Shared Service Center IT Ressortübergreifendes IT-Management in der Bayerischen Staatsverwaltung. Dr. Manfred Mayer

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1 Shared Service Center IT Ressortübergreifendes IT-Management in der Bayerischen Staatsverwaltung Dr. Manfred Mayer

2 Agenda Shared Services, was ist das? Shared Services IT in Bayern Organisation egovernment-konzept RZ-Konsolidierung Standardisierung Basiskomponenten

3 Shared Services Definition: Bündelung von Verwaltungs- und Unterstützungsfunktionen verschiedener Ministerien oder Behörden in einer zentralen, eigenständigen Dienstleistungsorganisation. Quelle: Accenture 2005

4 Beispiele: Shared Services Finanz- und Rechnungswesen, Personalwesen und Beschaffungswesen sowie Bereitstellung und Betrieb von IT- Infrastruktur.

5 Ziel von Shared Services Bereitstellung von konsolidierten Services entsprechend den vereinbarten Serviceverträgen effektiv effizient und qualifiziert

6 Service Orientierte Architektur als Basis für Shared Services Web Services Geodaten Informationen RZ Nord Behördenwegweiser RZ Süd DMS PKI, Verzeichnisdienst

7 Nutzen von Shared Services finanziellen Skaleneffekte strategische Vorteile Standardisierung Harmonisierung von Prozessen Harmonisierung von Technologien zusätzliche organisatorische Flexibilität beschleunigte Serviceerstellung höhere Qualität größere Zufriedenheit bei Bürgern und Unternehmen wertvoller Beitrag zur Standortsicherung.

8 Der Nutzen von Shared Services basiert auf Konsolidierung, Standardisierung und Re-engineering Konsolidierung (50%) 1, Standardisierung (25%) und Re-engineering (25%) Ist Personalkosten Standortkosten Systemkosten 1) In % des Gesamtnutzens Soll Wertbeitrag SSC Systemkosten Standortkosten Personalkosten Zusammenlegung von Standorten Umsiedlung an billigere Standorte Einführung von Systemstandards Investition in führende Informationstechnologie Systemintegration Standardisierung und Automatisierung von Unterstützungsfunktionen Abbau von Mitarbeitern in Prozessen Günstigere Gesamtvergütungsstrukturen Rationalisierung der Dienstleistungen durch definierte Serviceverträge Quelle: Accenture 2005

9 Shared Services Organisation Insourcing: eigene Mitarbeiter Co-Sourcing: Zusammenarbeit mit einem strategischen Partner Öffentlich-Privates Joint Venture Out-Sourcing von Geschäftsprozessen Kombination der verschiedenen Modelle

10 Geschäftsprozessmanagement zur Umsetzung von Shared Services Ist-Aufnahme Soll-Konzept (Verwaltungsparadies) Delta-Betrachtung (Optimierungspotential) Deregulierungspotential

11 Warum Prozesse optimieren?

12 Nutzen des Geschäftsprozessmanagement

13 Verwaltungsablaufprozesse kontinuierlich verbessern Controlling Entwurf eines Verwaltungsablaufprozesses Strategie Kontrolle und Unterstützung der Umsetzung Verwaltungsablaufprozesse analysieren und optimieren Implementierung Verwaltungsablaufprozesse mit innovativer IT umsetzen

14 egovernment-konzept vom Verwaltungsleistungekomponenten Basis- Standards Infrastruktur Pakt mit Kommunen Rechen- und IT-Betriebszentren Behördennetz

15 Organisation IuK-Fachausschuss aus Vertretern der Ressorts und Externen (Geschäftsstelle im StMF) berät hört an StMI Zentrale IuK-Leitstelle Grundsatzfragen, Strategie, Einheitliche Standards und Regeln für die IuK- Binnenstruktur, IuK-Richtlinien Richtlinien wirken bindend auf alle Beteiligten Anregungen und Kritik IuK-Fachanwender Lokale Infrastruktur, Anwendungen Betrieb der Arbeitsplätze, lokalen Netze Entwicklung und Verantwortung der Fachverfahren Haushaltsverantwortung und Beauftragung der Dienstleistungen überwacht Einhaltung der Standards im IuK-Betrieb IuK-Betrieb Rechenzentren, Betriebszentren Betrieb der zentralen Infrastruktur, Server für Produktion, Test und Entwicklung IuK StK IuK IuK StMI StMJ IuK IuK StMF StMWIVT IuK StMWFK IuK StMUGV IuK StMUK IuK StMLF bietet an beauftragt StMF Rechenzentrum Nord StMI Rechenzentrum Süd IuK StMAS Private IuK-Dienstleister

16 4. Säule: IT-Infrastruktur egovernment-konzept I. II. III. IV. Pakt mit Kommunen

17 Rechen- und IT-Betriebszentren I Definition: IT-Einheiten, in denen Betriebsaufgaben durchgeführt werden, z.b. Mainframe Rechner, Server- und Clustersysteme Anforderungen an Rechen- und IT-Betriebszentren: Hochsicherheit (Unverwundbarkeit gegen Angriffe von außen und innen und Naturkatastrophen, Zugangsschutz zum Rechenzentrum) Hochverfügbarkeit von Informationen und Diensten im 24- Stunden- bzw. 365-Tage-Betrieb Ausfallsicherheit (im Notfall übernimmt automatisch ein Ausfallrechenzentrum den Produktivbetrieb) Wirtschaftlichkeit (möglichst effizienter Einsatz von Personalund Sachressourcen)

18 Rechen- und IT-Betriebszentren II - Basis: Untersuchung durch T-Systems im Jahr derzeit ca selbstständige IT-Betriebszentren - Ministerratsbeschluss vom : Zusammenführung der IuK-Strategie in einer Zentralen IuK- Leitstelle (ZIL) wettbewerbsorientierte Konzentration des Rechenbetriebs auf zwei staatliche Rechenzentren Rechenzentrum Nord (TFA Nürnberg) und Süd (LfStaD) in Zukunft auch Einbeziehung privat betriebener Rechenzentren - Ziel: Ertüchtigung der Rechenzentren für egovernment (Hochsicherheit, Hochverfügbarkeit, Ausfallsicherheit)

19 Rechen- und IT-Betriebszentren III - Erster Schritt: Organisatorische Konsolidierung (Eingliederung von bisher selbstständigen IT-Betriebszentren in die beiden Rechenzentren) zwei Abschnitte (zuerst 150 IT-Betriebszentren der Ministerien und der meisten Mittelbehörden, dann der übrigen Behörden) bisherige IT-Betriebszentren werden zu lokalen Betriebsstätten der beiden Rechenzentren - Zweiter Schritt: Physikalische Konsolidierung Federführung durch die beiden Rechenzentren Verlegung bzw. Zusammenlegung von Hardware in die Rechenzentren oder Zusammenlegung von lokalen Betriebsstätten oder Fernwartung

20 Service Level Management (SLM) Qualitätssicherung durch SLM Rahmenrichtlinie für die Betriebsdienstleistungen der staatlichen Rechenzentren (RZDLR): Erarbeitet von Zentralen IuK-Leitstelle zusammen mit den beiden Rechenzentren

21 Servicekatalog Angebote an Dienstleistungen, Produkten und Verfahren: Netzdienste Rechenzentrumsleistungen Standardanwendungen Applikationsbereitstellung Sonstige Dienste

22 Service Level Agreements (SLA) Inhalt und Umfang der zu erbringenden IT- Dienstleistungen Ausprägungen und Qualitäten auf die jeweiligen Kundenbedürfnisse zugeschnitten Definition gegenseitiger Rechte und Pflichte Gewährleistung eines qualitätsgesicherten Betriebs

23 Kosten- und Leistungsrechnung (KLR) KLR-Fachkonzept für die Rechenzentren möglichst verursachungsgerechte Zuordnung der entstehenden Kosten auf Basis der im Servicekatalog beschriebenen Dienstleistungen transparente Abbildung der tatsächlich anfallenden Kosten Unterstützung der Angebotserstellung Unterstützung der Erstellung aussagekräftige Controlling-Berichte

24 Call-Tracking-System (CTS) für die Bearbeitung von Service- Anfragen Abbildung und Integration übergreifender Arbeitsabläufe und Steuerung des Informationsflusses

25 2. Säule: Basiskomponenten egovernment-konzept I. II. III. IV. Pakt mit Kommunen

26 Basiskomponenten egovernment-portal S t M F S t M J S t M I S t M A S S t K z.b. DMS, GIS, Verzeichnisdienst, Signatur epayment, eprocurement, Datensicherheit, Personalbewirtschaftung S t M U G V S t M L F S t M U K S t M W IV T S t M W F K z. B. Personal Budget Material Planung Kontrolle KLR Kernprozesse Supportprozesse Managementprozesse

27 Basiskomponenten I Basiskomponente = IT-Anwendung zur Unterstützung von Aufgaben, die in allen Ressorts anfallen, z. B. Personalbewirtschaftung, Dokumenten-Management- Systeme, Formularserver, elektronische Signatur Ergebnis der Bestandsaufnahme: heterogen gewachsene Systemlandschaft Ziel: Vereinheitlichung/Standardisierung zur Erleichterung des Datenaustausches

28 Basiskomponenten II Umsetzung: Identifikation von derzeit 37 Basiskomponenten für neun Bereiche Federführung für jede Basiskomponente nach dem Prinzip Einer für alle Festlegung der Prioritäten bezüglich der Dringlichkeit der Umsetzung Abschätzung der erforderlichen Finanzmittel Festlegung, wie viele Verfahren pro Basiskomponente künftig eingesetzt werden Realisierungszeitplan (13 stehen bereits zur Verfügung, 21 bis Ende 2005, Rest bis 2007)

29 einer für alle Betriebssysteme: z/os und BS2000 Zentraler Verzeichnisdienst und PKI Virtuelle Poststelle Behördennetz und -wegweiser Geoinformationssysteme Personalwirtschaft Dokumentenmanagement

30 3. Säule: IT-Standards egovernment-konzept I. II. III. IV. Pakt mit Kommunen

31 IT Standards I Umsetzung: Festlegung von 4 Kategorien von IT-Standards (BayITS) auf Produktebene für die Beschaffung Standard: Diese Produkte sind grundsätzlich einzusetzen bzw. neue Projekte sind grundsätzlich mit diesen Produkten zu entwickeln. Erlaubt: Der Einsatz bereits vorhandener Produkte ist noch erlaubt; neue Projekte dürfen mit diesen Produkten jedoch nicht mehr durchgeführt werden. In Pilotierung: Die Eignung des Produkts wird z. Zt. geprüft; nach positivem Abschluss der Pilotierung kann ein Produkt als Standard definiert werden Unter Beobachtung: Diese Produkte werden zur Zeit lediglich beobachtet bzw. unter Laborbedingungen untersucht.

32 IT Standards II Kriterien für die Festlegung von Standards, z.b. 2-Säulen-Prinzip, d.h. bei Festlegung von Produktalternativen muss eine aus dem Open Source Bereich stammen Rettungsankerprinzip, d.h. bei Ablösung des Produkts muss der Datenexport in ein anderes Produkt gewährleistet sein Beispiel: X- Datenbank muss Exportschnittstelle für Y-Datenbank aufweisen

33 Beispiele Teil 1: BayITS-GL: BayITS 01: BayITS 02: BayITS 03: BayITS 04: BayITS 05: BayITS 06: BayITS 07: BayITS 08: Grundsätzliches Definitionen Austausch von Dokumenten Webanwendungen im Internet und im Behördennetz (Intranet) Betriebssystem für Client ( fat client ) -Client und sichere Webbrowser Betriebssystem für Workgroup- und Midrange-Server Datenbanksystem

34 Beispiele Teil 2: BayITS 09: BayITS 10: BayITS 12: BayITS 20: BayITS 90: Office-Paket) PDF-Konverter) Terminalserver Austausch von Dokumenten und Vorgängen zwischen Dokumentenmanagementsystemen Vorhabensanzeigen

35 Kommune D Beispiel: Landkreis als Service Provider Kommune A Directory Server Trustcenter Zentrale Dienste Web Web Services Services Kommune C Kommune B

36 Erfolgsfaktoren gezielte Unterstützung bei der Reorganisation durch führende Politiker und Entscheider auf den obersten Verwaltungsebenen. Entwicklung fundierter Wirtschaftlichkeitsanalysen tragfähige Gesamtstrategie detaillierte Umsetzungsplanung

37 Erfolgsfaktoren Shared Services Organisation als eigenständige, eigenverantwortliche Einheit, die die Leistungen als Kernprozess mit oberster Priorität mit den Hauptzielen Wirtschaftlichkeit sowie Effektivität klare Vision eindeutige Leistungsziele Methoden, den Zielerreichungsgrad zu messen Etablierung einer starken Leitungs- und Steuerungsstruktur vertraglich festgelegte Dienstleistungsvereinbarungen Integration der Anforderungen der Nutzer in die Gestaltung der Leistungspalette- und -niveaus

38 Vielen Dank für Ihre Aufmerksamkeit!