Das neue Reisekostenrecht 2008 Auswirkungen für Unternehmer und Arbeitnehmer

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1 Das neue Reisekostenrecht 2008 Auswirkungen für Unternehmer und Arbeitnehmer Die neuen Lohnsteuer-Richtlinien 2008 bringen grundlegende Änderungen beim Reisekostenrecht mit sich. Als rechtliche Ausgangsbasis diente die umfangreiche, aber doch vereinheitlichende BFH-Rechtsprechung der letzten Jahre. Die wichtigsten reisekostenrechtlichen Problembereiche und deren steuerlich korrekte Behandlung möchte ich in diesem Editorial aufzeigen. Grundsätzliche Fragen Klammert man die Sonderproblematik einer doppelten Haushaltsführung aus, verbleiben im Alltag immer noch erhebliche Schwierigkeiten bei der Beantwortung grundsätzlicher Fragen, wie folgende Tabelle zeigt: Fahrtkosten Verpflegungsmehraufwendungen sonstige Kosten Steuerfreie möglich? Erstattung Werbungskostenabzug möglich? Betriebsausgabenabzug beim Unternehmer? In tatsächlicher Höhe? Mit einem pauschalen Wertansatz? Nur in Höhe der Entfernungspauschale? Sind sie überhaupt absetzbar? Wenn ja, in welchem zeitlichen Umfang und in welcher betragsmäßigen Höhe? Übernachtungskosten pauschal oder in tatsächlicher Höhe? Kursgebühren bei Fortbildungen? Reisenebenkosten? Grundsätzliche Regelungen Im Rahmen der neuen LStR ist die Unterscheidung zwischen Dienstreisen, Einsatzwechseltätigkeit und Fahrtätigkeit hinfällig geworden. Künftig wird nur noch unterschieden zwischen der Tätigkeit an einer regelmäßigen Arbeitsstätte und einer beruflich bedingten Auswärtstätigkeit. Steuerkanzlei Weichselbaum Juni 2008 SEITE 1 / 5

2 Regelmäßige Arbeitsstätte Eine regelmäßige Arbeitsstätte ist definiert als jede ortsfeste dauerhafte betriebliche Einrichtung des Arbeitgebers, welcher der Arbeitnehmer zugeordnet ist und die er mit einer gewissen Nachhaltigkeit immer wieder aufsucht (R 9.4 Abs. 3 Satz 2 LStR); jede nichtbetriebliche Einrichtung, sofern sie den (dauerhaften) ortsgebunden Mittelpunkt der beruflichen Tätigkeit darstellt (R 9.4 Abs. 3 Satz 1 LStR). Das Kriterium der Nachhaltigkeit bei den betrieblichen Einrichtungen ist erfüllt, wenn der Arbeitnehmer die Einrichtung an einem Arbeitstag je Arbeitswoche bzw. durchschnittlich an mindestens 46 Tagen im Kalenderjahr aufsucht. Es kann somit auch an mehreren Orten gleichzeitig eine regelmäßige Arbeitsstätte vorliegen, sofern die Kriterien jeweils erfüllt sind. Auswärtstätigkeit Ein vorübergehender also nicht dauerhafter Arbeitseinsatz ( befristete Abordnung ) kann grds. keine regelmäßige Arbeitsstätte sein. R 9.4 Abs. 3 Satz 5 LStR stellt dies vordergründig nur für Einrichtungen des Arbeitgebers klar. Zu unterscheiden ist also die vorübergehende Abordnung von der dauerhaften Versetzung. Auch ist am gleichen Tätigkeitsort ein Wechsel innerhalb der Tätigkeit (Funktionswechsel) entsprechend zu berücksichtigen. Einem Mitarbeiter, der zunächst mit dem (vorübergehenden) Aufbau einer Maschine betraut war, kann im Anschluss auch die (dauerhafte) Wartung der Maschine übertragen werden. Auch ohne Ortswechsel ist folglich ein Statuswechsel möglich. Bis zu welcher zeitlichen Dauer eine Abordnung aber noch als vorübergehend gilt, ist derzeit unklar. Zeitliche Grenzen sind aber letztlich wenig geeignet, den vorübergehenden Charakter einer Tätigkeit zu bestimmen. Indizien sind vielmehr in der Ausgestaltung der Tätigkeit zu suchen. Hat ein Arbeitnehmer z. B. bereits unzweifelhaft eine regelmäßige Arbeitsstätte (zu der er immer wieder zurückkehrt), dann wird es wesentlich leichter fallen, in einer weiteren Tätigkeitsstätte einen vorübergehenden Charakter festzustellen, als wenn es um die Beurteilung der ersten regelmäßigen Arbeitsstätte geht. Eine Auswärtstätigkeit liegt aber (wie bisher) auch dann vor, wenn der Arbeitnehmer seine Tätigkeit typischerweise nur an ständig wechselnden Tätigkeitsstätten oder auf einem Fahrzeug ausübt (R 9.4 Abs. 2 Satz 2 LStR). Der Trupp Lkw-Fahrer, der die Spezialmaschinen ausliefert, hat also grds. eine Auswärtstätigkeit inne. Rechtsfolge der Auswärtstätigkeit Abzug der Fahrtkosten Liegt keine regelmäßige Arbeitsstätte vor und wird die Tätigkeit auch außerhalb der Wohnung ausgeübt, besteht grds. eine Auswärtstätigkeit. Die Unterscheidung ist sehr wichtig im Hinblick auf den Abzug der Fahrtkosten: Ein Arbeitnehmer mit regelmäßiger Arbeitsstätte kann lediglich die Entfernungspauschale ( 9 Abs. 2 EStG) wie Werbungskosten ansetzen bzw. der Arbeitgeber diese nach 40 Abs. 2 Satz 2 EStG erstatten und pauschal versteuern. Ein Arbeitnehmer mit Auswärtstätigkeit kann dagegen die tatsächlichen Kosten bzw. die entsprechenden Kilometerpauschalen (0,30 je gefahrenem Kilometer) als Werbungskosten ansetzen bzw. der Arbeitgeber diese steuer- und beitragsfrei erstatten. Ein Arbeitnehmer mit Firmenwagen muss bei Vorhandensein einer regelmäßigen Arbeitsstätte grds. einen zusätzlichen geldwerten Vorteil (0,03 %, 8 Abs. 2 Satz 3 EStG) versteuern. Im Übrigen gelten die Regelungen über die Fahrtkosten von Arbeitnehmern analog für die Fahrten des Unternehmers selbst. Steuerkanzlei Weichselbaum Juni 2008 SEITE 2 / 5

3 Mögliche Rechtsfolge Mehraufwendungen für Verpflegung Nur bei einer Auswärtstätigkeit im o. g. Sinne kommt unter bestimmten Voraussetzungen die Erstattungen von Verpflegungsmehraufwendungen in Betracht. Dabei ist anders als bei den Fahrtkosten die sog. Dreimonatsfrist weiter zu beachten. Innerhalb derselben Auswärtstätigkeit können Mehraufwendungen für Verpflegung daher nur in den ersten drei Monaten als Werbungskosten angesetzt bzw. steuerfrei erstattet werden. Dieselbe Auswärtstätigkeit soll laut Ansicht der Finanzverwaltung aber nur dann vorliegen, wenn der fragliche Tätigkeitsort an mindestens drei Tagen in der Woche aufgesucht wird (R 9.6 Abs. 4 Satz 1 zweiter Halbsatz LStR). Wird er nur an maximal zwei Tagen in der Woche aufgesucht, dann beginnt sozusagen jede Woche eine neue Auswärtstätigkeit und mithin die Dreimonatsfrist neu zu laufen. Zusammenfassend stellt das folgende Schaubild die Abzugs- bzw. Erstattungsmöglichkeit von Fahrtkosten und Verpflegungsmehraufwendungen dar: Steuerkanzlei Weichselbaum Juni 2008 SEITE 3 / 5

4 Übernachtungskosten Auch bei den Übernachtungskosten im Rahmen einer Auswärtstätigkeit gab es eine Reihe von Änderungen, die insgesamt aber zu Vereinfachungen führen und damit zu begrüßen sind: Beim Werbungskostenabzug sind keine Übernachtungspauschalen mehr zugelassen. Nur die tatsächlich nachgewiesenen Kosten sind abziehbar. Der Arbeitgeber darf dagegen weiterhin die Übernachtungspauschale in Höhe von 20 bei Übernachtung im Inland bzw. ansonsten die jeweiligen Auslandspauschalen (BMF, Schreiben v S 2353) steuerfrei erstatten. Die Kürzung der Hotelrechnung um einen Anteil für enthaltene Mahlzeiten wurde jetzt im Inund Ausland vereinheitlicht. Wie schon bisher bei den Auslandsrechnungen erfolgt jetzt auch im Inland eine entsprechende Kürzung in Höhe von 20 % für das Frühstück; 40 % für das Mittagessen; 40 % für das Abendessen. Bemessungsgrundlage für den Kürzungsbetrag ist der jeweils maßgebende Höchstbetrag (für 24 Stunden) der Verpflegungspauschalen. Ist bei einer Auslandsübernachtung in den Übernachtungskosten kein Frühstück enthalten, sieht die Finanzverwaltung einen handschriftlichen Vermerk des AN hierüber als ausreichend an. Die Kürzung kann unterbleiben. Besonderheiten Firmenwagenüberlassung Bereits durch die BFH-Rechtsprechung zur regelmäßigen Arbeitsstätte ergaben sich teilweise steuerlich sehr ungünstige Auswirkungen bei der Firmenwagenüberlassung. Ohne Fahrtenbuch führt bereits das einmalige Aufsuchen der (regelmäßigen) Arbeitsstätte pro Woche zum Ansatz der vollen Monatspauschale (0,03 % des Bruttolistenpreises pro Entfernungskilometer). Dieses Ergebnis wurde durch die neuen LStR 2008 zementiert. Reisekosten mit privatem Anteil Vorraussetzung für die Anerkennung der Kosten im Zusammenhang mit einer Auswärtstätigkeit ist weiterhin die berufliche Veranlassung. Dies konnte früher zu Problemen führen, wenn private Urlaubstage an die Dienstreise angehängt wurden. Die (alleinige) berufliche Veranlassung wurde erschüttert und die fraglichen Kosten wurden als gemischte Aufwendungen i. S. des 12 Nr. 1 EStG insgesamt nicht anerkannt. Diese ganz oder gar nicht -Mentalität der Finanzverwaltung sieht der BFH anders (Urteil v VI R 94/01). Er hält eine Aufteilung entsprechend der Zeitanteile durchaus für möglich. Das gilt jedoch nur für den Bereich der steuerfreien Arbeitgebererstattung. Im Bereich des Werbungskostenabzugs bleibt die steuerliche Behandlung der Kosten bei Reisen mit gemischter Veranlassung weitgehend unklar. Probleme kann es auch geben, wenn der Einkaufspreis einer Reise für den Arbeitgeber und für den Arbeitnehmer unterschiedlich ist (z. B. bei Rabatten für den Arbeitgeber). Unklar bleibt vorerst die steuerliche Behandlung der Flugkosten, da diese im gleichen Umfang angefallen wären, auch wenn die Urlaubstage nicht angehängt worden wären. Steuerkanzlei Weichselbaum Juni 2008 SEITE 4 / 5

5 Bei Einsatzwechslern 30-km-Grenze in Altfällen prüfen Bei Arbeitnehmern mit Einsatzwechseltätigkeit geht die Verwaltung in den Altfällen (bis 2007) davon aus, dass bei Einsatzstellen innerhalb von 30 km vom Wohnort lediglich Fahrten zwischen Wohnung und Arbeitsstätte vorliegen, womit nur die Entfernungspauschale wie Werbungskosten angesetzt werden kann. Hiergegen sind bei den Finanzgerichten zwei Verfahren anhängig (3 K 33/07 und 4 K 62/07), weshalb es sich empfiehlt, entsprechende Altfälle offen zu halten. Fortbildungsveranstaltungen Wenn Fortbildungen im ganz überwiegend eigenbetrieblichen Interesse des Arbeitgebers durchgeführt werden (z. B. bei Schulungen im Betrieb), liegt kein Arbeitslohn vor. Dies umfasst auch die insoweit anfallenden Reisekosten. Die Feststellung des überwiegend eigenbetrieblichen Arbeitgeber-Interesses ist äußerst komplex und in der Praxis schwierig abzugrenzen. Das Interesse des Arbeitgebers wird i. d. R. nicht mehr ganz überwiegen, wenn die Idee zur Fortbildung vom Arbeitnehmer ausgeht. Sucht er sich selbst eine Weiterbildung, dann dient diese vorrangig seinem eigenen Arbeitnehmer-Interesse an der Erhaltung seines Arbeitsplatzes und dem Schutz vor Arbeitslosigkeit durch eine zusätzliche Qualifikation. Fazit Das Reisekostenrecht ist durch die neuen Lohnsteuerrichtlinien einheitlicher, systematischer und damit besser handhabbar geworden. Auch wenn in diesem Editorial die Themenkreise doppelte Haushaltsführung und Job-Ticket ausgespart wurden, bleiben noch erstaunlich viele Alltagsprobleme. Spannend bleibt vor allem die Frage, wie Verwaltung und Gerichte den vorübergehenden Charakter einer Tätigkeit abgrenzen werden. Aber auch in den Outsourcing-Fällen bleibt die Rechtsentwicklung abzuwarten. Das gesamte Reisekostenrecht wird sicherlich weiter im Fluss bleiben. Wenn Sie über dieses Thema mehr wissen wollen, stehen wir Ihnen selbstverständlich gerne zur Verfügung. Mit freundlichen Grüßen aus dem Merian Forum in Nürnberg Gerhard Weichselbaum vereidigter Buchprüfer, Steuerberater Steuerkanzlei Weichselbaum Juni 2008 SEITE 5 / 5