CHECKLIST DELLE FASI PROCEDURALI DEGLI ADEMPIMENTI PER LAVORI E FORNITURE

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1 CHECKLIST DELLE FASI PROCEDURALI DEGLI ADEMPIMENTI PER LAVORI E FORNITURE Abbreviazioni Agenzia per i procedimenti e la vigilanza in materia di contratti pubblici di lavori, servizi e forniture (ACP) Denominazioni del Sistema informativo sui contratti pubblici (SICP) SUA = Stazione Unica Appaltante = Stazione Unica Appaltante U = Utilizzatore = Stazione Appaltante esecutrice (SAE) RP SUA RUP U RC = Responsabile del procedimento SUA = Responsabile unico del procedimento utilizzatore = Responsabile contratti dell Agenzia = Responsabile SUA = Responsabile SAE 1 FASE: PRE INDIZIONE GARA 1. U Attività di individuazione delle prestazioni da realizzare 2. U Nomina del responsabile unico del procedimento (RUP U) 3. U Redazione e approvazione dei progetti e di tutti gli altri atti ed elaborati che ne costituiscono il presupposto 4. U Acquisizione codice CUP, ove previsto 5. U Adozione del provvedimento a contrarre e della validazione del progetto ove prevista 6. U Trasmissione dell atto di adesione firmato 7. U Richiesta indizione gara d appalto Vedasi modulo per la richiesta sul sito dell Agenzia 2 FASE: GARA SUA 1

2 1. RP SUA Controllo documenti pervenuti: Verifica capitolato speciale parte particolare Controllo fascicolo qualità eventuale Controllo elenco delle prestazioni Testo breve Modulo offerta (allegato C 1) eventuale Controllo a campione dei documenti CD Verifica congruità/correttezza dei requisiti di partecipazione e dei criteri di ne Acquisizione codice CIG PADRE (Accordo quadro) dal sito AVCP 2. RP SUA Invio al RUP U e all U lettera di segnalazione errori entro 20 gg dal ricevimento della richiesta d indizione gara 3. RP SUA Controllo provvedimento d impegno e validazione progetto, ove previsto 4. RP SUA Preparazione documenti amministrativi, disciplinare + allegati 5. RP SUA Inserimento dati nel portale telematico con preparazione del bando 6. RP SUA Pubblicazione sul portale 7. RP SUA Perfezionamento del CIG padre 8. RP SUA Consegna offerte da parte delle imprese 9. RC Controllo Casellario Autorità Vigilanza e richiesta RUP U lista sopralluogo 10. RP SUA Inviare lettera nomina commissione tecnica 11. RP SUA Svolgere le funzioni di Autorità di gara 12. RP SUA Seduta autorità - Apertura offerte 13. RP SUA Eventuale sospensione seduta per controllo SOA in caso di RTI 14. RP SUA Comunicazione ev. esclusione 15. RP SUA Sorteggio 10% ditte 16. RP SUA Richiee requisiti alla ditta sorteggiata per forniture e requisiti analoghi lavori < RP SUA Verifica dei documenti ditta sorteggiata per forniture e requisiti analoghi lavori < RP SUA Comunicazione a tutte le ditte della data della seduta 19. RP SUA Seduta autorità - completare verbale Autorità di gara 20. RP SUA Inviare comunicazione ditta sorteggiata ev. esclusione per forniture e requisiti analoghi lavori < RP SUA Comunicazione a tutte le ditte per seduta dell apertura busta B 22. RP SUA Verifica della correttezza e della coerenza formale del verbale di commissione tecnica 2

3 23. RP SUA Comunicazione a tutte le ditte della data di apertura busta economica 24. RP SUA Richiesta impresa eventuale anomalia dell offerta 25. RUP U Consegna della relazione sull anomalia 26. RP SUA Seduta autorità ne 27. RP SUA Comunicazione fax ne e caricamento verbale sul portale 28. RP SUA Gestione richiesta accesso agli atti 29. RP SUA Gestione contenzioso relativo alla gara con eventuale supporto della commissione tecnica e/o RUP U 30. RP SUA (Contratti sopra ,00) Inserimento dei dati OCP entro 30 giorni dall ne definitiva 31. RP SUA Inserire in caso di avvalimento i dati e i documenti attestanti l avvalimento di tutte le imprese partecipanti sul sito dell Autorità di Vigilanza 32. RP SUA Avviso ne bando solo per gare sopra soglia EU e pubblicazione sul 33. RC (nel caso decida di non delle fasi post portale gare telematiche Richiesta agli uffici competenti del DURC, Casellario, carichi pendenti, Agenzia entrate, Camera di commercio, Tribunale fallimentare, Certificato ispettorato del lavoro, Certificato anagrafe delle sanzioni amministrative dipendenti da reato ai sensi dell art. 38, lettera m del D.Lgs. n. 163/06 e comunicazione/informazione Antimafia (anche per ausiliario in caso di avvalimento) ecc. e della 2 in graduatoria 34. RC (nel caso Controllo documenti della ditta vincitrice e della 2 in graduatoria decida di non delle fasi post 35. RC (nel caso Invio lettera ne definitiva efficace decida di non delle fasi post 36. RC Lettera agli U per ritiro progetto e del fascicolo relativo alla singola procedura di gara e comunicazione dati OCP 3

4 2 FASE: GARA - U 1. RUP U Partecipazione alle sedute dell autorità di gara in veste di testimone. 2. RUP U Invio dei nominativi della commissione tecnica 3. U Invio lettera con incarico alla commissione tecnica 4. RUP U Eventuale controllo anomalia delle offerte 5. RUP U Eventuale controllo dei requisiti di ordine speciale prima della stipula del contratto in caso di fornitura e lavori < FASE: STIPULA DEL CONTRATTO 1. U Ritiro progetto e fascicolo relativo alla singola procedura di gara dalla SUA 2. U (nel caso decida di anche delle fasi post Richiesta agli uffici competenti del DURC, Casellario, carichi pendenti, Agenzia entrate, Camera di commercio, Tribunale fallimentare, Certificato ispettorato del lavoro, Certificato anagrafe delle sanzioni amministrative dipendenti da reato ai sensi dell art. 38, lettera m del D.Lgs. n. 163/06 e comunicazione/informazione Antimafia (anche per ausiliario in caso di avvalimento) ecc. e della 2 in graduatoria 3. U (nel caso Controllo documenti della ditta vincitrice e della 2 in graduatoria decida di anche delle fasi post 4. RUP U Acquisizione CIG FIGLIO 5. U Invio lettera richiesta n. bolli contratto alla ditta e appuntamento per la firma 6. U Stipula contratto 7. U Caricamento sul portale gare telematiche del contratto 8. U Comunicazione a tutti i partecipanti avvenuta stipula contratto (entro 5 gg) 9. U Completare, firmare e inviare GAP con PEC o con FAX al commissariato del Governo, l originale viene tenuto dal 10. U Adempimenti relativi alle schede OCP 11. U Adempimenti connessi alla corretta esecuzione delle prestazioni ed ai pagamenti sulla base degli stati di avanzamento 12. U Collaudo statico e tecnico-amministrativo delle opere ove previsto 4

5 CHECKLISTE DER ABLÄUFE FÜR AUSSCHREIBUNGEN VON ARBEITEN UND LIEFERUNGEN Abkürzungen EVS Agentur für die Verfahren und die Aufsicht im Bereich öffentliche Bau-, Dienstleistungsund Lieferaufträge (AOV) = Einheitliche Vergabestelle Bauaufträge Bezeichnungen des Informationssystems öffentlichen Verträge (ISOV) = Einheitliche Vergabestelle Bauaufträge U = = Ausführende Vergabestelle (VS) VV EV VV B V AV = Verfahrensverantwortlicher EVS = Verfahrensverantwortlicher des verfahrens = Verantwortlicher Verträge Agentur = Verantwortlicher EVS = Verantwortlicher VS 1. PHASE: VORBEREITUNG DER DURCHFÜHRUNG EINER AUSSCHREIBUNG 1. U Aktivitäten zur Bestimmung zu erbringenden Leistungen 2. U Ernennung des Verfahrensverantwortlichen (VV B) 3. U Abfassung und Genehmigung Projekte und gesamten Akten und Dokumente, die hierfür die Voraussetzung bilden 4. U Anfrage CUP Kode, wo vorgesehen 5. U Erlaß Maßnahme zum Vertragsabschluss und Projektgenehmigung, wo vorgesehen 6. U Übermittlung unterschriebenen Beitrittserklärung 7. U Anfrage zur Durchführung Ausschreibung Siehe Vorlage Ansuchen auf Webseite Agentur 5

6 1. VV EV 2. PHASE: AUSSCHREIBUNGSVERFAHREN EV Kontrolle eingegangenen Unterlagen: Kontrolle besonen Vergabebedingungen eigener Teil Kontrolle Qualitätsfaszikel eventuell Kontrolle Verzeichnis Leistungen Kurztext Angebotsformular (Anlage C 1) eventuell Stichprobenkontrolle Dokumentation auf CD Überprüfung Angemessenheit/Richtigkeit Teilnahmeanforungen und Zuschlagskriterien Anfrage des Erkennungskode Rahmenvereinbarung CIG PADRE auf Internetseite Aufsichtsbehörde AVCP 2. VV EV Der VV B setzt den U über Unregelmäßigkeiten innerhalb 20 Tagen ab Zustellung Anfrage zur Ausschreibung in Kenntnis 3. VV EV Überprüfung Zweckbindungsmaßnahme und Validierung des Projektes, wo vorgesehen 4. VV EV Vorbereitung Verwaltungsunterlagen, Ausschreibungsbedingungen + Anlagen 5. VV EV Eingabe Daten im telematischen Portal und Vorbereitung Bekanntmachung 6. VV EV Veröffentlichung auf dem Portal 7. VV EV Perfektionierung des Erkennungskode Rahmenvereinbarung CIG PADRE 8. VV EV Abgabe Angebote seitens Unternehmen 9. V AV Prüfung des Registers Aufsichtsbehörde und Anfrage an VV B Liste des Lokalaugenscheins 10. VV EV Versand des Ernennungsschreibens in die technische Kommission 11. VV EV Aufgaben Ausschreibungsbehörde erfüllen 12. VV EV Sitzung Ausschreibungsbehörde - Öffnung Angebote 13. VV EV Eventuelle Unterbrechung Sitzung für SOA Kontrolle im Falle von Bietergemeinschaft 14. VV EV Mitteilung eines ev. Ausschlusses von Bietern 15. VV EV Auslosung von 10% für Lieferaufträge anbietenden Unternehmen 16. VV EV Den Nachweis Voraussetzungen beim ausgelosten Unternehmen für Lieferung und für ähnliche Voraussetzungen Arbeiten < anfragen 17. VV EV Kontrolle Dokumentation des ausgelosten Unternehmens für Lieferungen und für ähnliche Voraussetzungen bei Arbeiten <

7 18. VV EV Mitteilung des Sitzungstermins an alle Unternehmen 19. VV EV Sitzung Ausschreibungsbehörde Vervollständigung Protokoll Ausschreibungsbehörde 20. VV EV Mitteilung an die ausgewählte Firma über den ev. Ausschluss für Lieferungen und Voraussetzungen für ähnliche Arbeiten < VV EV Mitteilung an alle Unternehmen über den Termin Sitzung zur Öffnung Umschläge B 22. VV EV Überprüfung Richtigkeit und formalen Schlüssigkeit Nieschrift technischen Kommission 23. VV EV Datum Öffnung des wirtschaftlichen Umschlages allen Bietern mitteilen 24. VV EV Anfrage des Unternehmens bzgl. evt. übertrieben niedriges Angebot 25. VV B Abgabe des Berichtes über das übertrieben niedrige Angebot 26. VV EV Sitzung Ausschreibungsbehörde 27. VV EV Zuschlagsmitteilung via Fax verschicken und die Nieschrift im Portal veröffentlichen 28. VV EV Die Anfrage für den Zugang zu den Akten verwalten 29. VV EV Beanstandungen bezüglich Ausschreibung mit eventueller Unterstützung technischen Kommission und/o VV B 30. VV EV (Verträge über ,00) Eingabe Daten BOV innerhalb 30 Tagen ab des definitiven Zuschlages 31. VV EV Bei eventueller Nutzung Kapazitäten Dritter, werden auf Internetseite Aufsichtsbehörde die diese Nutzung belegenden Daten und Dokumente betreffenden Bieter eingegeben 32. VV EV Bekanntmachung des Zuschlages auf dem Portal nur für Ausschreibungen über 33. V AV (wenn nicht die endgültigen 34. V AV (wenn nicht die dem EU-Schwellenwert und Veröffentlichung auf dem telematischen Portal Ausschreibungen Anfrage bei den zuständigen Behörden des DURC, Strafregisterauszug, anhängige Verfahren, Agentur für Einnahmen, Handelskammer, Konkursgericht, Bescheinigung des Arbeitsinspektorats, Auszug aus dem Register Verwaltungsstrafen gemäß Art. 38 Buchst. m des GVD 163/06 und Antimafia-Bescheinigung/Antimafia-Information (auch im Falle von Beanspruchung Dienste Dritter) usw. des Zuschlagsempfängers und des 2. in Rangordnung Kontrolle Unterlagen des Zuschlagsempfängers und des zweiten in Rangordnung 7

8 endgültigen 35. V AV Übermittlung des Schreibens über den definitiven, wirksamen Zuschlag (wenn nicht die endgültigen 36. V AV Mitteilung an die U, dass das Projekt und dazugehörige Faszikel abgeholt werden können und Mitteilung Daten BOV 2. PHASE: AUSSCHREIBUNGSVERFAHREN - U 1. VV B Teilnahme Ausschreibungsbehörde an den Sitzungen als Zeuge 2. VV B Mitteilung Mitglie technischen Kommission 3. U Übermittlung des Auftragsschreibens an die technische Kommission 4. VV B Eventuelle Kontrolle übertrieben niedrigen Angebote 5. VV B Vor dem Vertragsabschluss: Eventuelle Kontrolle besonen Voraussetzungen für Lieferungen und Arbeiten < PHASE: VERTRAGSABSCHLUSS 1. U Das Projekt und das dazugehörige Faszikel werden in Agentur/EVS abgeholt 2. U (wenn auch die endgültigen Anfrage bei den zuständigen Behörden des DURC, Strafregisterauszug, anhängige Verfahren, Agentur für Einnahmen, Handelskammer, Konkursgericht, Bescheinigung des Arbeitsinspektorats, Auszug aus dem Register Verwaltungsstrafen gemäß Art. 38 Buchst. m des GVD 163/06 und Antimafia-Bescheinigung/Antimafia-Information (auch im Falle von Beanspruchung Dienste Dritter) usw. des Zuschlagsempfängers und des 2. in Rangordnung 3. U (wenn Kontrolle Dokumentation des Zuschlagsempfängers und des 2. in Rangordnung auch die endgültigen 4. VV B Anfrage des von Rahmenvereinbarung abgeleiteten Erkennungskode CIG 8

9 FIGLIO 5. U Mitteilung an den Zuschlagsempfänger über die Anzahl Stempelmarken für den Vertrag und Terminvereinbarung für die Unterschrift 6. U Vertragsabschluss 7. U Den Vertrag auf dem Portal hochladen 8. U Mitteilung an alle Teilnehmer über den Vertragsabschluss (innerhalb 5 Tage) 9. U Fertigstellen, unterschreiben und GAP mit PEC/FAX an das Regierungskommissariat zusenden, das Original wird beim eingeholt 10. U Erfüllung von Aufgaben, bezüglich Formblätter BOV 11. U Aufgaben in Zusammenhang mit ordnungsgemäßen Ausführung und Zahlungen auf Grundlage Baufortschritte 12. U Statische und technisch-verwaltungsmäßige Abnahmeprüfung Bauvorhaben, wo es vorgesehen ist 9