NKHR. Infobrief. Wir sind fit für das. Neue Kommunale Haushalts- und Rechnungswesen! Nr. 1/2010. Kommunale Datenverarbeitung Region Stuttgart

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1 Infobrief Nr. 1/2010 NKHR Wir sind fit für das Neue Kommunale Haushalts- und Rechnungswesen! Kommunale Datenverarbeitung Region Stuttgart Rechenzentrum Region Stuttgart GmbH

2 Inhalt Vorwort Liebe Leserinnen, liebe Leser, die internationale Finanzkrise ist auch für die Kommunen unserer Region eine große Herausforderung. Doch jede Krise birgt Chancen, die es zu nutzen gilt. Die Kommunen werden sich mit Umsicht und Kreativität den Folgen der wirtschaftlichen Veränderungen stellen müssen. Fortschritt erfordert neben Optimismus, Mut und Selbstbewusstsein eine kompetente Basis. In KDRS/RZRS finden Sie einen Partner, der Sie gerade in Krisenzeiten mit wirtschaftlichen und innovativen Lösungen unterstützt, um den Weg in eine moderne Verwaltung weiter zu beschreiten. Als positives Beispiel sei hier die Einführung der kommunalen Doppik bei der Landeshauptstadt Stuttgart zum 1. Januar 2010 zu nennen. In weniger als zwei Jahren erfolgte hier die Vorbereitung und Planung, sodass bereits zum jetzigen Zeitpunkt kurz nach Migration auf eine äußerst erfolgreiche Einführung zurückgeblickt werden kann. Nicht zuletzt durch die gute Beratung und Betreuung von KDRS/RZRS. Zu den guten Nachrichten zum Jahresbeginn gehört auch, dass sich die überwiegende Mehrzahl der Finanz+ Anwenderkommunen mit nahezu Einwohnern entschlossen haben, die Verträge mit der Fa. Data-Plan zu kündigen und als Vollanwender wieder zu KDRS/RZRS zurückzukehren. Die im Raum gestandene Gefahr eines tiefen Risses in unserem Verband ist damit gebannt. Wir heißen Waiblingen, Fellbach, Geislingen & Co als wieder vollintegrierte und gleichberechtigte Verbandsmitglieder auf das herzlichste willkommen. Als positiven Nebeneffekt können wir vermelden, dass es im Rahmen dieser Initiative ebenfalls gelungen ist, das neue Ordnungswidrigkeitenverfahren owi21 mit einem Marktanteil von 100 % in unserem Verband und in unserer Region zu platzieren. Damit ist unser Zweckverband definitiv gestärkt aus der Data-Plan-Krise hervorgegangen. Mit freundlichen Grüßen Ihre Geschäftsführer 3 Vorwort 13 Mehr Sicherheit für Mailserver NKHR starten Sie jetzt mit uns in die kommunale Doppik! dvv.personal Umstellung schreitet erfolgreich voran FIWES-Classic Ablösung bis Ende 2012 Mitarbeiter-Interview Der neue Personalausweis epr elektronisches Personenstandsregister gestartet! NH-Kita die Kindertagesstättenverwaltung Kurzmeldungen Info/Termine Impressum Frank Wondrak (stehend) Geschäftsführer (Vorsitzender), KDRS/RZRS Hans-Jürgen Simacher (sitzend) Geschäftsführer, KDRS/RZRS

3 NKHR starten Sie jetzt mit uns in die kommunale Doppik! Die Gemeindehaushaltsverordnung ist erlassen -bewertung bis hin zur Umstellung Ihrer Finanzsoftware auf die kommunale Doppik, sollte ein Zeitraum Am 22. April 2009 hat der Landtag Baden-Württemberg das Gesetz zur Reform des Gemeindehaushalts- entscheidend, jetzt mit den notwendigen Vorberei- von ca. 3 Jahren eingeplant werden. Somit ist es rechts beschlossen. Die Verordnungen des Innenministeriums Baden-Württemberg zur Haushaltswirttungen zu beginnen. schaft (GemHVO) und zur Kassenführung (GemKVO) der Gemeinden wurden am 11. Dezember 2009 erlassen und am 22. Dezember 2009 verkündet. KDRS/RZRS Ihr Partner Wir unterstützten Sie bei der NKHR-Einführung umfassend. Bei uns bekommen Sie alles aus einer Das NKHR muss bis spätestens 1. Januar 2016 Hand kompetent und wirtschaftlich. Seit März 2009 bei allen Kommunen in Baden-Württemberg gibt es hierfür unsere Abteilung NKHR Beratung, eingeführt sein. Die kommunale Doppik wird die Ihnen in allen Fragen hilfreich zur Seite steht. hierbei alleiniger Rechnungsstil. Absolut entscheidend für ein erfolgreiches Einführungsprojekt ist die frühzeitige und umfassende Information und Qualifikation aller Betroffenen. Die Einführungsarbeiten sind schon in vollem Die ersten Städte und Gemeinden im Verbandsgebiet Gange konnten erfolgreich ihre Projekte abschließen und den Schritt in die kommunale Doppik meistern. Warten Sie nicht zu lange. Für die gesamte NKHR- Sie sind mit ihrem jeweiligen Finanzverfahren SAP Einführung, von den fachlichen Vorarbeiten wie Erstellen Ihres Produktplanes, der Gliederung Ihres halts- und Rechnungswesen seit dem 1. Januar 2010 beziehungsweise KIRP im Neuen Kommunalen Haus- neuen Haushaltes oder der Vermögenserfassung und produktiv. Wir sind fit für das Neue Kommunale Haushalts- und Rechnungswesen Erfolgreiche SAP-Umstellung auf die kommunale Doppik bei der Stadt Stuttgart Zum 1. Januar 2010 hat die Landeshauptstadt Stuttgart das Neue Kommunale Haushalts- und Rechnungswesen erfolgreich eingeführt. Das Projekt begann im Jahr 2006 und die Umstellung des SAP-Systems wurde in weniger als zwei Jahren vorbereitet und umgesetzt. Für die fachlichen Vorbereitungen hat die Landeshauptstadt die Zusammenarbeit in den Arbeitsgruppen des kommunalen DV-Verbunds genutzt. Die Umstellung des SAP-Systems auf das neue Rechnungswesen wurde von KDRS/RZRS maßgeblich begleitet, wobei sich der SAP-Kommunalmaster Doppik des DV-Verbunds sehr bewährt hat. Alle Anforderungen an eine Softwarelösung für das NKHR, die naturgemäß auf Grund des Datenumfangs bei der Stadt Stuttgart besonders ausgeprägt sind, konnten erfüllt werden. Der Haushaltsplan als Doppelhaushalt 2010/2011 wurde trotz der Umstellung termingerecht eingebracht und konnte zu 99 % direkt aus dem SAP-System ohne Nacharbeiten gedruckt werden. Alle aufkommenden Umsetzungsfragen im Zusammenhang mit der kommunalen Doppik wurden ebenso geklärt. Insgesamt wurden Debitoren erfolgreich in die Doppik übernommen und soweit möglich zu einheitlichen Geschäftspartnern zusammengefasst. Daneben folgte ebenso eine maschinelle Übertragung vieler anderer Daten in die Doppik, z. B. Kreditorenstammdaten, offene Posten und der Anlagenbestand. Ergänzend zum Kern des Rechnungswesens wurden die Komponenten Vertrieb, Immobilienmanagement inklusive Liegenschaften, Materialwirtschaft, Instandhaltung und Arbeitszeiterfassung (mit maschineller Datenmigration) in die Doppik übernommen und erfolgreich produktiv gesetzt. Das Modul Darlehensverwaltung kam dabei im Rahmen der Doppik-Einführung neu zum Einsatz. Erste KIRP-Komplettmigration von Kameralistik auf NKHR Ebenfalls termingemäß zum 1. Januar 2010 erfolgte die Umstellung auf KIRP beim Landratsamt Rems- Murr-Kreis und der großen Kreisstadt Ostfildern, die seither ausschließlich im neuen Rechnungsstil aktiv sind. Zudem nutzen die kommunale Doppik auch schon mehrere Eigenbetriebe und Zweckverbände im Rahmen von Pilotprojekten. Die technische Migration des Landratsamtes Rems- Murr-Kreis und der Stadt Ostfildern erfolgte am 5. und 6. Januar Beim Rems-Murr-Kreis wurden hierbei rund Personenstämme sowie circa Eröffnungsbilanzbuchungen vollautomatisch generiert. Bei der Stadt Ostfildern erzeugten die Migrationsprogramme des Rechenzentrums ungefähr Personenstämme und rund Eröffnungsbilanzbuchungen. Die Stadt Ostfildern und das Landratsamt Rems-Murr- Kreis sowie der Schulverband Herrenberg und der Zweckverband Häldenmühle (Stadt Steinheim) arbeiteten demnach mit Ende der Migrationen vollumfänglich nach den Regeln des NKHR. Zudem sind bereits seit dem 1. Dezember 2009 die Eigenbetriebe der Gemeinden Plüderhausen, Welzheim und Winterbach im neuen Rechnungsstil aktiv. Alle Umstellungsprojekte inklusive den KIRP-Migrationen und der Umstellung der Landeshauptstadt Stuttgart verliefen äußerst erfolgreich und auch die Nachbetrachtung der ersten Wochen im neuen Rechnungsstil fällt sowohl seitens der Kundenbetreuung als auch von der Kundenseite sehr positiv aus. Alle Benutzer konnten zum geplanten Zeitpunkt in ihren doppischen Systemen arbeiten. Damit hat sich die gründliche Vorbereitung der Projekte wie auch die intensive Zusammenarbeit zwischen Kunden und Beratern von KDRS/RZRS überaus bewährt. Dirk Gfrörer, 4 5

4 dvv.personal Umstellung schreitet erfolgreich voran Weitere 74 Verwaltungsnummern erfolgreich zum Jahreswechsel umgestellt Die Ablösung des alten Personalabrechnungsverfahrens PWES durch das neue Personalwirtschaftssystem dvv.personal ist in vollem Gange. Zum Jahreswechsel wurden weitere 74 Verwaltungsnummern mit ca Personalfällen aus dem Verbandsgebiet der KDRS/RZRS in dvv.personal produktiv gesetzt und die ersten Personalabrechnungen erfolgreich über das neue Verfahren abgewickelt. Bislang lag das Augenmerk auf den großen Verwaltungen mit mehr als 800 Personalfällen. Seit Anfang des Jahres arbeiten nun auch alle fünf Landratsämter der Region Stuttgart mit dvv.personal. Eine anspruchsvolle Aufgabe Für das Jahr 2010 stehen die Umstellung weiterer 105 Kunden mit ca Personalfällen und der Projektstart der Landeshauptstadt Stuttgart (LHS) mit etwa Personalfällen auf der Agenda. Damit sind Ende 2010 bereits 65 % aller Verwaltungsnummern und 84 % aller Personalfälle (ohne LHS) auf dvv.personal umgerüstet. Bis Ende 2011 werden dann Stuttgart und alle anderen, überwiegend kleinen und mittelgroßen Verwaltungen, zum neuen Verfahren wechseln. Die Umstellung stellt eine anspruchsvolle Aufgabe dar. Auf der einen Seite müssen die einzelnen Verwaltungen mit ihren individuellen Besonderheiten auf das neue Verfahren vorbereitet werden. Das bedeutet u.a., dass Sachbearbeiter geschult, Systemeinstellungen dvv.personal bietet eine angenehme und benutzerfreundliche Oberfläche sowie zahlreiche Funktionen und Auswertungsmöglichkeiten, die uns die alltägliche Arbeit erleichtern. Stadt Freiberg am Neckar vorgenommen sowie die Personalstammdaten aus PWES nach dvv.personal migriert werden müssen. Auf der anderen Seite ist intensive Betreuungs- und Beratungsarbeit zu leisten und zwar nicht nur für die bereits umgestellten Kunden, sondern auch für diejenigen Verwaltungsmitarbeiter, die in der Übergangsphase noch mit dem alten Verfahren PWES arbeiten und weiterhin auf dem gewohnt hohen fachlichen Niveau beraten und betreut werden wollen. Das Nebeneinander von Projektarbeit und laufendem Betrieb konnte durch den hohen Einsatz aller Projektbeteiligten erfolgreich bewältigt werden. Positive Resonanz auf dvv.personal Als erfreuliches Zwischenfazit der bisherigen Umstellungsaktivitäten ist festzustellen, dass wir die anfängliche Skepsis vieler Verwaltungen gegenüber einem neuen, ungewohnten Verfahren nicht nur entkräften konnten, sondern die Kunden mit den Vorteilen des neuen Systems sehr zufrieden sind. Auch Anwender, die viele Jahre das System PWES gewohnt waren, haben dvv.personal nach einer gewissen Eingewöhnungsphase sehr positiv aufgenommen. Eines steht fest: Das Verfahren PWES kann an die künftigen technischen Anforderungen sowie die stetigen rechtlichen Änderungen nicht mehr zufrieden stellend angepasst werden, daher ist eine Ablösung unabdingbar. dvv.personal überwindet diese Defizite: Es handelt sich um eine moderne und zukunftsfähige Lösung, die durch den Komponentenaufbau auf Kundenwunsch individuell erweitert werden kann. Allein in seiner Basiskomponente der reinen Personalabrechnung bietet dvv.personal bereits umfangreichere Möglichkeiten und Funktionen als dies bei PWES der Fall war. Der Kunde kann sich beispielsweise individuelle Auswertungen seiner Personalstammdaten erstellen oder über Uploads Daten ins System einspielen. Wer sich einmal von diesen Vorzügen überzeugt und damit vertraut gemacht hat, will die neuen Funktionalitäten nicht mehr missen. Ausblick Auch in Zukunft bleibt der Bereich Personalwesen spannend. Vom Gesetzgeber und den Tarifparteien wird es künftig weiterhin neue Vorgaben und Änderungen geben. Die technischen Möglichkeiten schreiten ebenfalls voran. Ein künftiger Schwerpunkt wird bei den so genannten dvv.personal-managementkomponenten wie beispielsweise Organisations- und Stellenplanmanagement, Personalkostenplanung, Reisekostenabrechnung, Positivzeitwirtschaft und Bewerbermanagement liegen. Durch den Einsatz solcher zusätzlichen Komponenten erschließt sich erst vollständig das Potential, das dvv.personal bietet. Wir werden Sie beim Thema Managementkomponenten auf dem Laufenden halten und Sie mit den aktuellsten Lösungen aus dem Bereich der Personalwirtschaft versorgen. Für weitere Informationen zu dvv.personal und den Managementkomponenten stehen wir Ihnen gerne zur Verfügung. Christian Tauchmann, 6 7

5 FIWES-Classic Ablösung bis Ende 2012 Mitarbeiter-Interview Nach der aktuellen Beschlusslage wird der Betrieb Wir empfehlen unseren Kunden, die noch vollständig oder in Teilen mit FIWES Classic arbeiten, in der Großrechnerverfahren zum 31. Dezember 2012 aus wirtschaftlichen Gründen eingestellt. Die bisher folgenden Schritten umzustellen: noch auf dem Großrechner laufenden DV-Verfahren sind deshalb spätestens bis Ende 2012 abzulösen. 1. Wechsel von FIWES Classic auf KIRP kameral KDRS/RZRS bietet dazu seit einigen Jahren neue und moderne Lösungen an, die bereits von einer Vielzahl 2. Erarbeitung der fachlichen Grundlagen für von Kommunen in den verschiedensten Bereichen das NKHR angewandt werden. Aktuell nutzen noch 19 Kommunen und 20 andere 3. Umstellung von KIRP kameral auf KIRP kommu- Einrichtungen (Zweckverbände und Betriebe) FIWES nale Doppik Classic als Buchhaltungsverfahren bzw. Teilverfahren wie z. B. Fakturierung, Personenkontenführung, kommunale Schuldenverwaltung. NKHR.kommunal smart 4. Wechsel von KIRP kommunale Doppik auf Neben dem wirtschaftlichen Aspekt ist der Wechsel auf eine neue Software auch aus sachlichen Zwängen NKHR.kommunal smart steht dabei für das Nachfolgeprodukt von KIRP Serie 7, das wir ab dem Jahr 2013 notwendig: anbieten. Die Basis hierfür bildet der SAP Kommunalmaster Doppik der Datenzentrale Baden-Württemberg, Die Softwarepflege für FIWES Classic und die Verfahrensbetreuung in den Rechenzentren ist mangels der heute schon bei Gemeinden unterschiedlicher fachkundigem Personal auf Dauer nicht mehr gewährleistet. Jahre werden wir dazu nutzen, die Oberflächen und Größenordnungen im Einsatz ist. Die kommenden drei Dialoge in SAP insbesondere für kleine und mittlere Die Umstellung vom landeseinheitlichen DV-Verfahren Personalwesen (PWES) auf dvv.personal und Kommunen zu erweitern und anzupassen. der Veranlagungsverfahren auf die KAS-EVA-Module, KDRS/RZRS hat sich zum Ziel gesetzt, gemeinsam sonstige Einnahmen und Wasser/Abwasser mit den mit den betroffenen Kunden einen Fahrplan für die dazugehörigen Schnittstellen setzt den Einsatz neuer Migration auf die neue Software und die Einführung Finanzsoftware voraus. der kommunalen Doppik zu erstellen. Ulrich Eisele, Umfangreiche Anforderungen aus dem Kreditgewerbe zur Einführung des europäischen Zahlungsverkehrs (SEPA) werden nur in der neuen Finanzsoftware realisiert Zur Ablösung des landeseinheitlichen DV-Verfahrens FIWES Classic stehen mit den Produkten SAP und KIRP/NKHR.kommunal smart bewährte Lösungen als Nachfolge zur Verfügung. Mit dem Wechsel auf eine neue Software ist auch die Voraussetzung für den Umstieg von der kameralistischen Buchhaltung auf die kommunale Doppik geschaffen. Lothar Michel arbeitet seit 1996 bei KDRS/RZRS und noch eine sekundäre Rolle spielen. Im Mittelpunkt ist Geschäftsbereichsleiter des Rechenzentrumsbetriebs. Als studierter Dipl.-Mathematiker ist er der gegenseitigen Abhängigkeiten zu beherrschen und werden die Prozesse stehen, um die vielfältigen Hauptverantwortliche für den technischen Betrieb, dadurch die Risiken zu minimieren. d. h. das Zusammenspiel von Mainframe und Server. Der Einzelne wird immer weniger in der Lage sein, Die derzeitige Herausforderung in seinem Bereich das Zusammenspiel aller Komponenten zu verstehen. liegt in der kompletten Veränderung der Softwaretechnologie. Tätigkeit komplett verändern. Wahrscheinlich wird es Damit werden sich die Anforderungen an diese in 20 Jahren nur noch wenige Großrechenzentren in Welches Thema fasziniert Sie gerade? Deutschland geben, bei denen wir dann Dienstleistung für den Betrieb einkaufen können. Herr Michel: Die Weiterentwicklung des Internet und der Internetdienstleister z. B. Google Street Welches Buch lesen Sie gerade beruflich und Welches Thema bereitet Ihnen Kopfschmerzen? privat? Herr Michel: Die Weiterentwicklung in der Automobil-Industrie speziell das Thema Elektromotor. Wo Source ESBs in action und privat: Beatrice von Herr Michel: Beruflich lese ich zur Zeit: Open kommt denn der Strom für den Elektromotor her und Weizsäcker, Warum ich mich nicht für Politik interessiere. wie verändert diese Technologie die Automobilzulieferindustrie insbesondere in unserer Region? Wie groß ist denn eigentlich der CO 2 -Ausstoß bei einem Wofür hätten Sie gerne mehr Zeit? Elektromotor auf jeden Fall zu hoch, um ernsthaft als Herr Michel: Kino und/oder Besuche im Theaterhaus Zukunftslösung gelten zu können! Wie könnte Ihre Arbeit in 20 Jahren aussehen? Vielen Dank für das Gespräch. Herr Michel: Die Auseinandersetzung mit der Maria Bieber Technik und der technischen Infrastruktur wird nur Lothar Michel, Dipl.-Mathematiker KDRS/RZRS, Geschäftsbereichsleiter Rechenzentrum-Betrieb 8 9

6 Der neue Personalausweis In unserem letzten Infobrief haben wir erstmals über die Einführung des neuen Personalausweises informiert. Schwerpunkt war dort der geplante Feldtest unter Beteiligung der Feldtestkommune Kornwestheim und KDRS/RZRS. Wir möchten Ihnen anhand einer Informationsreihe innerhalb unserer 2010 erscheinenden Infobriefe den aktuellen Stand und interessante Informationen rund um den neuen Personalausweis näherbringen. Was hat sich seither getan? Wurde 2009 noch allgemein vom elektronischen Personalausweis (epa) gesprochen, so ist die neue offizielle Bezeichnung des künftigen Ausweisdokumentes mittlerweile neuer Personalausweis. Am 3. Februar 2010 fand in Stuttgart ein erstes Treffen sämtlicher vier LEWIS-Feldtestkommunen mit Beteiligung der Bundesdruckerei statt. Hierbei wurden die beteiligten Sachbearbeiter/-innen der Kommunen und die Rechenzentrumsmitarbeiter/-innen über den aktuellen Stand und die weitere Vorgehensweise im Feldtest aufgeklärt. Da sich mit der Einführung des neuen Personalausweises auch die Übertragungswege mit der Bundesdruckerei verändern, wird es künftig mehr Beteiligte am Kommunikationsprozess geben. Eine zentrale Rolle spielt in diesem Zusammenhang das bei KDRS/RZRS betriebene dvv.clearingcenter Baden-Württemberg. Aufgrund der bundesweit führenden Stellung von Baden-Württemberg in diesem Themenkomplex fand am 16. Februar 2010 bei KDRS/RZRS eine Sitzung mit den verantwortlichen Personen statt. Hierbei wurden Lösungen für noch bestehende bundesweite Probleme erarbeitet. Anfang Februar 2010 erfolgte erstmals eine erfolgreiche Kommunikation mit der Bundesdruckerei über eine Teststrecke. Nachdem es kurzzeitig zu Verzögerungen bei der Softwareauslieferung kam, konnte Anfang März 2010 die neue LEWIS-DIGANT -Software mit den Bundesdruckereikomponenten auf dem vorgesehenen PC in Kornwestheim installiert werden. Bezüglich Informationsveranstaltungen steht KDRS/ RZRS derzeit in engem Kontakt mit dem Bundesministerium des Inneren (BMI), dem Bundesverwal- tungsamt (BVA) und der Bundesdruckerei. Nach Möglichkeit sollen für Baden-Württemberg drei Großveranstaltungen mit Referenten dieser Institutionen organisiert werden. Anvisierter Termin ist Herbst 2010, da zu diesem Zeitpunkt im Vergleich zu heute wesentlich fundiertere Aussagen möglich sind. Zusätzlich sind natürlich Informationsveranstaltungen zu den neuen Funktionen von LEWIS-DIGANT geplant. Allgemeine Informationen* Die Einführung des neuen Personalausweises verfolgt das Ziel, die Voraussetzungen für eine sichere Kommunikation und Authentisierung zwischen Bürgerinnen und Bürgern, Verwaltung und Unternehmen in den neuen Medien zu schaffen. Über 60 Millionen Bürgerinnen und Bürger nutzen ihren Personalausweis schon heute nicht nur zum Identitätsnachweis gegenüber Behörden, sondern vor allem im privaten Umfeld, beispielsweise beim Eröffnen eines Bankkontos, beim Erwerb altersbeschränkter Waren oder beim Abholen von Einschreiben bei der Post. Mittlerweile verlagern sich diese Transaktionen und Prozesse immer mehr in das Internet. Einen vergleichbaren Standard-Identitätsnachweis für die Online-Welt, der die gebotenen Sicherheitsaspekte erfüllt, gibt es bislang jedoch nicht. Mit der Einführung des neuen Personalausweises wird diese Lücke geschlossen. Durch das nur noch scheckkartengroße Dokument stellt sich die elektronische Identität genauso sicher und einfach dar, wie es heute üblicherweise mit Vorzeigen des Ausweises üblich ist. So soll der neue Personalausweis beispielsweise auch als Treiber für E-Government-Dienstleistungen wirken. Die herkömmliche Funktion als Sichtausweis mit Lichtbild und gedruckten Personendaten bleibt jedoch vollständig erhalten. Mit der neuen Multifunktionskarte können Anbieter aus Wirtschaft und Verwaltung künftig elektronische Dienste anbieten, bei denen sich die Nutzer mit ihrem neuen Personalausweis authentisieren. Dadurch wird das Anmelden in Portalen, das Ausfüllen von Formularen und die Altersverifikation im Internet oder an Automaten erheblich erleichtert. Nur Anbieter, die erfolgreich eine staatliche Berechtigung beantragt haben, Auf einen Blick Einführung am 1. November 2010 Kreditkartenformat Kontaktloser Chip im Karteninneren Elektronische Ausweisfunktion für Transaktionen im Internet und an Automaten Der neue Personalausweis vereint den herkömmlichen Ausweis und elektronische Funktionen. Foto: Bundesdruckerei/Ministerium des Innern Mehr Kontrolle über persönliche Daten Vorbereitet für die elektronische Signatur zum rechtsverbindlichen Unterzeichnen digitaler Dokumente Schutz gegen Missbrauch durch digitales Lichtbild und Fingerabdrücke (freiwillig) zur eindeutigen Zuordnung von Ausweis und Besitzer 10 11

7 Mehr Sicherheit für Mailserver erhalten technischen Zugang zu den Ausweisdaten ihrer Nutzer. Die ausgetauschten Daten sind somit in jedem Fall für beide Seiten die Anbieter und die Nutzer valide. Der neue Personalausweis kann darüber hinaus ein Zertifikat für die qualifizierte elektronische Signatur speichern. Damit steht die Möglichkeit zum rechtsgültigen Unterzeichnen von digitalen Dokumenten auf Wunsch jedem zur Verfügung. Alle Informationen und Übertragungen werden mit international anerkannten und etablierten Verschlüsselungsverfahren sicher geschützt. Ein auf Berechtigungszertifikaten basierendes Zugriffssystem regelt darüber hinaus, wer auf welche personenbezogenen Ausweisdaten zugreifen darf. Bei elektronischen Ausweisen gegenüber den Anbietern regelt das Berechtigungszertifikat, welche Daten erhoben werden dürfen. Die Nutzer haben die Option, diese Auswahl weiter einzuschränken. Ferner müssen sie die Übertragung ihrer Daten mit einer sechsstelligen PIN explizit bestätigen. Nur hoheitliche Stellen verfügen über die Berechtigung, sehr sensible Informationen wie Lichtbild und gegebenenfalls gespeicherte Fingerabdrücke abzufragen. Hierzu ist es zusätzlich erforderlich, dass der Ausweis optisch gescannt wird, um ein unbemerktes Auslesen zu verhindern. An Diensteanbieter oder über das Internet werden biometrisch nutzbare Daten in keinem Falle übertragen. Die Ausweisinhaber können somit nicht nur darauf vertrauen, dass alle Stellen, die Informationen aus dem Personalausweis abfragen, tatsächlich dazu berechtigt sind, sondern erhalten ein Mehr an Kontrolle über ihre eigenen personenbezogenen Daten. Verpflichtend wird immer das Lichtbild digital auf dem Chip des Ausweises gespeichert sein. Die Bürgerinnen und Bürger entscheiden in jedem Einzelfall selbst, ob die Fingerabdrücke ebenso aufgenommen werden. Die Nutzung biometrischer Daten erhöht die Bindung zwischen Ausweisinhaber und Dokument deutlich und schützt damit vor Missbrauch. Die Daten dürfen nur von den zur Identitätsprüfung berechtigten Behörden eingesehen werden. Der neue Personalausweis schafft damit eine Sicherheitsinfrastruktur der Informationsgesellschaft. Er schützt vor Datenmissbrauch und Identitätsdiebstählen und fördert außerdem aktiv die Datensparsamkeit. Im Lebenszyklus des neuen Personalausweises greifen organisatorische, rechtliche und technische Maßnahmen eng ineinander. Das beinhaltet die Beantragung, die Produktion und Ausstellung sowie die Nutzung des Dokuments, aber auch die eventuelle Sperrung im Verlustfall. Zur Erprobung dieser komplexen Abläufe finden im Vorfeld der Einführung umfangreiche Tests des scheckkartengroßen Dokuments mit einer Auswahl von Diensteanbietern aus Wirtschaft und Verwaltung statt. Einer der 30 ausgewählten Diensteanbieter hierfür ist die Datenzentrale Baden-Württemberg. *(Quelle BMI) Rainer Rauser, Um unsere Mailserver sicherer und gegen SPAM sowie Viren resistenter zu gestalten, wurden in den vergangenen Wochen neue Systeme aufgebaut. Diese zeichnen sich durch folgende verbesserte Schutzmerkmale aus: Mails vom Internet, welche mit sehr hoher Wahrscheinlichkeit SPAM enthalten, werden wie auch Mails mit Viren gar nicht erst angenommen. Damit erreicht die Masse an SPAM und Malware die Arbeitsplätze nicht und kann damit auch keine personellen und technischen Ressourcen binden. Bereits beim Eingang einer Mail wird überprüft, ob das Zielsystem den adressierten Empfänger der Mail kennt. Ist dies nicht der Fall, wird die Mail ebenfalls nicht angenommen. Die versendenden Mailserver der KDRS/RZRS landeten in der Vergangenheit immer wieder aufgrund der so genannten Backscatter-Problematik auf Blacklisten. Dies hatte zur Folge, dass bestimmte Mail-Empfänger im Internet nicht mehr erreicht werden konnten. Hierfür wurde eine technische Lösung implementiert. Greylisting Unberührt bleiben die bisherigen Leistungen unserer Mailsysteme: Betrieb eines mehrfach ausgelegten Serverkonzeptes, welches eine hohe Ausfallsicherheit durch redundante Systeme bietet. Untersuchung aller vom Internet eingehenden Mails durch einen unabhängigen Virenscanner auf schädliche Inhalte. Weiterer Virenschutz vor unbekannten Viren mittels Greylisting. Rund 99 % aller Viren werden von gehackten PCs so genannter Botnetze verschickt. Greylisting verhindert hier die Zustellung von Viren, welche vom Virenscanner ggf. noch nicht erkannt werden bzw. verschafft die notwendige Zeit für das Update der Virenscanner. SPAM-Schutz mittels verschiedenster Mechanismen: Abwehr von einfacher SPAM durch Greylisting. Blockieren von SPAMs, welche aufgrund von bestimmten Merkmalen (z. B. Blacklisten) eindeutig identifizierbar sind. Kennzeichnung von nicht eindeutig als SPAM erkennbaren Mails. Die Markierung kann vor Ort automatisiert ausgewertet und die Mails dadurch ausgefiltert werden. Optional Integration von Signatur- und Verschlüsselungskomponenten (Virtuelle Poststelle VPS) Manfred Nuding, Foto: Bundesdruckerei/ Ministerium des Innern Virenscanner 12 13

8 epr elektronisches Personenstandsregister gestartet! Neues elektronisches Personenstandsregister Seit 1. Januar 2010, so sieht es das neue Personenstandsrecht vor, dürfen die standesamtlichen Bücher elektronisch geführt werden. Ab 1. Januar 2014 ist dies sogar die einzig zulässige Weise, Personenstandsfälle im Standesamt zu beurkunden. Das vom Verlag für Standesamtswesen, bekanntermaßen auch Hersteller des Fachverfahrens AutiSta, bereits im Einsatz befindliche Produkt deckt alle im Personenstandsrecht festgeschriebenen Mindestanforderungen an ein epr ab. Aus technischen und fachlichen Gründen ist der Betrieb eines epr nur als zentrale Lösung in einem Rechenzentrum sinnvoll. Da bereits das zentral betriebene AutiSta bei KDRS/RZRS implementiert ist, hat sich der DVV BW auch für den Betrieb des epr in Stuttgart entschieden. Somit ist ein optimales Zusammenspiel von Fachverfahren und epr, insbesondere im Hinblick auf Versionsupdates, Verfügbarkeiten usw., gewährleistet. Der Gesetzgeber schreibt zwingend die Führung eines räumlich getrennten Sicherungsregisters vor. Dem wurde durch Implementierung beim kommunalen Partnerrechenzentrum am Standort Karlsruhe Rechnung getragen. So können gleichzeitig die Anforderungen an den Datenschutz und die Datensicherheit abgedeckt werden. Signaturkarten und Kartenleser Zur Beurkundung von Personenstandsfällen in einem epr ist eine qualifizierte elektronische Signatur erforderlich. Das bedeutet, dass im Standesamt ein entsprechendes Kartenlesegerät und die dazugehörige Signaturkarte vorhanden sein müssen. Grundsätzlich kann hierfür jede zugelassene Signaturkarte und auch jeder geeignete Kartenleser der Klasse 2 benutzt werden. Um die Beschaffung und Inbetriebnahme dieser für Standesämter neuen Technik zu vereinfachen, hat KDRS/RZRS ein Bundle zusammengestellt, auf das die Kommunen Zugriff haben. Es handelt sich hierbei um die Lieferung des Kartenlesers inklusive Treibersoftware, die Beantragung einer Signaturkarte sowie telefonische Unterstützung bei der Inbetriebnahme von Karte und Lesegerät zu einem günstigen Pauschalpreis. Über die Details wurden die Standesämter bereits per Newsletter informiert. Produktivbetrieb Pünktlich zum Jahresbeginn hat der DVV BW den Produktivbetrieb des epr bereitgestellt, welchen bereits zwei Kommunen in Baden-Württemberg seit Januar nutzen und seither sämtliche Personenstandsfälle ausschließlich elektronisch beurkunden. Elektronische Sammelakte Mit der Möglichkeit, die Personenstandsbücher elektronisch zu führen, hat der Gesetzgeber auch den Weg geebnet, die so genannte Sammelakte elektronisch zu verwalten. Im epr des DVV BW ist diese Möglichkeit umgesetzt und kann ab Sommer 2010 genutzt werden. Preise Bleibt die spannende Frage offen: Was kostet die Nutzung des epr und der elektronischen Sammelakte? Um dies zu beantworten, hat der DVV BW im Rahmen des Projekts dvv.standesamt eine entsprechende Preisliste erarbeitet. Diese ist jedoch erst dann verbindlich, wenn die jeweiligen Gremien der Rechenzentren die Preise beschlossen haben. Für die Nutzer des epr entsteht eine Einmal- sowie darüber hinaus eine Pflegegebühr. Die Nutzung der elektronischen Sammelakte kann gegen einen geringen Aufpreis mit abgedeckt werden. Da die Höhe der Gebühren von der Einwohnerzahl der jeweiligen Kommune abhängt, ist eine pauschale Benennung nicht möglich. Wir teilen jedoch die vorläufigen Beiträge im Einzelfall auf Anfrage gerne mit. Schulungen Die Nutzung des epr stellt sich in der praktischen Anwendung im Fachverfahren lediglich als grüner Haken dar. Einzig die Bedienung der Signaturkarte und des zugehörigen Kartenlesers ist tatsächlich neu. Daher ist eine spezielle Schulung für den Einstieg in das epr nicht erforderlich. KDRS/RZRS plant jedoch für Kunden, welche auf das epr und die elektronische Sammelakte umstellen, eine Schulungsveranstaltung. In diesem Rahmen sollen insbesondere die Zusammenhänge und Hintergründe sowie das Zusammenspiel der beiden Komponenten mit dem Fachverfahren vertieft werden. Thomas Lehnert, Ab 1. Januar 2014 müssen alle standesamtlichen Bücher elektronisch geführt werden

9 NH-Kita die Kindertagesstättenverwaltung Kurzmeldungen KDRS/RZRS erwarb zum Jahresbeginn 2009 von der Herstellerfirma Nordholz aus Oldenburg das Vertriebsrecht für NH-Kita für Baden-Württemberg, baute den First-Level-Support auf und übernahm die bereits vorhandenen Kunden. Zum Jahreswechsel 2009/2010 setzten in Baden-Württemberg bereits 25 Kommunen das Produkt ein und verwalten damit ca Plätze in unterschiedlichen Einrichtungen vom Kindergarten bis zum Kinderhort. Zentraler Betrieb besonders beliebt Die zentrale Windows-Terminalserver-Installation des NH-Kita zu nutzen, ist eine einfache und kostengünstige Lösung. Damit kann vom Anwender eine teure Serverbeschaffung und die Softwareinstallation sowie Datenhaltung vor Ort vermieden werden. Fast alle Neukunden entscheiden sich für diese Installationsart. Die wesentlichen Leistungsmerkmale Schon das Grundmodul alleine deckt in der Regel den anfallenden Bedarf einer Kommune vollständig ab im Einzelnen ist dies: die Kinder- und Elterndaten mit allen Adressen, Selbstverständlich sind hier auch die gesamten Individualismen der unterschiedlichen Satzungen und Abrechnungsmethoden abbildbar. Mit enthalten ist ebenso ein umfangreicher Auswertemanager, mit dessen Hilfe im Nu eigene Auswertungen generiert und nach MS Word oder MS Excel übergeben und gedruckt werden können. Wer auch Dienst- und Urlaubspläne elektronisch verwalten möchte, kann hierzu das zusätzliche Personalmodul erwerben. In Kürze werden darüber hinaus Funktionalitäten wie die Bedarfsplanung und die Verwaltung von Tagesmüttern zur Verfügung stehen. Zusammengefasst heißt dies: Ob im Rathaus oder in der Einrichtung eingesetzt, zentral oder dezentral betrieben NH-Kita ist eine Lösung für Groß und Klein. Thomas Lehnert, dvv.asa* Mitteilungsschreiben beim Ablauf des Ausweisdokumentes Neben dem Bürgerservice dvv.asa bieten wir bereits seit Jahren auch die Option, dass wir für Kommunen in einem vorgegebenen Intervall Mitteilungsschreiben an Bürger erstellen und ggf. auch kuvertieren, in denen diese darauf hingewiesen werden, dass ihr Ausweisdokument demnächst abläuft. Dieses Rundum- Sorglos-Paket wird derzeit von 20 Städten und Gemeinden in der Region genutzt der Großteil der Briefe kommt quartalsweise zum Einsatz, lediglich 2 Städte informieren monatlich. Die Vorlage für den Serienbrief erhalten wir im Vorfeld einmalig von den Kommunen und setzen diesen dann als Overlay um. In diesem Zusammenhang bieten wir einen weiteren Service speziell für Jugendliche. Diese werden per Schreiben automatisch daran erinnert, dass sie mit Erreichen des 16. Lebensjahres einen Personalausweis brauchen. Derzeit wird dieser Bürgerservice von 4 Kommunen der Region in Anspruch genommen. Die Kosten für die Mitteilungsschreiben sind jeweils abhängig von der Gemeindegröße. *Bürgerservice dvv.asa (Benachrichtigung per SMS oder ), siehe Infoletter 2/2010 vom oder bei uns im Intranet Rainer Rauser, Mehr Serviceleistung bei Zustellung von Bescheiden Die in der Nacht im Rechenzentrum produzierten Bescheide werden am Morgen direkt bei uns gedruckt und kuvertiert. Als neuer Service kann nun überdies auch die Einlieferung beim Briefdienstleister von uns noch am gleichen Tag erfolgen. Die Zustellung wird in der Regel am Folgetag der Einlieferung oder auch schon am Tag der Einlieferung selbst durchgeführt. KDRS/RZRS ist hierbei zwar der Vertragspartner des Briefdienstleisters, wir fungieren jedoch nicht als Absender (dies bleibt die Kommune), sondern lediglich als Auslieferer. Nicht zustellbare Sendungen werden über KDRS/RZRS dem Absender zugeführt. Die Sendungsformen wie Standardbrief, Kompaktbrief, Sendungen eines zweiten Zustellversuches durch die DP AG jeweils in der Region werden in diesem Falle alle zu EINEM Preis berechnet. KDRS/ RZRS kümmert sich des Weiteren um die Rahmenbedingungen wie Ausschreibung der Leistung bzw. Preiseinholung beim Dienstleister. Kunden die diesen neuen Service von uns bereits in Anspruch nehmen, sind begeistert. so konnte beispielsweise Herr Bühler aus Filderstadt auf Anhieb die Stadt Leinfelden-Echterdingen dafür gewinnen. Gerhard Zühlke, die Einrichtungen inklusive Warte- und Wunschlisten, die Beitragsabrechnung bis hin zur Übergabe der Buchungen an die Finanzverfahren und dem Bescheiddruck

10 Kurzmeldungen Info/Termine Neues Ticketsystem AVVISO aktuell Wie bereits in den letzten IT-Leiter-Sitzungen angekündigt, führen wir ein neues Ticketsystem ein. Stadtverwaltung Leonberg setzt auf AVVISO im zentralen Betrieb bei KDRS/RZRS Die Freischaltung des neuen Ticketsystems wird Ihnen auf der Intranet-Seite von KDRS/RZRS ermöglicht. Hierzu muss der Zugriff auf IP: Port 80 sichergestellt sein. Ab Ende März werden neue Meldungen ausschließlich im neuen Ticketsystem bearbeitet. Das Altsystem ist weiterhin für den lesenden Zugriff zugänglich. Die Stadtkasse der Stadtverwaltung Leonberg hat sich für den Einsatz der Software AVVISO im zentralen Betrieb bei KDRS/RZRS entschieden. Nach einem letzten Test wird die Produktionsaufnahme in Kürze erfolgen. In Leonberg kommt AVVISO in Verbindung mit dem Finanzwesen KIRP zum Einsatz. Die Stadt Leonberg verwaltet als Große Kreisstadt rund Einwohner. Info Termine 2010 Die bis dato im alten Ticketsystem angelegten Benutzer werden automatisch ins neue Ticketsystem übernommen. Es besteht auch nach Migration weiterhin die Möglichkeit, mit Key Usern, eigener Stammdatenpflege und eigener Administration für Kunden-Administratoren zu arbeiten. Bitte aktualisieren Sie Ihre Benutzerdaten. Um Ihnen den Umstieg so einfach wie möglich zu gewährleisten, stellen wir detaillierte Dokumentationen über das System in unserem Intranet zur Verfügung. Manfred Volz, Stadtverwaltung Weilheim an der Teck setzt auf AVVISO Die Stadtverwaltung Weilheim an der Teck hat sich für die Nutzung unserer Software AVVISO im zentralen Betrieb bei KDRS/RZRS entschieden. Mit AVVISO steht der Stadtkasse in Weilheim nun, in Ergänzung zum Finanzverfahren KIRP, ein optimal an die Bedürfnisse der kommunalen Vollstreckungsabläufe angepasstes System zur Verfügung. Im Rahmen einer vereinbarten Zusammenarbeit wird AVVISO in Weilheim auch für die Forderungen aus den Gemeinden Ohmden, Neidlingen und Holzmaden eingesetzt. Wolfgang Garrecht, Neue Telefonanlage/Telefonnummern Ab Mitte März gelten für KDRS/RZRS neue Telefonund Faxnummern. Die bisherige Telefonnummer (81 08) erweitert sich um die Zahl 11. Danach folgt die Durchwahl wie bisher. Die bisherige Faxnummer (88) ändert sich in 13. Danach folgt die gewohnte Durchwahl. Beispiel Telefon: (07 11) Beispiel Fax: (07 11) Telefonzentrale: (07 11) Workshop Veranstaltung NKHR Am 29. April 2010 findet bei KDRS/RZRS ein Workshop zum Thema Einführung des NKHR mit KIRP am Beispiel der Stadt Ostfildern statt. Die Teilnehmer erhalten einen Überblick über Bestandteile und Struktur eines aktuellen NKHR Einführungsprojektes. Nähere Infos zum Workshop erhalten Sie bei der Abteilung NKHR Beratung. IT-Leiterinnen/IT-Leiter-Tagung 20. April 2010 Seminar für die oberste Führungsebene 6. und 7. Mai 2010 Seminar für die Fachbeamtinnen und Fachbeamten für das Finanzwesen 17. und 18. Juni 2010 IT-Technologietagung 15. und 16. Juli 2010 Seminar für die Hauptamtsleiterinnen und Hauptamtsleiter 23. und 24. September 2010 IT-Leiterinnen/IT-Leiter-Tagung 14. Oktober 2010 Messe KOMCOM SÜD 2010, 4./5. Mai Unter dem Motto Gemeinsame Ziele verbinden beteiligt sich KDRS/RZRS am DVV BW-Stand auf der Messe KOMCOM SÜD in Karlsruhe, Stand B

11 Adresse Impressum Zweckverband Kommunale Datenverarbeitung Region Stuttgart Rechenzentrum Region Stuttgart GmbH Krailenshaldenstraße Stuttgart Telefon: (07 11) Telefax: (07 11) Internet: Redaktion: Maria Bieber, KDRS Layout/Gestaltung: A. Felies-Gericke, Fotos/Abbildungen: A. Felies-Gericke, fotolia: S. 1, 4, 10-13, 17 Bundesdruckerei/Ministerium des Innern S. 10 und 12 V.i.S.d.P. Frank Wondrak (Vors. Geschäftsführer KDRS/RZRS) März 2010 Zweckverband Kommunale Datenverarbeitung Region Stuttgart Rechenzentrum Region Stuttgart GmbH

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