Fahrpersonal Stand: Januar 2015

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1 Merkblatt: Spesenzahlungen an das Fahrpersonal Stand: Januar 2015 Am 01. Februar 2013 hat der Bundesrat in seiner 906. Sitzung die Änderung des Einkommensteuergesetzes (EStG) hinsichtlich des steuerlichen Reisekostenrechts beschlossen. Damit traten zum 01. Januar 2014 umfassende Änderungen des steuerlichen Reisekostenrechts in Kraft, die sich auch unmittelbar auf mögliche Spesenzahlungen an das Fahrpersonal auswirken - vor allem in Bezug auf die Höhe der Spesen. Im folgenden Merkblatt werden (lediglich) die für das Fahrpersonal wichtigsten Änderungen im steuerlichen Reisekostenrecht thematisiert. Erste Tätigkeitsstätte S. 1 Fahrtkosten S. 3 Die Verpflegungspauschalen S. 3 Eintägige Auswärtstätigkeiten im Inland S. 4 Mehrtägige Auswärtstätigkeiten im Inland S. 5 Auswärtstätigkeiten im Ausland S. 5 Bis zum Doppelten Satz: Pauschalversteuerung S. 6 Dreimonatsfrist S. 6 Kürzung der Pauschalen bei Verpflegung durch den Arbeitgeber S. 6 Unterkunftskosten S. 7 Achtung: Reisenebenkosten S. 8 Tarifverträge S. 8 Aufzeichnungen der Fahrer S. 9 Erste Tätigkeitsstätte Ein zentraler Punkt der Neuregelung des steuerlichen Reisekostenrechts ist die nunmehr gesetzliche Definition der ersten Tätigkeitsstätte, welche die regelmäßige Arbeitsstätte ersetzt ( 9 Abs. 4 EStG). Der Bundesfinanzhof (BFH) hatte seine Rechtsprechung zum Begriff der regelmäßigen Arbeitsstätte bereits 2011 geändert, wodurch ein Arbeitnehmer je Dienstverhältnis wenn überhaupt nur noch höchstens eine regelmäßige Arbeitsstätte, die erste Tätigkeitsstätte haben kann. Ein Arbeitnehmer mit mehreren Dienstverhältnissen kann allerdings auch mehrere erste Tätigkeitsstätten haben. Die erste Tätigkeitsstätte soll vorrangig anhand der arbeits- oder dienstrechtlichen Festlegungen durch den Arbeitgeber bestimmt werden.

2 Entsprechend der vom Bundesministerium der Finanzen (BMF) festgelegten Definition ist eine Tätigkeitsstätte eine ortsfeste betriebliche Einrichtung. Dieser muss der Arbeitnehmer dauerhaft zugeordnet sein, damit sie die Voraussetzung der ersten Tätigkeitsstätte erfüllt. Von einer dauerhaften Zuordnung ist laut Gesetz vor allem auszugehen, wenn der Arbeitnehmer unbefristet, für die Dauer des Dienstverhältnisses oder über einen Zeitraum von 48 Monaten hinaus an einer solchen Tätigkeitsstätte tätig werden soll. Keine Tätigkeitsstätten i.s.d. 9 Abs. 4 S. 1 EStG sind damit Fahrzeuge, d.h. beispielsweise Lkw, ebenso wenig wie Flugzeuge, Schiffe oder Tätigkeitsgebiete ohne ortsfeste betriebliche Einrichtungen. Lkw-Fahrer haben damit in der Regel keine erste Tätigkeitsstätte. Lkw-Fahrer haben insoweit in der Regel keine erste Tätigkeitsstätte. Für die Zuordnung des Arbeitnehmers zu einer ersten Tätigkeitsstätte muss die arbeitsoder dienstrechtliche Zuordnungsentscheidung des Arbeitgebers eindeutig sein und vom Arbeitgeber dokumentiert werden. Dies kann in unterschiedlicher Art und Weise erfolgen, z.b. durch Regelungen im Arbeitsvertrag. Musterformulierung: Erste Tätigkeitsstätte Die erste Tätigkeitsstätte des Arbeitnehmers i.s.d. EStG ist der Betrieb des Arbeitgebers am Standort Hamburg, (Adresse). Davon unberührt bleibt das Recht des Arbeitgebers, dem Arbeitnehmer aus sachlichen Gründen eine gleich wertige Tätigkeit an einem anderen Arbeitsplatz oder in einem anderen Betrieb des Arbeitgebers in Deutschland zuzuweisen. Wenn es an einer dauerhaften Zuordnung des Arbeitnehmers zu einer betrieblichen Einrichtung durch dienst- oder arbeitsrechtliche Festlegung mangelt oder die getroffene Festlegung nicht eindeutig ist, dann ist entspr. 9 Abs. 4 S. 4 EStG von einer ersten Tätigkeitsstätte an der betrieblichen Einrichtung auszugehen, an der der Arbeitnehmer typischerweise arbeitstäglich oder je Arbeitswoche zwei volle Arbeitstage oder mindestens ein Drittel seiner vereinbarten regelmäßigen Arbeitszeit dauerhaft tätig werden soll. Die Möglichkeit der Zuordnung von Lkw-Fahrern zu einer ersten Tätigkeitsstätte ist damit üblicherweise, aber nicht grundsätzlich ausgeschlossen. Für die steuerliche Anerkennung von Reisekosten ist es jedoch weiterhin ausschlaggebend, dass eine beruflich veranlasste Auswärtstätigkeit vorliegt. Dies ist dann der Fall, wenn der Arbeitnehmer außerhalb seiner Wohnung und ersten Tätigkeitsstätte beruflich tätig wird. Stand: August 2014 Seite 2 von 9

3 Damit ist für Arbeitnehmer ohne erste Tätigkeitsstätte (Fahrer) weiterhin allein die Dauer der Abwesenheit von der Wohnung maßgebend und ein Werbungskostenabzug bzw. ein steuerfreier Arbeitgebersatz von Verpflegungsmehraufwendungen, notwendigen Übernachtungskosten sowie Fahrtkosten bei Aufsuchen des Firmensitzes in voller Höhe weiterhin möglich. Fahrtkosten Hinsichtlich der Anerkennung von Fahrtkosten kann es sogar möglich sein, dass ein dauerhaft festgelegter und typischerweise arbeitstäglich aufgesuchter Ort (z.b. ein Sammelpunkt), der die Kriterien einer ersten Tätigkeitsstätte nicht erfüllt, mit einer ersten Tätigkeitsstätte gleichgesetzt wird. Beispiel 1: Lkw-Fahrer haben regelmäßig keine erste Tätigkeitsstätte. Wenn allerdings durch die Fahrer dauerhaft und typischerweise arbeitstäglich ein vom Arbeitgeber festgelegter Ort z.b. ein dauerhaft gleichbleibender Übernahmeort ihrer Fahrzeuge aufgesucht werden soll, werden die Fahrten von der Wohnung zu diesem Ort/Sammelpunkt gleich behandelt mit den Fahrten von der Wohnung zu einer ersten Tätigkeitsstätte. Für diese Fahrten dürften Fahrtkosten im Rahmen des (neuen) 9 Abs. 1 S. 3 Nr. 4 und Abs. 2 EStG angesetzt werden. Das bedeutet, dass für die Fahrt zwischen der Wohnung des Arbeitnehmers und diesem festgelegten Ort eine Entfernungspauschale von 0,30 Euro pro vollem Kilometer, höchstens jedoch Euro im Kalenderjahr angesetzt werden könnten. Dabei ist für die Bestimmung der Entfernung die kürzeste Straßenverbindung zwischen der Wohnung und diesem festgelegten Ort maßgebend. Die Gleichbehandlung von Arbeitnehmern ohne erste Tätigkeitsstätte und Arbeitnehmern mit erster Tätigkeitsstätte gilt jedoch nur bezüglich der Fahrtkosten. In Bezug auf die Pauschbeträge für Verpflegungsmehraufwendungen und die Berücksichtigung von Unterkunftskosten liegt bei diesen Arbeitnehmern (ohne erste Tätigkeitsstätte) weiterhin eine beruflich veranlasste Auswärtstätigkeit vor. Die Auswärtstätigkeit beginnt somit in diesen Fällen immer mit Verlassen der Wohnung dieser Arbeitnehmer (z.b. Lkw-Fahrer ohne erste Tätigkeitsstätte). Die Verpflegungspauschalen Ab dem 01. Januar 2014 gilt statt der alten dreistufigen Staffelung der Verpflegungspauschalen (6/12/24 Euro) und Mindestabwesenheitszeiten (8/14/24 Stunden) eine nur noch eine zweistufige Staffelung: Stand: August 2014 Seite 3 von 9

4 Alt: 8 14 Stunden: 06,00 Neu: 8 14 Stunden: 12,00 Daraus ergibt sich eine Verdoppelung des bisherigen Pauschbetrages zwischen 8 und 14 Stunden! Alt: Stunden: 12,00 Neu: 8 24 Stunden: 12,00 Alt: 24 Stunden: 24,00 Neu: 24 Stunden: 24,00 Eintägige Auswärtstätigkeiten im Inland Bei eintägigen Auswärtstätigkeiten ohne Übernachtung kann dem Arbeitnehmer ab einer Abwesenheit von mehr als 8 Stunden von der Wohnung oder der ersten Tätigkeitsstätte ein Pauschbetrag i.h.v. 12 Euro vom Arbeitgeber steuerfrei gewährt werden bzw. ist dieser Satz als Werbungskosten abziehbar. Für so genannte Übernachtfahrer gilt weiterhin, dass auswärtige berufliche Tätigkeiten von mehr als 8 Stunden, die an einem Kalendertag beginnen und am nachfolgenden Tag enden, mit der gesamten Abwesenheitsdauer dem Kalendertag mit der überwiegenden Abwesenheit zugerechnet werden. Auch für diese Abwesenheitszeiten gilt der Pauschbetrag i.h.v. 12 Euro ab einer Abwesenheit von 8 Stunden. Hinsichtlich der Neuregelungen zur Berücksichtigung von Verpflegungsmehraufwendungen anlässlich eintägiger auswärtiger Tätigkeiten im Inland (2-stufige Staffelung) wurde im BMF-Schreiben Folgendes präzisiert: Ist der Arbeitnehmer an einem Kalendertag mehrfach oder über Nacht (an zwei Kalendertagen ohne Übernachtung) auswärts tätig, sind die Abwesenheitszeiten zusammenzurechnen. Nicht mehr relevant ist, dass die auswärtige Tätigkeit über Nacht nach 16:00 Uhr begonnen und vor 08:00 Uhr des Folgetages beendet wird. Für Kalendertage, an denen der Arbeitnehmer 24 Stunden von seiner Wohnung oder der ersten Tätigkeitsstätte abwesend ist (Zwischentage bei mehrtägigen Auswärtstätigkeiten), können wie bisher 24 Euro steuerfrei vom Arbeitgeber gezahlt bzw. als Werbungskosten vom Arbeitnehmer beim Finanzamt mit der Lohnsteuererklärung geltend gemacht werden. Stand: August 2014 Seite 4 von 9

5 Mehrtägige Auswärtstätigkeiten im Inland Für den An- und Abreisetag von mehrtägigen Auswärtstätigkeiten (mit Übernachtung außerhalb der Wohnung) kann ein Pauschbetrag für Verpflegungsmehraufwendungen in Höhe des niedrigsten Auslandssatzes ohne Prüfung einer Mindestabwesenheit vom Arbeitgeber an den Arbeitnehmer gezahlt werden bzw. von diesem als Werbungskosten geltend gemacht werden. Das heißt, es ist ab 2014 möglich, für An- und Abreisetage auch dann Verpflegungspauschalen steuerfrei zu zahlen, wenn der Arbeitnehmer am An- oder Abreisetag weniger als 8 Stunden auswärts tätig war! Negativbeispiel: Ein Fahrer verlässt am Montag um Uhr seine Wohnung und kehrt bereits am Dienstag um Uhr nach seiner kurzen Tour zurück. Weder für Montag noch für Dienstag (keine Übernachtung, Zusammenrechnen der 2+4 Stunden < 8 Stunden) können steuerfreie Spesen gezahlt werden. Eine Präzisierung, wie hinsichtlich der Berücksichtigung von Verpflegungsmehraufwendungen damit umzugehen ist, wenn bei aufeinanderfolgenden mehrtägigen auswärtigen Tätigkeiten (z.b. So Di und Di Fr) An- und Abreisetag auf denselben Tag (hier: Di) fallen, fehlt jedoch noch immer. Auswärtstätigkeiten im Ausland Wie bei auswärtigen Tätigkeiten im Inland gibt es auch bei Auswärtstätigkeiten im Ausland nur noch eine Zweier- statt bisher Dreierstaffelung der Pauschalen. Nach wie vor gelten länderweise unterschiedliche Pauschbeträge, die vom Bundesministerium der Finanzen regelmäßig (i.d.r. jährlich) per BMF-Schreiben bekannt gemacht werden. Die Auslandspauschalen für 2015 finden Sie im Intranet, Dokumentnummer: E_2015_0003. Hinfahrt: Der Pauschbetrag für auswärtige Tätigkeiten im Ausland bzw. mit Auslandskontakt bestimmt sich nach dem Ort, den der Arbeitnehmer vor 24 Uhr Ortszeit zuletzt erreicht, oder, wenn dieser Ort im Inland liegt, nach dem letzten Tätigkeitsort im Ausland. Rückfahrt: Bei Lkw-Fahrern ist der letzte Tätigkeitsort im Ausland das Land, welches der Fahrer zuletzt durchfahren hat auch wenn das Fahrzeug in einem anderen Land beund/oder entladen wurde (da die Schwerpunkttätigkeit des Lkw-Fahrers im Fahren liegt). Stand: August 2014 Seite 5 von 9

6 Beispiel 2: Ein Lkw-Fahrer fährt eine Rückladung von einem Kunden in Verona nach München. Sein Arbeitgeber, dessen Betriebshof er anschließend zum Abstellen des Fahrzeugs aufsucht, hat seinen Sitz in Nürnberg. Die Tour des Lkw-Fahrers führt diesen über Österreich und München zum Sitz seines Arbeitgebers nach Nürnberg. Der Lkw-Fahrer erhält für diese Tour den österreichischen Pauschbetrag, da er zuletzt das österreichische Ausland durchfahren hat. Dies gilt selbst dann, wenn der Fahrer in Verona nach vorheriger vertraglicher Absprache das Fahrzeug mit be- und entladen hat bzw. einen längeren Zeitraum auf italienischem als auf österreichischem Territorium war. Bis zum Doppelten Satz: Pauschalversteuerung Unverändert können bis zum Zweifachen der steuerfreien (in- und ausländischen) Pauschbeträge übersteigende Spesenzahlungen pauschal mit 25 % versteuert werden. Für den Fahrer fallen weder Lohnsteuer noch Sozialversicherungsabgaben an! Dreimonatsfrist Der Ansatz von Verpflegungsmehraufwendungen wegen Auswärtstätigkeit bleibt wie bisher - auf die ersten drei Monate einer längerfristigen vorübergehenden Tätigkeit an derselben Tätigkeitsstätte beschränkt. Zur Vereinfachung der Berechnung der Dreimonatsfrist wurde eine reine zeitliche Bemessung der Unterbrechungsregelung eingeführt. Damit kommt es zur Begründung des Neubeginns der Dreimonatsfrist nur noch auf die Dauer (4 Wochen) und nicht mehr auf den Grund (z.b. Krankheit, Urlaub o.ä.) der Unterbrechung an. Der noch immer einschlägigen BFH-Rechtsprechung folgend gilt diese Dreimonatsfrist nach den LStR 2008 und 2011 für alle Formen einer Auswärtstätigkeit. Allerdings ist diese Dreimonatsfrist dem BFH zufolge bei einer Fahrtätigkeit auf die Dauer der einzelnen Fahrt anzuwenden. Bei Lkw-Fahrern stellt somit in der Regel jede neue Fahrt eine neue auswärtige Tätigkeit dar. Kürzung der Pauschalen bei Verpflegung durch den Arbeitgeber Neu in das Einkommensteuergesetz integriert wurde die Kürzung der Verpflegungspauschale bei einer auswärtigen Tätigkeit (sowohl im In- als auch im Ausland) des Arbeitnehmers, falls dem Arbeitnehmer anlässlich oder während der Auswärtstätigkeit vom Arbeitgeber oder auf dessen Veranlassung von einem Dritten eine Mahlzeit gewährt wird. Das heißt, gemäß der Neuregelung ist die jeweilige Verpflegungspauschale zu kürzen (immer bezogen auf den Höchstsatz 24,00 ) Stand: August 2014 Seite 6 von 9

7 um 20% für ein Frühstück sowie um jeweils 40% für ein Mittag- oder Abendessen, wenn der Arbeitnehmer von seinem Arbeitgeber oder auf dessen Veranlassung während einer beruflichen Auswärtstätigkeit eine Mahlzeit unentgeltlich bzw. verbilligt erhält. Beispiel 3: Ein Fahrer ist auf einer dreitägigen Fortbildungsveranstaltung. Der Arbeitgeber hat für den Fahrer in dem Fortbildungshotel zwei Übernachtungen jeweils mit Frühstück sowie ein zum Seminar gehöriges Mittag- und Abendessen gebucht / bezahlt. Folgende Rechnung gilt: Anreisetag (ohne Nachweis der Abwesenheitsdauer): 12,00 Euro Abreisetag (ohne Nachweis der Abwesenheitsdauer): 12,00 Euro Zwischentag: 24,00 Euro Gesamt: 48,00 Euro Kürzung: 28,80 Euro (2 x 4,80 Euro Frühstück, 2 x 9,60 Euro Mittag-/Abendessen) Rest: 19,20 Euro Der Fahrer kann für die Fortbildung Werbungskosten i.h.v. 19,20 Euro in seiner Steuererklärung geltend machen oder der Arbeitgeber kann dem Fahrer die gekürzte Pauschale i.h.v. 19,20 Euro steuerfrei auszahlen. Die Kürzung der Verpflegungspauschalen bei der Verpflegung durch den Arbeitgeber wird in der Regel bei Fahrern kaum eine Anwendung finden (außer bei Fortbildungen), weshalb in diesem Merkblatt auf eine ausführlichere Darstellung verzichtet wird. Unterkunftskosten Arbeitnehmer können im Rahmen einer Auswärtstätigkeit nur tatsächlich entstandene Übernachtungskosten als Werbungskosten geltend machen. Der Arbeitgeber darf hingegen für jede Übernachtung im Inland die nachgewiesenen Übernachtungskosten oder ohne Einzelnachweis einen Pauschbetrag von 20 Euro steuerfrei erstatten. Diese Regelung gilt hingegen nicht, wenn der Lkw-Fahrer in der Schlafkabine seines Lkw übernachtet! Für Übernachtungen während einer Auswärtstätigkeit im Ausland gelten die bisherigen Grundsätze weiter. Das heißt, dass die in der vom Bundesministerium der Finanzen (BMF) jeweils aktuellen Übersicht festgelegten Pauschbeträge für Übernachtungskosten bei Auslandsreisen anzuwenden sind. Der Arbeitgeber darf dem Arbeitnehmer Übernachtungskosten in der Höhe der dort festgelegten Sätze steuerfrei erstatten, wenn nachweislich eine Übernachtung stattgefunden hat. Ein Einzelnachweis über die tatsächlich entstandenen Kosten ist nicht notwendig. Keine Übernachtungspauschalen bei Auswärtstätigkeiten im Ausland können hingegen Fahrer geltend machen bzw. von ihrem Arbeitgeber steuerfrei erstattet bekommen, die in der Schlafkabine ihres Lkw übernachten! Stand: August 2014 Seite 7 von 9

8 Achtung: Reisenebenkosten Der Bundesfinanzhof (BFH) hat jedoch erkannt, dass Kraftfahrern bei einer Übernachtung in ihrer Schlafkabine tatsächlich (finanzielle) Aufwendungen entstehen, die bei anderen Arbeitnehmern mit Übernachtung anlässlich einer beruflichen Auswärtstätigkeit typischerweise in den Übernachtungskosten enthalten sind (sog. Reisenebenkosten). In seinem Urteil vom 28. März 2012 hat der BFH deshalb entschieden, dass (nur) die tatsächlich angefallenen Aufwendungen als Werbungskosten geltend gemacht oder steuerfrei durch den Arbeitgeber erstattet werden dürfen. Zu den Reisenebenkosten gehören die tatsächlichen Aufwendungen z.b. für die Beförderung und Aufbewahrung von Gepäck; Ferngespräche und Schriftverkehr beruflichen Inhalts mit dem Arbeitgeber oder Geschäftspartnern (z.b. Telefonate vom privaten Handy mit dem Disponenten oder dem Auftraggeber); Straßen- und Parkplatzbenutzung; die Benutzung der sanitären Einrichtungen auf Raststätten oder die Aufwendungen für die Reinigung der eigenen Schlafkabine. Gutscheine, wie z.b. Essensgutscheine in Form von Raststätten- und Wertbons, gehören nicht zu den Reisenebenkosten. Das BMF hat die Art des Nachweises von Reisenebenkosten folgendermaßen präzisiert: Die Reisenebenkosten sind durch geeignete Unterlagen nachzuweisen bzw. glaubhaft zu machen. Regelmäßig wiederkehrende Reisenebenkosten können zur Vereinfachung über einen repräsentativen Zeitraum von drei Monaten im Einzelnen nachgewiesen werden und dann in der Folgezeit mit dem täglichen Durchschnittsbetrag angesetzt werden. Bitte weisen Sie Ihre Fahrer darauf hin. Tarifverträge Auszug aus dem Lohntarifvertrag für Lohnempfänger im Güterkraftverkehrs- und Speditionsgewerbe Hamburg vom 01. Januar 2013, 3 Ziff. 1.: Arbeitnehmer, die in den Lohngruppen 1.1. bis 1.5. oder 3.2. eingruppiert sind, erhalten Spesen für Verpflegungsmehraufwendungen bei einer Abwesenheit vom Sitz des Betriebes oder Standort des Fahrzeugs in Höhe von: - Abwesenheit 8 bis unter 14 Stunden 5,60 / Tag - Abwesenheit 14 bis unter 24 Stunden 12,00 / Tag - Abwesenheit von 24 Stunden 18,00 / Tag Stand: August 2014 Seite 8 von 9

9 Die tariflich ausgehandelten Sätze liegen unter den steuerfrei möglichen Sätzen. Steuerfrei kann nach den Regeln des Einkommensteuergesetzes mehr gezahlt werden. Aufzeichnungen der Fahrer Basis einer korrekten Spesenabrechnung sind grundsätzlich die Aufzeichnungen der Fahrer. Darin sollten diese vor allem Angaben zu den Abfahrts- und Ankunftszeiten von Zuhause, dem Betrieb, einer Niederlassung oder einem Fahrzeugdepot des Betriebes, zu dem Fahrtzweck und zu dem (zuletzt durchfahrenen) Land machen. Daraus lassen sich dann in Abhängigkeit davon, ob bzw. wo der Fahrer seine erste Tätigkeitsstätte hat, die Abwesenheitszeiten und steuerfreien Spesensätze ableiten. Stand: August 2014 Seite 9 von 9