S Sparkasse Aichach-Schrobenhausen. SEPA: Checkliste

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1 S Sparkasse Aichach-Schrobenhausen SEPA: Checkliste Abschaltung der bisherigen, nationalen Überweisungen und Lastschriften zugunsten der SEPA-Zahlverfahren am 1. Februar 2014

2 Inhalt 1. Checkliste: Grundlagen Organisatorische Maßnahmen Technische Maßnahmen 2. Checkliste: Überweisungen beleghaft beleglos 3. Checkliste: Lastschriften Organisatorische Maßnahmen Einzugsermächtigung SEPA-Basis-Lastschrift Abbuchungsauftrag SEPA-Firmen-Lastschrift 4. Checkliste: Weitere Zahlungsarten Daueraufträge Schecks Kartenzahlungen Vorwort Der Zahlungsverkehr in Deutschland wird sich ab 2014 entscheidend verändern. Durch die Single Euro Payments Area (SEPA) ändert sich nicht nur der internationale Zahlungsverkehr. Die europaweite Vereinheitlichung des Zahlungsverkehrs macht sich auch bei Zahlungen innerhalb Deutschlands bemerkbar. Die wichtigsten Änderungen ab 1. Februar 2014 und was bis dahin alles vorzubereiten ist vor allem im Bereich der Lastschrifteinzüge - haben wir in einer separaten Broschüre für Sie zusammengestellt. Hier finden Sie nun für jeden Bereich eine kompakte Checkliste für die Praxis. Bitte unterschätzen Sie den Umstellungsaufwand nicht und setzen Sie sich frühzeitig mit dem Thema SEPA auseinander. Bei weiteren Fragen erreichen Sie unsere speziell eingerichtete SEPA-Hotline unter der Telefonnummer: ( ) Montags Freitags von Uhr Ihre Sparkasse Aichach-Schrobenhausen

3 allg. Informationen Musterformulare SEPA-Newsletter u.v.m. 1. Checkliste: Grundlagen Organisatorische Maßnahmen Benennen Sie einen SEPA-Verantwortlichen: Erstellen Sie einen konkreten Umsetzungszeitplan für alle notwendigen Maßnahmen in Ihrem Unternehmen. Start der SEPA-Umstellung: Geben Sie Ihre IBAN und BIC auf Briefen / Vorlagen / Rechnungen / Website etc. deutlich sichtbar an. Bitte beachten Sie allerdings, dass aufgrund der Vereinigung mit der Sparkasse Aichach voraussichtlich eine Änderung der Bankleitzahl sowie evtl. auch der Kontonummer und somit auch der IBAN und des BIC erfolgen wird. Erfragen Sie nichtkonvertierbare Kontonummern/Bankleitzahlen bei Ihrem Geschäftspartner/Kunden. Technische Maßnahmen Nutzen Sie eine SEPA-fähige Banking-Software z.b. SFirm ab Version 2.5 StarMoney ab Version 8, StarMoney Business ab Version 5 Wenn Sie SFirm nutzen, prüfen Sie im Menü Hilfe Info über SFirm, ob unter Installierte Module das Modul SEPA aktiv ist. Eine entsprechende Lizenz erhalten Sie von unserer Electronic-Banking Abteilung. Prüfen Sie, in welchen Systemen Sie die SEPA-Fähigkeit benötigen und aktualisieren Sie diese. z.b. Finanzbuchhaltung und entsprechende Software für Löhne/Gehälter Reduzieren Sie die Verwendungszweckzeilen in Ihren Überweisungen und Lastschriften auf 140 Zeichen (4x 35 Zeichen). Konvertieren Sie Ihre Kundenstammdaten (Bankleitzahl und Kontonummer) in IBAN und BIC. z.b. direkt in Ihrer jeweiligen Software oder mit Hilfe des IBAN-Rechners oder des SEPA-Account-Converters (beides finden Sie auf unserer Homepage unter

4 2. Checkliste: Überweisungen beleghaft Verwenden Sie für Einzelüberweisungen die neuen SEPA-Vordrucke. Bestellen sie rechtzeitig neue Blankovordrucke. Passen Sie bei Bedarf das Programm für die Erstellung der Vordrucke an das SEPA-Format an. Steigen Sie gegebenenfalls zur Kostenreduzierung und Prozessoptimierung auf ein Online-Verfahren um. Beleghafte Sammelvordrucke werden mit Einführung von SEPA abgeschafft. Wenn Sie nur wenige Posten einreichen, verwenden Sie zukünftig entsprechende Einzelvordrucke. Alternativ sind Ihnen unsere Electronic-Banking-Berater gerne dabei behilflich, auf ein passendes Online-Verfahren umzustellen. beleglos Erfassen Sie Ihre Einzel- oder Sammelüberweisungen über die Internetseite der Stadtsparkasse Schrobenhausen, besteht für Sie kein Handlungsbedarf. Erfassen Sie Ihre Einzel- oder Sammelüberweisungen mittels einer Zahlungsverkehrssoftware (z.b. SFirm, StarMoney, etc.) stellen Sie sicher, dass die eingesetzte Version SEPA-fähig ist. (SFirm ab Version 2.5, StarMoney ab Version 8, StarMoney Business ab Version 5) Erfassen Sie Ihre Einzel- oder Sammelüberweisungen per Service-Rechenzentrum (z.b. DATEV, AKDB, etc.) wenden Sie sich zur Klärung bitte direkt an Ihr Service-Rechenzentrum oder Ihren Steuerberater. Datenträgereinreichungen (Disketten, CDs, USB-Sticks) werden mit Einführung von SEPA abgeschafft. Unsere Electronic-Banking-Berater sind Ihnen gerne dabei behilflich, auf ein passendes Online-Verfahren umzustellen.

5 3. Checkliste: Lastschriften Organisatorische Maßnahmen Beantragen Sie eine Gläubiger-Identifikationsnummer bei der Deutschen Bundesbank. Nur online auf der Seite: möglich. Unterzeichnen Sie die Vereinbarung über den Einzug von Forderungen durch SEPA-Basis-Lastschriften und/oder SEPA-Firmen-Lastschriften bei Ihrem Berater. Planen Sie betriebsintern vor der ersten Erteilung eines SEPA-Mandats den Aufbau der Mandatsreferenznummern. Vergeben Sie eindeutige Mandatsnummern (z.b. die Kundennummer, max. 35 Stellen) für alle Ihre Kunden und verwalten Sie diese. Unterscheiden Sie zwischen einmaligen und wiederkehrenden Mandaten. Informieren Sie den Zahlungspflichtigen mindestens 14 Tage vor dem ersten Einzug per SEPA-Lastschrift schriftlich über die Umstellung des Lastschriftverfahren und teilen Sie ihm Betrag, Fälligkeitstag, Gläubiger-ID sowie Mandatsreferenznummer mit. Beleghafte Lastschrifteinzüge werden mit Einführung von SEPA abgeschafft. Die SEPA-Basis-Lastschrift als Nachfolger der Einzugsermächtigung sowie die SEPA-Firmen-Lastschrift als Nachfolger des Abbuchungsauftrages werden ausschließlich online angeboten. Unsere Electronic-Banking-Berater sind Ihnen gerne beim Umstieg auf ein Online-Verfahren behilflich.

6 Einzugsermächtigung SEPA-Basis-Lastschrift Erfassen Sie Ihre Einzel- oder Sammellastschriften über die Internetseite der Stadtsparkasse Schrobenhausen, besteht für Sie kein Handlungsbedarf. Erfassen Sie Ihre Einzel- oder Sammellastschriften mittels einer Zahlungsverkehrssoftware (z.b. SFirm, StarMoney, etc.) stellen Sie sicher, dass die eingesetzte Version SEPA-fähig ist. (SFirm ab Version 2.5, StarMoney ab Version 8, StarMoney Business ab Version 5) Erfassen Sie Ihre Einzel- oder Sammellastschriften per Service-Rechenzentrum (z.b. DATEV, AKDB, etc.) wenden Sie sich zur Klärung bitte direkt an Ihr Service-Rechenzentrum oder Ihren Steuerberater. Deuten Sie bei Bedarf Ihre bestehenden schriftlichen Einzugsermächtigungen in SEPA-Basis-Mandate um, damit Sie keine neuen Mandate unterschreiben lassen müssen (genaue Vorgehensweise siehe Informationsbroschüre). Beachten Sie die Einreichungsfrist inkl. Vorlauffrist bei der Sparkasse Aichach-Schrobenhausen Erst- und Einzellastschrift spätestens sechs Bankarbeitstage vor Fälligkeit (14:30 Uhr) Folgelastschriften spätestens drei Bankarbeitstage vor Fälligkeit (14:30 Uhr) Abbuchungsauftrag SEPA-Firmen-Lastschrift Prüfen Sie Ihren Datenbestand, da SEPA-Firmen-Lastschriften nur noch mit Nicht-Verbrauchern (z. B. Firmen) zulässig sind. Bei Verbrauchern nutzen Sie bitte die SEPA-Basis-Lastschrift. Da bestehende Abbuchungsaufträge nicht in SEPA-Firmen-Lastschriftmandate umgewandelt werden können, holen Sie bei allen Kunden neue SEPA-Lastschriftmandate ein. Alle Abbuchungsaufträge werden zum hinfällig. Weisen Sie den Zahlungspflichtigen darauf hin, dass er ein Exemplar des Firmen-Mandats bei seiner Bank vorlegen muss. Beachten Sie die Einreichungs- und Vorlauffrist von zwei Bankarbeitstagen (14:30 Uhr) vor Fälligkeit.

7 4. Checkliste: Weitere Zahlungsarten Daueraufträge Die Sparkasse Aichach-Schrobenhausen wird alle bestehenden Daueraufträge fristgerecht in SEPA- Daueraufträge umwandeln. Für Sie besteht somit kein Handlungsbedarf. Schecks Das Scheckverfahren ist von der SEPA-Umstellung nicht betroffen. Für Sie besteht somit kein Handlungsbedarf. Kartenzahlungen Akzeptieren Sie Kartenzahlungen mit PIN-Eingabe, müssen SEPA-Transaktionen auf dem Chip der Karte basieren. Ihr Netzbetreiber wird Sie rechtzeitig informieren, sofern Änderungen durch Sie vorzunehmen sind. Akzeptieren Sie Kartenzahlungen per elektronischem Lastschriftverfahren (ELV), informieren Sie sich bitte rechtzeitig über alternative Lösungen, da es sich hierbei um kein SEPA-konformes Bezahlverfahren handelt. Die Sparkassen-Finanzgruppe wird dieses Verfahren solange anbieten, wie es die SEPA- Anforderungen zulassen (voraussichtlich bis ). Bei der Akzeptanz von Kreditkarten gibt es derzeit keine Änderungen. Für Sie besteht kein Handlungsbedarf. Nutzen Sie E-Commerce / Mail- und Telefonorder, beachten Sie bitte die gültigen Rahmenbedingungen für SEPA-Lastschriften und prüfen Sie, ob Ihr Netzbetreiber sowie Ihr virtuelles Kassensystem SEPA-fähig sind. Wenden Sie sich zur Klärung bitte direkt an Ihren Netzbetreiber.

8 Sparkasse Aichach-Schrobenhausen Donauwörther Str Aichach Telefon: ( ) 94-0 Telefax: ( ) Internet: SEPA-Hotline Telefon: ( ) Telefax: ( ) Internet: Electronic-Banking-Hotline Telefon: ( ) Telefax: ( ) Dieses Dokument wurde mit größter Sorgfalt erstellt und nach dem Stand der Technik auf Korrektheit überprüft. Für Schäden, die sich direkt oder indirekt aus dem Gebrauch des Dokuments ergeben sowie für beiläufige Schäden oder Folgeschäden ist der Herausgeber nicht verantwortlich. Für den Verlust oder die Beschädigung von Hardware oder Software oder Daten infolge direkter oder indirekter Fehler oder Zerstörungen sowie für Kosten, die im Zusammenhang mit dem Dokument stehen, sind alle Haftungsansprüche ausdrücklich ausgeschlossen. Inhalte der genannten Links obliegen deren Inhabern. Dieses Dokument ist urheberrechtlich geschützt.