesamtprojektleitungen. Projektportfoliomanagement. Project-Management Offices. Aktive Gestaltung von Veränderungen und Reorganisationen. Moderation von Workshops. Führungsunterstützung. Knowledge-Management Applikation. Pflichtenhefte. Spezifikationen. Abnahmetests. MIS-Cockpits

3 Kundenbeschreibung: Swiss Post International Swiss Post International. Weltweit: Nr. 3 im Crossborder-Briefgeschäft. Über 30 Gesellschaften weltweit Mitarbeiter. Umsatz: Mio 788 CHF. Gewinn: Mio 49 CHF (Stand 2010) 01 Einführung der parallelen Rechnungs legung mit SAP New GL (New General Ledger/ Neues Hauptbuch). Einführung einer systemunterstützten parallelen Rechnungslegung IFRS/ Local GaaP. Bereinigung und Vereinheitlichung des bestehenden Kontenplans nach IFRS. Projektbegleitung bei der Konzipierung und Einführung in über 15 Gesellschaften. Aufbau eines Projektmanagement-Offices. Kurzanalyse sämtlicher betroffener Systeme und Schnittstellen. Ausarbeitung und Beurteilung der verschiedenen Lösungsvarianten (gemeinsam mit dem Fach und den SAP Spezialisten). Begleitung bei der Erstellung der Anforderungsdokumentation. Begleitung der Umsetzung. Einführung des New General Ledgers Moduls von SAP. Erstellung eines mit allen Betroffenen abgestimmten Gesamtprojektplans (Projektdauer: über 18 Monate). Konzeptionelle Begleitung bei der Vereinheitlichung der lokalen Kontenpläne mit dem Konzernkontenplan. Aufbau und Betrieb des Projektmanagements-Offices mit monatlicher Erstellung der Ertragswertanalyse und Verwaltung der Change Requests. Gesamtressourcenbeurteilung mittels projektübergreifender Gesamtressourcenplanung (Ermöglichung eines zentral geführten Projektportfoliomanagements). Begleitung der Realisierungsphase 02 Unterstützung bei der Migration der Konsolidierungssoftware HFM 4 auf HFM 9 samt Anpassung von Datawarehouse-Berichten. Ablösung Konsolidierungssoftware (HFM 4) durch die neue Version (HFM 9). Analyse der Varianten «Eigene Reportinglösung aufbauen» und «Vorhandene Konzernlösung nutzen». Planung des Projektes und der Umsetzung anhand eines Pflichtenheftes. Aufbau und Führen des Projektmanagements. Durchgeführte Systemmigration 03 Aufbau von Zusammenarbeitsprozessen zwischen Fach und IT samt Einführung eines Ticketing-Systems. Vereinheitlichung und Definition der Zusammenarbeitsprozesse zwischen den Fach- und IT-Abteilungen. Entwicklung eines Ticket-Systems zur Verwaltung sämtlicher Aktivitäten im Support und in der Weiterentwicklung. Entwicklung einer interaktiven, webbasierten Prozess landkarte zur Regelung aller projektbasierten Prozesse und der Support-Leistungen der Abteilungen (mittels Business Process Modelling Notation). Entwicklung eines Tools, mit dem sämtliche Zusammenarbeitsprozesse ressourcensparend ablaufen können

4 . Zentrale, interaktive und webbasierte BPMN-Prozessdokumentation auf MS Sharepointbasis, in welcher die Lieferobjekte und Projektformularvorlagen verknüpft sind. Online Ticket-System zur Verwaltung der Issues, Change Requests und Projekte mit allen technischen und kommerziellen Informationen. 06 Unterstützung bei der Durchführung von Applikationstests. Durchführung von Applikationstests der weltweit eingesetzten, internetbasierten Verkaufsplattform GLOBE. Durchführen der Tests anhand von klaren Testplänen 04 Erstellung eines Berechtigungskonzepts und dessen Einführung in allen SAP Applikationen und vordefinierten Testszenarios Resultat. Sichere Einführung des Applikationsreleases. Überarbeitung und Entwicklung eines den Konzernvorgaben und Revisionsanforderungen entsprechenden Berechtigungskonzepts in den SAP-Systemen. Erstellung eines Tools zur Unterstützung der rege l- mässigen Revisionsvorbereitungen (Abgleich der fachlichen Funktionen mit den in SAP vergebenen Benutzerberechtigungen). Festhalten der aktuellen Berechtigungen. Anpassung und Dokumentation sämtlicher betroffener Prozesse. Abgleich der fachlichen Anforderungen mit den IT-Berechtigungen und Anpassung auf die Bedürfnisse und Anforderungen.. Konzeption einer leicht aktualisierbaren Datenbank- Lösung. Für Dritte nachvollziehbare Dokumentation der Berechtigungen und der fachlichen Aufgaben in einer Datenbank (Abgleich zwischen Fach und IT). p siehe Erfüllung der IKS-Anforderungen 05 Begleitung bei Erstellung von Business Requirements für eine mehrstufige Produkt- und Angebotsverwaltung e. Gesamtintegration der kommerziellen und logistischen Applikationen zwecks Erhöhung der Margentransparenz auf Gruppenebene. Ableitung und Beurteilung der möglichen Geschäftsfälle in der dreistufigen Produkthierarchie. Ableitung und Beurteilung der möglichen Geschäftsfälle des Zusammenspiels zwischen Offerten, Bestellungen und der mehrstufigen Produkthierarchie. Konkrete fachliche Anforderungsspezifikation der wirtschaftlichsten Umsetzungsvariante in der Produktverwaltung, des Offert- und des Bestellwesens innerhalb der operativen Applikationen 07 Mitgestaltung eines Projektantrages an die Konzernleitung für ein IT-Grossprojekt. Zusammenfassung der quantitativen und qualitativen Nutzenpotentiale eines IT-Grossprojektes (Weiterentwicklung gesamte IT-Architektur). Erstellung einer Wirtschaftlichkeitsrechnung zur Beurteilung der eingeholten Konkurrenzofferten. Adaption der Ausschreibungskriterien in die Nutzwertanalyse. Erstellung der Wirtschaftlichkeitsrechnung je Angebot, basierend auf den Konzernvorgaben. Antrag an die Konzernleitung. Wirtschaftlichkeitsrechnung 08 Konzipierung und Umsetzung eines gesamthaft optimierten Logistiknetzwerks unter Berücksichtigung der Kostenunterschiede «zentrale vs. lokale Leistungserbringung». Entscheidungsgrundlagen für eine mögliche vollständige oder teilweise Zentralisierung der Produktion erarbeiten. Aufbau des Berechnungsmodells, welches die Produktions-, Transport- und Distributionskosten berücksichtigt. Festlegen der zwingenden Rahmenbedingungen, insbesondere bzgl. der Einhaltung der End-to-End Zustellzeiten. Analyse der potentiellen Einsparungen und Trade-offs, wenn Services nicht mehr lokal, sondern zentral erbracht werden. Gesamthaft optimiertes Logistiknetzwerk

5 09 Aufbau eines Zoll- und Mehrwertsteuerkompetenzzentrums. Anfragen zu den Themen Zoll und Mehrwertsteuer sollen gebündelt und transparent bearbeitet werden können.. Das Customs Competence Center (CCC) soll als kompetente Drehscheibe zwischen Sachbearbeiter und Kompetenzträger fungieren.. Errichtung eines Zoll und MWST- Kompetenzzentrums (CCC), welches die Bearbeitung sämtlicher Anfragen transparent ermöglicht. Bereits beantwortete Fragen werden zentral und für alle Mitarbeiter einsehbar dokumentiert.. In der Lösung, welche mittels Standardkomponenten von MS Sharepoint betrieben wird, wurde sämtliches, bereits verfügbares Know-How eingepflegt.. Interne sowie externe Spezialisten, welche die Anfragen bearbeiteten, stellen ihr Know-How über diese Plattform zur Verfügung. 11 Standardisierung des internen finanziellen Reportings bis auf Stufe EBIT. Analyse des Reportings der Standardkosten in den verschiedenen Ländergesellschaften zur Identifizierung von Abweichungen. Identifikation eines Best-Practice-Falles mit Bestimmung der notwendigen Kennzahlen. Vergleich mit den Ergebnissen der anderen Gesellschaften. Erstellen von konkreten Verbesserungsmöglichkeiten zusammen mit den lokalen Geschäftseinheiten. Detaillierte Handlungsempfehlung zu Händen der Geschäftsleitung zur Verbesserung der Datenqualität in den lokalen Geschäftseinheiten. Einsparungen von bis zu 50% dank Vermeiden von Mehrfachanfragen. Laufende Verbesserung der Kenntnisse bei den betroffenen Sachbearbeitern 12 Analyse der Absatzstatistik und Festlegen des Sollzustandes. Detaillierung der bestehenden Absatzstatistiken zur 10 Zusammenfassung und Koordination der Controlling-Aktivitäten innerhalb der Gruppe e. Aufnahme sämtlicher Controlling-Aktivitäten innerhalb der Gruppe. Zusammenführen ähnlicher Aktivitäten. Gesamtkosten einsparen. Durchführen von Workshops zur Inventarisierung der Aktivitäten mittels vorbereitetem Fragebogen. Ableiten und beurteilen der möglichen Handlungsalternativen. Abstimmung des weiteren s. Detailliertes Inventar mit sämtlichen Controlling-Aktivitäten in der Gruppe. Umsetzung der abgeleiteten Massnahmen Entwicklung besserer Führungsinstrumente. Verhandlungsposition gegenüber anderen Konzernbereichen verbessern. Einführung von zertifizierten Reports zur Messung der abgesetzten Mengen je Produkt nach dem «Single Source» Prinzip. Verknüpfung der Absatzmengen und der fakturierten Umsätze in einem System sicherstellen. Durchführen der Ist-Analyse unter Einbezug sämtlicher Prozesse und Applikationen (mit tw. «Reverse-Engineering»). Umsetzung von Sofortmassnahmen. Festlegen des Soll-Zustandes unter Einbezug sämtlicher Stakeholder. Ist-Analyse. Sollkonzept zur Abwicklung. Anforderungsspezifikation für die Umsetzung von der Datengenerierung im operativen Betrieb bis zu Reports im Data-Warehouse

6 13 Einführung eines durchgängigen Logistics Performance Measurements (Werte/ Waren/ Informationen) 15 Unterstützung bei der Planung und Konzipierung der Einführung von IPS (Standardapplikation Abrechnung postalische Leistungen). Konzeption und Einführung eines Logistik Controlling Systems, bestehend aus Kenngrössen zu Kosten, Mengen, Qualität und Produktivität. Sukzessiver Aufbau eines allgemeingültigen Kennzahlencockpits. Schaffen eines einheitlichen Führungsverständnisses in der Logistik. Analyse der bestehenden Kennzahlen und Prozesse samt Kostenstellenplan. Definition der zukünftigen Kennzahlen und Prozesse. Einführung einer Kostenrechnung in neuen Produktionsbetrieben. Erstellung eines Pflichtenheftes zur Erstellung des Cockpits. Abgleich der Strukturen nach dem «The Information Quality Framework» von Martin Eppler (Universität St.Gallen). Konzeption des Kennzahlenrasters nach dem SCOR-Modell, verknüpft mit dem Balanced Scorecard Ansatz. Kennzahlencockpit. Abteilungsübergreifendes, einheitliches Kennzahlenverständnis zwischen Kunde, Verkauf, Produktmanagement und Logistik e. Ablösung der Eigenentwicklung «VIP» mit der Standardsoftware «IPS» zur Abrechnung sämtlicher postalischer Leistungen mit sämtlichen Postgesellschaften. Konzeptionelle Einbettung des Themas in die Abrechnung sämtlicher Werteflüsse. Erstellung eines Gesamtprojektplanes. Aufbau des Projektmanagement-Offices. Enge Begleitung der Initialphase mit anschliessender Übergabe an die fachliche Projektleitung. Strukturierung der Abnahmetests aus fachlicher Sicht. Begleitung der Konzeptionierung der Schnittstellen zu SAP. Anträge z.hd. Geschäftsleitung. Gesamtprojektplanung samt Aufbau des Projektteams. Eingeführte Standardsoftware samt neuen Schnittstellen zu den SAP Systemen 16 Aufbau eines Projektmanagementhandbuchs samt Wirtschaftlichkeitsrechnung 14 Verbesserung der Abrechnung sämtlicher interner und externer Werteflüsse e. Kosten der Abrechnungstätigkeiten senken. Qualität der Abrechnung erhöhen. Transparenz erhöhen. Erstellung eines mit sämtlichen Stakeholdern abgestimmten Fachkonzepts. Aufbau eines Gremiums zur ständigen Prozess- und Datenqualitätsverbesserung in der Gesamtorganisation und Anwendung des CMMI-Referenzmodells. Prozessanalyse und Festlegung der Sollprozesse. Analyse der mehrwertsteuerrelevanten Werteflüsse. Festlegen der applikatorischen Unterstützung, sowie priorisierte Umsetzung in mehreren Einzelprojekten Strukturierung in mehrere Teilprojekte. Erstellung einer Projekthandbuch-Vorlage für Swiss Post International zur Vereinfachung der Prozesse und zur Reduzierung des Personalaufwandes. Erstellung einer einheitlichen, allen Anforderungen genügenden Wirtschaftlichkeitsrechnungs-Vorlage mit Risikoberechnungen nach HERMES. Analyse der Konzernrichtlinien und der Organisationsvorschriften. Abgleich mit den Anforderungen der Controlling- Abteilung. Einführung einer verbindlich geltenden Wirtschaftlichkeitsrechnung. Aufbau eines Projekthandbuchs zur Durchführung von Projekten. Fachkonzept zur Abrechnung sämtlicher intern und extern bezogenen Leistungen gem.. Einführung der neuen Abrechnungsprozesse. Einführung von neuen Applikationen zur Abrechnung der extern bezogenen Dienstleistungen (siehe auch separate Projektreferenz Nr. 15)

7 Eine Auswahl unserer Spezialisten Stephan Illi lic. oec. HSG Präsident des Verwaltungsrates Projektleitungen, IT-Consulting, Business Process Reengineering Niklaus Blaser MBA IMD / El. Ing. FH / CAS Innovationsmanagement Strategieprojekte, Nachfolgeplanung, Innovation Thomas Brücker B.A. in International Business Projektmanagement, Prozessmanagement Daniel Harbach lic. oec. HEC Projektmanagement Yvonne Isaac-Kesseli M.A. Betriebswirtschaftslehre, Corporate Finance Senior Business Projektleitung, Financial Management, Sustainability Nina Prijovic B.A. in Business Administration Projektmanagement, Marketing, Wirtschaftsprüfung Carmen Reidt B.A. HSG in Betriebswirtschaftslehre Marketing, IKS Patrick Stein B.A. in International Business Projektleitung, Nachfolgeplanung, IT-Berechtigungen Andreas Ziltener Prof. Dr. oec. HSG Strategieprojekte, Sustainability Hans-Jörg Illi Dipl. math. ETH Datenbanken, Projektleitung, IT-Consulting Sven Linder lic.oec.hsg, dipl. Wirtschaftsprüfer Revisionen, Unternehmensbewertungen, Kostenrechnungen Stefan Rutishauser eidg. dipl. Wirtschaftsprüfer Wirtschaftsprüfung, Revisionen, Steuern Consulta AG Villa Weber Postfach 252 CH-8630 Rüti ZH Tel André Voillat Dr. iur., Rechtsanwalt Erbrecht, Unternehmensrecht, Nachfolgeplanung Marianne Voillat Immobilientreuhänderin SVIT in Gesamtheitliche Übernahmen von Verkaufs- und Kaufsmandaten im industriellen, gewerblichen und Wohnbaubereich

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