Überblick Placetel März

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2 Placetel Überblick 1. Voraussetzungen Um die virtuelle Telefonanlage von Placetel zu nutzen, benötigen Sie lediglich einen Internet Breitbandanschluss. Anhand der Bandbreite Ihres ADSL oder SDSL Anschlusses können Sie errechnen, wie viele Gespräche Sie parallel führen können. Die nachfolgende Tabelle schlüsselt die DSL Pakete noch einmal im Detail auf: ADSL Anschluss Upload in kbit/s Parallele Gespräche DSL DSL DSL DSL DSL DSL Darüber hinaus benötigen Sie ein Softphone welches Sie hier kostenlos downloaden können. Alternativ besteht die Möglichkeit, die virtuelle Telefonanlage mit einem IP-Telefon zu betreiben, das Sie in unserem Placetel Shop käuflich erwerben können. 2. Bestellprozess Wie kann ich bestellen? Sie können die Placetel Telefonanlage einfach und bequem über das Online-Formular bestellen. Die Bestellung erfolgt dabei in 6 einfachen Schritten: Wählen Sie Ihr individuelles Angebotspaket Placetel FREE oder PROFI und die gewünschte Anzahl an Nebenstellen (Rufnummern) aus. Tragen Sie anschließend Ihre Stammdaten in das Online-Formular ein. Nach erfolgreicher Übermittlung Ihrer Daten richten wir Ihnen Ihren persönlichen Placetel Account ein. Bis Ihre endgültigen Ortsnetzrufnummern zur Verfügung stehen, werden Ihnen für die Übergangszeit Rufnummern bereitgestellt

3 Innerhalb von 3 Tagen stellen wir Ihnen die Placetel Telefonanlage inklusive der gewünschten Ortsnetzrufnummern zur Verfügung. Übermitteln Sie uns eine Kopie Ihres Personalausweises oder Ihres gültigen Gewerbescheins gerne auch per Fax unter der Nummer: 0221 / um den Bestellvorgang abzuschließen. Nach Erhalt aller Unterlagen schalten wir Ihren Account frei. Dazu erhalten Sie ein mit Ihren persönlichen Zugangsdaten. Bei Rückfragen stehen wir Ihnen selbstverständlich auch telefonisch zur Verfügung und klären gemeinsam offene Fragen rund um die virtuelle Telefonanlage von Placetel. Wie erfolgt die Bezahlung? Placetel stellt Ihnen jeweils zum Monatsende die genutzten Dienste in Rechnung. Sie erhalten wie gewohnt eine detaillierte Telefonabrechnung, die Ihnen alle getätigten Anrufe im Detail aufzeigt. Auf diese Weise behalten Sie stets den Überblick über Ihre Telekommunikationskosten. Nutzen Sie Ihren persönlichen Placetel Account, um Ihre Rechnung Online einsehen zu können. Entscheiden Sie sich bei der Bezahlung für eines der unten aufgeführten Verfahren: per Lastschriftverfahren Eine Abbuchung der genutzten Leistungen über Ihre Kreditkarte ist nicht möglich. Was kostet mich Placetel? Placetel kostet Sie wenn Sie sich für das FREE Paket entscheiden grundsätzlich keinen Cent. Es gibt keine versteckte Kosten oder Mindestvertragslaufzeiten. Sie zahlen lediglich die Gebühren für die genutzten Gesprächsminuten. Der folgenden Übersicht können Sie die anfallenden Kosten entsprechend der einzelnen Angebotspakete im Detail entnehmen: FREE Paket: Monatliche Grundgebühr: 0,00 pro Nebenstelle Gesprächsminuten: 1,9 Cent/Min. ins deutsche Festnetz; 19 Cent/Min. ins deutsche Mobilfunknetz PROFI Paket: Mtl. Grundgebühr: 2,90 pro Nebenstelle - 3 -

4 Gesprächsminuten: 1 Cent/Min. ins deutsche Festnetz; 9,9 Cent/Min. ins deutsche Mobilfunknetz Schauen Sie auch einmal in unseren Placetel Shop vorbei und wählen Sie Ihr passendes IP-Telefon. Wie buche ich Rufnummern? Sie erhalten pro aktiver Nebenstelle eine Rufnummer aus Ihrem Ortsnetz zugeteilt. In diesem Zusammenhang benötigen wir eine aktuelle Bescheinigung (z.b. Personalausweis oder Gewerbeschein) darüber, dass sie in diesem Ortskreis ansässig sind. Ortsnetzfremde Rufnummern dürfen wir Ihnen nicht zur Verfügung stellen. Die Rufnummernbestellung erfolgt schnell und einfach aus dem Placetel Online-Portal. Wie lange läuft mein Vertrag? Bei Placetel bindet die Leistung und nicht der Vertrag! Im Folgenden finden Sie eine kurze Übersicht zu den einzelnen Vertragslaufzeiten: Placetel FREE 1 Monat Kündigungsfrist Placetel PROFI 1 Monat Kündigungsfrist Wie kann ich portieren? Sie können Ihre bestehenden Rufnummern kostenlos zu Placetel portieren. Nachdem Sie sich bei Placetel registriert haben, können Sie die Portierungsbeauftragung schnell und reibungslos aus der Web Oberfläche vornehmen. Bitte nehmen Sie auch Kontakt zu Ihrem derzeitigen Telefonanbieter auf, um etwaige Vertragslaufzeiten im Vorfeld abzuklären. Placetel steht Ihnen bei diesem Vorgang gerne beratend zur Seite. 3. Funktionen Web Telefonanlage Die Web-Telefonanlage von Placetel stellt alle bekannten Funktionen einer herkömmlichen TK-Anlage wie Makeln, Rufumleitung oder Gruppenruf über das Internet bereit. Diese Funktionen werden dabei im Placetel Rechenzentrum auf einem Server gehostet. Vorbei sind die Zeiten, in denen - 4 -

5 große und sperrige Telefonanlagen Ihr Unternehmen zierten. Ganz zu Schweigen von der umständlichen Verkabelung aller Telefone mit der TK-Anlage. Zur Nutzung der Placetel Telefonanlage benötigen Sie lediglich einen herkömmlichen DSL Anschluss. Den klassischen Telefonanschluss können Sie sich sparen, da alle Telefoniefunktionen über das Internet abgerufen werden. Sie telefonieren von nun an über IP-Telefone oder Softphones, die direkt mit dem Internet verbunden werden und auf diese Weise auch mit der Placetel Telefonanlage. Das unten stehende Schaubild verdeutlicht die Funktionsweise von Placetel: TK-Anlagen-Funktionen Placetel bietet Ihnen alle gewohnten Telefonanlagen-Funktionen und noch viel mehr. Neben den klassischen Merkmalen wie Makeln oder Weiterleitungsregeln kommen Sie in den Genuss einmaliger Funktionen wie der automatischen Zeitsteuerung der TK-Anlage oder des Benachrichtigungsservices - 5 -

6 bei verpassten Anrufen per . Das kann sich nicht nur sehen lassen, sondern ist für Sie im Basispaket völlig kostenlos. Gespräche halten und weiterleiten Makeln Paralleles Klingeln Direkte und indirekte Anrufweiterleitung Kurzwahl (z.b. 16 Vertrieb) Wahlwiederholung Rufumleitung Blacklist (Anrufe werden automatisch abgewiesen) Rufnummernübermittlung und angezeigter Display Name Benachrichtigung über verpasste Anrufe per Notruf 110,112 E-Fax Mit dem E-Fax (Fax2Mail / Mail2Fax) hält Placetel einen besonderen Service für Sie bereit. Alle Faxe können per empfangen und versendet werden. Auf diese Weise ersparen Sie sich nicht nur einen lästigen und platzraubenden Papierkrieg, sondern schonen zugleich die Umwelt. Denken Sie bei Ihrem nächsten Fax einmal daran. Fax2Mail Faxversand erfolgt über Outlook Verschicken Sie Faxe im pdf-format Bestätigungs bei erfolgreichem Versand Dateigröße bis zu 1MB Mail2Fax Faxeingang erfolgt über Outlook Einfache Archivierung von Faxen Kostenlose Weiterleitung von Faxen per Automatische Benachrichtigung per bei Faxeingang - 6 -

7 Follow Me Mit der Follow-Me-Funktion folgt Ihnen jeder Anruf auf Schritt und Tritt. Stellen Sie Regeln auf, nachdem Ihre Anrufe priorisiert weitergeleitet werden sollen. Ein Beispiel: Bei einem Anruf in Ihrem Büro wird der Anruf nach einer Klingeldauer von beispielsweise 10 Sek. automatisch auf Ihr Handy weitergeleitet. Wird der Anruf auch dort nicht entgegengenommen, wird er nach 20 Sekunden automatisch zum Sekretariatsservice durchgestellt. Diese Funktion ist nicht nur praktisch, sondern ebenso einfach zu konfigurieren. Priorisierte Weiterleitung aller Anrufe Integration von Smartphones Standortunabhängige Rufnummernnutzung (z.b. mobile office) Paralleles Klingeln mehrerer Endgeräte Keine Anrufe mehr verpassen mit Follow-Me IVR Hinter den drei Buchstaben IVR (Interactive Voice Response) verbirgt sich eine komfortable Möglichkeit, eingehende Anrufe entsprechend Ihren Bedürfnissen automatisch vorzuqualifizieren und weiterzuleiten. Der Anrufer gelangt bei Gesprächsbeginn in ein elektronisches Auswahlmenü, in dem er per Tastendruck oder Spracherkennung entscheiden kann, welche Option er für sein Anliegen wahrnehmen möchte: Die Endziffer 1 verbindet mit dem Vertrieb, die Endziffer 2 ruft den Service auf und bei Anwahl der Endziffer 3 erfolgt eine Durchstellung zur Zentrale. Einsatz der IVR zur Vorqualifizierung von Anrufen Effizienter und effektiver Supportfälle und Anfragen steuern Sekundenschnelle Einrichtung der IVR über das Webinterface Parallel Ringing Kann ich Sie denn noch um 18 Uhr im Büro erreichen? Mit Hilfe der Placetel Telefonanlage ist das - 7 -

8 immer möglich. Denn mit der Funktion paralleles Klingeln können Sie Anrufe auf mehreren Endgeräten zeitgleich klingeln lassen. So sind Sie für den Anrufenden unter Ihrer Büronummer erreichbar, obwohl Sie den Anruf auf dem Handy im Auto annehmen. Anrufe werden parallel auf bis zu fünf Endgeräte durchgestellt Keinen Anruf mehr verpassen Auch mobil unter der Festnetznummer erreichbar Telefonkonferenzen Placetel ermöglicht es Ihnen ohne großen Aufwand, Telefonkonferenzen einzuberufen. Berlin, Hamburg und London können in sekundenschnelle miteinander verbunden werden. Ihre Partner wählen sich dabei über einen von Ihnen vordefinierten PIN-Code in die Konferenz ein. Optimieren Sie Ihre Kommunikation und streichen Sie anstrengende Geschäftsreisen aus Ihrem Kalender. Schnelle Einrichtung von Gesprächsräumen im Placetel Webinterface Bis zu 10 Teilnehmer in einem Konferenzraum Jede Rufnummer kann als Konferenznummer eingerichtet werden Individuelle PIN-Nummer zur Einwahl erhöht die Sicherheit Auch bei hoher Last immer stabil und verfügbar Voic Egal wie viele Nachrichten Sie auch erhalten, mit dem Anruf-Management von Placetel behalten Sie stets den Überblick und verwalten Ihre Nachrichten, ohne dass Informationen verloren gehen. Konfigurieren Sie Ihre persönliche Voic entsprechend Ihrer Wünsche. Eingehende Nachrichten landen unbegrenzt und sicher verwahrt in Ihrer persönlichen Ereignisliste. Mit der Placetel Voic müssen Sie nie wieder eine Nachricht löschen. Individualisierte Voic für jeden Benutzer Gruppen-Voic (z.b. für den Vertrieb) Voic Zeitsteuerung Benachrichtigung über Voic -Nachrichten per Zustellung der Nachricht per als mp3 Bis zu 200 Min. Speichervolumen - 8 -

9 Personalisierte Ansagetexte direkt am Telefon aufnehmen Fernabfrage Einfache Konfiguration über die Benutzeroberfläche Rezeptionisten-Konsole Wollen Sie einen Mitarbeiter erreichen bzw. ein Telefonat zu einem Mitarbeiter durchstellen, so können Sie mit der integrierten Rezeptionisten-Konsole mühelos erkennen, welcher Mitarbeiter sich gerade in einem Gespräch befindet. Mit diesem Feature überblicken Sie die zur Verfügung stehenden Mitarbeiter und sind befähigt schnell auf andere Mitarbeiter auszuweichen. Die Placetel- Benutzeroberfläche bietet somit eine ideale Möglichkeit zum raschen Informationsaustausch zwischen den einzelnen Mitarbeitern. Komplette Übersicht über verfügbare bzw. nicht verfügbare Mitarbeiter Keine erfolglosen Anrufversuche zwischen den Mitarbeitern Ideal auch für Support und Vertrieb Zeitsteuerung Routingpläne unterstützen Ihre Kommunikationsaktivitäten mit Hilfe von flexiblen Weiterleitungsregeln. Es liegt in Ihren Händen wann, wo und wie Sie erreichbar sein möchten und das mit nur wenigen Mausklicks: Montags von 9 bis 12 Uhr im Home-Office, Dienstags von 14 bis 18 Uhr in der Unternehmenszentrale oder am Wochenende auf dem Handy. Nutzen Sie das dynamische Placetel Webinterface, um Ihre Erreichbarkeit zu planen. Zeitgesteuerte Routingpläne (z.b. Mo-Fr, 18:00 24:00 Voic ) Zeitgesteuerte Routingpläne mit einer seriellen Weiterleitung auf bis zu 5 Ziele 4. Endgeräte Was sind IP-Telefone? IP-Telefone unterscheiden sich im Vergleich zu herkömmlichen Telefonen nicht sonderlich hinsichtlich Ihrer Optik oder Funktionen. Sie werden lediglich statt mit einem Telefon- mit einem Internetkabel (Netzwerkkabel) verbunden und auf diese Weise direkt mit der virtuellen Telefonanlage von Placetel. Wenn Sie sich für das Placetel COMPLETE-Paket entscheiden, konfigurieren wir Ihnen als besonderen Service bereits die bestellten IP-Telefone auf Ihre Benutzer vor

10 Und so sehen IP-Telefone aus. In unserem Placetel Shop finden Sie eine große Auswahl an IPEndgeräten von vielen verschiedenen Herstellern. Snom 370 VoiP Aastra 6730i Entry Siemens Gigaset C470IP Kompatibilität IP-Telefone Die Placetel Telefonanlage lässt sich mit IP-Telefonen folgender Hersteller betreiben, die Sie direkt über den Placetel Shop bestellen können: Aastra Snom Siemens Tiptel Im Rahmen des Angebotspakets Placetel COMPLETE konfigurieren wir Ihnen die IP-Telefone bereits vor, so dass Sie diese nach Erhalt nur noch mit dem Internet verbinden müssen. Eine Nutzung der virtuellen Telefonanlage mit IP-Telefonen anderer Hersteller ist generell gegeben. An dieser Stelle verweisen wir jedoch auf einen begrenzten Support hinsichtlich der Einrichtung der Telefone. Informationen zur Einrichtung der IP-Telefone finden Sie unter der Kategorie Support. 5. Rufnummern Pro aktiver Nebenstelle wird Ihnen eine Rufnummer aus Ihrem jeweiligen Ortsnetz zur Verfügung gestellt. Nebenstellen können Sie entweder direkt Ihren Mitarbeitern als Rufnummer zuweisen oder wahlweise als Fax- oder Konferenznummer nutzen. Im FREE Paket ist die Anzahl der Rufnummern auf max. 3 Einheiten beschränkt. Das Profi Paket ist mit beliebig vielen Rufnummern kombinierbar. Rufnummernportierung Selbstverständlich können Sie auch Ihre bestehenden Ortsnetz-Rufnummern zu Placetel mitnehmen

11 Die Portierung ist seitens Placetel für Sie völlig kostenlos. Eine Portierung nimmt in der Regel drei bis vier Wochen in Anspruch. Rufnummernblock-Reservierung Zur schnellen und flexiblen Erweiterung ihrer Web Telefonanlage empfehlen wir Ihnen bereits im Vorfeld zusätzliche Rufnummern zu reservieren, so dass Sie zu einem späteren Zeitpunkt auf einen fortlaufenden Rufnummernblock zugreifen können (z.b. Rufnummern-Endung: in Betrieb / in Reservierung). Ein Rufnummernblock besteht dabei immer aus 10 Rufnummern. Pro Rufnummernblock fällt eine einmalige Reservierungsgebühr von 20,- an. Die Rufnummernblock- Reservierung wird im Zuge der Bestellung Ihrer Ortsnetzrufnummern abgefragt. Im FREE Paket ist eine Rufnummernblock-Reservierung nicht möglich. Beispiel-Fall: Profi Paket mit 5 Nebenstellen & zweifache Rufnummernblock-Reservierung: Nebenstellen Web Telefonanlage: Hr. Müller Fr. Schuster Hr. Becker Fax Telefonkonferenz Rufnummernblock-Reservierung: Rufnummernblock Rufnummernblock 2 Rechnung: 5 Nebenstellen á 2,90,- im Monat 2 Rufnummernblock-Reservierung á 20,00,- einmalig 6. Webportal Sie möchten sich ein konkretes Bild von Placetel machen? Im Folgenden stellen wir Ihnen die wichtigsten Funktionen des Placetel Webportals vor. Hier steuern Sie sämtliche Funktionalitäten der Web Telefonanlage und das mit nur wenigen Klicks: Posteingang:

12 Im Posteingang erhalten Sie den kompletten Überblick über alle verpassten, angenommenen oder geblockten Anrufe. Auch Ihre Sprachnachrichten können Sie hier abrufen. Ferner können Sie mithilfe der Rezeptionisten-Konsole die Verfügbarkeit Ihrer Mitarbeiter prüfen. Kontakt: Synchronisieren Sie Ihre Kontakte mit Outlook und rufe Sie Ihre Kontakte einfach und bequem über das Placetel Webportal an. Mit dem TAPI Treiber können Sie als Profi Kunde in diversen Anwendungen bequem eine Schnittstelle zu Ihrer Placetel TK-Anlage einrichten. SMS: Neben der Telefonie bietet Ihnen Placetel auch einen kostengünstigen SMS-Versand an. Sogar in internationale Netze. Telefonanlage: Hier verwalten Sie das Herzstück der Web Telefonanlage. Richten Sie neue Mitarbeiter ein, erstellen Sie zeitgesteuerte Routingpläne, bilden Sie Anrufergruppen oder laden Sie Ihre individuelle Ansage hoch. Stammdaten: Unter dem Reiter Stammdaten finden Sie alle Informationen zu Ihrem Account sowie einen detaillierten Einzelverbindungsnachweis. So erhalten Sie jederzeit einen transparenten Überblick über Ihre Gesprächsminuten. Hier können Sie auch neue Zusatzoptionen buchen oder neue Nebenstellen aus Ihren Rufnummern freischalten

13 Placetel.de Ein Dienst der Finocom AG Gustav-Heinemann-Ufer Köln Tel.: 0221/

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