Leistungsbeschreibung

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1 BBSR SWD/F Leistungsbeschreibung Frschungsprgramm: Zukunft Bau Frschungsprjekt: Layut, Satz, Krrektrat und Druck vn Brschüren im CD des BMUB / BBSR swie Übersetzung und Erstellung barrierefreier PDF-Dkumente Aktenzeichen: a 1. Prjektdarstellung Das Bundesinstitut für Bau-, Stadt- und Raumfrschung (BBSR) im Bundesamt für Bauwesen und Raumrdnung (BBR) ist eine Ressrtfrschungseinrichtung im Geschäftsbereich des Bundesministeriums für Umwelt, Naturschutz, Bau und Reaktrsicherheit (BMUB). Zu den Kernaufgaben des BBSR zählen die Herausgabe vn hauseigenen Schriftenreihen swie die Herausgabe vn Infrmatinsbrschüren und Snderveröffentlichungen des BMUB. Darüber hinaus führt das BBSR vielfältige Kmmunikatins- und Infrmatinsmaßnahmen durch. Der Gegenstand dieser Ausschreibung ist Teil der Öffentlichkeitsarbeit des natinalen Förderprgramms Frschungsinitiative Zukunft Bau. Gefördert werden hier Frschungsaktivitäten rund um die Themen des nachhaltigen, preiswerten und barrierefreien Bauens. Die Frschungsergebnisse werden anwenderbezgen aufbereitet und kmmuniziert. Adressaten sind Multiplikatren in Plitik, Medien, Verbänden swie Akteure in Wirtschaft, Wissenschaft und Technik. Entsprechend dem Anspruch eines umfassenden Wissenstransfers zwischen Frschenden und Praktikern hat das BBSR zahlreiche Austauschfrmate etabliert. Primär zählen dazu die deutschsprachigen Veröffentlichungen in Frm vn Brschüren. Ebens findet der Austausch über Veranstaltungsfrmate wie Kngresse, Sympsien, Netzwerktreffen, Messebeteiligungen, Fachexkursinen und Bau-Fren statt. Diese werden über entsprechende Veranstaltungsflyer bewrben. (Siehe Anlage Übersicht der Veröffentlichungen und Veranstaltungen ). Die Brschüren weisen meist ein DIN A4-Frmat auf, variieren vn 20 bis über 300 Seiten und erscheinen in Auflagen zwischen wenigen hundert bis Exemplaren. Die Drucklegung, Lagerung und der Versand erflgen hauptsächlich hausintern des BBSR. Veröffentlichungen mit besnderer plitischer Bedeutung der mit Interesse für die breite Öffentlichkeit stellen hier Ausnahmen dar und werden vm BMUB herausgegeben. Die Auflagenhöhe beträgt dann auch mindestens Exemplare. Lagerung und Versand werden dann über den Dienstleister des BMUB abgewickelt. Die Veranstaltungsflyer sind i.d.r. im Frmat DIN lang hch mit Wickelfalz bzw. als Leprell gestaltet. Hier bewegt sich die Auflagenhöhe zwischen 500 und Stück. 2. Aufgabendarstellung Ziel dieser Ausschreibung ist es, ausgewählte Brschüren und Veranstaltungsflyer im Crprate Design des BMUB bzw. des BBSR zu erstellen, zu aktualisieren der lediglich nachzudrucken. Die Bearbeitung sll dabei aus einer Hand erflgen, d.h. einheitlich rganisiert und in einem Rahmenvertrag vergeben werden. Um die bisherigen Abstimmungsverluste zu reduzieren, wünscht das BBSR den Aufbau einer rbusten Kmmunikatinsrutine. Als Auftraggeber (AG) fungiert das BBSR, das für jedes Veröffentlichungsprjekt einen Fachbetreuer für inhaltliche Abstimmungen namentlich benennt. Gesucht wird ein Auftragnehmer (AN), der hauptsächlich Satz, Grafik, Krrektrat prfessinell auch unter hhem Termindruck umsetzt und barrierefreie PDF-Dkumente erstellt. Optinal können auch Übersetzungsleistungen, die Bildredaktin swie der Druck, die Bindung und die Lieferung beauftragt werden. Aufgrund bestimmter Ausgangsmaterialien ist die Bearbeitung mit der Sftware Adbe Creative Suite erfrderlich. 1

2 Im Rahmenvertrag sllen flgende Leistungen abrufbar sein: Gestaltung (Layut, Satz) vn Brschüren, Flyern und Plakate Erweitertes Krrektrat Erstellung vn Druck- und Archivdateien Erstellung vn barrierefreier PDF-Dkumente ptinal: englischsprachige Übersetzung ptinal: Bildredaktin ptinal: Druck, Bindung und Lieferung Die genannten Leistungen werden nachflgend in Punkt 2.1 näher spezifiziert. Die Vertragslaufzeit beträgt 18 Mnate nach Vertragsabschluss. Geplanter Zeitraum ist Juli 2015 bis Dezember Es besteht eine Verlängerungsptin vn einem Jahr bis Ende Es wird ein Rahmenvertrag geschlssen, bei dem die Beauftragung nach Bedarf erflgt. Bei der Kalkulatin des Angebts bzw. bei der Auftragsnahme ist zu beachten, dass kein Anspruch auf Einzelaufträge der auf Ausschöpfung des Auftragsvlumens besteht. 2.1 Arbeitsschritte, methdische Vrgehensweise, Zeitschiene Gestaltung (Layut, Satz) vn Brschüren, Flyern und Plakate Anzahl, Erscheinungstermine, Themen, Auflage und Umfang der Veröffentlichungen wie Brschüren und Flyer sind im ausgeschriebenen Vertragszeitraum ffen. Eine erste Orientierung ermöglicht die Anlage Übersicht der Veröffentlichungen und Veranstaltungen. Die Leistungen sind auch unter hhem Termindruck, die durch Messeund Veranstaltungsaktivitäten entstehen, einwandfrei zu erbringen. Die grafische Umsetzung der Veröffentlichungen erflgt auf der Grundlage vn verbindlichen Crprate Design-Vrgaben des BMUB und des BBSR. Entsprechende Anleitungen können im jeweils aktuellen Crprate-Design-Manual des BMUB und des BBSR nachgeschlagen werden. Alle Rechte an dem erstellten Layut sind dem AG exklusiv zu übertragen. Die CD-Schriften der Bundesregierung sind für die Zwecke des Auftrags kstenfrei. Das BBSR verwendet die Schriftlizenz Lintype mit drei Schriftschnitten der Univers Cndensed, die der AN kstenpflichtig erwerben muss. Der Abstimmungsprzess zwischen AG und AN beinhaltet die Bereitstellung des Ausgangsmaterials, den Gestaltungsentwurf und die Gestaltungsfreigabe. Das Ausgangsmaterial ist vielfältig in Art und Qualität: Es reicht vn unfrmatierten Textbausteinen, Bild- und Vektrdateien, Tabellen über kmplexe Strichgrafiken bis hin zu bereits angelegten InDesign-Dkumenten. Erfrderlich sind teilweise mehrfache Krrekturschleifen im PDF- Mdus. Je nach Datengröße sll der AN die Krrekturdatei per (bis 10 MB) der in einem geschützten Arbeitsbereich bereitstellen, auf den der AG Zugriff erhält. Vr der Erstellung der Druckdaten muss die endgültige Freigabe des Layuts durch den AG schriftlich vrliegen. Teilleistung 1 Einarbeitung und Kmmunikatin: Einarbeitung in das Aufgabengebiet und die ntwendigen Arbeitsschritte, -methden und - abläufe, Kennenlernen der beteiligten Persnen und der Zuständigkeiten, Einarbeitung in die fachlichen Schwerpunkte, Übernahme vn Dkumenten Teilleistung 2 Grafische Umsetzung vn Brschüren im Frmat DIN A4: Erstellung des Layuts und des Satzes der Umschlag- und Innenseiten (Neuerstellung der Übertragung ins aktuelle CD) Teilleistung 3 Grafische Umsetzung vn Flyern bzw. Falzflyern im DIN lang hch (99/105 x 210) in Wickelfalz der Leprell: Erstellung des Layuts und Satzes der Vrder- und Rückseiten (Neuerstellung der Übertragung ins aktuelle CD), Aufbereitung in Wickelfalz bzw. Leprellfalz Teilleistung 4 Grafische Umsetzung vn Pstern (DIN A 0 der Snderfrmat): Erstellung des Layuts (Neuerstellung der Übertragung ins aktuelle CD) 2

3 2.1.2 Krrektrat Für die Publikatinen liefert der AG dem AN in der Regel fertige Texte. Der AN unterzieht diese abschließend einem erweiterten Krrektrat bzw. Schlusskrrektrat. Vr dem Krrektrat ist mit dem AG zu klären, welche Krrekturen eigenständig vrgenmmen werden können und welche vrab durch den AG abgeglichen und freizugeben sind. Für einen Krrekturabgleich sind die Hinweise in der gelayuteten Ansicht nachvllziehbar zu kmmentieren, z.b. mit Hilfe der PDF-Kmmentarfunktin der handschriftlich. Die Leistungen dazu umfassen: Teilleistung 1 Prüfung und Krrektur vn Textbausteinen: Prüfung und Krrektur sämtlicher Texte, Tabellen und Abbildungen auf Rechtschreibung und Grammatik gemäß Duden, Vereinheitlichung vn Schreibweisen (Maß- und Währungsangaben gemäß Typgrafische und redaktinelle Hinweise für die Manuskripterstellung und -bearbeitung ), Krrekturvrschläge bei unverständlichen bzw. fehlerhaften Frmulierungen, Krrekturvrschläge bei uneinheitlichen Schreibweisen vn Fachbegriffen swie Schlusskrrektrat. Teilleistung 2 Prüfung der Darstellungsweisen: Prüfung Layut (Seitenaufbau, Hervrhebungen, Trennung vn Wörtern), Prüfung vn Seitenzahlen, Abbildungsnummerierungen, Querverweisen swie Prüfung des Literaturverzeichnisses und der Quellenangaben (inhaltlich und frmal). Teilleistung 3 Redaktinelle Überarbeitung: Im Ausnahmefall werden auch Basistexte der Materialien geliefert, die vm AN redaktinell überarbeitet werden müssen der auf deren Grundlage Texte kmplett neu zu erstellen sind. Dies kann z.b. der Fall sein, wenn für Internetseiten eine Zuarbeit vn Dkumenten, Textbausteinen mit Fts und Grafiken erfrderlich wird der Fachtexte für spezielle Zielgruppen adaptiert werden müssen Erstellung vn Druck- und Archivdateien Der AN stellt die Druckdateien entsprechend den Erfrdernissen der Druckerei her, übermittelt diese der Druckerei und übernimmt die qualitative Drucküberwachung. In der Regel erflgt der Druck hausintern im BBSR. Der AN trägt die Verantwrtung für die fristgerechte Lieferung einwandfreier Prdukte. Die Leistungsschritte umfassen: Teilleistung 1 Reinzeichnung und Datenaufbereitung für die Druckerei: Nach endgültiger Freigabe des Manuskripts durch den AG sind druckreife Daten zu erstellen und an die Druckerei zu übermitteln. Teilleistung 2 Prfs: Zur Druckfreigabe sind vn der Druckerei farbverbindliche Prfs in zweifacher Ausfertigung anzufertigen. Ein Prf ist dem AG vrzulegen. AG und AN legen gemeinsam fest, welche Seiten geprft werden. Im Regelfall sind dies Titelseite swie eine Zusammenstellung kritischer Bilder und Grafiken. Teilleistung 3 Archivierung: Der AN fertigt eine Archiv-CD der Archiv-DVD mit flgenden Ordnernamen: Druckdaten Dieser Ordner enthält alle Druckdaten in einer PDF-Qualität für einen unveränderten Nachdruck, separate, leicht auffindbare Bild- und Grafikdateien in einer Qualität für weitere Bearbeitungen swie ffene Daten, die eine spätere Weiterverarbeitung ermöglichen. Dateien Dieser Ordner enthält: barrierefreie PDF-Dateien gemäß den Vrgaben aus Pkt , Einzel- und Dppelseiten im PDF-Frmat in der Auflösung vn 300 dpi, Titelseite im JPG-Frmat in den Auflösungen 300 und 72 dpi, 3

4 Fließtext der Druckfassung als Wrd-Dkument Erstellung vn barrierefreien PDF-Dkumenten Die Brschüren sllen auf den Internetseiten des BMUB und der Frschungsinitiative Zukunft Bau abrufbar sein. Hierzu sind barrierefreie PDF-Dkumente entsprechend den Vrgaben der Barrierefreie-Infrmatinstechnik- Verrdnung (BITV 2.0) zu erstellen. Sie müssen dem BITV-Test ( und den Vrgaben des BMUB bzw. des BBSR zur Barrierefreiheit vn Veröffentlichungen genügen. Der AG stellt dem AN dazu ein Handbuch mit Hinweisen und Infrmatinen zur Erstellung barrierefreier PDF-Dkumente zur Verfügung. Zur Erstellung einwandfreier barrierefreier PDF- Einzelseiten in der Auflösung vn 72 dpi führt der AN flgende Schritte durch: Erstellen einer eindeutigen TAG-Struktur zur Definitin der richtigen Lesereihenflge; Auszeichnen vn Überschriften-, Absatz- und Listen-Elementen; Strukturieren vn Tabellen mit Auszeichnung vn Zellen; Hinterlegen wichtiger Akrnyme und Abkürzungen mit Alternativtexten; Erstellen vn Lesezeichen; Einsetzen aussagekräftiger Alternativtexte in Grafiken und Bildern; Auszeichnen der verwendeten Hauptsprache des Dkuments swie ggf. Kennzeichnen wichtiger anderssprachiger Wrte innerhalb des Textes. Alternativtexte für Grafiken, Bilder werden im Regelfall vm AG bzw. vn Dritten wie beauftrage Frscher des AGs etc. geliefert. Das barrierefreie PDF-Dkument ist dem AG spätestens zehn Arbeitstage nach Freigabe der Druck-PDF per zu übersenden Englischsprachige Übersetzung (ptinal) Vn ausgewählten Brschüren, Flyern swie snstigen Texten fertigt der AN eine Fachübersetzung ins britische Englisch als Verkehrssprache der Wissenschaft an. Die Übersetzungsleistungen bedürfen einer engen Abstimmung mit dem AG und ggf. dem Sprachendienst des BMUB bei BMUB-Brschüren. In einem zweiten Schritt sind sinngemäß die Pkt bis bzw. ptinal Pkt durchzuführen. Der AN überträgt dem Auftraggeber das uneingeschränkte Recht, Teile des Übersetzungswerks zu ändern bzw. für zukünftige Zwecke anzupassen. Die zu erbringende Leistung umfasst flgende Teilleistungen: Teilleistung 1 Anfertigung der englischsprachigen Fachübersetzung: Die Brschüre bzw. Flyer sind inklusive aller Fließtexte, Verzeichnisse, Deckblätter, Grafiken, Tabellen, Frmeln, Berechnungen etc. ins britische Englisch zu übersetzen. Teilleistung 2 Krrektrat der Übersetzung: Der AN fertigt das Krrektrat der Übersetzung sinngemäß nach Pkt an. Er legt die gelayutete Krrekturschleife dem Fachbetreuer des AG und dem Sprachendienst vr. Als Abnahmekriterium stellt der AG die vllständige und einwandfreie Übersetzung swie die krrekte Übertragung in das Layut fest. Teilleistung 3 Erstellung vn Druck- und Archivdateien: Entsprechend den Teilleistungen in Punkt fertigt der AN die Druckdateien an, krrespndiert mit der Druckerei und händigt die digitalen Daten dem AN aus. Es werden flgende qualitative Anfrderungen an das eingesetzte Persnal und an die zu erbringenden Leistungen gestellt: Der AN benennt namentlich den Fachübersetzer. Dieser verfügt über Englischkenntnisse auf muttersprachlichem Niveau. Er muss kmplexe Fachtexte aus den Plitikbereichen Bauwesen, Whnen und Immbilien hne Substanzverlust übersetzen können. Dies setzt Kenntnisse des entsprechenden 4

5 Fachvkabulars swie sehr gute Erfahrungen im Übersetzen wissenschaftlicher Texte vraus. Entsprechende Referenzen sind als Nachweise dem Angebt beizufügen. Der AN weist qualitätssichernde Strukturen nach, die sich an den Richtlinien des Bundesverbands der Dlmetscher und Übersetzer e.v. (BDÜ) rientieren. Die fachliche Terminlgie ist durchgängig und einheitlich zu verwenden. Die Qualität der Übersetzungen muss s beschaffen sein, dass sie hne Krrekturaufwand direkt weiterverwendet und veröffentlicht werden kann. Der AN stellt die technische Infrastruktur, mit der er die Übersetzung in einem geschützten Bereich durchführen kann. Bei der Angebtsabgabe sind zur Prbe zwei Textauszüge ins Englische zu übersetzen und dem Angebt beizufügen (Anlage Aufgabe Prbeübersetzung ) Bildredaktin (ptinal) Der AN übernimmt nach Bedarf die Bildredaktin. Dazu gehören die Erstellung, die Recherche und der Ankauf vn Bildern. Art und Umfang des benötigten Bildmaterials wird vr jeder Publikatin durch den AG festgelegt. Teilleistung 1 Bild- und Grafikerstellung: Der AN erstellt Bilder bzw. Grafiken, die das CD visuell und ein einheitliches Erscheinungsbild unterstützen. Hierzu sind Bild- und Grafikmaterialen neu zu erstellen der bei Vrhandensein gffs. qualitativ aufzuwerten. Es kann sich dabei um Karten, Fts, Tabellen und Grafiken handeln. Der AG stellt entsprechende Rhdaten bereit. Grafiken und Tabellen sind hchwertig umzusetzen; eine Übernahme des Excel-Layuts genügt nicht. Teilleistung 2 Bildrecherche / Bildankauf: Beim Bildkauf stimmt der AG die zuvr ermittelten Lizenzgebühren mit dem AG ab. Nach Kstenfreigabe durch den AG kauft der AN die Bilder eigenständig an. Der AN sichert dabei ab, dass die Nutzungsrechte dem AG entsprechend der Anlage Übertragung vn Nutzungsrechten an das BBSR / BMUB übertragen werden. Der AN erstellt und pflegt eine Übersicht aller angekauften Bilder mit relevanten Metadaten (Name des Urhebers, kurze Bildbeschreibung etc.) Druck, Bindung und Lieferung (ptinal) Druck und Bindung erflgen i.d.r. über die hausinterne Druckerei des AGs, für das der AG entsprechende Haushaltsmittel bereitstellt. Bei fehlenden Druckkapazitäten der hausinternen Druckerei sind vm AN zusätzliche Leistungen zu übernehmen. Die Auflagenhöhe und Art der Bindung werden vm AG festgelegt. Der AN srgt zusammen mit der Druckerei für eine planmäßige Prduktin und termingerechte Auslieferung der Publikatinen. Teilleistung 1 Druck, Bindung und Lieferung über externe Druckerei: Erkundung vn qualitativ gleichwertigen Druckanbietern, Erstellung einer Leistungsbeschreibung in Abstimmung mit dem AG, Abstimmung mit dem AG zur Bindungsart und Rechnungsadresse, Einhlung vn mindestens drei Marktangebten mit Vrlage beim AG und dessen Freigabe swie Überwachung der planmäßigen Prduktin und Auslieferung. 5